Gli Approfondimenti della Fondazione Studi

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1 ANNO 2015 Gli Approfondimenti della Fondazione Studi Approfondimento del SVILUPPO DEI SISTEMI INFORMATIVI E DELL' ICT NEGLI STUDI PROFESSIONALI PREMESSA Lo Studio di Consulenza del Lavoro sta conoscendo un evoluzione che lo vede sempre più connesso con le aziende clienti, da un lato e la pubblica amministrazione dall'altro. E definitivamente conclusa l'era dello studio stand-alone, per introdurre quella di un sistema complesso che comprende un variegato ventaglio di attori socioeconomici, fra loro interagenti: i Professionisti, le Imprese, la Pubblica amministrazione, il Sistema Camerale, il Sistema Creditizio, le OO. SS. con le relative emanazioni; all'interno di questo scenario va considerata l'evoluzione attuale e futura dello Studio e del suo sistema informativo. L EVOLUZIONE DEL CONSULENTE DEL LAVORO GRAZIE ALL ICT DIPARTIMENTO SCIENTIFICO della FONDAZIONE STUDI Viale del Caravaggio Roma (RM) Lungi dall'essere un mero intermediario, il Consulente del Lavoro ed il suo studio svolgono una funzione essenziale e strategica, facilitando e talvolta addirittura rendendo possibile il dialogo e l'interfaccia virtuosa e fisiologica fra Imprese e Stato.

2 PAGINA 2 APPROFONDIMENTO Soprattutto nei confronti di micro e piccole aziende, i Consulenti del Lavoro non si limitano all'offerta di consulenza e servizi, ma entrano in presa diretta nel sistema-impresa e nella condivisione dei passaggi più significativi della gestione imprenditoriale, costruendo stabili rapporti fiduciari con l'imprenditore. Non sono più dei semplici Fornitori, ma diventano parte integrante dell attività imprenditoriale. La fiducia di cui questi Professionisti godono presso gli Imprenditori può essere anche un utile strumento per stimolare le imprese a evolvere verso modelli gestionali più efficienti, nei quali la tecnologia può giocare un ruolo chiave. Negli ultimi anni le tecnologie informatiche e della comunicazione (ICT) hanno assunto un ruolo sempre più ampio sia all'interno, che nella gestione dei flussi di dati e di informazioni da e verso l'esterno. Una parte della competitività dello Studio e del Sistema Ordinistico nel suo complesso si gioca anche sulla capacità di interpretare appieno i profondi cambiamenti che stanno caratterizzando questa fase della vita economica del Paese e che vedono le tecnologie ICT al centro di una rapida e capillare diffusione che andrà a modificare nel profondo, non solo i metodi di lavoro, ma l'essenza stessa dell'attività di uffici e professionisti.

3 PAGINA 3 CIRCOLARE / PARERE Attualmente l'approccio degli studi professionali all'investimento tecnologico risulta limitato (circa euro/annui) e rivolto all'aggiornamento dell'esistente, più che all'introduzione di novità hardware e software (26%); risulta inoltre prevalentemente law driven, ciò determinato dagli obblighi normativi. Dato interessante comunque il 26% di risorse destinate all'innovazione, posto che le PMI destinano una percentuale inferiore (18%); ciò significa che gli Studi professionali possono esercitare nei loro confronti uno stimolo positivo, grazie alla sintonia ed alla fiducia sulla base delle quali si sviluppa la collaborazione. Al riguardo va parimenti rilevata l'esistenza di una buona disponibilità da parte delle imprese nell'investire in ICT, con la finalità di migliorare gli scambi informativi e le interazioni reciproche. Questa indicazione rappresenta un fattore da considerare attentamente ed a cui dare una rapida e concreta risposta, sia per migliorare la soddisfazione del cliente sia per rafforzare il posizionamento nel mercato dei servizi alle imprese. A completamento va ribadito, come nell'indagine realizzata dall'osservatorio ICT & Professionisti POLIMI 2015 emerga, che la maggior parte delle aziende clienti (81%) si dichiari soddisfatta dei servizi offerti dai professionisti, ma apprezzerebbe poter affiancare consulenze rivolte all'area strategica e

4 PAGINA 4 APPROFONDIMENTO gestionale, ai tradizionali servizi in ambito amministrativo; questa indicazione è sostanzialmente analoga a quanto rilevato nel 2014 nell'ambito dell'indagine promossa dal CNO dei Consulenti del Lavoro in materia dei fabbisogni delle imprese. Il sistema informativo di un moderno studio professionale costituisce una fedele rappresentazione del suo impianto organizzativo e dell'assetto delle relazioni che stabilmente intercorrono con gli interlocutori esterni. Il suo sviluppo e miglioramento offre inoltre un'opportunità per migliorare l'efficienza dei servizi interni e il grado di soddisfazione del sistema-cliente. L'innegabile calo di redditività che ha colpito molti Studi potrebbe essere limitato e gestito anche grazie ad un più esteso e puntuale ricorso all'ict, che favorisca la generazione di valore, l'aumento della produttività e lo sviluppo di nuove aree di business. GLI INVESTIMENTI IN INFORMATION TECNOLOGY Secondo recenti rilevazioni statistiche, gli investimenti in hardware per l'ufficio vedono in declino l'acquisto di fax e stampanti, in lieve contrazione le stampanti multifunzione, mentre si mantengono i numeri di acquisto degli scanner, presumibilmente in previsione dell'introduzione di procedure e sistemi dedicati alla dematerializzazione dei documenti ed alla digitalizzazione dei processi.

5 PAGINA 5 CIRCOLARE / PARERE Le ICT su cui gli Studi professionali stanno concentrando la propria attenzione ora e nel biennio a venire sono soprattutto la fatturazione elettronica verso la PA e la conservazione digitale secondo norma dei documenti; si tratta evidentemente di innovazioni legate a specifici obblighi di legge e connesse al core business tradizionale. Nell'ottica di incidere positivamente su quelle che attualmente rappresentano spesso aree di debolezza dello Studio professionale, va posta attenzione sull'esigenza di adottare anche tecnologie più tipiche della dimensione organizzativa e gestionale dello studio professionale, volte a favorire incrementi di produttività o generare nuove aree di attività, anche attraverso un miglioramento nei flussi di informazioni a livello intranet. Inoltre, per contribuire al miglioramento dell'efficienza ed allo sviluppo di effettive politiche di mercato e di prezzo, conviene disporre di un cruscotto di studio che registri e rendiconti i costi gestionali e contribuisca a valorizzare la redditività di servizi e clienti.

6 PAGINA 6 APPROFONDIMENTO COME MIGLIORARE L EFFICIENZA DELLO STUDIO Di seguito alcuni spunti che inquadrano le fondamentali aree di investimento in ICT per un moderno Studio professionale: sistemi e software per la programmazione e controllo avanzamento dei processi operativi, per il monitoraggio e la gestione delle scadenze, per l'effettuazione dei controlli di qualità; sistemi e software per il controllo di gestione e la valutazione della redditività di servizi e clienti. Le indagini evidenziano come attualmente solo una ridotta percentuale di Studi attui con regolarità la rilevazione ed il controllo dei tempi e dei carichi di lavoro o predisponga un budget annuale e se ne serva per orientare la gestione ed attribuire obiettivi individuali o di team; portali o spazi WEB per la trasmissione di informazioni (ad esempio la rilegazione delle presenze) e documenti (ad esempio la messa a disposizione degli elaborati quali cedolini paga ed altre documentazioni inerenti i rapporti di lavoro) o la condivisione di attività con clienti e studi collegati in rete territoriale. Al riguardo va evidenziato come gli Studi di Consulenza del lavoro che hanno adottato procedure automatiche di acquisizione delle presenze da parte delle aziende clienti segnalano una

7 PAGINA 7 CIRCOLARE / PARERE riduzione dei tempi legata a questa fase lavorativa oscillante fra il 30 ed il 50%. Sempre in vista di un rafforzamento dell'attenzione dedicata dagli Studi professionali alla comunicazione verso l'esterno ed alla relazione con i clienti ed il mercato, si sottolinea l'importanza di prendere in considerazione le opportunità offerte dai cosiddetti CRM (sistemi per la gestione della relazione con il cliente), che possono indubbiamente concorrere alla valorizzazione del servizio offerto e a rendere più semplice ed attraente per il cliente l'interlocuzione con lo Studio. Investire in ICT nello studio professionale significa decidere di affrontare un convinto cambiamento circa il modo di vedere ed interpretare l'assetto dello studio professionale e l'impianto delle competenze professionali del professionista e dei collaboratori, in una logica organizzativa sempre più a dimensione sistemica con il mondo delle imprese e della PA. Significa dunque avere piena coscienza del fatto che all'evoluzione costante della figura del Consulente del Lavoro deve fare riscontro un parallelo e progressivo sviluppo delle strutture e degli strumenti che possano consentire al Consulente del Lavoro di operare nel rispetto della normativa e nella valorizzazione della Professione e della Categoria.

8 PAGINA 8 APPROFONDIMENTO Per il sistema delle imprese italiano è ormai radicata consuetudine fare ricorso quotidiano ai servizi ed alla consulenza offerta dai Professionisti, per integrare stabilmente le competenze necessarie al funzionamento dei processi ed allo sviluppo aziendale, non diversamente acquisibili da parte di micro e piccole realtà. In questo modo i Professionisti diventano parte integrante dell impresa, e lo sviluppo delle ICT nell'ambito dello studio potrà ulteriormente contribuire a rinsaldare, migliorandolo, questo stretto rapporto, anche attraverso una contaminazione positiva delle imprese nei confronti dell'attenzione ad investire nelle nuove tecnologie 1. 1 Fonti dati ed informazioni: Indagine sui Fabbisogni delle Piccole e Medie imprese CNO Consulenti del lavoro 2014; Indagine Osservatorio ICT & Professionisti POLIMI 2015, rivolta ad avvocati, commercialisti e consulenti del lavoro.

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