MY FINANCE Istruzioni per l uso

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1 MY FINANCE Istruzioni per l uso

2 My Finance offre l opportunita di visualizzare: Elenco della fatture aperte Eventuali accrediti Fatture pagate Contestazioni E inoltre possibile: Stampare le fatture Contestare le fatture

3 La prima pagina che s incontra entrando in My Finance (SEARCH tab) offre la possibilita di impostare la ricerca dei documenti desiderati: Si puo effettuare la ricerca per numero di fattura, polizza o range di date. Per una ricerca piu veloce selezionare da 3 a 4 mesi rispetto alla data di scadenza della fattura Si puo scegliere di navigare in altre pagine di My Finance per visualizzare solo le fatture aperte, quelle pagate, gli accrediti e le contestazioni Nessun risultato sara visualizzabile se non viene impostata la ricerca

4 La ricerca puo essere impostata per numero di fattura, polizza e intervallo di date. I campi disponibili possono essere compilati tutti insieme o alternativamente. Una volta completata la ricerca, il risultato sara visualizzabile sotto l intestazione corrispondente Si possono visualizzare fino a 100 documenti Si puo cambiare pagina, qualora si scelga di non espandere il numero di documenti visualizzabili My Finance e predisposto per visualizzare 10 documenti per volta, ma e possibile espanderlo fino a cento documenti. In alternativa si puo cambiare di pagina.

5 Nell ambito di ogni singola pagina, e possibile selezionare uno o piu documenti per volta, che potranno eventualmente essere scaricati in formato XML o CSV o PDF. Non e possibile tuttavia selezionare piu documenti da contestare. Le fatture possono essere disputate solo singolarmente. Per visualizzare la fattura, cliccare sull icona rettangolare rossa. Per contestare la fattura, cliccare sul fumetto.

6 Le contestazioni possono essere inserite sia dalla pagina principale Search tab che dalla pagina delle List of open items. La procedura e identica. Non e tuttavia possibile contestare piu documenti in una volta sola. Dopo aver inserito la contestazione, non sono apportabili variazioni alla stessa. Qualora sia necessario modificare il commento relativo alla disputa, si dorva contattare il nostro reparto competente ITAFININV@maersk.com. Se la fattura e gia stata contestata Se non esiste contestazione

7 Per contestare una fattura, e necessario cliccare sul fumetto, inserire I dati come da dettaglio qui sotto e cliccare su Send una volta completati I campi obbligatori: REASON: ci sono 5 motivazioni selezionabili COMMENT: e necessario inserire tutte Le informazioni che possano contribuire ad una rapida soluzione della contestazione CONTACT: I propri contatti, nome, indirizzo e telefono possono essere aggiunti manualmente. I campi NON devono essere riempiti con I nomi di impiegati Maersk, ma solo del Cliente

8 Una volta inserita la contestazione, apparira un messaggio di conferma. La contestazione, identificata con un numero progressivo (Case ID), sara quindi automaticamente assegnata al team di competenza. E possibile visualizzare tutti I documenti in contestazione (sia risolti che ancora pendenti), nella pagina Dispute Cases : Si puo filtrare per intervallo di tempo o status Dispute cases tab E possibile ricontestare una fattura Solo dopo che la disputa e stata chiusa In questo campo dovrebbero apparire tutte le contestazioni inserite nel corso della sessione. Qualora fossero presenti anche dopo il log off e nuovo log in, significa che la disputa non e stata creata e va quindi informato il reparto ITAFININV@maersk.com

9 Quando una fattura deve essere contestata, e importante che la motivazione selezionata sia corretta, in modo tale che possa essere indirizzata al team competente per materia: Incorrect payer: da utilizzarsi nei casi in cui la fattura debba essere pagata da un altro cliente Incorrect rates: da utilizzarsi nel caso in cui le rate applicate siano diverse da quelle concordate; Already paid: da utilizzarsi nel caso in cui la fattura sia stata gia pagata: Missing Information: da utilizzarsi nel caso in cui il cliente necessiti chiarimenti relativamente ai costi addebitati: Refund request: da utilizzarsi solo nel caso in cui il cliente abbia pagato un importo maggiore rispetto al fatturato o due volte la stessa fattura. Questa motivazione NON deve essere utilizzata nel caso in cui il cliente contesti la rata applicata su una fattura gia pagata. Se la motivazione inserita non e corretta, la contestazione verra assegnata ad un team non competente per la materia, allungando I tempi della risoluzione della stessa.

10 La stampa delle fatture puo avvenire sia dalla pagina della List of open items sia dalla pagina principale Search : Dalla pagina Search e possibile fare il download di Piu di 10 documenti per volta.

11 Cliccando su Download entries avrete la possibilita di scegliere il formato per la visualizzazione delle fatture. I tempi di risposta del sistema sono legati alla quantita di documenti selezionati. In caso di molti documenti, suggeriamo di salvare il file anziche aprirlo.

12 Nel caso in cui il certificato digitale sia collegato a piu codici, corrispondenti alle varie filiali, e possibile visualizzare I documenti per singolo codice. Per passare dal codice di una filiale ad un altro, e necessario entrare nella pagine List of open invoices, nella quale, in basso a sinistra, si trova il tasto che permette lo spostamento ad un codice diverso.