Sistema di Notifiche e Comunicazioni telematiche penali

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1 Dipartimento dell Organizzazione Giudiziaria, del personale e dei servizi Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati Sistema di Notifiche e Comunicazioni telematiche penali Lucia Marcon Maria Grazia Salari 1

2 Indice 1. Premessa 2. Concetto di notifica e comunicazione 3. Contesto normativo 4. Contesto attuale : Attori e Flusso 5. Soluzione adottata: Sistema SNP 6. L applicativo 7. Monitoraggio 8. L artefatto 9. Ipotesi organizzative del flusso di lavoro 10. Sviluppi futuri 2

3 1. Premessa Il progetto SNT Sistema Notifiche Telematiche si inserisce nell ambito delle iniziative volte all attuazione del Protocollo di intesa tra il Ministro della Giustizia ed il Ministro per l Innovazione nella Pubblica Amministrazione siglato il 26/11/2008. L obiettivo del sistema èla digitalizzazione dell invio degli atti, in merito alle notificazioni e comunicazioni, utilizzando il sistema di invio basato sulla Posta Elettronica Certificata Notifiche e Comunicazioni 3

4 2. Concetto di Notifica e Comunicazione Il procedimento penale è caratterizzato da una sequenza di atti ed attività che devono essere portati a conoscenza di diversi soggetti ed in generale delle persone che sono chiamate ad agire nella fase processuale e pre processuale ciò avviene tramite l invio delle notificazioni e le comunicazioni. Notificazioni Comunicazioni riguardano gli atti diretti a: interessato (indagato, imputato, condannato), difensori, periti e consulenti, parte offesa, parte civile, responsabile civile. riguardano gli stessi atti ma nel flusso interno agli uffici giudiziari. 4

5 3. Contesto normativo a) Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 convertito con Legge n. 133 del 6 agosto 2008 b) Decreto Legge n. 193 del 29 dicembre 2009 art. 4 convertito con Legge del 22 febbraio 2010 n. 24 c) Decreto Ministeriale n. 44 del 21 febbraio 2011 d) Decreto dirigenziale DGSIA e) Decreto del Ministro di avvio del sistema 5

6 a) Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 convertito con Legge del 6 agosto 2008 n. 133 Art. 51.Comunicazioni e notificazioni per via telematica Comma 1 A decorrere dalla data fissata con uno o più decreti del Ministro della giustizia, le notificazioni e comunicazioni di cui al primo comma dell'articolo 170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell'articolo 192 del codice di procedura civile e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica all'indirizzo elettronico comunicato ai sensi dell'articolo 7 del decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, relativa al processo telematico, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. 6

7 b) Decreto Legge n. 193 del 29 dicembre 2009 art. 4 convertito con Legge del 22 febbraio 2010 n. 24 Art. 4. Comma 2 Nel processo civile e nel processo penale, tutte le comunicazioni e notificazioni per via telematica si effettuano, mediante posta elettronica certificata, ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e delle regole tecniche stabilite con i decreti previsti dal comma 1. 7

8 art. 4 comma 3 sostituisce i commi 1 2 e 3 dell art 51 Art A decorrere dal quindicesimo giorno successivo a quello della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana dei decreti di cui al comma 2, negli uffici giudiziari indicati negli stessi decreti, le notificazioni e le comunicazioni di cui al primo comma dell'articolo 170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell'articolo 192 del codice di procedura civile e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata di cui all'articolo 16 del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2. Allo stesso modo si procede per le notificazioni e le comunicazioni previste dal regio decreto 16 marzo 1942, n. 267, e per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2 bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale. La notificazione o comunicazione che contiene dati sensibili e' effettuata solo per estratto con contestuale messa a disposizione, sul sito internet individuato dall'amministrazione, dell'atto integrale cui il destinatario accede mediante gli strumenti di cui all'articolo 64 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n

9 art. 4 comma 3 sostituisce i commi 1 2 e 3 dell art 51 Art. 51 comma 2. Con uno o più decreti aventi natura non regolamentare. sentiti l Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio nazionale forense ed i consigli dell ordine degli avvocati interessati, il Ministro della giustizia, previa verifica, accerta la funzionalità dei servizi di comunicazione, individuando gli uffici nei quali trovano applicazione le disposizioni di cui al comma 1. Art. 51 comma 3. le notificazioni e comunicazioni nel corso del procedimento alle parti che non hanno provveduto ad istituire e comunicare l'indirizzo elettronico di cui al medesimo comma, sono fatte presso la cancelleria o segreteria dell'ufficio giudiziario.»;

10 c) Decreto Ministeriale n. 44 del 21 febbraio 2011 Il regolamento individua le regole tecniche per l'adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni ed ai sensi dell'articolo 4, commi 1 e 2, del decreto legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24. d) Decreto dirigenziale DGSIA Provvedimento 18 luglio 2011 Specifiche tecniche previste dall'art. 34, c.1, del regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal D.lgs 82/2005 e successive modificazioni, ai sensi dell articolo 4, commi 1 e 2, del Ddl 193/2009, convertito nella legge 24/2010 e) Decreto del Ministro di avvio del sistema 10

11 4. Contesto attuale a) Attori Notificare o comunicare un atto èil risultato di una serie di attività che vede coinvolti diversi soggetti: MAGISTRATO CANCELLIERE UFFICIALE GIUDIZIARIO ALTRO UFFICIO GIUDIZIARIO AVVOCATO INTERESSATO (indagato, imputato, condannato) 11

12 b) Flusso cartaceo Comunicazioni Altre autorità giudiziarie Cancelliere Notificazioni Ufficiali giudiziari Indagato, imputato, condannato Avvocato 12

13 c) Dettaglio: flusso Notifica 1. Il magistrato deposita l atto da notificare in cancelleria Magistrato Cartaceo 2. Il Cancelliere Controfirma e deposita l atto Prepara le missive e le copie dell atto Reperisce gli indirizzi dei destinatari della notifica Annota sul Registro delle notifiche (Mod. 29 Procura e Tribunale; Mod. S5 per la Sorveglianza) Annota sul Registro di passaggio per le comunicazioni degli atti (Mod. 28 e S6) Trasmette l atto da notificare all Unep per la notifica al difensore e all interessato Cancelliere 13

14 L Ufficiale Giudiziario: 1. Ritira le copie dell atto da notificare 2. Firma il Registro di passaggio 3. Prepara il plico da consegnare o inviare tramite Raccomandata 4. Restituisce al Cancelliere la relata di notifica e l elenco delle Raccomandate inviate 14

15 1. Riceve la copia dell atto notificato L Ufficio Giudiziario: 2. Ufficio ricezione posta smista alla cancelleria/segreteria competente 3. Annota sul registro notifiche il rientro della cartolina Cancelliere 4. Il cancelliere inserisce la ricevuta di consegna nel fascicolo del Procedimento e verifica la corretta notifica 15

16 5. Soluzione adottata: SNP Sistema Notifiche Penali 16

17 17

18 La soluzione adottata consente l invio di notifiche per mezzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) a persona diversa dall imputato, quindi a difensori, periti e consulenti, parte offesa, parte civile, responsabile civile e, ove dotati di un indirizzo di posta elettronica certificata, anche gli uffici giudiziari verso i quali effettuare comunicazioni. Difensori Periti e Consulenti Cancelliere Parte offesa, Parte civile Uffici Giudiziari 18

19 6. L applicativo 19

20 a)il processo di notifica telematica Atto cartaceo Atto Digitale Off line Scanning Destinatari Cancelliere Acquisizione e Classificazione Firma Digitale Invio Notifica Monitoraggio 20

21 b) Il flusso: acquisizione, classificazione, firma. 1. Il Magistrato deposita l atto cartaceo da notificare presso la sua Cancelleria. Cartaceo 2.A Il Cancelliere Firma in via autografa l atto depositato. Acquisisce l atto mediante funzionalità native dello scanner. Magistrato Cancelliere Digitale 2.B Il Cancelliere classifica l atto all interno del sistema documentale inserendo i metadati caratteristici dell atto (tipologia di atto, registro numero, etc) Firma elettronicamente l atto 21

22 b) Il flusso:l invio 3. Il Cancelliere ricerca i destinatari nella notifica Cancelliere Avvocato 3.A Il sistema si integra con i Servizi telematici per l interrogazione all indirizzario PEC degli avvocati. Imputato 3.B Il Cancelliere invia la notifica mediante PEC all UNEP che la notificherà all imputato Altri 3.C Il Cancelliere può inviare la notifica mediante PEC a diverse tipologie di destinatari (Uffici Giudiziari, Istituti Penitenziari, UEPE) 4 Il sistema registra tutte le attività svolte e le riproduce sull apposito Registro delle notifiche. 22

23 b) Il flusso : le ricevute 4. Il Cancelliere esegue l operazione di invio della notifica 5 Il sistema crea un fascicolo, se non già presente, aggregando informazioni relative al procedimento e alla sede geografica. Una volta creato il fascicolo, il sistema crea il sottofascicolo Notifiche, unico per più destinatari, nel quale collocherà gli atti notificati con l identificativo univoco del numero d ordine della notifica. Cancelliere 6 Il sistema classifica in modo automatico le ricevute PEC recuperate, associandole al relativo fascicolo processuale e al numero d ordine della notifica. avvisa il Cancelliere, attraverso il cruscotto di monitoraggio, dell avvenuta accettazione e consegna delle notifiche inviate per ciascun destinatario PEC. 23

24 7. Monitoraggio per ogni messaggio inviato il sistema restituirà diverse informazioni tipiche del processo di invio della posta elettronica certificata: Regolare invio della notifica Regolare recapito al destinatario 24

25 8.L artefatto La notifica, sotto il profilo giuridico, è regolarmente eseguita nel momento in cui l atto viene recapitato presso la casella di posta del destinatario e viene generata la ricevuta di avvenuta consegna. Stante la difficoltà di verificane la regolarità nel corso di un udienza, ma anche per consentire al giudice un facile controllo in ordine alla regolarità del procedimento di notifica durante lo studio del fascicolo, è stato previsto che il sistema generi un documento che riassume tutte le informazioni relative al procedimento suddetto con un attestazione del cancelliere in ordine alla rispondenza dell esito indicato nel documento con quanto risulta dal sistema di posta certificata. 25

26 9. Ipotesi organizzative di flusso di lavoro Il Sistema gestisce il flusso di notifica che è comune a tutti gli Uffici Giudiziari. E stato pensato per essere applicato a qualsiasi realtà organizzativa. Sono stati ipotizzati: a)flusso base b)collaborazione fra utenti c)condivisione dei documenti Utente: Mario Rossi Ufficio A Utente: Paolo Verdi Utente: Luigi Bianchi Ufficio A Ufficio B 26

27 a) Flusso base Atto cartaceo Utente: Mario Rossi Ufficio: A Acquisizione e Classificazione Firma Digitale Invio Notifica Registro Notifiche L intero flusso d invio notifica per via telematica è condotto dal solo utente Mario Rossi per l ufficio A: dall acquisizione del documento, sino al monitoraggio dell esito dell invio della notifica. 27 Monitoraggio

28 b) Collaborazione fra utenti Il flusso d invio della notifica è condotto inizialmente da Mario Rossi per l ufficio A, quindi il documento èfirmato ed inviato da Paolo Verdi, anch egli utente dell ufficio A. Atto cartaceo La collaborazione tra utenti del medesimo ufficio è attuabile a qualsiasi stadio del flusso di invio di notifiche telematiche. Off line Scanning Utente: Mario Rossi Ufficio: A Acquisizione e Classificazione Modifica Documento Utente: Paolo Verdi Ufficio: A Firma Digitale 28 Invio Notifica

29 c) Condivisione documenti Atto cartaceo L utente Mario Rossi, che lavora per l ufficio A, acquisisce un documento e ne abilita la condivisione con l ufficio B. L utente Luigi Bianchi dell ufficio B accede in consultazione al documento. Off line Scanning Ufficio: B Utente: Mario Rossi Ufficio: A Acquisizione e Classificazione Condivisione Documenti Utente: Luigi Bianchi Ufficio: B Consultazione 29

30 10. Sviluppi futuri 30

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