Beni Informatici del Coro. Rapporto di descrizione

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1 Beni Informatici del Coro Rapporto di descrizione Enrico Appiani per il coro Monti Liguri, 6/2/2013 v1 Introduzione... 2 Archivi Documentali... 3 Archivio locale... 3 Archive... 4 Concerti... 4 Contatti... 4 Images-Video... 4 Organizzazione... 5 PSFONTS... 5 Repertorio... 5 Archivio del Sito Web - Pubblico... 7 Struttura logica del Sito... 7 Struttura dei contenuti del sito... 8 Archivio del Sito Web Centro Servizi Radice del Centro Servizi Aspiranti CantiNuovi-BaseDati canti-supporto_files e Percorso-Files Concerti-Programmi emusic Eventi esterni Kit Aspirante Organizzazione Report Servizi Remoti Hosting del Dominio Web Rinnovo Amministrazione Fotoalbum Caselle Sommario delle Credenziali Attività Operative su Basi Dati e Servizi Impostazione di un Client FTP Apertura dei Filtri IP sul Sito Aruba Sequenza di Aggiornamento del nostro Sito Conclusioni / 24

2 INTRODUZIONE Queste note descrivono i Beni Informatici del coro, intesi come il complesso di strumenti elettronici che permettono al coro di mantenere, arricchire e modificare le informazioni necessarie alla propria attività, sia musicale sia gestionale. Si poteva dire Informativi, ma Informatici sottintende l automazione elettronica, escludendo da queste note i vari documenti cartacei, i servizi non informativi (es. il contratto di conto corrente bancario, lo statuto, la partita IVA) e le relazioni istituzionali che il coro intrattiene. Lo scopo di questa descrizione è propagare la conoscenza e il valore di questi asset, come si direbbe in ambito industriale, attraverso la loro consistenza e struttura logica - operativa, inclusi i servizi remoti che ci permettono di usufruirne in modo condiviso, anche con i nostri contatti esterni e con il pubblico. Con questa mappa in mano, chiunque desideri può approfondire ogni ulteriore dettaglio sui contenuti, che non potrebbero venire descritti in questo stesso documento, pena renderlo pesante e inutile. I Beni Informatici del coro si possono descrivere come segue. o Archivi documentali Archivio locale (del maestro) insieme di numerosi folder e file, replicati su PC personale e disco esterno di backup, che descrivono l identità del coro, il repertorio, l attività, i contenuti musicali e tante altre informazioni accumulate negli anni. Include l archivio locale della struttura e contenuti del sito Web. Possono essere considerate estensioni a tale archivio anche gli archivi personali dei coristi, che certamente replicano molte delle informazioni. Archivio del sito Web albero di folder e file, custoditi e replicati come sopra, ma contenuti anche nel servizio Web Hosting del Dominio Aruba; la struttura, in questo caso, ha importanza non solo per l archiviazione ordinata, ma anche per la corretta pubblicazione delle informazioni sul sito Web del coro. Questo archivio può essere ulteriormente distinto in due parti: a. Sito Web Pubblico; b. Sito Web del Centro Servizi. o Servizi remoti o o o Hosting del Dominio Web account presso Aruba con informazioni e servizi legati alla registrazione del Dominio coromontiliguri.it e al relativo contratto di hosting. Fotoalbum Archivio di Aruba finalizzato a pubblicare immagini, che contiene già diverse foto di eventi del coro dal 2010 in poi e la bacheca virtuale degli oggetti ricevuti per dono, rappresentanza o ricordo. Caselle Altro servizio di Aruba, relativo alla casella ufficiale del coro per le relazioni esterne. Svolge molto marginalmente la funzione di archivio, data la limitata capacità, però custodisce una parte degli indirizziari, con i nostri corrispondenti e relativi raggruppamenti per categorie. Ciascuna categoria viene presentata come elenco sintetico di contenuti, chiaramente in evoluzione e quindi riferito al momento della scrittura di questo documento. Chiude il documento una descrizione operativa delle principali attività che il maestro-gestore compie abitualmente per l aggiornamento delle informazioni a disposizione del pubblico e dei coristi. Tali attività possono essere in futuro compiute da qualsiasi delegato del coro che si incarichi di tenere funzionanti e aggiornati determinati servizi e informazioni. Un esempio è la casella del coro le cui modalità di gestione erano già state diffuse da Marco Appiani e che alcuni consiglieri del coro hanno in 2 / 24

3 seguito impiegato per i contatti esterni. Rimane per logica un onere del maestro la creazione di contenuti musicali, ma anche in questo potrebbe esserci collaborazione, come già avvenuto per la scrittura di spartiti elettronici. Il presente documento è dunque legato ai precedenti rapporti sulla gestione della Web e sull utilizzo di PrintMusic 2010, come continuazione del processo di divulgazione informatica per condividere sempre meglio la gestione del coro. Infine, le note in rosso e grassetto, inframmezzate al resto del testo, presentano problemi aperti, alternative o spunti per migliorare la gestione delle sezioni a cui si riferiscono. ARCHIVI DOCUMENTALI ARCHIVIO LOCALE L archivio è replicato sul mio PC personale (Windows 7), su quello di lavoro (Windows XP) e su un disco di backup (Lacie, da 200 GB). Il numero di files e le dimensioni non sono identiche sui tre siti, in quanto sui PC vengono periodicamente cancellati file di uso non corrente per limitare l ingombro. L archivio comprende l immagine del sito Web, anche se questa parte è trattata successivamente. In totale, al momento di scrivere, contiene 6244 files su 386 folder, per un volume di 3,19 GB. Il numero elevato di file si deve all accumulo di dati dei coristi, elenchi di corrispondenze, programmi di concerti, corrispondenze interne ed esterne, verbali interni, spartiti e altri contenuti audio/video/foto, almeno dal 1996 ad oggi. Solo una piccola parte di questi file sono di uso corrente. Vediamo di seguito una descrizione, necessariamente sommaria per rimanere chiari e non annoiare. La radice dell archivio contiene alcuni files di contatti esterni e interni, il profilo del maestro e quello del coro. I file di contatti esterni possono essere parziali o diversi rispetto ad altri file analoghi tenuti da altri consiglieri e coristi. Files importanti di uso corrente sono: elcnt (doc/pdf) contatti di altri cori e persone con i quali abbiamo interagito nel tempo, non necessariamente completi nè aggiornati in base all obsolescenza (contatti non più tenuti / non più validi); ELCOR-tel- (doc/pdf) recapiti dei coristi; elcor-arch (doc/pdf) recapiti di coristi passati; ha contenuti storici (fino a metà anni 90); ovviamente sono di interesse soprattutto i nomi, in quanto i recapiti possono essere non più validi. Molti files dell archivio generale sono duplicati con quelli del sito Web, soprattutto nella parte del Centro Servizi. Mantengo di proposito diverse duplicazioni volontarie, ma queste andrebbero eliminate dai file correnti, limitandole all archivio di backup. Ci vorrebbe un solo file di contatti esterni, meglio Excel, strutturato per tipi come Istituzioni, Amici, Cori, ecc. Notare che la Rubrica della Casella su Aruba può conservare analoghe informazioni e potrebbe sostituire ogni 3 / 24

4 altro archivio (a condizione che, in caso di cessazione del rapporto con Aruba, si estragga un backup di tali dati in un formato standard, es. CSV). ARCHIVE Contiene svariati file vecchi, in modo non strutturato. CONCERTI Contiene i programmi, locandine, presentazioni e altri file di rilevanza organizzativa, per i concerti e viaggi del coro, strutturati per anni, dal 1996 al Oggi questo folder non è corrente, perchè sostituito da altro analogo nel Centro Servizi. CONTATTI Contiene corrispondenze e altri tipi di documenti scambiati nel tempo, prevalentemente con l esterno. La struttura è per tipi di contatti, anzichè per criterio temporale. Per questo contiene diversi folder che sono più storici che correnti, per es. Alpini e ANBIMA. I contatti comprendono informazioni di cultura musicale ricevute da varie fonti, importanti, documentazioni di seminari che abbiamo seguito, i passati numeri dei giornalini interni, nostro materiale promozionale, pubblica amministrazione e media. Vi sono anche scambi, per lo più passati, fra me e i coristi. Questa parte è per lo più storica e in parte duplicata col Centro Servizi, in particolare per la pubblica amministrazione. Circoscriz. Medio Ponente (un tempo non si chiamava Municipio) è il folder con aggiornamenti più frequenti, per le comunicazioni dal Municipio e le nostre richieste di eventi / rimborsi. IMAGES-VIDEO Era nato come archivio multimediale per i nostri ritratti ed eventi. In seguito, un analogo folder per il sito Web e la disponibilità del Fotoalbum su Aruba ne hanno diminuito la funzione. Ancora oggi tuttavia, come si può vedere dallo snapshot corrente del folder, vi aggiungo periodicamente raccolte di foto dai nostri eventi, e vi mantengo alcune immagini fondamentali, come il logo del coro e le principali nostre foto di repertorio, da usare 4 / 24

5 per la nostra promozione. Ci sono anche immagini adatte ad animare il nostro sito Web e adattarlo alle occasioni stagionali, come il Natale. La figura mostra solo una parte dei files al top level. Notare che vi sono anche due video MPG, relativi ad un TG3 sull inaugurazione della sede CAI Ligure in Galleria Mazzini nel Tutto il materiale multimediale andrebbe centralizzato in un solo archivio. Qui si intendono immagini e video che ricordano la nostra storia, mentre gli audio sono un settore a parte in quanto pertinente al repertorio. Molti spartiti fanno impropriamente parte dell archivio immagini, dato che sono TIF o JPG, ma la tendenza attuale è produrre spartiti in PDF, usando le immagini come file di lavoro. Un backup multimediale che tenesse conto del materiale accumulato da tutti i coristi e amici del coro si potrebbe tenere su un disco esterno di adeguata capacità, oppure su un provider di archivio online. Già il sito di Aruba tiene oggi parecchio materiale multimediale, però prevalgono gli audio, nel settore didattico del Centro Servizi. ORGANIZZAZIONE Sono documenti interni rilevanti per la struttura del coro e l organizzazione delle attività. Anche questo settore sta venendo duplicato da un altro analogo in Centro Servizi. La ragione delle duplicazioni è la progressiva strategia che il Centro Servizi funga sia da strumento di condivisione dati per tutto il coro, sia da archivio di backup centralizzato e remoto, nei server di Aruba. Al contrario, i folder che dipendono dalla radice storica CORO erano uno strumento di lavoro personale, sempre meno usato quanto più i documenti sono condivisi. Le parti più operative, come maestro, sono la gestione degli Aspiranti e i rapporti col Consiglio. Lo Statuto ha subìto di recente una profonda revisione, per questo c è un folder dedicato. Altri documenti di tipo gestionale possono essere invece poco aggiornati, dato che come maestro non gestisco direttamente la Banca, la Cassa, la SIAE e altri rapporti con i fornitori. PSFONTS Folder in disuso, era una base dati per i font usati da Finale 2005, strumento di scrittura musicale, adesso sostituito per quanto mi riguarda da PrintMusic 2010 (vedi relazione dedicata). REPERTORIO E la sezione più importante dell archivio personale, in quanto contiene tutto il materiale relativo a quello che cantiamo o potremmo cantare, in termini di spartiti, schede, commenti ai canti, spartiti elettronici e registrazioni audio, soprattutto nei formati esteso (WAV) e compresso (MP3). Basti pensare che circa 1,2 GB e oltre 1400 files sono allocati in questo folder. Per quanto strano possa apparire, questo folder così ricco è 5 / 24

6 anche in gran parte duplicato, per la solita ragione che buona parte del materiale serve anche alla sezione didattica in Centro Servizi. Il folder radice contiene alcuni file fondamentali per la descrizione del repertorio: Elmon (doc/pdf) elenco storico dei canti di montagna/popolari, organizzato in tabella con le rispettive caratteristiche fondamentali; Elmon (xls) versione Excel, più recente, che copia le stesse caratteristiche del documento Word + altre attinenti alla didattica e arrangiamento dei canti + statistiche per autori e fonti. Il vantaggio di Excel è di poter strutturare e visualizzare i canti con criteri di volta in volta diversi, come in un database. Per il momento allineo a mano questo file con l Elmon Word ad ogni aggiunta o variazione di canti. Sarebbe meglio usare un archivio solo, di tipo Excel, da cui ricavare le visualizzazioni adatte di volta in volta (es. canti in ordine di acquisizione / alfabetico / di un certo autore...) e in cui collocare ogni informazione rilevante, oggi sparsa su diversi file (es. le presentazioni / le schede /le note di partenza). Agevolerebbe anche ricerche mirate per comporre concerti con determinati contenuti. Anche i canti di tipo diverso dovrebbero essere collocati in diversi sheet dello stesso file Excel (mentre oggi sono in file diversi). ElNatCrs (doc/pdf) Elenco con due tabelle simili a quelle di Elmon, rispettivamente per canti di Natale e canti classici/rinascimentali/sacri (la parola centrale è solo simbolica, risale alla mia storica velleità di inserire mottetti e villotte del 500, presto abbandonata; la sigla CRS è però rimasta tale); Elton (doc/pdf) Elenco dei canti con le rispettive tonalità (info duplicata con le tabelle di cui sopra) e note di attacco, per tutte le voci. Non lo aggiorno spesso, per cui possono mancare diversi canti recenti. I primi due file nella lista contengono l elenco dei canti nei primi CD didattici, per Baritoni e Bassi. Non hanno altri file analoghi, in quanto la sempre più larga disponibilità di lettori MP3, unitamente alla possibilità di scaricare i materiali e comporli a proprio piacimento, ha fatto presto tramontare l uso dei CD. Vediamo di seguito qualche nota sui folder. Audio numerose registrazioni dei canti che sono supportati nella sezione didattica; Audio fuori repertorio da altri cori registrazioni di canti che ci possono interessare, da altri cori; Audio in repertorio da altri cori registrazioni di nostri canti, interpretati da altri cori; ci interessano per riferimento interpretativo; BaseDatiFabrizio l archivio di canti nuovi di potenziale interesse, organizzato da Fabrizio Alberti. Per sua natura dovrebbe essere sempre operativo, ma come maestro l ho inserito in base dati senza raccoglierne la gestione. Ciò non toglie che risulti sempre utile per fornire spunti e informazioni su nuovi canti; e-music spartiti elettronici composti con lo strumento Finale 3.7, del 1997 circa; il suo utilizzo si ferma al 2007; Finale 2005 spartiti elettronici composti con Finale 2005; il suo utilizzo si ferma alla primavera 2012; Noteworthy spartiti elettronici sperimentali con uno strumento in prova; Nuovi Sotto Studio materiale su canti di potenziale o prossima adozione; è il mio duplicato storico della base dati di Fabrizio, meno ingente e solo parzialmente sovrapposto; 6 / 24

7 Presentazioni Contenuti raccoglie informazioni di contenuto e didascalie per la presentazione di molti canti del nostro repertorio; PrintMusic 2010a spartiti elettronici composti con PrintMusic 2010, strumento più recente e attualmente in corso di utilizzo, di cui esiste un rapporto illustrativo dedicato; Schede file informativi doc/pdf di alcuni canti per i quali era stato adottato un formato standard di descrizione di ciascun canto, seguito o meno dallo spartito musicale; Spartiti numerosi file immagine tif/gif/jpg degli spartiti acquisiti per scansione delle rispettive pagine. Molti di questi spartiti derivano da un CD preparato da un amico del coro attorno al 2003, i cui nomi riflettono un numero d ordine di scansione e sono stati solo parzialmente completati con i titoli dei canti. Esiste però un file di testo, Num-tit.txt, che permette di risalire alla corretta associazione. L archivio di repertorio è già abbastanza ordinato, in quanto trattato nel tempo sempre con gli stessi criteri di nomina e contenuti dei file, man mano che il repertorio si estendeva. Ha però duplicazioni notevoli col Centro Servizi e contiene spartiti di diversi formati, che potrebbero essere unificati. Ogni canto, in prospettiva, dovrebbe avere una propria scheda e uno spartito, però questa razionalizzazione richiederebbe molta pazienza e raccolta di informazioni mancanti. La tabella unica Excel, benchè potenzialmente meno espressiva di documenti Word sul fronte della formattazione e leggibilità, potrebbe teoricamente raccogliere in un punto solo ogni informazione testuale sui canti, eliminando la parzialità delle schede e lasciando fuori soltanto gli spartiti. Ma ci vorrebbe una persona dedicata a comporla a partire dalle informazioni esistenti. Pur disponendo degli spartiti scansiti di tutti i canti, il Centro Servizi pubblica solo quelli dei canti per i quali esiste il supporto didattico. Tuttavia il problema è poco sentito, in quanto i coristi dispongono delle copie cartacee, mentre i nuovi duplicano le copie acquisite dai coristi precedenti. Il Centro Servizi è usato maggiormente per la didattica audio. ARCHIVIO DEL SITO WEB - PUBBLICO STRUTTURA LOGICA DEL SITO Senza entrare in dettagli tecnici che appesantirebbero troppo questo rapporto, il nostro sito è di tipo statico. Il termine sottintende una serie di pagine il cui contenuto rappresenta direttamente il formato e le informazioni che vengono mostrate, senza l intermediazione di programmi eseguibili (applicazioni o script) lato server (eseguiti cioè dall host del sito) o lato client (eseguiti dal browser che mostra le pagine). La pagine della parte pubblica del nostro sito partono da una Home e sono legate fra di loro da una rete di link relativi, cioè link il cui indirizzo esprime un percorso relativo rispetto alla pagina di partenza (dal folder in cui questa è collocata) anzichè assoluto (rispetto alla radice di un disco locale oppure di un disco virtuale sul lato server). Una struttura statica e relativa si presta ad essere replicata fra un PC locale e il sito dell host provider, nel nostro caso Aruba. Infatti, i contenuti dei files statici non pongono particolari vincoli sulla piattaforma (sistemi operativi, librerie e applicazioni sul lato server) e funzionano sia in locale che in remoto, a condizione che la rete di nomi di pagine, file ausiliari che contribuiscono a comporne i contenuti (es. immagini e suoni), e folder in cui sono collocati, sia identica nel sito locale e in quello remoto. Un sito dinamico mostra invece pagine e contenuti che vengono formati dinamicamente, grazie all azione di sequenze eseguibili che interpretano le informazioni presenti sul lato server e ne organizzano la presentazione 7 / 24

8 nel modo più opportuno. Ormai quasi tutti i siti professionali sono dinamici e caratterizzati essenzialmente, per quanto riguarda la struttura, dal tipo di guscio eseguibile che organizza la navigazione fra le informazioni e il tipo di presentazione. Aruba stesso fornisce il servizio Aruba Nuke col quale il cliente sceglie un tipo di guscio e lo riempie di contenuti, per poi pubblicarlo. Vi sono infine diversi strumenti di sviluppo di siti dinamici, che vanno dalla semplice creazione di contenuti iniziali con successivo riempimento dinamico, fino alla progettazione dettagliata con programmazione in proprio delle sequenze eseguibili, quest ultima modalità ovviamente adatta a specialisti informatici. La ragione per cui ho sempre mantenuto un sito statico si lega al fatto di aver cominciato in questo modo diversi anni fa (credo nel 2002), aver preso confidenza con la struttura statica, aver accumulato una notevole quantità di contenuti e resistere di conseguenza all impatto dei cambiamenti di struttura, anche se questi portassero benefici nel futuro. Il coro non è un organizzazione professionale; la parte informatica non ci caratterizza sul piano musicale, anche se i suoi servizi sono probabilmente avanzati rispetto allo stato dell arte di altri cori e potrebbero costituire un nostro fiore all occhiello; il futuro del coro ha una durata sempre più incerta, salvo svolte di ricambio generazionale: tutti questi motivi, specie se continuassi ad agire da solo, non mi danno alcuna motivazione a investire su una modernizzazione strutturale e grafica del nostro sito Web. Il sito statico, benchè poco diffuso oggi, porta comunque i benefici di semplicità di struttura, pochi skill e strumenti necessari per gestirlo, verifica immediata delle modifiche e bassi requisiti di piattaforma lato client (Browser supportati) e lato server (alta portabilità e scarsa necessità di servizi). Gli svantaggi si riassumono nella manualità delle modifiche di cui va verificata la coerenza, la sincronizzazione non automatica fra backup locale e sito remoto, la gestione manuale delle informazioni archiviate (i contenuti rimossi da una pagina restano teoricamente inaccessibili, a meno di non spostarli in altra pagina), la crescita di contenuti statici di singole pagine (es. la pagina didattica, che deve essere tutta caricata dal Browser mancando funzioni dinamiche di ricerca e navigazione fra i canti; la pagina dei concerti, che mette in evidenza quelli nuovi, ma elenca tutti quelli effettuati dal 2003 in poi) e l assenza di funzioni comuni presenti nella maggior parte dei siti, come la navigazione negli archivi, la registrazione degli ospiti e il login con credenziali. Non è escluso che si possa definire una struttura ibrida, per es.: sito pubblico statico e centro servizi dinamico; tutto il sito statico, ma con parti protette da controllo accessi; sito pubblico statico su Aruba e parziale traslazione del centro servizi verso un altro content provider come Google Documents. L eventuale evoluzione verso un sito dinamico, con grafica e struttura rinnovata, necessiterebbe non solo di una persona skillata e disponibile per il grosso del lavoro di spostamento dei contenuti, ma anche della parallela evoluzione ad una nuova gestione, più condivisa, dei contenuti. Le social network come Facebook possono aumentare la visibilità e offrire strumenti già pronti per la pubblicazione di eventi e la registrazione di aderenti e ospiti. Per contro, sono complementari e non sostitutive del proprio sito, in quanto (almeno per ora) sono fatte per ospitare singole pagine di presentazione, anzichè alberi di contenuti strutturati. Analogo discorso per i servizi offerti dalle istituzioni, come ProssimaFermataGenova. La pluralità di stanze virtuali richiede anzi una gestione coordinata che oggi ci manca (es. mi ricordo sempre di pubblicare i nostri concerti sul sito del coro, ma non sempre su Facebook e quasi mai su ProssimaFermataGenova). STRUTTURA DEI CONTENUTI DEL SITO Il sito pubblico si fonda su una struttura piatta nel senso che è fondata sulla radice stessa del sito, dato che le pagine che lo compongono sono poche e prive di una significativa articolazione gerarchica. La Home page rinvia ad un certo numero di sezioni, ciascuna consistente in una sola pagina, senza ulteriori articolazioni. I numerosi 8 / 24

9 file che troviamo nella stessa radice sono dovuti agli oggetti di contorno, soprattutto grafici, che completano la composizione delle pagine. Molti di questi file restano presenti anche se non sono usati. Rispetto all archivio locale, il sito si trova in <Radice CORO>\WebSite, mentre su quello Aruba consiste in una cosiddetta Virtual Directory, ovvero un folder fisico (fra le migliaia che vengono ospitate sui server del provider), che l HTTP Server (server di navigazione Web) associa alla radice della url <coromontiliguri.it>, o all equivalente mentre l FTP Server (server di scambio file) l associa alla radice ftp.coromontiliguri.it. Le due radici HTTP ed FTP puntano in sostanza alla stessa zona di disco fisico sul server, ma l accedono con protocolli di comunicazione diversi. Anche il numero di folder appare relativamente alto, tuttavia la maggior parte di questi ha attinenza con la struttura iniziale del sito e di alcune delle sue pagine (alla creazione, un sito statico imponeva da subito la presenza di alcuni folder di servizio, un pò come il guscio degli attuali siti dinamici). I soli folder che rappresentano l articolazione gerarchica dei contenuti sono: audio Tutti i file audio si trovano qui, in massima parte sono MP3 delle registrazioni didattiche, ma non mancano anche brani di altre registrazioni; la presenza attuale di ben 618 file che occupano solo 162 MB testimonia il carattere di collezione di numerosi file compressi, ciascuno di lunghezza relativamente breve. Questo folder alimenta sia il sito pubblico (estratti dai brani dei CD) che il Centro Servizi (pagina di supporto didattico dei canti). Per il carattere della nostra attività è senz altro il nostro archivio multimediale più rilevante; Centroservizi E la radice del nostro Centro Servizi interno, cui viene dedicata la prossima sezione; images Vi sono contenute molte delle immagini del coro e degli eventi ai quali abbiamo partecipato, assieme agli spartiti di formato immagine. Occupa circa il doppio dell archivio audio (338 MB al momento attuale), ma i file sono di meno (541). Questo archvio, come l audio, alimenta il sito pubblico, sebbene in misura limitata (es. la foto del coro in pagina Home) e il Centro Servizi, soprattutto per gli spartiti immagine dei canti. Questo folder costituisce anche un esempio di come l host di Aruba ci serva sia da sito pubblico che da backup delle nostre informazioni: la maggior parte delle foto di coro contenute qui non sono pubblicate nè sul sito pubblico nè sul Centro Servizi, specie da quando abbiamo il servizio specifico di Fotoalbum. Fra gli altri folder: cgi_bin è obsoleto, conteneva lo script col vecchio contatore di visitatori, mentre visite_asp contiene quello nuovo, sviluppato con elementi Microsoft.NET e Access; quelli che terminano in _file o _files sono appendici di pagine Html; infine, FilesUtili e Natale sono solo serbatoi di grafica, script e testi che possono tornare utili a modifiche del sito, senza avere alcuna funzione diretta per la struttura del sito. Segnalo adesso i file principali del sito, non in ordine alfabetico, bensì di articolazione nella struttura del sito pubblico. Il file system non fa caso alle maiuscole/minuscole; se indico i nomi dei file iniziando per maiuscola o minuscola, non è casuale, bensì riflette nomi storici che non ho mai cambiato. default.asp E la pagina di ingresso nel sito, da parte di un visitatore che ha digitato solo senza ulteriori articolazioni. E un breve script Visual Basic che mostra il nome del coro e redirige alla pagina Home dopo un paio di secondi; coroindex.htm Divide la Home page in due frame, quello fisso in alto con il menu principale, e il corpo variavile, che inizia con la pagina introduttiva al coro; M.htm contenuto del frame fisso col menu principale; M_natale.htm è solo una variante con un icona natalizia, utile per adeguarsi alla stagione in modo sempre visibile e senza alterare le altre pagine del coro; 9 / 24

10 corointr.asp contenuto della Home page che descrive il coro. L estensione.asp è dovuta al fatto che contiene lo script che conta i visitatori del sito. Tale script gira necessariamente sul lato server, dato che il contatore deve essere uno solo; profcor.htm profilo del coro (tipo di formazione, curriculum, consiglio direttivo, tipo di attività, ecc.); elcor.htm elenco dei coristi (diverso dal file elcor.doc di cui si era parlato); CoroRep.htm elenco dei canti del nostro repertorio (diverso da Elmon.doc, Emon.xls e ElNatCrs.doc); cd.htm descrizione dei nostri due CD per la sezione discografia ; Concerti.htm elenco dei prossimi concerti e dell archivio di quelli effettuati in precedenza. La si può definire, almeno per i visitatori abituali, la pagina principale del sito pubblico, l unica che viene regolarmente aggiornata. Le pagine di profilo del coro, elenco dei coristi e repertorio del coro replicano contenuti di altri documenti, già nominati in precedenza, che ritengo i veri depositari delle informazioni aggiornate. La ragione delle pagine.htm era quella di pubblicare questi contenuti nascondendo i nostri dettagli interni (es. i canti di prossima introduzione per il repertorio, oppure i recapiti dei coristi per l organico) e con una formattazione più adatta allo stile delle nostre pagine Web (tabelle e sfondo giallo). Questo può creare un problema di mantenimento manuale della coerenza, in cui cerco di essere puntuale per quanto riguarda l organico (le persone sono le più importanti e devono ritrovarsi nell elenco pubblico di coristi), mentre lo sono di meno sul profilo (che cerco di aggiornare almeno ogni due anni, quando cambia il consiglio direttivo) e ancor meno sul repertorio, che può restare indietro di qualche anno. Si è già detto di vantaggi e svantaggi della natura statica del sito. Altro motivo di attrarre pochi visitatori può essere la staticità della grafica e contenuti della Home page, dove mi era già stato contestato, per es., che la foto del coro non fosse aggiornata. Tuttavia, il sito ha collezionato poco più di visite in 10 anni. Non sono tantissime, ma comunque una media di circa 4 al giorno. Penso inoltre che i visitatori abituali, la maggior parte, si aspettino di ritrovare gli stessi contenuti e vadano in prevalenza al calendario dei concerti, unica pagina che cambia spesso, mentre i visitatori nuovi ancora non conoscono il sito e vi trovano le informazioni necessarie a inquadrarci, capirci e nel caso contattarci. ARCHIVIO DEL SITO WEB CENTRO SERVIZI Questa parte del sito è molto più ricca e articolata della parte pubblica. Una prima annotazione è che anche questa parte è in verità pubblica, almeno per i motori di indicizzazione che, scorrendo a tappeto la struttura del sito senza passare per i link delle pagine, trovano anche il folder Centroservizi con i contenuti sottostanti. Per questo veniamo indicizzati anche su queste pagine, trovando spesso riscontri di persone/cori che fanno ricerche e si imbattono nelle nostre pagine interne di repertorio e attività. La parte privata sarebbe tale solo se fosse protetta da un guscio dinamico che richiede credenziali di accesso. Il Centro Servizi funge in realtà sia da sito privato, sia da backup dei nostri materiali informativi, dato che Aruba garantisce la conservazione dell archivio e finora non ha posto limiti alla sua capacità. Per questo appare più ricco e articolato di quanto non possa sembrare a chi lo visita, che sono sicuro si rivolga in prevalenza alle pagine Attività e Programmi e Canti Supporto Didattico. Rispetto al semplice sito pubblico, il Centro Servizi è più incentrato sulla condivisione che non sulla pubblicazione di contenuti, e quindi meriterebbe di essere alloggiato in un Content Management System (CMS), struttura dinamica dedicata alla condivisione, indicizzazione, ricerca 10 / 24

11 e classificazione di documenti. Con tale contenitore sarebbe possibile che il maestro, il consiglio e i coristi accedessero sia per lettura che per scrittura ai diversi documenti, naturalmente con diverse sezioni e diversi privilegi sui documenti stessi. Diventerebbe in sostanza una stanza molti a molti come una social network, anzichè la bacheca gestita per tradizione solo dal maestro. Si è già accennato in precedenza alla crescente duplicazione di contenuti fra il Centro Servizi e l Archivio locale del maestro, unitamente a quelli gestiti da altri coristi. In molti casi gestisco manualmente la coerenza per il timore di perdere qualcosa, però sto cercando di eliminare progressivamente le duplicazioni, a favore del Centro Servizi. RADICE DEL CENTRO SERVIZI Rispetto all archivio locale si trova in <Radice CORO>\WebSite\CentroServizi, mentre su quello Aruba è in <coromontiliguri.it>/centroservizi. I folder corrispondono a sezioni di gestione del coro, illustrati nel seguito. Fra i numerosi files, alcuni dei quali andrebbero archiviati in quanto divenuti obsoleti, va notato che solo alcuni presentano estensione.htm /.html in quanto formano la struttura statica di pubblicazione del sito, mentre molti altri (la maggioranza) hanno estensioni documentali come quelli dell archivio principale locale, prevalentemente tipo MS Office come.doc (Word),.xls (Excel),.ppt (Powerpoint), o formati aperti come.pdf o.txt (puro testo), o ancora file multimediali, come audio, midi, immagini e spartiti elettronici. A differenza del sito pubblico, infatti, il Centro Servizi si avvale di una rete di poche pagine Web per pubblicare diversi contenuti nei loro formati originali, apribili in certi casi direttamente nel Browser (es. i PDF e le immagini), in altri casi da scaricare e poi aprire successivamente (es. documenti Office o spartiti elettronici per chi possiede gli strumenti). Queste sono le principali pagine Web, presentate con la stessa strategia del sito pubblico. default.asp punto di ingresso per che presenta il sito e redirige alla pagina home in un paio di secondi; servizi-home.asp Home page del Centro Servizi, col conteggio visitatori e la tabella per navigare sui contenuti; struttura-organizzazione.html sezione sull organico dei coristi con relativi recapiti; Repertorio-Didattica.html sezione con informazioni sul repertorio, sui canti e sulla vocalità; o canti-supporto.html sottosezione importante e molto visitata, con l elenco dei canti supportati per la didattica, strutturati in una lunga tabella che rinvia alle rispettive informazioni multimediali; o percorso.htm sottosezione sul percorso di ammissione degli aspiranti coristi; attività-programmi.htm sezione importante e molto visitata, rappresenta l attività corrente e futura del coro, con i programmi stagionali dei canti, i rapporti sulle prove, i concerti stabiliti o in corso di negoziazione, i programmi dei canti per le prove e i concerti, gli avvisi interni ed esterni; o archvio-bacheca.html sottosezione con una selezione di passati contatti e avvisi che erano transitati nella pagina di cui sopra; o album-ricordi.html sottosezione che punta a diverse foto della storia del coro; dovrebbe diventare desueta se mettessimo tutto il materiale fotografico sul Fotoalbum, ma questo è ancora un obiettivo lontano. 11 / 24

12 Fra i files documentali, ve ne sono diversi che, come già detto, sono di lavoro, contengono informazioni tecnichedidattiche, o ancora programmi passati da porre in archivio. In quelli vivi vale la pena di citarne alcuni che abbiamo già incontrato nell Archivio locale del maestro (con relative criticità di coerenza), ma che contano di più per la condivisione, in quanto li trovate pubblicati in Centro Servizi a partire da qui. elcnt (doc/pdf) - contatti esterni; elcor (doc/pdf) elenco coristi per voce; il file principale che uso quando entrano/escono coristi; elcor-arch (doc/pdf) elenco coristi passati; ELCOR-tel- (doc/pdf) elenco coristi con recapiti; tenuto coerente con elcor.doc; Elmon (doc/pdf/xls), ElNatCrs, Elton (doc/pdf) elenchi di repertorio e note di attacco, l ultimo non sempre aggiornato; Percorso (doc/pdf) come quello htm per il percorso degli aspiranti; PROFCOR11-10 (doc/pdf) profilo del coro, aggiornato all elezione dell ultimo consiglio nell ottobre 2011, comprendente anche note sulle nostre tipiche attività e compensi quando possibile, da usare anche per scopo promozionale e di relazione con i committenti; cerco di tenerlo coerente col file generico PROFCOR.doc. Vediamo adesso i folder di primo livello che costituiscono le principali sezioni del Centro Servizi. ASPIRANTI Schede dei coristi aspiranti, ciascuna con lettera di benvenuto nella prima pagina e canti attribuiti per le prove da solisti e a quartetti nella seconda. Le schede partono dal 2008, quelle più vecchie si trovano in analogo folder dell Archivio locale. CANTINUOVI-BASEDATI Archivio canti considerabili per estensione del nostro repertorio, organizzati in un elenco Excel e una struttura gerarchica di folder per tipi e canti specifici, come da archivio di Fabrizio Alberti (già visto in Repertorio dell Archivio locale). CANTI-SUPPORTO_FILES E PERCORSO- FILES Folder ausiliari per le pagine Web cantisupporto.htm e Percorso.htm. CONCERTI-PROGRAMMI Sezione importante per l attività, contiene la programmazione dei concerti ed eventi di coro a partire dal 2010; gli anni meno recenti sono nell analogo folder dell Archivio del maestro. Questa sezione è 12 / 24

13 organizzata al primo livello sugli anni solari, ciascuno dei quali contiene le descrizioni dei concerti, soprattutto per i canti eseguiti, ma anche per presentazioni e organizzazione logistica: in questo caso vi può essere un ulteriore articolazione dei folder, come per es. Sardegna nel I files più tipici sono conaammggdescr.doc dove aammgg è la data del concerto in anno, mese e giorno, mentre descr richiama la sede e l evento. Qui stanno anche i programmi stagionali dei canti (come Rosa e Consueti) e le tabelle organizzative come quelle per la scelta dei viaggi da effettuare. EMUSIC Contiene materiale documentale legato a diversi canti degli anni dal 2001 in poi. Nato come duplicazione dell analogo folder in Repertorio dell Archivio locale, ha finito per contenere ogni documento necessario a supportare la pagina didattica dei canti nel Centro Servizi, esclusi i file di audio che si trovano nel folder Audio del sito Web. Vi sono anche alcune cartelle su canti specifici, in repertorio o studiati, ed anche su elementi di tecnica e cultura musicale. I files rappresentano in prevalenza schede dei canti (doc/pdf), spartiti immagine (qui solo pdf, i formati immagine restano in Repertorio dell Archivio locale), spartiti elettronici (mus di Finale / Notepad / PrintMusic) e sequenze strumentali (mid). EVENTI ESTERNI E strutturato per anni solari come Concerti-Programmi, contenendo documenti vari che illustrano eventi, concerti e iniziative che possono interessarci. I documenti fanno spesso da supporto agli Avvisi Esterni contenuti nella pagina Attività e Programmi. KIT ASPIRANTE Usato saltuariamente, contiene raggruppamenti di spartiti e altro materiale fornito agli aspiranti. ORGANIZZAZIONE Contiene documenti attinenti alla gestione del coro, come associazione che si organizza all interno e si rapporta col mondo esterno. Replica in parte i contenuti dell analogo folder dell Archivio locale, anche se sta crescendo di importanza in relazione alla funzione del Centro Servizi come archivio vivo e condiviso. Fra i contenuti interni vi sono lo Statuto, i verbali delle assemblee e consigli direttivi, i contatti col Municipio 6 e altre istituzioni, i contatti artistici (altri cori, contenuti e seminari musicali, ecc.), giornalini interni, rapporti con i fornitori, argomenti legali/assicurativi e rapporti con la SIAE. Comprende una sezione Prodotti Musicali e Informatici che contiene il presente documento e altre relazioni sui nostri strumenti informatici/musicali. 13 / 24

14 REPORT Altra sezione importante, contiene l archivio di tutti i verbali delle prove di coro a partire dal Attinge qui la pagina Attività e Programmi per presentare i verbali delle prove più recenti. Per semplicità e limitazione di spazio disco, accettandone gli svantaggi in termini di formattazione e leggibilità, ogni rapporto di prova è sempre stato un file di puro testo ed ha sempre mantenuto la stessa struttura che ritrovate ogni settimana. Ricerche testuali, meglio ancora se supportare da un motore di indicizzazione, possono consentire di ricostruire elementi e statistiche della vita di coro, come il turnover dei coristi, gli esercizi tecnici, i canti imparati o ripassati, i canti ripresi e modificati, gli esercizi e i seminari tecnici, i contatti e gli eventi sociali. L insieme dei report è una versione più dettagliata e strutturata dei quaderni personali del maestro. SERVIZI REMOTI HOSTING DEL DOMINIO WEB Dal 2003 il coro, legalmente rappresentato da Franco Crimi, ha registrato il Dominio coromontiliguri.it e sottoscritto un contratto di hosting con Aruba, società di servizi informatici situata a Poppi in provincia di Arezzo. Registrazione e hosting sono due passi diversi della gestione di un Dominio Web: il primo passo, di natura legale, è necessario per registrare il nome di un sito e garantire che sia unico in tutto il mondo; mentre il secondo, di natura tecnica, è quello che porta a ospitare i contenuti e servizi del Dominio su un server (fisico o virtuale, senza addentrarci in ulteriori dettagli tecnici) che viene reso visibile al resto del mondo con un indirizzo IP pubblico associato all indirizzo simbolico registrato. Il nostro Dominio è stato prima registrato presso l autorità italiana per i nomi che ricadono sotto il Dominio di primo livello.it, autorità che fa capo al CNR e offre direttamente servizi di registrazione attraverso il sito Tale autorità si rapporta a sua volta all ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers), cui è storicamente deputata l assegnazione degli indirizzi IP a livello internazionale e la gestione operativa dei DNS (Domain Name Server: sono quei server che accettano i nomi simbolici dei siti e ne ritornano gli indirizzi IP dei server fisici corrispondenti). Quindi, è stato sottoscritto un contratto con Aruba, rinnovato fino ad oggi, per ospitare il nostro sito con alcuni servizi collegati. Il nostro attuale contratto prevede l hosting su server Windows con capacità illimitata, backup giornaliero dei contenuti, casella con capacità limitata 14 / 24

15 (credo 100 MB) ma servizi di tipo Business (più flessibilità dei servizi di base nel gestire cartelle e contatti) con antispam e antivirus, e servizio Fotoalbum per la pubblicazione di immagini e foto. Accedendo alla pagina si trovano la descrizione e l accesso ai diversi servizi, numerosi in quanto Aruba si è esteso dall hosting iniziale di Dominii a servizi di outsourcing informativo e provider Internet, più recentemente estesi a servizi dedicati, Cloud, firma digitale e posta certificata. Per le nostre operazioni ci interessa il menu Domini & Hosting, a sinistra in alto, nel cui sottomenu a noi interessano le funzioni RINNOVA e Area Clienti Domini. Entrambi richiedono la fornitura delle nostre credenziali: nome utente (basta ricordare il numero, in quanto è sottinteso dai menu di login) e password di gestione dominio. Queste credenziali vengono richieste anche entrando direttamente in alcuni dei servizi più interni, qualora se ne sia conservato il link per velocizzare l accesso. RINNOVO La funzione RINNOVA consente, una volta all anno tipicamente fra il dicembre dell anno in scadenza e il 27 gennaio dell anno di rinnovo, di visualizzare le caratteristiche di hosting del Dominio e chiederne il rinnovo, confermando o variando i servizi collegati. Una volta chiesto il rinnovo occorre pagarlo in uno fra diversi modi ammessi (io uso di solito il bonifico bancario) e inviarne evidenza (es. stampando in PDF la ricevuta del bonifico) ad Aruba, sempre con un servizio dell area RINNOVO. Aruba in seguito invia di notifica dell avvenuto rinnovo e fattura elettronica. AMMINISTRAZIONE La funzione Area Clienti Domini rinvia ad una pagina di servizi collegati all amministrazione del Dominio. L ingresso diretto a tale area protetta è in https://hosting.aruba.it/areautenti.asp, che richiede le credenziali di cui si è parlato prima. La figura sotto mostra le funzioni accessibili, di tipo contrattuale (modificare o ordinare servizi) e gestionale (come il cambio di password e altri attributi del Dominio). La funzione usata in modo più ricorrente, tipicamente almeno una volta alla settimana, è quella dello sblocco temporaneo della sicurezza per l accesso FTP ai contenuti del nostro sito, indispensabile per svolgere le funzioni di navigazione/download/upload dei file contenuti nel nostro sito (la cui descrizione è contenuta nelle precedenti sezioni sull Archivio del Sito Web). L accesso ai contenuti non si svolge più con i servizi online di Aruba, bensì tramite uno strumento FTP Client (io uso Filezilla, ma ne esistono 15 / 24

16 altri), opportunamente configurato per collegarsi al sito virtuale ftp.coromontiliguri.it con le credenziali di Dominio. La descrizione di questa operatività è demandata alla sezione finale del rapporto. FOTOALBUM E un servizio che consente l upload di file di immagini e video, la loro sistemazione in cartelle strutturate gerarchicamente secondo categorie scelte a piacere dall utente, e la loro pubblicazione in un sito virtuale che risponde al nome fotoalbum.coromontiliguri.it, cioè come un nostro sottodominio diverso dal classico www. Il visitatore di questo sito vi trova una pagina dinamica che presenta l albero delle categorie e permette di navigarvi, aprire una categoria, trovarvi un elenco di immagini o video con relative didascalie, e visualizzare le stesse immagini/video, con scelta casuale oppure in sequenza. L accesso ad ogni singola categoria può essere libero o protetto da password. Il servizio è stato scelto molto più recentemente dell hosting del Dominio, per diversi scopi: disporre di un archivio ufficiale di foto e video dei nostri eventi più rilevanti, con i contributi di tutti (impossibile che possa essere un archivio onnicomprensivo, data l ormai grande quantità di foto e video che ciascuno crea in proprio in molti eventi); creare la bacheca virtuale dei regali e riconoscimenti ricevuti, non disponendo purtroppo di una bacheca fisica sufficientemente spaziosa; distinguere i materiali visibili privatamente al coro da quelli pubblici; offrire ai coristi e al nostro pubblico una pagina dinamica di struttura professionale, che sarebbe molto difficile incorporare nel nostro sito statico (come facevo inizialmente con la pagina Album dei ricordi ). Uno scopo collaterale, che personalmente non ho avuto tempo di attuare, sarebbe quello di pubblicare privatamente le immagini degli spartiti del coro, alcuni dei quali sono soggetti a violazione del copyright se pubblicati nel nostro Centro Servizi, che come si è visto è privato nelle intenzioni, ma pubblico per i motori di ricerca. L amministrazione del Fotoalbum si accede dal sito di Aruba, oppure dal link diretto fotoadmin.aruba.it. La pagina di login richiede le stesse credenziali di Dominio già viste, mentre quella di ingresso è scarna e contiene essenzialmente il pulsante per attivare la gestione (forse è concepita per utenti che detengano diversi Fotoalbum). La pagina principale della gestione è ricca di servizi, la cui illustrazione dettagliata esula dagli scopi di questo rapporto, anche perchè su Aruba si può trovare il manuale di gestione. E possibile amministrare l intestazione e la grafica, le categorie (creazione, alberatura, modifica, descrizione), le foto (carico, descrizione, attribuzione alle categorie), i filmati (come sopra, anche se con pesanti limitazioni di grandezza), e perfino il backup (scarico di un archivio compresso rar con tutti i contenuti, utile in particolare se si cessa di usare il servizio, ma potenzialmente lungo e poco gestibile se si sono accumulati molti contenuti). Rimandiamo alla sezione sulle attività operative eventuali altri dettagli sulle operazioni più tipiche. 16 / 24

17 L amministrazione del Fotoalbum è da condividere se intendiamo continuare a usarlo, in modo da sfruttarlo meglio, aumentare i contenuti e distribuire di più le piccole perdite di tempo che l interfaccia di amministrazione comporta. L interfaccia per i visitatori non mi è sembrata così bella e agevole come atteso. Una corista ha riportato difficoltà nell accesso alle categorie protette da password. L interfaccia di amministrazione richiede l installazione di Applet Java e la corretta configurazione del Browser per eseguirli. In mancanza ci si imbatte in pagine vuote che non consentono l uso di alcun servizio. Il fine di disporre di aree protette, mancanti nel nostro sito Web, è parzialmente invalidato dal fatto che il Fotoalbum accetta solo file di tipo immagine o video. Non accetta per esempio i PDF, formato usato per molti dei nostri spartiti, ma anche per documenti di coro da proteggere come i recapiti dei coristi. Quindi, permane il problema di creare zone protette per il nostro sito Web, salvo decidere di convertire e pubblicare come immagini anche i documenti PDF di cui sopra. CASELLE L accesso alle funzioni delle nostre caselle avviene dal sito webmail.aruba.it. L accesso avviene specificando come credenziali il nome completo della casella da accedere e una password relativa alla specifica casella. Disponiamo attuamente di tre caselle associate al Dominio del coro: riservata per osservazioni tecniche o di 17 / 24

18 contenuti, rivolte dai visitatori online al nostro amministratore di Dominio. L amministrazione di questa casella comprende anche quella delle caratteristiche di tutte le altre caselle associate al Dominio, inclusa la creazione o rimozione di caselle; corrispondenza ufficiale fra il coro e i propri contatti, abituali o occasionali. L amministrazione investe l utilizzo della casella stessa (lettura dei messaggi, invio/risposta/inoltro, cancellazione, archiviazione in caselle dedicate) e della rubrica dei corrispondenti, oltre alla creazione di regole per comporre e filtrare i messaggi; prima casella creata ad hoc oltre a quelle di default, da Marco Appiani, quando era segretario, per la corrispondenza di segreteria. Potremmo creare fino a ulteriori tre caselle, come si vede dall esempio sotto di pannello di controllo di Postmaster. Marco aveva lasciato anche un efficace manualetto per l utilizzo delle caselle di Aruba. Qui si preferisce mostrare l accesso alla casella Postmaster, uguale alle altre ma che consente, in aggiunta alle normali funzioni di gestione della posta e dei contatti, la creazione o rimozione delle altre caselle, oltre all amministrazione di proprietà comuni della nostra Webmail. L accesso a Postmaster utilizza la stessa password per l amministrazione del nostro Dominio, mentre le altre caselle hanno password proprie. In fondo a questa sezione si trova un riassunto delle credenziali attuali. Ci sono funzioni non utilizzate che potrebbero tornarci utili. Il Web Storage è uno spazio di archiviazione documenti con gestione della loro classificazione e condivisione. Serve anche per inviare con allegati di grandi dimensioni, che i ricevitori scaricheranno da questo spazio. Benchè di capacità più limitata di altri spazi pubblici e gratuiti (solo 100 MB al posto dei GB offerti per es. da Google Docs), può costituire uno spazio privato e sicuro per i nostri documenti interni, alternativo al Centro Servizi. La gestione della Condivisione permette di rendere visibile ciascun documento a utenti diversi, con permessi di lettura, modifica, creazione o cancellazione. Sembra tuttavia che questo si limiti a utenti associati alle caselle di coromontiliguri.it, quindi non applicabile ai coristi e corrispondenti. Opportuno indagare di più su Web Storage e Condivisione. 18 / 24

19 La casella si riempie velocemente di posta pubblicitaria, molta di più di quella proveniente dai nostri contatti. Torna utile, quando si apre la casella, selezionare la cartelletta Mittenti conosciuti che permette di selezionare subito i soli messaggi di corrispondenti che abbiamo messo in rubrica. Pulire questa casella è un attività da ricordare almeno mensilmente e e attribuire a qualcuno, per es. al segretario del coro. SOMMARIO DELLE CREDENZIALI La tabella seguente riassume i punti di accesso, le modalità e le credenziali da fornire per i nostri servizi online legati al contratto Aruba. Potrebbe venire estesa ad altri servizi in essere, per es. il conto corrente online, e futuri nuovi servizi online, gratuiti o meno. Siccome lo scopo di questo documento è solo quello di illustrare il nostro patrimonio informatico, senza divulgare impropriamente le nostre credenziali, qui le password sono inserite tramite identificatori che vengono poi risolti in documenti a parte. Servizio Sito di accesso Modalità di accesso User Password Amministrazione del Dominio Selezione funzioni principali di rinnovo e gestione sotto Domini & Hosting <pwd_dominio> Funzioni specifiche della gestione del Dominio https://hosting.aruba.it/areautenti.asp Credenziali nel sottinteso, e pulsante di accesso <pwd_dominio> Accesso ai contenuti del Sito via FTP ftp.coromontiliguri.it porta 21 Impostazione credenziali e pagina di accesso coromontiliguri.it in uno strumento FTP client <pwd_dominio> Amministrazione del Fotoalbum (caratteristiche e contenuti) fotoadmin.aruba.it Impostazione credenziali e pulsante di accesso <pwd_dominio> Accesso al Fotoalbum (corista) fotoalbum.coromontiliguri.it Navigazione nelle categorie e fornitura password a quelle protette <pwd_foto_corista> Amministrazione casella Postmaster e creazione/rimozione altre caselle webmail.aruba.it Impostazione nome completo casella e password, pulsante di accesso <pwd_dominio> Amministrazione caselle di posta webmail.aruba.it Come sopra <pwd_info> <pwd_segretario> 19 / 24

20 ATTIVITÀ OPERATIVE SU BASI DATI E SERVIZI Questa sezione descrive alcune delle sequenze più significative di aggiornamento e amministrazione di dati e servizi nella conduzione dell attività del coro. Unitamente alle sezioni precedenti sulla struttura degli archivi e sui servizi online, dovrebbe consentire di condividere alcune di queste attività fra il maestro e alcuni altri coristi o collaboratori. In questa prima versione del rapporto scelgo di tenere limitata la sezione presente. Infatti, molte attività sono legate alla modifica di documenti (pagine Web o altri tipi di documenti interni) in concomitanza degli eventi significativi della vita del coro, come: prova settimanale e sua verbalizzazione; ingresso di coristi aspiranti; conferma di coristi aspiranti; cambiamento di stato dei coristi; aggiunta di nuovi canti in repertorio; aggiunta di nuovi canti nella pagina didattica; preparazione di programmi stagionali; preparazione di programmi di concerti; pubblicazione di eventi o informazioni per i coristi; pubblicazione di eventi o informazioni per il pubblico; pubblicazione di verbali di consiglio direttivo o di assemblee del coro. Tuttavia, la descrizione dell operatività informatica per eventi come sopra avrebbe una grossa parte nella descrizione dei contenuti dei documenti interessati, rischiando di restare banale tipo aprire il documento xxx, modificare la tabella, salvare il documento oppure di cadere nell eccesso di dettaglio sulla struttura interna di ciascun documento. Preferisco quindi che l operatività informatica venga trasmessa con l esempio diretto, semplificato dal fatto che questo documento eviti di presentare l ambiente di lavoro e consenta di andare al sodo delle specifiche attività. Le sole operazioni coinvolte in ogni attività che porti a modificare i dati condivisi sul sito di Aruba sono quelle di preparazione all accesso FTP, pertanto vale la pena di descriverle una volta per tutte (fino a che Aruba non modifichi i criteri di sicurezza per l accesso ai contenuti dei siti ospitati). IMPOSTAZIONE DI UN CLIENT FTP Un Client FTP è un software, di norma scaricabile gratuitamente, per scambiare dati fra un archivio locale ed uno remoto via FTP. La metafora grafica durante un collegamento è quella di presentare affiancate due finestre simili a quelle di esplorazione di un file system, sia nel mostrare e selezionare le risorse, sia nel navigare nella gerarchia: la prima mostra i folder e files locali selezionati in navigazione, mentre la seconda mostra i folder e files analogamente selezionati nel sito remoto. L azione base è quella di spostare files / folder selezionati da una finestra all altra: locale remota fa realizzare un upload di contenuti, remota locale un download. L approccio manuale è esposto al rischio di sbagliare il verso, perdendo informazioni (se si sovrascrive un file nuovo con quello vecchio, anzichè il contrario) oppure di effettuare aggiornamenti incompleti / non coerenti. Il compito può venire facilitato dagli strumenti di sincronizzazione, che vanno oltre il compito di un Client FTP. Essi mantengono coerenti due archivi remoti effettuando automaticamente gli aggiornamenti nei momenti in cui gli archivi vengono collegati. Va specificato ovviamente quale archivio sia master, altrimenti si corrono analoghi rischi di incoerenza o perdita di dati. Con la ricca presenza di dispositivi mobili (smartphone, tablet) e PC portatili, ogni sistema operativo è corredato di strumenti di sincronizzazione, che di solito riguardando liste di contatti, messaggi e archivi multimediali. Con Aruba mi sono abituato a usare manualmente Filezilla da molti anni e non ho mai considerato se possano essere applicati o meno strumenti di sincronizzazione. Restano comunque valide le seguenti annotazioni di impostazione del Client e apertura temporanea del sito FTP rispetto alla sicurezza. Quale che sia, un Client FTP risparmia il compito di indirizzare il sito remoto e fornire le credenziali ad ogni accesso. Per riuscirci, è richiesta una fase iniziale di impostazione di ciascun sito remoto al quale si intende accedere (uno alla volta), tipicamente fornendo: 20 / 24

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