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1 IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE IN BANCA D ITALIA

2 PRECEDENTE PROCEDURA ELETTRONICA DI TRATTAMENTO DOCUMENTALE SCAMBIO DI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO SOLO PER COMUNICAZIONI INTERNE RIGIDITA E COMPLESSITA DI UTILIZZO ASSENZA DELLA FIRMA DIGITALE ARCHIVI SOLO CARTACEI SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE POCO STRUTTURATO E ARTICOLATO

3 OBIETTIVI DELLA NUOVA PROCEDURA DI GESTIONE DOCUMENTALE EFFICACIA/ EFFICIENZA processi documentali Tendenziale DIGITALIZZAZIONE di tutte le comunicazioni dell Istituto TRASPARENZA e CIRCOLARITA informazioni Risparmio dei COSTI DI ARCHIVIAZIONE e di SPEDIZIONE

4 Strumenti e caratteristiche dell applicazione Separazione fra formazione del documento (sempre digitale) e canali di trasmissione FIRMA DIGITALE ( distribuzione a tutto il personale dei relativi certificati) POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA POSTA IBRIDA Trasformazione cartaceo/digitale CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA FASCICOLO ELETTRONICO

5 PROGETTO E REALIZZAZIONE STUDIO DI FATTIBILITA avviato e ultimato NEL 2007 SPECIFICHE FUNZIONALI, TITOLARIO E REALIZZAZIONE DELL APPLICAZIONE nel corso del 2008 COLLAUDI effettuati tra GENNAIO e MAGGIO 2009 AVVIO IN ESERCIZIO - 22 GIUGNO 2009

6 FASE PROGETTUALE SCELTE FUNZIONALI AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA UNICA A LIVELLO AZIENDALE UNICITA DEL PROTOCOLLO, DEL TITOLARIO E DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA LOGICA OUTLOOK express ( familiarità e semplicità) IMPLICAZIONI ORGANIZZATIVE REVISIONE INTEGRALE DEI PROCESSI DI LAVORO TRASVERSALITA DEL PROGETTO E RICADUTE SU TUTTI I LIVELLI GERARCHICI IMPATTO CULTURALE GENERALIZZATO GRADUALE ABOLIZIONE DEGLI ARCHIVI CORRENTI E DI DEPOSITO

7 MODALITA REALIZZATIVE COINVOLGIMENTO DELLE STRUTTURE DELLA BANCA IN FASE DI REALIZZAZIONE CON RIFERIMENTO A : DEFINIZIONE DEL TITOLARIO STESURA MANUALI OPERATIVI STESURA NORMATIVA INTERNA TEST APPLICATIVI VERIFICHE DI FUNZIONALITA E DI COERENZA CON I MECCANISMI DI COORDINAMENTO E LA STRUTTURA DELLE DELEGHE DI POTERI COSTITUZIONE DI UNA TASK-FORCE INTERSERVIZI (12 ELEMENTI) Con funzioni di verifica/analisi, supporto e impulso

8 MODALITA REALIZZATIVE FORMAZIONE: FORMAZIONE GENERALIZZATA IN PRESENZA, CORSO ON LINE E AMBIENTE DI COLLAUDO DISPONIBILE PER L UTENZA CON ASSISTENZA DELLA TASK-FORCE EFFETTUAZIONE DI ALCUNI STRESS TEST IN AMBIENTE DI COLLAUDO PRIMA DELL AVVIO MANUALI TECNICI, MANUALI OPERATIVI, NORMATIVA, FAQ, CORSO ADDESTRATIVO, TITOLARIO E PIANO DI FASCICOLAZIONE INSERITI NELLA INTRANET AZIENDALE

9 22 GIUGNO 2009 AVVIO DELLA NUOVA PROCEDURA HELP DESK HELP DESK A DOMICILIO casella funzionale per quesiti strutturati

10 Situazione a nove mesi dalla partenza ( fine marzo 2009) ARRIVO DALL ESTERNO DOCUMENTI DI CUI IL 4,3% DA CASELLE PEC PARTENZA PER L ESTERNO DOCUMENTI DI CUI IL 44% VIA PEC E CANALE IBRIDO (TRAMITE POSTA IBRIDA VIENE INVIATO CIRCA L 82% DELLA DOCUMENTAZIONE DIGITALE) INOLTRE CIRCA L 11% VIENE RECAPITATO COME COPIA CONFORME IN TOTALE 55% DI DOCUMENTAZIONE DIGITALE DISMESSA L ALIMENTAZIONE DEGLI ARCHIVI CORRENTI E DI DEPOSITO

11 COMUNICAZIONI ESTERNE IN ARRIVO documenti informatici con firma digitale o da casella di PEC anche senza firma digitale, mail STRUTTURA COMPETENTE SERVIZIO SEGRETARIATO documenti informatici con firma digitale o da casella di PEC anche senza firma digitale, mail documenti cartacei CASELLA DI PEC ISTITUZIONALE CENTRO DI PROTOCOLLO protocollati e assegnati in formato digitale AREA SEGRETARIALE ASSEGNAZIONE ALL UNITÀ OPERATIVA COMPETENTE UNITÀ OPERATIVA COMPETENTE CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE

12 COMUNICAZIONI ESTERNE IN PARTENZA STRUTTURA COMPETENTE DESTINATARIO PREDISPOSIZIONE CLASSIFICAZIONE FASCICOLAZIONE FIRMA PROTOCOLLO INVIO destinatario senza casella di PEC destinatario con casella di PEC Posta ibrdidal - attii non procedimentali Canali tradizionali atti procedimentali e riservati SU CASELLA DI PEC DOMICILIO

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