Progettare un Content Management System con le mappe mentali

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1 Progettare un Content Management System con le mappe mentali Ing. Alberto Scocco, Pubblicato su VoiceComm News, n , Ed. ITER Milano Le mappe mentali per il knowledge management in un CMS Un Content Management System, per sua stessa natura, deve supportare: il lavoro creativo di coloro che producono i contenuti; le procedure previste per la revisione dei materiali; la condivisione delle indicazioni stilistiche e di contenuto. Per questo è necessario un corretto approccio al knowledge management, che permetta di fondere tra loro la creatività richiesta in certe attività; la condivisione di conoscenze ed esperienze; la prassi quotidiana. Tale approccio è facilitato dall'uso delle mappe mentali: uno strumento nato per la rappresentazione della conoscenza. Con esse è possibile infatti [DEQ02]: raccogliere e rappresentare informazioni e concetti in modo strutturato; evidenziarne associazioni e relazioni (tra informazioni); esaltare l'espressività mediante opportune codifiche iconico-cromatiche; disporre di una visione sinottica. Quella delle mappe mentali è una tecnica di rappresentazione grafica della conoscenza, ideata dallo psicologo inglese Tony Buzan intorno al 1960 e sviluppata partendo da studi compiuti sulla possibilità di associare informazioni e concetti in modo non lineare. Una mappa mentale consiste in un diagramma nel quale i concetti vengono presentati in forma grafica: quello principale viene riportato al centro del foglio, mentre gli altri concetti vengono legati secondo una geometria radiante via via verso l'esterno [BUZ 91]. Pag. 1/7

2 Oltre alla possibilità di rappresentare i concetti secondo un architettura gerarchicoassociativa, permette anche di utilizzare contemporaneamente codici di tipo iconico/cromatico. Un esempio pratico, che descrive il progetto di un'attività di PR basata su contatti moltiplicatori, è il seguente (Fig.1) Fig.1 [SCA 02] In essa sono state rappresentate a livello grafico le attività (nodi in arancione), i legami tra esse (archi orientati) e gli spunti attuativi (nodi in verde). Questa modalità di rappresentazione risulta efficace in molte situazioni, come ad es. nel processo di generazione delle idee, in quanto aiuta a lavorare su pensieri ed idee esistenti, come pure su loro possibili sviluppi; nella comunicazione del pensiero, in quanto esplicita graficamente i legami concettuali tra i contenuti, e quindi semplifica le attività di integrazione e di revisione; nell'organizzazione delle attività, in quanto consente di creare griglie di inserimento strutturate e codificate, e quindi di classificare il materiale ed assegnare risorse in modo molto intuitivo. Spesso l'uso delle mappe mentali viene introdotto ottimizzare la produttività di gruppi di lavoro e per potenziare la comunicazione. Quella che verrà proposta nel seguito è un'applicazione di questo strumento per descrivere una gestione di contenuti in una enewsletter informativa su un prodotto, e che comporta un lavoro di gruppo che vedrà impegnati diversi soggetti. Pag. 2/7

3 Si farà riferimento ad uno specifico prodotto software, il MindManager, che permette di implementare le mappe mentali in contesti di Office Automation [KOM 99]. A tal proposito è utile accennare ad alcune caratteristiche di questo software, che verranno utilizzate nel seguito: la possibilità di associare una nota di testo esteso a ciascun nodo della mappa (il pannello può essere aperto o chiuso a proprio piacimento, come indicato in Fig. 2); Fig. 2 [SCA 02] la funzione di visualizzazione dinamica dei dettagli, per espandere (ad ogni (sitante)) solo i sotto-rami utili, e renderli più leggibili (come riportato in Fig. 3); la possibilità di usare colori ed immagini per classificare (e filtrare dinamicamente) i nodi della mappa secondo una codifica iconico-cromatica (come riportato in Fig. 3); Fig. 3 [SCA 02] la funzione di conferencing remoto, che permette anche di lavorare con i colleghi sulla medesima mappa in modalità sincrona o asincrona attraverso Internet. La mappa di un CMS collaborativo per la gestione di una enewsletter In questa sezione verrà mostrato come sia possibile impiegare le mappe mentali per semplificare la collaborazione tra i diversi partecipanti all'attività di composizione dei contenuti; la revisione dei contenuti e degli stili adottati. Dal punto di vista organizzativo si consideri che in questa enl sono previste: la figura di un responsabile dei contenuti per ciascuna sezione tematica; la collaborazione tra gli autori, mediante la segnalazione di temi da trattare e lo scambio di opinioni; la figura di un general content manager, che coordini le attività e funga da moderatore. Si tratta quindi di un tipico caso di gestione collaborativa dei contenuti, che può essere realizzata sia in presenza che a distanza, nella quale si intrecciano le problematiche della comunicazione e della organizzazione. Pag. 3/7

4 Un primo passo in questo senso consiste nel riconoscere nella enl diversi elementi (di contenuto), e nello strutturarli in una griglia di riferimento, come potrebbe essere quella rappresentata in Fig. 4: Fig. 4 [SCA 02] In essa alcuni elementi sono scomponibili ad un ulteriore livello di dettaglio (ad es. Testo, oppure Intestazione). In questo caso l'informazione che contengono è rappresentata dai sotto-rami; altri sono semplici (ad es. Oggetto, oppure Saluti). In questi casi l'informazione è contenuta all'interno delle note di testo associate ai rami (nel MindManager l'icona del libro indica la presenza di una nota allegata al nodo del ramo). In questo modo è possibile riconoscere le diverse classi di informazioni della enl e riflettere sulle modalità di strutturazione adottate. Una prima estensione di questa struttura può essere fatta per supportare la collaborazione tra gli autori; inserire più contributi all'interno di una medesima sezione. Per fare questo possono essere inseriti, all'interno di ciascun ramo di sezione, due sottorami: uno per l'inserimento dei diversi argomenti che verranno trattati e un altro destinato alla collaborazione, con il quale è possibile fornire spunti al responsabile di ciascuna sezione. In questo modo diventa possibile anche organizzare e strutturare diversamente gli argomenti nelle sezioni, che così possono essere formulati mediante un titolo (fornito esplicitamente nel testo del nodo dell'argomento, in modo che possa contraddistinguerlo univocamente); un testo esteso (fornito nella nota di testo del nodo); delle indicazioni per avere ulteriori informazioni (fornito nella nota di testo del nodo). Pag. 4/7

5 Stando a questo schema, ciascuna sezione può essere idealmente rappresentata nel seguente modo (Fig. 5): Fig. 5 [SCA 02] Nel complesso, invece, la mappa dei contenuti può essere così riveduta (Fig. 6): Fig. 6 [SCA 02] Una seconda estensione può invece essere realizzata per esplicitare gli ambiti di competenza degli autori; rappresentare la modalità di interpretazione e d'uso di alcuni elementi di contenuto (obbligatorietà/ opzionalità, struttura/ contenuto); rendere più auto-esplicativa la struttura. Per ottenere questo è possibile utilizzare una codifica multipla delle informazioni: codici iconici accanto ai testi dei nodi per attribuire le responsabilità (ciascun simbolo rappresenta un autore; ad es. la freccia verde può essere attribuita al responsabile del marketing), e colori per indicare la modalità di interpretazione dei diversi nodi. Pag. 5/7

6 Una possibile evoluzione della mappa in questo senso è la seguente (Fig. 7): Fig. 7 [SCA 02] In particolare, si noti la distinzione tra le diverse tipologie di informazioni contenute nei nodi: di supporto, utilizzate per la collaborazione tra gli autori e rendere più semplice la lettura della mappa: Elemento organizzativo, per inserire nei sotto-rami informazioni utili per la gestione delle attività (colore marrone); Elemento esplicativo e/o documentativo, per fornire informazioni di dettaglio sull'uso dei rami ai quali sono collegati (colore verde); di contenuto, utilizzati per classificare le informazioni, e per gestire i contenuti: Elemento di struttura opzionale, per indicare del materiale ritenuto non essenziale (colore avana); Elemento di struttura obbligatorio, per indicare tra i contenuti un componente essenziale (colore celeste); Elemento di contenuto, per indicare che anche il testo del nodo rappresenta del materiale rilevante ai fini del contenuto (colore rosa). Un ultimo aspetto da considerare è quello del coordinamento delle attività da svolgere. Come già detto, nella gestione della enl sono previste le possibilità di fornire e ricevere suggerimenti per la compilazione delle varie sezioni da parte dei rispettivi responsabili; di collaborare per la revisione dei contenuti e degli stili adottati. Inoltre sono necessarie delle indicazioni in merito alla procedura che regola le attività di collaborazione e di revisione; al modo di interagire sulla mappa. Pag. 6/7

7 Per questa ragione è utile estendere il modello nel seguente modo (Fig. 8): Fig. 8 [SCA 02] Rispetto al precedente schema, quello in Fig. 8 risulta arricchito di nuovi elementi orientati all organizzazione, e sottende alla seguente procedura: il responsabile del marketing stabilisce e notifica le date entro le quali gli autori dovranno operare; gli autori potranno inviare suggerimenti ai loro colleghi entro la data stabilita per le proposte; gli autori dovranno inserire i materiali per ciascun argomento che intendono trattare all interno delle sezioni di propria competenza, entro la data fissata per la redazione dei contenuti; entro la data di pubblicazione sono possibili inserimenti di annotazioni, per segnalare revisioni e suggerimenti agli autori. Quest'ultima attività può essere svolta utilizzando archi orientati, che colleghino le annotazioni direttamente con i nodi dei contenuti ai quali si fa riferimento. Conclusioni Quello presentato è un esempio, per mostrare come il metodo delle mappe mentali possa essere adottato per modellizzare un processo di creazione e di gestione collaborativa dei contenuti. A seconda delle dimensioni della problematica, tale modello potrà poi essere considerato come lo schema di una struttura dati, derivante da un'analisi funzionale, per la quale viene realizzata un'apposita applicazione software CMS. In questo caso, il vantaggio dell utilizzo della mappa mentale in formato elettronico consiste nella possibilità di realizzare un prototipo di facile estensione; come un vero e proprio sistema CMS, realizzato ed utilizzato in forma di mappa mentale per MindManager. In questo caso, l'utilizzo della funzione di conferencing sincrono/asincrono via Internet permette di operare a più mani sulla medesima mappa, evitando possibili disallineamenti. Bibliografia [DEQ 02] A. Scocco, Le mappe mentali per il controllo di qualità, De Qualitate Ottobre 2002, Ed Nuovo Studio Tecna [BUZ 91] T. Buzan, Use Both Sides of Your Brain, E P Dutton, 1991 [SCA 02] [KOM 99] I. Kommer, H. Reike, Mind Mapping am PC, Carl Hanser Verlag Munchen Wien, 1999 Pag. 7/7

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