Controllo di Gestione dello Studio

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1 Controllo di Gestione dello Studio

2 Kroneos Misura l'efficienza della tua organizzazione Kroneos è stato realizzato per migliorare l'efficienza e il controllo dei servizi forniti dallo Studio Professionale. È uno strumento di gestione molto efficace, perchè svolge in modo automatizzato la rilevazione di dati e la validazione degli stessi, senza alcun intervento da parte degli operatori. Questo significa semplificare l'operatività, diminuire i tempi di inserimento dei dati, oltre ad elevare il livello di efficienza dell'applicazione. Inoltre, mentre aiuta ad organizzare tutte le attività, archivia anche le informazioni necessarie per elaborare, successivamente, i report di efficienza. Aree Applicative Kroneos è suddiviso in: Lavoro di Gruppo Si occupa principalmente della automazione dell'ufficio e rappresenta un primo ausilio alla verifica delle attività svolte per conto dei clienti. Gestione delle Attività Un insieme di moduli realizzati per ottenere il controllo e la verifica dei lavori svolti. Reportistica e analisi dei Dati È la fase in cui i dati inseriti vengono incrociati e restituiti sotto forma di informazioni per la gestione dello studio. Kroneos è l'applicazione web nativa che consente al professionista di operare con lo studio attraverso un qualsiasi dispositivo connesso ad internet (smartphone, tablet, portatile...). Kroneos è il software che permette di organizzare e valutare tutti gli aspetti delle vostre attività, per fornirvi in tempo reale le informazioni necessarie ad ottimizzare la gestione e ad incrementare la fiducia dei vostri clienti.

3 Lavoro di Gruppo Migliora l'efficienza del lavoro di gruppo all'interno del tuo studio Anagrafica clienti/referenti Gestione completa dei dati anagrafici, senza limitazioni sul numero di indirizzi/sedi, recapiti telefonici e/o referenti inseribili. Oltre ai dati usuali, vengono tracciate informazioni specifiche dello studio professionale (es. operatore di contabilità, referente interno, data inizio rapporto, ecc.), con l'ulteriore possibilità di creare nuovi campi personalizzati. ANAGRAFICA CLIENTI E REFERENTI Agenda e riunioni Calendario di appuntamenti condiviso (ogni operatore può controllare l'agenda degli altri collaboratori), con possibilità di gestire anche eventi con più partecipanti (es. riunioni). Gli appuntamenti in agenda generano direttamente le attività, con la possibilità di modificarne i termini successivamente. Il calendario è disponibile in formato ical, integrato con Google Calendar e nel groupware di Neth Service. AGENDA Centralizzazione del fax (invio/ricezione, archiviazione e ricerca) I fax vengono gestiti da un unico server e rimangono a disposizione di tutti gli utenti per essere visualizzati/stampati in qualunque momento; inoltre possono essere allegati ad una singola pratica. E' anche previsto l'invio dei fax direttamente dal documento elettronico senza la necessità di stampa e spedizione cartacea. Comunicazioni tramite SMS Il sistema permette l'invio di messaggi SMS ai clienti per snellire le comunicazioni (es. convocazione C.d.a., scadenza F24, ecc.). I numeri di cellulare vengono prelevati automaticamente dall'anagrafica. Per velocizzare le procedure d'invio di messaggi ricorrenti, è possibile impostare dei modelli standard di SMS, personalizzabili coi riferimenti anagrafici del destinatario. GESTIONE MODELLI SMS INVIO COMUNICAZIONI TRAMITE SMS Integrazione con centralino digitale e V.o.IP Le telefonate rilevate dal centralino digitale vengono attribuite direttamente al cliente tramite ricerca automatica all'interno dei numeri di aziende e referenti presenti in anagrafica. L'operatore dovrà intervenire solo in caso di mancata associazione (numero non presente o presente per più clienti). E' possibile chiamare direttamente un cliente inserito in anagrafica, semplicemente cliccando sull'apposita icona accanto al numero di telefono desiderato. CLICK TO CALL

4 Gestione delle attività Organizza le attività del tuo studio E' la rilevazione ordinata ed eterogenea dei dati inerenti le attività dei collaboratori e dei professionisti dello studio commerciale. Utilizzando i moduli di seguito descritti, vengono rilevati gli stati di avanzamento delle attività professionali straordinarie e vengono generati i report per il controllo dei dati di parcellazione e fatturazione. Le attività ordinarie o ricorrenti vengono gestite minimizzando i tempi di intervento da parte dei collaboratori. Per ogni cliente e per ogni causale di attività può essere specificato se si tratta di prestazione compresa a canone, extra o non prevista; questi dati possono essere utilizzati anche per la generazione automatica del mandato/contratto con il cliente. Attività operative Le attività ordinarie sono gestite da una semplice parametrizzazione definita dallo Studio Professionale. E' prevista una gestione semplificata per l'inserimento dei tempi di lavoro e poiché le attività possibili vengono già predisposte dallo Studio, all'operatore è richiesta solo la selezione del cliente ed il tipo di attività. ATTIVITÀ OPERATIVE Attività professionali Da un'unica finestra video, il professionista ha il controllo dello stato di avanzamento di ciascuna sua pratica o di quelle assegnate ai collaboratori, può inserire nuove attività, chiudere quelle in corso, visualizzare ed accettare appuntamenti e riunioni. Il professionista può creare le proprie attività e raggrupparle logicamente in Pratiche. Alla pratica possono essere associati documenti e informazioni economiche relative sia ai costi (spese anticipate, rimborsi, ecc.) che ai ricavi (proposte di fatture che verranno automaticamente segnalate all amministrazione). Registrazione dei tempi di lavoro Consiste nella rilevazione dei tempi, per adempiere ad ogni attività dello Studio Professionale. I tempi possono essere trasferiti direttamente dal gestionale, oppure inseriti manualmente attraverso timer già predisposti. Periodicamente questi dati vengono confrontati con quelli delle telefonate per gestire le sovrapposizioni. Questo è un calcolo complesso che consente di separare esattamente i tempi e definire con sicurezza i dati finali. Generazione automatica dei documenti e dei mandati Questa funzione consente la generazione dinamica di documenti complessi, con prelevamento automatico dei dati necessari per l'autocomposizione, in maniera analoga alla funzione stampa unione tipica dei software di office automation. I modelli dei documenti sono semplici file in formato MS Word o OpenOffice/LibreOffice. Ausilio alla fatturazione/parcellazione Kroneos può fornire un valido supporto alle procedure amministrative. Le pratiche concluse vengono immediatamente segnalate con gli eventuali importi e le scadenze concordate dai professionisti con i clienti, in modo che si possa procedere alla fatturazione. Anche le attività svolte dai collaboratori al di fuori di pratiche specifiche, ma comunque non previste a canone, vengono facilmente individuate e raggruppate, in funzione della loro valorizzazione e fatturazione. AUSILIO ALLA FATTURAZIONE

5 Reportistica e analisi dei dati Conosci l'andamento dello studio per ottimizzarne l'efficienza La reportistica consente di prendere in esame ed incrociare tutti i dati presenti nel database di Kroneos. Utilizzando gli opportuni filtri, possono essere generati diversi report, esportabili in formato Excel o PDF. L'analisi dei dati rileva lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti, informandone i responsabili, affinché possano decidere ed attuare le opportune azioni correttive. E' un sistema di supporto che permette di aumentare l'efficacia delle analisi, in quanto aumenta il numero di alternative verificabili e di informazioni da processare. I moduli previsti sono: Report attività operatori Consente di monitorare le attività svolte dai vari collaboratori dello studio utilizzando diversi punti di vista e filtri, combinandoli tra loro: periodo temporale, cliente, tipo di attività, a REPORT ATTIVITÀ OPERATORI canone o extra, etc Rilevazione dei carichi di lavoro L analisi dei tempi di lavoro permette di valutare la corretta distribuzione dei clienti tra i collaboratori, per evitare squilibri all interno dello studio ed ottimizzare l efficienza degli utenti. REPORT CARICO DI LAVORO Analisi del margine Il tempo di lavoro, opportunamente valorizzato tramite il costo orario dei singoli utenti, viene confrontato con i ricavi dello studio per ottenere una valutazione del margine. Riguardo a questo aspetto, si possono individuare due esigenze fondamentali dello studio: - verificare la congruità e la redditività delle attività svolte a fronte di un canone annuale; - controllare la marginalità delle prestazioni straordinarie svolte su incarico del cliente (pratiche professionali). Per entrambe le situazioni Kroneos fornisce una serie di report che consentono di ottenere in tempi brevi informazioni utili agli studi. REPORT MARGINE DI CONTRIBUZIONE

6 Esempi pratici di utilizzo di Kroneos nella gestione dello studio. II cliente ha stipulato un contratto per la tenuta della contabilità con una serie di prestazioni previste il canone pattuito con il cliente copre almeno il costo delle attività sostenute dallo studio? il rapporto con il cliente produce un margine? ci sono delle criticità evidenti nei tempi di lavoro rispetto agli standard previsti? c'è un problema di inefficienza nella gestione del cliente, o è il cliente che ha richiesto maggiori attività allo studio? II cliente ha un contratto, ma lo studio effettua anche altre prestazioni al di fuori di quelle previste le attività "extra" vengono monitorate? producono parcelle? la fatturazione extra-contrattuale è motivo di discussione con il cliente? II cliente affida ad un professionista dello studio un incarico specifico (pratica) le attività, i documenti e gli eventuali costi associati all'incarico vengono tracciati? il passaggio delle pratiche concluse in parcellazione avviene in maniera semplice? le informazioni della pratica sono condivise con i colleghi o possono essere assegnate ai collaboratori? Kroneos MP Kroneos MP (Multi Professionale) è la versione di Kroneos destinata a tutti i professionisti e alle aziende di servizi, che va incontro alla necessità crescente di gestire e controllare le proprie attività. Ogni professionista, indipendentemente dal campo nel quale opera, conosce perfettamente l importanza dell efficienza organizzativa. L efficienza si raggiunge attraverso due semplici concetti: organizzazione e controllo dello studio. Kroneos MP nasce da queste considerazioni: offrire ai professionisti uno strumento organizzativo che consenta non solo di tenere sotto controllo tutte le pratiche e gli impegni quotidiani ad esse collegate, ma anche di monitorare e verificare il tempo che i vari professionisti dedicano a ciascuna attività. La nostra esperienza al servizio di tutti i professionisti L idea rivoluzionaria di Kroneos MP, rispetto agli altri software di controllo di gestione per i professionisti, è che l aspetto di controllo non è visto come un appesantimento dell attività quotidiana; al contrario, si attua proprio mentre si verificano gli appuntamenti, si archiviano i documenti, si reperiscono le informazioni su un cliente o una pratica, insomma, mentre si svolge il lavoro quotidiano. Il cuore tecnologico di Kroneos MP deriva dall esperienza pluriennale di Kroneos e ne eredita tutte le principali funzionalità: gestione del lavoro di gruppo, agenda condivisa, pratiche, documenti, attività, report, ecc. Inoltre, la particolare struttura tecnologica di Kroneos MP permette di adattarsi facilmente alle necessità di clienti diversi, attraverso l attivazione di alcuni moduli aggiuntivi, o con lo sviluppo di funzionalità ad hoc su specifica del cliente. Alcuni esempi di moduli aggiuntivi già disponibili: Gestione commesse Budget, gestione trattativa, avanzamento lavori, tracciamento attività, supporto alla fatturazione. Gestione corsi di formazione Gestione date corsi, partecipanti, docenti, allocazione aule.

7 I Plus di Kroneos Kroneos è un'applicazione web nativa, sviluppata con moderne metodologie, che porta notevoli benefici per il cliente: funziona con tutti i dispositivi (pc Windows, Mac o Linux, tablet, smartphone) dotati di un programma per navigare in internet (Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Internet Explorer...) e non richiede nessun software aggiuntivo da configurare nelle singole postazioni, sia in fase di installazione che per i successivi aggiornamenti; è già predisposto per un corretto funzionamento su studi con più sedi che hanno a disposizione una linea ADSL; è integrabile con altri sistemi, come i gestionali GIS, le Google Apps, i centralini VOIP e digitali; è modulare ed estendibile; è semplice da utilizzare e richiede tempi limitati di formazione. Tipologie di installazione e accesso Kroneos può essere installato: su un server locale all'interno dello studio su un server internet del cliente su un web server del Gruppo Ranocchi (modalità SaaS) Indipendentemente dalla modalità d'installazione scelta, sarà possibile accedere al programma dall'interno dello studio, da eventuali altre sedi e, in generale, da qualsiasi postazione esterna e dispositivo mobile (smartphone, tablet) connesso ad internet. Metodologie di sviluppo Kroneos è sviluppato con l'utilizzo di metodologie di analisi, programmazione e test cosidette agili, che non cercano di prevedere come evolverà il sistema software, ma si adattano all evoluzione dei requisiti utente. Il risultato non è un prodotto standard, cioè rigido nelle sue funzioni, ma un'applicazione che, con la realizzazione di nuovi moduli, risponde alle esigenze specifiche di ogni cliente. Caratteristiche tecniche Sistemi operativi Server Linguaggio Interfaccia utente Windows, Linux, Mac OSX Php, javascript Applicazione web Configurazione minima: Server Client Accesso remoto Pentium 4-2,6 Ghz MB Ram - HD 30 GB Qualsiasi PC o dispositivo mobile (smartphone, tablet) dotato di browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Internet Explorer...). Da qualsiasi connessione ad internet (ADSL, rete mobile 3G/4G)

8 KRONEOS è sviluppato da: EOS S.r.l. Sede legale: via Einaudi, Fano (PU) Sede operativa: via Borgognina, Cartoceto (PU) t f

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