Iniziative e biblioteche digitali del Politecnico : un incontro di lavoro Aula Magna, Politecnico di Milano, 1 ottobre 2004

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1 Iniziative e biblioteche digitali del Politecnico : un incontro di lavoro Aula Magna, Politecnico di Milano, 1 ottobre 2004 Archivio degli indici e degli abstract delle tesi di laurea delle Facoltà di Architettura e del Design consultabile tramite l'opac di Ateneo Archivio digitale delle tesi di laurea delle Facoltà di Architettura e del Design consultabile in rete locale Rossana Zucchinali CEDAT Centro di documentazione dell Architettura e del Territorio <http://www.cedat.polimi.it>

2 L archivio delle tesi di laurea in architettura e design premessa

3 L archivio delle tesi di laurea in architettura e design premessa la tesi di laurea un documento amministrativo obbligatorio per il conseguimento del titolo di studio un tassello del patrimonio di documentazione scientifica prodotto dall università

4 L archivio delle tesi di laurea in architettura e design premessa la tesi di laurea un documento amministrativo obbligatorio per il conseguimento del titolo di studio un tassello del patrimonio di documentazione scientifica prodotto dall università spesso però l aspetto documentale non viene valorizzato mancanza di un quadro legislativo nazionale problemi legati al diritto d autore questioni tecniche di conservazione, catalogazione ecc.

5 L archivio delle tesi di laurea in architettura e design premessa la tesi di laurea un documento amministrativo obbligatorio per il conseguimento del titolo di studio un tassello del patrimonio di documentazione scientifica prodotto dall università spesso però l aspetto documentale non viene valorizzato mancanza di un quadro legislativo nazionale problemi legati al diritto d autore questioni tecniche di conservazione, catalogazione ecc. l atteggiamento di molti atenei disincentivare il più possibile i tentativi di avvicinamento alle tesi creare cataloghi parziali o semplici elenchi di titoli

6 L archivio delle tesi di laurea in architettura e design premessa la tesi di laurea un documento amministrativo obbligatorio per il conseguimento del titolo di studio un tassello del patrimonio di documentazione scientifica prodotto dall università spesso però l aspetto documentale non viene valorizzato mancanza di un quadro legislativo nazionale problemi legati al diritto d autore questioni tecniche di conservazione, catalogazione ecc. l atteggiamento di molti atenei disincentivare il più possibile i tentativi di avvicinamento alle tesi creare cataloghi parziali o semplici elenchi di titoli il Politecnico dedica particolare attenzione alla conservazione e alla divulgazione delle tesi di laurea dal 1978 il CEDAT raccoglie, archivia, cataloga e mette a disposizione del pubblico le tesi di laurea discusse presso le facoltà di Architettura e del Design

7 L archivio delle tesi di laurea in architettura e design premessa

8 L archivio delle tesi di laurea in architettura e design premessa 1998 le procedure di gestione dell archivio cartaceo sono pienamente collaudate e il catalogo delle tesi integrato all OPAC di Ateneo il presidente del CEDAT, prof. Maria Cristina Treu indirizza gli obiettivi di sviluppo dei servizi relativi all archivio delle tesi di laurea sui progetti di digitalizzazione

9 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione

10 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione catalogo delle tesi di laurea integrato al catalogo di Ateneo un valore aggiunto notevole per la pubblicizzazione, la comunicazione e la conservazione della memoria storica dell attività didattica e di ricerca svolte da docenti, ricercatori e laureati del Politecnico

11 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione catalogo delle tesi di laurea integrato al catalogo di Ateneo un valore aggiunto notevole per la pubblicizzazione, la comunicazione e la conservazione della memoria storica dell attività didattica e di ricerca svolte da docenti, ricercatori e laureati del Politecnico sessione di luglio 1998 i laureandi consegnano un file.txt contenente l indice della tesi autorizzandone o meno la pubblicazione in Internet il personale del CEDAT effettua le opportune verifiche e procede all aggiornamento del catalogo e al riversamento su server

12 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione catalogo delle tesi di laurea integrato al catalogo di Ateneo un valore aggiunto notevole per la pubblicizzazione, la comunicazione e la conservazione della memoria storica dell attività didattica e di ricerca svolte da docenti, ricercatori e laureati del Politecnico sessione di luglio 1998 i laureandi consegnano un file.txt contenente l indice della tesi autorizzandone o meno la pubblicazione in Internet il personale del CEDAT effettua le opportune verifiche e procede all aggiornamento del catalogo e al riversamento su server sessione di dicembre 2000 i laureandi inseriscono nel file anche l abstract

13 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione catalogo delle tesi di laurea integrato al catalogo di Ateneo un valore aggiunto notevole per la pubblicizzazione, la comunicazione e la conservazione della memoria storica dell attività didattica e di ricerca svolte da docenti, ricercatori e laureati del Politecnico sessione di luglio 1998 i laureandi consegnano un file.txt contenente l indice della tesi autorizzandone o meno la pubblicazione in Internet il personale del CEDAT effettua le opportune verifiche e procede all aggiornamento del catalogo e al riversamento su server sessione di dicembre 2000 i laureandi inseriscono nel file anche l abstract sessione di ottobre 2004 i laureandi inseriscono nel file anche la bibliografia

14 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione

15 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione l arricchimento informativo è indubbiamente notevole

16 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione l arricchimento informativo è indubbiamente notevole l utente remoto può verificare l effettiva pertinenza alla propria ricerca di una tesi di laurea individuata tramite la ricerca per argomento

17 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione l arricchimento informativo è indubbiamente notevole l utente remoto può verificare l effettiva pertinenza alla propria ricerca di una tesi di laurea individuata tramite la ricerca per argomento l interrogazione nel campo indice-abstract può portare ad allargare il risultato offrendo spunti che altrimenti risulterebbero nascosti all interno dell archivio

18 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract descrizione l arricchimento informativo è indubbiamente notevole l utente remoto può verificare l effettiva pertinenza alla propria ricerca di una tesi di laurea individuata tramite la ricerca per argomento l interrogazione nel campo indice-abstract può portare ad allargare il risultato offrendo spunti che altrimenti risulterebbero nascosti all interno dell archivio con l ulteriore inserimento della bibliografia, l utente remoto semplicemente consultando il catalogo generale di Ateneo avrà accesso diretto ad una notevole fonte di informazioni bibliografiche

19 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract dati tecnici

20 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract dati tecnici i numeri dell archivio file contenenti gli indici, di cui contenenti anche l abstract [su tesi circa consegnate dall avvio del progetto, luglio 1998] la procedura è ormai consolidata: files all anno, a seconda delle disposizioni firmate dai laureandi al momento della consegna della tesi

21 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract dati tecnici i numeri dell archivio file contenenti gli indici, di cui contenenti anche l abstract [su tesi circa consegnate dall avvio del progetto, luglio 1998] la procedura è ormai consolidata: files all anno, a seconda delle disposizioni firmate dai laureandi al momento della consegna della tesi tecnologie e standard software di elaborazione testi software di catalogazione VIM software OPAC Easyweb formato dei files: TXT spazio di memoria attualmente occupato su server: circa 60 Mb

22 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract dati tecnici

23 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract dati tecnici i costi il progetto è stato realizzato da personale interno e esterno i cui compensi sono gravati sui fondi di funzionamento del CEDAT poiché le attrezzature informatiche (hardware e software) del CEDAT vengono rinnovate costantemente anche gli strumenti utili alla realizzazione tecnica del progetto erano e sono normalmente disponibili presso il centro

24 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract dati tecnici i costi il progetto è stato realizzato da personale interno e esterno i cui compensi sono gravati sui fondi di funzionamento del CEDAT poiché le attrezzature informatiche (hardware e software) del CEDAT vengono rinnovate costantemente anche gli strumenti utili alla realizzazione tecnica del progetto erano e sono normalmente disponibili presso il centro che cosa ha funzionato la disponibilità di strumenti già attrezzati per la diffusione di allegati elettronici lo sforzo organizzativo e di sperimentazione la scelta del formato.txt

25 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract dati tecnici i costi il progetto è stato realizzato da personale interno e esterno i cui compensi sono gravati sui fondi di funzionamento del CEDAT poiché le attrezzature informatiche (hardware e software) del CEDAT vengono rinnovate costantemente anche gli strumenti utili alla realizzazione tecnica del progetto erano e sono normalmente disponibili presso il centro che cosa ha funzionato la disponibilità di strumenti già attrezzati per la diffusione di allegati elettronici lo sforzo organizzativo e di sperimentazione la scelta del formato.txt i problemi non si sono evidenziati particolari problemi se non quelli relativi alla quantità delle tesi discusse ogni anno e alla gestione amministrativa delle autorizzazioni

26 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract esempio_1

27 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract esempio_2

28 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract esempio_3

29 Primo progetto: digitalizzazione di indici e abstract esempio_4

30 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione

31 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione obiettivi del progetto di digitalizzazione delle tesi miglioramento del servizio di ricerca e di consultazione progressiva dismissione della consultazione dell'archivio cartaceo conservazione di materiale destinato al sicuro deterioramento

32 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione obiettivi del progetto di digitalizzazione delle tesi miglioramento del servizio di ricerca e di consultazione progressiva dismissione della consultazione dell'archivio cartaceo conservazione di materiale destinato al sicuro deterioramento ipotesi di progetto realizzazione di un archivio di files in formato.pdf conservati su server ricercabili mediante una versione personalizzata dell OPAC esistente con accesso limitato da postazioni dedicate collegate in rete locale

33 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione obiettivi del progetto di digitalizzazione delle tesi miglioramento del servizio di ricerca e di consultazione progressiva dismissione della consultazione dell'archivio cartaceo conservazione di materiale destinato al sicuro deterioramento ipotesi di progetto realizzazione di un archivio di files in formato.pdf conservati su server ricercabili mediante una versione personalizzata dell OPAC esistente con accesso limitato da postazioni dedicate collegate in rete locale valutazione di fattibilità verifica della possibilità di conversione nel formato.pdf verifica circa le possibilità di utilizzo degli elaborati in formato digitale consegnati dai laureandi secondo determinate specifiche

34 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione

35 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione problema: le tesi laurea in architettura e design hanno forma variegata si va dalle tesi un volume di solo testo a quelle la cui relazione è arricchita da apparati iconografici in bianco e nero e a colori, grafici, tabelle, schizzi, per arrivare alle tesi tipicamente di progetto corredate da diapositive ed elaborati grafici anche di grande formato (dall A3 all A0), a quelle multimediali supportate da videocassette, animazioni digitali, ipertesti ecc.

36 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione problema: le tesi laurea in architettura e design hanno forma variegata si va dalle tesi un volume di solo testo a quelle la cui relazione è arricchita da apparati iconografici in bianco e nero e a colori, grafici, tabelle, schizzi, per arrivare alle tesi tipicamente di progetto corredate da diapositive ed elaborati grafici anche di grande formato (dall A3 all A0), a quelle multimediali supportate da videocassette, animazioni digitali, ipertesti ecc. un conto è organizzare un archivio digitale di documenti prevalentemente testuali altro è conseguire il risultato di una visualizzazione di qualità di documenti di progetto che stampati su supporto cartaceo raggiungono le dimensioni dell A0.

37 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione

38 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione soluzione: analisi dei formati, prove di conversione, supporto informativo analisi delle tipologie di file prodotti dai più diffusi programmi di scrittura, impaginazione, creazione di immagini raster e vettoriali prove di conversione in formato.pdf elaborazione delle prime tesi digitali partendo dai files consegnati dai laureandi intensificazione del supporto informativo per aumentare la consegna di materiale idoneo ad essere trattato

39 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea descrizione soluzione: analisi dei formati, prove di conversione, supporto informativo analisi delle tipologie di file prodotti dai più diffusi programmi di scrittura, impaginazione, creazione di immagini raster e vettoriali prove di conversione in formato.pdf elaborazione delle prime tesi digitali partendo dai files consegnati dai laureandi intensificazione del supporto informativo per aumentare la consegna di materiale idoneo ad essere trattato interfaccia di accesso all archivio elenco ipertestuale ordinato per relatore motore di ricerca su pagine html statiche integrazione con il data-base bibliografico in uso per l archivio cartaceo per permettere di accedere direttamente dal catalogo alla visualizzazione dei file [fase non ancora ultimata: problematiche legate alla tutela del diritto d autore invitano alla cautela nelle scelte legate ad una diffusione generalizzata, pur in ambito ristretto, delle tesi in formato digitale]

40 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea dati tecnici

41 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea dati tecnici i numeri dell archivio tesi di laurea in formato digitale a partire dalla sessione di luglio 1998 [quasi certamente il più consistente archivio di tesi digitali esistente in Italia] incremento medio di 500 documenti per anno accademico pari al 35%-45% del totale delle tesi discusse presso le 3 Facoltà

42 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea dati tecnici i numeri dell archivio tesi di laurea in formato digitale a partire dalla sessione di luglio 1998 [quasi certamente il più consistente archivio di tesi digitali esistente in Italia] incremento medio di 500 documenti per anno accademico pari al 35%-45% del totale delle tesi discusse presso le 3 Facoltà tecnologie e standard files.pdf + formati originali quando la conversione in formato PDF provoca eccessiva perdita di informazione o è impossibile (DWG, MOV ecc.) software di elaborazione di testi e immagini software di elaborazione e visualizzazione dei file in formato PDF software di visualizzazione dei formati non inclusi nei file PDF spazio di memoria attualmente occupato su server: 57 GB metadati tecnici creati automaticamente, descrittivi inseriti manualmente il software Adobe Acrobat nelle versioni più recenti permette l inserimento di ulteriori metadati di tipo gestionale e la creazione automatica di campi Dublin Core e XML

43 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea dati tecnici

44 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea dati tecnici i costi il progetto è stato realizzato da personale interno e esterno i cui compensi sono gravati sui fondi di funzionamento del CEDAT poiché le attrezzature informatiche (hardware e software) del CEDAT vengono rinnovate costantemente anche gli strumenti utili alla realizzazione tecnica del progetto erano e sono normalmente disponibili presso il centro

45 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea dati tecnici i costi il progetto è stato realizzato da personale interno e esterno i cui compensi sono gravati sui fondi di funzionamento del CEDAT poiché le attrezzature informatiche (hardware e software) del CEDAT vengono rinnovate costantemente anche gli strumenti utili alla realizzazione tecnica del progetto erano e sono normalmente disponibili presso il centro che cosa ha funzionato il grande sforzo organizzativo e di sperimentazione la scelta del del formato.pdf l impegno del personale del CEDAT nel supporto informativo ai laureandi la collaborazione dei laureandi e la loro senza più approfondita competenza nell utilizzo delle tecnologie informatiche l abbattimento dei costi delle tecnologie stesse

46 Secondo progetto : digitalizzazione delle tesi di laurea dati tecnici i costi il progetto è stato realizzato da personale interno e esterno i cui compensi sono gravati sui fondi di funzionamento del CEDAT poiché le attrezzature informatiche (hardware e software) del CEDAT vengono rinnovate costantemente anche gli strumenti utili alla realizzazione tecnica del progetto erano e sono normalmente disponibili presso il centro che cosa ha funzionato il grande sforzo organizzativo e di sperimentazione la scelta del del formato.pdf l impegno del personale del CEDAT nel supporto informativo ai laureandi la collaborazione dei laureandi e la loro senza più approfondita competenza nell utilizzo delle tecnologie informatiche l abbattimento dei costi delle tecnologie stesse i problemi la quantità di tesi discusse ogni anno (circa 1.400) la tutela del diritto d autore le dimensioni dei files prodotti dai sistemi CAD e GIS

47 Conclusioni

48 Conclusioni i progetti di biblioteca digitale sviluppati dal CEDAT hanno dato risultati molto positivi costituendo un modello sperimentale seguito da altre strutture universitarie

49 Conclusioni i progetti di biblioteca digitale sviluppati dal CEDAT hanno dato risultati molto positivi costituendo un modello sperimentale seguito da altre strutture universitarie la diffusione di software per l auto-archiviazione, completi di sistemi per la gestione dei diritti di deposito e di accesso, ripropone il quesito su una possibile apertura dell archivio delle tesi verso il mondo esterno

50 Conclusioni i progetti di biblioteca digitale sviluppati dal CEDAT hanno dato risultati molto positivi costituendo un modello sperimentale seguito da altre strutture universitarie la diffusione di software per l auto-archiviazione, completi di sistemi per la gestione dei diritti di deposito e di accesso, ripropone il quesito su una possibile apertura dell archivio delle tesi verso il mondo esterno per progettare una diffusione generalizzata sarà necessario verificarne la fattibilità dal punto di vista gestionale, rispondendo alle seguenti domande: user e password e gestione dei privilegi per migliaia di laureandi? verifica dei documenti depositati su un server istituzionale? diritto d autore relativo ai materiali inseriti dai laureandi nelle tesi di laurea? preservazione e mantenimento dell accesso a migliaia di files per centinaia di GB?

51 Conclusioni i progetti di biblioteca digitale sviluppati dal CEDAT hanno dato risultati molto positivi costituendo un modello sperimentale seguito da altre strutture universitarie la diffusione di software per l auto-archiviazione, completi di sistemi per la gestione dei diritti di deposito e di accesso, ripropone il quesito su una possibile apertura dell archivio delle tesi verso il mondo esterno per progettare una diffusione generalizzata sarà necessario verificarne la fattibilità dal punto di vista gestionale, rispondendo alle seguenti domande: user e password e gestione dei privilegi per migliaia di laureandi? verifica dei documenti depositati su un server istituzionale? diritto d autore relativo ai materiali inseriti dai laureandi nelle tesi di laurea? preservazione e mantenimento dell accesso a migliaia di files per centinaia di GB? in ogni caso lo sviluppo delle tecnologie e il prevalere dell approccio Open Access alla diffusione della comunicazione scientifica consentirà di realizzare iniziative per la valorizzazione delle tesi dei laureati eccellenti, tramite la pubblicazione integrale o parziale in un eventuale futuro Open Archive

52 GRAZIE PER L ATTENZIONE!

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