Contabilità Armonizzata Gruppo Finmatica a process enabling IT company

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1 Contabilità Armonizzata Gruppo Finmatica a process enabling IT company

2 Contabilità Armonizzata

3 Premessa Premessa Un sistema contabile appropriato oggi deve ottimizzare i processi cercando di contenere i costi di gestione, focalizzando maggiormente l attenzione sul patrimonio aziendale, sulle risorse utilizzate e sulla misura dei risultati conseguiti, unitamente ad una definizione precisa e puntuale degli obiettivi che devono puntare all aumento del rendimento complessivo della gestione. La nostra soluzione implementa le funzionalità gestionali dell Ente puntando alla realizzazione di una infrastruttura di sistema omogenea e tecnicamente corretta con un duplice obiettivo: > migliorare la divulgazione delle informazioni; > gestire il decentramento dei processi all interno dell Ente. Punto di partenza dello strumento proposto è la consapevolezza che l Ente pubblico costituisce una struttura complessa ed articolata che vede, nella sua organizzazione e gestione tradizionale, il prevalere di una dimensione di accentramento e controllo analitico e preventivo su ogni atto pubblico, mentre è in evoluzione un procedimento caratterizzato da un elevato grado di autonomia, trasparenza e responsabilità. Lo strumento a disposizione dell Ente è un gestionale completamente integrato che semplifica i procedimenti amministrativi, basandosi sull esigenza di un trasparente sistema di controllo e valutazione in grado di verificare l autonomia di una amministrazione in termini di efficacia ed efficienza organizzativa. Il sistema prevede l uso di menù contestuali, pulsanti per la scelta rapida, finestre e collegamenti all interno delle stesse alle anagrafiche contestuali. Tutti i dati contabili sono visualizzabili dagli uffici esterni alla ragioneria e in ogni ambito sono previste funzioni di ricerca per la consultazione e la loro eventuale modifica. Attraverso l integrazione tra tutti i moduli, il medesimo dato non verrà inserito più volte generando: > trasparenza dei dati contabili; > disponibilità delle informazioni a tutti i livelli. 3

4 Contabilità Finanziaria Armonizzata Contabilità Finanziaria Armonizzata Esploratore contabile Permette di visualizzare, in forma grafica ed intuitiva, la situazione dell Ente nell esercizio di gestione e negli esercizi pluriennali. In tempo reale esegue un interrogazione completa di tutte le scritture di Bilancio/P.E.G. ottenendo una rappresentazione ad albero ed una scheda sintetica di informazione contenente i dettagli per ogni oggetto contabile, come: > entrate, spese e capitolo; > titolo/tipologia e missione/programma; > riclassificazione piano dei conti integrato; > impegni di competenza pura ed impegni reiscritti; > accertamenti e residui; > mandati e ordinativi. È possibile definire il ruolo di Responsabile per la competenza dei capitoli di Contabilità Finanziaria. Questo ruolo permette una diversa visualizzazione dell esploratore contabile. Contestualmente l esploratore contabile consente l accesso a tutte le informazioni relative al Bilancio secondo diverse chiavi di lettura: > per bilancio; > per macroaggregati; > per piano dei conti integrato fino al IV livello; > per capitolo con la ricerca tramite il numero del capitolo, la descrizione del capitolo e il numero di impegno/ accertamento; > per responsabile; > per centro di costo; > per unità di gestione; > per delibera; > per soggetto. Piano dei Conti Il Piano dei Conti è lo schema di bilancio o dei bilanci utilizzati. La numerazione dei capitoli di entrata e di spesa è libera o automatica, l utente può adottare il piano dei conti che ritiene più rispondente alle proprie esigenze. I capitoli e gli articoli sono classificati sulla base del piano dei conti integrato definito dal D.Lgs n.118 del 23 giugno 2011, ad essi vengono associati gli attributi di Titolo/Tipologia per la parte entrata e Missione/ Programma per la parte spesa oltre ai codici del piano dei conti integrato, del COFOG, codice europeo e codice di V livello. L insieme di tali dati e riclassificazioni permette di ottenere le stampe relative al bilancio e al Piano Esecutivo di Gestione. È possibile implementare la procedura con 99 codici di libera definizione in modo da poter aggiungere ulteriori classificazioni interamente gestibili e personalizzabili dall Ente stesso. L Ente può inoltre definire nuove riclassificazioni di bilancio non legate alla struttura dell armonizzazione per gestire in maniera semplice i bilanci di mandato, i bilanci ambientali e di genere. La soluzione consente anche il precaricamento di un piano di conti già impostato con i codici dei capitoli predisposti, con il collegamento al IV livello del piano dei conti armonizzato e alle missioni/programmi per la spesa e per l entrata ai titoli/tipologie. L accesso alle funzioni è subordinato allo stato dell esercizio finanziario, ad esempio se il conto consuntivo è già stato approvato sono possibili solo visualizzazioni, mentre in fase di esercizio provvisorio non sono consentite variazioni di bilancio. Gestione dei flussi amministrativi È possibile gestire tutte le fasi di spesa e di entrata in conformità alle norme di legge in vigore quindi prenotazioni di impegno, impegno/accertamento, liquidazione, mandato/reversale, reiscrizione di impegni e di accertamenti. La predisposizione del bilancio di previsione e le relative variazioni in corso d anno gestiscono contestualmente gli importi relativi alla competenza e alla cassa, compreso il Fondo Pluriennale Vincolato. Le variazioni di bilancio per esigibilità da consuntivo inseriscono automaticamente i nuovi impegni mantenendo il collegamento con il vecchio impegno cancellato. Esiste inoltre la possibilità di decentrare le seguenti funzionalità: > caricamento anagrafica fornitori tramite file di excel e conseguente emissione delle liquidazioni; > caricamento fatture; > assunzione della prenotazione di impegno o subimpegno; > assunzione di nuovi accertamenti; > liquidazione. La Tesoreria è collegata attraverso la predisposizione dei flussi telematici in forma elettronica a: > distinte di pagamenti e di incassi; > bilancio di previsione; > variazioni di bilancio e di cassa. Si integra con il Mandato Informatico e consente la gestione degli annulli, delle variazioni e delle sostituzioni. Tali flussi saranno predisposti sulla base di tracciati record concordati con l istituto di credito tesoriere. 4

5 Contabilità Finanziaria Armonizzata Esploratore Contabile Oltre alla creazione automatica dei file per l invio dei flussi mandati/reversali è previsto anche il flusso di ritorno e la gestione dei provvisori di tesoreria di entrata e spesa. In caso di pagamenti di prestazioni professionali il sistema genera in automatico le reversali di incasso delle ritenute sull apposito capitolo di entrata, i mandati dei contributi a carico dell Ente dal capitolo di spesa indicato nell apposita tabella delle ritenute, ai fini della liquidazione periodica a fine mese ed in funzione della compilazione del modello 770. Per il pagamento degli stipendi è previsto l automatismo che ribalta i dati del personale nella procedura di contabilità per l emissione automatica dei mandati e delle reversali. I residui sono gestiti dinamicamente: qualsiasi modifica alla movimentazione di un esercizio finanziario determina automaticamente una nuova situazione dei residui attivi o passivi degli esercizi finanziari successivi. Possono essere gestiti più esercizi contemporaneamente; ciò risulta particolarmente utile poiché è possibile effettuare incassi e pagamenti in conto residui fin dai primi giorni dell anno, quando ancora l esercizio precedente non è stato chiuso. In fase di gestione del rendiconto l utente può inserire su ogni residuo l esigibilità anche riferita agli esercizi successivi, in quanto sono previste funzionalità automatiche per la gestione delle reiscrizioni di impegni. L applicativo gestisce il patto di stabilità interno, sia al livello del bilancio di previsione che durante la gestione, consentendo il monitoraggio secondo le modalità previste dalla normativa vigente. Il prodotto è caratterizzato da una completa integrazione con altre aree del Sistema Contabile: > Struttura Organizzativa; > Cassa Economale; > Magazzino; > Controllo di Gestione; > Patrimonio; > Affari Generali; > Personale. Per la Contabilità Finanziaria ed Economica si prevedono diverse tipologie di stampa ed estrazione, riepilogabili in 4 macro aree: > Stampe di riepilogo, consultazione, di gestione direttamente dalle maschere della procedura; > Stampe specifiche per adempimenti; > Stampe su Excel/Word; > Stampe di Business Intelligence, ottenute dai report e universi da noi sviluppati. È possibile esportare i dati (es. bilancio, elenco fornitori, elenco fatture) verso i più diffusi sistemi di produttività individuale (fogli elettronici) con un semplice comando di copia/incolla o estrazione diretta. La funzione di estrazione rende facile la generazione di pagine WEB poiché permette di salvare i dati direttamente su file anche in formato HTML. È possibile ottenere le stampe ed il file relativi al Certificato al Bilancio di Previsione e al Certificato del Conto di Bilancio di Comuni e Province. Il formato delle stampe e del file viene aggiornato ogni anno secondo le disposizioni del Ministero degli Interni, pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale ed è inoltre previsto l invio telematico alla Corte dei Conti degli XML relativi al conto consuntivo. 5

6 Struttura Organizzativa Nasce per rispondere all esigenza degli Enti di disporre di uno strumento che consenta, in maniera facile ed efficiente, di rappresentare la propria Struttura Organizzativa nella sua articolazione e di consentire la completa gestione dell Ente, sia dal profilo logico/organizzativo che da quello fisico. Le informazioni contenute possono essere condivise in modo trasversale e mediante le ottiche è possibile visualizzare l Ente con modalità diverse in relazione alle esigenze. All interno di ogni ottica vengono gestite le Unità Organizzative, gli Incarichi e i Ruoli; i componenti possono essere spostati da un unità organizzativa ad un altra. È possibile gestire più ottiche e, nell ambito dell Unione di Comuni, avere una rappresentazione unica degli Enti che costituiscono l unione e permettere una visualizzazione immediata dei componenti, offrendo l opportunità di gestire utenti che lavorano per l Ente principale che anche per l Unione. L utilizzo degli incarichi e dei ruoli facilita e velocizza la gestione dei diritti di accesso. Per soddisfare l esigenza di descrivere fisicamente l Ente è possibile gestire la struttura (padiglioni, uffici, etc.) fino al dettaglio delle singole stanze, per memorizzare in maniera puntuale l ubicazione dei beni. Questo strumento, affiancato ad un motore di workflow, ne potenzia le funzionalità e semplifica la sua configurazione: avendo a disposizione una mappa dell Ente e i ruoli assegnati ai singoli individui, sarà semplice disegnare flussi che assegnano attività, consegnano documenti, attivano o disattivano eventi senza bisogno di specificare i destinatari ma semplicemente facendo riferimento alla base dati della struttura dell Ente stesso o di Enti terzi. Contabilità Economico Patrimoniale Il sistema consente la gestione di una contabilità economica in partita doppia, pienamente integrata con la contabilità finanziaria e con la gestione degli ordini e con tutte le funzionalità decentrate. La definizione dei fattori parte dalla codifica del piano dei conti integrato economico previsto dall armonizzazione contabile. Attraverso specifici automatismi, le registrazioni economiche possono derivare dalle registrazioni finanziarie riducendo al massimo le attività del personale. La procedura consente: > la gestione delle registrazioni contabili specifiche di contabilità economico-patrimoniale quali ratei, risconti, ecc.; > l elaborazione delle stampe obbligatorie per il Conto Economico, il Conto del Patrimonio; > la gestione della contabilità analitica per centri di costo/ attività e fattori produttivi con possibilità di consultazione dei dati mediante molteplici strutture di aggregazione gerarchica secondo strutture liberamente definite dall ente, che consentano la produzione di bilanci di verifica, di bilanci per centri di costo/attività, ecc. Fatturazione Consente la gestione delle fatture attive e passive in conformità alle norme vigenti supportando l inserimento automatico delle fatture e la successiva liquidazione, ed inoltre: > impedisce il doppio caricamento di una fattura; > gestisce la data di scadenza delle fatture, con la possibilità di stampare tutte le fatture in scadenza e scadute ad una certa data, con il relativo totale; > prevede ampie possibilità di interrogazione; > nella fattura è possibile indicare i dati della contabilità IVA ed avere tutte le stampe dei registri IVA; > nella fattura si potranno collegare uno o più buoni d ordine; > nella fattura si possono indicare i dati della contabilità economica/analitica con le relative date di competenza; > nella fattura è possibile indicare tutti i dati relativi al patrimonio e all inventario per evitare duplicazioni di registrazioni e consentire l inventariazione dei movimenti relativi ai beni mobili e immobili. Gestione completa degli adempimenti legati all imposta sul valore aggiunto ed in fase di registrazione della fattura di acquisto e di vendita è possibile indicare il registro IVA ed i relativi dettagli IVA. È possibile gestire le operazioni esenti, la creazione dei bollati IVA ad esigibilità immediata e differita, la chiusura dei registri IVA in maniera definitiva per evitare la 6

7 Struttura Organizzativa registrazione o la modifica di una fattura relativa ad un periodo chiuso. La gestione dei dati IVA è prevista anche in fase di registrazione dei corrispettivi. Il modello di fatturazione attiva si integra alla Contabilità Finanziaria e agli applicativi che gestiscono la Fiscalità Locale e le Rette e Servizi a Domanda Individuale. Il collegamento con la Contabilità Finanziaria permette di contabilizzare i documenti e gestire le movimentazioni riguardanti l IVA, l imputazione economica e la riscossione della fattura, mentre l integrazione con le Rette consente l emissione automatica del documento e la relativa chiusura della posizione del Cliente. Decentramento Contabile Integrato Il Sistema di Decentramento Contabile Integrato ha come obiettivo la predisposizione di un sistema informativo che razionalizzi e semplifichi quei procedimenti amministrativi contabili che hanno un forte impatto all interno dell Ente sia in termini organizzativi sia per l elevato numero di persone coinvolte nel processo. Gli ambiti di Decentramento Contabile che andiamo ad illustrare si possono così suddividere sinteticamente: > Programmazione; > Gestione; > Variazione. Programmazione Gli uffici hanno la possibilità di inserire le proposte di stanziamento di bilancio a livello di competenza e di cassa, di definire gli importi sul pluriennale per i cronoprogrammi delle opere, di verificare la situazione dei capitoli nell anno passato attraverso stampe e visualizzazioni. Ogni proposta è fatta sui capitoli di competenza del settore e verificata e approvata dalla ragioneria. La ragioneria verifica la quadratura degli equilibri di bilancio in ogni momento e ribaltare le proposte fatte dagli uffici nel bilancio definitivo. Il programma gestisce tutte le stampe di bilancio di previsione e gli allegati previsti dall armonizzazione contabile, inoltre è possibile realizzare stampe di Bilancio Consolidato Finanziario legate ai dati dell Unione dei Comuni Gestione Gli uffici possono fare nuove proposte di impegni e inserire accertamenti su capitoli di propria competenza: tali operazioni diventano effettive nel momento in cui ragioneria avrà indicato il visto di regolarità contabile. Mediante l attivazione dei buoni d ordine è possibile realizzare con correttezza la gestione della spesa ed imputazione economica attraverso l emissione del titolo al fornitore. I Buoni possono essere emessi su più impegni così come i provvedimenti di liquidazione e dal momento in cui la loro emissione proviene da diversi uffici, è previsto un sistema di 7

8 controllo delle competenze al fine di evitare che un utente possa emettere buoni su capitoli appartenenti ad altri servizi. L atto di liquidazione è il momento conclusivo dell iter seguito dall ufficio esterno, tale atto dopo essere stato firmato digitalmente e controllato dalla ragioneria passerà all ufficio Liquidazioni per l effettivo pagamento. Variazioni Gli uffici possono inserire le proposte di variazione sui capitoli di propria competenza. Laa ragioneria può visualizzare le proposte dei servizi, aggiornarle o annullarle ove necessario, inserire proprie proposte, fare gli opportuni controlli di quadratura e di disponibilità e infine generare le variazioni in contabilità. Particolarità dell applicativo è il fatto che la ragioneria non aggiorna direttamente le proposte dei servizi, affinché questi possano sempre avere visione della proposta originale e di come essa è stata modificata dalla ragioneria. Il sistema contabile permette inoltre agli uffici decentrati di eseguire il riaccertamento dei residui attivi e passivi per arrivare all approvazione del Conto consuntivo. Ogni responsabile esegue il controllo dei residui di propria competenza valutando cosa mantenere a residuo e definisce le esigibilità anche su gli esercizi pluriennali. Se all impegno è collegato un Buono l ufficio riesce a fare la chiusura automatica del buono o la variazione. Le proposte formulate dagli uffici vengono valutate dalla ragioneria e poi inserite come variazioni di impegni e accertamenti, nel caso delle esigibilità sui residui la ragioneria può utilizzare funzioni automatiche di reiscrizione di impegni. Mutui La gestione Mutui collegata alla Contabilità, permette di effettuare l emissione automatica di impegni e liquidazioni relativi agli interessi di preammortamento o alle rate in scadenza nel corso di un esercizio finanziario. I piani di ammortamento possono essere registrati in maniera automatica mediante i più utilizzati metodi di calcolo oppure possono essere inseriti manualmente. È inoltre possibile inserire mutui simulati che non andranno in ammortamento. Sono disponibili le seguenti funzionalità: > produzione automatica delle liquidazioni e mandati per il rimborso dei mutui; > ricalcolo automatico della quota interessi in caso di prestito a tasso variabile; > ricalcolo, riduzione o estinzione dei finanziamenti; > possibilità di simulare l assunzione di nuovi finanziamenti e/o l estinzione anticipata di quelli esistenti; > controllo delle compatibilità di indebitamento; > cambio dell istituto Mutuante. Fornisce tutte le stampe normalmente allegate al bilancio di previsione, riportanti l anagrafica del prestito, data di assunzione, fine ammortamento, importo delle rate, residuo debito, tasso di interesse. Finanziamenti e Opere Risponde alle esigenze di gestione dei finanziamenti delle Pubbliche Amministrazioni Locali, in particolare per gli investimenti relativi alle opere pubbliche. Gli obiettivi sono: > seguire la situazione contabile del finanziamento a partire dalle previsioni, attraverso tutta la movimentazione finanziaria di entrata e di spesa, durante l intera vita del finanziamento, che può coprire anche più esercizi finanziari; > attraverso il collegamento con le opere finanziate, seguire la situazione contabile delle opere stesse, sia per la parte degli investimenti, che per la parte dei finanziamenti; > tenere sotto costante monitoraggio la situazione di competenza e di cassa del finanziamento. È strettamente integrato con: > Contabilità Finanziaria che gestisce la movimentazione dei finanziamenti e delle opere; > gestione dei Mutui in quanto per i finanziamenti derivanti da mutui è previsto il collegamento con l anagrafe dei mutui. Patrimonio Consente la gestione di beni mobili ed immobili dell Azienda, sia dal punto di vista logistico/inventariale che dal punto di vista amministrativo (valore del patrimonio e calcolo ammortamenti). Ogni bene si compone della scheda tecnica, cioè l insieme dei dati anagrafici che individuano e qualificano il bene; in essa si vanno a definire diversi attributi: numero inventario (se bene da inventariare), categoria fiscale, classificazione, produttore, modello, matricola, stato di conservazione, ecc. Oltre agli attributi specifici previsti dal prodotto, è possibile 8

9 associare ad ogni bene informazioni parametriche ulteriori, dando all utente la possibilità di definire campi associati a tabelle, date, documenti Word o Excel, immagini (planimetrie, ecc.) garantendo in tutti i casi la sicurezza dei dati. I beni sono distinti in beni mobili, immobili ed immateriali. Ad ogni bene vengono associati una serie di movimenti con cui ne viene memorizzata la storia completa, come ad esempio: > Acquisizione; > Trasferimento; > Variazione di valore; > Fuori uso; > Cancellazione. Patrimonio è integrato con: > Ordini, dal quale riceve le informazioni relative al fornitore e ai dati contabili (prezzo, ubicazione, descrizione bene, estremi ordine e bolla, fattura, ecc.); > Contabilità Economico Patrimoniale, alla quale fornisce i dati relativi alle quote di ammortamento; > Controllo di Gestione, dal quale riceve il piano dei centri di costo e a cui fornisce dati relativi agli ammortamenti È integrato con il portale Web, realizzato per rendere maggiormente flessibile e autonoma la consultazione e gestione dei beni in carico ai singoli servizi dell Ente e da parte di ogni Consegnatario. Ogni utente abilitato all accesso al modulo può vedere e controllare in piena autonomia solamente i beni a lui assegnati. Oltre alle funzioni di stampa cartacea dei beni nel portale sono integrate automaticamente le funzioni di: > stampa su pdf; > export in excel degli elenchi beni. Per gli Enti che vogliono procedere con l inventariazione dei beni da parte dei singoli uffici riceventi il bene, è prevista la possibilità di proporre automaticamente (da parte degli uffici esterni) i nuovi inserimenti all ufficio patrimonio tramite la compilazione di una semplice pagina web. Tali proposte verranno poi condivise direttamente con Cespiti e Inventario da cui si potrà procedere all inserimento definitivo da parte dell ufficio competente. Ammortamenti È possibile gestire l ammortamento sia secondo criteri civilistici sia secondo criteri fiscali, fra i quali si evidenzia la possibilità Integrazione dalla Contabilità tramite la registrazione della fattura Contabilità Finanziaria generazione ratei e risconti competenza economica scrittura in partita doppia Contabilità Economica aggiornamento del bene inserimento di un bene nuovo acquisto spot Patrimonio ammortamenti spezzare l imputazione su + centri di costo inserire date di competenza imputazioni contabili Controllo di Gestione tramite la registrazione della fattura di gestione dell ammortamento anticipato e del suo recupero. Anno per anno vengono registrati in modo automatico gli ammortamenti calcolati. Il tipo di calcolo è molto flessibile ed è possibile gestire le eccezioni tramite la definizione delle riclassificazioni. Cassa Economale Per la sua natura versatile si adatta alle molteplici esigenze e agli iter lavorativi di ogni tipologia di Ente. Cassa Economale può gestire più casse autonome e permette di rilevare, per un determinato periodo, la disponibilità di cassa (in contante e non) e dei limiti di spesa. A tale scopo è possibile gestire, memorizzando il corrispondente mandato o reversale, diversi tipi di movimentazione: > costituzione di fondi ordinari o speciali; > rimborsi periodici; > versamenti parziali di rimborsi; > chiusura di fondi con versamento del saldo finale in Ragioneria; > versamento incassi in Tesoreria. I movimenti di entrata e di uscita si riferiscono a una voce di cassa preventivamente catalogata e dichiarata di competenza 9

10 della funzione che sta emettendo il buono. In questa fase è possibile indicare il servizio/centro di costo di riferimento. Per quanto riguarda le uscite verifica l effettiva disponibilità di cassa e quella sull impegno. Oltre ai buoni di pagamento è possibile effettuare movimenti di anticipo e di rimborso. A fine esercizio inoltre, è possibile produrre le opportune stampe riepilogative quali: > il Giornale di Cassa; > il riepilogo della situazione dei vari fondi; > il Conto della Gestione dell Economo; > il Conto degli Agenti Contabili. L integrazione con Contabilità Finanziaria consente l emissione automatica del mandato di rimborso e l eventuale chiusura delle fatture pagate. L integrazione con Controllo di Gestione consente il passaggio automatico dei dati relativi alla cassa economale. L integrazione con Economato consente l utilizzo degli stessi servizi/centri di costo. Bilancio Consolidato Bilancio Consolidato e Controllo delle Partecipate è la soluzione software per gestire le aziende partecipate e realizzare il Bilancio Consolidato. Per gestire tutto ciò è necessario introdurre il concetto di Gruppo di imprese: si definisce come tale un sistema di imprese, ognuna con un proprio soggetto giuridico, aventi tutte lo stesso soggetto economico. La società che controlla tutte le altre è detta capogruppo o holding. Questa modalità di intendere il gruppo comporta la redazione di un particolare tipo di rendiconto, il bilancio consolidato, in cui vengono evidenziati solo i rapporti e le operazioni che il gruppo ha con l esterno (vengono eliminati i rapporti infragruppo). Il controllo delle partecipate si basa sia sulla verifica economica e finanziaria del corretto andamento della società sia sul rispetto degli obblighi di legge. Questi aspetti sono spesso prioritari rispetto alla realizzazione del bilancio consolidato. La soluzione è caratterizzata dalle seguenti peculiarità: > Esplorazione multi-gerarchica degli organi sociali per l analisi delle informazioni; > Scadenziario elettronico, gestione delle assemblee e storico delle modifiche di statuto, del capitale sociale, dei fatti salienti di gestione, ecc. (concetto di Relazioni); > Funzione di caricamento dei saldi contabili delle aziende partecipate/controllate attraverso file con tracciato record predefinito. > Integrazione con il sistema di contabilità finanziaria ed economica; > Generazione personalizzata degli schemi di Bilancio da utilizzare per il consolidamento e per l analisi di bilancio; > Realizzazione del documento Bilancio Consolidato, consultazioni e reporting dei dati direttamente su applicativo; > Export di dati nei formati più comuni (xls e txt); > Possibilità di allegare file nei formati doc, pdf, txt per l archiviazione degli atti relativi alle singole aziende o al gruppo consolidato nel suo complesso (ad esempio Relazioni al Bilancio, Note, Verbali, ecc.). > Possibilità di implementare il reporting con Business Intelligence di Business Objects. Pianificazione e Controllo Strategico Supporta il processo di pianificazione e monitoraggio degli obiettivi gestionali dell Ente Locale connessi all utilizzo delle relative risorse finanziarie. Il PDO di gestione annuale e pluriennale può essere elaborato per programmi, progetti, centri di costo e centri di responsabilità. La gestione del sistema può essere completamente centralizzata o, al contrario, decentrata per competenza. I responsabili di ogni area/settore/servizi possono definirsi in completa autonomia gli obiettivi da raggiungere oppure limitarsi a riempire di contenuti gli obiettivi stabiliti dalla Direzione. Gli utenti Amministratori hanno la visibilità di tutti gli obiettivi definiti. Periodicamente si indica lo stato di attuazione di ciascun obiettivo e ogni utente può consultare lo stato di avanzamento. Ogni obiettivo può essere suddiviso in 10

11 fasi di realizzazione, per ogni fase si indica l azione che si deve intraprendere, i risultati attesi, i risultati ottenuti e i tempi di realizzazione. Le fasi del processo di programmazione possono essere definite dall utente con una sequenza libera. Tra le principali funzionalità: > L utente ha la facoltà di scegliere se gestire la definizione e l assegnazione delle risorse agli Obiettivi nella fase iniziale di stanziamento per Programmi e Progetti oppure se rimandarla ad un momento successivo; > per ogni Programma/progetto e obiettivo l utente inserisce la previsione di stanziamento; > il controller può definire dei tetti di stanziamento che non devono essere superati in fase di proposta di previsione. L analisi dello stato di attuazione si basa sulla periodicità definita dall utente e può essere personalizzata per ogni scheda obiettivo. Ogni scheda può così avere un orizzonte temporale e di rilevazione differente a seconda dell obiettivo da raggiungere. Il controller in ogni istante è in grado di visualizzare l andamento dei Programmi, Progetti e degli Obiettivi sottostanti. Per misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi alle Schede si associano anche indicatori di tipo quantitativo. Lo stato di attuazione viene rappresentato mediante calcoli percentuali di raggiungimento del dato di previsione. I portatori di interesse, i cosidetti stakeholders, sono attribuiti agli obiettivi di pertinenza e utilizzati come filtro nella rappresentazione dei dati di attuazione. Attraverso idonee Prospettive si esplorano le schede obiettivo. L utente amministratore personalizza la visione delle strategie dell Ente impostando i livelli dell analisi. In base ai livelli il sistema rappresenta la situazione relativa allo stato di attuazione determinando la percentuale media pesata delle schede e delle singole fasi sottostanti. Magazzino Approvvigionamenti e Magazzino è lo strumento a supporto delle attività gestionali e strategiche che governano i flussi dei materiali di consumo all interno dell Ente. Grazie all implementazione modulare e alla piena integrazione con la Contabilità Finanziaria dell Ente e la sua struttura organizzativa, consente la gestione efficace ed efficiente della Supply Chain sia dell Ente Pubblico che dei Gruppi di Acquisto Pubblici, garantendo il controllo degli impegni disponibili lato finanziaria e razionalizzando i processi della Funzione Economale. L integrazione con il Controllo di Gestione rende ottimale il monitoraggio dei consumi economali, che si realizza gestendo centro di costo e fattore di spesa nei movimenti di scarico di magazzino. L applicativo è in grado di gestire il piano dei fabbisogni anticipando le richieste di beni o servizi operate dalle strutture dell Ente e nel rispetto della capacità di spesa. Punto di forza è la possibilità di ottenere la determinazione del budget dei fabbisogni distinto per singolo capitolo di spesa. È prevista la raccolta delle richieste, da parte delle strutture decentrate abilitate, a qualsiasi livello gerarchico e definibile dall Ente e per un massimo di 3 livelli. Le richieste possono essere sia per beni che per servizi, ed è possibile segnalare eventuali richieste urgenti poiché la valutazione delle richieste può essere raggruppata per livello di urgenza. Questo modulo, consente di gestire uno o più magazzini, di assegnare la scorta minima ad un prodotto ed un lotto ottimale di acquisto. Quando la disponibilità risulta inferiore alla scorta minima viene data la possibilità di emettere in automatico una richiesta di reintegro scorta da valutare pari alla quantità minima definita dal lotto ottimale. Per ogni prodotto è calcolato in automatico il costo ultimo e il costo medio ad una data assegnata. 11

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