Regolamento procedura acquisti e procedura spese in economia

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1 Regolamento procedura acquisti e procedura spese in economia Conforme alla Norma UNI EN ISO 9001:2008 Conforme alla Norma UNI EN ISO 14001:2004 Conforme all art. 125 D. Lgs. 163/06, spese sotto soglia comunitaria-regolamento spese in economia

2 INDICE 1 Scopo 3 2 Generalità 3 3 Campo di applicazione 3 4 Cottimo Fiduciario Scelta del contraente e mezzi di tutela Casi particolari Verifica di conformità 4 8 COTTIMO FIDUCIARIO DIRETTO PER IMPORTI INFERIORI A , Richiesta d offerta Ricevimento offerta e valutazione commerciale ed eventuale valutazione tecnica Emissione ordine e stesura contratto Visto di correttezza iter procedurale Firma ordine/contratto Ricevimento bene/servizio emissione entrata merce 5 9 COTTIMO FIDUCIARIO MULTIPLO- PER IMPORTI SUPERIORI A ,00 ED INFERIORI ALLA SOGLIA COMUNITARIA Richiesta d offerta Ricevimento offerta e valutazione commerciale ed eventuale valutazione tecnica Eventuale trattativa supplementare Riepilogo informale offerte Emissione ordine e stesura contratto Visto di correttezza iter procedurale Firma ordine/contratto Ricevimento bene/servizio emissione entrata merce 6 ALLEGATO 1: ELENCO BENI ED IMPORTI 6 ALLEGATO 2: ELENCO SERVIZI ED IMPORTI 8 Preparazione Verifica Approvazione Affari Legali ed Appalti Responsabile Qualità e Ambiente Morena Niero CDA del 27/02/2014 Amanda Feregotto Direttore Amministrativo Mauro Barbieri Pagina 2 di 10 Rev. 00 del

3 1 Scopo Il presente Regolamento disciplina il sistema delle procedure di effettuazione delle spese per l acquisizione in economia di beni e servizi, nell ambito delle attività espletate per il normale funzionamento dell Azienda. 2 Generalità Il ricorso al sistema delle spese per l acquisizione in economia di beni e servizi è ammesso per l acquisizione delle singole voci di spesa individuate, anche per fasce d importo, nell allegato 1 e 2. L acquisizione in economia può essere effettuata: a) in amministrazione diretta; b) mediante cottimo fiduciario. Nell amministrazione diretta le acquisizioni sono effettuate con materiali e mezzi propri o appositamente noleggiati e con personale proprio. Il cottimo fiduciario è una procedura negoziata ove le acquisizioni di beni e servizi avviene mediante affidamento a terzi. 3 Campo di applicazione Le attività di acquisto sono principalmente svolte dalla capogruppo VERITAS. Nell ambito delle procedure in economia è concesso ad ALISEA svolgere funzione in autonomia. Le procedure in economia per l acquisizione di beni e servizi sono consentite per importi inferiori alla soglia comunitaria e nei limiti delle singole fasce d importo indicate in allegato 1 e 2, con l esclusione dell IVA. Tale importo è soggetto ai meccanismi di adeguamento delle soglie economiche previste dall art. 248 del D.Lgs. 163/06 ed ss. Mm. ed ii. Nessuna acquisizione di beni e servizi può essere artificiosamente frazionata allo scopo di sottoporla alla disciplina delle spese in economia. 4 Cottimo Fiduciario L acquisizione di beni e l affidamento di prestazioni di servizi mediante cottimo fiduciario è regolato secondo le seguenti modalità: a) per importi inferiori a ,00 (quarantamila) è consentito l affidamento diretto su indicazione del F.F. RUP (cottimo fiduciario diretto); b) per importi pari o superiori a ,00 (quarantamila) e inferiori alla soglia comunitaria, previa consultazione di almeno 5 operatori economici (cottimo fiduciario multiplo). Per gli affidamenti in economia non è richiesta alcuna garanzia, salvo diversa indicazione del RUP. 4.1 Scelta del contraente e mezzi di tutela Nel rispetto di principi di parità di trattamento, rotazione e trasparenza, gli operatori economici fra i quali individuare il contraente a cui affidare la fornitura di beni/lo svolgimento di servizi sono individuati sulla base di uno o più dei seguenti criteri: elenco di soggetti presenti nell albo fornitori aziendali di Veritas e/o dell Azienda; soggetti proposti dal richiedente; soggetti reperiti dal buyer/acquisitore, sulla base di specifiche indagini di mercato. Gli operatori economici devono essere in possesso dei requisiti di idoneità generale (art. 38 D.Lgs. 163/06) e di idoneità professionale (art. 39 D. Lgs. 163/06). E sempre fatta salva la facoltà di richiedere ulteriori requisiti quali: - capacità economica e finanziaria (art. 41 D. Lgs. 163/06); - capacità tecnica e professionale (art. 42 D. Lgs. 163/06). Pagina 3 di 10 Rev. 00 del

4 Qualora la controparte non adempia agli obblighi derivanti dal rapporto, l Azienda si avvarrà degli strumenti di risoluzione contrattuale e risarcimento danni, ove non ritenga più efficace il ricorso all esecuzione in danno previa diffida. 4.2 Casi particolari Il ricorso al sistema di spese in economia, nei casi sopra indicati, è altresì consentito nelle seguenti ipotesi: a) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine previsto dal contratto; b) necessità di completamento delle prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, qualora non sia possibile imporne l esecuzione nell ambito dell oggetto principale del contratto medesimo; c) prestazioni periodiche di beni/servizi, a seguito di contratti scaduti, nelle more di svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; d) urgenza determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo a persone, animali o cose, ovvero per l igiene e salute pubblica o del patrimonio storico, artistico e culturale. 4.3 Verifica di conformità I beni e servizi sono soggetti a verifiche di conformità da parte del RUP, di norma entro venti giorni dall acquisizione del bene o della prestazione e comunque nei termini previsti nei vari contratti. La verifica positiva si conclude mediante un visto di assenso da parte del RUP per la liquidazione della fattura. La verifica negativa necessita sempre di apposita segnalazione scritta da parte del RUP che dovrà portarla a conoscenza della società in tempi rapidi per le determinazioni conseguenti. 8 COTTIMO FIDUCIARIO DIRETTO PER IMPORTI INFERIORI A , Richiesta d offerta Non è prevista alcuna formalità per la formulazione della richiesta dell offerta, che potrà essere anche telefonica e potrà essere rivolta anche ad un unico fornitore. 8.2 Ricevimento offerta e valutazione commerciale ed eventuale valutazione tecnica L offerta dovrà essere di norma presentata per iscritto, secondo le modalità indicate nella lettera di invito o richiesta offerta. Il buyer/acquisitore valuterà l offerta/e pervenuta/e, potendo sempre richiedere la collaborazione dell utente interno. 8.3 Emissione ordine e stesura contratto Terminata la fase di valutazione il buyer/acquisitore provvederà alla redazione dell ordinativo e, se richiesto dalla tipologia di bene/servizio acquistati, all inoltro della lettera di affidamento/contratto. 8.4 Visto di correttezza iter procedurale Il Direttore Amministrativo o suo delegato verifica e convalida la correttezza dell applicazione dell intero iter della procedura, siglando i documenti posti alla sua firma, prima dell inoltro al fornitore aggiudicatario. Pagina 4 di 10 Rev. 00 del

5 8.5 Firma ordine/contratto Regolamento procedura acquisti e procedura spese in economia L ordinativo sarà firmato dal Direttore Amministrativo. Tale firma completerà l intero iter autorizzativo. 8.6 Ricevimento bene/servizio emissione entrata merce Una volta ricevuto il bene o servizio, verificata la rispondenza dello stesso con quanto ordinato, l utilizzatore, effettuato il collaudo o l attestazione di regolare esecuzione, procede ad effettuare informaticamente l entrata merci o servizi. 9 COTTIMO FIDUCIARIO MULTIPLO- PER IMPORTI SUPERIORI A ,00 ED INFERIORI ALLA SOGLIA COMUNITARIA 9.1 Richiesta d offerta Di regola la richiesta d offerta sarà rivolta per iscritto, senza particolari ulteriori formalità, ad un congruo numero di fornitori (almeno 5 operatori economici), in conformità alle disposizioni previste al paragrafo 5 del presente Regolamento. 9.2 Ricevimento offerta e valutazione commerciale ed eventuale valutazione tecnica L offerta dovrà essere presentata nelle varie forme previste nella richiesta d offerta. La fase di richiesta del contraente si ritiene esaurita, di norma, con il ricevimento, entro il termine prefissato, di almeno un offerta valida. L esame tecnico delle offerte sarà effettuato solo se espressamente richiesto dall utente interno o ritenuto opportuno. 9.3 Eventuale trattativa supplementare E sempre ammessa la rinegoziazione con il Soggetto che ha presentato l offerta più vantaggiosa o con le migliori due offerte, al fine di accertare la possibilità di ottenere un offerta migliorativa. 9.4 Riepilogo informale offerte Le offerte ricevute saranno riepilogate in apposito verbale. 9.5 Emissione ordine e stesura contratto L aggiudicazione sarà formalizzata mediante ordine d acquisto e lettera d affidamento/contratto, che dovrà essere controfirmata per accettazione da parte del fornitore. 9.6 Visto di correttezza iter procedurale Il Direttore Amministrativo verifica e convalida la correttezza dell applicazione dell intero iter della procedura, siglando i documenti posti alla sua firma, prima dell inoltro al fornitore aggiudicatario. 9.7 Firma ordine/contratto L ordinativo sarà firmato dal Direttore Amministrativo. Tale firma completerà l intero iter autorizzativo. Pagina 5 di 10 Rev. 00 del

6 9.8 Ricevimento bene/servizio emissione entrata merce Una volta ricevuto il bene o servizio, verificata la rispondenza dello stesso con quanto ordinato, l utilizzatore, effettuato il collaudo o l attestazione di regolare esecuzione, procede ad effettuare informaticamente l entrata merci o servizi. ALLEGATO 1: ELENCO BENI ED IMPORTI ELENCO BENI IN ECONOMIA FINO A ,00 MOBILIO, ATTREZZATURE, COMPONENTI DI ARREDAMENTO, TENDE, TENDAGGI, TARGHE SEGNALETICHE E SUPPELLETTILI PER UFFICI,STRUTTURE, IMPIANTI E SERVIZI E BENI SIMILARI; VESTIARIO: EFFETTI DI CORREDO, DIVISE E CALZATURE PER IL PERSONALE DIPENDENTE; GENERI DI CANCELLERIA, SUPPORTI PER ARCHIVIAZIONE, TIMBRI E TABELLE SEGNALETICHE, STAMPATI PER USO UFFICI, FOROCOPIE E STAMPE, REGISTRI, BOLLETTARI, CARTA, CARTONE E AFFINI E ALTRI MATERIALI DI CONSUMO E BENI SIMILARI; FOTOCOPIATORI, STAMPANTI E SCANNER; UTENSILERIA E FERRAMENTA, MATERIALI IN LEGNO ED EDILI; SPESE PER PREMI ED OMAGGI RAPPRESENTANZA O ARTICOLI PROMOZIONALI, SPESE PER PUBBLICITA IN GENERE (TARGHE, COPPE, TROFEI, MEDAGLIE, BANDIERE, STENDARDI, OMAGGI E VARIE); SPESE POSTALI E TELEFONICHE; ABBONAMENTI A RIVISTE, PERIODICI E SIMILI ED ACQUISTI DI LIBRI, PERIODICI E PUBBLICAZIONI SIA SU SUPPORTO CARTACEO CHE INFORMATICO, ABBONAMENTI AD AGENZIE DI INFORMAZIONE; FARMACI E MATERIALI DI PRIMO SOCCORSO; ARTICOLI DI PROTEZIONE (DPI); PRODOTTI CHIMICI E REAGENTI; DETERGENTI DISINFETTANTI E BENI PER LA PULIZIA E IGIENE DEI LOCALI; BENI ED APPARECCHI PER TELEFONIA MOBILE E TELEFONIA FISSA; BENI INDISPENSABILI PER INTERVENTI DI SICUREZZA ED EMERGENZA, PER GARANTIRE LA CONTINUITA PRODUTTIVA DEGLI IMPIANTI. ELENCO BENI IN ECONOMIA FINO A ,00 HARDWARE E RELATIVI COMPONENTI, MATERIALE ED ATTREZZATURE INFORMATICHE ED ELETTRONICHE DI DIVERSO TIPO, SOFTWARE STANDARDIZZATO ED ALTRI STRUMENTI INFORMATICI E TELEMATICI NECESSARI PER IL FUNZIONAMENTO DEGLI UFFICI E DEI SERVIZI COMPRESE APPARECCHIATURE PER FOTOVISIVI ED AUDIOVISIVI; Pagina 6 di 10 Rev. 00 del

7 CONTENITORI DI RIFIUTI DI OGNI GENERE, PEZZI DI RICAMBIO, PEZZI NECESSARI PER LA MANUTENZIONE; PEZZI DI RICAMBIO E ACCESSORI PER I BENI; BENI ED ATTREZZATURE PER ALLESTIMENTO MAGAZZINI E FURGONI; SISTEMI ANTI-INTRUSIONE E VIDEOSORVEGLIANZA; ATTREZZATURE E BENI DESTINATI ALLO SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITA AZIENDALI (A TITOLO ESEMPLIFICATIVO E NON ESAUSTIVO): MATERIALE ELETTRICO MATERIALE EDILIZIA MATERIALI PLASTICI RICAMBI MECCANICI COMPONENTI IDRAULICI TUBI STRUMENTI DI MISURA E RILEVAZIONE VERNICI E SOLVENTI ATTREZZATURE DI CANTIERE (FLESSIBILE, MOTOCOSTIPATORE, ECC ) POMPE ELTTRICHE E DIESEL MATERIALI PER CONSUMO PRESSE (FILO DI FERRO, ECC.) ELENCO BENI IN ECONOMIA FINO A SOGLIA COMUNITARIA CARBURANTI, LUBRIFICANTI E COMBUSTIBILI; MACCHINE OPERATRICI, MEZZI,CICLOMOTORI, BICICLETTE, IMBARCAZIONI, AUTOMEZZI ED ATTREZZATURE VARIE; BENI,MATERIALI E ATTREZZATURE, COMPONENTISTICA, NONCHE PEZZI DI RICAMBIO PER MANUTENZIONE ORDINARIA E STRAORDINARIA, RIPARAZIONE, SISTEMAZIONE E COMPLETAMENTO IMPIANTI, RETI, STRADE, IMMOBILI, MEZZI ED AUTOMEZZI ED APPARECCHITURE DI OGNI TIPO. Pagina 7 di 10 Rev. 00 del

8 ALLEGATO 2: ELENCO SERVIZI ED IMPORTI ELENCO SERVIZI IN ECONOMIA FINO A ,00 ATTIVITA DI SUPPORTO ALLA PROGETTAZIONE (ELABORAZIONI GRAFICHE, ECC.); SERVIZI PER L ESPLETAMENTO DI PRATICHE AMMINISTRATIVE ATTINENTI LA PROGETTAZIONE ED ESECUZIONE DI LAVORI PUBBLICI; SPESE PER REVISIONE MEZZI; SERVIZI DI LAVAGGIO E NOLEGGIO VESTIARIO; CREAZIONE SOFTWARE SU MISURA, MANUTENZIONE E ASSISTENZA HARDWARE, SOFTWARE ED ALTRI STRUMENTI INFORMATICI E TELEMATICI, A MENO CHE LA NATURA DELLA PRESTAZIONE O LA NECESSITA DI AVVALERSI DI UN CONTRATTO DI DURATA RENDANO NECESSARIO IL RICORSO ALL APPALTO; URGENTI ED OCCASIONALI SERVIZI DI PULIZIA, DISINFEZIONE, DISINFESTAZIONE E DERATTIZZAZIONE DI LOCALI, NON AFFRONTABILI CON I CONTRATTI D APPALTO CHE SIANO IN CORSO; URGENTI E D OCCASIONALI SPESE DI TRASPORTO E FACCHINAGGIO, TRASLOCHI, SPEDIZIONI, IMBALLAGGIO ED IMMAGAZZINAGGIO; ACCERTAMENTI SANITARI NEI CONFRONTI DEL PERSONALE IN SERVIZIO; SPESE PER FUNZIONAMENTO DI COMMISIIONI DI GARA E DI CONCORSO E SERVIZI DI PUBBLICAZIONE BANDI DI GARA O ESITI DI GARA; SERVIZI ESTERNI DI FOTORIPRODUZIONE, ELIOGRAFIA, ELABORAZIONE DISEGNI COMPUTERIZZATI, STAMPA, TIPOGRAFIA, SERIGRAFIA, LEGATORIA, GRAFICA E SERVIZI VIDEO-FOTOGRAFICI; SPESE PER LA FORMAZIONE, L AGGIORNAMENTO DEL PERSONALE, I CORSI ED I CONCORSI; CONSULENZE IN GENERE PER ESPLETAMENTO DELLE ATTIVITA AZIENDALI; STAMPA, IMBUSTAMENTO, SPEDIZIONE BOLLETTE O ALTRI DOCUMENTI; PULIZIA SANIFICAZIONE AREE; SERVIZI PESE; SERVIZI SU AREE VERDI; SPESE CONNESSE CON L ORGANIZZAZIONE O LA PARTECIPAZIONE A CONVEGNI, FIERE, CONGRESSI, CONFERENZE, SEMINARI, RIUNIONI, MOSTRE, ACCOGLIENZA DI DELEGAZIONI ED ALTRE MANIFESTAZIONI SU MATERIE ISTITUZIONALI, QUOTE DI PARTECIPAZIONE ALLE SUDDETTE INIZIATIVE; SPESE PER LA DIVULGAZIONE DI BANDI DI CONCORSO, AVVISI A MEZZO STAMPO O ALTRI ORGANI DI INFORMAZIONE; Pagina 8 di 10 Rev. 00 del

9 SERVIZI INDISPENSABILI PER INTERVENTI DI SICUREZZA ED EMERGENZA, PER GARANTIRE LA CONTINUITA PRODUTTIVA DEGLI IMPIANTI. ELENCO SERVIZI IN ECONOMIA FINO A ,00 ATTIVITA INERENTI LA SICUREZZA ( COORDINATORE PER LA SICUREZZA IN FASE DI PROGETTAZIONE E IN FASE DI ESECUZIONE); ATTIVITA ESPLETATE IN CANTIERE (DIREZIONE LAVORI, MISURA E CONTABILITA, ASSISTENZA AI LAVORI,COLLAUDO); SERVIZI DI CONSULENZA ATTINENTI L INGEGNERIA E L ARCHITETTURA E COMPATIBILITA AMBIENTALE; SERVIZI DI CO-PROGETTAZIONE; SONDAGGI, CAROTAGGI,INDAGINI GEOGNOSTICHE, INDAGINI GEOTECNICHE, ANALISI CHIMICO-FISICHE E MERCIOLOGICHE; INTERVENTI DI CARATTERIZZAZIONE SU MATERIALI E TERRE; RIPARAZIONE E MANUTENZIONE DEI BENI MOBILI, CONTENITORI PER RIFIUTI, IMPIANTI, APPARECCHIATURE, STRUMENTAZIONI E LORO ACCESSORI, IMPIANTI ELETTRICI E DI CONDIZIONAMENTO E ALTRI BENI INDICATI AL PRECEDENTE ELENCO; VIGILANZA DIURNA E NOTTURNA E ALTRI SERVIZI PER LA CUSTODIA E LA SICUREZZA, URGENTI ED OCCASIONALI, NON AFFRONTABILI CON I CONTRATTI D APPALTO CHE SIANO IN CORSO; LAVAGGIO MEZZI ED ATTREZZATURE; SERVIZI FINANZIARI E BANCARI; NOLEGGI VARI; DEPURAZIONE REFLUI E DISINFESTAZIONI; PULIZIE SPURGHI INDUSTRIALI; CUSTODIA E GESTIONE ECOCENTRI. ELENCO SERVIZI IN ECONOMIA FINO A SOGLIA COMUNITARIA ATTIVITA DI PROGETTAZIONE (PRELIMINARE, DEFINITIVA, ESECUTIVA, RILIEVI); MANUTENZIONE E RIPARAZIONE DI VEICOLI, NATANTI, ALTRI MEZZI DI TRASPORTO E DI LAVORO, MANUTENZIONE BENI DI PROPRIETA O DI TERZI; SERVIZI DI COLLOCAMENTO E REPERIMENTO DEL PERSONALE, LAVORO INTERINALE; CAMPIONAMENTI ED ANALISI LABORATORI; SERVIZIO DI BROKERAGGIO ASSICURATIVO; Pagina 9 di 10 Rev. 00 del

10 CONTRAZIONE DI POLIZZE FIDEIUSSORIE E ASSICURATIVE; RACCOLTA, TRASPORTO, TRAVASO E MOVIMENTAZIONE, SMALTIMENTO RIFIUTI E SERVIZI INERENTI IL CICLO AMBIENTALE, URGENTI ED OCCASIONALI, NON AFFRONTABILI CON I CONTRATTI D APPALTO CHE SIANO IN CORSO; BONIFICHE AMBIENTALI; VIGILANZA; GESTIONE IMPIANTI E SERVIZI DI SELEZIONE RIFIUTI; SERVIZI INDUSTRIALI GENERALI. Pagina 10 di 10 Rev. 00 del