Organizzazione dello studio professionale e controllo di gestione

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1 Organizzazione dello studio professionale e controllo di gestione Relatore Danilo Vaselli incaricato OPEN Dot Com Programma Modelli di organizzazione aziendale e gestione del Modello adottato con l ausilio del Sistema Informatico e di software specifici Alcuni aspetti del controllo di gestione: tracciabilità delle prestazioni, misurazione delle performances, redditività del lavoro. Analisi dei principali processi dello Studio Professionale: lavorazione e parcellazione. Altri processi strettamente collegati al processo di lavorazione: gestione delle scadenze, archiviazione ottica, protocollazione documenti. Adottare un software di Gestione Studio: motivazioni, scelta, impegni all avviamento, impatto sulle Persone.

2 Il modello basato sulle FUNZIONI, procedura di costruzione Elencare i settori dell attività Aziendale Acquisti Progettazione Produzione Amministrazione Tesoreria Vendita/Marketing Definire le FUNZIONI (compiti e relazioni tra le ATTIVITA ) Designare i FUNZIONARI (Manager) L organigramma aziendale è la rappresentazione grafica del modello basato sulle FUNZIONI

3 Criticità di gestione interna nelle Aziende organizzate secondo il modello basato sulle FUNZIONI Ogni FUNZIONE diventa un isola, di proprietà del Funzionario/Manager Responsabile, che è contemporaneamente Organizzatore e Giudice Monocratico della validità dell organizzazione. La misurazione delle performances dell Azienda e delle singole FUNZIONI può essere fatta in termini macro di efficacia, ma non di efficienza.

4 Criticità di gestione interna nelle Aziende organizzate secondo il modello basato sulle FUNZIONI La valutazione delle performances rischia di trasformarsi in CONFLITTO tra Responsabili di Funzione, perché non si basa sull analisi di dati dettagliati e obiettivi, ma sulle convinzioni già maturate di ogni Funzionario. L avvicendamento di un Funzionario/Manager (subìto o voluto dall Azienda) è un fatto traumatico.

5 Altri fattori, provenienti dal Mercato, hanno decretato la necessità di evolvere dal Modello FUNZIONI La concorrenza: - i prezzi scendono - occorre comprimere i costi, per mantenere il profitto Le motivazioni di acquisto: - a fronte di prezzi equivalenti - prevale la qualità dei prodotti, del servizio e del marketing

6 Altri fattori, provenienti dal Mercato, hanno decretato la necessità di evolvere dal Modello FUNZIONI La tracciabilità, che è: - Sistema per la protezione del Cliente e dell Azienda - Metodo che raccoglie dati oggettivi, che siano base di ogni discussione e decisione manageriale volta all efficienza La necessità di miglioramento continuo, con il ciclo di : - Valutazione - Decisione - Nuova valutazione

7 Gli 8 principi del Sistema Qualità Totale che esprimono le basi per la costruzione del nuovo modello di Organizzazione Aziendale Orientamento al Cliente Leadership Motivazione del Personale Miglioramento continuo Decisioni basate su dati di fatto Reciproco beneficio con i fornitori Disponibilità di un Sistema Informatico distribuito, in grado di raccogliere e storicizzare dati, di elaborare e fornire opportuni report per il Controllo di Gestione Organizzazione dell Azienda come RETE DI PROCESSI (non più come organigramma di Funzioni), e trasferimento dell Organizzazione in un Software di Gestione e Controllo di Gestione Aziendale.

8 Che cos è una RETE DI PROCESSI? Cosa si intende per PROCESSO? 4 Ogni 5 ed uno o PROCESSO ha uno o più Input 1 Il PROCESSO è un flusso di Attività 2 sottoposte a VINCOLI e REGOLE 3 più Output che coinvolgono risorse materiali e umane. VINCOLI: 1)elenco delle Attività specifiche in sequenza, 2)ogni Attività deve rappresentare nella descrizione il livello di dettaglio che si vuole monitorare, 3)legame con altri Processi. REGOLE : proprietà specifiche delle singole Attività appartenenti al flusso RISORSE MATERIALI: materie prime, struttura, macchinari, hardware e software RISORSE UMANE: INPUT: le Persone coinvolte nel PROCESSO in qualità di Responsabili, Operatori, Verificatori. può essere lo start del PROCESSO e/o essere costituito dall Output di PROCESSI precedenti OUTPUT: può essere la fine del PROCESSO e/o costituire l Input di PROCESSI successivi

9 Organizziamo la RETE DEI PROCESSI principali dello Studio Professionale. Il Processo di Produzione, ovvero l esecuzione delle Pratiche Ricordiamo che l Organizzazione dovrà essere pensata in modo tale da poter essere riversata nel Software di gestione e controllo di gestione dello Studio. Il Processo di Parcellazione Il Processo di Controllo di Gestione

10 Il PROCESSO DI PRODUZIONE di una Pratica: PRATICA DI CONSULENZA SOCIETARIA PER IL BILANCIO Pratica di Consulenza Societaria per il Bilancio -Lettera convocazione Assemblea -Foglio presenza -Redazione verbale CdA -Redazione relazione CdA/Amm.re Unico -Partecipazione Assemblea -Predisposizione verbale Assemblea -Data verbale Assemblea -Relazione Collegio Sindacale -Trascrizione Libro Inventari -Trascrizione Libri Sociali E necessario aver configurato UNA TANTUM nel Software ogni Tipo di Pratica: VINCOLI Attività/Pratica Elenco (flusso) Attività della Pratica che si vogliono monitorare/considerare, nella loro sequenza di svolgimento Legame con altre Pratiche REGOLE di ciascuna Attività inerenti la Parcellazione la scadenza l assegnazione ad uno/qualsiasi operatore la necessità di validazione dell attività dopo la sua esecuzione

11 Il PROCESSO DI PRODUZIONE di una Pratica: PRATICA DI CONSULENZA SOCIETARIA PER IL BILANCIO INPUT, costituito da: Attribuzione della PRATICA al Cliente (caricamento nel software) Dati provenienti dal precedente Processo di Stipula del Contratto (caricamento nel Software manuale/automatico di importi e rate preconcordati) e validi per il CLIENTE SPECIFICO Dati provenienti dalla Configurazione del Software di Gestione Studio (caricamento automatico LISTA ATTIVITA specifiche della Pratica, con i relativi Vincoli e Regole, il tutto quindi VALIDO PER TUTTI I CLIENTI) Assegnazione delle Risorse Umane (caricamento manuale/ automatico nel Sw.), valido per il CLIENTE SPECIFICO

12 Durante l esecuzione del Processo, è indispensabile registrare nel Software i dati delle Attività svolte. I dati minimi di Registrazione, trattandosi di Studio Professionale, sono: -La denominazione dell Attività -A quale Pratica appartiene -Chi è il Cliente -Chi è l Operatore che l ha svolta -La data di svolgimento -Il tempo impiegato per lo svolgimento -Opzionalmente, eventuali note

13 Esempio di Registrazione interattiva Dati digitati da Operatore Dati inseriti dal software

14 L Attività registrata viene salvata nel Software corredata di una serie di INDICI di ricerca e di Atri Dati INDICI: 1 Gruppo di MATERIE cui appartiene la PRATICA 2 MATERIA cui appartiene la PRATICA 3 PRATICA cui appartiene l ATTIVITA 4 denominazione dell ATTIVITA 5 nome dell AUTORE ALTRI DATI CHE CORREDANO L ATTIVITA : 6 la DATA di esecuzione 7 il TEMPO dedicato 8 eventuali NOTE NOTA: ciascun OPERATORE dovrà essere censito nel Software, con il proprio COSTO orario e RICAVO ATTESO orario un OUTPUT del PROCESSO di Produzione, tramite i dati e gli indici delle Attività Registrate, è un INPUT del PROCESSO di Controllo di Gestione

15 Grazie alla Registrazione delle Attività di Produzione con i rispettivi Dati, e con l ausilio di FILTRI, il Software produce i REPORT necessari al CONTROLLO DI GESTIONE -Report Tracciabilità dell Attività, che risponde alle domande: è stata svolta una determinata Attività per uno/molti Clienti? Quando? Da chi? Tempo impiegato? Costo? Ricavo atteso? -Report Operatore: quali attività ha svolto uno/tutti gli Operatori oggi? In un periodo? Tempo? Costo? Ricavo Atteso? -Report Pratica Cliente: quali Attività sono state svolte per una Pratica del Cliente? Da chi? Quando? Tempi? Costi? Ricavo atteso? -Report Cliente: quali Pratiche sono state svolte per un Cliente? Dettaglio Attività? Chi le ha svolte? Quando? Tempi? Costi? Ricavo atteso? Tempi, costo e ricavo atteso totali?

16 Grazie alla Registrazione delle Attività di Produzione con i rispettivi Dati, e con l ausilio di FILTRI, il Software produce i REPORT necessari al CONTROLLO DI GESTIONE -Report di tutte le PRATICHE dello stesso Tipo per tutti i Clienti: Dettaglio Attività? Chi le ha svolte? Quando? Tempi? Costi? Ricavo atteso? Tempi, costo e ricavo atteso totali? -Report per Tipo di MATERIA per tutti i Clienti: Dettaglio Pratiche? Dettaglio Attività? Chi le ha svolte? Quando? Tempi? Costi? Ricavo atteso? Tempi, costo e ricavo atteso totali? - Report Performance globale dello Studio, somma dei Report di tutte le MATERIE per tutti i Clienti: Tempi, costo e ricavo atteso totali?

17 Dettaglio Regole delle Attività: oregole inerenti la Parcellazione -alcune Attività non sono parcellabili, ma concorrono a formare il prezzo forfettario della Pratica. -altre Attività hanno un prezzo, che può sommarsi al forfait Pratica oregole interne di esecuzione dell Attività -assegnazione a specifico Operatore -necessità di validazione prima della conclusione dell Attività oregole inerenti la scadenza dell Attività

18 REGOLE DI PARCELLAZIONE: occorre inserire una tantum nel Software il LISTINO e il metodo di calcolo del PREZZO delle Attività che esulano dal forfait. Attività che hanno un prezzo unitario, indipendente dall Operatore Attività che hanno un prezzo orario sull ora intera e indipendente dall Operatore Attività il cui prezzo ore/minuti corrisponde al Ricavo Orario Atteso del singolo Operatore Attività il cui prezzo viene inserito di volta in volta dall Operatore in base al merito Attività il cui prezzo è calcolato con una Griglia di Scaglioni Attività che nella denominazione riepilogano tutte le attività svolte nell ambito della pratica, ed il cui valore viene inserito a consuntivo

19 Esempio di Registrazione con valorizzazione dell Attività In conseguenza della REGOLA di Parcellazione impostata nella configurazione del Software relativamente all Attavità da registrare, il Software IMPONE di compilare il campo secondo l istruzione esposta Un altro OUTPUT del PROCESSO di Produzione, tramite i valori dati alle Attività Registrate Fatturabili, è un INPUT del PROCESSO di Parcellazione

20 REGOLE DI ESECUZIONE: non possono essere stabilite una tantum nel Tipo di Pratica, ma devono essere inserite nella Pratica quando la si attribuisce al Cliente Quali Operatori hanno accesso (vedono) la Pratica creata per il Cliente? Chi, tra gli Operatori, ha il ruolo di Responsabile della Pratica? E quindi può intervenire sulle registrazioni effettuate dagli Operatori? Se nella configurazione una tantum del Tipo di Pratica è stato stabilito che una o più delle Attività della LISTA svolta da chicchessia deve essere verificata, chi ha il ruolo di Verificatore?

21 REGOLE INERENTI LA SCADENZA DELL ATTIVITA : occorre inserire una tantum nel Software le scadenze o il metodo di calcolo delle scadenze Data notifica Assistenza verifica Raccolta documentazione Predisposizione memoria difensiva Ricorso Sessione con Ufficio Istanza autotutela Istanza di sgravio Istanza di rateizzazione Istanza accertamento con adesione Onorario forfettario pratica Attività che ha una scadenza fissata dalla normativa Attività che ha una scadenza operativa fissata dalle procedure dello Studio Attività che hanno scadenze operative concatenate fra loro. Una volta create nel Software le scadenze o il metodo di calcolo delle scadenze, il Software ha bisogno: 1 di uno strumento attraverso il quale avvertire dell imminenza di una scadenza (Scadenziario) 2 il NOME della Persona che deve essere avvertita (Scadenziario Personale)

22 Esempi di Scadenziario Attività da svolgere e Scadenziario Verifica Attività già svolte

23 Il PROCESSO DI PARCELLAZIONE delle Pratiche: INPUT: - Rate, importi e causali dei PRECONCORDATI inseriti all inizio del Processo di Produzione (caricamento Pratica del Cliente). - Annotazioni di Onorario generate dal Software durante la Registrazione delle Attività, corredate da eventuali note esplicative dell addebito - Spese Art.15 ed Esposti Imponibili registrate insieme all Attività svolta, durante il Processo di Lavorazione, o registrate nella Pratica dall addetto alla parcellazione

24 Il PROCESSO DI PARCELLAZIONE delle Pratiche: ESECUZIONE PROCESSO: - Validazione/Correzione delle Annotazioni generate automaticamente dal Software. - Creazione degli Avvisi, di eventuali Parcelle prima dell incasso, di eventuali Note Spese, di eventuali Note Credito, di eventuali Depositi. - Stampa e spedizione dei documenti (posta o pdf+ ) - Creazione delle distinte RI.BA / RID (file CBI per la Banca) - Estrazione, stampa e invio di Estratti Conto / Sollecito OUTPUT: - Registrazione incassi - Passaggio in contabilità

25 Il PROCESSO DI CONTROLLO DI GESTIONE: INPUT: La registrazione delle Attività Svolte, durante il PROCESSO DI PRODUZIONE ESECUZIONE: - Analisi dei Report forniti automaticamente dal Software - Valutazione delle performances in base ai Report OUTPUT: Decisioni

26 La RETE DEI PROCESSI dello Studio Professionale può essere anche più complessa.. Il Processo di Produzione, ovvero l esecuzione delle Pratiche Il Processo di Protocollazione documenti entrata/uscita Il Processo di Marketing (nuovi Clienti e politiche di relazione) Il Processo di Formazione del Personale Il Processo di gestione IT.. Il Processo di Parcellazione Il Processo di Controllo di Gestione Il Processo di archiviazione e gestione file e cartaceo

27 Organizzazione dello studio professionale e controllo di gestione Relatore Danilo Vaselli incaricato OPEN Dot Com Programma Modelli di organizzazione aziendale e gestione del Modello adottato con l ausilio del Sistema Informatico e di software specifici Alcuni aspetti del controllo di gestione: tracciabilità delle prestazioni, misurazione delle performances, redditività del lavoro. Analisi dei principali processi dello Studio Professionale: lavorazione e parcellazione. Altri processi strettamente collegati al processo di lavorazione: gestione delle scadenze, archiviazione ottica, protocollazione documenti. Adottare un software di Gestione Studio: motivazioni, scelta, impegni all avviamento, impatto sulle Persone.

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