COME AUMENTARE GLI UTILI DELLA PROPRIA ATTIVITA'

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1 COME AUMENTARE GLI UTILI DELLA PROPRIA ATTIVITA' Vademecum per piccole e medie imprese Pag.1

2 Indice generale PREFAZIONE Come funziona un'impresa Da dove viene il profitto? Analisi dei COSTI Il peso economico della burocrazia L'impatto emotivo della burocrazia Il costo del personale Il peso economico delle bollette Perché certe spese vengono sottovalutate Perché le aziende non analizzano le spese Conclusioni...14 Pag.2

3 PREFAZIONE Il presente documento ha lo scopo, senza pretese particolari, di fornire qualche indicazione utile all'imprenditore e/o al manager al fine di ottimizzare l'attività ed aumentare gli utili. Ci siamo limitati a fornire linee guida di carattere generale, in quanto non è nostra intenzione analizzare alcun tipo di business nello specifico. Questa guida è stata concepita per essere utile a tutti, indipendentemente dal settore o dalla specificità in cui si trova ad operare l'impresa. Abbiamo cercato di essere più concisi possibile visto che la nostra mission in particolare è quella di "semplificare" alcune dinamiche aziendali e renderle quindi più redditizie. Sicuramente molte delle tematiche riportate nel presente scritto saranno ben note al lettore. Abbiamo tuttavia ritenuto opportuno citare anche alcune cose che potrebbero sembrare banali per seguire comunque un filo logico e comprendere più facilmente la dinamica di tutto il ragionamento. Pag.3

4 1. Come funziona un'impresa L'impresa, sotto il profilo del diritto, è un'attività economica professionalmente organizzata al fine della produzione o dello scambio di beni o servizi. L'impresa è perciò caratterizzata da un determinato scopo (produzione o scambio di beni o servizi) e dalle conseguenti modalità adottate per il suo raggiungimento (organizzazione, economicità e professionalità) attraverso l'impiego di fattori produttivi (capitale, mezzi di produzione, materie prime e forza lavoro) e relativi investimenti. È fondamentale inoltre che l'impresa procuri capitale sufficiente a coprire e superare il costo delle spese di produzione, ossia produca un guadagno o profitto o utile: se questa non è più in grado di sopportare la spesa finisce inevitabilmente col fallire. 2. Da dove viene il profitto? In economia aziendale l'utile di un'impresa è definito come la differenza positiva tra ricavi e costi, in caso contrario si parla di perdita o deficit. Nel campo delle attività economiche viene comunemente chiamato PROFITTO. Premesso che non è intenzione del presente scritto esaminare in che modo aumentare i ricavi (cioè il fatturato), lo scopo è quello di focalizzarsi sulla riduzione dei costi. Se ci fermiamo un attimo e pensiamo che, nella Pag.4

5 maggior parte dei casi, la quota relativa ai costi copre ben oltre la metà di quello che è il fatturato dell'impresa (per non dire che a volte lo raggiunge quasi per intero), ne consegue che una riduzione anche limitata dei costi si traduce in un consistente aumento del profitto. Facciamo un esempio: Ipotizziamo che un'impresa fatturi di /anno e che i costi complessivi (acquisto materiale, costo del personale, costi energetici ecc.) arrivino a , l'utile a fine anno sarà: = /anno (centomila) Ipotizziamo ora di riuscire a ridurre i costi anche solo del 10% circa, l'utile a fine anno sarà: = /anno (duecentomila) Fatturato Costi Utile Var. % % % Quindi, a fronte di una riduzione dei costi del 10%, gli utili hanno avuto un incremento del 90%!!! Ma come si fa a ridurre i costi? Prima di tutto occorre procedere ad un'analisi. Pag.5

6 3. Analisi dei Costi Le voci di costo di un'impresa sono diverse e, soprattutto, molte di esse sono troppo specifiche per il tipo di attività. In questo caso ci limiteremo a valutare quelle più "importanti", ovvero che incidono di più sul bilancio dell'impresa e, allo stesso tempo, quelle che sono più "generiche", ovvero che sono valide più o meno per ogni tipo di attività. Tralasciando la voce "Imposte" sulle quali, purtroppo, non possiamo intervenire, possiamo indicare le seguenti voci di spesa: Acquisto Beni e/o servizi per la produzione per la vendita Costi personale Dipendente Retribuzioni Contributi TFR Costi per utenze Energia Elettrica Riscaldamento Telefonia Locazioni, canoni e ammortamenti vari Immobili Macchinari Attrezzature Spese amministrative Fotocopie Fax Spese postali Pag.6

7 Altre spese varie Carburanti Assicurazione e bollo automezzi ecc. Oneri Finanziari (interessi) Ovviamente l'importanza che hanno le voci sopra riportate variano anche sensibilmente in base al tipo di attività presa in esame. Ci sono casi in cui prevale il costo del personale, altri in cui prevalgono i costi per le utenze o per l'acquisto di beni e/o servizi. Non possiamo quindi dare maggior importanza ad una voce piuttosto che ad un'altra e ci limiteremo, per forza di cose, a fare un discorso generale e considerare l'importanza di tutte le voci di spesa in ugual misura. Pag.7

8 4. Il peso economico della burocrazia Chiunque abbia un'attività in proprio, si sarà certamente accorto di quanto, soprattutto negli ultimi anni, siano aumentate in modo esponenziale le risorse impiegate nel disbrigo di questioni burocratiche. Non si può certo generalizzare, ma non è troppo lontano dal vero affermare che ogni due/tre persone che lavorano, che producono reddito, ne serve una che si dedichi esclusivamente alle pratiche burocratiche. Non è difficile vedere piccole realtà dove, a fronte di due artigiani (elettricisti, idraulici ecc.) che lavorano, serve un'impiegata che si occupi di tutti gli obblighi amministrativi (fatture, bolle, scadenze, ecc.). Obiettivo N 1 Aumentare il rendimento del personale amministrativo eliminando lo spreco di tempo derivante dalla burocrazia. Pag.8

9 5. L'impatto emotivo della burocrazia Non di meno è da considerare il danno "emotivo" della burocrazia. Un imprenditore e/o un manager, dovrebbe concentrarsi solo sulle funzioni primarie dell'attività. Se al già difficile compito di portare avanti un azienda invece aggiungiamo anche l adempimento agli innumerevoli obblighi burocratici, l imprenditore e/o manager si trova a dover superare un compito ancora più impegnativo. Bollette da pagare, documenti che non si trovano più, scadenze che rischiano di non essere rispettate, ecc tutte preoccupazioni che intralciano di fatto il rendimento dell'imprenditore (o del manager) che dovrebbe pensare solo al buon funzionamento dell'azienda. Obiettivo N 2 Ridurre il peso emotivo delle preoccupazioni permette una miglior performance dell'imprenditore/manager e migliora di fatto il rendimento dell'azienda. Pag.9

10 6. Il costo del personale Senza ombra di dubbio il costo del personale è, per la maggior parte delle attività, una delle voci che incide maggiormente. Soprattutto in Italia dove, a causa dei forti oneri contributivi, a parità di stipendio netto, quello che deve pagare l'azienda è mediamente più alto rispetto agli altri paesi. Quindi, se è generalmente conveniente ridurre il costo del personale, in Italia lo è ancora di più. Ovviamente non si può ridurre il costo del personale evadendo gli oneri contributivi e/o diminuendo gli stipendi. Quello che si può fare è aumentare l'efficienza del singolo lavoratore. Se, per esempio, riuscissimo a sostenere la stessa mole di lavoro con 3 persone invece di 4, questo si tradurrebbe in una riduzione del costo del personale del 25%! Per aumentare l'efficienza del lavoratore si possono percorrere due strade: mettergli a disposizione strumenti adeguati che lo facilitino nel compiere il proprio dovere e, allo stesso tempo, cercare di limitargli la possibilità, per esempio, di accedere tramite Internet a siti e portali che lo distraggono dal proprio lavoro. E' infatti accertato che la maggior parte degli impiegati, se gli viene permesso, perdono anche il 20-30% del loro tempo su siti internet che non sono attinenti alla propria attività. Obiettivo N 3 Aumentare l'efficienza dei dipendenti al fine di ridurre l'importo a bilancio dovuto al costo del personale. Pag.10

11 7. Il peso economico delle bollette. Praticamente ogni attività ha bisogno dell'erogazione di servizi come Energia Elettrica, Gas, Telefonia (Mobile e Fissa) e ADSL. A seconda dei casi può essere preponderante un servizio piuttosto che un altro: qualche attività può necessitare maggiormente di Energia Elettrica, altre invece possono aver bisogno soprattutto di Gas per riscaldamento o di servizi relativi alla Telefonia. Sta di fatto che se sommiamo gli importi relativi a TUTTE le bollette dei succitati servizi, l'importo totale, nella maggior parte dei casi, raggiunge livelli abbastanza sostenuti ed arriva ad essere una voce importante nel bilancio della società. Riuscire quindi a ridurre questa voce è sicuramente un obiettivo importante. A tal proposito è bene considerare che per tutti questi servizi esiste il "mercato libero" e le tariffe sono in continuo cambiamento (il più delle volte al ribasso). Tramite un'accurata indagine di mercato costantemente aggiornata nel tempo, si può riuscire a ridurre sensibilmente i costi per questi servizi. Obiettivo N 4 Monitorare costantemente le variazioni delle tariffe (EE, Gas, Telefonia) al fine di scegliere quelle migliori e ridurre i relativi costi complessivi. Pag.11

12 8. Perché certe spese vengono sottovalutate. L'aumento della burocrazia, l'utilizzo di nuovi strumenti (come le o internet) - che non sempre vengono utilizzati nel migliore dei modi - la possibilità di divagare su siti non propriamente attinenti al proprio lavoro ecc.: sono tutte questioni poco palpabili e delle quali si tende, generalmente, a sottovalutare l'importanza. Normalmente l'imprenditore e/o il manager è concentrato quasi esclusivamente a fare bene il proprio mestiere e rischia, il più delle volte, di tralasciare questioni troppo poco percepibili e, in questo modo, si trova ad affrontare delle spese senza rendersene conto. Obiettivo N 5 Riflettere su quanto sia importante prendere coscienza di nuovi problemi che richiedono nuove soluzioni. Pag.12

13 9. Perché le aziende non analizzano le spese. Come già detto, alcune voci di spesa, soprattutto quelle relative ad una scarsa ottimizzazione delle risorse, vengono poco percepite e difficilmente l imprenditore e/o manager, può occuparsi di un problema che è poco sentito. Sostanzialmente si tende di più ad aumentare il fatturato piuttosto che a ridurre le spese. Può capitare che un'attività lavori in perdita. In questo caso diventa ancor più palese che la soluzione non può assolutamente essere quella di aumentare il fatturato, perché di conseguenza aumenterebbero anche le spese e quindi la perdita. Obiettivo N 6 Dedicare risorse per migliorare l'ottimizzazione dei tempi e dei costi aziendali al fine di aumentare l'utile dell'attività. Pag.13

14 10. Conclusioni. Come aumentare gli utili della propria attività Siamo arrivati alla conclusione del nostro ragionamento. Possiamo dire che, al fine di aumentare l'utile della nostra attività, bisogna necessariamente porsi i seguenti obiettivi: A. Migliorare l'efficienza di chi si occupa dei disbrighi burocratici. B. Liberare l'imprenditore e/o il manager da preoccupazioni che lo distolgono dai suoi compiti principali. C. Aumentare l'efficienza dei dipendenti al fine di ridurre l'importo a bilancio dovuto al costo del personale. D. Monitorare costantemente le variazioni delle tariffe (EE, Gas, Telefonia) al fine di scegliere quelle più vantaggiose. E. Riflettere su quanto sia importante adeguarsi ai nuovi problemi ricercando nuove soluzioni. F. Dedicare risorse per migliorare l'ottimizzazione dei tempi e dei costi aziendali al fine di aumentare l'utile dell'attività. Pag.14

15 Per raggiungere i suddetti obiettivi, non solo occorre dedicare tempo, non solo servono competenze specifiche (che spesso il titolare/manager non ha), ma bisogna anche essere costantemente aggiornati sull'evolversi delle problematiche e delle relative soluzioni. Simple Solutions ha pensato di mettere a disposizione un Consulente Unico in grado di analizzare se e come sia possibile migliorare l'ottimizzazione di tempi e costi della tua attività e, di conseguenza, aumentare sensibilmente gli utili. Se vuoi saperne di più vai su: Pag.15