La Funzione di Compliancein Banca. Nino Balistreri Consulente ABI Formazione

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1 La Funzione di Compliancein Banca Nino Balistreri Consulente ABI Formazione

2 Sommario L inquadramento normativo della funzione di compliance L ambito normativo di competenza Il processo di operativo 2

3 Banca d Italia - Disposizioni di Vigilanza del 09 Luglio 2007 (rif. Documento: n ) Definizione Il rischio di non conformità alle norme è il rischio di incorrere in sanzioni giudiziarie o amministrative, perdite finanziarie rilevanti o danni di reputazione in conseguenza di violazioni di norme imperative(di legge o di regolamenti) ovvero di autoregolamentazione. 3

4 Banca d Italia - Disposizioni di Vigilanza del 09 Luglio 2007 (rif. Documento: n ) Adempimenti I principali adempimenti che la funzione di conformità è chiamata a svolgere sono: l identificazione nel continuo delle norme applicabili alla banca e la misurazione/valutazione del loro impatto su processi e procedure aziendali; la proposta di modifiche organizzative e procedurali finalizzata ad assicurare adeguato presidio dei rischi di non conformità identificati; la predisposizione di flussi informativi diretti agli organi aziendali e alle strutture coinvolte(gestione del rischio operativo e revisione interna); la verifica dell efficacia degli adeguamenti organizzativi (strutture, processi, procedure anche operative e commerciali) suggeriti per la prevenzione del rischio di conformità. 4

5 Banca d Italia - Disposizioni di Vigilanza del 09 Luglio 2007 (rif. Documento: n ) Aree di intervento La funzione di conformità deve essere coinvolta nella valutazione ex ante della conformità alla regolamentazione applicabile di tutti i progetti innovativi che la banca intenda intraprendere nonchè nella prevenzione e nella gestione dei conflitti di interesse sia tra le diverse attività svolte dalla banca sia con riferimento ai dipendenti e agli esponenti aziendali. Altra area di intervento della funzione di conformità concerne la verifica della coerenza del sistema premiante aziendale (in particolare retribuzione e incentivazione del personale) con gli obiettivi di rispetto delle norme, dello statuto nonché di eventuali codici etici o altri standard di condotta applicabili alla banca. Rientrano nell ambito della funzione di conformità anche la consulenza e assistenza nei confronti degli organi di vertice della banca in tutte le materie in cui assume rilievo il rischio di non conformità nonché la collaborazione nell attività di formazione del personale sulle disposizioni applicabili alle attività svolte al fine di diffondere una cultura aziendale improntata ai principi di onestà, correttezza e rispetto dello spirito e della lettera delle norme. 5

6 Banca d Italia - Disposizioni di Vigilanza del 09 Luglio 2007 (rif. Documento: n ) Caratteristiche..è comunque necessario che la medesima funzione: sia indipendente. A tal fine è necessario che: vengano formalizzati lo status e il mandato della funzione attraverso l indicazione di compiti, responsabilità, addetti, prerogative, flussi informativi rivolti direttamente agli organi di vertice; venga nominato un responsabile indipendente; sia assicurata la presenza di adeguati presidi per prevenire i conflitti di interesse attraverso, in particolare, la previsione di flussi informativi separati e dedicati; sia dotata di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere. Sotto il profilo delle risorse umane, le attività di conformità possono essere svolte da personale inserito in una struttura organizzativa dedicata e gerarchicamente dipendente dal responsabile della funzione ovvero da dipendenti integrati in aree operative diverse. Indipendentemente dalla soluzione organizzativa prescelta, il personale che svolge funzioni di conformità deve essere adeguato per: numero; competenze tecnico professionali; aggiornamento, anche attraverso l inserimento in programmi di formazione nel continuo. 6

7 Banca d Italia - Disposizioni di Vigilanza del 09 Luglio 2007 (rif. Documento: n ) Caratteristiche Inoltre, attraverso l attribuzione di risorse economiche eventualmente attivabili anche in autonomia, dovrà essere consentito alla funzione: il ricorso a consulenze esterne, in relazione alla particolare complessità di specifiche innovazioni normative e/o operative; accesso a tutte le attività della banca svolte sia presso gli uffici centrali sia presso le strutture periferiche nonché a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti, anche attraverso il colloquio diretto con il personale. 7

8 Regolamento congiunto Banca d Italia/Consob del Art. 12 Istituzione delle funzioni di controllo 1. Gli intermediari istituiscono e mantengono funzioni permanenti, efficaci e indipendenti di controllo di conformità alle norme e, se in linea con il principio di proporzionalità, di gestione del rischio dell impresa e di revisione interna. 2. Per assicurare la correttezza e l indipendenza delle funzioni aziendali di controllo è necessario che: a) tali funzioni dispongano dell autorità, delle risorse e delle competenze necessarie per lo svolgimento dei loro compiti; b) i responsabili non siano gerarchicamente subordinati ai responsabili delle funzioni sottoposte a controllo e siano nominati dall organo con funzione di gestione, d accordo con l organo di supervisione strategica, sentito l organo con funzioni di controllo. Essi riferiscono direttamente agli organi aziendali; c) i soggetti rilevanti che partecipano alle funzioni aziendali di controllo non partecipino alla prestazione dei servizi che essi sono chiamati a controllare; d) le funzioni aziendali di controllo siano tra loro separate, sotto un profilo organizzativo; e) il metodo per la determinazione della remunerazione dei soggetti rilevanti che partecipano alle funzioni aziendali di controllo non ne comprometta l obiettività. 8

9 Regolamento congiunto Banca d Italia/Consob del Art. 15 Procedure Interne 1. Gli intermediari adottano, applicano e mantengono procedure idonee a garantire l adempimento degli obblighi di correttezza e trasparenza nella prestazione di ciascuno dei servizi. 2. A tal fine, gli intermediari: a).; b).; c) adottano, applicano e mantengono procedure di controllo di conformità e di linea che garantiscano il rispetto a tutti i livelli dell intermediario, delle disposizioni adottate per la prestazione dei servizi, ivi comprese le disposizioni relative alla corresponsione e alla percezione di incentivi; d)..; e).. 9

10 Regolamento congiunto Banca d Italia/Consob del Art. 15 Procedure Interne 5. Gli intermediari verificano in modo regolare l adeguatezza e l efficacia delle procedure, anche di controllo di conformità e di linea, adottate ai sensi dei commi precedenti e assumono misure adeguate per rimediare a eventuali carenze. 10

11 Regolamento congiunto Banca d Italia/Consob del Art. 16 Controllo di Conformità 1. Gli intermediari adottano procedure adeguate al fine di prevenire e individuare le ipotesi di mancata osservanza degli obblighi posti dalle disposizioni di recepimento della direttiva 2004/39/CE e delle relative misure di esecuzione, minimizzare e gestire in modo adeguato le conseguenze che ne derivano, nonché consentire alle autorità di vigilanza di esercitare efficacemente i poteri loro conferiti dalla relativa normativa. 2. A tal fine, gli intermediari attribuiscono alla funzione di controllo di conformità (compliance), le seguenti responsabilità, garantendo un adeguato accesso alle informazioni pertinenti: a) controllare e valutare regolarmente l adeguatezza e l efficacia delle procedure adottate ai sensi dell articolo 15 e delle misure adottate per rimediare a eventuali carenze nell adempimento degli obblighi da parte dell intermediario, nonché delle procedure di cuialcomma1; b) fornire consulenza e assistenza ai soggetti rilevanti incaricati dei servizi ai fini dell adempimento degli obblighi posti dalle disposizioni di recepimento della direttiva 2004/39/CE e delle relative misure di esecuzione. 11

12 Regolamento congiunto Banca d Italia/Consob del Art. 16 Controllo di Conformità 3. La funzione di controllo di conformità presenta agli organi aziendali, con periodicità almeno annuale, le relazioni sull attività svolta. Le relazioni illustrano, per ciascun servizio prestato dall intermediario, le verifiche effettuate e i risultati emersi, le misure adottate per rimediare a eventuali carenze rilevate nonché le attività pianificate. Le relazioni riportano altresì la situazione complessiva dei reclami ricevuti, sulla base dei dati forniti dalla funzione incaricata di trattarli, qualora differente dalla funzione di controllo di conformità. 12

13 Banca d Italia - Disposizioni di Vigilanza del 09 Luglio 2007 (rif. Documento: n ) Compliance e Sistema dei Controlli Interni La funzione di conformità si inserisce nel sistema dei controlli interni delle banche nell ambito delle funzioni di controllo sulla gestione dei rischi(controlli di secondo livello), con l obiettivo di concorrere alla definizione delle metodologie di misurazione/valutazione del rischio di conformità, di individuare idonee procedure per la prevenzione dei rischi rilevati e di richiederne l adozione. Il ruolo descritto differenzia sostanzialmente la funzione di conformità da quelladirevisioneinterna(cfr.titoloiv Capitolo11 SezioneII Par.1delle Istruzioni di Vigilanza). 13

14 La Compliance nel Sistema dei Controlli Interni Attività di Revisione Interni Internal Auditing Controlli sulla Gestione dei Rischi Controlli di Linea Tutte le strutture operative 14

15 Banca d Italia - Disposizioni di Vigilanza del 09 Luglio 2007 (rif. Documento: n ) Compliance e Internal Audit L adeguatezza ed efficacia della funzione di conformità devono essere sottoposte a verifica periodica da parte della revisione interna. Ne consegue che, per assicurare l imparzialità delle verifiche, la funzione di conformità non può essere affidata alla funzione di revisione interna. In ogni caso, attesa la contiguità tra le due attività, sono chiaramente individuati e comunicati all interno della banca i compiti e le responsabilità delle due funzioni, in particolare per quanto specificamente attiene alla suddivisione delle competenze relative alla misurazione dei rischi, alla consulenza in materia di adeguatezza delle procedure di controllo nonché alle attività di verifica delle procedure medesime. 15

16 Sommario L inquadramento normativo della funzione di compliance L ambito normativo di competenza Il processo di operativo 16

17 L ambito normativo di competenza Il concetto di ambito della funzione di compliance è identificabile come il complesso delle norme di eteroregolamentazione (leggi e regolamenti) e autoregolamentazione (codici di condotta e codici etici), per i quali la stessa funzione è chiamata ad accertare l adesione ed il rispetto da parte dei processi aziendali 17

18 L ambito normativo di competenza Banca d Italia - Disposizioni di Vigilanza del 09 Luglio 2007 (rif. Documento: n ) In via generale, le norme più rilevanti ai fini del rischio di non conformità sono quelle che riguardano l esercizio dell attività di intermediazione, la gestione dei conflitti di interesse, la trasparenza nei confronti del cliente e, piùin in generale, la disciplina posta a tutela del consumatore. La definizione della Banca d Italia risulta essere un valido suggerimento volto a sensibilizzare le banche oltre che verso il rischio di conformità, anche verso il rischio reputazionaleche può potenzialmente scaturire a seguito di una inefficiente gestione dei conflitti di interesse o di una incauta salvaguardia degli interessi della clientela. 18

19 L ambito normativo di competenza La definizione dell ambito di competenza della compliance, a parte la normativa regolante la prestazione dei servizi di investimento, dovrebbe comunque essere oggetto di opportuna ponderazione e selezione basata sull effettiva esposizione al rischio di non conformità. Una possibile approccio analitico atto ad addivenire in maniera serena ed oggettiva alla selezione delle normative che andranno a comporre il perimetro di riferimento della funzione potrebbero essere sessioni di CRSA (Compliance Risk SelfAssessment) aventi ad oggetto le normative che potenzialmente potrebbero rientrare nel perimetro di competenza. 19

20 L ambito di competenza Considerazione Non si ritiene possa rispondere al principio di efficienza inserire nell ambito della compliance una normativa perla quale l assetto organizzativo riesce, in autonomia, a mitigare sufficientemente il rischio di conformità, di contro, una normativa per la quale i presidi organizzativi non risultano essere sufficientemente adeguati a limitare la rilevanza del rischio entro i parametri di accettabilità, necessita certamente di essere sottoposta ad un monitoraggio dedicato e continuo. 20

21 L ambito normativo di competenza Ambito normativo di competenza della funzione di Compliance 21 Ambito normativo di competenza PRIMARIO L insieme delle normative selezionate in virtù del fatto che si ritengono potenzialmente rischiose e, pertanto, saranno gestite sotto diretta responsabilità della struttura di Compliance. La struttura di Compliance garantirà lo svolgimento di tutte le fasi del processo di gestione. Ambito normativo di competenza SECONDARIO Il perimetro composto da tutte le restanti normative per le quali la banca ha rilevato esserci già un presidio accettabile costituito, ad esempio, dall assetto dei controlli di linea sui processi, da una cultura aziendale ampiamente consolidata oppure, dal fatto che la specifica normativa attribuisce responsabilità ad personam.

22 Sommario L inquadramento normativo della funzione di compliance L ambito normativo di competenza Il processo di operativo 22

23 Il processo di operativo Schema Generale COMPLIANCE PROGRAM ADVICE GUIDANCE & EDUCATION IDENTIF. E MISURAZIONE VALUTAZIONE DEL RISCHIO MONITORAGGIO E TEST REPORTING 23

24 Grazie per l attenzione! a ÇÉ UtÄ áàüxü Cell.:

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