Manuale Portale Fatturazione Elettronica PA e Conservazione a norma

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1 Manuale Portale Fatturazione Elettronica PA e Conservazione a norma Manuale Utente pag. 1 di 47

2 Revisione Data Motivo Revisione Emesso da Approvato da 1 24/06/2014 Rilascio versione Stefano Vercellino Andrea Anghinolfi /11/2014 Aggiornamento Sabina Falcinelli Andrea Anghinolfi /11/2014 Aggiornamento Stefano Vercellino Andrea Anghinolfi /11/2014 Aggiornamento Stefano Vercellino Andrea Anghinolfi /02/2015 Aggiornamento Stefano Vercellino Andrea Anghinolfi /03/2015 Aggiornamento Roberta Rosatone Andrea Anghinolfi /03/2015 Aggiornamento Stefano Vercellino Andrea Anghinolfi /05/2015 Aggiornamento Roberta Rosatone Andrea Anghinolfi /06/2015 Aggiornamento Roberta Rosatone Andrea Anghinolfi /07/2015 Aggiornamento Sabina Falcinelli Andrea Anghinolfi pag. 2 di 47

3 Indice Accesso al portale Fattura PA Profilo Utente Fatture Ricerca Fatture Invia in conservazione Upload Fatture Compila Fattura Cedente Committente Nuova Fattura Riferimenti fattura Pagamenti Allegati Riepilogo Documenti Upload Documenti Ricerca Documenti Registri Ricerca registri Upload Registri Flussi Esito Flussi pag. 3 di 47

4 Figura 1 Profilo Utente... 7 Figura 2 - Fatture... 8 Figura 3 Ricerca Fatture... 9 Figura 4 Risultati della Ricerca Fatture Figura 5 -Esempio di visualizzazione di un allegato Figura 6- Caricamento della fattura Figura 7- Caricamento degli allegati Figura 8 - Carica Fattura dal menu Upload Figura 9 - Carica Fattura Figura 10 Cedente Figura 11 - Sede Figura 12 Committente Figura 13 - Riferimenti fiscali Figura 14 - Nuova fattura Figura 15 - Caricamento fattura Figura 16 - Aggiungi Dati ritenuta Figura 17 - Aggiungi Bollo Figura 18 - Cassa previdenziale Figura 19 - Aggiungi Cassa previdenziale Figura 20 - Tipologia Cassa Figura 21 - Sconto/Maggiorazione pag. 4 di 47

5 Figura 22 - Aggiungi Sconto/Maggiorazione Figura 23 - Vettore Figura 24 - Aggiungi Vettore Figura 25 - Aggiungi Anagrafica Vettore Figura 26 - Aggiungi Indirizzo resa Figura 27 - Aggiungi dati veicolo Figura 28 - Riferimenti Fattura Figura 29 - Aggiungi Ordini Figura 30 - Aggiundi Contratti Figura 31 - Aggiungi Convenzioni Figura 32 - Aggiungi Doc. Ricezione Figura 33 - Aggiungi Fatture Collegate Figura 34 - Aggiungi DDT Figura 35 - Aggiungi SAL Figura 36 - Aggiungi Pagamenti/Condizioni di pagamento Figura 37 - Aggiungi Pagamenti/Modalità di pagamento Figura 38 - Aggiungi Allegato Figura 39 - Riepilogo Figura 40 Documenti Figura 41 - Carica Documenti Figura 42 - Ricerca Documenti Figura 43 - Registri Figura 44 - Ricerca registri pag. 5 di 47

6 Figura 45 - Esempio di dettaglio in Ricerca Registri Figura 46 - Upload Registri Figura 47 - Flussi Figura 48 - Inserisci Flusso Figura 49 - Popup riepilogo inserimento flusso Figura 50 - Fatture da elaborare Figura 51 - Fatture elaborate Figura 52 - Conferma fatture Figura 53 - Attesa conferma fatture Figura 54 - Fatture confermate pag. 6 di 47

7 Accesso al portale Fattura PA 1. Profilo Utente Al momento del primo accesso al Portale l utente può modificare la password: Figura 1 Profilo Utente pag. 7 di 47

8 2. Fatture In questa sezione è possibile effettuare operazioni di: Ricerca Upload fatture Compilazione fatture Figura 2 - Fatture 2.1 Ricerca Fatture Con questa operazione, l utente avrà la possibilità di ricercare attraverso i metadati le fatture inviate al portale. pag. 8 di 47

9 I campi dati si puliscono con la pressione del tasto Canc. Figura 3 Ricerca Fatture Cliccando su Ricerca apparirà una lista delle Fatture inviate in conservazione con i relativi stati del Documento. Con i simboli disposti sulla destra della schermata, si può avere il dettaglio del documento, aprire/scaricare il documento e/o prendere visione delle Prove di Conservazione attraverso un file Zip, visualizzare gli allegati (a loro volta scaricabili), bloccare il documento: pag. 9 di 47

10 Figura 4 Risultati della Ricerca Fatture Figura 5 -Esempio di visualizzazione di un allegato Bloccando il documento, la fattura viene cancellata dalle ricerche e non sarà inviata al Sistema di Interscambio (SDI). pag. 10 di 47

11 N.B. Se il simbolo Blocca documento SDI. non appare, significa che la fattura è già stata inviata allo STATI DEL DOCUMENTO: SDI da firmare = Questo è lo stato di una fattura appena caricata in upload o in compilazione. Alla fattura dovrà essere apposta firma digitale. A seconda del carico di lavoro del sistema i documenti possono rimanere in questo stato massimo due ore. SDI firma in errore = Se l apposizione della firma è in errore, la fattura si troverà in questo stato. Per lo sblocco contattare l assistenza. SDI da inviare = La fattura è stata firmata ed è in attesa di invio al Sistema di Interscambio (SDI). A seconda del carico di lavoro del sistema i documenti possono rimanere in questo stato massimo due ore. SDI inviato = La fattura è stata inviata allo SDI e il sistema è in attesa della conferma della presa in carico. Tempo previsto mezza giornata circa. SDI invio in errore = L invio allo SDI ha avuto problemi. Contattare l assistenza. SDI attesa ricevuta = Lo SDI ha risposto di avere preso in carico la fattura e la sta elaborando. Tempo previsto massimo venti giorni. SDI ricevuta in errore = Lo SDI ha risposto con una Notifica di Scarto (NS), la fattura non è stata consegnata all ente destinatario e può essere riemessa corretta con lo stesso numero in quanto la fattura errata non viene considerata. Conservato = Lo SDI ha provveduto alla Ricevuta di Consegna della fattura (RC) e sarà visibile da portale come Allegato. Significa che la fattura è formalmente valida e verrà inoltrata all ente destinatario. Da questo momento l ente ha 15 giorni di tempo per rispondere allo SDI. Se lo SDI risponde lo stato della fattura rimane in Conservato, ma dalla maschera di Ricerca sarà possibile vedere un allegato aggiuntivo di Notifica Esito (NE) nel quale l ente risponderà sul pagamento. Lo stato quindi di Conservato, non è una garanzia sull accettazione di pagamento della fattura da parte dell ente. Può accadere che l ente destinatario non risponda entro il termine di 15 giorni e in questo caso lo SDI ri- pag. 11 di 47

12 sponde con un allegato di Decorrenza Termine (DT). Per conoscere l esito di accettazione della fattura in caso di DT, è necessario contattare l ente destinatario. STATI DELLA FATTURA: INVIATA = Quando la fattura è stata è stata inviata al Sistema di Interscambio (SDI). RICEVUTA = Quando negli allegati si trova un RC (Ricevuta di Consegna) per cui il file ha superato i controlli dello SDI e la fattura è stata consegnata all ente destinatario. SCARTATA = Quanto negli allegati si trova un NS (Notifica di Scarto), per cui il file non ha superato i controlli dello SDI. ACCETTATA = Quando negli allegati un NE (Notifica di Esito) riporta la sigla EC01, per cui la fattura è stata accettata dall ente destinatario. RIFIUTATA = Quando negli allegati un NE (Notifica di Esito) riporta la sigla EC02, per cui la fattura è stata rifiutata dall ente destinatario. DECORRENZA_TERMINI = Quando negli allegati si trova un DT (Decorrenza Termini), per cui l ente destinatario supera il termine di 15 giorni per rispondere. La fattura quindi è in decorrenza termini (si legga sopra in Stati del documento). NOTA BENE: Nel caso l utente disponga di un contatore delle fatture questo verrà scalato di una unità per ogni fattura, compilata o uploadata, che viene inviata al sistema, indipendentemente dall esito delle sue future lavorazioni (quindi vengono scalate sia le fatture bloccate manualmente, sia quelle rifiutate dallo SDI). pag. 12 di 47

13 2.2 Invia in conservazione La pagina dedicata all invia in conservazione di fatture prevede il caricamento della fattura e degli allegati alla fattura. Il file può essere trascinato nello spazio indicato in Trascina qui il file della fattura/degli allegati o dal pulsante Sfoglia, scelto tra il file da caricare. Solo dopo avere caricato la fattura in formato xml firmata digitalmente ed uno o più allegati alla fattura, si clicca sul pulsante Conserva documenti. I documenti saranno poi visibili attraverso la ricerca. pag. 13 di 47

14 Figura 6- Caricamento della fattura pag. 14 di 47

15 Figura 7- Caricamento degli allegati 2.3 Upload Fatture Con il Menù Upload invece, l utente può caricare un nuova fattura in formato xml. La fattura caricata verrà validata secondo lo schema fornito da Sogei (fatturapa_v1.1.xsd), se il documento non sarà conforme al formato verrà scartato. pag. 15 di 47

16 Per caricare un documento si potrà procedere utilizzando il pulsante Sfoglia o trascinando il documento nell area dedicata. Figura 8 - Carica Fattura dal menu Upload Figura 9 - Carica Fattura Una volta caricato il documento si dovrà dichiarare se la fattura deve essere firmata digitalmente dall intermediario (opzione di default) o se non necessita della firma. I file caricati che devono esse- pag. 16 di 47

17 re firmati dall intermediario non devono contenere al loro interno l immagine (pdf o altro) della fattura. Attraverso il pulsante Conferma si procede all invio del documento. Il pulsante Annulla serve per annullare l operazione in caso di scelta di una fattura errata. 2.4 Compila Fattura La pagina dedicata alla compilazione della fattura si suddivide in 7 sotto pagine: Cedente Committente Fattura Riferimenti Fattura Pagamenti Allegati Riepilogo pag. 17 di 47

18 2.5 Cedente Figura 10 Cedente In questa maschera verranno inseriti i dati del cedente come previsto nei campi. Il pulsante Salva dati Cedente permette di salvare i dati per poterli ricompilare in automatico all accesso della maschera, così da non doverli reinserire ogni volta. Codice EORI=numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile In vigore dal 1 Luglio 2009 tale codice identifica gli operatori economici nei rapporti con le autorità doganali sull'intero territorio dell'unione Europea. pag. 18 di 47

19 Figura 11 - Sede pag. 19 di 47

20 2.6 Committente Figura 12 Committente NOTA DI COMPILAZIONE: Nel caso di enti pubblici il codice fiscale è una sequenza esclusivamente numerica. ATTENZIONE: questo numero non va confuso con partita IVA e non va inserito nei Riferimenti Fiscali, altrimenti la fattura verrà considerata sbagliata e scartata. pag. 20 di 47

21 Codice IPA Destinatario: identifica l'ufficio, appartenente all Amministrazione di cui all articolo 1 del DM 03 aprile 2013, N. 55, al quale è destinata la fattura; il suo valore deve corrispondere a quello presente nel campo Codice Ufficio riportato nella rubrica Indice PA ( Usando il pulsante Aggiungi Riferimenti Fiscali si apre la parte per i riferimenti fiscali del committente: Figura 13 - Riferimenti fiscali E possibile salvare i dati dei committenti in una rubrica con il tasto Registra nuovo committente. I committenti salvati saranno recuperabili dal menu a tendina. Se si carica un committente salvato e si modificano i campi le modifiche alla rubrica avverranno solo cliccando il tasto Aggiorna dati committente. pag. 21 di 47

22 2.7 Nuova Fattura In questa pagina si inseriscono i dati relativi alla fattura quindi la parte di intestazione Dati generali : Figura 14 - Nuova fattura Il pulsante Salva fattura permette di salvare l intera fattura, compresi i campi contenuti nelle altre schede. Una volta salvata la fattura questa sarà recuperabile dal menu a tendina a sinistra del bottone. Se si lascia la selezione del menu a tendina sull indicazione della fattura il pulsante Salva fattura diventerà Aggiorna fattura e si potrà aggiornare la fattura corrente. Figura 15 - Caricamento fattura pag. 22 di 47

23 Altrimenti è possibile salvare una nuova versione della fattura (senza perdere quella precedente) scegliendo nel menu a tendina la selezione principale ( - registra nuova fattura o carica dati da una fattura salvata in archivio ). Una fattura salvata quando viene inviata viene anche eliminata dalle fatture memorizzate. Figura 16 - Aggiungi Dati ritenuta pag. 23 di 47

24 Qualora vi siano le condizioni per l applicazione dell imposta di bollo, è possibile indicare quanto richiesto dalle regole tecniche nell apposita sezione Aggiungi Bollo: Figura 17 - Aggiungi Bollo pag. 24 di 47

25 Dal pulsante Cassa previdenziale si può aggiungere la Cassa Previdenziale: Figura 18 - Cassa previdenziale Figura 19 - Aggiungi Cassa previdenziale pag. 25 di 47

26 Nel Menù a tendina si sceglie la Tipologia della Cassa previdenziale: Figura 20 - Tipologia Cassa Ricordando che la Cassa previdenziale è sempre soggetta ad IVA, questa si può applicare anche a singole righe della Fattura e non necessariamente a tutta. pag. 26 di 47

27 Figura 21 - Sconto/Maggiorazione Figura 22 - Aggiungi Sconto/Maggiorazione Inserimento del Vettore: pag. 27 di 47

28 Figura 23 - Vettore pag. 28 di 47

29 Figura 24 - Aggiungi Vettore pag. 29 di 47

30 Figura 25 - Aggiungi Anagrafica Vettore pag. 30 di 47

31 Figura 26 - Aggiungi Indirizzo resa pag. 31 di 47

32 Figura 27 - Aggiungi dati veicolo pag. 32 di 47

33 2.8 Riferimenti fattura Da questa pagina si aggiungono Ordini, Contratti, Convenzioni, Doc. Ricezione, Fatture Collegate, DDT, SAL: Figura 28 - Riferimenti Fattura Figura 29 - Aggiungi Ordini pag. 33 di 47

34 NOTA DI COMPILAZIONE: Se si inserisce un codice CIG o CUP, le regole tecniche della PA richiedono obbligatoriamente di indicare un documento di riferimento con relativo numero. Figura 30 - Aggiundi Contratti pag. 34 di 47

35 Figura 31 - Aggiungi Convenzioni Figura 32 - Aggiungi Doc. Ricezione pag. 35 di 47

36 Figura 33 - Aggiungi Fatture Collegate Figura 34 - Aggiungi DDT pag. 36 di 47

37 Figura 35 - Aggiungi SAL pag. 37 di 47

38 2.9 Pagamenti Condizioni di pagamento: Figura 36 - Aggiungi Pagamenti/Condizioni di pagamento pag. 38 di 47

39 Nel Menù a tendina la scelta delle Modalità di pagamento: Figura 37 - Aggiungi Pagamenti/Modalità di pagamento pag. 39 di 47

40 2.10 Allegati Figura 38 - Aggiungi Allegato pag. 40 di 47

41 2.11 Riepilogo La pagina di Riepilogo viene compilata automaticamente in base alle Aliquote IVA presenti nei Dettagli delle righe come indicato nella sezione Dettaglio. Esempio di Riepilogo: Nel Menù a tendina Esigibilità IVA la scelta è tra Differita, Immediata e Scissione dei Pagamenti. Figura 39 - Riepilogo pag. 41 di 47

42 3. Documenti In questa sezione è possibile effettuare operazioni di: Upload Documenti Ricerca Documenti Figura 40 Documenti pag. 42 di 47

43 3.1 Upload Documenti Con questa operazione, l utente avrà la possibilità di caricare i Documenti con gli eventuali allegati. I file possono essere trascinati nello spazio indicato in Trascina qui il file/trascina qui il file degli allegati, oppure scelti col pulsante Sfoglia: pag. 43 di 47

44 Figura 41 - Carica Documenti 3.2 Ricerca Documenti Con questa operazione, l utente avrà la possibilità di ricercare attraverso i metadati i documenti inviati al portale. I campi dati si puliscono con la pressione del tasto Canc. Figura 42 - Ricerca Documenti pag. 44 di 47

45 4. Registri In questa sezione è possibile effettuare azioni di: Ricerca registri Upload registri Figura 43 - Registri 4.1 Ricerca registri Con il Ricerca registri, si possono ricercare i registri inviati in conservazione: pag. 45 di 47

46 Figura 44 - Ricerca registri Cliccando su Ricerca Registri: Figura 45 - Esempio di dettaglio in Ricerca Registri Nel dettaglio, esempio di registri caricati con il relativo stato=da FIRMARE CON TS, da firmare con time stamp. Altro stato è CONSERVATO. pag. 46 di 47

47 Nelle colonne di destra si possono visualizzare i documenti, scaricarli e scaricare le prove di conservazione. 4.2 Upload Registri Da questa maschera si caricano i Registri da inviare in conservazione: Figura 46 - Upload Registri 5. Flussi Da questo Menù si possono caricare i Flussi: pag. 47 di 47

48 Figura 47 - Flussi Figura 48 - Inserisci Flusso I flussi accettati sono solo dei.zip. Al termine del caricamento una finestra di popup mostrerà un riepilogo dei file trovati nel flusso. pag. 48 di 47

49 Figura 49 - Popup riepilogo inserimento flusso 5.1 Esito Flussi Una volta caricate le fatture saranno visibili sulla maschera degli esiti dei flussi. Figura 50 - Fatture da elaborare I tempi di elaborazione dei documenti variano a seconda del carico di lavoro delle macchine. Finché i documenti sono in stato DA ELABORARE possono solo essere scaricati o eliminati. Terminata l elaborazione dei documenti le opzioni si ampliano: pag. 49 di 47

50 Figura 51 - Fatture elaborate Per le fatture che hanno avuto errori in elaborazione sarà possibile, oltre all eliminazione e al download, vedere i dettagli dell esito dell importazione, per capire il motivo che ha fatto fallire l importazione. Per le fatture la cui elaborazione è andata a buon fine sarà possibile invece visualizzare la fattura direttamente su browser, visualizzare i metadati estratti dalla fattura oppure confermare la fattura per i passaggi successivi. Figura 52 - Conferma fatture pag. 50 di 47

51 Figura 53 - Attesa conferma fatture Figura 54 - Fatture confermate La conferma prende qualche secondo per ogni fattura. Al termine dell operazione un popup riporterà l esito della conferma, mostrando come sono state rinominate le fatture (il renaming è dettato dal sistema d interscambio). Una volta confermate, le fatture non saranno più visibili sulla maschera di esito flussi, ma possono essere ricercate sulla machera di Ricerca Fatture. pag. 51 di 47