FAQ - Domande frequenti
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- Michelina Stefania Cavallaro
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2 GSuite (Google Suite) per l Istituto Comprensivo di Trichiana FAQ - Domande frequenti Cosa significa G Suite? Perché si parla di Apps? G Suite (fino a poco tempo fa denominata Google Apps for Education) è una particolare versione delle applicazioni Google for Work, originariamente destinate al mondo aziendale e offerte alle scuole ed università a titolo gratuito. Sono un insieme di applicazioni, non una sola. Le principali sono: la posta elettronica, i documenti condivisi (Google Drive), il Calendario, i siti web (Sites), Calendar ed altre. Le funzionalità sono le stesse, praticamente identiche anche a quelle degli account Gmail di tipo privato, ma la grande differenza è nelle condizioni d uso: per GSuite la proprietà dei dati rimane in capo all utente, con totale protezione e privacy, mentre per gli account privati le possibilità di intromissione da parte di Google sono numerose. Le GSuite (Google Suite) sono completamente gratuite? Non c è la pubblicità? Sì, sono gratuite e non vi è alcuna inserzione pubblicitaria. Quali sono le condizioni d uso della posta elettronica di Istituto? Posso utilizzarla anche ad uso privato? Cosa succede in caso di trasferimento in altra scuola? E per i documenti? La posta di Istituto va considerata posta di lavoro. Di solito, le persone preferiscono non mescolare le comunicazioni private con quelle professionali. Tuttavia, ognuno può regolarsi come vuole, non vi sono divieti specifici. In caso di trasferimento o comunque se non si è più dipendenti dell Istituto, l account sarà disabilitato, dopo un certo periodo di tempo, non inferiore ad un anno, e con un preavviso di 30 giorni. Se si hanno documenti che si vogliono conservare, sarà necessario scaricarli o passarli ad un altro account di Gmail, anche di tipo privato. I supplenti temporanei hanno l account di posta di Istituto? Non tutti. Di norma, soltanto se la supplenza è superiore ad almeno 15 giorni. Come sono strutturati gli account di posta dell Istituto? Chi possiede un account di posta? Per il momento gli account di posta sono attribuiti a tutto il personale di segreteria e a tutto il personale docente. Rimangono per ora esclusi i collaboratori scolastici. Ogni docente e assistente amministrativo ha pertanto una casella personale nella forma 2
3 (ad es. Mario Rossi sarà Vi sono poi alcuni indirizzi di tipo funzionale : dirigente@ictrichiana.gov.it Dirigente scolastico (che sostituisce il precedente dstrichiana@gmail.com ) dsga@ictrichiana.gov.it segreteria@ictrichiana.gov.it Direttore dei servizi generali amministrativi Segreteria in generale. È l'indirizzo "generico" della scuola che può essere fornito anche all'esterno per comunicazioni di ogni tipo, non dirette a singole persone. Come comunicato, tale indirizzo sostituirà il precedente istcomptri@libero.it che verrà dismesso nelle prossime settimane. Infine, sono stati approntati diversi indirizzi di gruppo, che consentono di inviare messaggi a diversi utenti contemporaneamente (mailing list) oppure che corrispondono a particolari funzioni (ad es. i responsabili dei plessi) o gruppi di docenti. Inviando una mail a questi indirizzi si contattano contemporaneamente tutti i membri associati a quel gruppo. docenti@ictrichiana.gov.it infanzia@ictrichiana.gov.it primaria@ictrichiana.gov.it primariatrichiana@ictrichiana.gov.it primariasantonio@ictrichiana.gov.it primarialimana@ictrichiana.gov.it coordinatoriplesso@ictrichiana.gov.it secondaria@ictrichiana.gov.it secondariatrichiana@ictrichiana.gov.it secondarialimana@ictrichiana.gov.it segretarisecondaria@ictrichiana.gov.it coordinatorimedie@ictrichiana.gov.it sostegno@ictrichiana.gov.it Tutti i docenti dell istituto, di tutte le scuole Tutti i docenti delle scuole dell infanzia Tutti i docenti delle scuole primarie Tutti i docenti della scuola primaria di Trichiana Tutti i docenti della scuola primaria di S. Antonio Tutti i docenti della scuola primaria di Limana Tutti i responsabili dei plessi Tutti i docenti delle scuole secondarie Tutti i docenti della scuola secondaria di Trichiana Tutti i docenti della scuola secondaria di Limana Tutti i segretari delle classi di scuola secondaria Tutti i coordinatori delle classi di scuola secondaria Tutti gli insegnanti di sostegno di ogni ordine di scuola 3
4 Gli indirizzi di gruppo sono utilizzabili da tutti o soltanto dalla direzione e della segreteria? Sono un docente, se voglio scrivere a tutti i colleghi o ai responsabili di plesso, posso farlo? Gli indirizzi di gruppo non sono riservati ma sono utilizzabili da tutti. Si tratta di una semplice modalità per inviare messaggi a più utenti contemporaneamente, in modo simile a quelle che un tempo erano chiamate mailing list. Tali messaggi vanno inviati dalla propria casella di posta con Sono un responsabile di plesso. Devo accedere a più account di posta per essere certo di ricevere sia i messaggi personali e quelli diretti al plesso? No. I messaggi diretti al plesso sono automaticamente recapitati sull account personale del responsabile o dei responsabili, se sono più di uno. Che tipo di comunicazioni arrivano sulla posta di Istituto? Tutte le circolari dirette ai docenti sono sempre inoltrate automaticamente sulle caselle personali degli insegnanti. Inoltre, la segreteria inoltra, anche a seguito delle indicazioni fornite dal DS, comunicazioni ricevute dall esterno che siano ritenute di interesse generale o specifico per alcuni docenti o gruppi di docenti. L account può essere anche utilizzato per comunicazioni tra docenti. E anzi auspicabile che il sistema sia l occasione per migliorare le connessioni interne. E obbligatorio leggere la posta di Istituto? Con che periodicità devo accedere al mio account? La posta di Istituto è un mezzo di comunicazione interna che consente di ovviare agli inevitabili disagi rappresentati da un Istituto Comprensivo che include 8 plessi, situati in un territorio piuttosto vasto. In Collegio Docenti, a inizio anno, il DS ricorda che la consultazione della posta è obbligatoria. Si indica anche la cadenza giornaliera come quella ottimale per rimanere costantemente aggiornati. Cos è l applicazione Calendar? A cosa può servire? Calendar offre la possibilità di creare e gestire uno o più calendari, i quali possono poi essere condivisi con altri utenti o con il pubblico. Un esempio è rappresentato dal calendario pubblico Piano delle attività che è gestito dallo staff di presidenza e contiene tutti gli impegni previsti dal piano approvato dal Collegio dei Docenti. Ogni evento del piano delle attività può essere copiato nel calendario personali di ogni utente. Calendar è sostanzialmente un agenda digitale, facilmente accessibile anche da tablet o da smartphone. I calendari possono essere inseriti all interno di altri siti web o blog personali. Calendar inoltre si presta bene anche ad utilizzi didattici, come dimostra questo esempio, nel quale un professore di scuola secondaria di I grado ha realizzato praticamente un registro elettronico per le sue classi, nel quale annotare lezioni svolte e compiti assegnati. Il calendario in questo caso è stato inserito all interno di un blog di classe. 4
5 Qual è la politica della privacy e della sicurezza delle Google Apps? E per quanto riguarda l affidabilità del servizio? Le condizioni del servizio, specifiche per l Istituto, sono disponibili sul sito. Può essere utile consultare anche le indicazioni fornite da Google su questo argomento. In sintesi, il servizio offre un altissimo livello di affidabilità (99,9% del tempo), il backup dei documenti viene eseguito automaticamente da Google, la sicurezza è garantita dall utilizzo di protocolli sicuri come SSL per le sessioni, i dati rimangono sempre e soltanto di proprietà degli utenti, la privacy è sempre garantita. Come posso cambiare la password del mio account? E necessario cambiare subito la propria password di accesso al servizio, immediatamente dopo l attivazione. Per aumentare il livello di sicurezza, la password andrebbe anche modificata periodicamente. Per modificare la password del proprio account, cliccare qui. Che differenza c è ad usare il browser Chrome piuttosto di Mozilla Firefox o altri? Il broswer Chrome permette di scaricare il contenuto di un intera cartella nel drive mentre con Mozilla non è possibile. Nei pannelli di amministrazione, funziona il completamente automatico. In generale, Chrome è ottimizzato per l uso con le applicazioni Google e consente l installazione di componenti aggiuntivi specializzati. Le Google Apps, tuttavia, funzionano correttamente con la maggior parte dei browser, a patto che siano aggiornati alle versioni più recenti. Potrebbero esserci problemi con versioni obsolete. Si consiglia di salvare il presente file (o stamparlo) e conservarlo nel proprio dispositivo, sia in riferimento alle modalità di utilizzo della posta di Istituto sia per gli indirizzi dei gruppi sopra indicati 5
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