Guida all uso del software Q Series

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1 PROVINCIA DI VARESE SERVIZIO BIBLIOTECHE Progetto Nuova Rete Bibliotecaria Provinciale Manuale di buone pratiche Guida all uso del software Q Series Gennaio 2009 A cura di Elisabetta Bertani Servizio Biblioteche della Provincia di Varese Ilaria Guzzetti Sistema Bibliotecario di Saronno Gruppo di lavoro provinciale Procedure software 1

2 Premessa: buone pratiche generali 1. Creare l icona di collegamento al Server remoto 2. Connessione a Q Series 3. Fine della sessione di lavoro: disconnessione 4. Accodamento 4.1. accodare le novità 4.2. accodare riedizioni, ristampe, classici (nuovi acquisti) 4.3. accodare il pregresso 5. Iscrizione utenti 5.1. iscrivere un utente 5.2. iscrivere rappresentanti di Enti 5.3. cancellare una scheda utente errata o di prova 5.4. aggiornamento indirizzo 6. Circolazione dei documenti 7. Biblioteche di Gallarate, Varese e altre 7.1. Biblioteca di Gallarate 7.2. Biblioteca civica di Varese 7.3. altre Biblioteche 7.4. registrare un documento di Biblioteche non afferenti alla Nuova rete bibliotecaria della provincia di Varese 8. Servizi on line 8.1. l utente 8.2. il bibliotecario 8.3. l utente non ricorda la password 9. Report 10. Assistenza 2

3 PREMESSA: BUONE PRATICHE GENERALI Il rispetto di queste indicazioni in modo uniforme in tutte le Biblioteche è necessario per garantire il buon funzionamento generale della rete di cooperazione, la trasparenza e la certezza del servizio per tutti gli utenti. Iter dei documenti Timbrare e applicare sempre l etichetta barcode sui documenti non accodabili inviati al Centro di Catalogazione provinciale. Documenti in giacenza Trattenere al massimo 15 giorni i libri in transito in attesa di essere ritirati dagli utenti, poi restituirli alla biblioteca proprietaria scaricando il prestito e mettendo i libri in transito sulla nostra biblioteca. Trattenere al massimo 7 giorni i materiali multimediali in transito in attesa di essere ritirati dagli utenti, poi restituirli alla biblioteca proprietaria scaricando il prestito e mettendo i documenti in transito sulla nostra biblioteca. Numero documenti prestati Non superare il numero di documenti concessi in prestito dal Regolamento: all arrivo dei documenti richiesti o prenotati in prestito interbibliotecario il bibliotecario addetto al prestito si deve accertare che l utente sia in regola con il numero di prestiti e con le restituzioni. Status dei documenti Non richiedere documenti con status introvabile, non prestabile o in catalogazione. Aggiornare tempestivamente lo status dei documenti. Circolazione I documenti restituiti alla biblioteca proprietaria tramite servizio di prestito interbibliotecario viaggiano sempre senza cedolino: i cedolini devono essere distrutti (D. Lgs. 196/2003, Codice Privacy). Gestione del contenzioso con gli utenti In caso di gravi, irriducibili ed eccezionali controversie con gli utenti in merito alla restituzione di documenti, dopo aver svolto approfonditi controlli in Biblioteca e aver chiesto all utente di fare altrettanto a casa propria, sarà possibile chiudere la transazione utilizzando l apposito modulo. Per tutto il tempo necessario per queste verifiche l utente rimane escluso dal prestito in quanto insolvente. Aggiornamento indirizzo utente L utente che cambia indirizzo dovrà compilare un nuovo modulo di iscrizione, il bibliotecario aggiornerà i dati nella banca dati provinciale e distruggerà la vecchia scheda cartacea (D. Lgs. 196/2003, Codice Privacy). Se il primo modulo di iscrizione è stato compilato in un altra Biblioteca della rete il bibliotecario segnalerà al collega la necessità di distruggere la vecchia scheda cartacea. Solleciti Devono essere effettuati (per telefono o lettera) ogni 15 giorni (massimo ogni 30 giorni). 3

4 Messaggio l utente ha documenti in ritardo e l utente ha superato il numero di documenti In ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento in presenza di questi messaggi e/o del semaforo giallo il bibliotecario non autorizzerà ulteriori transazioni. Semaforo rosso Può essere utilizzato solo in casi estremi e in accordo con il Responsabile del Servizio biblioteche provinciale segnalando sempre le motivazioni del provvedimenti (si configura infatti una sospensione di pubblico servizio!) Registrazione provvisoria in caso di problemi di connessione in caso di problemi di connessione è necessario registrare provvisoriamente i prestiti predisponendo un foglio di excel: una colonna per i barcode utenti e una per i barcode documenti. E possibile inserire i dati leggendo i barcode con il lettore ottico. I prestiti dovranno essere inseriti in banca dati Q Series a cura del bibliotecario al ripristino della connessione. Per quanto riguarda i restituiti è preferibile accantonarli e scaricarli in un secondo momento, alla ripresa del collegamento per evitare confusione in caso di prenotazioni. Data codice fiscale utente barcode documento Ultimo barcode al 31/12 Ai fini della corretta compilazione del Questionario banca dati anagrafe biblioteche della Regione Lombardia alla fine di ogni anno ciascun bibliotecario dovrà prendere nota dell inventario dell ultimo documento inserito in catalogo. 4

5 1. CREARE L ICONA DI COLLEGAMENTO AL SERVER REMOTO Per lavorare con il software di gestione della Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese è necessario connettersi con il Server in cui sono ospitati il catalogo provinciale e i dati degli utenti e creare un icona di collegamento sul proprio desktop procedendo come segue: Start / Programmi/ Accessori/ Comunicazioni/ Connessioni desktop remoto Opzioni Generale: inserire i dati forniti dal Servizio biblioteche provinciale computer: indirizzo Server nome utente: user name dominio: log on to non inserire la password e non salvarla! Experience: selezionare modem 56 kbps Visualizza: colori: selezionare 256 colori salva con nome: salvare sul desktop con il proprio nome con questa procedura è stata creata l icona per la connessione al server remoto, cliccando sull icona compare un messaggio di benvenuto Compare una maschera in cui inserire la password di primo accesso fornita dal Servizio biblioteche provinciale al primo accesso la password deve essere cambiata, la nuova password deve essere di 8 caratteri e deve contenere almeno 3 di questi segni: maiuscolo, minuscolo, numero, segno di interpunzione. Ogni 3 mesi un messaggio segnalerà la necessità di cambiare la password. Si raccomanda ai sensi del Decreto Legislativo 196/2003 (Codice Privacy) di non divulgare la propria password: è necessario richiedere al Servizio biblioteche della Provincia di Varese password individuali per ogni operatore di Biblioteca, compresi volontari o personale con incarichi temporanei. E inoltre necessario dare tempestiva comunicazione della cessazione di incarichi al Servizio biblioteche della Provincia di Varese, che provvederà alla dismissione delle relative password. 5

6 2. CONNESSIONE A Q SERIES Cliccare sull icona del Server remoto creata sul nostro desktop Compare un messaggio di benvenuto Compare una maschera in cui inserire la password personale Cliccare sull icona di Q Series Si apre un maschera in cui troviamo Login ID (biblioteca di appartenenza.iniziali del bibliotecario cognome nome) Password: inserire iniziali cognome nome in maiuscolo Ambiente: Varese Spell check INSERIRE IL BLOCCO DELLE MAIUSCOLE, ENTRATI IN Q CLICCARE SEMPRE UNA VOLTA SOLA La prima schermata ci presenta le seguenti opzioni: RICERCA CATALOGAZIONE PRESTITO PERIODICI ACQUISTI Cliccando sulle relative icone è possibile accedere ai singoli moduli del software 3. FINE DELLA SESSIONE DI LAVORO: DISCONNESSIONE CHIUDERE TUTTE LE SCHERMATE DI Q SERIES CLICCANDO SU X si apre una maschera: vuoi chiudere Q? PER USCIRE DALLA CONNESSIONE CON IL SERVER REMOTO E NECESSARIO EFFETTUARE SEMPRE IL LOGOUT COME SEGUE: START CHIUDI SESSIONE o SHUT DOWN DISCONNETTI 6

7 nelle procedure di accodamento e circolazione dei documenti e di iscrizione di nuovi utenti per evitare errori è indispensabile l utilizzo del lettore ottico di barcode. Eseguendo alcune operazioni descritte in questo manuale la necessità di dare conferma cliccando su dipende dal settaggio del lettore ottico 4. ACCODAMENTO Il catalogo collettivo delle biblioteche appartenenti alla Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese contiene i dati relativi al patrimonio librario e documentario di tutte le biblioteche ed è costantemente incrementato dal Centro di catalogazione provinciale che cataloga le novità inviate dalle biblioteche secondo le modalità stabilite dal Servizio biblioteche. Ciascun bibliotecario fornito di password provvede ad accodare la propria copia alla scheda catalografica elaborata dal Centro di catalogazione considerare sempre i dati riportati sul frontespizio del documento da accodare: è necessario accertarsi che la propria copia sia identica a quella inserita in catalogo 4.1. accodare le novità: CATALOGAZIONE CATALOGO SCORRI LISTA: ISBN leggere con il lettore ottico il codice ISBN riportato sulla copertina del documento, se l ISBN è presente nella lista INVIO O VEDI EasyMARC Facendo scorrere le pagine della scheda selezionata (frecciona in basso a sinistra) verificare la corrispondenza dei seguenti elementi: titolo, autore, formato, pagine, illustrazioni, collana Trascrivere sul frontespizio del documento la CDD attribuita dal Centro di catalogazione provinciale Cliccare su COPIE Si apre una maschera con l elenco delle Biblioteche che possiedono il libro con alcuni elementi identificativi. SELEZIONARE UNA COPIA: Attenzione alla collocazione della copia che si seleziona: alcune biblioteche adottano collocazioni che non corrispondono alla CDD attribuita dal Centro di catalogazione provinciale e che rispondono esclusivamente a esigenze locali SELEZIONA 7

8 nella prima pagina: NON SOVRASCRIVERE LA COPIA SELEZIONATA PER L ACCODAMENTO CLICCARE SEMPRE SU AGGIUNGI si apre una scheda in cui il campo barcode è vuoto: aggiungiamo la nostra copia inserendo: Barcode Collocazione Biblioteca proprietaria Status: nell apposito menù a tendina selezionare lo status appropriato Sistema bibliotecario Tipo di supporto: nell apposito menù a tendina selezionare il supporto appropriato Tipo di collezione: nel menù a tendina verificare che la collezione sia corretta: narrativa adulti; narrativa ragazzi; saggistica adulti; ecc.: è importante per l estrapolazione dei dati per le statistiche. Se il campo è vuoto provvedere all inserimento. e nella seconda pagina numero di inventario e modalità di accessione: segnalare se per dono o dono del Sistema: è importante per le statistiche regionali per i documenti esclusi dal prestito: togliere il check da prestabile per le novità editoriali il barcode coincide con l inventario il barcode è costituito da una stringa alfanumerica di 11 caratteri formata dalla sigla della biblioteca proprietaria in maiuscolo seguita da un numero progressivo con un numero appropriato di zeri di riempimento (es. SAR , SAR ) per indicazioni sulla stampa dei barcode fare riferimento al coordinatore del proprio Sistema bibliotecario il barcode viene utilizzato per tutte le procedure di circolazione del documento: leggerlo sempre con il lettore ottico inserire sempre la biblioteca proprietaria nell apposito campo per evitare errori nel registro cronologico d entrata Se è tutto a posto, per confermare Torna alla 1 pagina della scheda, di nuovo Se il documento non è presente in banca dati dovrà essere inviato al Centro di catalogazione con le modalità stabilite dal Servizio biblioteche della Provincia di Varese 8

9 4.2. accodare riedizioni, ristampe, classici (nuovi acquisti) non è sempre efficace la ricerca per ISBN, è opportuno verificare l accodabilità cercando anche nella lista tutti i titoli (riporta anche le collane) e/o tutti gli autori (riporta anche traduttori, curatori, ecc.). Se nel catalogo ci sono più edizioni del documento da accodare è necessario prestare particolare attenzione alla scelta della scheda: è corretto accodare se autore, editore, collezione (collana), formato sono identici, altrimenti il documento dovrà essere inviato al Centro di catalogazione in caso di schede uguali si accoda alla scheda con più copie aggregate Se il documento non è presente in banca dati dovrà essere inviato al Centro di catalogazione con le modalità stabilite dal Servizio biblioteche della Provincia di Varese 9

10 4.3. accodare il pregresso Si intende con Pregresso il materiale acquistato dalle biblioteche prima dell avvio del servizio di catalogazione centralizzata provinciale: questi documenti non sono presenti nel catalogo provinciale. E però possibile che copie possedute da altre biblioteche siano state catalogate: in questo caso è necessario accodare la propria copia tenendo presente che la procedura di accodamento del materiale pregresso presenta alcune specificità. In fase di attivazione del progetto Nuova rete bibliotecaria della provincia di Varese si è deciso di snellire per quanto possibile le operazioni di recupero del pregresso. Il numero di barcode attribuito a questi documenti pertanto non corrisponde necessariamente al loro inventario: i barcode per l accodamento del pregresso hanno il seguente formato SARP1, CISP567, ORGP12430 senza zeri di riempimento. Indicazioni per la stampa possono essere richieste al coordinatore del proprio Sistema bibliotecario. Per questo tipo di materiale è necessario verificare l accodabilità cercando nelle liste tutti i titoli che comprende anche le collane e/o tutti gli autori, che comprende anche traduttori, curatori, ecc.: la ricerca per ISBN non è efficace. Se nel catalogo ci sono più edizioni del documento da accodare è necessario prestare particolare attenzione alla scelta della scheda: è corretto accodare se autore, editore, collezione (collana), formato sono identici, se tutti questi elementi coincidono, ma l anno e/o il numero di edizione sono diversi è possibile accodare, segnalando nel campo nota pubblica il numero e/o l anno di edizione della nostra copia in caso di schede uguali si accoda alla scheda con più copie aggregate APPLICARE IL BARCODE AL DOCUMENTO SOLO DOPO AVER VERIFICATO LA SUA ACCODABILITA e ACCODARE CON LA STESSA PROCEDURA UTILIZZATA PER L ACCODAMENTO DELLE NOVITA Se il documento non è presente in banca dati dovrà essere accantonato come pregresso non accodabile. 10

11 5. ISCRIZIONE UTENTI Per iscriversi alla Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese l utente dovrà compilare l apposito modulo cartaceo e prendere visione dell informativa D. Lgs.196/2003. Non è previsto il rilascio di tessere di iscrizione: l utente verrà identificato mediante lettura ottica del Codice fiscale riportato sulla Carta regionale dei servizi iscrivere un utente PRESTITO GESTIONE UTENTI NUOVO RECORD È necessario compilare accuratamente due maschere, che seguono lo schema del modulo cartaceo compilato dall utente. scrivere tutto in maiuscolo Prima maschera UTENTE: inserire i dati anagrafici nel campo barcode inserire il codice fiscale leggendo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi. se compare il messaggio barcode già esistente significa che l utente è già inserito in banca dati: verificare la lista e non inserire C.F. di fantasia! Selezionare la biblioteca presso cui si effettua l iscrizione Seconda maschera INDIRIZZO: scrivere l indirizzo correttamente e in modo accurato (inserire anche via, piazza, ecc), compilare tutti i campi: è possibile inserire più numeri telefonici: scrivere un solo numero telefonico su ogni riga inserire con attenzione l indirizzo e mail: è possibile inserire un solo indirizzo e mail se l utente ha un domicilio diverso dalla residenza è necessario inserire in banca dati entrambi gli indirizzi Per salvare SALVA o per gli utenti con domicilio diverso dalla residenza è necessario selezionare la destinazione più opportuna per l invio di comunicazioni (es. solleciti): di solito è più opportuno inviare al domicilio. la residenza deve essere comunque inserita non inserire professione e titolo di studio per esteso, ma utilizzare i codici ISTAT riportati sul modulo di iscrizione cartaceo 11

12 5.2. iscrivere rappresentanti di enti Non è possibile iscrivere ai servizi della Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese persone giuridiche: è possibile iscrivere solo persone fisiche in rappresentanza di enti (es. insegnanti, bibliotecari ): la responsabilità dei documenti presi in prestito è sempre della persona fisica. L utente che si iscrive in qualità di rappresentante di una scuola, associazione, biblioteca compilerà l apposito modulo che dovrà essere sottoscritto dal responsabile dell Ente; oltre alle maschere UTENTE (inserendo nel riquadro tra nome e cognome la parola ENTE) e INDIRIZZO sarà in questo caso necessario compilare anche la maschera ENTE selezionando il tipo di Ente (associazione, scuola, biblioteca) e inserendone l indirizzo iscrivendo un utente come rappresentante di Ente è necessario compilare sempre la schermata con l indirizzo privato dell utente: a questo indirizzo verranno infatti inviate eventuali comunicazioni (es. solleciti: le scuole chiudono 3 mesi in estate, gli insegnanti cambiano sede ma sono comunque responsabili dei documenti che hanno preso in prestito). L utente iscritto come rappresentante di Ente accederà al prestito utilizzando l apposita tessera fornita dal coordinatore di ciascun Sistema bibliotecario: non utilizzare codici di fantasia La tessera per gli utenti rappresentanti di Enti è in cartoncino arancione e riporta su un lato il logo della Provincia di Varese e sull altro un barcode composto dalla sigla VA seguita dal numero attribuito al Sistema bibliotecario e da un numero progressivo: es. VA ) 1 Sistema bibliotecario dei Laghi 2 Sistema bibliotecario Valli dei Mulini 3 Sistema bibliotecario urbano di Varese 4 Consorzio bibliotecario Panizzi di Gallarate 5 Sistema bibliotecario di Busto Arsizio - Valle Olona 6 Sistema bibliotecario di Saronno L utente iscritto in quanto rappresentante di Ente potrà prendere in prestito fino a un massimo di 40 libri: per altre tipologie di documenti e per tutti gli altri aspetti del servizio valgono le modalità previste per le altre categorie di utenti 5.3. cancellare una scheda utente errata o di prova Prestito Gestione utenti Aprire la scheda utente da cancellare File Cancella record sì non è possibile cancellare schede di utenti che hanno documenti in prestito o prenotazioni 12

13 5.4. aggiornamento indirizzo Se un utente già iscritto alla Rete Bibliotecaria cambia indirizzo deve compilare un nuovo modulo d iscrizione con i propri dati aggiornati. Il modulo cartaceo aggiornato sarà conservato a norma di legge, il precedente modulo d iscrizione con i dati obsoleti dovrà essere distrutto. Se il nuovo modulo di iscrizione viene compilato in una biblioteca diversa da quella della prima iscrizione, il bibliotecario dovrà conservare il modulo di iscrizione aggiornato e segnalare al bibliotecario della prima biblioteca la necessità di distruggere il vecchio modulo. 13

14 6. CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI Prestito Banco del prestito PRESTO UN DOCUMENTO DELLA MIA BIBLIOTECA Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi Se l utente ha dimenticato la Carta regionale dei servizi: scorri lista digito cognome, nome dell utente Se l utente è rappresentante di un ente utilizzerò l apposita tessera arancione fornita dal coordinatore del Sistema bibliotecario Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento/i caricati tutti i documenti all utente corrente cliccare su CAMBIA UTENTE o CHIUDI per evitare di attribuire per errore altri documenti a questo utente. UN UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO DELLA MIA BIBLIOTECA Restituzione o F4 Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento/i Il documento può essere riposto a scaffale scaricati tutti i documenti all utente corrente cliccare su CHIUDI per ritornare alla maschera Banco del prestito RINNOVO IL PRESTITO DI UN LIBRO Rinnovi o F7 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi Seleziono il libro da rinnovare rinnova dopo aver rinnovato i prestiti cliccare su CHIUDI per ritornare alla maschera Banco del prestito; i libri sono rinnovabili una sola volta per 30 giorni solo se non sono stati prenotati da altri utenti. Il prestito del materiale multimediale non è rinnovabile. Prestito interbibliotecario RICHIEDO UN DOCUMENTO A UN ALTRA BIBLIOTECA Prenotazione o F6 Scorri lista: seleziono il documento desiderato utilizzando la lista titoli principali o barcode documento oppure, dopo aver individuato nel modulo Ricerca il documento desiderato dall utente, ne seleziono il barcode, premo contemporaneamente i tasti Ctrl e C, apro il modulo prestito-prenotazione, seleziono la lista barcode e, premendo contemporaneamente i tasti Ctrl e V, copio il barcode del documento scelto nell apposito campo alla base della schermata 14

15 seleziono la copia più vantaggiosa (con meno prenotazioni e/o posseduta da una biblioteca con passaggio del servizio di prestito interbibliotecario più funzionale) prenota: viene visualizzata la lista delle prenotazioni Aggiungi Scorri lista Seleziono l utente inserendo il cognome nome o leggendo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi Indico sempre la destinazione del documento prenota oppure salva modifiche SI selezionare sempre una copia, anche se in catalogo c è solo una copia del documento desiderato indicare sempre la biblioteca di destinazione del documento prenotato, anche se è la mia Biblioteca ATTENZIONE ALLE PRENOTAZIONI AL TITOLO: verificare la presenza dell asterisco davanti al nome dell utente nella lista delle prenotazioni: se l asterisco manca, la prenotazione è al titolo e deve essere cancellata e rifatta correttamente come prenotazione alla copia. Controllare periodicamente il report Prenotazioni al titolo : se nella lista compare la mia biblioteca è necessario rettificare la prenotazione. Le prenotazioni al titolo non compaiono nel report Documenti restituiti prenotati, quindi non possono essere soddisfatte e creano fastidiose ridondanze nella gestione delle transazioni. Ricordarsi infine di selezionare sempre la biblioteca di destinazione come cancellare una prenotazione al titolo Prenotazioni o F6 Scorri lista Selezionare il titolo prenotato Selezionare una copia prenota Viene visualizzata la lista delle prenotazioni Selezionare la prenotazione da cancellare Cancella oppure: Gestione utenti Seleziono l utente per cui ho prenotato il documento dalla lista utenti o barcode Visualizza Sommario prenotazioni Seleziono la prenotazione da cancellare Cancella prenotazione 15

16 PRESTO UN DOCUMENTO A UN ALTRA BIBLIOTECA Ho stampato il report Documenti disponibili richiesti (selezionando la mia biblioteca) e cercato il libro a scaffale Inserisco il talloncino nel libro Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino di richiesta Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione In questo modo cancello la prenotazione e metto il libro in transito Metto il documento nella cassa per l incaricato del prestito interbibliotecario se non metto il documento in transito viene impropriamente caricato all utente che ne è responsabile senza averlo ricevuto e vede ridotti i giorni di prestito Se mi sono dimenticato di mettere in transito un documento destinato a un altra biblioteca posso correggere così Prestito Banco del prestito Consultazione Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento consulta Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione se non trovo il libro richiesto a scaffale correggo la situazione in banca dati modificando lo status del documento: catalogazione catalogo seleziono il documento seleziono la mia copia seleziono nel menù a tendina introvabile. Giro la prenotazione a un altra Biblioteca inserendo nell apposito campo del modulo di prenotazione la seguente nota: prenotazione girata, se la prenotazione era stata fatta da un utente on line inserirò la nota girata. Se la prenotazione sulla copia introvabile era stata fatta da un utente on line inserisco inoltre un messaggio nello spazio personale dell utente come segue: prestito gestione utenti selezionare l utente leggendo il codice fiscale riportato sul modulo di richiesta/prenotazione con il lettore ottico opzioni messaggio utente messaggio inviato via OPAC scrivere un messaggio che contenga almeno questi elementi fondamentali: Luogo e data. La copia del documento titolo e barcode di proprietà della Biblioteca di xxxx è introvabile: abbiamo girato la Sua prenotazione alla copia di proprietà della Biblioteca di xxx, riceverà il documento presso la Biblioteca di xxx da Lei indicata. Cordiali saluti. Si ricordi di cancellare questo messaggio 16

17 All arrivo del documento il bibliotecario della biblioteca destinataria inserirà come di consueto l avviso di disponibilità nello spazio personale dell utente Se non esiste un altra copia in banca dati telefono all utente per avvertirlo. RICEVO UN DOCUMENTO DA UN ALTRA BIBLIOTECA all interno del documento c è il talloncino con tutte le informazioni sulla transazione Ripongo il libro sull apposito palchetto: se sul talloncino c è l immagine del telefono, telefono all utente per avvertirlo della disponibilità del documento richiesto Quando l utente viene a ritirarlo Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Così ho cancellato il transito: il documento è in carico all utente, da questo momento si conteggiano i giorni di prestito se il libro non fosse stato messo in transito, risulterebbe già in carico all utente che ne sarebbe responsabile senza averlo ricevuto e vedrebbe ridotti i giorni di prestito Correggere la situazione: Se il bibliotecario della Biblioteca proprietaria del documento si è dimenticato di mettere in transito un documento destinato alla mia biblioteca posso correggere così Consultazione in sede Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento consulta Opzioni: in transito sulla mia Biblioteca in questo modo garantisco certezza del servizio e non penalizzo l utente per un errore commesso da un collega L UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO RICEVUTO IN PIB DA UN ALTRA BIBLIOTECA: IL DOCUMENTO NON E DELLA MIA BIBLIOTECA Restituzione o F4 Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Opzioni: In transito sulla mia Biblioteca In questo modo segnalo al sistema informatico che il documento al momento si trova presso la mia biblioteca. Metto il documento nella cassa per l incaricato del prestito interbibliotecario senza talloncini non è necessario che il documento ritorni alla biblioteca cui appartiene per poter essere di nuovo prestato. Si evitano così giri a vuoto e tempi morti aumentando la potenzialità di circolazione dei documenti. L INCARICATO DEL PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO MI RESTITUISCE UN MIO DOCUMENTO CHE HO PRESTATO AD UN ALTRA BIBLIOTECA IN PIB Il documento non ha il talloncino Restituzione o F4 Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Così ho cancellato il transito. Il documento può essere riposto a scaffale 17

18 L UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO PRENOTATO E DESTINATO A UN ALTRA BIBLIOTECA Nel momento in cui scarico il documento mi compare il messaggio documento prenotato seguito da nome e numero di telefono dell utente: scarico il documento, non lo metto in transito, lo accantono e, nel corso della giornata stampo il report Documenti restituiti e prenotati nel quale troverò il talloncino che riporta i dati del documento, dell utente richiedente e della Biblioteca di destinazione Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione In questo modo cancello la prenotazione e metto il libro in transito Metto il documento nella cassa per l incaricato del prestito interbibliotecario L UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO PRENOTATO DA UN ALTRO UTENTE DELLA MIA BIBLIOTECA Nel momento in cui scarico il prestito mi compare il messaggio documento prenotato seguito da nome e numero di telefono dell utente: scarico il documento, non lo metto in transito, lo accantono e, nel corso della giornata stampo il report Documenti restituiti e prenotati : nel quale troverò il talloncino che riporta i dati del documento, dell utente richiedente e della Biblioteca di destinazione (in questo caso la mia) Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Opzioni: in transito sulla MIA Biblioteca Accantono il libro e telefono all utente (in questo caso è d obbligo), quando viene a ritirarlo Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento/i In questo modo cancello la prenotazione e consegno il documento all utente: da questo momento si conteggiano i giorni di prestito RICHIESTE E PRENOTAZIONI ON LINE Ho stampato i report Documenti richiesti e Documenti restituiti e prenotati selezionando la mia Biblioteca. Alcuni talloncini presentano il si tratta di richieste e prenotazioni effettuate on line dagli utenti della rete provinciale. Una volta trovati a scaffale i documenti richiesti e i restituiti prenotati inserisco il talloncino nel documento Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento 1) Se la destinazione è un altra Biblioteca Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione In questo modo cancello la prenotazione e metto il libro in transito Metto il documento nella cassa per l incaricato del prestito interbibliotecario 18

19 2) Se la destinazione è la mia Biblioteca Opzioni: in transito verso la MIA Biblioteca Inserisco inoltre un avviso di disponibilità nello spazio personale dell utente come segue: Opzioni messaggio temporaneo messaggio utente messaggio inviato via OPAC scrivere un avviso di disponibilità che contenga almeno questi elementi fondamentali: dal giorno data presso la Biblioteca di xxx è disponibile il documento da lei richiesto: titolo e barcode. Rimarrà a sua disposizione per 7 giorni se è un documento multimediale, per 15 giorni se è un libro, poi verrà restituito alla Biblioteca proprietaria. Cordiali saluti. Si ricordi di cancellare questo messaggio è possibile salvare questo testo, con le opportune modifiche, sul desktop Q Series e fare copia incolla nello spazio personale dell utente richiedente inserendo di volta in volta i dati del documento. Il documento dovrà essere accantonato in attesa del ritiro da parte dell utente. E buona prassi telefonare agli utenti che dopo qualche giorno dall arrivo del documento non provvedono al ritiro. E possibile inserire l avviso di disponibilità nello spazio personale dell utente anche in un secondo momento come segue: prestito gestione utenti selezionare l utente leggendo con il lettore ottico il codice fiscale riportato sul modulo di richiesta/prenotazione opzioni messaggio utente messaggio inviato via OPAC inserire l avviso. è il bibliotecario della Biblioteca di destinazione che inserisce l avviso di disponibilità, non quello della Biblioteca che presta. Se l avviso di disponibilità viene inserito dalla biblioteca proprietaria si dà un informazione errata all utente, che non è tenuto a conoscere tempi e itinerari del servizio di prestito interbibliotecario. 19

20 7. BIBLIOTECHE DI GALLARATE, VARESE E ALTRE Le Biblioteche di Gallarate e Varese non utilizzano il software Q Series: entrambe aderiscono alla rete SBN. Il patrimonio della Biblioteca di Gallarate non è inserito nel catalogo collettivo della Provincia di Varese, il patrimonio della Biblioteca di Varese è inserito solo fino a marzo Le transazioni da e per queste Biblioteche andranno gestite in modo particolare Biblioteca di Gallarate Prestare un documento alla Biblioteca di Gallarate La Biblioteca di Gallarate inserisce i propri utenti che vogliono accedere al prestito interbibliotecario provinciale nella banca dati della Provincia di Varese e utilizza il modulo di circolazione di Q Series. Pertanto la procedura per la gestione dei prestiti interbibliotecari con destinazione Gallarate sarà quella consueta: i documenti saranno attribuiti all utente richiedente e messi in transito verso la Biblioteca di destinazione. I documenti verranno consegnati dagli incaricati del servizio di prestito interbibliotecario provinciale. Richiedere e restituire un documento alla Biblioteca di Gallarate Il patrimonio della Biblioteca di Gallarate è visibile nell OPAC SBN regionale all indirizzo selezionando la Biblioteca di Gallarate nel menù a tendina. Per richiedere documenti è necessario inviare un e mail all indirizzo I documenti verranno consegnati gratuitamente dagli incaricati del servizio di prestito interbibliotecario provinciale. Per l inserimento dei documenti appartenenti alla Biblioteca di Gallarate e la registrazione dei relativi transiti si utilizza la procedura descritta in 7.4. Al momento della restituzione apporre il timbro della propria Biblioteca con la data sulla scheda di richiesta che accompagna il documento i documenti della Biblioteca di Gallarate sono rinnovabili solo previa autorizzazione della biblioteca stessa 7.2. Biblioteca civica di Varese Prestare un documento alla Biblioteca civica di Varese Il direttore della Biblioteca civica di Varese, Chiara Violini, è stato inserito nella Banca dati provinciale come ente superutente con particolari diritti. Come registrare un prestito a Varese - Violini Chiara Ente La Biblioteca di Varese non utilizza il software Q Series, pertanto effettuerà le richieste di prestito interbibliotecario utilizzando l apposito modulo cartaceo. Le richieste devono essere evase registrando il prestito a Violini Chiara Ente come utente finale senza mettere i documenti in transito: la Biblioteca di Varese registrerà il prestito utilizzando il proprio software di gestione SBN. I documenti verranno consegnati dagli incaricati del servizio di prestito interbibliotecario provinciale. Richiedere e restituire un documento alla Biblioteca civica di Varese Il patrimonio della Biblioteca civica di Varese è visibile nell OPAC SBN regionale all indirizzo selezionando la Biblioteca di Varese nel menù a tendina. 20

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