PIANO DI INFORMATIZZAZIONE DELLE PROCEDURE

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1 PIANO DI INFORMATIZZAZIONE DELLE PROCEDURE per la presentazione e compilazione on-line da parte di cittadini ed imprese delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni al comune (art. 24 c. 3-bis Legge 11/08/2014 n. 114) Adottato con delibera di Giunta comunale n. 19 del 12/02/2015 1

2 Premessa La Legge 11 agosto 2014 n. 114 di conversione con modificazioni del decreto-legge 24 giugno 2014, n. 90, recante misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l efficienza degli uffici giudiziari, ha introdotto all art. 24 comma 3-bis, l obbligo per gli enti locali di approvare un piano di informatizzazione delle procedure che permetta a cittadini e imprese la compilazione e presentazione on-line, mediante procedure guidate, di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, con una completa informatizzazione del relativo procedimento. A 10 anni dall'entrata in vigore del codice dell'amministrazione digitale per la prima volta le amministrazioni comunali sono chiamate ad adottare uno strumento di pianificazione per dare compiuta attuazione a quel coacervo di norme venutosi a creare nel corso degli anni e finalizzato alla costruzione di una pubblica amministrazione digitale al servizio di cittadini e imprese. Tale strumento di pianificazione, che si articola su un triennio, viene denominato piano di informatizzazione. La disposizione in argomento trova in realtà ulteriore specificazione nell'agenda per la semplificazione adottata il 1 dicembre L'agenda della semplificazione individua un obiettivo generale nella "restituzione del tempo a cittadini e imprese in settori chiave per la qualità della vita e la crescita dell'economia". I settori chiave d'intervento sono individuati come nella cittadinanza digitale, welfare e salute, fisco, edilizia, impresa. Appare chiaro come almeno tre dei settori chiave rientrino nelle competenze dei comuni: la cittadinanza digitale, l'edilizia e l'impresa. La cittadinanza digitale è finalizzata al mutamento del rapporto tra cittadini e amministrazione partendo dal principio i cittadini sono al centro dell'azione amministrativa, nella considerazione che si sono attribuiti diritti di cittadinanza digitale e sono previsti strumenti di garanzia per la tutela dei medesimi. La cittadinanza digitale rende disponibili strumenti in grado di semplificare il maggior numero di adempimenti realizzando il principio del così detto digital by default secondo il quale i servizi devono essere progettati erogati in primis in forma digitale e solo ove ciò sia possibile in modalità tradizionale. L analisi di quanto sopra sinteticamente esposto evidenzia l'importanza strategica del ruolo dei comuni nell'attuazione degli obiettivi individuati nell'agenda digitale da parte del Governo e sulla conseguente rilevante responsabilità alla quale i medesimi sono chiamati nel delineare la propria organizzazione ed attività per il perseguimento di tali obiettivi. Il piano di informatizzazione si configura pertanto quale strumento di programmazione, con durata triennale, per addivenire a tale ambizioso risultato trasformando la pubblica amministrazione locale in amministrazione digital by default al servizio di cittadini e imprese. 2

3 Quadro normativo di riferimento Legge 11 agosto 2014 n. 114 di conversione con modificazioni del Decreto-Legge 24 giugno 2014, n. 90, recante misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l efficienza degli uffici giudiziari, ha introdotto all art. 24 comma 3-bis, l obbligo per gli enti locali di approvare un piano di informatizzazione delle procedure che permetta a cittadini e imprese la compilazione e presentazione on-line, mediante procedure guidate, di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, con una completa informatizzazione del relativo procedimento. La norma, di cui al comma 3-bis si abbina, per quanto riguarda l edilizia e le attività produttive, a quanto previsto dal comma 3 del medesimo art. 24 della Legge 11/2014, il quale prevede l adozione, in sede di conferenza unificata, di moduli unificati e standardizzati a livello nazionale. Ad esse si uniscono le norme di cui al Decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 recante misure per il riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni. Le norme precedenti si innestano sulle indicazioni del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al Decreto legislativo 07 marzo 2005 n. 82 da ultimo aggiornato, con le modifiche apportate dal D.L. 21 giugno 2013, n. 69, convertito, con modificazioni, dalla Legge 9 agosto 2013, n. 98 e dalla Legge 27 dicembre 2013, n Viene inoltre considerato, nel quadro normativo di riferimento, l art. 43 comma 4 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i., il quale prevede che, al fine di agevolare l acquisizione d ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali. Per quanto riguarda invece la formazione, trasmissione, conservazione e validazione dei documenti informatici vengono considerate le modalità tecniche contenute nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 che disciplinano compiutamente il documento informatico, sul quale si fonda in realtà tutto l impianto normativo sopra richiamato. 3

4 I - Principi generali 1. Il presente Piano di Informatizzazione delle procedure per la presentazione e compilazione online da parte di cittadini ed imprese delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni al Comune è redatto in forma triennale e rappresenta le modalità operative e temporali mediante le quali il, consentirà l accesso in rete ai propri servizi, ai sensi dell art. 24, comma 3 bis, del D.L 90/2014 convertito nella Legge 11 agosto 2014 n II - Procedimento di approvazione del Piano 1. Il Piano di Informatizzazione delle procedure per la presentazione e compilazione on-line da parte di cittadini ed imprese delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni al Comune è approvato dalla Giunta Comunale nei termini previsti dalla normativa vigente. III - Obiettivi del Piano 1. Il Piano di Informatizzazione delle procedure per la presentazione e compilazione on-line da parte di cittadini ed imprese delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni al Comune elenca, nell arco del triennio di validità, le azioni poste in essere dal, al fine di consentire la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni e permettere la compilazione on-line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale di cittadini e imprese. 2. Le procedure previste nel Piano debbono permettere il completamento dell iter della pratica, il tracciamento dell istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove possibile, l indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto all informazione. 3. Il Piano di Informatizzazione delle procedure per la presentazione e compilazione on-line da parte di cittadini ed imprese delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni al Comune deve prevedere una completa informatizzazione. IV Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale di cittadini e imprese (SPID) 1. Il sistema SPID è costituito come insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previo accreditamento da parte dell'agenzia per l'italia Digitale, gestiscono i servizi di registrazione e di messa a disposizione delle credenziali e degli strumenti di accesso in rete nei riguardi di cittadini e imprese per conto delle pubbliche amministrazioni. 2. Lo SPID consente agli utenti di avvalersi di gestori dell'identità digitale e di gestori di attributi qualificati, per consentire ai fornitori di servizi l'immediata verifica della propria identità e di eventuali attributi qualificati che li riguardano. 3. L avvio del Sistema SPID è previsto per il mese di aprile V Programma di Azione 1. I procedimenti gestiti dall Ente corrispondono a quelli indicati nel sito istituzionale ai sensi del Decreto Legislativo n. 33/2013, sezione Amministrazione Trasparente, sottosezione Attività e Procedimenti, sottosezione 2 Tipologie di procedimento. Allo stato attuale i procedimenti amministrativi del Comune sono gestiti parzialmente in modo digitale con procedure informatiche e parzialmente in modo cartaceo. 2. Una volta avviato il Sistema SPID di cui all art. IV del presente Piano e nell arco del triennio dovranno essere completate le procedure informatiche che consentano la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni e, contestualmente, permettano la compilazione on-line con procedure guidate accessibili, riguardanti i procedimenti di cui al comma 1 del presente articolo, secondo il seguente ordine temporale: 4

5 a) entro 90 giorni dall avvio del Sistema SPID, ciascun Responsabile del Settore provvede a compilare un elenco dei procedimenti, tra quelli di cui al comma 1 del presente articolo, che prevedano la possibilità di presentare istanze, dichiarazioni e segnalazioni; b) il, provvede ad organizzare le procedure guidate accessibili dei procedimenti individuati dai Responsabili dei Settore, di cui alla precedente lettera a), secondo il seguente calendario: per almeno il 30% entro 150 gg dall individuazione dei procedimenti; entro il termine di cui all art. 17, comma 2, del D.P.C.M. del 13 novembre 2014, per il restante 70%. 3. In considerazione dell organizzazione dell Ente e delle risorse umane e strumentali disponibili si rende necessario esternalizzare: a. progettazione operativa dell'implementazione del sistema informatico per il perseguimento degli obiettivi del presente piano di informatizzazione; b. la realizzazione concreta dell'implementazione del sistema informatico mediante installazione di software gestionali appositi e integrazione delle risorse digitali in rete; c. la formazione del personale coinvolto nell'attuazione del piano. L'individuazione del soggetto cui esternalizzare le sopra menzionate attività verrà posta in essere con le modalità previste del codice dei contratti vigente. 4. L attuazione del Piano avviene attraverso lo svolgimento di una serie di fasi, che interagiscono fra loro tra cui: analisi dei procedimenti che prevede il censimento di tutti i processi seguiti da ciascun settore; individuazione dei fabbisogni consistente nell analisi dei procedimenti per addivenire all'individuazione delle risorse necessarie alla completa automazione del processo; acquisizione delle risorse con le modalità previste dal codice dei contratti e rese disponibili ai soggetti coinvolti nell'attuazione del piano; formazione del personale, la programmazione della formazione del personale dovrà contenere degli obiettivi in linea con il presente Piano e le risorse finanziare necessarie a renderlo attuativo; realizzazione monitoraggio e controllo del Piano consistente in periodiche attività di sviluppo, programmazione teorica e operativa, accompagnata da monitoraggi e revisioni delle informazioni per mantenere costantemente aggiornate le informazioni di front office e in back office. VI Il collegamento con gli strumenti di programmazione 1. Posizione centrale nel Piano di Informatizzazione delle procedure per la presentazione e compilazione on-line da parte di cittadini ed imprese delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni al Comune è l inserimento, nel Piano Esecutivo di Gestione, di appositi indicatori gestionali che consentano il raggiungimento degli obiettivi del Programma di Azione di cui all articolo V del presente Piano. 2. È pertanto di competenza dell Organismo Indipendente di Valutazione: a) la verifica della coerenza tra gli obiettivi del Programma di Azione di cui all articolo V del presente Piano e quelli indicati nel Piano Esecutivo di Gestione; 5

6 b) l utilizzo delle informazioni e dei dati relativi all attuazione degli obiettivi del Programma di Azione di cui all articolo V del presente Piano ai fini della misurazione e valutazione delle Performance, sia organizzative, sia individuali. VII Responsabile del Piano 1. Il Responsabile del Piano è individuato nella figura del Segretario Comunale pro tempore, il quale provvede: a. alla predisposizione e redazione del Piano di Informatizzazione delle procedure per la presentazione e compilazione on-line da parte di cittadini ed imprese delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni al Comune ; b. alla verifica dell attuazione del Piano, della sua efficacia e della sua idoneità nel tempo, monitorandone costantemente il funzionamento e, se del caso, proponendone modifiche dello stesso qualora siano accertate significative violazioni delle prescrizioni, ovvero qualora, durante l attività di internal auditing, intervengano particolari esigenze, mutamenti nell organizzazione o nell attività del ; 2. Per l attuazione del Piano il Responsabile si avvale, ciascuno per la propria competenza, dei Responsabili di Settore. VIII Responsabilità dei dipendenti 1. La violazione, da parte dei dipendenti dell Amministrazione, delle prescrizioni previste dal presente Piano e delle disposizioni date dal Segretario Comunale, anche quale Responsabile della prevenzione della corruzione nonché della trasparenza ed integrità, costituisce grave violazione dei propri doveri di ufficio ed è soggetto a provvedimento disciplinare, oltre che oggetto di segnalazione all Organismo Indipendente di Valutazione con una penalizzazione della retribuzione di risultato non inferiore al 30%. IX Abrogazioni - Integrazioni 1. Il presente Piano entra in vigore a partire dalla data di esecutività della Deliberazione di approvazione e sono da intendersi: abrogate e, pertanto, sostituite dalle presenti, tutte le disposizioni in contrasto, anche se non espressamente richiamate; integrate, ove necessario, le disposizioni regolamentari attualmente vigenti. 6