10 suggerimenti per utilizzare PowerPoint per presentazioni brillanti

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1 10 suggerimenti per utilizzare PwerPint per presentazini brillanti 1. Prirità dell'biettiv sttlineata da materiale cnvincente Da un cert punt di vista, la facilità di impieg di PwerPint ptrebbe trasfrmarsi nel su peggir nemic. Per quant semplice e cinvlgente risulti per la cstruzine di diapsitive e grafica che richiaman l'attenzine, nn si può dimenticare che PwerPint nn è autnm. Gli interlcutri vglin ascltare un ratre e nn semplicemente fissare immagini visualizzate su un scherm: i cmmenti dell'ratre devn essere altrettant avvincenti, le diapsitive devn essere utilizzate cme supprt alla presentazine rale. 2. La semplicità prima di tutt Attenzine a nn farsi prendere dalle trvate, effetti speciali e animazini che il prgramma ffre. Le presentazini PwerPint più efficaci sn semplici: grafici di facile interpretazine e immagini che riflettn quell che l'ratre sta dicend. Alcuni esperti suggeriscn di utilizzare nn più di cinque parle per riga e cinque righe per gni diapsitiva. Nella maggir parte dei casi le presentazini PwerPint più efficaci nn investn gli spettatri cn cifre e numeri. Al cntrari è preferibile lasciare questi dati per una fase successiva, che pssa essere assimilata a fnd e affidata a dcumenti che vengn cnsegnati al termine della presentazine. Se si desidera sttlineare un dat statistic cn PwerPint, valutare la pssibilità di utilizzare la grafica un'immagine per cmunicare l'aspett imprtante, pssibilmente dand sempre dei parametri di cnfrnt. 3. Numer di diapsitive Nn esiste una regla precisa, sprattutt se vengn utilizzate diapsitive di sle immagini. In generale un rapprt minuti:n diapsitive pari a 2:1 è un bun indicatre. 4. L'ratre nn deve ripetere i dati cntenuti nella presentazine PwerPint Una delle abitudini più diffuse ed errate cnsiste nel leggere semplicemente la presentazine davanti agli interlcutri. Si tratta di un apprcci ridndante, in cui la presenza dell'ratre ha cme unica funzine quella di premere il pulsante di avanzament delle diapsitive. Inltre rende mrtalmente nisa anche la presentazine visivamente miglire. PwerPint dà il megli di sé cn i cmmenti

2 rali, che arricchiscn la discussine, invece di ripetere semplicemente quell che appare sull scherm. 5. Temprizzazine dei cmmenti Un altr ptenziale camp minat è quell dei cmmenti dell'ratre che cincidn precisamente cn la visualizzazine di una nuva diapsitiva PwerPint. Questa situazine spezza l'attenzine degli spettatri. Occrre prevedere la visualizzazine della nuva diapsitiva, dare temp agli spettatri di leggerla e assimilarla e quindi lasciare spazi per i cmmenti che amplian e arricchiscn le infrmazini visualizzate sull scherm. 6. Dare temp agli interlcutri Nel cas di presentazini lunghe, nn si deve avere paura di lasciare l scherm vut di tant in tant. In quest md gli spettatri pssn ripsare gli cchi per un attim e l'attenzine si può cncentrare sugli scambi verbali, quali ad esempi discussini di grupp dmande e rispste. 7. Utilizzare clri vivaci Un cntrast evidente fra parle, immagini e sfnd può essere mlt efficace per cmunicare sia messaggi che emzini. 8. Imprtazine di altre immagini e grafica L'utilizz di immagini e grafica esterni rendn più variegata e stimlante la presentazine, cmpresi i vide che spess rmpn il ghiacci cn gli spettatri. 9. Distribuzine di dcumenti al termine e nn durante la presentazine Alcuni ptrebber nn essere d'accrd su quest punt. Ma nessun ratre ama parlare a un pubblic ccupat a leggere una grssa mle di materiale. Se nn è asslutamente essenziale che gli spettatri seguan la dcumentazine durante la presentazine, è cnsigliabile aspettare la cnclusine per distribuirla, anticipand però all inizi che il materiale verrà dat al termine in md che gli interlcutri nn abbian l ansia di dver cpiare quell che appare sull scherm. 10. Ordine e struttura È bene prevedere all inizi della presentazine un indice della presentazine stessa che pssa guidare sin dall inizi gli interlcutri e renderli cnsapevli di cme si svlgerà. Quest aspett diviene ancra più imprtante se l ratre è più d un. In tal cas è bene che sin dall inizi si presentin agli interlcutri tutti clr che effettuerann la presentazine e che, al termine di ciascuna parte, l interlcutre intrduca il cllega che parlerà successivamente.

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4 Parlare in pubblic cn efficacia Organizzare il discrs Ogni presentazine va rganizzata in 3 parti: apertura, crp e chiusura. Essere strutturati e capire csa si deve dire permetterà di dedicare tutta la nstra energia mentale a cme dire qualcsa, nn a che csa dver dire. Apertura Per interessare il pubblic ai cntenuti che dbbiam esprre, abbiam bisgn di una buna intrduzine. Sembra a prima vista un raginament piuttst banale, tuttavia spess nn viene prestata sufficiente attenzine alle intrduzini, sia scritte che verbali: mlte presentazini vengn infatti pianificate e strutturate intrn al reale cntenut, mentre l intrduzine e l apertura sn relegate all ultim minut. Tuttavia, rganizzare una buna intrduzine alla presentazine fa la differenza. In particlare essa deve: Catturare l attenzine del pubblic. Raccntare al pubblic ciò di cui ha bisgn per seguire l argmentazine della stria ( e per evitare incmprensini). Intrdurre il messaggi principale della nstra presentazine. Dp tutt, se vgliam che il nstr ascltatre riceva il messaggi, dbbiam preparargli il cntest: anticipare ciè la dmanda per la quale è stata creata la nstra rispsta. L biettiv dell intrduzine è quindi di identificare questa dmanda. La spiegazine è sempre narrativa. Ciò significa che una buna intrduzine cstituisce una stria. Quindi, un intrduzine si prepara utilizzand il classic schema dei raccnti narrativi; un intrduzine infatti: Descrive una situazine nel crs della quale è si è venuta a creare una cmplicazine che ha fatt srgere una dmanda nella mente dell interlcutre alla quale la presentazine rispnde Crp L imprtanza di ben rganizzare il cure, ciè i cntenuti veri e prpri della nstra presentazine dvrebbe essere un tema abbastanza nt. Ci basti quindi ricrdare che il crp deve seguire una chiara lgica e in estrema sintesi deve: Illustrare le idee principali Frnire i dettagli a supprt. Chiusura Cme per l apertura, anche per la chiusura viene spess data trpp pca imprtanza da parte dell ratre in questa fase di preparazine. Essere prnti e rganizzati prima di effettuare la nstra presentazine ci permette di pter cncludere più efficacemente, utilizzand un mment che slitamente desta un picc nell attenzine del nstr pubblic. Per pterl sfruttare appien, è quindi necessari che rganizziam una buna chiusura seguend queste regle:

5 Sintetizzare, ribadend i punti principali della nstra presentazine e riassumend i messaggi chiave prtati dal pubblic nel crs della presentazine. Identificare dmande cui si deve ancra dare/trvare rispsta tematiche ancra aperte. Trvare un stile persnale L stile persnale è in parte cmpst dai punti di frza relativi agli aspetti fisici, ma anche dal grad di gestine dell ansia e del nervsism, di utilizz dei supprti tecnici (limitati in quest cas alla videpriezine) e, infine, di gestine degli imprevisti in aula, dvuti essenzialmente all interazine del nstr pubblic tramite dmande e biezini. Se abbiam in testa un bun discrs, ben pensat e strutturat, a quest punt dbbiam decidere quali parle, e quindi quale stile, sia più pprtun adttare per cmunicare i cntenuti della presentazine. E vvi che è impssibile cambiare l stile letterari dei singli individui, tuttavia, esistn alcuni temi da tenere presente prima di ergare una presentazine. Di seguit vengn evidenziati i più rilevanti: Per illustrare i cntenuti, scegliere una terminlgia alla quale il pubblic sia abituat. Utilizzare una grammatica semplice (per es. utilizzare la frma verbale attiva piuttst che quella passiva; evitare l us frequente di avverbi e interlcuzini, ecc.). Utilizzare un stile direttiv e strutturat, per esempi: Enumerare ( Sn state identificate quattr ragini: a, b, c, d. La prima ragine ), Ripetere ( Più del 37% delle persne intervistate ha dett di crederci. Più del 37%! ), Fcalizzare l attenzine, indicand un punt precis sul grafic ( Ntate il picc nell ann 2009 quart trimestre ). Fare transizini lgiche ( Sin ad ra abbiam esaminat la natura del prblema e islate le cause principali. Adess passiam a vedere le pssibili sluzini ). Utilizzare dmande retriche ( Qual è allra la sluzine miglire? ). Utilizzare supprti verbali: Esempi: aiuta a chiarire un cncett; rende più specific un cncett generale, Testimnianza/citazine di un espert: dà credibilità ai fatti, Analgia: mette in relazine un idea astratta cn una cncreta, un idea familiare cn una nuva, Esperienza persnale: dà vita ed energia a un idea che può essere spenta, astratta, lntana, Humur: diminuisce la tensine, rende accettabili fatti difficili da digerire, attenua la critica, è utile nelle transizini.

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