SOFTWARE MAINTENANCE CONTRACTS: uno studio dei contratti di manutenzione del software

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1 SOFTWARE MAINTENANCE CONTRACTS: uno studio dei contratti di manutenzione del software 25/11/2011

2 Sommario Verbale... 3 Presentation: SOFTWARE MAINTENANCE CONTRACTS: uno studio dei contratti di manutenzione del software

3 Verbale Oggetto BTO - ICT Procurement Dashboard Incontro plenario n. 2 Data 25/11/2011 Inizio Fine Luogo Palazzo Bovara Milano Partecipante Presente Partecipante Presente Vincenzo Morabito BTO Letizia Bisi - Deutsche Bank Nadia Neytcheva BTO Davide Carteri - Deutsche Bank Florenzo Marra BTO Guido Siliprandi ENI Alessandro De Pace - BTO Elisa Bonato FIAT Chiara Troffei BTO Davide Casagrande - Generali Eugenio De Gaetano - BTO Riccardo Sfondrini - Intesa Sanpaolo Elisa Gigliotti BTO Giovanna Arca- Intesa Sanpaolo Maria Elena Perrotta - BTO Fabrizio Lugli MPS Marco Sicchieri BTO Monica Muraro - Seteci Shumit Vatsal BTO Riccardo Previtali UBI Marco Zaccanti UGF Paolo Sammataro - Unicredit 3

4 Argomenti trattati 1. Introduzione all incontro ICT Dashboard 2. Testimonianza Intesa Sanpaolo 3. Testimonianza ENI 4. Testimonianza UBI BANCA 5. Raccolta delle osservazioni e dei commenti da parte degli istituti coinvolti 6. Definizione dei prossimi passi Dettaglio degli argomenti trattati 1. Introduzione al tema dell incontro Quadro delle tematiche relative all evoluzione delle prassi degli Acquisti IT, con un maggior riguardo allo studio dei contratti di manutenzione dei software come Microsoft, SAP, Oracle. In particolare, è stata presentata la BTO Collection che contiene una raccolta di paper selezionati dal team di ricerca, riguardanti sia un modello di valutazione che permetta di stimare il successo delle attività di manutenzione con identificazione dei driver di scelta degli utilizzatori, sia un processo di gestione quotidiana di manutenzione del software. Inoltre vengono descritti gli effetti dei passaggio a soluzioni SaaS che permettono di concentrare le proprie attenzioni sulla gestione degli applicativi, in termini di profittabilità e gestione della vita utile del software. 2. Testimonianza di Riccardo Sfondrini INTESA SANPAOLO a. Durante il suo intervento, ha definito una nuova procedura per una gestione efficiente ed efficace dei contratti di manutenzioni del software attraverso nuovi tool. Uno di questi è rappresentato dai Comitati di lavoro tra direzione acquisti e direzione tecnica, permettendo la riduzione di costi non negoziabili, costi di running, che costituiscono il 40% circa; per la gestione del restante 60%, esiste un organizzazione a matrice in cui ogni buyer ha un numero di fornitori con collegati ha una serie di contratti (un buyer per circa 30/40/50 contratti). Un forte commitment ha permesso al top-management di creare un nuovo approccio per la gestione della relazione con i fornitori, denominato zero based budget attraverso il quale vengono ricostruiti tutti i costi di manutenzione da zero partendo dal singolo driver. Ciò a permesso una riduzione reale dei costi pari al 15/20% e di migliorare anche la gestione accordi quadro attraverso il meccanismo del rating massimo. Per cambiare il fornitore, invece, viene effettuato un confronto di mercato tramite una modulistica semplice. Volontà di contenere i costi di off-shore (800/1000 euro al giorno), in quanto risultano essere, ad oggi, ancora troppo elevati, soprattutto per problemi di interfacciamento. 3. Testimonianza di Guido Siliprandi ENI a. Quadro completo della struttura dei contratti software che comprende le condizioni generali, le condizioni commerciali e la specifica del servizio. Per quanto riguarda la parte dei costi, I contratti di manutenzione ricoprono circa il 16/17% della spesa sull acquisto SAP. Il pricing delle licenze non fa riferimento a costi direttamente imputabili sulla licenza stessa ma piuttosto tendono a remunerare un investimento fatto per lo sviluppo del SW stesso. Anche in ENI vi è il problema di eliminare la metrica delle giornate/uomo dai contratti con pacchetti esteri (off-shore). Anche in questo caso si hanno costi elevati e problemi legali dovute a normative internazionali. 4. Testimonianza di Riccardo Previtali UBI BANCA a. Durante la sua esposizione ha evidenziato i principali vantaggi e svantaggi dei contratti di manutenzione. È stato identificato una prima forma di contratto, dove l acquisto è rappresentato esclusivamente da ciò che si desidera, con alcuni svantaggi in termini di 4

5 amministrazione dei costi e dei prezzi dovuti ad un eventuale cambiamento tecnologico e ad una standardizzazione del canone di manutenzione. In conseguenza è stato introdotto una nuova tipologia di contratto - Enterprise Agreement con metrica Employee con il quale viene definito un bundle di prodotti utilizzabili in relazione al numero di dipendenti del gruppo. L inconveniente riguarda l eccedenza di licenze rispetto al reale fabbisogno, con un aggravio in termini di costo e di durata limitata dell accordo. 5. Raccolta delle osservazioni e dei commenti da parte degli istituti coinvolti a. Dall incontro, soprattutto grazie a diversi momenti di aperto confronto, sono emersi alcuni trend che risultano cruciali per le attività della gestione dei contratti di manutenzione del software in ambito ICT: A livello organizzativo vi è particolare attenzione alle gestione dei costi, negoziabili e non negoziabili, con particolare riferimento all acquisto di pacchetti esteri, quindi che determinano dover controllare i relativi costi di off-shore. A livello di risorse umane, le aziende cercano di sostituire i gg uomo/accordi quadro con altri strumenti più efficienti come i contratti di off-shore. A livello operativo il focus è centrato sull utilizzo di diversi strumenti per standardizzare i contratti di manutenzione in modo da ridurre i costi 5

6 Presentation: SOFTWARE MAINTENANCE CONTRACTS: uno studio dei contratti di manutenzione del software ICT PROCUREMENT DASHBOARD SOFTWARE MAINTENANCE CONTRACTS La gestione efficace delle operazioni di manutenzione del software passa attraverso la definizione di metriche di valutazione. Il successo dell attività è legato ad una serie di fattori critici La gestione efficace delle operazioni di manutenzione del software passa attraverso la definizione di metriche di valutazione. Il successo dell attività è legato ad una serie di fattori critici I Contratti di Manutenzione In che modo si può per misurare il grado di successo della manutenzione dei software Quali fattori e metriche si possono utilizzare L efficacia delle operazioni di manutenzione del software può essere influenzata da elementi sotto il controllo dell azienda 1) Un modello a 8 fattori viene applicato al caso Geos una piattaforma bancaria 2) Lo studio evidenzia punteggi positivi in 6 fattori su 8 esclusi user satisfaction e profittabilità 3) Dallo studio risulta che la qualità del software in evoluzione non diminuisce mentre la complessità aumenta 4) Per mantenere qualità e produttività allo stesso livello è richiesto un continuo «re-work» 5) Non viè relazione tra tasso di volatilità e re-work in caso di prodotti dinamici 6) È fondamentale avere misure di successo in ambito di software maintenance senza di essi è difficile misurare l effetto di processi, metodi, strumenti o tecniche nei casi di successo 8 La manutenzione ICT PROCUREMENT del DASHBOARD software SOFTWARE necessita MAINTENANCE di modelli CONTRACTS teorici di riferimento I Contratti di che Manutenzione facilitino la pratica migliorando la valutazione, la gestione e l evoluzione continua dei processi La manutenzione del software necessita di modelli teorici di riferimento che facilitino la pratica migliorando la valutazione, la gestione e l evoluzione continua dei processi Quali modelli possono essere utili a migliorare i processi di gestione della manutenzione del software Chi sono gli stakeholder che influenzano il processo di manutenzione Partendo da un modello di maturità, quale processo si può innestare per una gestione quotidiana della manutenzione 1) Le richieste di maintenance non seguono la stessa metodologia scientifica e di project management delle attività di sviluppo di software 2) Il processo che il paper propone è diviso in: primario (transizioni software, user, gestione delle versioni, controllo e migrazioni), di supporto (documentazione, verifica, audit) e processi organizzativi (planning, innovazione) 3) La roadmap del modello propone una divisione in: incomplete (rischio maggiore), performed (rischio molto alto), managed (rischio alto), established (rischio medio), predictable (rischio basso) e optimizing (rischio molto basso) 9 6

7 ICT PROCUREMENT DASHBOARD SOFTWARE MAINTENANCE CONTRACTS I Contratti di Manutenzione Quando il rinnovo delle versioni non è indispensabile, i servizi di manutenzione del software possono essere gestiti efficacemente da società di terzi, specializzati nella personalizzazione e gestione dell evoluzione di software Quando il rinnovo delle versioni non è indispensabile, i servizi di manutenzione del software possono essere gestiti efficacemente da società di terzi, specializzati nella personalizzazione e gestione dell evoluzione di software Quali sono le opportunità di mercato per i fornitori di servizi di manutenzione per software di terzi Esiste un differenziale di costo/efficacia significativo tra le soluzioni integrate offerte dai vendor di software e i pacchetti di servizi forniti da terzi Quali sono i trend in atto in questo ambito e quali sviluppi si prospettano 1) Risparmio in termini di costi e tempi: i clienti pagano per i servizi solo quando è richiesto, ottenendo tempi di risposta mediamente più brevi 2) Punti critici: i vendor possono non essere stabili finanziariamente, cambiare potrebbe non portare a risparmi sufficienti, si rischia di perdere l opzione di upgrade 3) L importanza delle attività di gestione, assistenza, e sviluppo del software può influenzare la scelta verso i rivenditori di terze parti, viceversa in caso di prodotti shelfware 4) Cambiare a favore di un vendor terzo dipende dalla percezione di rischio-vantaggio, con una soglia alta per realtà particolarmente conservative nel proprio approccio al cambiamento 10 ICT PROCUREMENT DASHBOARD SOFTWARE MAINTENANCE CONTRACTS Il passaggio a soluzioni SaaS permette di concentrare le proprie attenzioni sulla gestione degli applicativi, Il passaggioriducendo a soluzionil impegno SaaS permette necessario di concentrare alla costante le propriemanutenzione attenzioni del sulla gestione degli applicativi, riducendo l impegno necessario alla costante software manutenzione del software I Contratti di Manutenzione Quale effetto ha il passaggio a soluzioni SaaS sul TCO e sul ROI Quale effetto ha il SaaS sulla gestione della «vita utile» del software e sui suoi costi di manutenzione Su quali leve operano le grandi aziende per aumentare la profittabilità e ottenere vantaggio competitivo 1) L implementazione è incrementale e permette di ridurre l impatto burocratico, evitando spese eccessive su server, network privati e sistemi di sicurezza 2) Eliminare i legami tra hardware e software permette agli utilizzatori di cambiare il software dopo la sua vita utile 3) I benefit in termini di scalabilità, flessibilità organizzativa, time-to-market, possibilità di accesso da remoto ecc. permettono di ottenere un ROI positivo in molti dei casi analizzati 4) È evidente la riduzione dei costi fissi di struttura e dei costi di manutenzione del software rispetto alle soluzioni legate ad un modello a licenze 11 7

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