Allegato n. 19 Linee guida per la gestione degli archivi analogici

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1 Allegato n. 19 Linee guida per la gestione degli archivi analogici Edizione 01/ Rev.

2 1. Introduzione L archivio è l insieme della documentazione prodotta, ricevuta o comunque acquisita dall Ateneo, sia su supporto analogico che digitale, nell espletamento delle proprie funzioni. L'archivio è unico e funzionalmente suddiviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico. Per Archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale e contingente. L archivio corrente è organizzato presso ciascuna struttura, a cura e sotto la responsabilità del Responsabile ad essa preposto, il quale provvede ad assicurarne l ordinata conservazione e la corretta gestione secondo quanto stabilito nel presente manuale. Per Archivio di deposito si intende il complesso dei fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. L archivio di deposito è funzionalmente sottoposto al Servizio per il protocollo informatico, che ne cura l incremento, l ordinamento e la consultazione, secondo le modalità procedurali descritte di seguito. Per Archivio Storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari esauriti da oltre quaranta anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di selezione e scarto, alla conservazione permanente. 2. Conservazione I documenti dell Università degli Studi di Milano-Bicocca sono conservati secondo le indicazioni impartite dal Settore gestione documentale e secondo quanto previsto dal Manuale di Gestione. La documentazione analogica corrente prodotta dalle diverse UOR, dovrà essere conservata a cura dei responsabili delle stesse fino al trasferimento in archivio di deposito, secondo le procedure previste dagli articoli del presente documento. 3. Luogo di conservazione I documenti analogici dell Ateneo sono conservati nell archivio di deposito dell Amministrazione Centrale, sito presso l edificio U6, e nei diversi locali adibiti ad archivio siti nelle diverse strutture decentrate. Pagina 1 di 13

3 UOR Area della Formazione ARCHIVI DI DEPOSITO - Amministrazione Centrale Settore/Ufficio Settore Orientamento ARCHIVIO DI DEPOSITO Area della Ricerca Sì U9 Area Risorse Immobiliari e Strumentali Area Segreterie Studenti Area Sistemi Informativi Area del Personale Direzione Generale Area Affari Legali ed Istituzionali EDIFICIO PIANO NUM. LOCALE Sì U6 IV 4215 Sì U6-1 1i81 Corridoio scala per sottotetto Non numerato Sì U9-1 2S28; 1i129 Sì U9 Sì U12 III 3024 Sì U5 III 3085; 3106; 3110 Settore Personale Si U6 IV 4215 Docente e 4015; 4225; 4227; No* U6 IV Ricercatore 4224 Settore PTA Sì U6 IV 4220 e 4221 Ufficio Stampa No* U6 IV Ufficio Si U6 IV 4012 Innovazione, Trasparenza e No* U6 IV 4013 Anticorruzione Servizio Prevenzione e Sicurezza (cartelle Si U9-1 i82 cliniche) Settore Programmazione e No* U6 IV Controllo Settore Affari Si U6-1 1i06, 1i07 Istituzionali No* U6 IV 4030, 4031, 4032 Settore Affari Legali No* U6 IV 4033 *documentazione inerente sia fascicoli chiusi, sia aperti. (Tabella in fase di aggiornamento) Pagina 2 di 13

4 ARCHIVI DI DEPOSITO - Dipartimenti Nome Dipartimento Edificio Piano Num. Locale 1) Sociologia e Ricerca Sociale U ) Scienze della Salute U8 3, 4 Sala Riunioni 3) Scienze Giuridiche Nazionali e Internazionali U A; 2109; ) Sistemi Giuridici U ; 2134; ) DIPARTIMENTO DI SCIENZE DELL AMBIENTE E DEL TERRITORIO E DI SCIENZE DELLA TERRA (DISAT) U i e ) Fisica G. Occhialini U ) Economia, Metodi U6 3 Quantitativi e Strategie di U7 2 Impresa 8) Scienza dei Materiali U ; ) Informatica, Sistemistica e -1 I014 U14 Comunicazione ) Biotecnologie e Bioscienze U4 U3 U3 U3 U ) Scienze Umane per la Formazione Riccardo Massa 12) Statistica e Metodi Quantitativi U U7 U7 U ; 3217 (denom. anche 3074bis) , 4028, , 2074 Segret. Centro di studi e ricerche sulla sanità pubblica 3041A; ) Scienze Economico-Aziendali 3 U7 e Diritto per l Economia ) Psicologia U U ) Matematica U , 2108, ) Chirurgia e Medicina Traslazionale U L Ateneo sta procedendo alle operazioni di censimento della documentazione presente presso i diversi locali al fine di individuare le tipologie documentali conservate, gli spazi occupati dalle medesime, nonché per progettare interventi di selezione e scarto e di inventariazione della documentazione da conservare. 4. Trasferimento in archivio di deposito delle unità archivistiche analogiche Pagina 3 di 13

5 Periodicamente si trasferiscono in archivio di deposito tutti i fascicoli cartacei che corrispondono ad affari o procedimenti conclusi da almeno un anno, nonché i fascicoli annuali costituenti serie particolari e i fascicoli del personale cessato. I fascicoli relativi ad oggetti in corso di trattazione, i fascicoli conclusi nell anno corrente e nell anno precedente devono essere conservati negli uffici. I responsabili delle UOR comunicano al Responsabile della gestione documentale l elenco delle unità archivistiche da trasferire nell archivio di deposito centrale, in modo da consentire l organizzazione del trasferimento dei documenti stessi. Le UOR delle strutture decentrate, una volta effettuato il versamento della documentazione nei locali di deposito, dovranno comunicare al responsabile della gestione documentale l elenco di versamento della documentazione depositata presso i locali loro afferenti. 5. Procedure di trasferimento della documentazione nell archivio di deposito 1) le operazioni di individuazione del materiale da trasferire nei locali di deposito devono essere svolte dalle UOR responsabili della documentazione. Tale individuazione avverrà sulla base delle esigenze di servizio; 2) le UOR, individuati faldoni o altre unità di conservazione provvedono a compilare il modulo di versamento. Nella compilazione del modulo si raccomanda di utilizzare il più possibile definizioni chiare ed esaustive; 3) il modulo di versamento, una volta compilato, dovrà essere inoltrato al Settore gestione documentale all indirizzo mail protocollo@unimib.it; 4) Il Settore gestione documentale può richiedere integrazioni, modifiche o delucidazioni alle UOR al fine di garantire il buon funzionamento degli strumenti per la gestione dei documenti e delle attività di gestione degli archivi; 5) Il Settore gestione documentale in collaborazione con le UOR organizza modalità, tempi per il prelievo e lo spostamento della documentazione; Tutti i documenti devono essere sempre raccolti in faldoni o adeguati contenitori, su cui siano riportati almeno i seguenti dati: - Logo dell Ateneo - UOR di riferimento - Ufficio produttore - Classificazione - Oggetto/descrizione - Anno/i di riferimento Qualora i faldoni, per comodità di trasporto, vengano raccolti in scatole, queste devono riportare all esterno le medesime indicazioni sopra specificate. Non sarà accettata documentazione sciolta. Non sarà accettato materiale diverso dalla documentazione amministrativa in senso stretto (es. modulistica, materiale di cancelleria, materiale pubblicitario, arredi, oggetti, etc.). Prima del versamento in archivio devono essere eliminati dai fascicoli cartacei appunti, fotocopie in eccesso, documentazione inutile, nonché graffette, elastici e buste di plastica. Pagina 4 di 13

6 Infine, i faldoni devono essere per quanto possibile compattati, evitando cioè di archiviare in faldoni di grandi dimensioni un numero esiguo di documenti e procedendo eventualmente all accorpamento di questi ultimi in un unico faldone. 6. Scarto La procedura di scarto consente di selezionare ed eliminare la documentazione per la quale il tempo di conservazione è ormai concluso in quanto non reca più alcuna utilità giuridico-ammnistrativa e nessun valore storico. I termini di conservazione di calcolano dalla data di chiusura della trattazione pratica. L operazione è subordinata al nulla osta da parte della Soprintendenza Archivistica per la Lombardia. L autorizzazione del competente Soprintendenza non andrà a sanare o legittimare la responsabilità amministrativa in merito a scarti prematuri di atti. Si considera materiale eliminabile la documentazione considerata superflua ai bisogni ordinari dell Ateneo e non necessaria ai fini della ricerca storica. Pertanto, può essere eliminato senza alcuna autorizzazione il seguente materiale: stampati e modulistica non compilata o non più in uso, Gazzette Ufficiali, Bollettini della Regione Lombardia, periodici, riviste, etc. Ovviamente anche le molteplici fotocopie di uno stesso documento contenute in un fascicolo vanno eliminate senza chiedere l autorizzazione. Lo strumento per effettuare lo scarto è costituito dal Massimario di scarto delle Università italiane del personale e dello studente nel quale sono riportati i tempi minimi di conservazione delle tipologie documentarie. Per tutti i documenti non previsti nei citati Massimari relativi alla gestione del personale e dello studente, si farà riferimento agli strumenti utilizzati negli altri Enti pubblici e diversamente si terrà conto della consuetudine seguita da altre istituzioni universitarie e scolastiche. Le voci del Massimario che prevedono una conservazione illimitata sono da intendersi tassative. Il Settore Gestione Documentale, di norma, attiva un procedimento di scarto almeno una volta l anno. 7. Procedure di scarto 1) Le operazioni di individuazione del materiale da proporre per lo scarto devono essere effettuate dalle singole UOR, responsabili della documentazione degli atti. Spetta comunque al Responsabile del Settore gestione documentale verificare il tempo di conservazione previsto per ogni tipologia documentale di cui si propone lo scarto. Ogni UOR provvede ad identificare le voci di interesse per la conservazione e lo scarto, utilizzando, ove necessario, anche il criterio dell analogia. 2) Ogni UOR, individuati i documenti da scartare, procederà con la compilazione del modulo per la proposta di scarto in excel. Si raccomanda di utilizzare il più possibile definizioni chiare ed esaustive. Pagina 5 di 13

7 3) Tale modulo, debitamente compilato, dovrà essere inviato dalla mail nominativa del Responsabile della UOR all indirizzo mail del Settore gestione documentale 4) Il Settore gestione documentale può effettuare sopralluoghi a campioni e richiedere integrazioni o modifiche agli uffici proponenti al fine di redigere l elenco ufficiale della documentazione da sottoporre alla Soprintendenza Archivistica per lo scarto. 5) Ricevuto il nulla osta della Soprintendenza Archivistica, il Settore gestione documentale lo comunica alla/e UOR proponente per lo scarto. 6) Il responsabile della gestione documentale, in collaborazione con le UOR, organizza modalità e tempi per il prelievo e lo smaltimento del materiale, predispone la determinazione attestante la decisione di procedere con lo scarto e provvede alle operazioni di distruzioni dei documenti tramite associazioni no-profit o individuando una ditta addetta allo smaltimento. 7) A conclusione delle operazioni di smaltimento, il responsabile della gestione documentale trasmette copia del verbale di avvenuto smaltimento alla Soprintendenza e per conoscenza alle UOR proponenti per lo scarto. Si raccomanda un vaglio critico della documentazione oggetto di scarto, che tenga conto in particolare dei seguenti elementi: - Valutazione circa l utilità pratica della documentazione da trattenere in archivio, ancorché abbia superato il tempo di conservazione; - Conservazione di atti passibili di coinvolgimento in procedure di contenzioso; - Sfoltimento, al momento della conclusione di ciascuna pratica, di tutte le copie che aumentano inutilmente il volume del fascicolo. I documenti da scartare devono essere custoditi ordinatamente con chiara indicazione di: - Tipologia documentale - Estremi cronologici - Dicitura scarto affinché, se ritenuto opportuno, la Soprintendenza possa visionare il materiale proposto. 8. Archivio storico Il Polo di archivio storico (PAST) L Università di Milano-Bicocca, essendo di recente fondazione, non possiede ancora un proprio archivio storico, al contrario della maggior parte delle altre università italiane, fondate in epoche più remote; possiede tuttavia una serie di archivi storici di psicologi e psichiatri attivi tra Otto e Novecento, raccolti negli ultimi anni dal Centro interdipartimentale Aspi - Archivio storico della psicologia italiana. Il Centro ha per anni gestito in autonomia sia l attività di riordino e inventariazione degli archivi, sia l attività di valorizzazione storico-scientifica dei documenti, che vengono studiati, digitalizzati e pubblicati on-line sul portale Negli ultimi anni l attività dell Aspi è notevolmente aumentata e il centro è divenuto un punto di riferimento nazionale per quanto riguarda la storia della psicologia, anche grazie a una serie di convenzioni con la Direzione Generale per gli Archivi finalizzate a un Censimento degli archivi storici degli psicologi italiani su tutto il territorio nazionale. La ricognizione, ancora in corso, è stata allargata agli archivi di tutti gli studiosi delle cosiddette scienze della mente (psichiatri, neurologi, filosofi, pedagogisti) e ha consentito all Aspi di individuare centinaia di archivi finora sconosciuti Pagina 6 di 13

8 (spesso conservati da privati), innescando un circolo virtuoso grazie al quale le famiglie contattate hanno spesso deciso di donare i loro archivi al Centro stesso, ovvero all Università di Milano- Bicocca. Grazie a una collaborazione di lunga data con la Biblioteca di Ateneo, inoltre, i fondi librari aggregati agli archivi sono stati catalogati dalla Biblioteca stessa e sono oggi consultabili all interno dell opac di Ateneo nella sezione fondi speciali. L incremento progressivo dell attività di riordino, inventariazione e digitalizzazione dei documenti ha tuttavia fatto emergere la necessità di istituire una struttura permanente all interno dell Ateneo dedicata alla gestione degli archivi storici, sia per dare la possibilità al Centro Aspi di puntare maggiormente sull attività di ricerca e di valorizzazione degli archivi stessi, sia per assicurare un adeguata collocazione agli archivi che in futuro verranno acquisiti o prodotti dall Ateneo. 8.1 Fondi archivistici Il Polo di Archivio storico (PAST) Nel novembre 2014 è stato istituito presso la Biblioteca di Ateneo (sede centrale, edificio U6) un Polo di Archivio storico (PAST) in cui sono confluiti tutti gli archivi raccolti dall Aspi, che costituiscono attualmente il suo unico patrimonio. La Soprintendenza archivistica per la Lombardia ha già dichiarato la maggior parte di tali archivi di interesse storico particolarmente importante ed è comunque a conoscenza della loro esistenza. Si tratta dei seguenti fondi personali: 1. Artoni Schlesinger Claudia ( ), psicoanalista (da riordinare e inventariare) 2. Aveni Casucci Maria Antonietta ( ), psicologa (riordinato e sommariamente inventariato) 3. Benussi Vittorio ( ), psicologo (riordinato e inventariato, consultabile on-line) 4. Cazzullo Carlo Lorenzo ( ), psichiatra (in corso di riordino e inventariazione) 5. Ferrari Giulio Cesare ( ), psichiatra e psicologo (in corso di riordino e inventariazione) 6. Fondazione Legrenzi-Cazzullo (seconda metà XX secolo) (da riordinare e inventariare) 7. Gastaldi Ermenegildo ( ), neurologo (da riordinare e inventariare) 8. Massarotti Vito ( ), psichiatra e psicologo (riordinato e inventariato, consultabile on-line) 9. Musatti Cesare ( ), psicoanalista (riordinato e inventariato, consultabile on-line) 10. Pieraccini Arnaldo ( ), psichiatra (da riordinare e inventariare) 11. Romano Dario ( ), psicologo (riordinato e inventariato) L Università sta svolgendo inoltre un censimento interno per individuare altri eventuali archivi storici presenti nei vari dipartimenti. 9. Consultazione delle unità archivistiche Pagina 7 di 13

9 Le UOR possono richiedere in ogni momento la consultazione delle unità archivistiche conservate nel deposito centrale al responsabile della gestione documentale. Per le strutture decentrate l accesso alla documentazione sarà garantito da personale appositamente individuato all interno delle singole strutture. Ogni UOR è responsabile della consultazione della documentazione conservata preso i propri locali adibiti ad archivio e la successiva ricollocazione della stessa. Si raccomanda di non lasciare incustoditi i documenti, soprattutto se contenenti dati sensibili. I fondi dell archivio storico conservati presso il PAST sono consultabili su appuntamento dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle e dalle alle Per informazioni contattare l archivista, dott.ssa Paola Zocchi, tel , past@unimib.it Allegati: - Etichetta di condizionamento da applicare sui faldoni - Modulo di versamento - Modulo proposta scarto d archivio - Modulo elenco di consistenza. Pagina 8 di 13

10 MODULISTICA ALLEGATA Pagina 9 di 13

11 ETICHETTA DI CONDIZIONAMENTO DA APPLICARE SUI FALDONI CHE VERRANNO VERSATI DAGLI UFFICI NEI LOCALI DI DEPOSITI LOGO ATENEO CATEGORIA CLASSE ANNO/ANNI DAL... AL... FASCICOLO/ I Pagina 10 di 13

12 Modulo di versamento UOR: UFFICIO: DATA VERSAMENTO: COMPILATORE: N. FALDONE PROVVISORIO CLASS. TITOLO CONTENUTO DATE ESTREME NOTE Pagina 11 di 13

13 Modulo proposta di scarto d archivio CLASS. DESCRIZIONE DEGLI ATTI DATE ESTREME BUSTE/ SCATOLE KG. METRI OSSERVAZIONI Pagina 12 di 13

14 Modulo elenco di consistenza LOCALE SCAFFALE_MODULO.RIPIANO N. Faldone CLASS. TITOLO CONTENUTO DATE ESTREME UFFICIO PRODUTTORE NOTE Pagina 13 di 13