LICEO ERASMO DA ROTTERDAM

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1 LICEO ERASMO DA ROTTERDAM APPROVVIGIONAMENTO Ambito funzionale Gestione delle risorse 1 Liceo ERASMO DA ROTTERDAM

2 INDICE 1.1 OBIETTIVO 1.2 CAMPO D APPLICAZIONE 1.3 RESPONSABILITÀ 1.4 ORDINI DI ACQUISTO 1.5 CONTROLLI AL RICEVIMENTO 1.6 SELEZIONE E QUALIFICA FORNITORI 1.7 VALUTAZIONE FORNITORI 2 Liceo ERASMO DA ROTTERDAM

3 1.1 OBIETTIVO Scopo della seguente procedura è definire le regole per gestire correttamente un ordine verso i fornitori in modo da evitare possibili incomprensioni. Questa procedura definisce inoltre quali sono i criteri cui bisogna attenersi per valutare in modo oggettivo e quantificabile tutti i fornitori cui intende rivolgersi il Liceo Erasmo da Rotterdam, diversi da quelli individuati e accreditati da CONSIP. La valutazione deve essere effettuata non solo per i fornitori con cui si ha un rapporto continuativo di lavoro, ma anche per tutti i fornitori nuovi. Questo è necessario per avere alternanza di fornitori in caso di necessità e aver garantita sempre una alta qualità dei prodotti e conformità secondo le specifiche fornite al momento dell ordine. Gli obiettivi che si vogliono raggiungere sono i seguenti: essere sicuri che i documenti di acquisto siano completi di tutte le informazioni necessarie a identificare il bene/servizio ordinato monitorare le prestazioni dei fornitori utilizzare fornitori di prodotti e/o servizi qualificati per l acquisto di prodotti e servizi che possono influenzare la qualità del servizio erogato 1.2 CAMPO D APPLICAZIONE La presente procedura si applica alle attività di selezione e valutazione dei fornitori non accreditati da CONSIP le cui prestazioni possono influenzare il livello qualitativo dei servizi resi agli utenti del Liceo Erasmo da Rotterdam, nonché alla gestione degli ordini di approvvigionamento. Sono considerati fornitori del Liceo Erasmo da Rotterdam aziende e/o professionisti che forniscono prodotti o servizi, per uso interno o per il servizio erogato all utenza, che influenzino la qualità dei servizi offerti. 1.3 RESPONSABILITÀ La Direzione e il DSGA sono responsabili della valutazione delle capacità dei fornitori di soddisfare le esigenze del Liceo Erasmo da Rotterdam e di rispettarne le specifiche richieste. La Direzione ha la responsabilità di controllare che le valutazioni date siano conformi alla Politica della Qualità del Liceo Erasmo da Rotterdam. È compito della Segreteria la predisposizione e verifica dei moduli di acquisto in modo da evitare errori e/o disguidi con il fornitore. Tutti gli ordini effettuati a fornitori vengono sottoscritti per autorizzazione dalla Direzione. 3 Liceo ERASMO DA ROTTERDAM

4 È compito della Segreteria tenere aggiornato con procedura informatizzata il PQ6_MOD1elenco fornitori. Responsabilità del DSGA è predisporre che vengano eseguiti i controlli sui prodotti e/o servizi ricevuti secondo quanto definito nella presente procedura, al fine di poter valutare con indicatori oggettivi la qualità dei fornitori. 1.4 ORDINI DI ACQUISTO Le richieste di acquisto di beni/servizi vengono formulate dagli interessati alla Direzione utilizzando la scheda PQ6_MOD2Richiesta acquisto beni/servizi. La Direzione verifica la completezza dei dati, la compatibilità con la dotazione finanziaria prevista nel programma annuale e la coerenza dell acquisto con le priorità strategiche dell istituto; solo in caso di esito positivo di tale verifica autorizza l acquisto sottoscrivendo la scheda e la trasmette alla Segreteria che provvederà a richiedere, in caso di necessità, il dettaglio relativo al bene/sevizio richiesto. La Segreteria soltanto una volta ricevuto il dettaglio del bene/servizio da acquistare procederà alla richiesta di una offerta scritta a uno o più fornitori nel rispetto di quanto previsto dal D.I. 44/2002 all art.34. Nel caso in cui siano stati richiesti e ricevuti più preventivi è compito della Segreteria, con l eventuale supporto di chi ha formulato la richiesta di acquisto, compilare modulo PQ6_MOD3Prospetto comparativo delle offerte per consentire al DS di effettuare la scelta nell ambito degli stanziamenti previsti nel P.A. Per i casi di particolare articolazione delle offerte ricevute il prospetto comparativo dovrà essere corredato da un allegato che espliciti i diversi fattori da considerare per la comparazione. Una volta effettuata la scelta, la segreteria può preparare con procedura informatizzata il Buono d ordine da emettere al fornitore. In ogni richiesta di beni o servizi devono essere indicate le seguenti informazioni per evitare eventuali disguidi con il fornitore: data ordine numero d'ordine protocollo riferimento offerta fornitore (se disponibile) dati anagrafici del fornitore codice del bene/serviziobene (se esistente) descrizione in chiaro del benebene/servizio quantità ordinata prezzo modalità di pagamento data entro la quale il bene deve essere consegnato/il servizio deve essere erogato (se esplicitata) I codici del bene/servizio, se indicati, devono essere quelli ripresi dai cataloghi forniti o dall offerta ricevuta dal fornitore. La chiarezza negli ordini effettuati implica minori errori o disguidi e permette controlli immediati al ricevimento del bene ordinato. Su tutti gli ordini viene indicato che la Direzione del Liceo Erasmo da Rotterdam accetta la merce consegnata solamente dopo l effettuazione dei controlli al ricevimento. 4 Liceo ERASMO DA ROTTERDAM

5 Nel Liceo Erasmo da Rotterdam gli ordini a fornitori avvengono sempre in forma scritta, per mail o via fax, con richiesta di conferma d ordine. Tutti gli ordini sono annotati con procedura informatizzata sul Riepilogo Ordini; la procedura informatizzata consente di risalire per ciascun ordine al corrispondente impegno di spesa e quindi di rilevare se l ordine è stato evaso o meno. Nel Liceo Erasmo da Rotterdam i possibili prodotti e/o servizi ordinabili a un fornitore vengono classificati sulla base delle categorie previste dalla vigente normativa sulla contabilità pubblica. 1.5 CONTROLLI AL RICEVIMENTO Tutti i beni consegnati dai fornitori vengono sottoposti a controlli formali per valutare la corrispondenza tra DdT, ordine e merce consegnata e a controlli di funzionamento attraverso apposito collaudo nei casi previsti. In particolare i controlli da effettuare al ricevimento sono di due differenti tipologie ed eseguiti in due tempi diversi. All arrivo, quando vengono scaricati e consegnati dal trasportatore, devono solamente essere eseguiti i controlli visivi a cura dell addetto della Segreteria/portineria che riguardano la corrispondenza con: l ordine emesso le informazioni contenute nel documento di trasporto i tempi di consegna richiesti nell ordine (se indicati) le quantità previste integrità della merce Per consentire l effettuazione dei controlli direttamente da parte dell addetto alla portineria, in caso di assenza di personale di segreteria, copia dei Buoni di Ordinazione che prevedono consegna di beni materiali deve essere messa a disposizione della portineria. La seconda fase del controllo deve consistere, per beni di valore superiore alla soglia prevista dalla normativa contabile vigente, nel collaudo da parte di una Commissione tecnica o di un singolo collaudatore individuato dalla Direzione. Tutti i collaudi eseguiti devono essere registrati nel documento PQ6_MOD4Verbale di collaudo per avere sempre garantita traccia di quanto avvenuto. Per beni di valore inferiore il DSGA o un verificatore individuato dalla Direzione dovrà produrre una certificazione di regolarità della fornitura. Tutti i beni che vengono ricevuti a magazzino devono, successivamente al collaudo o alla certificazione di regolarità, essere inventariati o caricati al facile consumo e, quindi, assegnati alle funzioni interessate. Per i servizi la certificazione della regolarità della fornitura è redatta dal DSGA, sulla base delle informazioni direttamente assunte, di eventuali reclami e, nei casi previsti, delle relazioni scritte predisposte dai responsabili di progetto. Dai controlli eseguiti possono scaturire le seguenti non conformità che saranno registrate sul modulo PQ13_MOD1Segnalazione non conformità per tenerne evidenza: per i beni: bene deteriorato/danneggiato specifiche errate quantità errata 5 Liceo ERASMO DA ROTTERDAM

6 bene non funzionante eventuale data di scadenza per i servizi: reclami mancato rispetto tempi previsti mancata corrispondenza tra caratteristiche del servizio erogato e richiesto valutazione media inferiore alla soglia predefinita nei questionari di soddisfazione Il PQ13_MOD1Segnalazione non conformità, qualora compilato da persone diverse dal DSGA, deve essere fatto pervenire a quest ultimo perché ponga in essere le azioni idonee a contestare l irregolarità al fornitore e ne annoti l esecuzione sul modulo medesimo; copia del modulo deve essere poi trasmesso al Responsabile della Qualità che ne curerà la successiva gestione come da apposita procedura. 1.6 SELEZIONE E QUALIFICA FORNITORI Ciascun fornitore non già accreditato da CONSIP che fornisca beni/servizi la cui qualità può impattare sul livello qualitativo dei servizi offerti, sia preventivamente qualificato, ovvero deve poter dimostrare la propria capacità di fornire beni / servizi che soddisfino tutti i requisiti delle specifiche contenute nell ordine. I fornitori del liceo Erasmo da Rotterdam vengono classificati in 1. Scuole di lingua 2. Agenzie di viaggio 3. Generici 4. Professionisti Per tutti i fornitori da qualificare viene compilato il PQ6_MOD5qualifica fornitori beni/servizi aziende non CONSIP; nella scheda di qualifica è possibile scegliere la tipologia di fornitore a cui ci si riferisce e in base a questa scegliere gli elementi di qualifica, ad ogni elemento di qualifica sono associati i relativi criteri di valutazione. Il calcolo per determinare il punteggio della qualificazione si esegue come sotto indicato: scegliere gli elementi di qualifica coerenti con la tipologia di fornitore scegliere per ogni elemento di qualifica la risposta più adeguata riportare per ogni risposta data la valutazione corrispondente sommare tutte le valutazioni ottenute e dividere il risultato per il numero di elementi di qualifica considerati riportare il risultato nell apposito spazio approssimando alla prima cifra dopo la virgola Sono considerati qualificati i fornitori che raggiungono una valutazione globale uguale o maggiore di 2. Rimane comunque facoltà della Direzione qualificare un fornitore anche se non ha raggiunto la valutazione minima prevista e in questo caso viene annotata la motivazione nell apposito spazio. Nel PQ6_MOD1elenco fornitori vengono, una volta qualificati, inseriti i fornitori. 6 Liceo ERASMO DA ROTTERDAM

7 Prima di utilizzare un fornitore è pertanto necessario verificare lo stato di qualifica che è possibile rilevare dal PQ6_MOD1elenco fornitori, dove sono elencati anche i fornitori già qualificati. 1.7 VALUTAZIONE FORNITORI Ogni anno la Direzione e il DSGA del Liceo Erasmo da Rotterdam, in collaborazione con il Responsabile qualità, riesaminano tutti i fornitori e aggiornano conseguentemente la valutazione data in funzione di risultati positivi o negativi riscontrati durante il periodo preso in esame. Ogni anno la Direzione riesamina tutti i fornitori e aggiorna conseguentemente la valutazione data in funzione di risultati positivi o negativi riscontrati durante il periodo preso in esame. Il responsabile del processo di approvvigionamento, ogni volta che viene evaso un ordine, completa il PQ6_MOD6registro valutazione fornitori secondo i criteri definiti e per singola fornitura. Per valutare in modo oggettivo i fornitori, la Direzione, il DSGA e il Responsabile della Qualità prendono in esame anche tutti i documenti compilati al controllo prodotti al ricevimento merce (Verbale di collaudo) o al controllo dei servizi esterni (certificazione regolarità fornitura servizio), in modo da valutare l andamento della qualità del fornitore sulla base della qualità del materiale consegnato o del servizio erogato. In sede di riesame dei fornitori viene determinata, grazie al foglio di calcolo excell del registro valutazione fornitori, la valutazione media del singolo fornitore nel periodo esaminato. La valutazione dei fornitori verrà archiviata come file del PQ6_MOD6registro valutazione fornitori relativo all anno considerato. Per motivi particolari, come l impossibilità di reperire altri fornitori sul mercato, urgenza del materiale ordinato etc., la Direzione può autorizzare anche ordini a fornitori con una valutazione inferiore a 2, in questi casi sul registro valutazione fornitori verrà scritta la motivazione che ha condotto alla scelta di quel fornitore. Una volta che la Direzione, il DSGA e il Responsabile qualità avranno a disposizione tutte le valutazioni le incroceranno con le qualifiche ed escluderanno, previa registrazione sul PQ6_MOD5qualifica fornitori beni/servizi aziende non CONSIP della valutazione e dell anno di riferimento, i fornitori che hanno ottenuto una valutazione inferiore alla valutazione di qualifica prevista, salvo casi eccezionali segnalati nei vari documenti. 7 Liceo ERASMO DA ROTTERDAM