Manuale per la compilazione del modulo di rendicontazione delle Spese Elettorali 2014

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1 Manuale per la compilazione del modulo di rendicontazione delle Spese Elettorali 2014 Premessa...2 Rendiconto dei comuni...2 Informazioni utili preliminari...2 Modalità di utilizzo e presentazione del modello di rendicontazione...2 Prerequisiti per l utilizzo del modello...4 Installazione Adobe Reader e/o verifica della versione...4 Abilitazione della firma digitale interna al modello pdf...5 Il modulo digitale di rendicontazione Compilazione del modulo...10 Verifica dell'algoritmo utilizzato per la firma del modulo...12 Facsimile del modulo di 14

2 Premessa Rendiconto dei comuni Tutti i Comuni dovranno redigere il rendiconto ed inviarlo a questa Amministrazione entro e non oltre 3 mesi dalla data di svolgimento della consultazione, ai sensi dell art. 21 della L.108/1968, pertanto entro il 23 febbraio Farà fede la data di inoltro del modulo alla casella di posta elettronica certificata: Informazioni utili preliminari Si riportano alcune informazioni utili preliminari alla compilazione: nel caso di precompilazione manuale si consiglia l utilizzo del facsimile contenuto in queste istruzioni (vedere sezione Facsimile del modello di questo manuale); non è possibile stampare il modulo se non dopo una compilazione anche parziale dello stesso; se si stampa erroneamente (per caricamento parziale o errato dei dati) occorre riscaricare il modello e ripartire con una nuova compilazione; verificare la versione dell Acrobat reader installato sul proprio computer (vedere sezione Installazione Adobe Reader e/o verifica della versione di questo manuale); in caso di difficoltà tecniche sulla verifica della versione di Adobe reader e/o sull apposizione delle firme digitali farsi supportare da un tecnico informatico del proprio Comune. Modalità di utilizzo e presentazione del modello di rendicontazione Il rendiconto dovrà essere predisposto sotto forma di prospetto riassuntivo delle spese da rimborsare. Il modello del rendiconto, denominato Modulo Spese Elezioni (formato PDF), è disponibile sul sito web: Il prospetto rendiconto dovrà essere compilato informaticamente utilizzando esclusivamente il modello, disponibile sul sito, che consente il controllo logico dei dati e una rapida elaborazione degli stessi. In particolare i passi da seguire sono i seguenti: 2 di 14

3 1) Il modello deve essere scaricato sul proprio computer (posizionando il mouse sul link, cliccare il tasto destro del mouse e selezionare la voce di menù Salva oggetto con nome.. ); 2) Il modello deve essere compilato in tutte le sue parti rispettando i campi obbligatori (vedere sezione Compilazione del modulo di questo manuale); 3) Una volta completata la compilazione del modello è necessario salvarlo; 4a) Nel caso il responsabile dell anagrafe e il responsabile della ragioneria siano in possesso di firma digitale si deve procedere all apposizione delle firme, secondo le modalità di seguito indicate, ed infine inviare il modulo via dalla P.E.C. del Comune, o in assenza da altro indirizzo di posta elettronica del Comune, alla P.E.C. del Servizio Approvvigionamenti sopra riportato. Le firme possono essere apposte con una delle seguenti modalità: internamente al modello: cliccando nelle caselle delle firme presenti nella seconda pagina del modello (scelta più sicura). Questo permette di firmare il modello all interno del file pdf. Per fare questo occorre preliminarmente seguire le istruzioni indicate (vedere sezione Abilitazione della firma digitale interna al modulo pdf di questo manuale); esternamente al modello: utilizzando il software di firma digitale disponibile nel proprio Ente. In questo caso il file pdf compilato e salvato va firmato secondo le procedure in uso presso il vostro Comune e inviato. 4b) Nel caso il responsabile dell anagrafe e/o il responsabile della ragioneria NON siano in possesso di firma digitale, il prospetto dovrà essere stampato, firmato e inviato in originale, con allegate le copie dei documenti di identità dei firmatari al seguente indirizzo: Regione Emilia Romagna Direzione Generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi informativi e Telematica Servizio Approvvigionamenti e centri operativi Via dei Mille Bologna Dopo la stampa del modulo i dati non sono più modificabili quindi nel caso in cui sia necessario rettificare i dati occorre procedere ad una nuova compilazione a partire dal modulo vuoto. Si sottolinea che anche in caso di inoltro cartaceo il prospetto compilato informaticamente dovrà comunque essere inviato via dalla P.E.C. del Comune, o, in assenza, da altro indirizzo di posta elettronica del Comune, alla P.E.C. del Servizio Approvvigionamenti sopra riportato. ATTENZIONE Nel caso in cui non si inserisca il numero di Protocollo nel modulo: è obbligatorio inserire il numero di Protocollo nel corpo della mail con cui si invia il modulo stesso alla P.E.C. del Servizio Approvvigionamenti. 3 di 14

4 Prerequisiti per l utilizzo del modello Installazione Adobe Reader e/o verifica della versione Il modulo digitale, in formato PDF, è compilabile solo se si dispone di Adobe Acrobat Reader 9.3 o superiore, liberamente scaricabile dall indirizzo Per verificare che sul computer utilizzato sia installata la versione 9.3 o superiore di adobe reader: avviare Adobe Reader, cliccare sulla voce di menù denominata? (vedi Figura 1)., selezionare Informazioni su Adobe Reader, comparirà una finestra con indicazioni precise sulla versione installata (vedi Figura 2). Figura 1 4 di 14

5 Figura 2 Se la versione è inferiore alla 9.3 scaricare la versione più aggiornata dall indirizzo sopra indicato. ATTENZIONE Con le vecchie versioni di Adobe e Acrobat (dalla 9 alla X) occorre installare un add-on, gratuito (QDS_addon_it.exe), scaricabile dal sito di Adobe (http://www.adobe.com/it/special/security/software/download.html). Con l'ultima versione, la XI, non è più indispensabile. L'add-on per la firma digitale è uno strumento aggiuntivo gratuito per Adobe Reader. Semplifica la messa a punto delle funzioni di firma digitale e rende più immediate le operazioni di verifica, nel rispetto dei requisiti della normativa vigente in Italia e nell Unione Europea. Installa inoltre l'elenco Pubblico dei Certificatori Accreditati a DigitPA e permette di mantenerlo aggiornato nel tempo. 5 di 14

6 Abilitazione della firma digitale interna al modello pdf Se si dispone della firma digitale, per potere essere utilizzata internamente al modello, occorre configurare adeguatamente Acrobat Reader seguendo le istruzioni di seguito riportate. Inserire la smart card di firma nel lettore. Aprire il gestore di certificati digitali del Reader scegliendo: Caso ACROBAT 9.3 dalla barra dei menù scegliere Documento > Impostazioni di protezione. Figura 3.1 Caso ACROBAT X dalla barra del menù scegliere Modifica > Protezione > Impostazioni di protezione Figura di 14

7 Caso ACROBAT XI dalla barra del menù scegliere Modifica > Preferenze > Firme > Identità e certificati affidabili Figura 3.3 Verrà proposta, in tutte e tre le versioni di Adobe Reader, una schermata come quella riportata di seguito (Figura 4), che per comodità, considereremo suddivisa in 3 riquadri. 7 di 14

8 Figura 4 Nel riquadro 1 si clicca sul + alla sinistra di ID digitali e poi si seleziona Moduli e token PKCS#11 (Figura 5). In seguito, selezionando il pulsante Aggiungi modulo, si potranno navigare le cartelle alla ricerca delle librerie della smart card caricate al momento dell installazione del kit di firma acquistato. Figura 5 Tali librerie si trovano normalmente nella cartella C:\WINDOWS\system32 e devono essere selezionate per indicare ad Acrobat Reader il tipo di smart card che si sta utilizzando. Si tratta di file.dll i quali hanno un nome predeterminato che normalmente può essere recuperato richiedendolo al certificatore che ha fornito il kit di firma. Ad esempio nella Figura 6 viene selezionato ed utilizzato, per Smart Card prodotte da ST- Incard, il file engip11.dll (può essere utilizzata anche la libreria bit4ipki.dll). Per le carte Oberthur può essere utilizzata la libreria bit4opki.dll. Figura 6 8 di 14

9 Dopo aver selezionato il file in questione, nel riquadro 2 comparirà una riga contenente il nome del produttore della smart card ed il percorso utilizzato per far riferimento alla libreria sopraccitata (vedi Figura 7). Figura 7 Non resta ora che andare nel riquadro 1 e cliccare due volte sulla voce Moduli e token PKCS#11 per visualizzare il token nel quale sono memorizzate le nostre credenziali di firma (chiave privata e certificato) e selezionarlo. Figura 8 Dopo aver effettuato doppio click sul token in questione, cliccare sulla voce Login ed inserire il PIN della smart card. Figura 9 Verrà comunque richiesto l inserimento del PIN ogni volta che si tenterà di apporre una firma. 9 di 14

10 Il modulo digitale di rendicontazione Compilazione del modulo Il modulo elettronico è composto da un insieme di campi compilabili alcuni dei quali guidati tramite liste a discesa da cui selezionare la voce opportuna e calendari per facilitare la selezione di date. Il modulo compie automaticamente un insieme di verifiche sui dati: segnala i campi che devono essere obbligatoriamente compilati (quelli aventi un asterisco (*) di fianco), I campi obbligatori sono: Data, Comune, Numero delle sezioni elettorali aperte, competenze corrisposte ai componenti dei seggi elettorali, retribuzioni di prestazioni straordinarie, numero dei dipendenti autorizzati, numero di ore autorizzate e l indicazione del luogo in cui sono conservati gli originali. controlla che il campo protocollo abbia lunghezza inferiore a 25 caratteri verifica che i valori di Numero delle sezione elettorali aperte, Competenze corrisposte ai componenti dei seggi elettorali, Retribuzioni di prestazioni straordinarie, Numero di dipendenti autorizzati, Numero ore autorizzate siano numerici e maggiori di 0 verifica che il valore di: - di cui sezioni ospedaliere sia minore o uguale a Numero delle sezioni elettorali aperte - di cui spese per missione sia minore o uguale a Competenze corrisposte ai componenti dei seggi elettorali controlla che ogni riga della tabella altre spese di cui si chiede il rimborso abbia una descrizione ed un valore di spesa numerico e maggiore di 0 Nella sezione i) del modulo per aggiungere le altre spese è necessario cliccare sul pulsante che predispone una riga vuota. Nel caso in cui invece si desideri eliminare una spesa inserita cliccare sul pulsante. Non è possibile firmare digitalmente il documento se prima non sono stati compilati tutti i campi obbligatori; una volta firmato il documento non sarà più modificabile. Per apporre la firma digitale internamente al modulo è sufficiente cliccare nella casella posta sotto la dicitura Il Responsabile dell Ufficio elettorale o Il responsabile della Ragioneria. 10 di 14

11 Ogni campo di firma digitale verifica che i dati obbligatori che lo precedono siano stati correttamente compilati, una volta apposta la firma è possibile rimuoverla cliccando sul campo firma con il tasto destro e selezionando la voce cancella firma dal menù contestuale: Figura 10 a questo punto i campi precedentemente bloccati vengono resi nuovamente editabili. La stampa del documento è consentita solo se presenti tutti i dati obbligatori e comporta il salvataggio del modulo e dei suoi dati con conseguente blocco dei campi (il documento non sarà più modificabile). Nel caso di errata compilazione del modulo se questo è stato reso non modificabile dalla stampa occorre ricompilare il modulo a partire da un nuovo modulo vuoto. ATTENZIONE Nel caso in cui non si inserisca il numero di Protocollo nel modulo: è obbligatorio inserire il numero di Protocollo nel corpo della mail con cui si invia il modulo stesso alla P.E.C. del Servizio Approvvigionamenti. 11 di 14

12 Verifica dell'algoritmo utilizzato per la firma del modulo Affinché la firma sia conforme ai requisiti della normativa vigente in Italia e nell Unione Europea, le firme devono essere apposte con algoritmo SHA256. In caso contrario i moduli saranno scartati. Per verificare la corretta applicazione dell'algoritmo cliccare sui due campi di firma e successivamente cliccare sul bottone Proprietà firma e poi sul bottone Proprietà Avanzate come descritto nel gruppo di immagini in figura 11 sottostante. Figura di 14

13 Facsimile del modulo 13 di 14

14 Per una descrizione degli elementi rendicontabili fare riferimento alla documentazione presente online sul sito: Per informazioni/dubbi sui contenuti si rimanda alla circolare presente sul sito. Per assistenza tecnica-informatica chiamare i numeri 051/ , 051/ , 051/ o scrivere una mail a 14 di 14

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