Caratteristiche di una soluzione ECM per la gestione del fascicolo elettronico

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1 e-government, e-democracy Normative, tecnologie, innovazione, organizzazione per l efficienza e trasparenza nella PA Venerdì 8 ottobre 2010 Villa Miani, Roma Andrea Venturato Caratteristiche di una soluzione ECM per la gestione del fascicolo elettronico

2 Archivi Digitali In uno scenario, nel quale i documenti informatici presentano caratteristiche, consistenza e valore giuridico diverso in relazione al modo con cui sono acquisiti o prodotti, le Pubbliche Amministrazioni devono formare un archivio digitale, che sia unico, ben strutturato e ordinato Per soddisfare il requisito dell unitarietà dell archivio digitale, occorre evitare la dispersione dei documenti informatici nei sistemi utilizzati per la loro produzione o acquisizione L attivazione di un sistema di gestione informatica dei documenti, che funga da catalizzatore per l intera produzione documentaria digitale e sia interoperabile con gli altri moduli del sistema informativo, quindi, è una condizione necessaria per la corretta formazione dell archivio digitale Stefano Pigliapoco Evento Accademia del Lincei 09 luglio 2010

3 Fascicolo Elettronico I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un archivio. Mentre un fascicolo cartaceo si forma attraverso la sedimentazione fisica dei documenti che vi afferiscono, un fascicolo elettronico è rappresentato con l ausilio di un software che analizza i metadati a esso associati, individua i documenti che lo compongono e visualizza l insieme risultante in una forma grafica che ricorda i tradizionali carteggi La soluzione più efficace per garantire la valorizzazione del set di metadati associato ai fascicoli elettronici è riprogettare la produzione documentaria, i processi e i procedimenti amministrativi, con l obiettivo di attivare meccanismi che assicurino la registrazione automatica dei dati necessari Stefano Pigliapoco Evento Accademia del Lincei 09 luglio 2010

4 Schema di una soluzione ECM per la gestione del fascicolo elettronico Comunicazione Multicanale Integrazione Documenti Inviati Analisi delle Performance Conservazione Lungo Termine

5 Comunicazione Multicanale Comunicazione Multicanale Allo stato attuale della normativa una Pubblica Amministrazione può ricevere documenti informatici attraverso: l indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) istituzionale altri indirizzi di PEC dichiarati canali web disegnati per l acquisizione di determinate istanze sistemi di gestione dei Fax in formato digitale sistemi di acquisizione automatica di oggetti informativi digitali Sottosistema di Elaborazione Il modulo è assimilabile a un corriere digitale che gestisce in modo automatico il canale di comunicazione preferito dall interlocutore. Il sottosistema di elaborazione consente di pre-lavorare i documenti digitali prima del loro invio all archivio digitale (ingresso) o al destinatario finale (uscita).

6 Archiviazione e Gestione Archiviazione e Gestione Il Archiviazione e Gestione rappresenta la componente in grado di gestire il processo di alimentazione ed organizzazione dell archivio digitale (piano di classificazione, fascicolazione archivistica, repertori,..) Le principali caratteristiche di questo modulo sono: DM Engine BPM Engine scheda di gestione del documento con definizione dei metadati; titolario di classificazione multilivello; struttura parametrizzabile di fascicoli elettronici; processo alimentazione ordinata dei fascicoli elettronici; gestione del repertorio dei fascicoli e dei sottofascicoli; gestione collaborativa dei flussi legati ai fascicoli elettronici; gestione procedurale dei flussi legati ai fascicoli elettronici; alimentazione dell archivio di deposito e gestione dello scarto.

7 Conservazione a Lungo Termine Il Conservazione Sostitutiva a Lungo Termine ha il compito di gestire il processo legato al trasferimento dei fascicoli elettronici dall archivio digitale corrente a quello di deposito e storico riducendo al minimo le operazioni in carico al Responsabile dell Archivio come lo scarto ed il riversamento sostitutivo. Conservazion e Lungo Termine Tale modulo deve integrare una serie di servizi specifici di monitoraggio dello stato fisico e logico dell archivio digitale (LifeCycle) che gestiscono, per ogni fascicolo elettronico o singolo documento conservato, una verifica continua ed automatica di caratteristiche come la leggibilità, l integrità, il valore legale e l obsolescenza del formato limitando al minimo le operazioni manuali in carico al Responsabile della Conservazione

8 Integrazione Il modulo di integrazione nasce con l esigenza di garantire la necessaria cooperazione applicativa con i sistemi informativi presenti all interno dell amministrazione. Integrazione ERP Le integrazioni consentono di norma la gestione in modo automatico dell alimentazione dell archivio digitale con documenti elettronici provenienti da altri sistemi (protocollazione e fascicolazione). Anagrafe Allo stesso modo il modulo gestisce l accesso controllato (riservatezza e diritti) e tracciato (log transazioni) all archivio digitale da parte di sistemi informatici terzi che possono essere sia interni che esterni all amministrazione (cooperazione applicativa).

9 Analisi delle Performance Analisi delle Performance Introdurre nella propria organizzazione modelli di gestione, valutazione e misurazione della performance, mirati alla valorizzazione del merito, all ottimizzazione della produttività, all efficienza e alla trasparenza, è diventato un obiettivo strategico della Pubblica Amministrazione, a seguito delle recenti normative in materia (Dlgs.150/09). Dirigente Il modulo di Analisi delle Performace dei Procedimenti Amministrativi è un vero e proprio sistema di Business Process Intelligence (BPI) applicato all analisi delle performance dei procedimenti amministrativi ed ha il compito di misurare il livello di efficienza e di qualità dei servizi erogati dall amministrazione.

10 Sportello Virtuale Polifunzionale: accesso ai servizi telematici Sportello Virtuale Piattaforma Tecnologica Prestazioni Prestazione 1 /PEC Prestazione 2 INTERNET Prestazione 3 RTG, GSM,GPRS, HSDPA,UMTS Prestazione 4 Prestazione 5

11 e-government, e-democracy Normative, tecnologie, innovazione, organizzazione per l efficienza e trasparenza nella PA Venerdì 8 ottobre 2010 Villa Miani, Roma Grazie per l attenzione andrea.venturato@siav.it

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