Direttiva del servizio di telefonia mobile e di supporto alle comunicazioni in mobilità

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1 IL DIRETTORE GENERALE Davide Bergamini Direttiva del servizio di telefonia mobile e di supporto alle comunicazioni in mobilità Art. 1 Caratteristiche del Servizio e finalità 1. il Servizio di telefonia mobile e di supporto alle comunicazioni in mobilità rende disponibili al personale dell ateneo dispositivi e soluzioni per la comunicazione in grado di garantire maggior efficacia ed efficienza al lavoro in presenza di esigenze di mobilità. 2. Il servizio è finalizzato a fornire strumenti di comunicazione in grado di rispondere all interesse ed alle esigenze dell Ateneo, al miglioramento della qualità del lavoro e della produttività, in un quadro di economia ed efficienza. 3. Si definiscono dispositivi di comunicazione mobile, salvo diversa specificazione, lo smartphone, la SIM CARD, la SIM DATI, i router mobili WIFI o il tablet utilizzabili per comunicazioni di telefonia e per traffico dati tramite rete telefonica mobile. 4. La tipologia di dispositivi e soluzioni di comunicazione mobile fornibili alle utenze viene descritta nell Allegato 1 - Elenco servizi disponibili che riporta anche i relativi livelli di servizio. 5. L uso del dispositivo di comunicazione mobile è previsto dalla norma nei casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l'uso. Pertanto la concessione deve rispettare uno o più dei seguenti criteri: a) esigenze non sporadiche di reperibilità e di servizio fuori sede; b) frequenti spostamenti tra sedi diverse anche nella stessa giornata; c) particolari esigenze tecniche di comunicazione di altra natura, tra le quali servizi che non possono essere altrimenti soddisfatti con impianti di telefonia fissa e/o altri strumenti di comunicazione quali la posta elettronica da postazione fissa.

2 6. Tali criteri sono applicabili per la durata dell incarico e il permanere delle esigenze di mobilità al personale che ricopre ruoli, incarichi e funzioni organizzative così definiti: a) titolari di ruoli e incarichi istituzionali (es. Rettore, Prorettore, Vice Rettori, Delegati del Rettore, Direttori di Dipartimenti, Direttore Generale); b) responsabili dell Amministrazione (es., dirigenti, responsabili. di Area, responsabili. di Servizio, responsabili gestionali di dipartimento); c) personale cui si applicano modalità di lavoro in reperibilità quali assistenza agli impianti e sistemi di Ateneo; d) telelavoro; e) personale che necessita di essere contattato per esigenze di ufficio (es. resp. di Ufficio) e personale che per esigenze di attività tecniche necessita di impiegare dispositivi di comunicazione mobile (p.es. sviluppo software di servizi per smartphone, test e supporto utenti, sistemi automatici di gestione messaggi SMS, remotizzazione di allarmi ecc.) 7. I ruoli, incarichi e funzioni organizzative di cui ai punti a) e b) precedenti sono dettagliati in Allegato Esigenze di ricerca scientifica: l uso di dispositivi di comunicazione mobile (ad uso fonia/dati) viene concesso anche per esigenze di ricerca scientifica al personale che garantisce il rimborso sui propri fondi dei relativi costi. Art. 2 Gestore del Servizio 1. Competente per la gestione e fornitura del servizio è L Area Information Technology (Area IT). Art. 3 Uso individuale per esigenze di servizio 1. I dispositivi di comunicazione mobile di servizio sono di norma forniti individualmente alla persona utilizzatrice che assume il ruolo di consegnatario. 2. La fornitura di accessori per i dispositivi è limitata agli auricolari e alimentatore, qualora richiesti. Art. 4 Uso condiviso per esigenze di servizio 1. Sono denominati jolly i dispositivi di comunicazione mobile di servizio forniti ed assegnati ad una struttura, servizio, ufficio o funzione ed utilizzabili da più utenti a turno/rotazione. 2

3 2. L utilizzo di dispositivi jolly permette di ottimizzare il servizio di comunicazione mobile in presenza di particolari esigenze e di razionalizzarne i costi. 3. I dispositivi jolly non possono essere inseriti in contratti di dual billing e quindi utilizzati per comunicazioni private. Art. 5 Uso a fini privati 1. L'uso ai fini privati dei dispositivi di comunicazione mobile è previsto e può avvenire, in aggiunta ai fini di servizio, solo in caso di contratto di dual billing (doppia fatturazione), introducendo il codice che permette al Provider di TLC di addebitare i costi per l'uso privato direttamente su conto corrente personale o altra forma diretta di pagamento come comunicato dal consegnatario, fatto salvo l art. 4, c L uso a fini privati dei dispositivi è previsto per i servizi fonìa. Il traffico dati, qualora abilitato, è di norma a esclusivo uso di servizio, fatta salva, per gli utenti con contratto di dual billing, la possibilità di optare per l utilizzo a fini privati con addebito di una quota percentuale nella misura indicata dall interessato e corrispondente, in via forfettaria, all utilizzo personale presunto. 3. I consegnatari di dispositivi di comunicazione mobile che richiedono l abilitazione all uso per fini privati del servizio sono tenuti ad attivare il contratto di dual billing. Art. 6 Responsabilità del consegnatario 1. Il consegnatario di dispositivi di comunicazione mobile di servizio è responsabile del suo corretto utilizzo dal momento della firma del documento di prima assegnazione fino alla revoca e restituzione. 2. Il consegnatario di dispositivi di comunicazione mobile adotta tutti gli accorgimenti per un uso che privilegi il contenimento delle spese di telefonia e di traffico dati. 3. Il consegnatario prende espressamente atto, secondo le modalità previste dal gestore, di: Tariffe, indicazioni per il contenimento dei costi e profili di accesso ai servizi riportati nella Guida alla Convenzione Consip (Allegato. 3), reperibile sulla sezione telefonia mobile di 4. Nel caso in cui un dispositivo di comunicazione mobile sia concesso in uso a più utilizzatori (dispositivo jolly), il consegnatario è individuato nel Responsabile della Struttura. In tal caso la Struttura dovrà tenere il registro degli effettivi utilizzatori per tutta la durata della concessione. 3

4 5. I Consegnatari di dispositivi per uso individuale e i Responsabili di Strutture consegnatari di dispositivi jolly possono verificare dati di utilizzo e traffico attraverso il portale on-line messo a disposizione dal provider di telefonia mobile 6. Ogni variazione delle norme di concessione e uso rispetto a quelle in vigore al momento della consegna, sarà direttamente segnalata dal Gestore agli utenti. Art. 7 Obblighi del consegnatario 1. Il dispositivo dato in utilizzo deve risultare attivo e raggiungibile - anche attraverso servizi di segreteria telefonica - secondo la seguente disponibilità: a) per il personale di cui all art. 1.6 punti c) e d) (esigenze di reperibilità e telelavoro) nell orario individuale di lavoro e in particolare, nel caso si sia intestatari di un telefono interno fisso, in tutti i momenti di assenza per esigenze di lavoro dal proprio ufficio; b) per il personale di cui all art. 1.6 punti a) e b) secondo le necessità o le responsabilità dell incarico/ruolo, in accordo con l eventuale responsabile della Struttura di appartenenza. 2. Il consegnatario che usufruisce del servizio fonia e/o dati per esigenze di ricerca scientifica (art. 1.8) deve garantire il rimborso dei costi su propri fondi salvo diverso accordo con la Struttura di appartenenza. 3. Il consegnatario è tenuto, in caso di verifiche da parte della Direzione Generale, a dichiarare i destinatari delle chiamate di servizio effettuate e a motivare l eventuale traffico dati che ecceda dalla tariffa flat prevista in dotazione. 4. Il consegnatario è tenuto alla tempestiva riconsegna al Gestore delle dotazioni allo scadere dell autorizzazione (per utenze con ruoli e incarichi istituzionali) o alla revoca della stessa (per cessazione esigenze di reperibilità). Art. 8 Richieste e autorizzazioni 1. Le richieste di utilizzo di dispositivi di comunicazione mobile devono essere inoltrate al Gestore del Servizio. 2. I titolari di ruoli, incarichi e funzioni organizzative definiti in Allegato 2 possono fare richiesta diretta al Gestore che provvederà ad autorizzarla d ufficio e attivare la fornitura dei dispositivi. Il Gestore procede periodicamente a comunicare le quote relative ai costi fissi (canoni) e ai costi variabili (consumi) al Responsabile della 4

5 struttura di appartenenza, se definito; in tutti gli altri casi al Direttore Generale. Il Docente che richiede di poter utilizzare i dispositivi di telefonia mobile forniti dall Ateneo in qualità di Ex-Rettore può ottenere quanto richiesto, a patto che sia una risorsa attiva (non in congedo) e che, se posto in aspettativa, non sia titolare di incarichi subordinati con altri Enti. 3. I sostituti dei titolari di ruoli, incarichi e funzioni organizzative definiti in Allegato 2, ufficialmente nominati, hanno diritto a inoltrare al Gestore richiesta diretta di dispositivi di comunicazione mobile: il Gestore provvederà ad autorizzarla d ufficio e ad attivare la fornitura dei dispositivi. 4. Il restante personale deve far richiesta motivata attraverso il responsabile della Struttura di appartenenza (Dipartimento, Area, ecc.) che ha funzione di Centro di responsabilità ed al quale il Gestore procede periodicamente a comunicare le quote relativamente ai costi fissi (canoni) e ai costi variabili (consumi), anche al fine di eventuali operazioni di gestione dei budget di competenza. Il Gestore autorizza d ufficio le richieste per esigenze di ricerca scientifica (art. 1.8) provenienti dalle strutture e debitamente sottoscritte dal Direttore di dipartimento. 5. Eventuali esigenze in deroga ai criteri, ai ruoli e incarichi previsti dalla direttiva, possono essere segnalate al Rettore. Il Rettore, sentito il Direttore Generale, valuta l autorizzazione delle richieste sulla base delle motivazioni esposte circa l effettiva necessità od opportunità d'uso del servizio, della impossibilità di utilizzare mezzi alternativi, degli eventuali disservizi o maggiori costi conseguenti al mancato uso del dispositivo di comunicazione mobile. 5

6 Art. 9 Revoca delle autorizzazioni 1. Le autorizzazioni relative ai titolari di ruoli, incarichi e funzioni organizzative definite in Allegato 2, vengono revocate alla data di cessazione. Per questa tipologia di utenze il Gestore del Servizio provvede ad inoltrare tempestivamente agli utenti interessati, richiesta di restituzione delle dotazioni. 2. Le autorizzazioni relative ai sostituti dei titolari di ruoli, incarichi e funzioni organizzative definite in Allegato 2, vengono revocate alla data di cessazione del periodo di sostituzione. 3. Al fine di garantire la continuità di servizio in casi di transizione tra ruoli e incarichi, il gestore mantiene attiva l utenza per un periodo transitorio di sessanta giorni dalla data di cessazione, in modo che il consegnatario possa provvedere ad ottenere eventuale nuova autorizzazione, da richiedere secondo quanto previsto dalla Direttiva. 4. Le autorizzazioni concesse per esigenze di reperibilità, sia di tipo individuale che jolly, devono essere revocate da parte del responsabile della Struttura di appartenenza al cessare della necessità e comunque nei casi di trasferimento del consegnatario ad altra Struttura o della sua cessazione. Art. 9 Tariffe 1. Il Gestore del servizio è tenuto a rendere tempestivamente e facilmente disponibile alle utenze il piano tariffario in vigore (Guida alla Convenzione Consip, Allegato 3). 2. Il Gestore del servizio è tenuto a fornire alle utenze informazioni aggiornate e suggerimenti utili per un uso economico del servizio, anche in relazione ad altre alternative disponibili (servizio di telefonia fissa, card prepagate all estero, ecc.). 3. Il Gestore applica il piano tariffario agli stessi prezzi di acquisto (IVA inclusa) previsti dal contratto/convenzione con il provider di TLC. Solo in caso di impossibilità ad individuare una tariffa diretta, il Gestore applicherà un prezzo stimato. Art. 10 Gestione contabile e ribaltamento dei costi del servizio 1. La copertura dei costi della telefonia mobile dell Ateneo sarà garantita da apposita voce di budget allocata interamente presso il Gestore del servizio che provvederà direttamente alla liquidazione delle fatture del provider di TLC. 2. Il Gestore del servizio provvede periodicamente a contabilizzare gli addebiti per 6

7 canoni e traffico fonìa/dati, richiedendo alle strutture responsabili dei dispositivi di comunicazione mobile il ribaltamento dei costi sostenuti attraverso opportune modalità dei gestione dei budget a consuntivo (giroconti di costo e giroconti di provento). Le strutture dell Amministrazione centrale dovranno pertanto prevedere apposite voci di budget a supporto di tale copertura a consuntivo. 3. Per quanto concerne i rimborsi il Gestore si rapporta esclusivamente con le strutture responsabili e non interviene nelle eventuali prassi esistenti mirate al ribaltamento di costi su unità organizzative interne alla singola struttura. In particolare il Gestore non si rapporta direttamente con gli utilizzatori di cui all art (ricerca scientifica) 4. L Amministrazione Centrale provvede a comunicare al Gestore i rimborsi riscossi dalle strutture e ad effettuare gli eventuali solleciti di rimborsi addebitati pregressi non ancora riscossi. 5. Il traffico effettuato per fini privati viene direttamente addebitato dal Provider di TLC sulla bolletta personale dell utente e inviata come previsto dal contratto di dual billing sottoscritto dal consegnatario. Art. 11 Monitoraggio mercato TLC 1. Il Politecnico procede, attraverso il Gestore del servizio, ad una attenta e periodica valutazione tecnico-economica delle offerte di servizi di telecomunicazione mobile disponibili sul mercato, provvedendo conseguentemente all adeguamento di contratti e convenzioni con i provider di TLC. 2. In particolare vengono periodicamente confrontati: a) gli obiettivi generali per i quali è stato istituito il servizio; b) le effettive modalità di utilizzo da parte delle utenze; c) i relativi costi e benefici ottenuti. Art. 12 Monitoraggio dell utilizzo del Servizio 1. Le strutture dell Ateneo, come definite all Art.8, sono responsabili del controllo sul corretto uso del servizio da parte del proprio personale e ne monitorano l utilizzo sia sulla base delle comunicazioni periodiche ricevute dal Gestore del servizio (segnalazioni di traffico anomalo, consuntivazione consumi) sia utilizzando i sistemi on-line eventualmente disponibili. 2. La Direzione Generale, tramite il Gestore, può effettuare verifiche a campione sugli 7

8 utenti consegnatari e sui numeri chiamati al fine di accertare il corretto uso del dispositivo per fini di servizio. 3. I controlli sono svolti mediante sorteggio degli utenti consegnatari con sistema informatico; le giustificazioni fornite dagli utenti controllati avvengono mediante autocertificazione nella quale dichiarare i destinatari delle chiamate. 4. Il controllo viene in ogni caso effettuato quando dall esame dei volumi di traffico si rileva uno scostamento significativo dalla media dei consumi. 5. Ogni anno viene inviata al Direttore Generale un analisi aggregata circa l utilizzo e i relativi costi del servizio. Art. 13 Informazione all utenza 1. Il Gestore è tenuto ad attuare tutte le azioni utili ad informare i consegnatari sulle modalità di utilizzo efficace ed economico del servizio. 2. Per la massima diffusione delle informazioni all utenza, il Gestore è tenuto a pubblicarne i contenuti su specifica area del portale web di ateneo. 3. I dati di traffico e di costo utili al monitoraggio sono forniti alle strutture con tempistiche dipendenti dalla disponibilità dei dati e delle fatturazioni da parte del Provider di TLC. Art. 14 Responsabilità e disposizioni finali 1. In conformità con le previsione del Codice Etico e del Codice di Comportamento del Politecnico di Torino, il possesso di dispositivi di comunicazione mobile dà luogo alle responsabilità derivanti dall uso improprio delle risorse materiali messe a disposizione del personale, pertanto il consegnatario manleva il Politecnico da eventuali danni sui dispositivi in uso o derivanti da un uso improprio dei dispositivi stessi. 2. A seguito dell entrata in vigore della presente direttiva il Gestore è tenuto a provvedere tempestivamente alla regolarizzazione / adeguamento delle autorizzazioni preesistenti secondo quanto previsto dalla stessa. 3. La presente direttiva sostituisce integralmente le precedenti direttive del Direttore Generale e del Direttore Amministrativo in materia 8