PROPOSTA DI DIGITALIZZAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI. Committente: imprese aderenti a cdo Sardegna

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1 PROPOSTA DI DIGITALIZZAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI Committente: imprese aderenti a cdo Sardegna 1

2 Premessa La proposta di digitalizzazione ottica degli archivi cartacei di tutta la documentazione relativa a qualsiasi documento presente in azienda (cedolini, 730, fascicoli dei lavoratori, contratti, fatture ciclo passivo) nasce dall esigenza, espressa dalle Aziende, di migliorare e razionalizzare la gestione dei flussi documentali. La richiesta è quella di riportare in digitale il sistema di ricerca già adottato per il formato cartaceo. A seguito di un sopralluogo da parte di personale esperto nell ambito della digitalizzazione ottica, per valutare e capire quale documentazione si dovrà digitalizzare e quali le linee per preparare la lavorazione per la creazione dell archivio digitale. Dall analisi dello stato dell arte potrebbe risultare che, attualmente, il flusso dei documenti presso l Azienda sia gestito in modo tradizionale col ricorso costante al supporto cartaceo per l archivio storico e, solo parzialmente, al supporto informatico con riferimento all archivio corrente. Tale situazione determina necessariamente: che negli uffici venga gestita principalmente documentazione di tipo cartaceo; che la ricerca dei documenti è fondamentalmente effettuata manualmente nei vari archivi cartacei degli uffici, incidendo negativamente sulla rapidità ed efficienza dell accesso alle informazioni e dell intera organizzazione; che si verifichino maggiori costi, diretti e indiretti, nella gestione degli archivi; che, negli uffici, si determini la necessità di sempre maggiori spazi destinati all archiviazione dei documenti. ASSISTENZA E POST VENDITA Per un servizio completo ed efficiente, è presente l'assistenza post vendita. Tale assistenza prevede, oltre all'installazione del sistema di consultazione presso Vostro PC e la breve formazione su come utilizzarlo e sfruttarlo al meglio: la totale disponibilità alla richiesta di ulteriori informazioni e indicazioni sull'utilizzo e l'ottimizzazione dello stesso; l'invio di personale specializzato in caso di mal funzionamento del prodotto finale; duplicazione dell'archivio in caso di danneggiamento o smarrimento o per qualsiasi Vostra necessità. 2

3 RISPARMI La presente proposta di gestione informatizzata dei flussi documentali consentirà un notevole risparmio in termini di tempi di accesso alla documentazione e di costi da sostenere (abbattimento di alcuni costi diretti e indiretti legati al flusso documentale). In particolare, la gestione elettronica dei documenti potrà consentire: una migliore rintracciabilità delle informazioni; la riduzione dei tempi di ricerca dei documenti; la riduzione dei rischi di perdite accidentali di pratiche e documenti allegati; La digitalizzazione ottica dei documenti consentirà alla Vostra azienda: - l ottimizzazione dei processi di ricerca e consultazione documentali; - la riduzione dei costi e il miglioramento dell efficienza aziendale; - la sicurezza e protezione del patrimonio informativo; 3

4 FASI PIANO OPERATIVO - DIGITALIZZAZIONE ARCHIVIO ESISTENTE. L attività di digitalizzazione sarà suddivisa nelle seguenti fasi: a. attività di preparazione sui faldoni cartacei esistenti (eventuale spinzatura, inserimento separatori di fascicoli con barcode per fascicolazione e indicizzazione automatica); b. acquisizione con scanner di produzione dei documenti (acquisizione massiva dei documenti); c. riordino dei fascicoli e riposizionamento degli stessi nell'archivio cartaceo; - ELABORAZIONE DELLE IMMAGINI. Questa attività sarà volta principalmente a: a. miglioramento digitale dell immagine acquisita; b. individuazione automatica delle pagine bianche; c. scarto delle pagine bianche presenti nei documenti acquisiti. - DATA-ENTRY E INDICIZZAZIONE. a. Verrà effettuata un attività di data-entry sui documenti digitalizzati al fine di ricollegare le informazioni che dovranno essere reperite dalla fase di ricerca e consultazione. Verranno quindi indicizzate le immagini con i dati caricati. - POPOLAMENTO DATABASE DI PRODUZIONE. a. L attività consiste nel popolamento del database di produzione dei dati caricati in modalità data-entry e modalità automatica. Questa fase è puramente tecnica e sarà svolta dal personale informatico. 4

5 - RIORGANIZZAZIONE ED ESTRAPOLAZIONE DEI DATI. a) Questa fase è volta alla normalizzazione dei dati e alla successiva elaborazione per l esportazione nel database di consultazione. E una fase puramente tecnica e sarà svolta dal personale informatico. - POPOLAMENTO DEL DATABASE DI CONSULTAZIONE. a) questa fase è volta al caricamento dei dati e delle immagini nel database di consultazione che consentirà la ricerca parametrica delle informazioni e la visualizzazione dei documenti e dei dati indicizzati. E una fase puramente tecnica e sarà svolta dal personale informatico. IL SISTEMA DI CONSULTAZIONE Il sistema di consultazione sarà consegnato su supporto ottico o altro supporto di memoria massa e prevede l installazione su PC di un software per la consultazione che consentirà la ricerca parametrica delle informazioni e la visualizzazione dei documenti e dei dati indicizzati. La ricerca potrò essere effettuata tramite tutti i parametri di indicizzazione scelti. All interno del supporto consegnato sarà pertanto presente l insieme delle immagine scansionate, e il database popolato in fase di data entry. 5

6 Attraverso la seguente convenzione sarà possibile offrire ad un costo forfettario unico e con un prezzo di assoluto vantaggio per n. 5 aziende selezionate in convenzione cdo Sardegna per un importo forfettario di euro 6.000,00 + iva da pagarsi in due rate in cui si offre: a) la consulenza informatica b) il noleggio e la messa a disposizione delle attrezzature c) il personale per la digitalizzazione ottica dei documenti per un anno a prescindere dal numero e dalla tipologia di documenti. Oristano, li luglio 2013 Il Presidente Giorgio Oggianu 6

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