UN CASO AZIENDALE CASI AZIENDALI: N 00103/2008. Value Management System Un caso aziendale. Pagina n 1 Pagine totali 7

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1 Pagina n 1 CASI AZIENDALI: N 00103/2008 UN CASO AZIENDALE SETTORE: COMMERCIO FORMA GIURIDICA: SNC PROBLEMA: SITUAZIONE DI INDEBITAMENTO FINANZIARIO OBIETTIVO: RIORGANIZZAZIONE SISTEMA DI GESTIONE E CONTROLLO AZIENDALE

2 Pagina n 2 Il testo di questo caso aziendale è coperto dai diritti d autore e non può essere riprodotto, in alcuna forma, senza l autorizzazione scritta della società MCD Srl. Copyright 2007 MCD Srl - All rights reserved. In caso di citazione in altri lavori, si prega di indicarlo in bibliografia nel seguente formato: Giuseppe Giove, in Casi Aziendali, n 00103/2008, applicazione Sistema Value Management System. Il sistema Value Management System è un sistema di pianificazione e controllo di gestione che consente di guidare l azienda verso il conseguimento di obiettivi prestabiliti e di monitorare costantemente i risultati tenendo conto di tutti i fattori connessi alla pianificazione dei prodotti, alla produzione, alla distribuzione/vendita, ai fornitori. Il sistema Value Management System è stato creato da un centro di ricerca al quale fanno parte numerosi professionisti e ricercatori che hanno dedicato decenni allo sviluppo, ai sistemi di gestione e controllo delle imprese - soprattutto di piccole e medie dimensioni - e su queste tematiche i professionisti svolgono continuamente attività di ricerca, consulenza e formazione rivolta ad imprenditori, manager e responsabili di funzione (amministrativi, contabili, segreterie, controller, ecc.) e di affiancamento alle imprese. Il sistema Value Management System è attualmente utilizzato in esclusiva dalle seguenti strutture di consulenza: MCD Srl e ConsulentieAssociati MCD Srl - web site:

3 Pagina n 3 Sommario PROBLEMA... 4 OBIETTIVI... 4 SOLUZIONE... 4 RISULTATI... 5

4 Pagina n 4 Problema L azienda opera nel settore del commercio di materiale edile. Si tratta di un azienda presente nel mercato da diversi decenni. I Risultati economici sono stati sempre sufficienti, mentre quelli finanziari sono peggiorati negli ultimi anni. La situazione finanziaria e patrimoniale non è solida. L azienda è da sempre gestita dalla famiglia dei fondatori. Oggi al vertice risiede il padre fondatore e negli ultimi tempi sta subentrando la nuova generazione di imprenditori (2 figli) che sta gestendo il processo di passaggio generazionale. La proprietà e la direzione aziendale hanno deciso di rivedere il proprio approccio alla gestione aziendale in quanto i risultati non sono in linea con le attese della proprietà. Il controllo aziendale, se pur presente, non soddisfa le richieste della proprietà di ricevere le informazione e le conoscenze del business in modo immediato e certo. Inoltre non è presente una pianificazione e controllo degli obiettivi. L idea e di iniziare ad attuare una riorganizzare partendo dall area Amministrazione, Finanza e Controllo di Gestione attraverso la formazione del personale amministrativo. Per questo motivo la proprietà ha chiesto ai consulenti un intervento di riorganizzazione dell intera funzione, decidendo di applicare il sistema di gestione e controllo Value Management System. Obiettivi Gli obiettivi aziendali sono chiari: - capire se e quanto realmente guadagna l azienda - creare un sistema di pianificazione e di controllo aziendale efficace - analizzare lo stato di salute, comprendere dove è presente lo squilibrio economico-finanziario e attuare le azioni conseguenti - impostare un piano d azione per migliorare la situazione finanziarie ed economica - analizzare i costi e fare chiarezza sugli obiettivi - effettuare controllo periodici veloci - predisporre un Business Plan per gli istituti di credito Soluzione Il progetto di consulenza finalizzato all introduzione e implementazione del sistema Value Management System si è svolto in tre fasi: Prima fase: analisi preliminare attraverso un check up con lo scopo di individuare l attuale stato di salute aziendale, i punti di forza e debolezza e svolgere colloqui conoscitivi; Seconda fase: sviluppo del sistema con una parte iniziale della durata di 5 giornate per implementare il sistema; Terza fase: attività di monitoraggio periodico del sistema Value Management System in affiancamento alla funzione amministrativa e con riunioni periodiche con la direzione aziendale. In pratica, i consulenti hanno iniziato il progetto affiancando il responsabile amministrativo e la segreteria aziendale nel processo di riorganizzazione. Come prima attività viene effettuata un analisi finanziaria con il supporto dello strumento del Financial Report (prima fase del sistema Value Management System). L obiettivo dell analisi è quello di arrivare ad una corretta verifica della reale situazione finanziaria e patrimoniale aziendale.

5 Pagina n 5 Successivamente si analizzano le attività svolte, i compiti, i report della funzione Amministrazione, Finanza e Controllo. Dall analisi della situazione finanziaria si evince che l azienda ha uno squilibrio nella gestione finanziaria (indebitamente troppo altro con banche e fornitori) con elevati interessi e oneri bancari. I tre principali indicatori di performance finanziari, utilizzati dai consulenti e previsti dal sistema Value Management System, sotto tutti negativi. La proprietà e la direzione aziendale dopo la prima fase ha preso consapevolezza della gravità di tale situazione, non riuscendo a comprendere la reale redditività e come si creava valore in azienda. L unico strumento adottato per la verifica dell andamento aziendale era il bilancio di verifica, e gli unici indicatori erano: - l utile d esercizio (risultante dal bilancio) - i soldi sul conto corrente. In questo caso avendo l azienda dei fidi di scoperto conto e anticipo fattura, l unico parametro era la disponibilità dei soldi sul conto delle banche con cui intratteneva i rapporto. Da queste premesse si è iniziata la seconda fase provvedendo a: ridisegnare il funzionigramma assegnando i diversi ruoli, compiti, mansioni, responsabilità e obiettivi alla Funzione Amministrazione, Finanza e Controllo; una volta accertata la situazione finanziaria con l elaborazione del Financial Report e la reale situazione economica i consulenti hanno iniziato ad introdurre gli otto passi previsti dal sistema Value Management System; La fase antecedente al Progetto di consulenza finalizzato all introduzione del sistema Value Management è stata l analisi preliminare eseguita con il check up che è durata una giornata. Successivamente al check up aziendale, è stata quindi fatta una riunione con la proprietà con lo scopo di illustrare le risultanze dell analisi e l attuale stato di salute aziendale, i punti di forza e debolezza. A seguito di tale riunione si è passato allo sviluppo ed introduzione del sistema Value Management System. Il Progetto di consulenza ha richiesto: a) due giornate per il Financial Report e l introduzione dei primi sistemi di controllo; b) altre tre giornate per il completo aggiornamento del sistema Value Management System. La fase di ottimizzazione e verifica dei risultati non si è fatta attendere. L area finanziaria, che presentava ovviamente maggiori criticità, è stata immediatamente messa sotto controllo ed è stato attuato un piano d azione che, nel giro di quattro mesi ha consentito di eliminare gran parte delle problematiche. Tali azioni sono state integrate con l attuazione di altri interventi di miglioramento sia dal punto di vista reddituale che organizzativo. La completa implementazione del sistema Value Management System ha richiesto circa un anno per andare a regime. Vista la delicatezza dell intervento, si è deciso che successivamente il sistema dovesse essere oggetto di monitoraggio da parte dei consulenti con periodicità almeno trimestrale. Risultati Il progetto per l introduzione del sistema Value Management System si è concluso dopo circa quindici mesi dal check up di analisi preliminare.

6 Pagina n 6 Oggi l azienda opera e funziona in modo efficiente, ed i risultati raggiunti dimostrano l efficacia nella scelta di adottare il sistema di pianificazione e controllo di gestione Value Management System. L azienda si avvia a sfide ancora più importanti. Infatti è stato lanciato un progetto volto all apertura di una nuova sede operativa per la commercializzazione dei prodotti e per questo progetto è stato predisposto un Business Plan. In contemporanea, grazie alla velocità e accuratezza dei dati risultanti dal sistema Value Management System, la proprietà è in grado di ricevere mensilmente un Management Report, permettendogli di conoscere la distanza tra gli obiettivi prefissati e i risultati da raggiungere, e trarre velocemente le conclusioni e le giuste decisioni da intraprendere. Il Management Report ha permesso alla proprietà di conoscere mensilmente: - quanto si sta guadagnando - la redditività aziendale dei reparti/settori e i reali margini - il fatturato di pareggio e di profitto - l andamento e lo scostamento dei costi tra quelli preventivati e consuntivati - la situazione finanziaria reale e i miglioramenti raggiunti - l andamento dei budget di vendita Infine, non da ultimo, l azienda ha ritrovato la tranquillità e serenità necessaria per una migliore gestione aziendale.

7 Pagina n 7 Si ringrazia per la cortese collaborazione

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