U-GOV Didattica e Studenti Programmazione e servizi integrati per studenti e docenti

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1 U-GOV Didattica e Studenti Programmazione e servizi integrati per studenti e docenti White Paper Gennaio 2008

2 Indice 1. INTRODUZIONE IL PUNTO DI VISTA SUL CICLO GESTIONALE DELLA DIDATTICA IN ATENEO LE DIREZIONI DI SVILUPPO INTRAPRESE DALLE SOLUZIONI LA SOLUZIONE : U-GOV DIDATTICA E STUDENTI IL SISTEMA U-GOV U-GOV DIDATTICA E STUDENTI I MODULI DI U-GOV DIDATTICA E STUDENTI Programmazione Didattica Programmazione Didattica Servizi e segreteria studenti Spazi e calendari Community DA ESSE3/GISS A U-GOV DIDATTICA E STUDENTI IL PIANO DI PORTING VERSO U-GOV DIDATTICA E STUDENTI

3 1. Introduzione Le Università possono essere considerate fabbriche del sapere il cui core business è definito dalle attività di ricerca e di didattica. Data l importanza di queste due macro attività, tutti i processi interni possono essere visti come finalizzati alla loro organizzazione e alla loro gestione. Fra le due attività principali, la didattica è quella che di gran lunga coinvolge il maggior numero di persone (studenti, docenti, personale amministrativo). Attorno ad essa inoltre ruotano tutte le principali attività organizzative: dalla programmazione didattica alla gestione amministrativa degli studenti, dalla gestione delle risorse umane a quella delle risorse logistiche (edifici, aule, laboratori, residenze, ecc..). E naturale quindi che, anche dal punto di vista della soluzione gestionale informatica, proprio la didattica si trovi ad occupare un posto di primo piano facendo da crocevia, o meglio da fulcro, intorno al quale tutte le altre aree applicative ruotano. Proprio alla centralità che la distingue e alla molteplicità delle visioni organizzative che ciascun Ateneo possiede si deve la grande complessità di un dominio applicativo fra i più dinamici e variabili nel tempo. In definitiva potremmo dire che la didattica, intesa in senso lato come macro-insieme di processi e sottoprocessi organizzativi, costituisce anche dal punto di vista informatico applicativo l asset principale di ciascun Ateneo. Il progressivo innalzamento dei livelli di servizio allo studente risulta poi uno dei fattori più importanti di differenziazione degli Atenei che, in uno scenario di informatizzazione oramai avanzato, puntano non più sulla digitalizzazione di tutti i processi, che ormai si dà per scontata, ma sull erogazione di servizi di eccellenza. L integrazione è sicuramente una condizione indispensabile per la realizzazione di servizi di qualità. Una qualità misurabile subito in termini di facilità di accesso, completezza nella copertura dei bisogni e reperimento dell informazione. 3

4 Il Bologna Process Nell ambito della didattica i sistemi a supporto dell organizzazione devono confrontarsi con le specifiche europee sancite con l avvio del Processo di Bologna, nel giugno 1999, quando i Ministri dell'istruzione superiore di 29 Paesi europei sottoscrissero a Bologna la prima dichiarazione congiunta per la costruzione di uno "spazio europeo dell'istruzione superiore", da attuarsi entro il L'obiettivo cardine del Processo di Bologna è quello di far convergere i sistemi nazionali di istruzione superiore dei Paesi europei verso un sistema comune più trasparente, caratterizzato da una architettura basata su tre cicli (corrispondenti ai livelli bachelor, master e research doctorate). L'impegno preso dai Governi per implementare il Processo di Bologna è basato su principi chiave comuni che intendono facilitare la costruzione dello Spazio europeo dell'istruzione superiore e della ricerca, anche alla luce degli obiettivi definiti dai Consigli Europei di Lisbona (2000) e Barcellona (2002). Per avere un idea dello scenario vario e complesso in cui U-GOV Didattica e Studenti si colloca, riassumiamo brevemente i principi chiave che hanno un impatto decisivo anche a livello gestionale a cui tutti i sistemi europei devono uniformarsi: Tre Cicli La strutturazione dei sistemi nazionali di educazione superiore in tre cicli, che diano accesso a vari livelli di titoli di semplice leggibilità e comparabilità Crediti L'adozione di un sistema europeo di crediti per soddisfare richieste di invio dati ai vari enti preposti Dimensione Europea La promozione della dimensione europea dei percorsi formativi Formazione e Ricerca L'integrazione delle due dimensioni della formazione e della ricerca 4

5 Mobilità La promozione della mobilità di studenti, docenti e ricercatori Formazione Continua Lo sviluppo della formazione continua e ricorrente Riconoscimento Il riconoscimento dei titoli e dei periodi di studio Qualità Lo sviluppo di processi di assicurazione della qualità Dimensione Sociale Il potenziamento della dimensione sociale dell'istruzione superiore Attrattività Il miglioramento dell'attrattività e dell'apertura dello Spazio Europeo dell'istruzione Superiore verso l'esterno Per far fronte alla varietà delle sfide lanciate dal Bologna Process, gli Atenei dovranno dotarsi di sistemi integrati fortemente orientati alla governance dei processi, ma allo stesso tempo flessibili per quanto riguarda la configurazione dei processi stessi. La sfida e KION, forti dell esperienza accumulata nel corso di questi anni su oltre 50 Università italiane, intendono riqualificare tutte potenzialità del sistema ESSE3 (Servizi e Segreteria Studenti) all interno dell architettura U-GOV, arricchendo l offerta sia di moduli funzionali opzionali aggiuntivi (programmazione didattica, organizzazione degli spazi e dei calendari, ecc.), sia alzando il livello di integrazione con le altre dimensioni gestionali delle università (Contabilità, Risorse Umane, ecc.) e di configurabilità dei processi. 5

6 2. Il punto di vista sul ciclo gestionale della didattica in Ateneo Nella visione di e KION l area Didattica e Studenti comprende tutti i moduli applicativi che offrono piena copertura dell attività di pianificazione e gestione della didattica, dal punto di vista organizzativo dei processi interni, ed il pieno supporto a tutto il percorso di attraversamento degli studenti, dal punto di vista dei servizi esterni. I principali processi della gestione della didattica universitaria possono essere ricondotti ad un ciclo di vita gestionale che consta a livello generale di 4 macro fasi : Programmazione didattica Organizzazione della didattica Erogazione/fruizione della didattica Verifica interna/esterna della didattica Figura 1. Il ciclo della didattica in Ateneo. 6

7 La Figura 1 riprende le quattro macro fasi sopra evidenziate e mostra la loro successione logica in un unico ciclo. Programmazione didattica Il ciclo ha inizio prima dell avvio dell anno accademico vero e proprio, con una lunga fase di programmazione che annualmente deve ridefinire l assetto globale dell Ateneo per quanto riguarda l offerta formativa. La descrizione delle fasi che compongono tale processo viene approfondita nel paragrafo La programmazione didattica culmina nella pubblicazione del manifesto degli studi, che da una parte costituisce la guida studente per il nuovo anno accademico e dall altra rappresenta il contratto formativo che lo studente stipula con l Ateneo all atto dell immatricolazione o dell iscrizione al corso. Organizzazione della didattica Il processo della Programmazione didattica è seguito, o molto spesso parallelamente accompagnato, dall organizzazione della didattica vera e propria, all interno della quale si collocano tutte le attività più dettagliate attraverso le quali l Ateneo intende erogare la didattica per un certo anno accademico: la stesura dei calendari con tutte le scadenze dell anno, la pianificazione dell orario delle lezioni e degli appelli, ecc. Erogazione della didattica Durante la fase di erogazione (dal punto di vista dall Ateneo) o di fruizione (da punto di vista dello studente) della didattica l amministrazione deve mettere a disposizione di studenti e docenti tutti gli strumenti che agevolano e stimolano l interazione secondo le modalità stabilite dall Ateneo (ad esempio didattica tradizionale in presenza, didattica a distanza, e learning). Verifica della didattica Il ciclo si chiude con la verifica della didattica che consta sia della tradizionale verifica dell apprendimento dei contenuti da parte dello studente (dalla gestione degli esami di profitto agli esami di conseguimento del titolo), sia della validazione da parte dello studente alla didattica ricevuta. Oltre a queste modalità, che definiscono la verifica interna della didattica, esiste la verifica esterna calcolata su un insieme di fattori, in primis il buon esito del placement degli studenti nel mondo del lavoro. 7

8 Alla fine del ciclo gestionale, e contestualmente alle singole fasi, prima dell inizio del ciclo successivo, il sistema è in grado di offrire tutte le dimensioni di analisi necessarie per alimentare uno strumento a supporto delle decisioni, il cui utilizzo può avere impatti importanti sulla riprogrammazione globale del ciclo didattico successivo. 2.1 Le direzioni di sviluppo intraprese dalle soluzioni e KION intendono realizzare un sistema informativo che, partendo da quanto sopra descritto, indirizzi la gestione dell area Didattica e Studenti con particolare attenzione verso i seguenti punti: Integrazione di informazioni e processi L esperienza, acquisita in anni di lavoro con uffici amministrativi delle Università italiane, ha dimostrato quanto sia ormai essenziale che le applicazioni di quest area siano sviluppate in una visione integrata. Indispensabile, ad esempio, disporre di tutto il regolamento del corso degli studi per poter correttamente amministrare le carriere degli studenti. Inoltre l integrazione non deve essere intesa come interna alla sola area didattica, ma deve essere concepita come multifunzionale. Ad esempio esistono numerosi punti di contatto con la gestione del personale (U-GOV Risorse Umane), soprattutto per quanto riguarda l attribuzione dei docenti agli insegnamenti e la gestione delle coperture e dei servizi. Operatività e governance in un'unica soluzione vuole offrire non solo gli strumenti per sostenere al meglio la gestione dei processi amministrativi che riguardano l organizzazione della didattica e la carriera degli studenti, ma anche un sistema maggiormente orientato alla governance, che consenta all Ateneo di prendere decisioni, organizzare programmi di sviluppo, definire politiche e strategie. Anche su questo punto può contare sull esperienza accumulata nel campo del Data Warehouse di Ateneo, che si avvale già in 8

9 larga misura di dimensioni di analisi sul dominio specifico delle performance della didattica e dell attraversamento degli studenti. U-GOV Didattica e Studenti offre già la copertura di tutti i macro processi descritti attraverso: - la piena integrazione a livello architetturale e funzionale con gli altri moduli delle aree di U-GOV (Risorse Umane, Ricerca, Contabilità, ecc.) - la gestione della configurazione dei processi del sistema - il pieno supporto all Internazionalizzazione - la gestione di un gateway di servizi (per l integrazione con applicazioni terze) - il miglioramento dell interfaccia grafica utente (GUI). 9

10 3. La soluzione : U-GOV Didattica e Studenti La soluzione U-GOV Didattica e Studenti nasce integrata in un sistema molto più ampio, che ha l obiettivo di digitalizzare i principali processi in Ateneo. Questo sistema, denominato U-GOV, si basa su alcuni principi architetturali e funzionali che ne caratterizzano l eccellenza e che vengono ereditati da tutte le aree funzionali (Didattica e Studenti, Ricerca, Risorse Umane, Contabilità, Pianificazione e Controllo) e dai moduli che le compongono. Prima di affrontare la trattazione di U-GOV Didattica e Studenti introduciamo nel paragrafo seguente una sintetica panoramica delle caratteristiche dell architettura U-GOV. 3.1 Il sistema U-GOV La progettazione del sistema U-GOV è stata indirizzata da alcuni principi di base, che troviamo sintetizzati nei seguenti punti: Struttura condivisa delle informazioni L utilizzo di anagrafiche comuni a tutto lo strato applicativo consente di condividere i dati attraverso i diversi processi, evitando la duplicazione di informazioni. Le modifiche effettuate sui dati sono rese visibili in tempo reale all interno di tutte le applicazioni. La base informativa integrata è il presupposto fondamentale per lo sviluppo di una governance di Ateneo e per garantire e facilitare l integrazione e l evoluzione dei servizi offerti dall Ateneo. Struttura di gestione dei processi U-GOV è caratterizzato da uno strato software specificatamente dedicato alla gestione dei processi interni all Ateneo che definisce un modello di interazione e integrazione tra le componenti applicative. Questo strato permette la definizione di flussi informativi e riduce la 10

11 frammentazione dei processi di Ateneo. Grazie alla separazione tra regole di processo, soggette a variazioni, e funzioni elaborative e di registrazione, stabili nel tempo, è possibile adeguare facilmente U-GOV ai cambiamenti delle regole di gestione senza interventi diretti sul codice. Questa caratteristica permette di operare sulla configurazione dei processi per mettere in pratica le decisioni relative al governo dell Ateneo. Architettura orientata ai servizi (SOA) e all integrazione (web services) L architettura U-GOV si concretizza in uno strato di servizi che consente di accedere ai dati e alle funzioni del sistema informativo in modo trasparente e riutilizzabile per le altre applicazioni. Questo migliora la capacità di cooperazione applicativa, facilitando l accesso ai dati e potenziando i flussi operativi e le sinergie tra diversi sistemi informativi. Standard aperti L uso di standard aperti, in particolare lo standard JEE per lo sviluppo delle componenti applicative, consente di sviluppare la comunicazione fra i diversi moduli ed offrire applicazioni distribuite, sicure e interoperabili. 3.2 U-GOV Didattica e Studenti U-GOV Didattica e Studenti è l area all interno della quale si collocano i moduli gestionali per il completo supporto alla didattica universitaria. Storicamente la prima applicazione realizzata da e KION in questo ambito è il sistema per la gestione della Segreteria Studenti ESSE3, che con il tempo ha progressivamente allargato al copertura funzionale fino ad arrivare ad una complessa soluzione applicativa di notevoli dimensioni. Nativamente ESSE3 incorporava una rappresentazione esaustiva dell offerta formativa, elaborata sulla base delle specifiche del DM 509 (la normativa italiana che attuava nel 2001 le direttive del Bologna Process), alla quale era 11

12 collegata la gestione delle carriere degli studenti in tutte le sue fasi, a partire dall orientamento fino ad arrivare al conseguimento titolo. Successivamente a questa applicazione centrale, che realizzava già in buona parte un integrazione di processi e servizi suddivisi in varie aree, sono sorti altri moduli applicativi: la programmazione didattica, il modulo per la gestione del placement, la pianificazione della logistica ESSE3 University planner, il modulo di servizi a supporto della didattica ESSE3 Web community. Con la realizzazione del Progetto U-GOV, prevede l integrazione progressiva di queste soluzioni già sviluppate nell ambito della nuova architettura. Mentre il modulo di programmazione didattica è nativamente realizzato con l architettura U-GOV, per le altre componenti applicative è attualmente in corso un processo di reingegnerizzazione che vuole privilegiare l integrazione a livello di dati e di interfacce, con lo scopo di giungere il più presto possibile ad una piena integrazione a livello di servizi, prima che di tecnologie. Gli evidenti vantaggi di U-GOV Didattica e Studenti risiedono dunque sia nell insieme delle sue soluzioni applicative di area, sia nel suo utilizzo integrato e coordinato con le altre Aree Funzionali U-GOV, ad esempio U-GOV Risorse Umane, U-GOV Contabilità. 3.3 I moduli di U-GOV Didattica e Studenti Complessivamente l area U-GOV Didattica e Studenti è composta da 4 moduli, che insieme rappresentano una completa soluzione per i processi della didattica: Programmazione didattica Servizi e segreteria studenti Spazi e calendari Community Programmazione didattica è l applicazione centralizzata ad uso soprattutto degli uffici di facoltà, che comprende tutte le marco attività di pianificazione, mentre Servizi e segreteria studenti continua a essere il sistema principale di riferimento 12

13 per la gestione a 360 dello studente. Spazi e calendari è l evoluzione dell applicazione precedente, chiamata University Planner, utilizzabile anche in modalità stand-alone, ed infine Community ripropone, allargate in un contesto di integrazione con le piattaforme e-learning, le funzionalità di ESSE3 Web community, per l interazione studente-docente. La gestione del Placement viene integrata invece all interno della gestione tirocini e stage del sistema principale Servizi e segreteria studenti. Figura 2. Mappatura funzionale che mette in evidenza dove sono state importate in U-GOV le funzionalità della precedente generazione di applicativi. 13

14 3.3.1 Programmazione Didattica Programmazione didattica è un applicazione web che copre l intero processo che va dall istituzione di un nuovo corso di studio fino alla definizione dell offerta formativa, delle coperture degli incarichi didattici e delle regole per la composizione dei piani di studio degli studenti. Questo iter è certamente il core del programma, ma il modulo si propone di abbracciare tutte le altre attività di pianificazione generalmente collegate alla didattica, come la creazione del calendario accademico, la pianificazione del calendario degli appelli, ed altre. Le funzioni del sistema sono distribuite logicamente secondo le tre fasi principali di definizione dell offerta didattica: - la creazione/gestione dei corsi di studio a livello di ordinamento, che rappresenta la fase più alta della programmazione - la gestione dei regolamenti didattici e la successiva gestione delle regole per i piani di studio, che nell insieme definisce l ampia gamma di regole di fruizione di un determinato corso di studio - la programmazione didattica vera a propria, ovvero la fase di definizione dettagliata degli insegnamenti (attività formative), dalle caratteristiche strutturali alla copertura della docenza e dei contenuti formativi. L evoluzione del sistema prevede l allargamento funzionale fino alla copertura totale della pianificazione del calendario accademico, in particolare delle prove d esame. Sono coperti anche processi trasversali quali: - la gestione/monitoraggio del budget di facoltà e del carico didattico docente, al fine di ottimizzare la distribuzione e l utilizzo delle risorse - la gestione dei bandi e concorsi per la copertura degli insegnamenti, rimasti scoperti in fase di programmazione. Integrazione con altri moduli U-GOV Programmazione didattica si integra nativamente con i moduli U-GOV Servizi e segreteria studenti (il cui punto di contatto più significativo è proprio la gestione dei piani di studio a partire dalla stesura del regolamento) e U-GOV Spazi e calendari (per quanto riguarda la pianificazione dell orario delle lezioni e degli esami). L integrazione con U-GOV Carriere (modulo appartenente all area 14

15 Risorse Umane) permette di condividere le informazioni relative alla struttura organizzativa ed alle anagrafiche del personale, evitando duplicazioni di dati. L inserimento delle informazioni è univoco e può avvenire da entrambe le applicazioni. Significative integrazioni verranno realizzate anche con i moduli dell area U-GOV Pianificazione e Controllo, per quanto attiene al monitoraggio dell assetto didattico e al sistema di supporto alle decisioni. Integrazione con i sistemi Ministero dell Università e della Ricerca U-GOV Programmazione didattica inoltre gode di un integrazione nativa con la banca dati OFF.F, per il trasferimento automatico dei dati dei Corsi di Studio da attivare per ogni anno accademico. Questo passaggio delle informazioni avviene mediante l invio di file XML e consente di evitare la doppia imputazione dei medesimi dati. Complessità dei livelli gestionali Il modulo in esame consente di tener conto di diversi livelli di complessità gestionale. Sul livello principale, livello di pianificazione, sono state inserite le funzionalità per la gestione del processo vero a proprio, che si articola essenzialmente nei tre step di programmazione. Poiché la comunicazione rappresenta un aspetto non trascurabile di questo processo, oltre al livello di pianificazione è stato introdotto un livello informativo, che si occupa della necessità di fornire i dati ai destinatari del processo secondo modalità specifiche. I destinatari di questa comunicazione possono essere: - il Ministero stesso, coinvolto sia nell approvazione di nuovi corsi, che nella raccolta annuale dei dati dell offerta formativa (sito OFF.F) - gli studenti, per quanto riguarda la creazione della guida e la documentazione della carriera (certificati e Diploma Supplement) Il sistema gestisce tutte le informazioni descrittive dei corsi di studio e degli insegnamenti, compreso il supporto multilingua, che garantisce una piena aderenza alle linee guida per l accreditamento ECTS. Infine, alla realizzazione dei documenti concorrono indirettamente, a livello operativo-gestionale, anche il docente e lo studente stesso attraverso le funzionalità specifiche con cui gestiscono il proprio iter lavorativo o di carriera. 15

16 Usabilità Il modulo è stato realizzato con un interfaccia web altamente configurabile e progettata secondo i criteri documentati di usabilità e accessibilità. Le funzionalità gestionali massive sono studiate per consentire all operatore molteplici viste sui dati e per cercare di supportare meglio anche i diversi approcci organizzativi alla programmazione didattica Servizi e segreteria studenti Servizi e segreteria studenti è il nucleo gestionale e operativo principale dell intera area U-GOV Didattica e Studenti. Il suo scopo è quello di fornire allo stesso tempo sia le funzionalità rivolte all amministrazione universitaria (segreteria studenti) per gestire tutto il percorso di attraversamento dello studente, sia i servizi web a valore aggiunto rivolti al singolo studente. Rispetto al ciclo di gestione della didattica di Ateneo descritto sopra, il modulo copre 3 delle fasi citate nel capitolo 2 e mostrate in Figura 1: Organizzazione della didattica Erogazione/fruizione della didattica Verifica interna/esterna della didattica. Il modulo si può suddividere funzionalmente in diverse aree, anche se ciascuna area non è separabile nettamente dalle altre. A livello implementativo dunque non è possibile scorporare l applicazione in moduli distinti, ma è lasciata libertà agli operatori di decidere il livello di copertura dei singoli processi. Le aree applicative afferenti a questo modulo sono: - Area didattica: - Offerta formativa e offerta didattica; - Gestione della carriera dello studente - Esami di profitto e certificazione titolo - Area Amministrativa: - Gestione ammissioni - Gestione studente in ingresso e in uscita - Area tasse: - Gestione tasse per studente - Configurazione e operazioni massive (addebiti e rendicontazione) - Gestione diritto allo studio 16

17 - Chiusure contabili per la ragioneria - Area Post-Lauream - Gestione esame di stato - Gestione scuole di specializzazione (mediche, non mediche, siss) - Gestione dottorati di ricerca - Gestione stage e tirocini professionalizzanti L attraversamento dello studente Per comprendere il grado di copertura del modulo U-GOV Servizi e segreteria studenti, oltre ad una suddivisione logica delle funzionalità, può essere utile dare uno sguardo globale sull iter dell attraversamento dello studente suddiviso in tre fasi: orientamento, carriera, placement. Orientamento Dopo la programmazione didattica, si presenta la fase complessa di gestione dell ingresso dello studente nei percorsi formativi dell Ateneo. Il modulo si pone come banca dati centrale anche per tutte le attività di orientamento dello studente, che, orchestrate assieme ad altri strumenti dell Ateneo (ad esempio il portale), culminano nella fase di ammissione e immatricolazione ai corsi di studio. Carriera Il sistema provvede poi a tutte le fasi di gestione della carriera sia dal punto di vista amministrativo (iscrizioni, passaggi, trasferimenti, mobilità studentesca, gestione finanziaria), che dal punto di vista del supporto all erogazione e alla verifica dell attività della didattica. Servizi e segreteria studenti gestisce efficacemente tutta la fase di validazione e registrazione degli esami di profitto e di conseguimento del titolo (secondo diverse modalità operative compreso lo scenario della firma digitale). Inoltre fornisce strumenti per la valutazione a consuntivo dell attività didattica effettivamente erogata, della didattica fruita dallo studente, fino alla valutazione della stessa carriera dello studente. Placement Infine Servizi e segreteria studenti accompagna l iter dello studente anche nel contatto con il mondo del lavoro attraverso: - la gestione degli stage e tirocini curricolari e post lauream 17

18 - l integrazione con banche dati nazionali di laureati (Almalaurea) - specifiche funzionalità a supporto degli uffici universitari per il placement dei laureati. I servizi agli studenti e ai docenti Nativamente il modulo espone servizi web per l interazione diretta con lo studente e il docente, i principali attori della didattica. L architettura permette una portabilità multipiattaforma dell interfaccia, consentendo anche l uso di postazioni remote (totem) e device portatili (PDA, voice portal). Il servizio si configura come un vero e proprio portale della didattica che si compone di un area pubblica, sulla quale ogni utente può liberamente consultare informazioni relative all offerta didattica dell Ateneo, ai test di ingresso di ammissione, agli appelli e alle sessioni di laurea. Dall area pubblica è possibile poi effettuare una registrazione al portale, che dal punto di vista del sistema, significa prendere in carico una nuova persona nella fase di prescrizione-orientamento all Ateneo. Dall area registrato, il futuro studente può accedere ad alcuni servizi aggiuntivi e venire informato puntualmente su attività di orientamento o presentazione che l Ateneo svolge periodicamente, a seconda delle preferenze indicate. Dall area registrato il potenziale studente può infine iscriversi ad un test di ammissione o immatricolarsi, iniziando l iter della carriera come studente effettivo. Una volta immatricolato, dall area riservata studente, si può accedere alle funzionalità caratteristiche della gestione ordinaria del proprio iter universitario, sia dal punto di vista amministrativo che dal punto di vista didattico (pagamento tasse, iscrizione, piano di studi, prenotazione esami, ecc.). Parallelamente anche il docente o in generale chi ha una parte nella gestione della didattica ha un accesso privilegiato alla gestione della propria attività. Esiste dunque un area docente, riservata ai docenti titolari e/o ai loro collaboratori. Integrazione nativa con altri moduli dell area Didattica e Studenti Il modulo si integra nativamente con Programmazione didattica, Community (che coincide con un estensione delle funzionalità web del modulo stesso) e Spazi e calendari. 18

19 Programmazione didattica trasmette a Servizi e segreteria studenti oltre all assetto globale dell offerta formativa anche lo scadenziario del calendario accademico e la pianificazione degli appelli d esame. L attivazione del modulo Community consente, tramite un apposito gateway di comunicazione, l integrazione con il mondo delle piattaforme e-learning, facilitando enormemente la gestione dell iscrizione e dell accesso ai corsi a distanza. Attraverso Spazi e calendari, Servizi e segreteria studenti arricchisce i propri servizi web dei dati relativi agli orari delle lezioni e della possibilità di consultare la disponibilità delle risorse. Integrazione con le altre Aree Funzionali U-GOV L integrazione di questo modulo con U-GOV Risorse Umane garantisce l allineamento della anagrafica dei docenti offrendo anche il dettaglio dei dati necessario. Fondamentale risulta anche l integrazione con U-GOV Contabilità, legata a tutta l area finanziaria e di gestione delle tasse. Per quanto riguarda i moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo, sono già disponibili report standard di analisi sui flussi degli studenti e di monitoraggio delle performance degli stessi (esami di profitto, laurea, crediti acquisiti, ecc.). Integrazione con altri sistemi Servizi e segreteria studenti permette nativamente integrazioni con altri sistemi esterni. - Sistemi del Ministero: per tutti gli adempimenti necessari il sistema si integra con il sito OFF.F, con l anagrafe nazionale studenti (ANS) - Banche ed enti tesorieri: il sistema gestisce il flusso finanziario da e verso l Università dei dati relativi ai pagamenti effettuati mediante banche o enti convenzionati, compresa la modalità di pagamento on-line - Enti Regionali per il diritto allo studio: il sistema gestisce il flusso di dati degli studenti in uscita e in ingresso per determinare il criterio di assegnazione delle borse di studio - Banche dati studenti laureati: Consorzio AlmaLaurea e Vulcano - Gestionali studenti /KION (ESSE3) di altre università: per quanto riguarda la gestione dei trasferimenti esiste un protocollo di scambio fra dati che 19

20 facilità l acquisizione/ esportazione delle informazioni degli studenti trasferiti fra un Ateneo e l altro. - Sistemi per la gestione della mobilità internazionale: Move-on, Move-on net (prodotti del partner Unisolution). In molti Atenei i processi gestiti da U-GOV Servizi e segreteria studenti sono parcellizzati su molti sistemi comunicanti sviluppati in tempi e modi diversi. Alcuni di essi sono talmente personalizzati da risultare irrinunciabili per l amministrazione, che ha investito molte risorse nello sviluppo e nella manutenzione. Per far fronte a queste situazioni U-GOV espone attraverso uno strato di servizi (gateway) la possibilità di integrarsi con applicativi esterni su alcuni specifici processi (ad esempio i sistemi per la verbalizzazione esami) delegando quindi parte della gestione applicativa, ma rimanendo la piattaforma principale di riferimento. Inoltre attraverso uno strato di web services Servizi e segreteria studenti si integra facilmente anche con prodotti di Content Management per la realizzazione di portali Ateneo. Usabilità Il modulo offre un interfaccia per le funzionalità di back-office (rivolta essenzialmente al personale amministrativo interno) ed un interfaccia per gli attori principali della didattica (studenti e docenti). Entrambe sono ampiamente configurabili secondo le esigenze organizzative dell Ateneo e progettate secondo i criteri documentati di usabilità e accessibilità. Le funzionalità gestionali di back-office si avvalgono anche di strumenti per l organizzazione del lavoro (task manager) per rendere più immediato l utilizzo del software e ottimizzare la distribuzione del carico. Automatismi configurabili consentono anche la generazione automatica di alcuni task, sulla base del workflow impostato nel sistema. 20

21 3.3.3 Spazi e calendari U-GOV Spazi e calendari è l applicazione dedicata all organizzazione puntuale e articolata di tutte le attività di didattica ed di altre attività collegate che lungo il calendario accademico condividono le risorse fisiche dell Ateneo. Rispetto al ciclo di vita della didattica universitaria, descritto nel capitolo 2 e in Figura 1, questo modulo si colloca pienamente nelle fase di Organizzazione della didattica, immediatamente successiva alla Programmazione didattica. Il modulo si occupa dunque della strutturazione di un calendario di eventi che impegnano strutture fisse o mobili dell Ateneo. Le esigenze fondamentali a cui risponde l applicazione sono da un lato la progettazione dell orario di lezione dei corsi di laurea, dall altro il monitoraggio costante dell occupazione delle aule e/o di altre strutture universitarie. Il processo di allocazione può essere configurato opportunamente anche con un workflow di approvazione di un evento. L output del sistema sarà dunque il calendario dettagliato di tutti gli impegni legati ad una risorsa fissa (aula, laboratorio, ecc.) o mobile (proiettore, pc, attrezzature varie, ecc.) o il calendario degli impegni di gruppi di eventi (corsi di studio) o di persone fisiche (docenti, studenti) o virtuali (commissione d esame, ecc.). Sulla scorta di esperienze già avviate in molti Atenei, si è giudicato più utile optare per una gestione degli orari con controlli di congruenza (configurabili) di tipo manuale, per non disattendere le esigenze di flessibilità e variabilità difficilmente rappresentabili nel sistema. Spazi e calendari è modellato attorno a quattro entità fondamentali, che consentono una gestione flessibile ed estendibile del modulo anche ad altri domini (ad esempio programmi di ricerca, corsi di formazione del personale dell Ateneo, ecc.). Persone Risorse Eventi Calendari. Ciascuna entità è collegata alle altre mediante il concetto di impegno, ovvero l istanza di un determinato evento in una data (giorno, fascia oraria) che occupa una o più persone o risorse. 21

22 Interfacce e funzionalità Come Servizi e segreteria studenti, Spazi e calendari offre due interfacce diverse al sistema: una rivolta agli utenti di back-office (pianificatori) e una per gli attori più operativi (ufficio prenotazioni, docenti, ecc.). Le principali funzionalità del modulo sono: Client di pianificazione Configurazione opzioni di pianificazione Gestione dei filtri Gestione dei vincoli Gestione dei controlli Pianificazione eventi Gestione altri eventi Stampe Pubblicazione web degli orari. Servizi Web Consultazione orario Agenda Gestione impegni e eventi Prenotazione aule Prenotazione risorse mobili. Integrazione nativa con altri moduli dell area Didattica e Studenti Allo stato attuale il modulo prevede essenzialmente interfacce verso Programmazione didattica e Servizi e segreteria studenti, per la gestione logistica di eventi di tipo didattico (insegnamenti, esami). Il sistema è dunque alimentato in ingresso con tutti i dati provenienti dall attività di programmazione generale, evitando replicazione di data entry. 22

23 Integrazione con altri sistemi Attraverso uno strato di web services, Spazi e calendari mette a disposizione l output necessario alla pubblicazione degli orari nell area web dei servizi agli studenti o nel portale di Ateneo. Il modulo è utilizzabile anche in modalità stand alone, per questo dispone di apposite interfacce standard per l import e l export dei dati verso applicazioni terze (sistemi di segreteria o programmazione non U-GOV). Usabilità L interfaccia pensata per essere la funzionalità principale di gestione degli utenti di back-office, risulta flessibile e multi-vista e consente di lavorare contemporaneamente su aule, eventi e agende delle persone. L applicazione supporta poi una modalità multi-monitor per la migliore visualizzazione di grandi quantità di dati. L operatività sui calendari è inoltre resa efficace dall utilizzo delle molteplici modalità di visualizzazione, utilizzate anche nei più comuni programmi di schedulazione (es. Outlook) Community Quest ultimo modulo è un estensione funzionale di U-GOV Servizi e segreteria studenti, finalizzato alla configurazione/gestione di comunità virtuali, collocate all interno del portale web dei servizi e intese come ambiente condiviso per tutti gli utenti del sistema interessati a scambiare informazioni legate alla propria attività di lavoro o di studio. Ci riferiamo, ad esempio, alla comunità di tutti gli utenti legati ad una Facoltà (preside, docenti, segretari, studenti) o ad un Dipartimento (ricercatori, docenti, visiting professor) oppure alla comunità di studenti e docenti di un determinato insegnamento. In tutti questi contesti può essere utile poter pubblicare e condividere documenti, scambiare opinioni mediante i forum di discussione, emettere e ricevere avvisi in bacheca, effettuare revisioni dello stesso documento, scaricare i materiali di supporto alle lezioni, consultare una bibliografia di riferimento, ed altro ancora. L applicazione gestisce l area di configurazione della comunità separatamente dall area di amministrazione dei servizi della comunità stessa (bacheche, documenti, forum, ecc.). 23

24 Gestione dinamica degli accessi Attualmente molti sistemi permettono di gestire ambienti di interazione virtuale, groupware, o altro, con l onere, però, di dover definire a parte gli utenti della comunità o di dover creare apposite interfacce per ricavarli da altri sistemi. U-GOV Community, nativamente integrato con la gestione studenti, fornisce direttamente e in modo dinamico gli utenti per la creazione e la gestione di comunità virtuali. Il valore aggiunto del modulo sta proprio nella possibilità di creare in maniera facile e veloce comunità di utenti semplicemente utilizzando alcune delle loro caratteristiche proprie (la facoltà, il corso di studio di appartenenza, l anno di corso, ecc..) e di fornire i servizi di base per l interazione on-line. Scalabilità dei servizi Ogni comunità, cioè ogni ambiente virtuale di interazione fra gli attori del sistema, è scalabile a diversi livelli, ovvero può essere mappata su macro raggruppamenti significativi di utenti. Attualmente si possono creare comunità web a livello di: Ateneo Facoltà Corso di Studio Attività didattica. Questa possibilità gestionale multilivello consente allo stesso utente di attraversare più ambienti. Ad esempio, può appartenere sia alla comunità di facoltà che a quella di alcuni insegnamenti, e in ciascuna avere un profilo e accessi diversificati a seconda del caso. La scalabilità rende il sistema aperto all estensione dei servizi di comunità anche ad altri eventuali raggruppamenti di utenti rappresentabili nel sistema (ad esempio dipartimento, sede). Integrazione con altri sistemi Dal punto di vista dell integrazione la principale potenzialità del sistema è data dallo strato di interfaccia con le piattaforme e-learning. Tramite un apposito gateway denominato E-Learning Orchestrator (CiELO), il modulo è in grado di rimappare su una qualsiasi piattaforma (ad esempio Moodle, A-Tutor, Docebo, ecc.) la struttura delle comunità e dei profili dell utenza. Questa soluzione consente, ad esempio, di dare allo studente un unico accesso 24

25 per usufruire dei servizi amministrativi (pagamento tasse, iscrizioni, certificati, ecc.), interagire tramite le web community con i docenti per la didattica tradizionale, e accedere alle piattaforme utilizzate dall Ateneo per seguire la didattica a distanza. Usabilità Tutte le funzionalità di configurazione e gestione del modulo sono realizzate con un interfaccia web. Essendo un estensione funzionale di U-GOV Servizi e segreteria studenti, le funzionalità sono progettate secondo i criteri documentati di usabilità e accessibilità. 25

26 4. Da ESSE3/GISS a U-GOV Didattica e Studenti e KION sono impegnate nella definizione del piano strategico di attività che porterà gli attuali sistemi del mondo della didattica e degli studenti verso lo scenario architetturale e funzionale del sistema U-GOV descritto in questo documento. L impegno maggiore riguarda certamente l evoluzione di ESSE3 che diventerà il modulo U-GOV Servizi e segreteria studenti. Lo scenario prospettato verrà perseguito con una serie di interventi che porteranno progressivamente ESSE3 a operare nella logica del sistema U-GOV. In questa prospettiva uno dei punti cardine del piano è il mantenimento di tutte le funzionalità presenti in ESSE3 e GISS e consolidate in anni di sviluppo ed esperienza. Da questo punto di vista, il passaggio intermedio è rappresentato dalla progressiva migrazione di tutte le installazioni GISS su installazione ESSE3 Plus (un progetto di integrazione ed estensione funzionale di ESSE3, che ingloba tutte le feature di GISS). Ovviamente tutte le caratteristiche applicative, aggiunte alle evoluzioni di ESSE3 che nel frattempo verranno rilasciate, confluiranno nella nuova soluzione U-GOV Servizi e segreteria studenti. In sostanza agli utenti GISS che migreranno su ESSE3 Plus, verrà garantito lo stesso livello di copertura funzionale in continuità con i servizi applicativi del vecchio sistema. Allo stesso tempo potranno beneficiare anche delle funzionalità più avanzate di ESSE3 non presenti in GISS. 26

27 In ESSE3 Plus verranno inoltre portati a termine anche altri task fondamentali del cammino di avvicinamento allo scenario di piena integrazione di U-GOV. In particolare: un allargamento funzionale significativo per la copertura di processi ancora parzialmente gestiti la riscrittura di alcune parti applicative per una copertura più fine e configurabile di alcuni processi il rilascio di uno strato di gestione per la configurazione del workflow dei processi il rilascio di un gateway di comunicazione con altri sistemi l aggiornamento dell architettura e della tecnologia di alcuni strati di software. 4.1 Il piano di porting verso U-GOV Didattica e Studenti Il passaggio dai sistemi attuali alla piena realizzazione dello scenario descritto è articolato in 3 fasi: Coesistenza Integrazione di primo livello, che prevede il mantenimento integrale del modello dati di ESSE3 Plus. Le entità di ESSE3 Plus vengono alimentate dai moduli U-GOV tramite motori di replica automatici o batch (eseguiti dall'utente). Inoltre, su ESSE3 Plus saranno disattivate (o limitate, a seconda dei casi) le funzioni di I/O su tutte le entità alimentate, per replica, da U-GOV. Integrazione funzionale L integrazione a regime prevede che ESSE3 Plus abbandoni le proprie entità (tabelle) per utilizzare quelle di U-GOV riadattando la propria business logic e, se necessario, lo strato di interfaccia utente. Integrazione del framework applicativo di base In questa fase saranno progressivamente unificati i servizi del framework applicativo di base. ESSE3 Plus dovrà progressivamente abbandonare le proprie implementazioni di questi servizi per adottare le soluzioni messe a disposizione da U-GOV a livello più generale. Saranno affrontati, nell ordine, i seguenti 27

28 servizi: autenticazione, autorizzazioni, workflow, messaggistica, comunicazioni, multilingua. Modifiche architetturali JBOSS sarà la nuova piattaforma di riferimento per l application server di ESSE3 Plus, una volta completata la fase di porting in Java del livello di business logic del prodotto, in aggiunta a quella tradizionale Sybase EA Server, che dovrà comunque essere progressivamente dimessa. Per U-GOV gli application server di riferimento saranno OracleAS e JBOSS. Considerando gli elevati costi per il supporto multipiattaforma, solo quando tutto il parco installato di ESSE3 Plus su Sybase EA Server sarà stato migrato su JBOSS, e KION inizieranno l attività di certificazione ESSE3 Plus su Oracle AS, allineandosi alle piattaforme di riferimento di U-GOV. Timing Sono previste le seguenti attività: Fase 1: - Integrazione di primo livello (batch-input) - Didattica (+ docenti + dati di base) - Anagrafiche (studenti verso U-GOV/AC) - Tasse, Rimborsi e Compensi (via cicli gestionali) - Integrazione GUI Web Docente: - Implementazione dei programmi dei corso in U-GOV -DI - Registro docente (e altre funzioni) integrate a livello html - Supporto piattaforma tecnologica JBOSS - (preparazione fase 2 - interventi strutturali progetto 729) - (preparazione fase 3 - integrazione servizi applicativi di base) Fase 2: - anagrafiche comuni, PD, ecc Fase 3: - Integrazione framework applicativo - Dismissione Jaguar Sybase EA - Supporto piattaforma tecnologica OC4J. 28

29 Titolo White Paper: U-GOV Didattica e Studenti. Gennaio 2008 S1-6 Livello di sicurezza: pubblico Autori: Collaborazione di: Audience: Alessandro Furlati, Sandro Cacciamani, Fabio Arcella Vittorio Ravaioli, Relazioni Esterne Direttori amministrativi, Prorettori di area, Dirigenti/Responsabili di area, Dirigenti/Responsabili dei Sistemi Informativi, Capi Ufficio Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria Ufficio Relazioni Esterne Tel: Mail: re.univ@cineca.it Kion S.p.a. Via Cristoni, Casalecchio di Reno (BO) Tel: Mail: info@kion.it Copyright 2008, e KION. Tutti i diritti riservati. Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di e KION.