MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

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1 C O M U N E D I S A L C I T O P R O V I N C I A D I C A M P O B A S S O Via Umberto I, 4 C.F Tel. 0874/ Fax 0874/ MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Approvato con Delibera di G.C. n 152 dei 04/12/2006

2 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 2 SOMMARIO: INTRODUZIONE Manuale di gestione: definizione e contenuti Individuazione dell Area Organizzativa Omogenea Individuazione del servizio per la Gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali - Unicità del protocollo Il registro di protocollo come atto pubblico L archivio del Comune di Salcito Archivio corrente Archivio di deposito Archivio storico...8 Riproduzione di documenti Regime giuridico Pag. IL DOCUMENTO E LE TIPOLOGIE DOCUMENTALI Documento: definizioni... 9 Il documento informatico....9 Il documento analogico... 9 Registri Firma digitale Firma elettronica...10 Documento: tipologie e modalità operative di inoltro Documenti in arrivo Caratteristiche dei documenti in arrivo Documenti in partenza Documenti interni Caratteristiche dei documenti interni Progetto operativo per l attuazione del progetto integrato del protocollo informatico con la posta elettronica...12 Elementi di garanzia e di informazione dei documenti FLUSSO Dl LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Classificazione dei documenti: il titolario di classificazione Il repertorio dei fascicoli Registrazione

3 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 3 Oggetto riservato Segnatura del protocollo Annullamento di una registrazione o dei dati di una registrazione Documenti che non sono soggetti a protocollazione Documenti soggetti a registrazione interna Documenti in arrivo Ricezione dei documenti dall esterno Rilascio di ricevuta di un documento consegnato a mano Apertura della corrispondenza Protocollazione delle offerte riguardanti le gare d appalto Messaggi telefax Posta elettronica ( ) Documenti con firma digitale Documenti con firma elettronica Visione ed esame della corrispondenza Smistamento e assegnazione Variazioni nell ufficio di carico di un documento Documenti in partenza DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO DEL PROTOCOLLO Descrizione funzionale SICUREZZA Accessi...21 Limitazione accessi Supervisore/operatore del protocollo Visualizzatori del protocollo Responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico Procedure e strumenti per la protezione Trasferimento dei dati Procedure di salvataggio Registro di emergenza Documento programmatico della sicurezza TITOLARIO

4 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio IN T R O D U Z I O N E Manuale di gestione: definizione e contenuti Tale strumento descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. Nel presente manuale di gestione sono riportati, in particolare: a) le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all interno ed all esterno dell area organizzativa omogenea; b) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione; c) l indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti; d) l elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo; e) l elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento; f) il sistema di classificazione; g) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico ed in particolare l indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l operazione di segnatura ai sensi di Legge nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate; h) la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con particolare riferimento alle modalità di utilizzo; i) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; j) le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi di Legge inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente; k) il piano di sicurezza dei documenti informatici. Il presente Manuale, conformemente alle disposizioni normative in materia di trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali viene pubblicato e reso accessibile anche tramite il sito Internet del Comune di Pino Torinese Individuazione dell Area Organizzativa Omogenea Ciascuna pubblica amministrazione deve individuare nell ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e di archiviazione. La struttura comunale è articolata nei seguenti 8 Servizi a loro volta comprendenti gli indicati Uffici:

5 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 5 AMMINISTRATIVO: S E R V I Z I O per l AUTONOMIA DEL CONSIGLIO COMUNALE ATTIVITÀ PRODUTTIVE: Alla COLLETTIVITA : CONTABILE: POLIZIA MUNICIPALE: DEMOGRAFICO: TECNICO: TRIBUTI: U F F I C I O Gabinetto del Sindaco Affari Istituzionali Segreteria ed Atti Amministrativi Gestione Giuridica del Personale Contratti Procedimenti disciplinari Gestione risorse strutturali ed economiche del Consiglio Presidenza del Consiglio e pubbliche relazioni Attività produttive Polizia Amministrativa Istruzione Servizi Socio - Culturali Biblioteca ed Archivio Sanità Bilancio, Programmazione e Contabilità Economato Gestione Economica del Personale Inventano e Patrimonio Centro Elaborazione Dati Controllo di Gestione Polizia Giudiziaria e di Sicurezza Verbali Protezione Civile Notifiche Coordinamento Guardie Ecologiche Volontarie Protocollo Anagrafe Stato Civile Elettorale Leva Statistica Lavori Pubblici Urbanistica Generale Edilizia Privata Manutenzione Nettezza Urbana, Idrico Fognaria e Depurazione Sicurezza sul Lavoro Imposte e Tasse, Assicurazioni L area organizzativa omogenea per la gestione coordinata dei documenti, di seguito indicata A.O.O., coincide con l intera struttura organizzativa dell Ente, secondo quanto sottoindicato.

6 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio Individuazione del servizio per la Gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali Unicità del protocollo Nell A.O.O. Comune di Salcito esiste un unico protocollo informatico e, conseguentemente un unico registro cartaceo ufficiale. Il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali relativi viene svolto dall Ufficio Protocollo presso il Servizio Demografico, che gestisce in modo coordinato la corrispondenza dell Ente in arrivo ed in partenza per tutti i Servizi comunali. L Ufficio svolge i seguenti compiti: garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, in tempo reale, e comunque giornalmente, con estrema limitazione di arretrato. opera con l osservanza delle disposizioni della normativa nelle operazioni di registrazione e di segnatura del protocollo; attribuisce i livelli di autorizzazione di accesso al protocollo informatico individua, cioè, gli utenti del programma informatico e attribuisce loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, secondo i Servizi di appartenenza, distinguendo quelli abilitati all inserimento, modifica e aggiunta di informazioni; garantisce la corretta produzione e conservazione del registro cartaceo giornaliero di protocollo; demanda al Responsabile del Servizio il ripristino della funzionalità del sistema nel più breve tempo possibile in caso di guasti o anomalie; attua le operazioni di annullamento nel rispetto della Legge; provvede ad aggiornare il titolario di classificazione ed il manuale di gestione raccogliendo eventuali istanze di modifica e miglioramento in adeguamento alle consuete ed effettive esigenze di classificazione. Il registro di protocollo è generato automaticamente dal programma informatico che assegna a ciascun documento registrato il numero e la data. Il sistema è utilizzabile, per la sola consultazione, da più postazioni contemporaneamente. Il Servizio Demografico Ufficio Protocollo provvede alla ricezione, protocollazione e classificazione di tutta la corrispondenza in arrivo ed in partenza, salvo i casi di esclusione. All unico sistema di protocollazione corrisponde un unico titolario di classificazione di cui infra Il registro di protocollo come atto pubblico Tutti i documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere protocollati, salvo i casi di esclusione o registrazione particolare. Il registro di protocollo, infatti, da un punto di vista giuridico è un atto pubblico destinato a far fede della data di ricevimento o di spedizione dei documenti trattati dal Comune di Salcito e ivi registrati, indipendentemente dalla loro regolarità, verificata in un secondo tempo dai Responsabili dei relativi procedimenti. L addetto dell Ufficio Protocollo provvede, quotidianamente, alla stampa del registro cartaceo giornaliero di protocollo.

7 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 7 Ad inizio anno l addetto all Ufficio Protocollo provvede, altresì, al controllo della regolarità delle stampe del registro di protocollo dell anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, provvede alla rilegatura del medesimo. Ciascun documento protocollato può essere univocamente identificato attraverso i seguenti quattro elementi essenziali, più uno per i documenti informatici (files): numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e costituito da almeno sei cifre; la data di arrivo o di partenza del documento, assegnata automaticamente dal sistema; il mittente o destinatario; l oggetto; l impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari (O e 1) in grado di identificare univocamente il contenuto del file una volta attuata la normativa circa la firma digitale e la firma elettronica. Affinché possa esistere certezza sulla veridicità delle registrazioni, è necessario garantire che l interrelazione tra questi elementi essenziali sia costante ed immodificabile L archivio del Comune di Salcito L Archivio del Comune di Salcito è costituito dal complesso dei documenti prodotti e acquisiti dall Ente nello svolgimento della propria attività e nell esercizio delle proprie funzioni e si divide in: 1. Archivio corrente; 2. Archivio di deposito; 3. Archivio storico Archivio corrente L archivio corrente è costituito dal complesso dei documenti relativi a procedimenti amministrativi non ancora conclusi. Ciascun Servizio comunale gestisce ed organizza i documenti di propria competenza, mantenendo i rispettivi archivi secondo autonome regole interne autodefinite Archivio di deposito L archivio di deposito è costituito dalla documentazione riferita a procedimenti amministrativi che, sebbene conclusi, possono essere riassunti in esame o per un eventuale ripresa o per un interesse sporadico, legato all analogia o alla connessione con altre pratiche successive. L archivio di deposito raccoglie, ordina, seleziona ai fini della conservazione permanente e rende consultabile, nel rispetto delle leggi vigenti, tutta la documentazione di valore archivistico prodotta dal Comune di Salcito che, non essendo più strettamente necessaria per il disbrigo dei procedimenti correnti non è, tuttavia, ancora nelle condizioni di essere collocata, a norma di Legge (cioè trascorsi quarant anni dalla conclusione della pratica), presso l archivio storico. La documentazione dell archivio di deposito è di norma conservata nei locali dell archivio ad essa destinati dall Ufficio Archivio.

8 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 8 Per ragioni di opportunità, alcuni Servizi conservano presso i loro Uffici documentazione appartenente all archivio di deposito Archivio storico L archivio storico è costituito dai documenti relativi a procedimenti amministrativi esauriti da oltre quarant anni. I documenti dell archivio storico sono destinati alla conservazione permanente per finalità di tipo prevalentemente culturale storico e di ricerca. Essi sono conservati nei locali della sezione d archivio ad essi dedicata. Il Comune ha l obbligo di ordinare e di inventariare il proprio archivio storico, ai sensi di Legge, e di garantirne la consultazione per finalità culturali e storico scientifiche. Le modalità tecniche e operative per la gestione, tenuta, catalogazione, selezione e conservazione dei documenti appartenenti all Archivio del Comune sono dettate dal Responsabile dell Ufficio Archivio nell ambito del Servizio alla Collettività Riproduzione di documenti I documenti appartenenti all archivio di deposito e all archivio storico possono essere fotocopiati solamente se da tale operazione non derivi danno al documento stesso. I documenti che non possono essere fotocopiati per ragioni di conservazione possono sempre essere fotografati. La fotocopiatura o l eventuale fotografia dei documenti devono svolgersi all interno dei locali comunali. Per particolari documentate esigenze, il responsabile del Servizio Archivio può autorizzare lo svolgimento di tali operazioni al di fuori dei locali comunali Regime giuridico A norma Legge tutti i documenti del Comune di Salcito (analogici ed informatici, ricevuti, spediti o interni) dal momento del loro inserimento nell archivio del Comune mediante l attribuzione di un codice di classificazione sono parte del demanio archivistico del Comune e come tali sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico. In quanto beni culturali fin dall origine, i singoli documenti del Comune e l archivio comunale nel suo complesso sono sottoposti a particolari tutele e garanzie: a norma di Legge, è necessario richiedere l autorizzazione della Soprintendenza archivistica per lo spostamento di fondi dell archivio di deposito e dell archivio storico, e per lo scarto di documentazione archivistica; inoltre, qualora abusivamente sottratti al Comune, i documenti del suo archivio sono rivendicabili senza limiti di tempo, purché si disponga di elementi che ne provino l appartenenza (numeri di protocollo, indici di classificazione, descrizioni in inventari ecc.). Per maggiori dettagli si rinvia all autodisciplina da parte del Responsabile dell Ufficio Archivio presso il Servizio alla Collettività.

9 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio IL DOCUMENTO E LE TIPOLOGIE DOCUMENTALI Documento: definizioni Ai fini del presente Manuale, per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzati ai fini dell attività amministrativa. In riferimento al tipo di supporto, i documenti amministrativi possono essere informatici o analogici Il documento informatico Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, denominata file. I files sono prodotti con strumenti informatici e possono essere dotati di firma digitale o elettronica. La produzione, trasmissione, gestione e conservazione di documenti informatici appaiono particolarmente delicati per quanto riguarda gli aspetti relativi all autenticità, affidabilità, stabilità. Considerando l attuale dotazione dell Ente, in termini di procedure ed attrezzature e la perdurante preponderanza dei documenti analogici rispetto a quelli informatici, si ritiene preferibile produrre una versione analogica di ogni documento informatico prodotto o ricevuto dal Comune, in modo da poter gestire più agevolmente fascicoli e procedimenti che risulterebbero altrimenti ibridi, composti da documenti sia cartacei che informatici. L attuale situazione deve comunque essere considerata di transizione verso un uso più diffuso e generalizzato dei documenti informatici e delle versioni informatiche dei documenti analogici. Versione analogica di un documento informatico Per versione analogica di un documento informatico si intende una stampa su carta di un documento prodotto in origine su supporto informatico. 2.3 Il documento analogico Per documento analogico si intende un documento amministrativo prodotto su carta, films poliestere, etc. e comunque su supporto non informatico; tale documento può essere posto in essere sia utilizzando strumenti analogici (a mano, macchina da scrivere, etc.) sia utilizzando strumenti informatici (lettera scritta con MS Word) e poi stampata sui supporti sopra indicati. Di norma, comunque, il documento analogico è un documento cartaceo. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, firma ecc.), comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione di cui si parlerà più avanti. Per minuta si intende la copia del documento conservato agli atti, cioè nel fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo di cui trattasi. L originale deve essere corredato di firma autografa dell organo che lo pone in essere. Versione informatica di un documento analogico.

10 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 10 Per versione informatica di un documento analogico si intende una copia del documento prodotta su supporto informatico Registri Per registro s intende un documento amministrativo costituito dalla registrazione in sequenza, secondo criteri predefiniti (tendenzialmente cronologici), in un unica entità documentaria di una pluralità di atti giuridici. In ambiente digitale i registri possono assumere la forma di database Firma digitale Per firma digitale (cosiddetta firma digitale forte o firma elettronica avanzata ) si intende, ai sensi di Legge, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Le chiavi devono essere certificate con le procedure previste dalla Legge. In particolare, la certificazione di una chiave pubblica da parte di una autorità di certificazione garantisce la corrispondenza della chiave con il soggetto che la espone Firma elettronica Per firma elettronica (cosiddetta firma digitale debole ) si intende, ai sensi di Legge, l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica. Essa assicura solo la provenienza del documento e non l integrità del contenuto Documento: tipologie e modalità operative di inoltro Sulla base delle definizioni di cui sopra, è possibile individuare differenti tipologie di documenti amministrativi. Considerando i documenti in relazione al modo in cui diventano parte integrante del sistema documentario del Comune, si può distinguere tra documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni. 2.8 Documenti in arrivo Per documenti in arrivo si intendono i documenti acquisiti dall estero. Caratteristiche dei documenti in arrivo Per quanto riguarda i documenti in arrivo, essi possono essere o documenti analogici, o files (documenti informatici) pervenuti via posta elettronica.

11 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 11 Il Comune di Salcito si riserva di trattare tutti i files che l attuale dotazione tecnologica ci permette di leggere e decodificare. I documenti informatici in arrivo possono essere dotati di firma digitale, di firma elettronica o non firmati. 1. NeI primo caso, il documento informatico dotato di firma digitale avente un certificato valido si deve ritenere equivalente ad un documento cartaceo dotato di firma autografa, dal momento che fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni di chi lo ha sottoscritto. 2. Il documento dotato di firma elettronica soddisfa il requisito della forma scritta e ad esso non può essere negata rilevanza giuridica né ammissibilità come mezzo di prova per il fatto di essere sottoscritto con firma elettronica; tuttavia tale documento è liberamente valutabile, per cui spetta al responsabile del procedimento amministrativo valutare di volta in volta se accettare il documento con firma elettronica o richiedere altra documentazione. 3. I documenti non firmati, privi di firma digitale o elettronica (o con firma dotata di un certificato scaduto o revocato) sono quelli che possono essere valutati a discrezione del responsabile del procedimento Documenti in partenza Per documenti in partenza si intendono i documenti prodotti dal Comune e destinati verso l esterno. Caratteristiche dei documenti in partenza I documenti in partenza, possono essere analogici o informatici (file) e dotati di firma digitale o elettronica Documenti interni Per documenti interni si intendono i documenti prodotti dagli organi dell Ente e destinati all interno dell Ente stesso. Caratteristiche dei documenti interni I documenti interni al Comune possono essere analogici, files (firmati o non firmati) o sistemi informatici. 1. documenti analogici, prodotti con strumenti analogici (es.: lettera scritta a mano o a macchina) o con strumenti informatici (es.: lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura tipo MS Word ecc. e stampata: come originale si considera quello cartaceo dotato di firma autografa ed eventualmente stampato su carta intestata): l originale è analogico; 2. documenti informatici (files) prodotti con strumenti informatici (ad es. file prodotti con strumenti di produttività come MS Office, Wordpad, Notepad o qualunque altro editor ASCII); l originale è informatico. E possibile distinguere tre casi: 2.1 documento informatico dotato di firma digitale; 2.2 documento informatico dotato di firma elettronica; 2.3 documento informatico non firmato; 3. sistemi informatici: documenti informatici costituiti dall insieme di una procedura informatica e di una base dati gestite tramite dispositivi di elaborazione elettronica digitale (es. il protocollo informatico).

12 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 12 Nella fase attuale all interno del Comune di Salcito vengono trattati quasi esclusivamente documenti cartacei e un ristretto numero di documenti informatici. La scelta di ricorrere a documenti analogici o a file nell ambito di un procedimento amministrativo spetta unicamente al responsabile del procedimento. Va sottolineato però, a questo proposito, che l Ente non possiede ancora una procedura dedicata per la gestione, conservazione e archiviazione sicura dei documenti informatici, per cui al momento è necessario produrre, per ciascuno dei documenti informatici ricevuti o prodotti, una versione cartacea da inserire nel fascicolo del procedimento Progetto operativo per l attuazione del progetto integrato del protocollo informatico con la posta elettronica L adozione del progetto operativo per la progressiva messa in opera dell integrazione del protocollo informatico con la posta elettronica dotata di firma digitale od elettronica consentirà l utilizzo, a regime, del sistema su indicato relativo ai documenti informatici e, in particolare, la protocollazione delle Elementi di garanzia e di in formazione dei documenti I documenti in partenza, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati scritti, devono riportare, nella opportuna forma grafica e se disponibili, le seguenti informazioni: stemma del comune di Salcito con dicitura Comune di Salcito ; Servizio ed eventuale Ufficio; indirizzo del Comune: Via Umberto I n SALCITO; numeri di telefono e fax., utili per il destinatario; indirizzo istituzionale di posta elettronica; luogo e data completa (giorno, mese, anno); numero di protocollo e indice di classificazione composto almeno dal titolo e classe (se previsti ai sensi del presente Manuale e della Legge); numero d ordine dell atto sulla base di relativo registro quando previsto dalla Legge o da disposizioni interne (es. n. di ordinanza, di decreto sindacale etc.); oggetto del documento. 3 - FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Classificazione dei documenti: il titolario di classificazione La classificazione è il mezzo per consentire la corretta organizzazione dei documenti, presupposto per il corretto svolgimento dell attività amministrativa. La classificazione è un attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, protocollati (ricevuti, spediti) secondo uno schema di voci che identificano attività e materie specifiche del soggetto autore.

13 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 13 La classificazione stabilisce in quale ordine reciproco i documenti si organizzino nello svolgimento dell attività amministrativa, a prescindere dal supporto utilizzato (cartaceo o informatico) e dallo stato di trasmissione. Lo scopo della classificazione è quello di individuare, all interno di uno schema generale relativo al complesso delle competenze del Comune, l ambito specifico all interno del quale si colloca il documento. L attribuzione di un codice di classificazione (categoria e classe), derivante da uno schema strutturato gerarchicamente, serve ad assegnare a ciascun documento un codice identificativo che, integrando il numero di protocollo, colleghi il documento in maniera univoca ad una determinata unità archivistica, generalmente un fascicolo. Occorre sottolineare che lo schema di classificazione, per possedere una certa stabilità, fa riferimento alle competenze del Comune indipendentemente dai Servizi che concretamente le esercitano: mentre l organizzazione dei Servizi e degli Uffici può variare con relativa frequenza, le competenze dell Ente rimangono sostanzialmente stabili nel tempo. Il sistema complessivo di organizzazione dei documenti è definito nel titolario di classificazione. Allo stato attuale il Comune di Salcito utilizza un sistema di classificazione suddiviso in 15 categorie e relative classi, denominato Astengo. Di seguito sono elencate le 15 Categorie attualmente utilizzate nel Comune di Salcito: 1. Amministrazione; 2. Opere pie Beneficenza; 3. Polizia Urbana e Rurale; 4. Sanità ed Igiene; 5. Finanze; 6. Governo; 7. Giustizia, Grazia e Culto; 8. Leva, Truppa Servizi Militari; 9. Istruzione pubblica; 10. Lavori Pubblici, Poste, Telegrafo, Telefoni; 11. Agricoltura, Industria e Commercio; 12. Stato Civile, Censimento, Statistica Demo.; 13. Esteri; 14. Oggetti diversi; 15. Pubblica Sicurezza. A far data dal 1 gennaio 2007 verrà utilizzato il titolario di classificazione suddiviso in 15 titoli e relative classi. Per quanto riguarda la suddivisione dei Titoli in Classi, si faccia riferimento Titolario di Classificazione riportato in calce al presente regolamento. Il Servizio Demografico Ufficio Protocollo raccoglie e concorda con i Responsabili dei singoli Servizi le istanze di modifica, aggiornamento o integrazione del titolario adottato. Questo sistema di classificazione dovrebbe costituire la base a partire dalla quale i vari documenti ed atti prodotti e ricevuti dai singoli Servizi dovrebbero essere organizzati fisicamente, oltre che logicamente.

14 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio Il repertorio dei fascicoli Per repertorio dei fascicoli si intende l elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all interno di ciascuna titolo, contenente, oltre all oggetto del procedimento amministrativo, l indice di classificazione completo (classe e eventuale sottoclasse). Sul repertorio dei fascicoli deve essere annotata anche la movimentazione dei fascicoli da un Servizio all altro e dall archivio corrente a quello di deposito. Il repertorio dei fascicoli ha cadenza annuale (inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ciascun anno). Il repertorio dei fascicoli è uno strumento che al momento non è ancora utilizzato correntemente presso i Servizi del Comune di Salcito, ma la cui introduzione potrebbe agevolare sensibilmente la corretta gestione dei documenti e il loro rapido reperimento Registrazione Ogni registrazione di protocollo è generata nel momento in cui l operatore, avendo inserito i dati relativi al documento che sta protocollando, conferma l inserimento: il sistema genera un nuovo numero di protocollo ed attribuisce automaticamente la data e l ora di protocollazione. Ciascuna registrazione produce un apposito record sul sistema centrale che viene accodato in un database. La procedura del protocollo informatico non è attualmente collegata automaticamente ad un sistema di segnatura: in attesa di disporre di soluzioni tecnologiche adeguate, si è scelto di utilizzare un timbro datario, meglio descritto al successivo punto 3.5. Per i documenti in partenza o interni prodotti con strumenti informatici, il numero di protocollo può essere inserito direttamente nel testo del documento prima dell eventuale stampa o apposizione di firma digitale. Le registrazioni possono essere modificate nei dati relativi, ad esempio, al codice di classificazione, al tipo di spedizione, alle annotazioni, al Servizio di carico e al responsabile del documento: queste ultime due informazioni possono essere storicizzate. A norma di Legge, la tabella di setup della procedura è impostata in modo che il numero di protocollo, la data e ora di protocollazione non siano modificabili in sede di variazione delle registrazioni, così come il mittente o destinatario e l oggetto del documento. L abilitazione all uso della tabella di setup è riservata agli utenti del protocollo e agli amministratori del sistema. In pratica la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto, spedito è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: 1) data di registrazione del protocollo; 2) numero di protocollo del documento costituito da sette cifre; 3) tipo posta (arrivo o partenza); 4) tipologia posta (ordinaria, raccomandata, fax, etc.); 5) eventuale protocollo e data mittente; 6) mittente (o mittenti) per i documenti ricevuti o, destinatario (o destinatari) per i documenti spediti; 7) indirizzo mittente/destinatario;

15 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 15 8) oggetto del documento; 9) indicazione circa l eventuale anticipazione via fax.; 10) Servizio/Ufficio od Organo al quale viene destinato l originale del documento; 11) Titolo, Classe ed eventuale fascicolo (cosiddetto codice di classificazione ). Qualora siano presenti allegati al documento principale vengono segnati: 1) m) numero degli allegati; 2) n) breve descrizione degli allegati. Tali elementi si sono rilevati utili e rilevanti anche sul piano giuridico probatorio Oggetto riservato Qualora l oggetto del documento contenga dati sensibili, ai sensi della normativa sulla tutela della riservatezza ovvero attinenti ad attività di Polizia Giudiziaria, l operatore deve adottare le misure atte a garantire la riservatezza dei dati stessi, anche mediante abbreviazioni od omissis Segnatura del protocollo La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo del documento stesso di cui sopra. La registrazione e la segnatura di protocollo costituiscono un operazione unica e contestuale. Qualora debba essere modificato, da parte dei Servizi comunali, il codice di classificazione, la modifica deve essere concordata con il Servizio Demografico - Ufficio Protocollo. Nel documento cartaceo in arrivo la segnatura viene posta, di norma e se possibile, sul fronte del documento nella parte in alto a destra tramite un timbro recante la dicitura Comune di Salcito, data,...prot. n.. Tit. e Classe. Tale segnatura viene indicata graficamente come segue: COMUNE DI SALCITO Provincia di Campobasso GEN 07 Tit. Classe L indicazione del numero di protocollo è immediatamente successiva all attribuzione alla registrazione del numero di protocollo da parte della procedura informatica. Per i documenti in partenza, la segnatura può essere apposta tramite timbro (apposto in alto a sinistra), o indicata, sempre in alto a sinistra, sotto la data, mediante testo inserito nel documento, ovvero manualmente. La segnatura deve essere apposta anche sugli allegati ai documenti presentati.

16 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio Annullamento di una registrazione o dei dati di una registrazione E consentito l annullamento delle registrazioni di protocollo. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate e visibili, ed è possibile visualizzare la data di annullamento, l operatore che lo ha effettuato e gli estremi del provvedimento di autorizzazione. E consentito annullare le informazioni relative al mittente o destinatario e all oggetto. Per le informazioni annullate valgono gli stessi criteri che per le registrazioni annullate: esse rimangono memorizzate e visibili, e deve essere possibile visualizzare la data di annullamento, l operatore che lo ha effettuato e gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Solo il responsabile del Servizio Demografico o un suo delegato è autorizzato ad annullare le registrazioni o i dati delle registrazioni Documenti che non sono soggetti a protocollazione Alla luce della normativa in materia non sono soggetti a protocollazione: gazzette ufficiali bollettini ufficiali di amministrazioni pubbliche notiziari di amministrazioni pubbliche giornali riviste libri circolari interne atti preparatori interni materiali pubblicitari inviti a manifestazioni o incontri che non attivino procedimenti amministrativi lettere anonime prive di firma digitale o elettronica Ringraziamenti richieste di appuntamenti con gli organi politici congratulazioni varie condoglianze Documenti soggetti a registrazione interna Sono soggetti in appositi registri interni ad ogni Servizio comunale alcuni documenti che, a giudizio del Responsabile del Servizio interessato, non sono soggetti a protocollazione ma necessitano, comunque di un inserimento in ordine numerico e cronologico e precisamente: fatture relative ad ENEL, gestori di telefonia, COGAS, ecc. deliberazioni del Consiglio comunale deliberazioni della Giunta comunale

17 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 17 decreti del Sindaco determinazioni dei Responsabili dei Servizi e del Segretario Generale documentazione relativa alla istruzione e formazione dell elenco preparatorio della leva militare documenti per la gestione ruoli matricolari documenti per la gestione elenco preparatorio lista di leva (corrispondenza tra comuni) documentazione inerente al servizio mensa documentazione inerente al servizio trasporto scolastico documentazione inerente la concessione ad uso gratuito degli immobili autorizzazioni e concessioni edilizie Ricezione dei documenti dall esterno Documenti in arrivo La protocollazione e lo smistamento della corrispondenza in arrivo spettano unicamente al Servizio Demografico - Ufficio Protocollo, a cui deve essere trasmessa tutta la documentazione comunque pervenuta al Comune dall esterno, tramite consegna manuale, servizio postale, corriere, fax, posta elettronica o eventuali altri sistemi. Per questo motivo è necessario, nei rapporti con l esterno, indicare costantemente come indirizzo Comune di Salcito, Via Umberto I n Salcito, come fax il n , e l indirizzo istituzionale di posta elettronica. Nei casi in cui la documentazione pervenga o sia consegnata ad uffici diversi dal Protocollo generale, è necessario che venga comunque tempestivamente inoltrata al Servizio Amministrativo per la necessaria protocollazione, eventualmente utilizzando il fax per i casi più urgenti. L indicazione dell indirizzo nel caso di pacchi e merci dovrebbe invece riportare con chiarezza il Servizio/Ufficio destinatario. Rilascio di ricevuta di un documento consegnato a mano A richiesta dell interessato, l Ufficio Protocollo appone il timbro datario su una fotocopia del documento consegnato a mano all Ufficio stesso dal presentatore. Tale segnatura viene è quella già indicata al punto 3.5 Tale fotocopia ha valore di ricevuta. Apertura della corrispondenza Al fine di evitare movimentazioni inutili, dal momento che la corrispondenza che giunge al Comune tramite il servizio postale si presume riguardi l attività amministrativa dell Ente, si è stabilito di aprire tutta la corrispondenza sulla quale non sia riportata una dicitura del tipo Riservata, Personale, Confidenziale o non riveli, comunque, una destinazione riservata.

18 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 18 Protocollazione delle offerte riguardanti le gare d appalto Non vengono aperti, e sono protocollati chiusi, plichi e buste che riportano indicazioni del tipo Offerta o Gara d Appalto, Appalto Concorso o simili o comunque sulla cui confezione sia indicata chiaramente la partecipazione ad una specifica gara: al momento dell apertura in sede di gara, il numero di protocollo apposto sulla busta va poi riportato, a cura del Responsabile del Procedimento, sui documenti contenuti nella busta, mantenendo comunque la busta come allegato. Per evitare ritardi e garantire una più efficiente gestione delle procedure relative allo svolgimento delle gare, i vari Servizi provvedono a comunicare all Ufficio Protocollo l indizione e la scadenza di gare e/o offerte, con contestuale consegna delle relative cartelline (con indicato chiaramente l oggetto dell appalto e la scadenza della presentazione delle offerte) nelle quali saranno conservate temporaneamente le buste in attesa della seduta di gara. Quando possibile, specie nei casi di gare o in quelli in cui è prevedibile l arrivo di una considerevole mole di documenti, deve evitarsi di fissare la scadenza per la consegna nella giornata di venerdì. Messaggi telefax Il documento ricevuto a mezzo telefax deve essere fotoriprodotto, qualora il supporto cartaceo non fornisca garanzie per una corretta e duratura conservazione. L uso del telefax soddisfa il requisito della forma scritta e quindi il documento pervenuto via fax può non essere seguito da altro originale. Dal momento che ogni documento deve essere individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, qualora venga registrato un documento via telefax e venga successivamente ricevuto lo stesso documento in originale, viene attribuito all originale la stessa segnatura di protocollo del documento pervenuto via telefax apponendo inoltre la dicitura Già pervenuto via fax il giorno (si tratta del medesimo documento su diverso supporto e con diverso mezzo di trasmissione). Se tuttavia tra il documento pervenuto via fax e l originale ricevuto con altro mezzo vi sono differenze anche minime, si debbono considerare documenti diversi e quindi l originale dovrà essere registrato con un nuovo numero di protocollo. Il timbro di protocollo va apposto anche sul documento e non solo sulla copertina di trasmissione del telefax Posta elettronica ( ) La normativa vigente, attribuisce rilevanza giuridico probatoria ai documenti trasmessi via posta elettronica se questi ed il sistema di ricezione, soddisfano i requisiti prescritti. Il Comune di Salcito non ha definito una casella istituzionale di posta elettronica. La posta elettronica quindi perviene direttamente diverse caselle dei vari uffici. Gli addetti ai vari uffici stampano e recapitano al protocollo le pervenute. Verranno protocollati solamente i messaggi inviati alla casella istituzionale di posta elettronica e contrassegnati da firma digitale o firma elettronica. Se tali messaggi saranno privi delle sopraindicate firme, non sarà possibile procedere a protocollazione in quanto considerati alla stregua di comunicazioni verbali, ma, in ogni caso, il responsabile del procedimento potrà tenerli in considerazione, nell ambito del procedimento stesso.

19 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 19 Documenti con firma digitale Nel caso di documenti dotati di firma digitale, allorquando sarà attuata, il Responsabile, od un suo delegato, ha il compito di verificare l autenticità della firma digitale e l integrità del documento pervenuto, e di apporre sul documento cartaceo l indicazione dell avvenuta verifica. L ufficio destinatario è responsabile della verifica dell integrità del documento e del riconoscimento del mittente. Il responsabile del procedimento o un suo delegato identifica l autorità di certificazione che ha rilasciato il certificato ed accede ad essa per verificare che non vi siano atti di revoca o di sospensione dello stesso. Utilizzando il Software di verifica della firma, egli decodifica poi il messaggio ottenendo la certezza o meno dell autenticità del mittente e l integrità del messaggio. Se la verifica di integrità fallisce, il responsabile del procedimento decide se attribuire o meno rilevanza giuridico - probatoria al documento. Documenti con firma elettronica Per questo tipo di documenti, alla data di stesura del presente documento, è necessario acquisire ulteriori informazioni e procedere con una sperimentazione iniziale. Visione ed esame della corrispondenza I documenti ricevuti in arrivo e quelli destinati alla partenza sono visionati dal Sindaco e/o dal Segretario Comunale; dopo tale visione, il Sindaco o il Segretario Comunale, possono disporre la destinazione dei documenti ovvero la copia ulteriore per altri servizi diversi da quelli di prima destinazione. Per gli atti che richiedono adempimenti urgenti, si provvederà anche previa visione del Sindaco e/o del Segretario Comunale. Smistamento e assegnazione All atto dello smistamento, l incaricato previamente verifica che tutti i documenti protocollati e visionati siano nuovamente pervenuti all Ufficio Protocollo per lo smistamento. L Ufficio Protocollo smista la corrispondenza in arrivo, aperta e protocollata, destinando l originale di ciascun documento al Servizio o all Ufficio che, per quanto a conoscenza dell Ufficio Protocollo stesso, ha competenza sull oggetto specificato nel documento: così come il documento, anche la registrazione di protocollo sulla procedura informatica risulta in carico ad un determinato Servizio, che è l unico, insieme al Protocollo generale, che può apportarvi modifiche ed integrazioni. Ad altri Servizi o Uffici, interessati, può essere inviata una copia del documento per conoscenza. Al fine di evitare disguidi e ritardi nella ricezione della corrispondenza, ciascun Servizio od Ufficio deve provvedere a segnalare tempestivamente eventuali variazioni nelle proprie competenze o nella modulistica adottata. Una volta operato lo smistamento ed il ritiro, la gestione successiva del documento compete al responsabile del procedimento.

20 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 20 Variazioni nell ufficio di carico di un documento Documento di competenza di altro Servizio/Ufficio Nel caso in cui un Servizio riceva un documento originale relativo a materie estranee alla propria specifica competenza, oppure, a causa di un disguido o di un errore, un documento indirizzato ad altri, l addetto del Servizio/Ufficio può scegliere: a) di far recapitare all Ufficio protocollo il documento per l invio al Servizio competente; l Ufficio Protocollo provvederà anche a registrare l avvenuta movimentazione sul registro di protocollo della corrispondenza, oppure b) di inoltrare direttamente il documento al Servizio competente, curando che tale passaggio di competenze venga registrato sul registro di protocollo. Documento inviato in copia ad altri uffici Qualora il responsabile del procedimento, ritirato l atto, ritenga opportuno portare altri Servizi a conoscenza del contenuto di un documento inviandogliene una copia, deve provvedere a darne comunicazione all Ufficio Protocollo per le necessarie integrazioni Documenti in partenza I documenti posti in essere da personale in servizio presso il Comune nello svolgimento delle proprie funzioni e destinati all esterno dell Ente sono protocollati, a cura del responsabile del procedimento, dall Ufficio protocollo del Servizio Amministrativo. In fase di protocollazione devono essere attuati, per quanto possibile, i collegamenti ai documenti registrati precedentemente appartenenti allo stesso procedimento. La trasmissione dei documenti all esterno dell Ente può avvenire per mezzo del servizio postale (lettera ordinaria, raccomandata, posta prioritaria, posta celere etc.), per mezzo di corrieri o via telefax per i documenti analogici, e tramite posta elettronica per i documenti informatici (files). La scelta del mezzo di trasmissione più opportuno, quando non espressamente indicata dalla normativa vigente, spetta al responsabile del procedimento amministrativo. Nel caso di trasmissione via telefax, non si spedisce l originale per mezzo del servizio postale se non su espressa richiesta del destinatario. Sull originale del documento dovrà essere posta la dicitura Trasmesso via telefax ; la copertina del fax, se esistente e il rapporto di trasmissione dovranno essere anch essi inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell avvenuta spedizione. Per trasmettere un documento via posta elettronica il responsabile del procedimento dopo averlo redatto lo protocolla e produce contestualmente anche un originale cartaceo da inserire ne fascicolo del procedimento. Il documento informatico dopo essere stato protocollato viene, se previsto nel procedimento, firmato digitalmente e spedito all indirizzo di posta elettronica del destinatario. Circa l attuazione del progetto operativo per la progressiva messa in opera di un sistema di protocollo informatico integrato con la posta elettronica certificata (ossia dotata di firma digitale) o dotata di firma elettronica, si rimanda a quanto esposto al riguardo nella parte dedicata ai Documenti in arrivo, Posta elettronica e Documenti con firma digitale.

21 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO DEL PROTOCOLLO Descrizione funzionale La descrizione funzionale del sistema informatico del protocollo è contenuta nel Manuale Utente fornito dalla ditta produttrice del sistema, aggiornato alla release in uso. 5 - S I C U R E Z Z A Limitazione accessi Accessi I livelli di autorizzazione sono assegnati dal Responsabile del Servizio Demografico - Ufficio protocollo. Le abilitazioni possono essere per: 1. visibilità : l utente abilitato visualizza una registrazione di protocollo; 2. inserimento : l utente abilitato inserisce i dati e provvede ad una registrazione di protocollo oppure al completamento dei dati di una registrazione di protocollo; 3. modifica : l utente è abilitato a modificare tutti o alcuni dei dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l esclusione dei dati obbligatori (cioè numero e data di protocollo, oggetto, mittente/destinatario); 4. annullamento : l utente è abilitato ad annullare una registrazione di protocollo oppure i dati relativi a mittente/destinatario e oggetto del documento. Gli operatori di protocollo, in base alloro livello di abilitazione, sono: a) supervisore/operatore de/protocollo; b) visualizzatori del protocollo. Specifiche competenze sono riservate all Amministratore di Sistema (Responsabile informatico della sicurezza) dei dati del protocollo informatico. Supervisore/operatore del protocollo Il responsabile del Servizio Demografico - Ufficio Protocollo, in quanto supervisore del protocollo, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo: a) individuare gli utenti e attribuisce loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, secondo gli uffici di appartenenza, distinguendo tra quelli abilitati alla consultazione dell archivio, o di parti di esso, da quelli abilitati anche all inserimento, modifica e aggiunta di dati; b) avvisare l Amministratore di Sistema, di cui al comma successivo, affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate al più presto, di norma entro 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione; c) garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di protocollazione;

22 Comune di Salcito Manuale Gestione Protocollo e Archivio 22 d) autorizzare le operazioni di annullamento e di modifica del protocollo; e) controllare l osservanza delle norme del presente regolamento da parte del personale addetto; f) promuovere la formazione e l aggiornamento degli operatori; g) promuove, periodicamente, opportune verifiche sulle tipologie di documenti protocollati. Visualizzatori del protocollo Sono tutti i dipendenti degli altri Servizi comunali. Le abilitazioni concesse sono: a) ricerca dati: b) visione di tutti i documenti archiviati Responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico La figura del Responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico coincide con il soggetto nominato Amministratore di Sistema e che fa capo all Ufficio addetto al protocollo; Svolge i seguenti compiti: a) garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico; b) provvede a ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni o anomalie; c) effettua le copie e cura la conservazione delle stesse su supporto informatico removibile. L Amministratore di Sistema, in quanto visualizzatore del protocollo, ha le seguenti abilitazioni: ricerca dati; visione di tutti i documenti archiviati; gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle abilitazioni; creazione e tenuta delle login e password di tutti i supervisori/operatori e visualizzatori; gestione e tenuta della tabella degli indirizzi per l inoltro della corrispondenza. Trasferimento dei dati 5.3 Procedure e strumenti per la protezione Allo scopo di evitare la saturazione del sistema, il Responsabile Informatico della sicurezza procede alla fine del primo trimestre di ogni anno al trasferimento su supporto informatico removibile, in doppia copia, delle informazioni relative ai documenti archiviati ed al registro di protocollo, relative all anno precedente quello in corso. Le informazioni trasferite nei modi di cui al presente articolo devono essere sempre consultabili. A tal fine, il Responsabile informatico della sicurezza di concerto con il Responsabile del Servizio Amministrativo Ufficio Protocollo, provvede alla produzione quinquennale di copie su nuovi supporti, eventualmente di più avanzata tecnologia, e comunque alla verifica periodica, sia dello stato di conservazione.che del livello di obsolescenza tecnologica dei dispositivi di lettura, provvedendo, se necessario, alla produzione delle copie prima della scadenza quinquennale