Acquisizione ed Elaborazione dei Dati per un Efficace Controllo di Gestione. Fabio Roncarati

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1 24 Settembre 2009 GOVERNANCE, ORGANIZZAZIONE CONTROLLO DI GESTIONE E QUALITÀ Acquisizione ed Elaborazione dei Dati per un Efficace Controllo di Gestione Fabio Roncarati

2 24 Settembre 2009 GOVERNANCE, ORGANIZZAZIONE CONTROLLO DI GESTIONE E QUALITÀ PROFIS/STUDIO Esamineremo: Struttura e Modularità del Software I Dati necessari al Controllo di Gestione L importanza della Rilevazione in Tempo Reale

3 STRUTTURA E MODULARITA DEL SOFTWARE

4 STRUTTURA E MODULARITA DEL SOFTWARE Le Aree Applicative di PROFIS/Studio sono: Area Gestionale Area Amministrativa Ad ogni area appartengono diversi moduli attivabili anche singolarmente (in funzione delle necessità di conoscenza e dello stato di avanzamento dell utilizzo di strumenti informatici per l applicazione del controllo di gestione già in uso all interno dello Studio)

5 STRUTTURA E MODULARITA DEL SOFTWARE L Area Gestionale contiene i moduli applicativi per: la gestione dell'attività dello Studio, cui si riferiscono i seguenti moduli: - Gestione Agenda (Rilevazione degli Impegni e scadenze) - Gestione Processi (Attivazione e gestione delle Pratiche Clienti) - Gestione Documentale (Associazione dei documenti/files gestiti sulla pratica) - Pianificazione (Schedulazione delle attività e gestione del Planning) la rilevazione dei tempi e delle spese, cui si riferisce il seguente modulo: - Gestione Risorse (Rilevazione del rapportino giornaliero dell attività svolta) la valorizzazione delle prestazioni e spese, cui si riferiscono i seguenti moduli: - Prestazioni e Spese (valorizzazione per la fatturazione delle attività svolte) - Gestione Anticipazioni e Fondi (rilevazione univoca contabile e gestionale) - Gestione Tariffario Personalizzato (Tariffe differenziate per attività, operatore, cliente anche per scaglioni) la rilevazione dei Dati Quantitativi (Inseriti dai Gestionali Profis e Job)

6 STRUTTURA E MODULARITA DEL SOFTWARE L Area Amministrativa contiene i moduli applicativi : Parcellazione - per l'emissione dei documenti di vendita (Avvisi di Parcella, Fatture, Fatture di Acconto, Note Anticipazioni ecc.) e d'incasso (Ri.Ba, M.A.V., R.I.D., Estratti Conto). Contabilità - per la gestione della contabilità dello Studio: - sia per le elaborazioni con il regime contabile del Professionista nel rispetto del criterio di cassa e la determinazione di un utile fiscale - che per elaborazioni con il criterio di competenza e la determinazione di un utile gestionale

7 STRUTTURA E MODULARITA DEL SOFTWARE Per un esame più dettagliato dei moduli applicativi e loro funzioni si possono consultare: La relazione presentata al Convegno ACEF le informazioni pubblicate sul sito Sistemi all indirizzo

8 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE Il Controllo di Gestione applicato ad uno Studio Professionale si basa sulla rilevazione puntuale delle attività che l intera entità Studio svolge come quantità di: TEMPO consuntivo dedicato da ogni Unità Produttiva allo svolgimento della propria attività (sulle pratiche del Cliente, per lo Studio o per se stessi) DI DATI ELABORATI da ogni Unità Produttiva oggetto della pratica stessa in un determinato arco temporale.

9 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE RILEVAZIONE DELLA QUANTITA DI TEMPO Deve essere globale ossia effettuata da tutti gli Operatori dello Studio (compreso i Titolari!) e per tutte le attività svolte (anche se improduttive o non direttamente imputabili ad una Pratica/Cliente) Per ottenere una rilevazione globale l utilizzo di un software specifico facilita indubbiamente il raggiungimento dell obiettivo In PROFIS/Studio il modulo dedicato a questa attività è Gestione Risorse

10 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE RILEVAZIONE DELLA QUANTITA DI TEMPO Da GESTIONE RISORSE si rileva il rapportino giornaliero corrispondente all archivio che contiene l insieme delle attività svolte sul Cliente/Pratica da ogni persona dello Studio. Per facilitare la rilevazione dei tempi si possono attivare i seguenti automatismi: Il giornale operatore (Rilevazione automatica dei tempo di lavoro effettuato tramite i gestionali Sistemi e le applicazioni esterne richiamate dalla Gestione Documentale) Il collegamento con l Agenda (Trasformazione degli impegni in attività svolte e relativa creazione automatica in righe di attività del rapportino giornaliero) Il timer multiplo (per la rilevazione delle attività non gestite tramite i gestionali Sistemi come le sessioni telefoniche, lo studio della pratica, l aggiornamento normativo e qualsiasi altra attività esterna all ambiente Sistemi) L annotazione delle spese vive e delle anticipazioni (dalla gestione del rapportino giornaliero contemporaneamente alla rilevazione dell attività che ha comportato la spesa o l anticipazione) L annotazione di onorari (valorizzando immediatamente l attività rilevata nel rapportino giornaliero)

11 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE RILEVAZIONE DELLA QUANTITA DI DATI ELABORATI Quando l inserimento dei dati gestionali per l elaborazione delle singole pratiche avviene tramite: PROFIS (per gli Studi Commerciali) JOB (per gli Studi di Consulenza sul Lavoro) L estrapolazione delle informazioni sulla massa di dati elaborati per i clienti si può ottenere automaticamente con l apposito modulo applicativo DATI QUANTITATIVI

12 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE RILEVAZIONE DELLA QUANTITA DI DATI ELABORATI Facendo un esempio nell ambito di uno Studio di Consulenza del lavoro che usa JOB si andranno ad estrapolare: Dati mensili Totale cedolini Numero cedolini elaborati per cliente Numero cedolini di mensilità supplementare Numero cedolini con gestione fondo pensione complementare Numero voci del cedolino con codice libero valorizzato Numero eventi malattia Numero eventi maternità Numero di pratiche espletate per cliente Numero pratiche suddivise per tipologia Ecc. Denunce contributive mensili Numero totale EMENS Numero EMENS dipendenti Numero EMENS Cocopro/associati Numero autoliquidazioni INAIL Numero PAT in Autoliquidazione Numero voci di tariffa in Autoliquidazione Numero modelli 86/88 (indennità disoccupazione) Numero denunce infortuni Numero assunzioni Numero licenziamenti Ecc.

13 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE RILEVAZIONE DELLA QUANTITA DI DATI ELABORATI Interrogazione Risposta: Fatturato Totale Attività Numero registrazioni PN Numero Immobili.. BASE DATI QUANTITATIVI Interrogazione Risposta: Numero cedolini annui Numero totale EMENS..

14 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE Il modulo DATI QUANTITATIVI non fornisce informazioni esclusivamente al CONTROLLO di GESTIONE in quanto SE SI FATTURA LA QUANTITA DI DATI REALMENTE ELABORATA contribuisce al processo di Valorizzazione e Fatturazione delle attività al Cliente tramite il collegamento con: il modulo TARIFFARIO PROFESSIONALE (dell Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili e dell Ordine dei Consulenti del Lavoro) il modulo TARIFFARIO PERSONALIZZATO DI STUDIO (con possibilità di valutare e appllicare tariffe diversificate per attività/operatore/cliente in termini fissi, temporali e/o combinati per scaglioni quantitativi di dati elaborati)

15 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE La BASE DATI QUANTITATIVI non alimenta esclusivamente il CONTROLLO di GESTIONE SE SI FATTURA LA QUANTITA DI DATI ELABORATA con il TARIFFARIO PROFESSIONALE Si può ottenere la valorizzazione automatica e guidata a Tariffario Professionale delle prestazioni svolte dallo Studio raccolte all interno del modulo DATI QUANTITATIVI estrapolate quantitativamente dai gestionali Profis e JOB Il calcolo dei compensi attraverso i tariffari professionali può essere funzionale tanto all'emissione della parcella quanto ad una valutazione di congruità degli onorari calcolati secondo il tariffario di Studio o comunque preconcordati con il cliente. (Uno specifico prospetto consente infatti di confrontare in modo analitico gli onorari calcolati secondo Il Tariffario Professionale e il Tariffario di Studio e di impostare un controllo automatico affinché solo un compenso, dei due calcolati ai fini di confronto, possa venire fatturato)

16 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE La BASE DATI QUANTITATIVI non alimenta esclusivamente il CONTROLLO di GESTIONE SE SI FATTURA LA QUANTITA DI DATI ELABORATA con il TARIFFARIO PERSONALIZZATO DI STUDIO Alla quantità di dati raccolta dal modulo DATI QUANTITATIVI si potranno applicare le Tariffe dello Studio per ogni attività svolta (Tipi Operazione) personalizzate per: Operatore (con % di aumento o riduzione della tariffa oraria) Cliente (con % di aumento o riduzione della tariffa oraria) Tramite una valorizzazione: Oraria (integrato con le rilevazioni effettuate sui rapportini giornalieri tramite la Gestione Risorse) Fissa (Importo forfetario) A Scaglioni (in Euro o a percentuale a scaglione unico o percentuale) Volumetrica (integrata con la rilevazione della Base Dati Quantitativi Composita (delle precedenti)

17 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE La BASE DATI QUANTITATIVI non alimenta esclusivamente il CONTROLLO di GESTIONE Schema delle Personalizzazioni Tariffe di Studio Tipo Operazione (Attività) Tariffa Unitaria a Tempo Importo Fisso (forfait) Importo Fisso + Tariffa Unitaria Cliente Operatore Scaglioni Cliente Operatore Cliente Operatore Scaglioni Cliente Operatore

18 I DATI NECESSARI AL CONTROLLO DI GESTIONE SCHEMA RIEPILOGATIVO DELL INTEGRAZIONE TRA DATI QUANTITATIVI e TARIFFARI Tariffari Professionali Calcolo onorari effettivi (paghe, fiscale, consulenze una tantum) TARIFFARIO PERSONALIZATO di STUDIO Dati quantitativi Struttura tariffe Storicizzazione tariffe Revisione tariffari cliente Controllo di gestione: costo marginale allo Studio Valutazione di congruità degli onorari / Preventivi Tariffe composite Tariffe a volumi e a scaglioni Ambito fiscale (e non solo)

19 L IMPORTANZA DELLA RILEVAZIONE IN TEMPO REALE Tra le maggiori difficoltà riscontrate nell applicazione del Controllo di Gestione all interno di uno Studio Professionale tramite l utilizzo di software specifici vi sono: La scarsa attitudine da parte degli Operatori dello Studio alla condivisione strutturata dei dati inerenti lo svolgimento delle attività Il ritardo nel rilevare nelle apposite funzioni applicative gli eventi futuri o passati. sono situazioni vissute personalmente nella mia attività di consulente informatico..

20 L IMPORTANZA DELLA RILEVAZIONE IN TEMPO REALE Le difficoltà oggettivamente aumentano quando lo Studio si dedica ad una consulenza prevalentemente svolta all esterno della propria sede con i Titolari ed i Collaboratori Professionisti (quindi i soggetti a più alto valore aggiunto) costantemente impegnati nello svolgimento delle loro mansioni esterne quindi impossibilitati a condividere dati e rilevare eventi in tempo reale o comunque sufficiente a garantire efficienza.

21 L IMPORTANZA DELLA RILEVAZIONE IN TEMPO REALE Per sopperire a queste difficoltà vi sono diverse soluzioni tecnologiche e tra queste Sistemi S.p.A. fornisce per i suoi prodotti software il servizio Sistemi In Rete

22 L IMPORTANZA DELLA RILEVAZIONE IN TEMPO REALE Sistemi In Rete è l'offerta 'software come servizio' di SISTEMI S.p.A. Un'opportunità in più per chi necessita di un sistema di gestione centralizzato rispetto a sedi dislocate o vuole attivare un servizio che permetta di aumentare a tutti gli operatori la possibilità di accesso ai dati. Tutto il catalogo dei prodotti software è reso disponibile su infrastruttura tecnologica di proprietà SISTEMI Tutte le componenti del Sistema In Rete sono gestite da SISTEMI, per garantire anche in questa modalità di utilizzo, la qualità che i suoi Utenti hanno sempre riconosciuto alle sue soluzioni software.

23 L IMPORTANZA DELLA RILEVAZIONE IN TEMPO REALE L utilizzo di PROFIS/Studio in modalità S.I.R. consente: la condivisione dei dati la rilevazione degli eventi in TEMPO REALE da qualsiasi luogo. (Tramite l utilizzo di un elaboratore dotato di collegamento a Internet si accede all indirizzo della Server Farm di Sistemi S.p.A. onde effettuare l accesso protetto alla propria area di lavoro per l inserimento e la consultazione immediata di qualsiasi dato) all indirizzo si può esaminare l infrastruttura tecnologica della Server Farm Sistemi

24 L IMPORTANZA DELLA RILEVAZIONE IN TEMPO REALE Altra soluzione tecnologica rivolta all inserimento e gestione dei dati in mobilità che si integra con il prodotto PROFIS/Studio è l applicazione: prodotta da Sistemi Bologna Servizio Informatica s.r.l

25 L IMPORTANZA DELLA RILEVAZIONE IN TEMPO REALE è un applicazione internet composta da due moduli: RUBRICA ANAGRAFICA CLIENTI STUDIO e Contatti Correlati - che acquisisce i dati dalla Gestione della Scheda Cliente di PROFIS/Studio AGENDA IMPEGNI - che dialoga direttamente in modo bidirezionale con il modulo AGENDA di PROFIS/Studio permettendo la consultazione, inserimento e modifica degli impegni in mobilità anche tramite apparato telefonico dotato di collegamento a Internet (Palmari, Smartphone e Telefoni cellulari)

26 L IMPORTANZA DELLA RILEVAZIONE IN TEMPO REALE AGENDA utilizzata su apparati telefonici permette l inserimento esaustivo in mobilità degli impegni sia dei suoi elementi caratterizzanti (Data,Fascia Oraria,Oggetto, Area, Tipo Impegno) che dell avvenuta esecuzione dell impegno stesso.

27 L IMPORTANZA DELLA RILEVAZIONE IN TEMPO REALE L inserimento dei dati sull apparato mobile alimenta direttamente l agenda di PROFIS/Studio, tutti gli archivi ad essa correlati (Planning Risorse, Planning di Studio) e viceversa

28 Per maggiori dettagli consultare le video-presentazioni al seguente indirizzo oppure contattare la rete distributiva oppure inviare una richiesta al mio indirizzo

29 GRAZIE PER L ATTENZIONE

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