Programma per la gestione dello Studio Veterinario

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1 Programma per la gestione dello Studio Veterinario MANUALE D USO vers INF. AP. s.r.l. Via C. Collodi n MASSA E COZZILE (PT) Tel / fax 0572/ infap@infap.it Pag. 1

2 SOMMARIO 1. Informazioni generali sulle procedure Windows Informazioni generali sulle procedure Windows Informazioni generali su Easy Vet MODALITA OPERATIVE Avvio del programma Cliente /Animali Clienti ricerca Cliente - Inserimento Cliente - Altre funzioni Calcolo Codice Fiscale Animali- inserimento Animali - Altre funzioni Animali deceduti Foto Animale - Inserimento Passaggio di proprieta Ricerca Animali Certificati Visita - gestione Visite Precedenti - visualizzazione Visita - Inserimento dati Profilassi Profilassi /Richiami gestione Vaccinazione- Inserimento richiamo da effettuare in data futura Elenco Vaccini Somministrati Indagini Strumentali Indagini Strumentali - Gestione Tipologie Indagini Strumentali Laboratorio Esami di laboratorio (archivio anagrafico) Valori di riferimento Profili / Gruppi Analisi Gestione Analisi da Scheda Animale Stampa dei risultati degli esami Fatturazione/Notule/Preventivi/Addebiti Fatturazione A Emissione fattura dopo inserimento dati Visita B - Emissione fattura dopo aver lavorato sulla scheda Clienti e Animali C - emissione fattura senza passaggio da Clienti e Animali (e quindi senza Visita) Nota di Credito Elenco Residui /Prestazioni addebitate a clienti e non ancora fatturate) Gestione Residui da fatturare singolo cliente Avvisi di Notula Preventivi Pag. 2

3 Preventivi Inserimento nuovo Fatturazione da Preventivo Formato di stampa Fattura /Preventivi/Ricette/Certificati Modifica del formato Appuntamenti Visualizzazione Agenda Settimanale Visualizzazione agenda Mensile Appuntamenti (AGENDA TIPO B(strutturata)) Statistiche Modulo Invio SMS Invio SMS con avviso di scadenza Richiami Mailing Clienti - Invio SMS Modulo invio Invio con avviso di scadenza Richiami Mailing Clienti - Invio Gestione Studi di Settore Sicurezza Gruppi Utenti Anagrafiche Anagrafica Personale Anagrafica Banche/Casse Anagrafica Prestazioni Tabelle Generali Specie e Razze Tipologie Richiami Magazzino Anagrafica Farmaci Giacenze Farmaci Movimenti Magazzino Farmaci visualizzazione Causali di Magazzino Movimenti di Magazzino Movimenti Magazzino inserimento Stampe UTILITA Parametri e Configurazione Dati Azienda Parametri vari Privacy Registri Parametri di Contabilita Parametri Agenda semplice Parametri Agenda strutturata Stampa Unione La stampa unione all interno del nostro software -Cenni Preliminari Pag. 3

4 Uso di modelli di stampa unione forniti con i nostri software Utilizzo della barra degli strumenti Stampa Unione Le stampe unione utilizzate nel programma e le origini dati ad esse collegate Mailing clienti Testo della lettera Busta Mailing richiami Testo della lettera Busta Certificati Stampa dei Certificati con Unione dei Dati con OPEN OFFICE Apertura del Documento principale Pag. 4

5 INDICE A Anagrafica Banche/Casse Anagrafica Clienti... 6 Anagrafica Farmaci Anagrafica Personale Anagrafica Prestazioni Appuntamenti... 53; 59 Aree di intervento Assegnazione della Voce di Studio di Settore Attribuzione automatica di valore predefinito Studi di Settore Avvio del programma... 5 Avviso di Notula C Calcolo Codice Fiscale... 8 Causali di Magazzino Certificati... 14; 102 Cliente /Animali - Inserimento... 6 Codifica Studi di Settore D Dati Azienda E Elenco Prestazioni effettuate da fatturare Elenco Vaccini Somministrati F Fattura Informazioni generali Fatturazione da Preventivo Formato di stampa Fattura /Ricette/Certificati Foto Animale - Inserimento G Gestione Studi di Settore Gruppi Studi di settore Gruppi Studi di Settore I Indagini Strumentali Informazioni generali su Easy Vet Informazioni generali sulle procedure Windows... 1 Inserimento di un appuntamento Invio con avviso di scadenza Richiami Pag. 5

6 L Lettera Privacy... 8 liquidazione IVA M Magazzino Mailing clienti Movimenti di Magazzino Movimenti Magazzino inserimento N Nota di Credito Numero dei Vaccini somministrati P Parametri di Contabilita Parametri e Configurazione Parametri vari Prestazioni - Inserimento Prestazioni da Fatturare Inserimento Prima somministrazione vaccino Privacy R Residui da fatturare Ricette... 52; 90 Richiami Richiamo di vaccino gia somministrato S Sicurezza Specie e Razze Stampa Unione T Tipologia Certificati Tipologia clientela Tipologie Indagini Strumentali Tipologie Richiami V Vaccinazione direttamente da Fattura Vaccinazione- Inserimento richiamo da effettuare in data futura Vaccinazioni Visita/Prestazioni - inserimento Visualizzazione agenda Mensile Visualizzazione Agenda Settimanale Pag. 2

7 1. Informazioni generali sulle procedure Windows 1.1. Informazioni generali sulle procedure Windows All'interno della procedura possono essere utilizzate le funzioni standard Windows. CTRL+C (Copia) per copiare il testo selezionato nella ClipBoard (nella memoria); CTRL+V (Incolla) per incollare il testo memorizzato ClipBoard; CTRL+X (Taglia) per tagliare il testo selezionato memorizzando nella ClipBoard. CTRL+Z annulla l'ultima digitazione eseguita Queste combinazioni possono essere usate per gestire del testo sia all'interno del software aperto sia gestendo più software per passare testo da l'uno all'altro. N.B. : Nei casi in cui non si sa cosa fare il primo tasto da premere è ESC, con esso spesso si annulla ciò che si è fatto. Per selezionare una parte di testo tenere premuto il tasto MAIUSCOLO e muoversi con le frecce oppure Pagina Su Pagina Giù ecc Se si desidera stampare la schermata visualizzata o salvarla, lo si può fare premendo il tasto Stampa, aprendo un qualsiasi programma ad esempio Word o un gestore di immagini e scegliere Incolla (come CTRL+V o altro); 1.2. Informazioni generali su Easy Vet2 Passaggio da un campo all altro : per muoversi da un campo all'altro si può usare il tasto TAB per andare in avanti, il MAIUSCOLO+TAB per tornare indietro; oppure usare i tasti frecce; oppure posizionandosi e facendo click con il mouse. Modalità di uscita: per uscire da ciascuna delle pagine del programma e opportuno utilizzare sempre, dove è presente, il tasto CHIUDI. Non e corretto uscire cliccando sulla crocetta in alto. Ordinamento degli elenchi : nelle schermate all'interno delle quali e' possibile effettuare ricerche (esempio : elenco nomi clienti), cliccando sull'intestazione delle colonne si ordinano i dati in base al titolo scelto (lo sfondo del campo di ordinamento diventa giallo). Possiamo cercare un certo nominativo digitandone le iniziali; il cursore si posizionera su quel nome (o comunque su quello piu vicino in ordine alfabetico). Funzione (*) : Su alcuni campi e attivava la funzione (*) : premendo il tasto * si accede ad una finestra che visualizza tutti i dati esistenti in archivio. Per una ricerca maggiormente delimitata possiamo digitare l iniziale, o le prime lettere, del nome da cercare : la procedure selezionerà e mostrerà solo i nomi che iniziano con le lettere digitate. I campi sui quali e attiva la funzione Ricerca con * sono immediatamente riconoscibile perche hanno lo sfondo di colore giallo. Pag. 1

8 Ricerca all interno degli elenchi: Ordinamento dei dati : I dati sono disposti su colonne (es. Nome, Indirizzo, Citta,ecc..); cliccando sul titolo della colonna otteniamo l ordinamento dei dati sulla base di quel titolo (es. cliccando su Nome la lista si disporrà in ordine alfabetico). NB: la funzione non e disponibile su tutte le colonne, ma solo su quelle per le quali l ordinamento e stato ritenuto utile. Quando la funzione e attiva, cliccandoci sopra lo sfondo del titolo diventa giallo. Ricerca di un dato specifico : Digitare il nome ricercato o la parte iniziale di esso (es.: se cerchiamo il nominativo Rossi digitandolo interamente la procedura si posizionerà proprio su quel nominativo specifico, se esistente in archivio, altrimenti possiamo digitare solo R e la procedura si posizionerà sul primo nome con iniziale R ). Impostazione delle schermate Generalmente tutte le schermate del programma hanno caratteristiche simili. Prendiamone in esame una a titolo esemplificativo: La riga in alto indica la funzione del programma in cui ci troviamo. La seconda riga contiene i titoli delle pagine esistenti per quella funzione;in genere sono due : la pagina contenente l elenco dei dati presenti in archivio e la pagina specifica dei dati relativi a ciascun nome. In altri casi possono essere tre perché viene aggiunta una pagina specifica per le stampe: Pag. 2

9 Il riquadro bianco, in alto a destra indica la situazione in cui ci troviamo: es. Visualizzazione, inserimento, Modifica. Sulla parte destra dello schermo si trovano sempre le icone delle funzioni disponibili : Chiusura della pagina attiva e ritorno alla precedente. Scorrimento dei dati visualizzati : il precedente, il successivo, il primo dell elenco e l ultimo dell elenco. Inserimento nuovo record. Modifica dei dati nella pagina visualizzata. Salvataggio dei dati inseriti Annulla l operazione che stiamo facendo. Ad esempio: se stiamo inserendo un nuovo nominativo e vogliamo interrompere senza salvare quanto fatto possiamo uscire dalla situazione facendo click sul questa icona. Cancellazione del record sul quale siamo posizionati. La procedura chiederà una successiva conferma per evitare cancellazioni erronee. N.B. : Quando alcune delle icone sopra elencate appaiono in grigio significa che non sono attive. Ciò accade perché ci troviamo in una situazione di programma in cui tali funzioni non hanno motivo di essere. Es: in fase di inserimento di un nuovo cliente appare in grigio la funzione Elimina in quanto i dati che stiamo digitando non sono ancora stati salvati e quindi per eliminarli non dobbiamo usare la funzione Elimina (che cancella i dati gia memorizzati in archivio) ma la funzione Annulla (che azzera i dati che stiamo digitando senza salvarli). Inserimento di Nuovo record nelle anagrafiche Normalmente, in tutte le pagine del programma per inserire un nuovo record la procedure e la seguente: 1. fare click sull icona : 2. inserire i dati richiesti ; 3. salvare facendo click sull icona Modifica di un record nelle anagrafiche Pag. 3

10 1. fare click sull icona : 2. effettuare le modifiche; 3. salvare facendo click sull icona Cancellazione di un record nelle anagrafiche 1. fare click sull icona ; 2. confermare la cancellazione scegliendo Si nella videata successiva. Es: Pag. 4

11 2. MODALITA OPERATIVE 2.1. Avvio del programma Per prima cosa vengono chieste generalità e password dell operatore; questa fase è importante aziendalmente per individuare chi ha effettuato le prestazioni. Si raccomanda quindi di uscire dal programma una volta terminato il lavoro, in modo che l operatore successivo possa ricollegarsi con le proprie generalità. Nella schermata di avvio del programma sono presenti i seguenti dati: Data elaborazione : viene proposta quella di sistema, ma può essere modificata. N.B.: la data immessa in questo punto è la data ufficiale e quindi sarà quella proposta ovunque e riportata nelle stampe. Operatore/Password: per accedere alla procedura e necessario inserire un Nome Operatore (vedi pag.69 ); ciascun Operatore ha una sua password codificata all interno della funzione Sicurezza (vedi pag. 69). Azienda : Fondamentale nel caso di installazione multiaziendale per scegliere su quale azienda lavorare. Dopo aver inserito questi dati possiamo confermare l entrata nel programma facendo click sull icona col baffetto verde oppure uscire con cliccando sull icona con la crocetta rossa. Pag. 5

12 2.2. Cliente /Animali Costituisce il nucleo centrale della procedura in quanto consente di gestire la maggior parte della attività ordinaria dello studio senza spostamenti da una pagina all altra del menu. Infatti all interno di questa funzione e possibile inserire nuovi clienti, nuovi animali, gestire la visita, emettere certificati e ricette, gestione i prelievi e le analisi, emettere fatture o memorizzare le prestazioni effettuate Clienti ricerca Si utilizza per scegliere il cliente su cui lavorare. 1) Posizionare il mouse su Gestione Attività ; 2) Fare click sul titolo Clienti e Animali ; appare l elenco dei Clienti memorizzati. L elenco può essere ordinato per nome o per città. Per passare da un ordinamento ad un altro basta fare click sul titolo della colonna (lo sfondo del titolo dell ordinamento attivo è giallo). La ricerca puo essere effettuata : a) digitando il nome (o parte di esso) da ricercare nel riguradro Ricerca e facendo click su ; b) posizionandosi sulla colonna Nome e iniziando a digitare il nome. c) Ricerca per parti di nome : digirela parte di none da ricercare nel riguadro Ricerca + carattere % e facendo click su ; La scelta avviene posizionandosi sul nominativo; dopo possiamo passare alla pagina dei dati facendo click su Cliente - Inserimento 1. Posizionare il mouse su Gestione Attività ; 2. Fare click sul titolo Clienti e Animali ; appare l elenco dei Clienti memorizzati. 3. Se il cliente in visita non e presente nell elenco fare click sull icona : Pag. 6

13 Apparirà la seguente schermata : Dati da inserire: Cognome e Nome : campi alfanumerici ATTENZIONE : la prima parte dal campo(quella che cliccandoci sopra diventa gialla e il Titolo dell anagrafica (Sig., Sig.ra, Dott., ecc)). Quindi il nominativo deve essere inserito (cognome e nome) nello spazio piu grande. Indirizzo: campo alfanumerico Località: campo alfanumerico Cap : e attiva la funzione (*). Premendo * si accede all elenco dei CAP italiani. Tale elenco e ordinabile per Codice, per nome della località, per provincia e per regione. E possibile variare il tipo di ordinamento facendo click sul titolo della colonna(lo sfondo del campo di ordinamento e giallo). Scegliendo un CAP automaticamente verranno inserite in anagrafica anche la Città e la provincia. Città : e attiva la funzione (*). E possibile non inserire il CAP e effettuare la ricerca della città attraverso la funzione *. Il funzionamento e lo stesso del campo CAP. Telefono/Fax/Cellulare/ /web: campi alfanumerici Avverti tramite: E possibile scegliere la modalita di invio di comunicazioni al cliente (es. avvisi per richiami vaccinali). Fare click sulla freccetta a lato e scegliere il tipo di avviso. Partita IVA/Codice Fiscale: dati necessari per l emissione della fattura. Zona: Classificazione della zona di appartenenza (in passato era utilizzata per gli Studi di Settore, ma oggi non e piu richiesto) Tipologia: Classificazione della tipologia dei clienti ai fini degli Studi di Settore. ASL N. : e possibile inserire le USL di appartenenza dei clienti in una tabelle apposita; per accedere alla tabella fare click su Soggetto a Ritenuta : distinguere tra clienti privati, non tenuti al versamento della Ritenuta di acconto, e clienti aziende che invece sono tenuti al versamento. NB: per ottenere la stampa di fatture riportanti i dati della ritenuta di acconto e indispensabile contrassegnare questo Pag. 7

14 campo. Lettera Privacy E possibile stampare un documento di autorizzazione all utilizzo dei dati raccolti, da far firmare o semplicemente far visionare al cliente. Per la stampa fare click su. NB: la stessa videata Anagrafica Clienti si trova anche in Anagrafiche CLIENTI. In pratica entrambe hanno la stessa funzione: Gestione Attivita Clienti/Animali e piu pratica da utilizzare durante lo svolgimento del lavoro in ambulatorio in quanto e direttamente collegata agli animali posseduti dal cliente e alla parte clinica (visite, ricette, vaccini, certificati, esami, ecc)., l altra contiene alcune informazioni in piu utili ai fini amministrativi (es: modalita di pagamento del cliente) Cliente - Altre funzioni Calcolo Codice Fiscale Nella videata Clienti e contenuta la funzione del calcolo del codice fiscale. N.B. : la funzione non e attiva in fase di inserimento o modifica dell anagrafica, ma solo dopo aver cliccato su Salva Pag. 8

15 Animali- inserimento Gli animali sono legati all anagrafica del cliente. - fare click sull icona nella parte della schermata che riguarda l animale; - digitare nome e dati dell animale; Attenzione: i campi specie e razza sono tabellati; quindi non scriviamo direttamente cane ma cerchiamo con F5 o * nella tabella Specie la voce cane; la stessa cosa vale per razza. - fare click sull icona. Visualizzazione Animali deceduti Nella griglia sulla sinistra appaiono i nomi degli animali appartenenti al cliente scelto. Quando esistono animali precedentemente memorizzati, possiamo scorrere sulla griglia e selezionare l animale scelto (facendo click sul nome) : sul lato destro verranno visualizzati i dati inseriti Animali - Altre funzioni Animali deceduti Gli animali deceduti possono rimanere in archivio con tutta la documentazione clinica che li riguarda utilizzando una funzione che li rende invisibili nel modo di visualizzazione ordinario. Per effettuare la registrazione del decesso dobbiamo: 1. Posizionarci sull animale; Pag. 9

16 2. fare click su 3. si apre la seguente finestra: 4. possiamo inserire la data e la causa del decesso( su causa e attiva la funzione (*) che attinge dalla Tabella Cause di decesso. (Anagrafiche Tabelle Generali Cause di Decesso); 5. fare click su Gli animali deceduti possono: a) non apparire nell elenco degli animali del cliente b) apparire nell elenco (caratterizzati da sfondo di colore rosa). In questa modalita potranno essere viste anche le visite/vaccinazioni/analisi effettuate a quell animale. Per passare dalla modalita di visualizzazione a alla b e viceversa basta fare click sull icona Successivamente l animale scomparira dall elenco in visualizzazione normale ma bastera cliccare sul bottone per rivederlo. N.B. : posizionandosi con il mouse sul nome dell animale deceduto verra visualizzata la data e la causa del decesso. Pag. 10

17 Foto Animale - Inserimento A ciascun animale possiamo associare una foto. Per inserirla dobbiamo: 1) fare click sulla pagina Foto 2) entrare in modifica 3) fare click sull icona 4)si aprira la figura seguente 5) fare click sulla foto da inserire e su ok La foto rimarra memorizzata nella scheda dell animale. Pag. 11

18 Passaggio di proprieta EasyVet2 consente di gestire il passaggio di proprietà degli animali conservando i dati relativi a Visite e Analisi precedentemente memorizzati. Per effettuare tale passaggio dobbiamo : 1. scegliere Cliente e Animale da modificare; 2. fare click su ; il programma propone la seguente finestra: Negli spazi in alto sono riproposti Proprietario attuale e Animale; Sotto abbiamo la griglia con l elenco dei Clienti in archivio ( N.B.: nel caso non esistesse, prima di fare questa operazione dovremo inserire il nominativo del nuovo proprietario tra i Clienti); 3. A questo punto dobbiamo scegliere il nome del nuovo Proprietario (vedi modalità di ricerca pag. 2); 4. selezionarlo (facendo click sopra); lo sfondo delle caselle del cliente selezionato appare di colore azzurro; 5. fare click su ; a questo punto il passaggio di proprietà e stato effettuato: l animale in oggetto compare nella lista degli animali del nuovo proprietario e saranno comunque visualizzabili i dati raccolti in precedenza (Visite, Analisi). Pag. 12

19 Ricerca Animali EasyVet2 consente la ricerca degli animale sulla base di diverse variabili. Fare click su Clienti e animali Fare click su Pagina di Ricerca Animali L ordinamento e la ricerca possono essere fatti su quasi tutte le variabili riportate in elenco. Per cambiare la chiave di ordinamento basta fare click sul titolo della colonna (N.B. : sono attive solo quelle che si colorano di giallo) Oltre all ordinamento e possibile filtrare gli animali in base a specie e razza ; a tal fine si utilizzano i campi vuoti sopra la griglia: cliccando sulla freccetta a lato si visualizzano tutte le specie (e nel campo successivo le razze) presenti in archivio; scegliamo quella che vogliamo selezionare Cliccando su si apre la scheda dell animale selezionato. e facciamo click sull icona filtro. Pag. 13

20 Certificati Easy Vet 2 consente la stampa di vari tipi di certificati. Dopo aver scelto la funzione (click su ) appare la seguente finestra: 1)scegliere il Tipo di certificato da stampare (fare click sulla freccetta); 2) compilare le altre informazioni (se necessarie: ad esempio i dati relativi al vaccino e al lotto per i Certif. di vaccinazione ; oppure Tipo Documento e Numero Documento (riferito al documento del proprietario in caso di iscrizione all anagrafe canina); 3) eseguire la stampa che puo essere di tre tipi: stampa un testo interno al programma che non puo essere modificato dall utente(vedi punto A - Stampa Interna Standard); stampa un testo Word (o Open Office) che puo essere personalizzato dall utente. (vedi punto B) stampa in formato rtf (vedi punto C - Stampa Certificati in formato RTF ) A - Stampa Interna Standard : Esiste una stampa interna per i seguenti certificati: - Buona salute - Decesso - Decesso per eutanasia - Iscrizione Anagrafe Canina - Vaccinazione e no parassiti - Espatrio - Microchip - Vaccino antirabbia - Consenso informato Pag. 14

21 B- Stampa in Format Office WORD o Open Office NB: per effettuale la stampa dei certificati in questa modalita occorre aver agganciato il documento in formato Word/Open Office all interno di EasyVet 2 (in Anagrafiche Tabelle Generali Tipologie Certificati) C- Stampa Certificati in formato RTF 1) da L:\c_g\EasyVet2\Stampe -> aprire il certificato in formato Word(Office) o Open Office; 2) sostituire i campi variabili con le nuove variabili (vedi elenco) racchiuse da parentesi quadre; 3) salvare in formato RTF. N.B.: se il certificato viene aperto in WordPAD non e possibile affiancare una immagine e testo scritto nell intestazione. Quindi l intestazione deve essere o solo immagine, o solo testo scritto oppure sopra l uno e sotto l altra. Le variabili utilizzabili sono le seguenti: [intest1] prima riga dell intestazione [asl_num] asl di appartenenza cliente [intest2] seconda riga dell intestazione [asl_citta] asl cliente [intest3] terza riga dell intestazione [specie] specie animale [intest4] quarta riga dell intestazione [razza] razza dell animale [intest5] quinta riga dell intestazione [taglia] taglia dell animale [intest6] sesta riga dell intestazione [sesso] sesso dell animale [intest7] settima riga dell intestazione [sessoagg] sesso dell animale (femminile/maschile) [cliente] cognome e nome del cliente [tiposesso] es: intero, sterilizzato,ecc [animale] nome dell animale [mantello] colore del mantello [dottore] nome del dottore che emette il certificato [adatanasc] data di nascita dell animale [microchip quarta riga dell intestazione [eta_anim] eta calcolata dell animale [luogo] luogo di emissione del certificato [tatuaggio] razza dell animale [datacertif] data di emissione del certificato [tatuenci] tatuaggio enci [indirizzo] indirizzo del cliente [peso] peso dell animale [cap] [titolodott] Titolo dottore (es: Dott.) [localita] [notecopia] [citta] [datavacc1] data somministrazione vaccino [prov] [vaccino1] nome vaccino [datanasc] data nascita del cliente [lotto1] lotto [luogonasc] luogo nascita del cliente [produttor1] produttore [partiva] del cliente [datavacc2] data somministrazione vaccino [codfisc] del cliente [vaccino2] nome vaccino [tipo_docu] tipo documento presentato dal cliente [lotto2] lotto [num_docu] numero del documento del cliente [produttor2] produttore [telefono] del cliente [fax] [cellulare] N.B: modifica dei testi in formato RTF -> modificare aprendoli con Office - Word Pag. 15

22 Visita - gestione 1. Posizionare il mouse su Gestione Attività ; 2. Fare click sul titolo Clienti e Animali ; appare l elenco dei Clienti memorizzati. 3. Ricercare il Cliente (oppure inserirne uno nuovo); posizionarsi sull animale; A questo punto possiamo visualizzare, nella parte inferiore dello schermo le visite precedenti : Sono quindi immediatamente visibili le date delle precedenti visite, alcuni dati generali (se rilevati) e se sono state fatte annotazioni nelle schede specifiche Visite Precedenti - visualizzazione Nella parte dello schermo dedicata alle visite si possono vedere data e alcune informazioni delle visite precedenti; per visualizzare la visita completa possiamo fare click sulla visita da aprire e successivamente fare click su Visita - Inserimento dati Volendo inserire i dati di una nuova visita possiamo fare click su ; passeremo alla schermata successiva: Pag. 16

23 Fare click sui vari pulsanti per inserire le informazioni cliniche. All interno di questa schermata possiamo compilare la parte di rilevazione dati clinici della visita, inserire le prestazioni da addebitare, gestire la profilassi, inserire la richiesta di analisi o indagini strumentali. Addebito Prestazioni: 1) fare click su ; 2) posizionarsi sul rigo in basso per inserire la prestazione (digitare * o F5 per accedere all archivio) Fare click su per memorizzare i dati inserite e poter accedere alle altre funzioni della videata Alla fine possiamo salvare il lavoro svolto facendo click su ; se invece abbiamo commesso qualche errore e vogliamo annullare quanto fatto potremo fare click su che sbancherà i dati immessi senza salvarli in archivio. Pag. 17

24 Dopo aver salvato questa prima parte della visita diventano accessibile le altre funzioni previste in questa parte del programma: Stampa Cartella clinica della visita; Inserimento richiesta Analisi Inserimento richiesta altri esami strumentali Profilassi Emissione Fattura Emissione Avviso di notula Profilassi In EasyVet2 esistono diverse possibilità di gestione della funzione Profilassi /Richiami. N.B.: per utilizzare questa funzione e necessario aver prima codificato le Tipologie Richiami (vedi pag. 76). CASO A - Gestione senza addebito automatico al cliente: registriamo semplicemente la somministrazione di un vaccino, come prima dose o come richiamo, generando la scadenza (o le scadenze) successive senza aggancio ad una visita e senza generazione automatica di una prestazione da fatturare. 1. Posizionare il mouse su Gestione Attività ; 2. fare click sul titolo Clienti e Animali ; 3. selezionare il Cliente; 4. selezionale l animale; Pag. 18

25 5. fare click sull icona CASO B Vaccinazione all interno di una visita con generazione di Prestazione per Fatturazione. 1. Posizionare il mouse su Gestione Attività ; 2. fare click sul titolo Clienti e Animali ; 3. selezionare il Cliente; 4. selezionale l animale; 5. inserire una nuova visita (click sull icona nel settore visita) 6. inserire i dati clinici della visita 7. fare click su 8. a questo punto diventano attivi (utilizzabili) i tasti funzione sulla parte destra dello schermo 9. fare click sull icona Seguendo questa procedura, se il richiamo che scegliamo di effettuare e legato ad una Prestazione (cioe ad un importo da fatturare per la somministrazione di quel vaccino), ritornando alla fine dell inserimento della vaccinazione sulla visita, la Prestazione da fatturare viene inserita dalla procedura in modo automatico. Pag. 19

26 CASO C Vaccinazione direttamente da Fattura Anche in fase di emissione della fattura e possibile accedere alla funzione Profilassi /Richiami gestione Facendo click dul pulsante piani di richiamo. si accede alla funzione di gestione delle vaccinazioni somministrate e di altri La videata propone l elenco dei vaccini somministrati all animale in oggetto e i richiami previsti. Quelli effettuati si riconoscono perche hanno Data Eff (data nella quale sono stati effettuati) I richiami previsti sono contraddistinti da Data Prev e dal fatto che Data Eff sia vuoto. Nella parte in basso sono visualizzabili, se inseriti al momento della somministrazione, il nome del prodotto, la quantita e il lotto. Caso A Richiamo di vaccino gia somministrato. 1) posizionarsi sulla riga del richiamo previsto e fare click su Effettuato Possibilita di inserire il nome del prodotto somministrato la quantita e il lotto. (Informazioni necessarie per i riepiloghi Vaccini somministrati) Caso B Prima somministrazione vaccino Pag. 20

27 1- fare click su 2) scegliere il tipo di vaccino nella seguente finestra: 3) posizionarsi sulla tipologia richiami desiderata e fare click; 4) fare click sul pulsante ; 5) selezionare le scadenze da programmare come richiami (facendo click sulla colonna a lato) e passare alla pagina successiva (fare click sul pulsante ); Pag. 21

28 6) registrare come effettuata la prima somministrazione. (Fare click su Segna la prima somministrazione dome effettuata.) Quando abbiamo finito, se tutto e andato bene possiamo terminare facendo click su Vaccinazione- Inserimento richiamo da effettuare in data futura Per memorizzare un richiamo di vaccinazione da effettuare in una data futura, senza aver effettuato la prima somministrazione, dobbiamo: 1) scegliere la funzione Richiami ; 2) fare click su Nuovo ; 3) scegliere la tipologia di vaccino e proseguire con la procedura guidata; 4) nella pagina Scelte finali inserire come Data 1 somministrazione la data prevista per il prossimo richiamo, e non mettere il baffetto a Segna la prima somministrazione come effettuata. 5) Fare click su fine Pag. 22

29 Elenco Vaccini Somministrati Funzione che produce un elenco delle vaccinazioni somministrati delimitabile per data e per Tipo di Vaccino. Selezionare la funzione Elenco Vaccini Somministrati in menu Magazzino Indicare le date limite della stampa richiesta e eventualmente, se nnecessario, la tipologia di vaccino. ATTENZIONE: la stampa viene effettuata automaticamente su pagine separate sulla base delle ASL di apparteneza del cliente, inserita in anagrafica. N.B. : Per ottenere questo elenco e necessario aver predisposto in modo adeguato alcuni archivi a monte di tale funzione. Pag. 23

30 Anagrafiche Tabelle Generali Vaccini inserire le tipologie di vaccino ed eventualmente la patologia di riferimento Magazzino Anagrafica Farmaci Nell anagrafica Farmaci deve essere memorizzato il nome commerciale del vaccino; Importante: compilare i campi che servono ad individuarlo come un vaccino: - flag Vaccino; - campo Vaccino(e attiva la funzione F5 (*)) nel dovra essere indicato uno dei vaccini memorizzati in Tabelle Generali (vedi punto precedente). Anagrafiche Tipologia Richiami. Inserendo nell anagrafica il nome del farmaco somministrato otterremo che quest ultimo sara proposto in modo automatico ogni volta che effettueremo la somministrazione di questo vaccino. In alternativa il nome del medicinale potra essere digitato direttamente al momento della somministrazione; in quella Pag. 24

31 sede potra essere indicato anche il Lotto Indagini Strumentali Indagini Strumentali - Gestione Anche le indagini strumentali possono essere inserire solo a livello di scheda animale (caso A ) oppure all interno di una visita (con generazione automatica della prestazione da fatturare) (Caso B ). N.B. : Per gestire questa funzione e necessario aver precedentemente codificato le Tipologie Indagini Strumentali (vedi pag.28) Caso A - Inserimento nuovo esame strumentale in scheda animale Scegliere Cliente e Animale Fare click su si apre la pagina elenco delle Indagini strumentali memorizzate per l animale selezionato fare click su Pag. 25

32 si aprira la videata di inserimento dei dati dove potremo allegare files esterni e inserire il referto Allegati Indagini Strumentali per allegare un file esterno di immagine possiamo fare click su La procedura apre una finestra di Risorse del computer all interno della quale possiamo cercare e selezionare il file che vogliamo associare (per sceglierlo possiamo cliccare sul nome e poi cliccare su OK, oppre cliccare due volte sul nome del file) per visualizzare il file possiamo fare click su. Caso B - Inserimento all interno di una visita E possibile inserire anche le indagini strumentali all interno della visita. In questo caso sara possibile ottenere anche l addebito automatico della prestazione al cliente. 2 - Aprire una nuova visita 3 - Fare click su 4 procedere con l inseririmento dei dati come visto al punto precedente. Pag. 26

33 Tipologie Indagini Strumentali Easy Vet2 permette di codificare Tipologie di indagini strumentali da utilizzare nella gestione della visita e della fatturazione. La griglia a sinistra permette di visualizzare tutti i tipi di indagini strumentali inserite. Posizionandosi su ciascuna di esse, visualizziamo nella parte centrale dello schermo i dati relativi.. Inserimento: 1 - Per inserire un nuovo Tipo fate click su : 2 - digitare i dati necessari; N.B. : il dato Prestazione associata e importante perche consente di generare in modo automatico una Prestazione da fatturare in fase di memorizzazione dell indagine strumentale. Modello scheda Specialistica: All esame puo essere associata una scheda specialistica (in formato Excel) personalizzabile dall utente. Le schede, che sono file Excel devono trovarsi nella cartella L:/c_g/EasyVet2/Documenti/Esamispec. 3 fare click su Pag. 27

34 2.4. Laboratorio Esami di laboratorio (archivio anagrafico) Dal menù principale di laboratorio si può accedere all archivio degli esami. Esso è formato da tutte le singole voci necessarie (Glucosio, ALP, ph urinario, FeLV, etc.) a completare un referto. Per accedere a questo archivio, cliccare su Esami di Laboratorio Si apre così la pagina che elenca gli esami presenti nel Database. Per vedere i dati della voce, posizionarsi su di essa e passare alla pagina Dati. Se si vuole inserire una nuova voce invece, basta premere Nuovo Pagina Dati Inserimento Nuovo esame N.B.: E possibile ordinare l elenco di questa schermata per Codice, Esame e Gruppo Rif. Pag. 28

35 Vediamo nel dettaglio i Dati necessari per inserire un nuovo esame: Inseriamo per esempio il parametro GLICEMIA. Dopo aver premuto il tasto NUOVO, inseriamo (partendo da sinistra in alto) i campi sotto elencati. Valori di Riferimento!! N.B. : I campi elencati sottolineati sono OBBLIGATORI per un corretto funzionamento.!! Fra parentesi [ ] indichiamo i valori inseriti nell esempio qui sopra. Codice [GLUC] questo codice di massimo 6 caratteri deve essere univoco, cioè non deve essere utilizzato per un altro esame o gruppo di esami (vedi punto 1.2 Profili /Gruppi Analisi). Servirà principalmente per formare il gruppo dell analisi o il profilo, e per configurare eventuali macchinari di laboratorio. Esame [Glicemia] qui, si dovrà inserire il nome o la sigla che vogliamo fa apparire nella stampa del referto. UM [mg/dl] l unità di misura utilizzata per questo parametro. GgElab [0] Pag. 29

36 abbreviazione per giorni di elaborazione, indica quanti giorni servono per eseguire l analisi. Questo parametro è utile solo nel caso si voglia dare al cliente un promemoria con la data di ritiro delle analisi N Decim [2] numero dei decimali che si desiderano nella stampa se l analisi viene inserita automaticamente da una macchina di laboratorio. Prestazione Assoc. [ > ESAMI DI LABORATORIO ] Premendo il tasto * o F5, si apre una tendina, selezionare la prestazione associata, cioè la voce che si desidera far apparire nella fattura, essa può essere generica come quella in esempio, o specifica, in tal caso si dovranno creare tante prestazioni quante le voci desiderate. Per modificare o inserire nuove prestazioni, vedi il capitolo Prestazioni. Prezzo [ 1,10 ] il prezzo verrà conteggiato solo se all esame è associata una prestazione. Tipo Campione [ Siero ] Premendo il tasto * o F5, si apre una tendina, selezionare il tipo di campione utilizzato. Per aggiungere altre tipologie, premere sul tasto accanto. Strumentazione [ Macc. Biochimica ] Premendo il tasto * o F5, si apre una tendina, selezionare la macchina alla quale si vuole associare questo parametro. Per aggiungere altre sezioni, vedere il capitolo Anagrafica strumentazioni. Tipo Stampa [ Stampa Standard ] la tendina mostra 4 modalità di tipo stampa: 1) Stampa Standard: per la stampa normale (lineare); 2) Stampa Emocromo: per stampare il referto su 4 riquadri; 3) Stampa Esame Urine: per stampare il referto su 2 riquadri; 4) Stampa Elettroforesi: per stampare il grafico con i risultati tabellari; 5) Stampa Microbiologia: stampa risultato e antibiogramma (fino a 3 per campione). N.B.: la Stampa Elettroforesi, è attivabile solo se acquisisce i dati dalla macchina. Gruppo Riferim. [ BIOCHIMICA ] Premendo il tasto * o F5, si apre una tendina, assegnare il gruppo o sottogruppo in cui si vuole far apparire il parametro (es. Esame Urino o Sedimento). Questo campo è essenziale quando si utilizzano i tipi stampa 2, 3 e 4, ma possono essere utilizzati per creare dei sottogruppi in un esame. Per esempio, possiamo dividere un referto biochimico in Parametri Epatici, Parametri Renali, etc. I parametri, verranno stampati al di sotto della voce di raggruppamento. Per aggiungere altri gruppi, premere sul tasto accanto. Posiz. [ 10 ] La posizione serve a definire di default in che posizione vogliamo stampare questo parametro nel nostro foglio di refertazione, in questo esempio, la glicemia sarà stampata al decimo posto. Pag. 30

37 Valori di riferimento Una volta inseriti i campi del esame, inseriamo i valori di riferimento: Inserire Nuovo Valore Riga di inserimento Premendo sul tasto Nuovo creiamo una nuova riga di inserimento dove possiamo specificare Specie, Razza, Sesso, Età, Valore minimo e Valore massimo. Creare dunque una o più righe per ogni specie inserendo i valori di riferimento desiderati. NB: Ricordiamo che per i clienti che hanno l interfaccia con macchine Idexx, i valori di riferimento vengono inviati automaticamente assieme ai risultati dalla macchina Idexx, tuttavia potete sostituirli, se desiderate, con i vostri valori di riferimento. Per Modificare un valore già inserito, basta passare alla modalità MODIFICA e cambiare il valore senza dover creare nuove righe di inserimento. Pag. 31

38 Profili / Gruppi Analisi Dal menù principale di laboratorio si può accedere all archivio dei profili / gruppi di analisi. Questa tabella serve a creare analisi con più voci (es. Emocromo, Esame Urine, etc.) o profili di analisi per velocizzare il lavoro (Profilo cane, Profilo Gatto, Profilo Preoperatorio, etc.). Per accedere a questo archivio, cliccare su Profili / Gruppi Analisi Entrando in questo menù, ci appare una schermata con due tabelle principali. La prima, quella a sinistra è l elenco di tutti i gruppi esistenti già inseriti. La seconda, quella centrale, visualizza i parametri che compongono il gruppo selezionato. Nell esempio qui sotto, è stato inserito un gruppo di parametri biochimici che formano il Profilo renale cane Inserire Nuovo Gruppo Pag. 32

39 Solo esame completo Aggiungere o rimuovere una vice del gruppo Vediamo nel dettaglio i Dati necessari per inserire un nuovo Gruppo Analisi: Inseriamo per esempio il Gruppo PROFILO RENALE CANE. Dopo aver premuto il tasto NUOVO,inseriamo (partendo da sinistra in alto) i campi sotto elencati.!! N.B. : I campi elencati sottolineati sono OBBLIGATORI per un corretto funzionamento.!! Fra parentesi [ ] indichiamo i valori inseriti nell esempio qui sopra. Ordine [ 5040 ] Questo campo serve a posizionare il profilo o il gruppo nell ordine desiderato, in modo che quando verrà fatta una richiesta di analisi, avremo nelle prime posizioni i profili più utilizzati, ed in fondo quelli meno utilizzati. Breve [ PRC ] questo codice di massimo 5 caratteri deve essere univoco, cioè non deve essere utilizzato per un altro gruppo di esami o esame (vedi punto 1.1 Esami di Laboratorio). Servirà principalmente al sistema, quando si desidera richiamare il gruppo, verrà visualizzato oltre al codice la sua descrizione. Gruppo Analisi [ Profilo Renale Cane ] Il nome del gruppo servirà a richiamare il gruppo quando ineriremo una richieste di esami (vedi richiesta Esami). Pag. 33

40 Gg Elab [ 0 ] abbreviazione per giorni di elaborazione, indica quanti giorni servono per eseguire l analisi. Questo parametro è utile solo nel caso si voglia dare al cliente un promemoria con la data di ritiro delle analisi Prestazione Assoc. [ > ESAMI DI LABORATORIO ] Premendo il tasto * o F5, si apre una tendina, selezionare la prestazione associata, cioè la voce che si desidera far apparire nella fattura, essa può essere generica come quella in esempio, o specifica, in tal caso si dovranno creare tante prestazioni quante le voci desiderate. Per modificare o inserire nuove prestazioni, vedi il capitolo Prestazioni. Prezzo [ 1,10 ] il prezzo verrà conteggiato solo se all esame è associata una prestazione. Tipo Stampa [ Stampa Standard ] la tendina mostra 4 modalità di tipo stampa: 1) Stampa Standard: per la stampa normale (lineare); 2) Stampa Emocromo: per stampare il referto su 4 riquadri; 3) Stampa Esame Urine: per stampare il referto su 2 riquadri; 4) Stampa Elettroforesi: per stampare il grafico con i risultati tabellari; 5) Stampa Microbiologia: stampa risultato e antibiogramma (fino a 3 per campione). N.B.: la Stampa Elettroforesi, è attivabile solo se acquisisce i dati dalla macchina. A questo punto il gruppo è identificabile, andiamo dunque a inserire i vari parametri che compongono il nostro gruppo: Premendo il tasto NUOVO, situato in centro pagina, al di sopra dell elenco dei parametri che andremo ad inserire, creiamo una nuova riga nella griglia sottostante. Su questa griglia possiamo notare che ci sono tre colonne: Pos. Codice Tipo di Analisi UM stand. RN e Cal.. Pos [ 10 ] indica la posizione di stampa all interno del gruppo di Analisi. Codice [ GLUC ] Premendo il tasto * o F5, si apre una tendina, selezionare il test desiderato. Non occorre ricordarsi il codice, il sistema mostrerà sia codice che descrizione. Tipo di Analisi [ Glicemia ] e UM stand. [ mg/dl ] Questi campi si riempie automaticamente una volta selezionato il codice, prendendo come valore i dati inseriti nel campo Esame e nel campo UM (vedi paragrafo 1.1). RN [ Y ] Flaggare questo campo (RN = Risultato Numerico) se il risultato che si vuole inserire è un risultato numerico non calcolato. Nel caso di risultati calcolati (es. Pu/Cu) o in caso di risultati non numerici (Neg, Pos, Presente, Assente, etc.) lasciarlo vuoto Pag. 34

41 Cal [ ] Flaggare questo campo (Cal = Risultato calcolato) se il risultato che si vuole inserire è un risultato numerico calcolato ad esempio un rapporto fra due parametri ( es. Globuline, Pu/Cu, etc.) Nel caso di risultati numerici non calcolati o in caso di risultati non numerici (Neg, Pos, Presente, Assente, etc.) lasciarlo vuoto Ripetere questi ultimi passaggi (premere il tasto nuovo fino a qui), per ogni singola voce che si vuole inserire, ne nostro esempio, abbiamo ripetuto questi passaggi 11 volte. Solo Esame Completo [ Y ] (vedi freccia nell immagine sopra) indica se il gruppo può essere o non essere eseguito parzialmente. N.B.: Come potrete notare, nel campo Pos siamo partiti da numero 10 per poi continuare con la posizione 20, 30,.110 i test verranno stampati uno sotto all altro senza lasciare righe bianche, questa scelta è puramente personale: pensando che un domani potrei aver bisogno di inserire una nova voce in questo profilo, ho preferito lasciarmi degli spazzi in modo che in qualunque momento volessi aggiungere un nuovo parametro (es: Globuline) e posizionarlo fra Proteine (pos 40) e Albumine (pos 50) mi basterà aggiungere la voce GLOB in una posizione intermedia (per esempio in pos 42). Pag. 35

42 Gestione Analisi da Scheda Animale 1 -Scegliere Cliente e Animale 2 -Fare click sull icona 3 -La procedura aprira la prima pagina Gestione Analisi : 4 -Fare click su 5- scegliere il gruppo analisi o i singoli esami da effettuare N.B.: gli esami completi appaiono in colore giallo e sono eseguiti al completo, cioe non e possibile selezionare solo alcuni dei singoli esami che li compongono; 6- Fare click su Aggiungi esami; 7- alla fine fare click su Salva Pag. 36

43 8- la videata successiva permette di visualizzare gli esami richiesti e l addebito previsto per il cliente; si puo scegliere tra il confermare e addebitare e proseguire senza addebito Stampa dei risultati degli esami Posizionarsi su Cliente/Animale/Analisi : Gestione Analisi all interno di una Visita Pag. 37

44 La stessa procedura sopra descritta puo essere effettuata anche all interno della visita. Pag. 38

45 2.5. Fatturazione/Notule/Preventivi/Addebiti Fatturazione Fattura Informazioni generali Il primo rigo in alto a destra riguarda il tipo documento (proposto automaticamente Fattura ), il suffisso, l anno, il numero fattura e la data ( proposti in modo automatico). N.B.: il numero di fattura viene attribuito nel momento in cui salviamo la fattura. Facendo click sulla freccetta accanto a Fattura possiamo cambiare il tipo di documento che emettiamo ( Fattura / Nota di Credito). Inserimento manuale del numero fattura : e ammesso solo nel caso particolare che, per un qualsiasi motivo, si siano verificati dei buchi nella numerazione delle fatture. Comunque, il numero digitato, per essere accettato, dovrà essere inferiore al numero attuale del contatore (quando salva i dati la procedura controllerà che il numero digitato non esista già). Prestazioni in Fattura - Inserimento Recupero Prestazioni addebitate precedentemente: in occasione di visite precedenti erano state memorizzate delle prestazioni da fatturare. Gli importo Residui vengono visualizzati nella casella Residui evidenziata in rosso. Fare click su per inserire tali Residui nella presente fattura. Si apre la seguente schermata: Pag. 39

46 In essa sono riportate in dettaglio le Prestazioni residue: possiamo scegliere di fatturarle in tutto o in parte (facendo click sulla casella Scelta ); alla fine possiamo confermare il lavoro fatto facendo click sull icona le prestazioni indicate da fatturare saranno riportate nella schermata della fattura mentre quelle non scelte rimarranno in Residui e compariranno nelle fatturazioni successive. Nuove Prestazioni da inserire. Fare click sull icona griglia delle Prestazioni; il cursore si posizionerà sul rigo di fattura: posizionata al centro della schermata, sopra la il primo campo chiede di indicare che cosa vogliamo fatturare (A = articolo;m = Medicinale;P = prestazione) ; viene proposto in modo automatico P ; Codice: indicare il codice della prestazione da fatturare (e attiva la funzione (*)). Scegliendo un codice prestazione verranno proposti, in modo automatico, descrizione, importo e tipo IVA memorizzati nell anagrafica Prestazioni (vedi pag. 66). Rit.Ac : Ritenuta acconto La fattura sara emessa con o senza applicazione della ritenuta di acconto sulla base delle informazione fornita nell anagrafica Clienti. (Se il cliente e stato inserito in anagrafica con il campo soggetto ritenuta acconto, la ritenuta verra applicata, altrimenti non verra applicata) Inserimento di una Prestazione non codificata E possibile inserire prestazioni libere, cioè non memorizzate nell archivio Prestazioni. Per far questo dobbiamo digitare il carattere - nel campo Codice; naturalmente dovremmo poi digitare la descrizione, l importo e la percentuale di IVA. Per inserire altre prestazioni in fattura fare click su per ogni nuovo rigo. Terminato l inserimento della prestazioni fare click su ; automaticamente il programma effettuerà il calcolo del totale imponibile, dell Enpav, dell IVA e il totale Fattura, dati che saranno riportati nella parte inferiore dello Pag. 40

47 schermo. Per stampare la fattura fare click su ; viene visualizzata l anteprima di stampa della fattura; se OK fare click sull immagine della stampante nella striscia grigia in alto; Successivamente apparita un altra maschera all interno della quale dovremo sezionare la stampante e fare click su Stampa. Otterremo la stampa della fattura. (vedi anche pag. 24). Easy Vet2 prevede tre possibilità di emissione Fatture: Caso A : emissione fattura dopo inserimento dati Visita Caso B : emissione fattura dopo aver lavorato sulla scheda Clienti e Animali Caso C : emissione fattura senza passaggio da Clienti e Animali (e quindi senza Visita) A Emissione fattura dopo inserimento dati Visita 1. Inserire le prestazione da addebitare in Visita (vedi pag.18). 2. Fare click sull icona ; 3. Il programma si posiziona sulla schermata Gestione Fatture di Vendita, riportando tutti i dati fino ad allora inseriti (Cliente e Prestazioni); 4. a questo punto si possono inserire eventuali residui, cioè prestazioni effettuate in visite precedenti e non fatturate o aggiungere altre Prestazioni: in questo caso fare click sull icona ; per inserire i residui fare click sull icona. 5. Terminato l inserimento fare click su Pag. 41

48 6. Stampa fattura: fare click sull icona Pag. 42

49 7. Viene visualizzata l anteprima di stampa della fattura; se OK fare click sull immagine della stampante in alto 8. l ultimo passaggio e la scelta della stampante: la schermata e la seguente: Pag. 43

50 9. selezioniamo la stampante e facciamo click su Stampa. Otterremo la stampa della fattura B - Emissione fattura dopo aver lavorato sulla scheda Clienti e Animali 1. Posizionare il mouse su Gestione Attività ; 2. fare click sul titolo Clienti e Animali ; appare l elenco dei Clienti memorizzati; 3. ricercare il Cliente (oppure inserirne uno nuovo); 4. fare click sull icona ; 5. il programma si posiziona sulla schermata Fatture di Vendita in modalità inserimento ; 6. a questo punto si possono inserire eventuali residui, cioè prestazioni effettuate in visite precedenti e non fatturate e inserire le Prestazioni da fatturare. 7. Per inserire i residui fare click sull icona ; automaticamente il programma riporterà nella griglia delle Prestazioni quelle relative a visite precedenti. 8. Per inserire le nuove Prestazioni: fare click sull icona (quella che si trova al centro dello schermo, sopra la griglia delle Prestazioni); 9. inserire codice della Prestazione (e attiva la funzione (*); 10. per inserirne altre successive fare click su per ogni nuovo rigo; 11. Terminato l inserimento fare click su 12. Stampa fattura: fare click sull icona 13. Viene visualizzata l anteprima di stampa della fattura; se OK fare click sull immagine della stampante nella striscia grigia in alto; 14. selezioniamo la stampante e facciamo click su Stampa. Otterremo la stampa della fattura C - emissione fattura senza passaggio da Clienti e Animali (e quindi senza Visita) 1. Posizionare il mouse su Gestione Attività ; 2. fare click sul titolo Fatture ; 3. vediamo l elenco delle Fatture in archivio (in ordine inverso: quindi l ultima emessa sarà sul primo rigo); 4. fare click su ; 5. il programma entra nella schermata Gestione Fatture di Vendita ; 6. scegliere il Cliente (e attiva la funzione (*)); 7. Inserimento Prestazioni da fatturare: fare click sull icona (quella che si trova al centro dello schermo, sopra la griglia delle Prestazioni); 8. inserire codice della Prestazione (e attiva la funzione (*)); Pag. 44

51 9. per inserirne altre successive fare click su per ogni nuovo rigo; 10. e possibile aggiungere eventuali Prestazioni precedentemente effettuate e non fatturate(fare click sull icona ); 11. Terminato l inserimento fare click su 12. Stampa fattura: fare click sull icona 13. Viene visualizzata l anteprima di stampa della fattura; se OK fare click sull immagine della stampante nella striscia grigia in alto; 14. selezioniamo la stampante e facciamo click su Stampa. Otterremo la stampa della fattura Nota di Credito Vale esattamente quanto descritto per l emissione della Fattura. Al momento dell emissione occore soltato fare click sulla freccetta accanto a fattura e scegliere Nota di Credito La Nota di Credito sarà trattata esattamente come una Fattura (ovviamente con importi in negativo) per quanto riguarda il Riepilogo fatture e i Registri IVA. N.B: il sotftware considera automaticamente gli importi come negativi, quindi non devono essere inseriti con il segno (meno). Pag. 45

52 Elenco Residui /Prestazioni addebitate a clienti e non ancora fatturate) Esiste una funzione che permette di visualizzare e stampare un elenco dei clienti che hanno prestazioni da fatturare. Si accede a tale funzione facendo click sull icona che possiamo trovare nella pagina di elenco clienti o all interno della scheda clienti/animali. La funzione Elenco Residui e costituita dalla pagina seguente: A video appare l elenco dei clienti con residui da fatturare. Da esso possiamo ottenere un semplice elenco a stampa (facendo click su ); oppure la stampa di avvisi di notula per tutti o per alcuni dei clienti. Gli avvisi di notula saranno stampati per tutti i clienti selezionati (Per selezionare i clienti fare click sulla casellina selezione nella colonna Sel. ) Pag. 46

53 Gestione Residui da fatturare singolo cliente I residui da fatturare al singolo cliente possono essere visualizzati anche nella scheda Clienti campo Note. scegliendo cancellare i residui: accediamo alla seguente videata, all interno della quale possiamo controllare, inserire o Pag. 47

54 Avvisi di Notula Fare click sull icona Appare la seguente videata Dati da inserire: Cliente : digitare il nominativo del cliente (e attiva la funzione F5 (*)). Automaticamente la procedura propone i dati anagrafici del cliente e recupera eventuali residui non fatturati (verranno proposti nella griglia centrale). Per inserire nuove Prestazioni fare click sull icona modalita dell inserimento in Fattura). e scegliere la Prestazione (con le stesse Alla fine fare click sull icona. Pag. 48

55 Preventivi Preventivi Inserimento nuovo Da Gestione Attivita Clienti/Animali accedere alla pagina Preventivi Viene visualizzato l elenco dei preventivi precedentemente emessi al cliente; per visualizzare i dati fare click su Preventivi 1) per inserire un nuovo preventivo fare click su Nuovo ; 2) Inserire le prestazioni con la possibilita di indicare una quantita minima e massima e un costo minimo e massimo. 3) Salvare (click su Salva ). Pag. 49

56 N.B.: Alcuni parametri di stampa del preventivo possono essere personalizzati in Utilita Parametri e configurazioni- Parametri vari Fatturazione da Preventivo Si puo accedere alla funzione Preventivi sia dalla scheda Cliente, come visto al punto precedente, sia scegliendo direttamente Preventivi dal menu principale Gestione Attivita. Pag. 50

57 E possibile visualizzare solo i preventivi non ancora fatturati (aperti), solo quelli chiusi o tutti: selezionare la voce richiesta e poi fare click su. Per fatturare fare click su Viene proposta la normale videata della fattura riportando tutte le righe del preventivo con la quantita miima. E possibile fare tutte le modifiche che sono necessarie e alla fine possiamo salvare come qualsiasi altra fattura. Pag. 51

58 Formato di stampa Fattura /Preventivi/Ricette/Certificati La stampa della Fattura, delle Ricette e dei Certificati e disponibile sia nel formato A4 che nel formato A Modifica del formato 1. Posizionare il mouse su Utilità ; 2. fare click sul titolo Parametri e Configurazione ; 3. digitare operatore e password e fare click su OK; 4. fare click sul titolo Parametri vari ; 5. fare click su ; 6. fare click su riquadro accanto alla voce Formato Stampa Fattura A5 (la stessa cosa vale per Ricette e per Certificati); Se abbiamo scelto di stampare le fatture in formato A5 dobbiamo modificare il n. righe in Fattura. Per la stampa della fattura in formato A4 le righe sono indicativamente 18; per la stampa in formato A5 le righe sono indicativamente 14. Pag. 52

59 2.6. Appuntamenti Possiamo accedere all agenda appuntamenti: dalla pagina principale -: Gestione attivita Appuntamenti oppure dalla pagina da Clienti e Animali N.B. : prima di utilizzare l agenda e necessario effettuare le impostazioni di base (Personale e orari) dalla pagina Parametri Agenda all interno di Utilita - Parametri e Configurazioni. Pag. 53

60 Facendo click sul Appuntamenti la procedura si posiziona sull agenda del giorno corrispondente alla data di sistema.: nella videata sono visualizzate: Tante colonne verticali (sfondo giallo) quanti sono le unita per le quali possono essere fissati appuntamenti; Tante righe orizzontali (sfondo giallo) per ciascuna unita tempo durante l orario di svolgimento dell attivita. Quando le colonne o le righe sono maggiori di quelle visualizzabili immediatamente possiamo spostarci all interno del giorno facendo click sulle freccette a destra Inserimento di un appuntamento: 1 - posizionarsi con il cursore(fare click) sulla cella corrispondente alla persona e all orario; 2 digitare l appuntamento. N.B.: le celle che contengono appuntamenti appaiono con uno sfondo di colore rosso o verde (a colonne alterne). Inserimento di un testo piu lungo di tre righe Fare click col tasto destro sulla casella appuntamento: si aprira una finestra dove potra essere inserito un testo. Pag. 54

61 Inserimento veloce di uno stesso appuntamento su piu celle: 1 - posizionarsi con il cursore(fare click) sulla prima cella corrispondente alla persona e all orario e digitare l appuntamento; 2 fare click su ; 3 fare click su ciascuna delle altre celle che devono contenere lo stesso appuntamento; 4 quando abbiamo finito fare click su Cancellazione di un appuntamento 1 fare click sull icona del cestino (di norma chiuso) ; 2 il cestino, da quel momento apparira aperto ; 3 fare click sugli appuntamenti da cancellare, 4 quando abbiamo finito di cancellare fare nuovamente click su che di conseguenza si riposizionera sull aposizione chiuso. Visualizzazione dell Agenda settimanale di un Dottore/Stanza. Pag. 55

62 Facendo click sul titolo della colonna possiamo visualizzare la situazione appuntamenti dell intera settimana del Medico/Stanza scelto. Il Prospetto puo essere stampato. Spostamenti di data Per spostarci velocemente al giorno precedente o al successivo possiamo utilizzare le icone e Per spostarci su una data particolare possiamo fare click sull icona Si aprira la seguente pagina Pag. 56

63 La ricerca per data e organizzata su base mensile; all accesso possiamo vedere tutto il mese corrente; per posizionarsi sul giorno scelto basta fare click 2 volte sopra la data stessa (ritorneremo alla modalita visualizzazione giornaliera ). per cambiare mese possiamo fare click sulla freccetta accanto al mese attuale : apparira l elenco di tutti i mesi tra i quali scegliere quello desiderato. Possiamo cambiare anno scorrendo le icone. Pag. 57

64 Visualizzazione Agenda Settimanale Vengono visualizzate tre settimane. Il giorno su cui siamo posizionati e colorato in azzurro/grigio; I giorni della settimana corrente occupati da appuntamenti sono colorati in rosso; i giorni della settimana precedente e successiva alla attuale, occupati da appuntamenti, sono colorati in rosa. Spostamento da un giorno all altro: fare click su giorno scelto. Cliccando su uno dei giorni della settimana vedremo visualizzata nella parte inferiore dello schermo l agenda del giorno stesso Visualizzazione agenda Mensile Il giorno su cui siamo posizionati e colorato in grigio; I giorni della mese corrente occupati da appuntamenti sono colorati in rosso Spostamento da un giorno all altro: fare click su giorno scelto. Cliccando su uno dei giorni del mese vedremo visualizzata nella parte inferiore dello schermo l agenda del giorno stesso. Pag. 58

65 2.7. Appuntamenti (AGENDA TIPO B(strutturata)) L agenda TIPOB permette di fissare e visualizzare gli appuntamenti sulla base di tre parametri: il Veterinario; la Specialita e la Stanza. Possiamo accedere all agenda appuntamenti: dalla pagina principale -: Gestione attivita Appuntamenti oppure dalla pagina da Clienti e Animali N.B. : Per utilizzare l agenda TIPOB e necessario attivare il flag Agenda stutturata che si trova in UTILITA - PARAMETRI E CONFIGURAZIONI- Parametri vari. Pag. 59

66 Facendo click sul Appuntamenti la procedura si posiziona sull agenda del giorno corrispondente alla data di sistema: Pag. 60

67 2.8. Statistiche Questa funzione permette di ottenere dei prospetti statistici relativi al fatturato. Possiamo esaminarla dividendola in tre parti: la sezione a sinistra comprende tutte le possibili opzioni di 1) FILTRO ; la sezione a destra in alto (2) SELEZIONE ) permette di scegliere quali sono i dati dei quali vogliamo conoscere i risultati. La sezione a destra in basso (3 GESTIONE ) consente di scegliere il periodo il tipo di risultato che vogliamo ottenere (stampa, grafico). 1) FILTRO I dati dell attivita dello studio possono essere filtrati per: 1) Sequenza Fatturazione. Es. una azienda che ha due sedi staccate ed emette fatture con due sequenze puo effettuare statistiche solo su una delle due digitando in Sequenza fatturazione la sequenza scelta oppure ottenere le statistiche su entrambe lasciando in bianco il valore. 2) Specie Animale. Possibilita di fare statistiche filtrando i dati relativi ad una sola specie di animale. (digitare * (asterisco) o F5 per scegliere la specie). 3) Dottore. Possibilita di isolare i dati relativi alle prestazioni effettuate da ciascun componente del personale. (*(asterisco) o F5). Lasciando il campo in bianco le statistiche riguarderanno tutto il personale. 4) Modalita di Pagamento. (*(asterisco) o F5)Come al punto precedente ma relativo alla modalita di riscossione delle fatture. 5) Prestazione da.. a: (*(asterisco) o F5) possibilita di filtrare i dati in base ad uno o piu codici prestazione. Pag. 61

68 6) Qualifica da..a: (*(asterisco) o F5) Selezione tra le diverse Qualifiche previste per il personale (es. Dottore, Tirocinante, Personale ausiliario ecc..) 7) Tipo Prestazione da..a: (*(asterisco) o F5) selezione per Tipo di Prestazione. Per usare questo tipo di filtro bisogna aver valorizzato in Anagrafica Prestazioni il campo chiamato Categoria. 8) Categoria Cliente da..a: (*(asterisco) o F5) possibilita di filtrare i clienti in base alla Categoria (vedi Anagrafica Clienti) Tutti i tasti funzione riportati sopra servono per la gestione dei filtro creati. Per richiamare un filtro gia usato in precedenza e memorizzato fare click su Richiama Filtro : apparira l elenco dei filtri memorizzati tra i quali scegliere. Tutto il lavoro di selezione fatto puo essere salvato attribuendo un nome al filtro: fare click su Salva filtro Un filtro memorizzato può essere cancellato (ed eliminato dalla lista) mediante l apposito tasto funzione Il comando svuota Filtro ripristina la situazione iniziale senza agire sulla memorizzazione dei filtri 2) SELEZIONE Si tratta di definire quali dati vogliamo ottenere e in quale ordine. Scegliere quali tra questi dati vogliamo ottenere e stabilirne l ordine scrivendo il Totali: indicare se si vogliono ottenere le totalizzazioni per la variabile relativa Spuntare se si vogliono articoli, farmaci o Spuntare i dati che si vogliono analizzare nella Spuntare i valori che si vogliono ottenere con la Anche questa parte di selezione puo essere memorizzata e riutilizzata i successivamente attribuendogli un nome (fare click su Salva Selezione ). Pag. 62

69 Gli altri tasti funzione servono per gestire la selezione come abbiamo visto in precedenza relativamente ai Filtri. 3) GESTIONE Ultimo anno da considerare all interno della statistica Anno che si vuole confrontare con quello finale della statistica Se si spunta questo check, la statistica considera e mostra tutti gli anni che intercorrono tra quello di elaborazione e quello di riferimento, mentre in caso contrario mostra solo i 2 anni indicati (uno solo se i due dati coincidono.. ) I risultati ottenuti possono essere visualizzati: - in formato Excel sotto forma di lista. - in formato Excel sotto forma di grafico. - stampa Pag. 63

70 2.9. Modulo Invio SMS Invio SMS con avviso di scadenza Richiami (Per attivare la funzione Invio SMS = lettera S su file ini) Si accede attraverso la funzione Mailing Richiami. 1) effettuare la selezione del periodo; 2) selezionare con cellulare oppure Avverti per: SMS (nel caso sia stata indicata questa modalita di avvertimento in Anagrafica; 3) fare click su Applica filtro Nella parte inferiore dello schermo sono visualizzati i risultati ottenuti e il loro numero e riportato in. Se la selezione e corretta fare click su Il testo (massimo 160 caratteri) puo essere modificato all utente. Per effettuare l invio fare click su Invia SMS Nella griglia apparira l elenco dei nominativi selezionati e in alto il N. risultati Pag. 64

71 Prima di iniziare ad utilizzare la funzione e necessario configurare le informazioni relative al mittente: Mailing Clienti - Invio SMS La stessa funzione vista al paragrafo precedente e attiva anche per il mailing clienti. In questo caso il testo inviato sara identico per tutti gli SMS. Pag. 65

72 2.10. Modulo invio (Per attivare la funzione Invio = lettera I su file ini) Invio con avviso di scadenza Richiami 1) effettuare le normali selezioni relative al periodo; 2) Eventualmente selezionare Clienti con oppure nel riguadro Avverti per scegliere tutti quelli che hanno e.mail ; 3) Applicare il filtro; 4) Fare click su Si ottiene un elenco dei nominativi selezionati; nella pagina vengono visualizzati inoltre l oggetto che comparira nella mail e il testo, diverso per ciascun nominativo perche completo dei dati dell animale e del vaccino da richiamare. Pag. 66

73 Per effettuare l invio fare click su Invia N.B.: i parametri per l invio delle mail sono visualizzabili e modificabili in : Questi dati possono essere personalizzati dall utente. Pag. 67

74 Mailing Clienti - Invio Anche per la funzione Mailing Clienti e possibile inviare comunicazioni a mezzo . In questo caso il testo del messaggio e completamente personalizzabile dall utente. Le modalita di funzionamento sono identiche a quelle indicate al paragrafo precedente. Pag. 68

75 2.11. Gestione Studi di Settore Per poter ottenere l elaborazione dati ai fini della compilazione degli Studi di Settore (ovviamente soltanto per i dati ottenibili dalle informazioni che il software Easyvet2 puo raccogliere) e necessario impostare correttamente alcune anagrafiche. N. B. : i Gruppi e i Tipi a cui facciamo riferimento nelle Anagrafiche seguenti sono quelli previsti da UNICO Studi di Settore Modello TK22U 1 - Anagrafiche-Tabelle Generali Gruppi Studi di Settore In questa anagrafica dovranno essere inseriti i raggruppamenti di informazioni cosi come sono riportati nel modulo Studi di Settore sopra citato. Esempio: N.B.: Il campo Valore Predef. è molto importante perché il Tipo (corrispondente ad una riga degli Studi di Settore) inserito in questa pagina sarà utilizzato in modo automatico dal programma ogni volta che l utente non avra specificato il Tipo nell anagrafica corrispondente ( Prestazioni, Clienti, Animali). (vedi punti successivi) Valore Predef. puo essere immesso o modificato anche in una fase successiva, infatti e necessario aver precedentemente inserito i dati in Codifica Studi di Settore. 2 - Anagrafiche Codifica Studi di Settore In questa Anagrafica dovranno essere inseriti le singole righe presenti del modulo Studi di Settore. Esempio: Pag. 69

76 Gruppo : per inserirlo fare click su ; e indispensabile aver precedentemente inserito i Gruppi (vedi punto precedente) 3 - Utilita Parametri e configurazioni Parametri vari Gruppi Studi di settore Riportare i codici dei Gruppi codificati in: Anagrafiche Tabelle Generali-Gruppi Studi di Settore. Esempio: 4 - Attribuzione automatica di valore predefinito Studi di Settore Ritornare in : Anagrafiche -Tabelle Generali Gruppi Studi di Settore per inserire una voce standard per ogni Gruppo (la Voce che il programma utilizzera in modo automatico in tutti quei casi per i quali non ne e stata specificata alcuna nei vari record delle anagrafiche). Esempio: Pag. 70

77 5 Assegnazione della Voce di Studio di Settore corrispondente per ciascun record (Prestazioni, Tipologia della clientela e Tipologia animali) nelle anagrafiche. Gruppo Modalita di espletamento dell attivita : questo tipo di voce puo essere specificata in Anagrafica Prestazioni. Esempio: Gruppo Aree di intervento : questo tipo di voce puo essere specificata in Anagrafica Animali. Esempio: Gruppo Tipologia clientela : questo tipo di voce puo essere specificata in Anagrafica clienti. Esempio: Pag. 71

78 Numero dei Vaccini somministrati Il programma calcola il numero dei vaccini somministrati sommando tutte le Prestazioni effettuate di Tipo Vaccino. Quindi per ottenere un conteggio corretto, e di fondamentale importanza aver contrassegnato le Prestazioni che si riferiscono a vaccinazioni con il flag vaccino. Esempio: N.B.: Ciascuna Prestazione di tipo Vaccino fatturata viene conteggiata come n. 1 vaccino somministrato, quindi se nell archivio Prestazioni sono state codificate prestazioni cumulative di piu vaccinazioni (es: somministrazione di n. 2 vaccinazioni ) il conteggio finale potrebbe risultare non corretto. 6 - Elaborazione dati In qualsiasi momento possiamo elaborare i dati inseriti per ottenere le totalizzazioni degli anni precedenti o fino al giorno di elaborazione per l anno in corso. Questa funzione si trova in Gestione Attivita Elaborazione Studi di Settore. Pag. 72

79 Pag. 73

80 2.12. Sicurezza Questa funzione consente di lavorare nel rispetto delle attuali leggi sulla privacy in quanto permette di stabilire quali operatori possono accedere al programma e quindi ai dati in esso contenuti. La funzione prevede due livelli di codificazione: GRUPPI e UTENTI Gruppi Il gruppo costituisce l insieme degli utenti che hanno le stesse possibilità di accesso alle varie parti del programma. Ad esempio possiamo stabilire che un gruppo di operatori possa accedere alle funzioni e modificare i dati dei menu Anagrafiche e Gestione Attività, che possa solamente visualizzare i dati di Magazzino e che non possa utilizzare ne vedere i dati dei menu Contabilità e Utilità Utenti L utente e la singola persona che accede alla procedura. In questa parte del programma gli assegneremo la possibilità di accedere o meno alle varie parti del menu e vengono stabilite le password richieste nella pagina di avvio. Pag. 74

81 2.13. Anagrafiche Anagrafica Personale E l archivio dedicato al personale dello studio. I nominativi qui memorizzati vengono utilizzati nella varie fasi di gestione ordinaria dell attività, ad esempio nella gestione delle Visite e nella emissione di certificati e ricette. E strutturato come le altre anagrafiche : una e una successiva pagina Dati. Nella pagina Elenco sono visualizzati e possono esere ricercati tutti i nominativi inseriti. La scheda dati contiene, nella sua parte centrale,varie informazioni utili, ad esempio i recapiti telefonici e postali e i dati necessari per l emissione delle ricette; Campi da utilizzare se attivo il modulo Fatturazione Multidottori Sequenza fatture: ciascuno dei medici autorizzati ad emettere fatture a nome proprio avra una sua sequenza di fatture. Suffisso su fattura: se il medico emette fatture anche in altre strutture potra contrassegnare le fatture emesse in questa clinica con una suffisso particolare. Campi da utilizzare se attivo il modulo Clinica : Pag. 75

82 Qualifica: il personale puo essere classificato in base alle funzioni svolte. (vedi Tabelle Generali Qualifiche del Personale). Alcune funzioni all interno del programma devono essere svolte da personale avente qualifica specifica. Ad esempio la responsabilita dei referti di laboratorio puo essere solo di personale con qualifica tecnico di Laboratorio o Veterinario.? Operatore: (attiva funzione F5) inserire il nominativo dell operatore corrispondente in Sicurezza-Utenti. Non e obbligatorio per per ciascun nomintivo presente in Personale esita un operatore specifico: si puo fare riferimento anche ad un utente generico (ad esempio: Ammistratore) Va in Agenda : necessario barrare questo campo se vogliamo che il nominativo figuri in agenda. Nella parte inferiore della videata troviamo due pagine ulteriori: Prestazioni effettuate :l archivio viene aggiornato automaticamente dalla Gestione Visite e dalla Fatturazione con le varie prestazione effettuate dal medico; Sono possibili selezioni : indicare da data a data e fare click su filtro. La selezione puo anche essere stampata. Pag. 76

83 Anagrafica Banche/Casse Anagrafica dei diversi conti sui quali possono essere effettuati pagamenti o riscossioni. Dovranno essere quindi codificati sia il/i conti bancari dell azienda, sia uno (o piu ) conti Cassa. N.B.: Nel caso si utilizzi anche il modulo Contabilita e obbligatorio compilare il campo Sottoconto nel quale deve essere riportato il sottoconto contabile corrispondente. Pag. 77

84 Anagrafica Prestazioni Anagrafica delle Prestazioni che lo Studio può effettuare, utilizzate nella emissione delle Fatture. Inserimento nuova Prestazione 1. Fare click su ; 2. Appare la schermata della scheda Prestazione vuota; 3. inserire obbligatoriamente i campi Codice, Articolo, Prezzo con Iva; 4. fare click su. Campi da inserire: Codice: campo alfanumerico; puo essere utilizzato in modo da raggruppare le prestazioni al fine di ricercarle meglio in fase di immissione della fattura. Ad es. tutte le prestazioni che riguardano la chirurgia possono avere come codice CHIRUxxx Articolo: descrizione della prestazione (e la descrizione che verrà riportata in fattura) durata(min): tempo medio occorrente per svolgere la Prestazione; Prezzo con Iva: Prezzo comprensivo di Iva da applicare al cliente; Codice IVA: se non viene inserito alcun codice (consigliato) alla prestazione verra attribuito l aliquota iva standard (inserita in parametri gestionali) Contropartita di Ricavo: Indicare il conto (precedentemente inserito nel Piano dei Conti) all interno del quale la prestazione deve essere inserita. (per coloro che utilizzano il modulo Contabilita ) Studi di Settore : E attiva la funzione F5 (oppure * ). Permette di classificare le prestazione sulla base delle tipologie stabilite ai fini degli Studi di Settore. Pag. 78

85 Tabelle Generali Questa parte dl programma raccoglie una serie di Tabelle di base per la codificazione dei dati utilizzati in varie parti della procedura. Per visualizzare l elenco dei titoli e scegliere quella su cui lavorare basta fare click sulla freccetta del menù a tendina del campo Selezionare la tabella desiderata Es: Tipologia Certificati : Si tratta di una codifica utilizzata per gestire i Certificati associati ad un testo Word nella Gestione Animali. Ad ogni tipologia di Certificato puo corrispondere un testo specifico che deve trovarsi fisicamente nella cartella L:\c_g\EasyVet2\Stampe. Pag. 79

86 Specie e Razze Tabella da utilizzare per la codificazione delle specie e delle razze degli animali trattati. E composta da due parti : quella superiore contiene l elenco delle specie memorizzate; quella inferiore riporta l elenco delle razze relative alla specie su cui siamo posizionati nella tabella superiore. Inserimento nuova specie: 1. fare click sull icona nuovo ; 2. digitare il nome della specie aggiungendo eventualmente anche le età che delimitano infanzia e vecchiaia (possono essere espressi in giorni/settimane/mesi/anni utilizzando il campo Unità di misura (Um)). Questo dato sarà utilizzato nella stampa del risultato di eventuali analisi per il confronto con i parametri di controllo; 3. terminato l inserimento fare click sull icona salva. Inserimento razze: 1. posizionarsi sulla specie prescelta; 2. fare click sull icona Nuovo che riguarda la parte inferiore della schermata; 3. digitare il nome della razza e gli eventuali dati ulteriori; 4. alla fine fare click sull icona salva. Pag. 80

87 Tipologie Richiami Easy vet2 consente di codificare le tipologie di richiamo, cioè di stabilire dei piani personalizzabili per la gestione dei richiami non solo per le vaccinazioni ma utilizzabile anche per altri tipi di richiamo (es. per analisi). Sulla parte sinistra dello schermo vediamo l elenco delle Tipologie esistenti. Posizionandosi su ciascuna di esse verranno visualizzati sulla parte centrale i richiami previsti. NB: l inserimento puo avvenire solo nel rigo in basso; le righe in alto sono di sola visualizzazione. Inserimento nuova Tipologia: 1. fare click sull icona nell elenco Funzioni a destra dello schermo; digitare codice e descrizione; (il campo Vacc e un flag che indica se la tipologia di richiamo e una vaccinazione o altro.) 2. passare poi ad inserire i vari richiami e la distanza temporale (espressa in giorni) tra l uno e l altro: fare click su e inserire l ordine, la descrizione e il numero di giorni di distanza; N.B. Prestazione associata : (è attiva la funzione (*) (F5) che fa riferimento all archivio Prestazioni). Si tratta della Prestazione da fatturare associata al vaccino in oggetto. É molto importante inserire questo dato affinché l effettuazione della vaccinazione generi automaticamente l addebito della prestazione per la fatturazione. 3. alla fine dell inserimento salvare (click sull icona.) Esempio 1: Vaccino da ripetere una volta all anno Dopo aver inserito Codice e Descrizione della tipologia di richiamo (griglia a sinistra), nella parte dedicata ai richiami indicherò: Posizione : 1 Descrizione : richiamo (libera) Pag. 81

88 gg succ : 365 In questo modo il programma, ogni volta che indicherò come effettuato un richiamo, genererà in modo automatico quello successivo (dopo 365 giorni). Esempio 2: Vaccino da somministrare per 3 volte a distanza di 15 giorni. Dopo aver inserito Codice e Descrizione della tipologia di richiamo (griglia a sinistra), nella parte dedicata ai richiami indicherò: Posizione : 1 Descrizione : richiamo 1(libera) gg succ : 15 Posizione : 2 Descrizione : richiamo 2(libera) gg succ : 15 Posizione : 3 Descrizione : richiamo 3(libera) gg succ : 0 In questo modo il programma genererà, dopo la prima somministrazione, una scadenza di richiamo dopo 15 giorni, dopo la seconda somministrazione, un altra scadenza di richiamo dopo 15 giorni, nessun richiamo successivo dopo la terza somministrazione. Pag. 82

89 2.14. Magazzino La pagina Magazzino raccoglie le funzioni specifiche riguardanti la gestione del Magazzino, sia le parte anagrafica (es. Anagrafica Farmaci e Articoli, Unità di misura), sia la parte gestionale (es. Movimenti di Magazzino), sia le stampe (es. Stampa Inventario, Stampa Giacenze) Anagrafica Farmaci Per visualizzare la scheda completa fare click su Dati Per inserire un nuovo farmaco fare click su Nuovo Pag. 83

90 Giacenze Farmaci Facendo click su Calcola di ottiene la volorizzazione in tempo reale dei dati. Pag. 84

91 Movimenti Magazzino Farmaci visualizzazione Pag. 85

92 Causali di Magazzino Sono le causali da utilizzare nella movimentazione del Magazzino. Effetto sul lotto: G = Genera un nuovo lotto S = si N = no Causale collegata : quando una causale ha effetto su due depositi diversi la Causale collegata rappresenta l effetto sul secondo deposito. N.B.: in questo caso e obbligatorio in fase di inserimento indicare i due depositi; la causale non ha senso su un solo deposito. Pag. 86

93 Movimenti di Magazzino Movimenti Magazzino inserimento Scegliere il tipo di movimento Inserire gli articoli/medicinali e le relative quantita Stampe Pag. 87

94 Pag. 88

95 2.15. UTILITA Sotto questo titolo sono raccolte le funzioni di parametrizzazione e configurazione del programma ed altre funzioni di servizio (ad esempio l esportazione Dati verso altri software) Parametri e Configurazione Dati Azienda Contiene i dati anagrafici dell azienda. Alcuni sono modificabili dall utente, ad esempio la Ragione sociale e l indirizzo, altri come Codice e Partita IVA non sono modificabili perché legati alla licenza d uso del programma. ATTENZIONE : i dati riportati nelle stampe sono le prime due righe di intestazione, l indirizzo e le due righe intestazione stampe. Intestazione Stampe :Si tratta di due righe libere nelle quali possono essere riportati orari, numeri di telefono o qualsiasi altra descrizione e che saranno stampati nell intestazione delle Fatture di vendita. Pag. 89

96 Dottore standard : il nominativo indicato in questo campo verrà proposto in modo automatico nella gestione della visita e nella emissione delle ricette. E attiva la funzione (*) (F5) per la ricerca del nominativi in archivio. Il nome deve essere precedentemente inserito nell anagrafica personale (vedi pag. 64) Parametri vari In questa pagina sono raccolti alcuni parametri personalizzabili dall utente relativi al funzionamento del programma. Codice IVA standard : Inserendo in questo campo uno dei codici IVA codificati (Contabilita - Codici IVA) questo viene proposto in modo automatico al momento dell inserimento delle Prestazioni nella fase di fatturazione. Suffisso : deve essere indicato nel caso di più ordini di numerazione delle fatture all interno di una stessa azienda. Es: può essere il caso di una azienda con due ambulatori: il primo di essi potrà avere il suffisso A e il secondo B. Le fatture emesse dal primo ambulatorio avranno numeri : A/1,A/2,A/3 ecc..; quelle emesse dall altro avranno numerazione B/1,B/2,B/3 ecc.. Banca/Cassa std / Mod. pagam: Inserendo dati in questi campi otterremo la proposta automatica dei dati inseriti al momento dell emissione delle fatture. Controllo Totale Fattura a 0 : se presente il baffetto in questo campo il programma emettera un avviso in caso di salvataggio di una fattura di vendita con importo zero. Formato Stampa Fattura A5/Formato Stampa Certificati A5/Formato Stampa Ricette A5:le stampe possono essere fatte in formato A4 oppure in formato A5 (baffetto verde sulla casellina a lato) N. righe in fattura :Per la stampa della fattura in formato A4 le righe sono indicativamente 20; per la stampa in Pag. 90

97 formato A5 le righe sono indicativamente 17. Gruppi Studi di Settore(Mod.Esplet.Attivita -Aree Intervento-Tipologia Clientela-Caratteristiche Attivita : si tratta di indicare i gruppi all interno dei quali confluiranno le tipologie degli Studi di Settore. Agenda Strutturata : In caso di Modulo Agenda attivato indica la tipologia di agenda (normale o strutturata) Parametri per gestione analisi: possibilita di scegliere alcune modalita diverse riguardanti la gestione degli esami Preventivi : parametri relativi alla gestine dei preventivi: numero copi, formato, righe e testo da inserire. In questa pagina esiste, inoltre la possibilità di cambiare il numero di fattura. Facendo click sull apposito riquadro appare la seguente finestra Qui possiamo indicare il Tipo(Fattura/Avviso di Notula), l anno, Il suffisso e il Numero. NB: il contatore delle fatture può essere solo spostato in avanti, non indietro. Nel caso che nella numerazione delle fatture, per un qualsiasi motivo, si siano verificati dei buchi non possiamo intervenire da qui (perché non possiamo spostare indietro il numero); agiremo allora sull attribuzione del numero al momento dell emissione della fattura (vedi pag. 90) cliccando sul campo nuovo e digitando il numero che vogliamo assegnare. In tal caso il numero, per essere accettato, dovrà essere inferiore al numero attuale del contatore (quando salva i dati la procedura controllerà che il numero digitato non esista già). Pag. 91

98 Privacy In questa pagina si trovano i vari punti del testo per la Privacy. Modifica Fare click su ; posizionarsi col cursore sul punto da cambiare e fare click; si apre una finestra con il testo; effettuare le modifiche e alla fine fare click su Chiudi ; fare click su. Pag. 92

99 Registri In questa pagina sono raggruppati i parametri relativi alla gestine dei registri contabili e alla liquidazione IVA inserire l instestazione che vogliamo sia stampata sui registri contabili Ogni volta che vengono stampati i registri in modo definitivo vengono aggiornati questi dati (data e num. di pagina) Liquidazione IVA : in questo spazio possiamo inserire la periodicita dei versamenti IVA (Trimestrale o Mensile), la percentuale di interessi per pagamenti trimestrali e l eventuale acconto IVA versato a dicembre (necessario per i conteggi della liquidazione del 4 trimestre). Vedi liquidazione IVA : accesso ai dati delle liquidazioni precedenti E possibile cancellare l ultima liquidazione fatta (click su Elimina Ultima ) Pag. 93

100 Parametri di Contabilita Questa pagina deve essere utilizzata ai fini della generazione dei movimenti contabili. (da utilizzare se attivo il modulo Contabilita ) Flag che determina la generazione dei m ovimenti contabili da Fatture. Per il corretto funzionamento della contabilita e necessario specificare il sottoconto (presente nel nostro Piano dei Conti) per ciascuna di queste voci. Pag. 94

101 Parametri Agenda semplice In questa pagina troviamo le impostazioni di base per la gestione dell Agenda appuntamenti, cioe i dati relativi a operatori ed orari per la generazione dell agenda specifica dello studio Titoli colonne : Per ciascuno dei titoli qui inseriti (al massimo 10) potranno essere gestiti gli appuntamenti dell agenda. Es: in uno studio prestano la loro opera cinque medici : ognuno dovra essere inserito in questa parte del programma. Aperture e chiusure giornaliere: griglia all interno della quale possono essere indicati i giorni di attivita dello studio e gli orari Parametri Agenda strutturata Pag. 95

102 Pag. 96

103 2.16. Stampa Unione La stampa unione all interno del nostro software -Cenni Preliminari La stampa unione è uno degli strumenti più interessanti posseduti da Microsoft Word e permette di collegare dati provenienti da elenchi esterni a lettere, etichette, buste o altro. In poche parole, evita di dover riscrivere dati già contenuti in una tabella esterna (un foglio Excel, una rubrica di indirizzi, una rubrica di Outlook) e di realizzare tante etichette o lettere o buste con i valori contenuti in tali tabelle. Per realizzare una stampa unione occorre avere innanzi tutto un origine dati; nei nostri software tale file di origine dati viene automaticamente generato dalle maschere relative alla selezione dei clienti sotto forma di file excel posizionato in C:\C_G\TEMP\EASYVET2. Il secondo passo è quello di generare il documento principale di stampa unione che può essere ad esempio una lettera, con un testo predefinito qualsiasi, al cui interno o come intestazione o direttamente nel corpo della lettera stessa compaiono alcuni dei campi contenuti nell origine dati. Nel caso di realizzazione di un etichetta si possono usare o quelle predefinite di word oppure definirne di nuove con gli strumenti di creazione nuova etichetta oppure semplicemente realizzando una struttura a griglia che ricalchi le dimensioni del foglio di etichette. Pag. 97

104 Uso di modelli di stampa unione forniti con i nostri software Con i nostri software normalmente sono forniti già dei documenti principali di stampa unione, l unico inconveniente che si può verificare è che si perda l origine dati in tal caso occorre ricollegarla, ciò si fa semplicemente andando sul menu strumenti stampa unione, verrà visualizzata seguente schermata: Cliccando sul pulsante dati e scegliendo apri origine dati si va a ricercare il file contenente i dati di origine; come detto, tale file sarà posizionato nella directory C:\C_G\TEMP\EASYVET2; il suo nome dipenderà dal tipo di dati che stiamo esportando. Si veda più avanti per una descrizione completa delle varie stampe e dei file di dati di origine ad esse collegati. Se Word non apre la barra degli strumenti di stampa unione, essa può essere selezionata tramite il menu visualizza barra degli strumenti stampa unione : NOTA: tale barra è disponibile se il documento è un documento principale di stampa unione. Pag. 98

105 Utilizzo della barra degli strumenti Stampa Unione 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) La barra degli strumenti stampa unione ha le seguenti funzionalità: 1) Inserisci campo unione: permette di scegliere il nome del campo unione da inserire nel documento principale, ovviamente il nome dei campi dipenda dal file di origine dati; 2) Inserisci campo word: permette si scegliere le opzioni di stampa unione; il più usato è il <<next>> che indica a word di scorrere un record (cioè di andare alla riga successiva del file di origine dati); 3) ABC Visualizza tutti i dati: se premuto permette di visualizzare i dati uniti e non i nomi dei campi di stampa unione, è da usarsi per visualizzare come viene il documento finale; 4) Primo record: permette di andare sul primo record dell origine dati (ha particolarmente senso per le lettere o le buste); 5) Record precedente: permette di andare sul record precedente dell origine dati (ha particolarmente senso per le lettere o le buste); 6) Vai a record: permette di andare sul record indicato dell origine dati (ha particolarmente senso per le lettere o le buste); 7) Record successivo: permette di andare sul record successivo dell origine dati (ha particolarmente senso per le lettere o le buste); 8) Ultimo record: permette di andare sull ultimo record dell origine dati (ha particolarmente senso per le lettere o le buste); Pag. 99

106 9) Prepara stampa unione: apre la finestra prepara stampa unione dove trovo tutte le caratteristiche del documento principale di stampa unione: 10) Individua errori: permette di ricercare errori all interno della stampa unione; 11) Unisci in nuovo documento: unisce tutti i dati in un nuovo documento. NOTA: è il comando da usare ogni qualvolta si voglia visualizzare tutto quello che verrà stampato; 12) Unisci alla stampante: unisce tutti i dati in un nuovo documento e li manda direttamente in stampa (lo sconsiglio è sempre bene vedere prima cosa si sta stampando); 13) Inizia stampa unione: apre una finestra di dialogo che permette di scegliere se unire tutti o parte dei dati, come ordinarli ecc utilizzando il pulsante opzioni query; 14) Trova record: permette la ricerca di un record all interno dei dati di origine; 15) Modifica origine dati: apre l origine dati e permette di modificarla (NOTA ciò è possibile se il file è modificabile con un programma presente sul PC che si sta utilizzando); Le stampe unione utilizzate nel programma e le origini dati ad esse collegate Mailing clienti Nel mailing ai clienti sono coinvolti due documenti: uno con il testo della lettera ed uno con l indirizzo per la busta Testo della lettera Documento di Word: L:\c_g\easyvet2\stampe\letteraMailClienti.doc Origine dati: C: C:\c_g\temp\easyvet2\mailclienti.xls La seguente tabella contiene i campi dati che possono essere inclusi nel documento di stampa unione ed il loro significato: titolo Nome Indirizzo Località Cap titolo del cliente (signore, signora, ) nome e cognome, o ragione sociale indirizzo località CAP Pag. 100

107 Citta prov Telefono Cellulare Sesso Datanasc comune provincia numero di telefono numero di cellulare indirizzo sesso data di nascita Altri campi sono utilizzati internamente dal programma EasyVet 2 e non sono significativi Busta Documento di Word: L:\c_g\easyvet2\stampe\bustaMailClienti.doc Origine dati: C: C:\c_g\temp\easyvet2\mailclienti.xls I campi che possono essere inclusi sono gli stessi citati per la lettera Mailing richiami Testo della lettera Documento di Word: L:\c_g\easyvet2\stampe\letteraMailRichiami.doc Origine dati: C: C:\c_g\temp\easyvet2\mailrichiami.xls Pag. 101

108 La seguente tabella contiene i campi dati che possono essere inclusi nel documento di stampa unione ed il loro significato: titolo Cliente Indirizzo Località Cap Citta Prov Telefono Cellulare Tipologia Descrizio Dataprev Datatine Vaccino Animale Specie Razza titolo del cliente (signore, signora, ) nome e cognome, o ragione sociale indirizzo località CAP comune provincia numero di telefono numero di cellulare indirizzo tipologia del richiamo descrizione del richiamo data prevista per il richiamo (iniziale) data entro cui è previsto di effettuare il richiamo Indica se il richiamo riguarda una vaccinazione nome dell animale specie dell animale razza dell animale Altri campi sono utilizzati internamente dal programma EasyVet 2 e non sono significativi Busta Documento di Word: L:\c_g\easyvet2\stampe\bustaMailClienti.doc Origine dati: C: C:\c_g\temp\easyvet2\mailclienti.xls I campi che possono essere inclusi sono gli stessi citati per la lettera Certificati Tutti i certificati si appoggiano allo stesso file Excel: C:\temp\easyvet2\CliAni.xls Ogni certificato ha poi un proprio documento Word. Tutti i documenti Word sono posizionati in L:\c_g\easyvet2\Stampe. Pag. 102

109 I campi che possono essere inclusi nelle stampe unione sono i seguenti luogo titolo1 titolo2 titolo3 titolo4 titolo5 titolo6 clinome clisesso indirizzo cap citta prov datanasc luogonasc partiva codfisc telefono fax cellulare aninome specie razza taglia sesso tiposesso colore adatanasc tatuaggio tatuenci microcip Comune dell ambulatorio Intestazione del veterinario Nome del cliente Sesso del cliente Indirizzo del cliente CAP del cliente Comune di residenza del cliente Provincia di residenza del cliente Data di nascita del cliente Luogo di nascita del cliente Partita IVA del cliente Codice fiscale del cliente Numero di telefono del cliente Numero di fax del cliente Numero di cellulare del cliente Nome dell animale Specie dell animale Razza dell animale Taglia dell animale Sesso dell animale Tipologia del sesso dell animale (intero, castrato, ) Colore del mantello dell animale Data di nascita dell animale Numero di tatuaggio dell animale Numero di tatuaggio ENCI dell animale Numero di microchip dell animale Pag. 103

110 Stampa dei Certificati con Unione dei Dati con OPEN OFFICE Apertura del Documento principale I documenti che prevedeno la Stampa Unione in EasyVet2 si trovano nella cartella : L:\c_g\EasyVet2 Stampe. Si tratta in genere di Certificati e della Lettera per Richiami Vaccinali. Il primo passo da fare e l apertura del documento che si vuole unire. 2 Inizio dell unione dei dati. Selezionare Stampa Guidata Serie dal menu Strumenti. 3 La maschera che compare ci chiede se vogliamo usare il documento attivo o crearne oppure utilizzarne un altro: scegliamo Usa il documento attivo e procediamo con Avanti Pag. 104

111 4 Al punto successivo la Stampa Guidata Serie ci chiede di selezione il tipo di documento che vogliano ottenere se lettera o Messaggio selezioniamo Lettera e proseguinmo con Avanti. 5 Il passaggio successivo e la scelta della sorgente dei dati. Scegliamo Seleziona Elenco Indirizzi. Il file dal quale obbligatoriamente dobbiamo prendere i dati si chiama cliani.xls e si trova nella cartella c:\c_g\temp\easyvet2. Si tratta del file nel quale EasyVet2 scrive i dati variabili da inserire nel Certificato, ad esempio il nome del cliente e dell animale. Se il file cliani non compare nella lista visualizzata dobbiamo scegliere Aggiungi ed andare a selezionarlo seguendo il percorso sopra detto. 6 Torniamo al nostro documento. Per inserire i dati dinamici selezioniamo Sorgente dati dal menu Visualizza. Pag. 105

112 7 Inseriamo all interno del nostro documento i campi variabili. Per inserirli e sufficiente posizionarsi sulla intestazione della tabella che contiene il nome del campo d inserire, premere il pulsante sinistro del mouse e tenendolo premuto trascinare il campo all interno del documento nella posizione desiderata. 8 Per visualizzare il risultato ottenuto selezioniamo Stampa dal menu File. Un avviso ci informa che il documento che sta andando in stampa contiene una database rubrica, e ci chiede se vogliano eseguire una Stampa in Serie. A quel punto vedremo il documento con i dati uniti e potremo scegliere se mandarlo su stampante o su file. Pag. 106