LA NUOVA GESTIONE STUDIO

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1 CAPITOLO I A COSA SERVE GESTIONE STUDIO LA NUOVA GESTIONE STUDIO 1) A chi è rivolto Per gli studi professionali, l'organizzazione del lavoro ed il controllo dei costi sono esigenze sempre più sentite. L'elevato numero di adempimenti, infatti, rende indispensabile poter disporre di uno strumento che consenta di effettuare un vero e proprio controllo di gestione. GESTIONE STUDIO offre gli strumenti per gestire in modo ottimale tutte le pratiche dello studio professionale, consentendoti di rispondere velocemente, e con precisione a domande del tipo: Chi ha registrato le fatture del secondo trimestre 2011 dell azienda Alfa? E, quanto tempo è stato impiegato? Considerando il compenso forfetario mensile pagato dall azienda Alfa, posso ritenere il cliente redditizio? Chi è il cliente più redditizio? E quello meno redditizio? Come è suddiviso il carico di lavoro tra i dipendenti, e collaboratori dello studio? Vi sono carichi di lavoro eccessivi? A che punto sono cono la contabilità IVA di questo trimestre? Ho ricevuto le fatture da registrare da tutti i clienti? Sono state registrate? Quali appuntamenti sono stati fissati per oggi? e per questa settimana? Quanto tempo viene impiegato in appuntamenti per ciascun cliente? Vi sono clienti che richiedono un numero consistente di appuntamenti? A queste, e ad altre domante, potrai rispondere agevolmente utilizzando GESTIONE STUDIO. Detto altrimenti, la procedura è in grado di assolvere alle esigente di un SISTEMA DI QUALITA (non necessariamente legato al conseguimento di una certificazione ISO). 2) Perché scegliere GESTIONE STUDIO di Blustring In questi ultimi anni, diverse Software House hanno prodotto applicativi per il controllo di qualità degli studi professionali. Si tratta, solitamente, di soluzioni tecnicamente valide, ma che presentano un grosso problema: affinché il sistema possa fornire risposte attendibili, l utente è costretto ad impiegare molto tempo, ed energie, per inserire dati all interno di moduli. Ipotizziamo, ad esempio, che un impiegato debba registrare le fatture di una ventina di clienti. Oltre, a lavorare con il programma di contabilità, dovrà anche impegnarsi a compilare correttamente i moduli del software per il controllo di qualità, caricandovi le informazioni relative alle attività svolte ed ai tempi impiegati. Con GESTIONE STUDIO di Blustring, questo NON è necessario: le attività svolte con il programma di contabilità, vengono rilevate automaticamente dalla procedura. Detto altrimenti, l operatore NON dovrà impiegare tempo prezioso per dire al programma cosa ha fatto, ed in quanto tempo, poiché GESTIONE STUDIO già lo sa! CAPITOLO II IMPOSTAZIONE DELL AMBIENTE DI LAVORO 1) Autorizzazione Come prima operazione, dobbiamo AUTORIZZARE il programma di contabilità ad osservarci. Detto in altri termini, dobbiamo abilitare una sorta di grande fratello che, di nascosto, annoterà tutte le operazioni effettuate con il programma di contabilità. Pertanto, dal modulo contabile, clicchiamo sul comando IMPOSTAZIONI GENERALI (collocato nel pannello di controllo).

2 Poi, nella sezione CONTROLLO QUALITA. Attiviamo i quattro flags proposti. ATTENZIONE: I flags rimarranno attivati anche dopo la chiusura del programma, ma vengono resettati quando il programma viene aggiornato. Pertanto, dopo ogni aggiornamento, occorre riattivare i flags in oggetto. 2) Creazione di una basedati AD HOC. Ora, apriamo il modulo gestionale. Quindi, clicchiamo sul pulsante GENERA NUOVA AZIENDA, per creare la basedati per la contabilità dello studio professionale. Essa, sarà destinata anche ad accogliere tutte le informazioni relative al controllo di qualità dello studio. A titolo di esempio, ho creato il file studiogamma.mdb.

3 Infine, entriamo nell azienda appena creata. 3) Caricamento dei dati anagrafici Dopo essere entrati nella nuova azienda, attiviamo la modalità GESTIONE STUDIO cliccando sull apposito pulsante. Quindi, clicchiamo sul comando ANAGRAFICA AZIENDA per caricare i dati anagrafici del nostro studio commerciale.

4 4) Configurazione pratiche di studio Ora, dobbiamo configurare l anagrafica PRATICHE DI STUDIO. L anagrafica in oggetto contiene l elenco dei servizi offerti dallo studio professionale, assieme alle competenze forfettarie addebitabili alla clientela. L operazione può essere eseguita manualmente, cliccando sul comando PRATICHE STUDIO, oppure in modo completamente automatico, cliccando sul comando CONFIGURAZIONE ANAGRAFICA PRATICHE. Per il momento, ci occuperemo solamente della configurazione automatica, poiché nella maggior parte dei casi, è più che sufficiente a soddisfare le classiche esigenze di uno studio professionale. Pertanto, dalla barra multifunzione, selezioniamo il comando CONFIGURAZIONE ANAG. PRATICHE. Quindi, nel campo MODELLI PRECARICATI DISPONIBILI, selezioniamo la voce 1 Studio commerciale, e clicchiamo sul pulsante sottostante. NOTA: Questa operazione va effettuata SOLO una volta, dopo aver creato la basedati deputata ad accogliere le informazioni utili per il controllo di qualità dello studio professionale. 5) Configurazione anagrafiche clienti ed addetti Ipotizziamo, a titolo di esempio, di utilizzare il software Blustring per gestire le contabilità di 3 aziende, che per semplicità, chiameremo: Paperino, Pippo, Pluto.

5 Ipotizziamo, altresì, che le registrazioni contabili vengano effettuate da 2 operatori, che chiameremo: Tizio e Caio. Per il momento, ci occuperemo solamente della configurazione automatica, poiché sufficiente a soddisfare le esigenze più diffuse. Pertanto, dalla barra multifunzione, selezioniamo il comando CONFIGURAZIONE ANAGRAFICA CLIENTI Questa configurazione si articola in 3 fasi (che chiameremo: A, B, C) Fase (A) Dalla sezione CONFIGURAZIONE AUTOMATICA ANAGRAFICA CLIENTI, clicchiamo sul pulsante SELEZIONA AZIENDE, per selezionare le aziende gestite. Dopo di ciò, clicchiamo sul pulsante CONFIGURAZIONE AUTOMATICA ANAGRAFICA CLIENTI. ATTENZIONE: affinché l importazione avvenga correttamente, è necessario che nella sezione DATI FISCALI della scheda anagrafica di ciascuna azienda risultino compilati i campi REGIME CONTABILE e PERIODICITA LIQUIDAZIONE IVA.

6 Fase (B) Ora, è il turno dell anagrafica ADDETTI. Affinché l importazione avvenga con successo, è ovviamente necessario che, nel modulo contabilità, sia stata preventivamente impostata la GESTIONE DEGLI UTENTI. Per maggiori informazioni a riguardo, si rimanda all apposita dispensa: Pertanto, dalla sezione CONFIGURAZIONE AUTOMATICA ANAGRAFICA ADDETTI, non facciamo altro che cliccare sul pulsante IMPORTA. ATTENZIONE: la configurazione dell anagrafica addetti NON è obbligatoria. Ovviamente, qualora fosse omessa, non sarebbe possibile determinare né chi ha lavorato per chi, né i carichi di lavoro per addetto, ma solamente il monte ore complessive lavorate per ciascun cliente. Fase (C) Infine, dobbiamo ordinare al programma di impostare per ciascun cliente di studio le pratiche da svolgere nel corso di un anno. Ipotizziamo, a titolo di esempio, di voler gestire le pratiche di studio scadenti nell anno Pertanto, nella sezione PIANIFICAZIONE PRATICHE DI STUDIO, digitiamo 2011 nel campo ANNO, e clicchiamo sul pulsante PIANIFICAZIONE AUTOMATICA. ATTENZIONE: per il completamento di questa procedura il programma potrebbe richiedere diverso tempo (anche 5 minuti): dipende dal numero delle aziende gestite, e dalle prestazioni del computer.

7 NOTA: le fasi A e C vanno ripetute volta che viene acquisito un nuovo cliente. Ipotizziamo, a titolo di esempio, che nel corso del 2011, lo studio professionale acquisisca un nuovo cliente, che chiameremo Topolino. In questa ipotesi, sarà necessario ripetere le fasi (A) e (C), magari limitatamente al nuovo soggetto. Discorso analogo per la fase B: va ripetuta qualora lo studio professionale decida di avvalersi di un nuovo dipendente o collaboratore.

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