Implementazione del Content Management System LP-Web di Pragma 2000 per la generazione automatica delle schede di prodotto e dei cataloghi cartacei

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1 Implementazione del Content Management System LP-Web di Pragma 2000 per la generazione automatica delle schede di prodotto e dei cataloghi cartacei Premessa Pragma 2000 negli ultimi cinque anni ha sviluppato, e continua nel suo miglioramento, un sistema di raccolta e gestione delle informazioni che consente ai propri clienti del settore office supply di generare in modo fortemente automatizzato la propria documentazione commerciale (cataloghi, listini, brochure, volantini promozionali, ecc.). Il sistema, chiamato LP-Web, è un Content Management System (CMS) avanzato e innovativo, perché rispetto ai tradizionali CMS, generalmente votati al solo web, focalizza la propria attenzione sulla produzione di documentazione cartacea, senza ovviamente trascurare il web: la gestione delle informazioni necessarie ai fini della realizzazione di letteratura commerciale su carta richiede infatti una ricchezza di dettagli assai superiore a quella dei CMS per il solo web. Per questo motivo è ferma convinzione di Pragma 2000 che, mentre un CMS in grado di gestire la documentazione sulla carta sarà sempre utilizzabile per il web, molto difficilmente sarà vero il contrario. Descrizione del Content Management System LP-Web Classificazione ad albero dei prodotti LP-Web classifica i prodotti in una struttura ad albero su più livelli. Il cliente può liberamente decidere quanti sono i livelli con cui, all interno della propria organizzazione, egli classifica i propri prodotti. In generale, per esperienza acquisita, tre/quattro livelli di classificazione sono sufficienti a determinare la completa categorizzazione dei prodotti nell ambito del settore office supply. LP-Web consente la creazione e la gestione della struttura dell albero classificatorio attraverso il semplice uso di cartelle annidate così come mostrato nella figura 1. L utente può aggiungere o eliminare i rami/cartelle dell albero a seconda delle proprie esigenze. Figura 1 - Struttura ad albero Prodotti Per prodotto LP-Web intende un insieme di articoli (la definizione di articolo è fornita più avanti), che differiscano fra loro per pochi attributi (la definizione di attributo è fornita più avanti). Così, ad esempio, un insieme di penne (articoli) che differiscano per il solo colore dell inchiostro (attributo) è un prodotto. Si avrà pertanto il prodotto penna che riunisce i vari articoli penna nera, penna rossa, penna verde, ecc. In generale i sistemi contabili e di magazzino assegnano un codice a ciascun articolo e spesso invece il prodotto non ha un proprio codice. In questi casi LP-Web assegna un proprio codice prodotto. LP-Web consente il reperimento rapido di un prodotto attraverso la digitazione di questo codice. pag. 1 di 8

2 Per ogni prodotto, LP-Web consente di specificare numerose informazioni (titolo, descrizione, ecc.) come pure di associare il logo del vendor ed ulteriori elementi grafici quali pittogrammi o icone. Due sono i punti di forza di LP-Web nella gestione dei prodotti: il primo è la capacità di generare uno snapshot della scheda prodotto che rispetti la grafica con cui esso comparirà nelle pubblicazioni cartacee; il secondo è la capacità di segnalare in tempo reale le variazioni intervenute su un prodotto in modo che l utente abbia sempre sotto controllo lo snapshot aggiornato. Gli snapshot vengono rigenerati dal sistema a intervalli regolari, decisi dal cliente. Una visione d insieme della schermata del prodotto è riportata in figura 2. Figura 2 - Schermata prodotto Articoli Gli articoli sono l unità più elementare nell albero classificatorio di LP-Web. Ciascun articolo è definito da un codice, da una descrizione e da una serie di attributi, cioè di caratteristiche tipiche di esso. LP-Web riporta gli articoli in una tabella (vedi figura 3, schermata articoli) in cui essi sono riportati nelle righe e gli attributi sono riportati nelle colonne. Nella gestione degli articoli è possibile specificare quali attributi saranno stampati sulla carta nelle tabelle inserite nelle varie pubblicazioni e quali saranno oggetto di raggruppamento in modo da sintetizzare e rendere più leggibili le informazioni. LP-Web consente anche di ottenere uno snapshot della tabella degli articoli, una volta definiti i parametri di composizione di essa (vedi figura 3, snapshot della tabella). Figura 3 - Schermata articoli e snapshot della tabella pag. 2 di 8

3 Attributi e gestione degli attributi Gli attributi sono le varie caratteristiche degli articoli. Esempi di attributi sono: il colore, la lunghezza, il formato, ecc. LP-Web gestisce un unico set di nomi di attributi in due versioni (corta e lunga) e ha un raffinato strumento per l inserimento e l uniformazione degli attributi stessi (vedi figura 4). Il generatore di schede prodotto è in grado di determinare, in fase di creazione delle testatine delle tabelle, se sia esteticamente preferibile inserire la versione lunga o la versione corta del nome dell attributo. Figura 4 - Gestione attributi articoli Informazioni aggiuntive (approfondimenti, rimandi, pagine pubblicitarie) LP-Web consente l inserimento di informazioni aggiuntive e di contorno. Queste informazioni possono essere per il momento di tre tipi diversi: approfondimenti, rimandi, pagine pubblicitarie, ma è possibile estendere la gamma ad altre tipologie, se il cliente ne ha la necessità. Gli approfondimenti in genere sono riquadri presenti nell impaginato del catalogo nei quali ad esempio vengono date istruzioni sull uso o sulle caratteristiche tecniche di particolari prodotti; per questo gli approfondimenti sono sempre associati a un prodotto o a un insieme di prodotti ed LP-Web consente tale associazione. I rimandi sono riferimenti incrociati fra sezioni diverse del catalogo per cui, ad esempio, nella categoria stampanti viene fatto riferimento alla categoria toner. Le pagine pubblicitarie sono intere pagine, generalmente a pagamento, provenienti dai vendor, che vengono inserite nel catalogo per ragioni promozionali, quasi sempre in corrispondenza di specifici prodotti da promuovere. L assemblatore di schede prodotto (descritto più avanti) gestisce automaticamente i rimandi memorizzati in LP-Web, mentre in generale gli approfondimenti sono riquadri preparati manualmente dal graphic designer del cliente con strumenti di impaginazione tradizionale e richiamati dall assemblatore di schede prodotto nel momento in cui inserisce in pagina le schede prodotto associate appunto a un approfondimento. Le pagine pubblicitarie vengono posizionate con gli stessi criteri con cui vengono posizionati gli approfondimenti e i rimandi. Parole chiave (keywords) LP-Web consente, per ciascun prodotto, l inserimento di parole chiave. Esse vengono associate alla scheda prodotto e trasferite dal sistema negli impaginati cartacei sotto forma di marker nascosti. Con questa tecnica è possibile far generare a procedure automatiche gli indici per parola chiave quando viene svolta la fase finale della redazione dei documenti attraverso la costruzione del book di InDesign (cioè attraverso il sistema di assemblaggio e ordinamento dei vari capitoli di una pubblicazione di cui dispone il software di impaginazione InDesign). Come già per gli attributi, LP-Web possiede uno strumento raffinato per la gestione e l uniformazione delle parole chiave (vedi figura 5). pag. 3 di 8

4 Figura 5 - Schermata keywords Gestione delle immagini LP-Web gestisce in modo completo ed esauriente tutto il patrimonio iconografico aziendale. Per evitare la necessità di software e procedure specifici per il trattamento delle immagini (come ad esempio Adobe Photoshop), LP-Web è programmato in modo che un qualsiasi utente possa caricare le immagini nel sistema senza particolari competenze nel settore della grafica e senza conoscere dimensioni e formati necessari al sistema e alle procedure di generazione delle schede prodotto e di assemblaggio delle pagine. Sarà LP-Web stesso a elaborare le immagini e a produrre, per ciascuna di esse, i file necessari alla stampa e al web. LP-Web viene infatti verticalizzato sulle esigenze del cliente e può produrre tutte le dimensioni e i formati grafici necessari ai vari canali di comunicazione (eps, tif, jpg, png, ecc.). Esso segnala eventuali problemi relativamente alle immagini, quali ad esempio una dimensione eccessivamente piccola, una risoluzione insufficiente, uno spazio colore non consono alle esigenze delle pubblicazioni del cliente. Una volta caricate ed elaborate le immagini, esse finiscono in un contenitore (detto limbo ) in attesa di essere classificate dall utente ed essere associate a un prodotto (vedi figura 6). Figura 6 - Gestione immagini L associazione fra immagini e articoli, anch essa gestita da LP-Web, poiché è necessaria per il solo web, viene appunto gestita dalla sezione Web del software (vedi punto successivo). Web LP-Web consente la generazione dei file che vengono inviati al gestore del sito. pag. 4 di 8

5 Si tratta sia dei file testuali, generalmente estratti da procedure che generano file XML, sia dei file di immagini in bassa risoluzione, e in diverse dimensioni e formati, che vengono poi visualizzate sul sito. LP-Web possiede uno strumento specifico (vedi figura 7) per associare a ciascun articolo la propria immagine. L informazione viene esportata nel file XML per il sito e l url dell immagine reso disponibile per l aggancio. Questa sezione di LP-Web consente anche di indicare quali immagini siano utilizzate per il sito e quali per la stampa su carta (queste ultime vengono evidenziate da un bordo verde). Figura 7 - Schermata web Image Placer Uno dei problemi più complessi, nella redazione delle schede prodotto, è quello relativo a come posizionare le immagini scelte come rappresentative del prodotto all interno della scheda, per produrre poi lo snapshot e consentirne la successiva impaginazione sul catalogo. Lo strumento messo a disposizione da LP-Web è chiamato Image Placer. Esso visualizza in una finestra (vedi figura 8) gli elementi testuali della scheda sotto forma di rettangoli grigi dell esatta dimensione dell ingombro del testo, distinguendo fra quelli riposizionabili e quelli fissi. Inoltre presenta nell area della scheda dedicata alle immagini, le immagini stesse, che l utente può selezionare e posizionare, tagliare e ruotare a suo piacimento fino ad ottenere l estetica a lui più gradita. In questo senso Image Placer è del tutto simile ai normali programmi desktop di impaginazione, con la notevole differenza che guida e limita l utente al solo trattamento delle immagini e di quegli elementi che egli può e vuole spostare, impedendo però di muovere ed eventualmente disallineare elementi che, per scelta del graphic designer in fase di progettazione, devono mantere una posizione predeterminata (ad esempio alcuni testi, i loghi e/o le icone) Figura 8 - Image Placer pag. 5 di 8

6 Progetti grafici delle schede prodotto I layout (o progetti grafici) delle schede prodotto (anche in versioni diverse dello stesso prodotto) restano affidati ai graphic designer del cliente. Essi vengono approntati con i normali software per la progettazione grafica (Adobe InDesign) e servono da modello a LP-Web. Se il cliente non ha dimestichezza con InDesign sarà cura di Pragma 2000 fornire corsi di formazione e assistenza su questo specifico argomento. Rispetto a corsi di formazione tradizionali, quelli svolti da Pragma 2000 sono specificamente volti agli aspetti tecnici (e non a quelli creativi) sull uso delle feature di InDesign più utili ai fini della preparazione di layout compatibili coi sistemi di impaginazione automatica. Per esempio particolare rilievo viene dato alla strutturazione dei documenti e all uso sistematico e attento dei fogli di stile di carattere, paragrafo, tabella, cella, oggetto e infine alla creazione di pagine mastro contenenti le etichette da assegnare alle cornici di testo e necessarie al corretto funzionamento delle procedure di automazione dell impaginato. Sulla base dei progetti grafici, Pragma 2000 si incarica di mettere a punto tutte le procedure necessarie a far sì che LP-Web costruisca le schede prodotto secondo i desideri del cliente acquisendo tutte le informazioni necessarie dal proprio database interno. L attività di programmazione di nuovi layout è costante nel tempo, in quanto i clienti modificano spesso l aspetto delle schede o comunque creano nuovi layout quando hanno necessità di nuove pubblicazioni. Questo rende LP-Web non un prodotto, ma un vero e proprio prodottoservizio. Generazione automatica delle schede prodotto Una procedura automatica (solitamente notturna) rigenera a intervalli regolari tutte le schede prodotto con le informazioni che il cliente via via aggiorna nel CMS durante la normale attività quotidiana. Gli snapshot delle schede vengono mostrati all interno della videata prodotto di LP-Web. Il semaforo verde indica il perfetto allineamento fra lo snapshot e i dati, il semaforo rosso indica che lo snapshot non contiene gli aggiornamenti più recenti del CMS e sarà necesario un ulteriore giro della procedura di rigenerazione per ottenere la scheda aggiornata (vedi figura 9). Figura 9 - Semaforo rosso/verde Popolamento di LP-Web Pragma 2000 può predisporre procedure di trasferimento dei dati fra i sistemi informativi attuali del cliente e LP-Web. Pragma 2000 svolge una funzione di consulenza per quanto concerne l acquisizione e la normalizzazione dei dati da inserire nel CMS. Per esperieza, tale consulenza si rende necessaria in quanto il cliente acquisisce progressivamente coscienza delle operazioni da svolgere in merito alle varie normalizzazioni. Tipicamente in prima istanza vengono caricate le informazioni relative alle descrizioni e alle immagini. In un secondo momento si rende necessario un lavoro di disaggregazione dei dati (che quasi sempre si presentano aggregati) relativamente agli attributi degli articoli, alle parole chiave, all uniformazione delle icone, dei loghi, dei vendor. Impaginazione del catalogo (assemblatore di schede prodotto ordinate) Una volta ultimate e approvate le schede prodotto, Pragma 2000 può intervenire con una propria procedura automatica (che viene definita assemblatore di schede prodotto ordinate secondo i criteri decisi dal cliente ), che produca le pagine del catalogo sulle quali poi intervenire con finishing manuale. pag. 6 di 8

7 L assemblatore di schede (vedi figura 10) è una procedura che, dato un insieme di schede prodotto e di elementi esterni preparati con strumenti tradizionali (quali ad esempio le pagine pubblicitarie, gli approfondimenti e i rimandi), posiziona all interno delle pagine delle pubblicazioni le schede prodotto secondo l ordine fornito dal cliente o secondo un ordine di ottimizzazione degli spazi nelle pagine. L uso dell assemblatore non è necessario se il cliente decide di collocare manualmente le schede prodotto all interno delle pagine. Figura 10 - Impaginatore Finishing manuale (appendice all assemblatore) Una volta generato il catalogo attraverso l assemblatore, è possibile utilizzare i file di Adobe InDesign prodotti da esso per ultimarli attraverso procedure di finishing manuale svolte dal cliente e/o da Pragma Queste operazioni non saranno effettuate se il lavoro di collocazione delle schede prodotto viene svolto in modo manuale dal cliente. Inserimento dei prezzi In generale i prezzi dei prodotti riportati sul catalogo non sono memorizzati in LP-Web in quanto le strategie commerciali impongono di decidere e inserire i prezzi a catalogo in un tempo il più vicino possibile al momento della pubblicazione. Una volta ultimate le pagine attraverso la procedura di generazione (manuale o automatica), un ulteriore procedura assegna ai singoli articoli il proprio prezzo. Ciò è possibile in quanto ciascun codice di articolo è riconosciuto dalla procedura di aggiornamento prezzi attraverso la sua posizione nella colonna prezzo e attraverso il suo foglio di stile specifico. Generazione degli indici Pragma 2000 dispone di procedure automatiche di generazione degli indici dei cataloghi. Gli indici vengono generati grazie a marker nascosti negli impaginati in corrispondenza dei singoli codici di articolo. In questo modo il sistema di generazione degli indici rileva ciascun articolo nell impaginato e lo associa al numero di pagina. Con queste informazioni è possibile quindi costruire qualsiasi tipo di indice: per codice di prodotto, per vendor, per parola chiave, ecc. La generazione degli indici è possibile sia se l impaginato è stato costruito a mano dal cliente sia se esso è stato generato dall impaginatore automatico. Rilettura delle informazioni dell impaginato post-finishing Una volta ultimata la pubblicazione, spesso le operazioni di finishing comportano modifiche delle schede prodotto all interno dell impaginato. Sebbene sarebbe auspicabile che le schede prodotto, prima di essere inserite nell impaginato, siano definitive quanto a contenuti, avviene spesso che i clienti effettuino modifiche sull impaginato stesso. Modifiche relative ai testi sono sempre controproducenti, e obbligano poi al riallineamento del CMS. Più comprensibile e frequente è invece la serie di modifiche che vengono apportate alle schede prodotto a livello di grafica, una volta che esse siano inserite nella stessa pagina per via dei rapporti estetici che spesso si creano fra schede della stessa categoria nella stessa pagina. pag. 7 di 8

8 In linea di massima Pragma 2000 è sempre in grado di approntare procedure di rilettura delle schede prodotto impaginate ai fini del recupero di informazioni sul posizionamento delle immagini; più complesse sono le operazioni automatiche di riallineamento dei testi dell impaginato. Tempi e metodologia di lavoro Pragma 2000 si avvale di metodologie di sviluppo agile basate su Scrum ed Extreme Programming. In questo modo il cliente non riceve un pacchetto software dopo molti mesi dall analisi delle esigenze, ma viene coinvolto fattivamente nel processo di creazione delle procedure. In generale, il metodo con cui si opera prevede incontri col cliente a cadenze predeterminate (di solito quindicinali). In tali incontri vengono fissati gli obiettivi che il sistema deve raggiungere a breve e Pragma 2000 opera nei quindici giorni successivi per mettere a punto le procedure. Queste vengono immediatamente rese disponibili al cliente, che può subito utilizzarle nella propria realtà, evidenziando eventuali bug o scoprendo di avere ulteriori necessità o richieste di miglioramento. Il cliente comunica le proprie esigenze o gli errori riscontrati e negli step successivi Pragma 2000 rilascia una versione via via migliorata del sistema. Con la pratica di Extreme Programming sia il cliente che Pragma 2000 si rendono sempre ben conto dello stato di avanzamento del lavoro, e possono sempre decidere di modificare il percorso stabilito inizialmente se si accorgono che le necessità sorte in corso d opera prevalgono su altre che erano state inizialmente stabilite come prioritarie. Benché sia necessario pianificare, non è necessario che il piano resti immutato per tutto il corso del progetto. Anzi è saggio adattarlo via via, in base alle nuove conoscenze acquisite. pag. 8 di 8

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