Soluzioni Software e Servizi Web per la Fattura Elettronica PA

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1 15 Luglio 2014 Soluzioni Software e Servizi Web per la Fattura Elettronica PA Gentile Cliente, l art. 1, commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007 n. 244 (legge finanziaria 2008) ha introdotto l obbligo della emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione esclusivamente in forma elettronica delle emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali. Dal 6 giugno 2014 la norma è già attiva per Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza. Dal 31 marzo 2015 la disposizione si estenderà ai restanti enti nazionali. Per aiutarti ad ottemperare a questi nuovi obblighi abbiamo predisposto: 1. Un modulo software Fattura Elettronica PA integrato con i gestionali aziendali di fatturazione (da utilizzare in abbinamento alla fatturazione MULKA) che consente l emissione e l inoltro della fattura elettronica 2. Un modulo software Parcella Elettronica PA integrato con la procedura GECOM di parcellazione di studio per emettere e inoltrare le parcelle in formato elettronico XML 3. Un nuovo servizio web Service Web Fatture PA appositamente studiato per aiutarti a cogliere l importante occasione di business che questo provvedimento crea per i Professionisti. Lo Studio può infatti offrire ai propri clienti il servizio di creazione, trasmissione, archiviazione e conservazione delle, che sarà gestito direttamente da TeamSystem Service. Il nuovo servizio può essere fruito in doppia modalità: pay-per-use a consumo, canone mensile a scaglioni (indicato per chi produce molti documenti/anno). In qualsiasi momento è possibile passare dalla modalità Pay per Use al Canone a scaglioni. Grazie a Service Web Fatture PA è possibile: a) Offrire ai clienti il servizio di gestione integrale delle verso la PA (emissione, inoltro e conservazione) gestito da TeamSystem Service b) Effettuare la sola conservazione, per le o parcelle elettroniche emesse dallo Studio con uno dei moduli software di cui ai punti 1 e 2, mediante delega a TeamSystem Service c) Offrire (mediante delega a TeamSystem service) il servizio di invio e/o conservazione delle ai propri clienti che emettono i documenti in formato XML con un proprio software Per ordinare i moduli software e/o la documentazione per l attivazione del servizio web è sufficiente barrare le relative caselle del coupon allegato e inviarlo via fax compilato e firmato. Siamo a disposizione per qualsiasi chiarimento. Cordiali saluti.

2 Allegati: Coupon d ordine richiesta informazioni Esempio di calcolo del costo a canone del Service Web Fattura Elettronica Scheda di approfondimento del Service Web Fattura Elettronica

3 COUPON D ORDINE / RICHIESTA INFORMAZIONI Da compilare e spedire a Team Ufficio - Fax Spett. Team Ufficio con la presente desidero: Informazioni sul modulo software Parcella Elettronica PA Informazioni sul modulo software Fattura Elettronica PA Aderire ai seguenti servizi del Service web PA : Elaborazione, invio e gestione esiti Archiviazione sostitutiva conto terzi Archiviazione sostitutiva parcelle dello Studio alle seguenti condizioni: COSTI DI ATTIVAZIONE (COMUNI AD ENTRAMBE LE MODALITA ) Costo di attivazione del servizio: 150,00 Euro + IVA una tantum Costo di apertura posizione: 25,00 Euro + IVA per ogni azienda gestita MODALITA PAY-PER-USE Produzione e invio del documento XML: 1,00 Euro + IVA a documento (prezzo comprensivo del servizio di firma elettronica) Servizio di conservazione: 0,50 Euro + IVA annuali a documento Lotto minimo di acquisto pari a 25 documenti per azienda Fatturazione a consuntivazione mensile MODALITA A SCAGLIONI Scaglione Canone mensile Elaborazione, invio e gestione esiti Canone mensile Conservazione sostitutiva /anno da 501 a 1000 /anno da 1001 a 5000 /anno da 5001 a /anno da a /anno oltre /anno chiedere quotazione chiedere quotazione La fatturazione iniziale sarà effettuata in base allo scaglione che ho indicato nella prima colonna della tabella sopra riportata. Autorizzo fin d ora l emissione della fattura di conguaglio se a fine anno il numero di documenti realmente processati ricadrà in un diverso scaglione. Data Timbro e Firma Cliente continua nella pagina successiva è obbligatorio compilarne i campi pag. 1/2

4 COUPON D ORDINE / RICHIESTA INFORMAZIONI Da compilare e spedire a Team Ufficio - Fax segue da pagina precedente (tutti i campi di seguito specificati vanno obbligatoriamente compilati) Ragione Sociale Partita IVA Indirizzo CAP-Città-Prov. PEC Telefono-Fax Persona di riferimento impresa individuale società studio professionale ente/associazione altro Data Timbro e Firma Cliente Compilazione obbligatoria a cura del Fornitore (Software Partner TeamSystem) Ragione Sociale TEAM UFFICIO SRL Partita IVA Indirizzo VIA LAMA 267/C CAP-Città_Prov TARANTO (LAMA) TA PEC Persona di riferimento Valentini Cosimo pag. 2/2

5 ALLEGATO 2 Esempio di calcolo del canone per il Service WEB Fatture PA LOGICHE ED ESEMPIO DI CALCOLO DEL COSTO DEL SERVIZIO WEB A CANONE Note operative: Alla prima sottoscrizione del contratto il cliente stima le annue emesse e si applica lo scaglione di listino corrispondente. A fine anno vengono conteggiate le realmente emesse dal cliente e, in caso di superamento del numero di previste dallo scaglione applicato, verrà emessa una fattura a conguaglio della differenza di importo fra scaglione applicato e scaglione corretto. Negli anni successivi al primo viene preso come riferimento lo scaglione di listino dell'anno precedente. Il numero di riportato nello scaglione di listino si riferisce al numero di emesse nell anno solare (es. se un cliente sottoscrive il contratto a Giugno ed emetterà fino a fine anno 400 va applicato lo scaglione ). ANNUO Esempio numerico: VOCE ANNO 1 ANNO 2 ANNO 3 ANNO 4 ANNO 5 ELABORAZIONE, INVIO E GESTIONE ESITI Fatt. annue inviate a PA Scaglione listino da 501 a 1000 Canone mensile Canone annuo ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Fatture archiviate Scaglione listino da 501 a 1000 da 1001 a 5000 da 1001 a 5000 Canone mensile Canone annuo TOTALE TOTALE Canone annuo

6 ALLEGATO 3 Scheda di approfondimento Service WEB Fatture PA SERVICE WEB FATTURE PA OBIETTIVO Gestire in modo semplice e guidato l intero flusso operativo connesso alla fatturazione elettronica obbligatoria nei rapporti con la PA. Il servizio permette di creare i documenti in formato XML, trasmetterli al Sistema di Interscambio, archiviarli e conservarli. Il servizio permette anche di utilizzare la sola conservazione sostitutiva qualora i documenti siano prodotti ed inoltrati attraverso il modulo applicativo dei software gestionali aziendali e/o di studio. QUADRO NORMATIVO In base a quanto disposto dall art.1 (cc ) della L. 244/2007, gli operatori economici fornitori delle PA devono emettere le in formato elettronico. Dovranno cioè inserire tutte le informazioni relative alla fattura in un apposito file XML nel quale deve essere inserito anche il codice identificativo univoco dell ufficio destinatario; codice disponibile sull indice delle pubbliche amministrazioni. Il documento XML, firmato digitalmente, viene quindi trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) gestito da SOGEI. L SdI funge da tramite tra i fornitori e gli uffici della PA, regolando trasmissione e validazione delle informazioni e dandone comunicazione a trasmittente e ricevente attraverso particolari messaggi previsti da uno specifico protocollo di comunicazione. Dal 6 giugno 2014 dovranno essere inoltrati in modo elettronico i documenti diretti a Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali. Dal 31 Marzo 2015 anche quelli diretti verso i restanti enti nazionali. FUNZIONI PRINCIPALI DEL SERVIZIO Il Service WEB Fatture PA permette di: Produrre ed inviare la fattura elettronica tramite interfaccia web in assenza di modulo integrato col gestionale. Per le prodotte inoltre, su richiesta del cliente, sarà possibile avvalersi del servizio di Conservazione Sostitutiva; Inviare le elettroniche XML (non firmate) prodotte da un qualsiasi gestionale. Anche in questo caso, su richiesta del cliente, sarà possibile avvalersi del servizio di Conservazione Sostitutiva; Usufruire del servizio di Conservazione Sostitutiva a norma; Scaricare le inviate per archiviarle con altre soluzioni. Lo Studio dovrà quindi solo: Inserire le Fatture Elettroniche in formato XML standard a norma da interfaccia WEB; Inviare le Fatture o Parcelle elettroniche prodotte dal cliente o in Studio con gli appositi moduli software. Il service TeamSystem si occuperà di: Apporre la firma digitale sulle ; Inviare le al SDI; Gestire le notifiche restituite dal SDI; Effettuare la Conservazione Sostitutiva a norma delle emesse.

7 ALLEGATO 3 Scheda di approfondimento Service WEB Fatture PA UTILIZZO DELL INTERFACCIA WEB Attraverso la login e la password rilasciata si accede alla home page dal cui cruscotto si avrà immediata evidenza di: Numero di caricate (sia manuali che precompilate dal gestionale); Dettaglio numerico per stato delle varie caricate (gestione dei ritorni dall SDI); L utente autenticato dispone poi delle seguenti funzionalità del servizio: Visualizzazione immediata dei link alle in modifica ma non ancora completate; Visualizzazione immediata dei link alle che hanno originato errori; Possibilità di ricercare le utilizzando filtri di ricerca preimpostati per monitorarne lo stato e/o visualizzare le notifiche restituite dalla PA; Apertura in modifica le da completare o scartate a causa di errori (solo per gli utenti abilitati all uso del modulo di compilazione online); Scarico in locale le inviate; Scarico in locale le notifiche ricevute; Eseguire il logout. Se autorizzato potrà inoltre accedere alla voce di menu Gestione Fatture dal quale: Gestire manualmente il caricamento o la correzione delle ; Inviare i file XML precompilati da gestionale; Effettuare il download di e/o messaggi; Ricercare le caricate; Visualizzare i dati statistici di dettaglio. Una volta generate o inviate al servizio le in XML (non firmate), sarà il gestore del servizio in qualità di emittente e trasmittente che le firmerà digitalmente e le invierà all SDI, gestendo tutte le verifiche, le notifiche e i ritorni dall SDI. Se il cliente fornisce il documento già in formato elettronico le potranno essere trasmesse al Service Web singolarmente o all interno di un file ZIP, tramite un upload manuale da interfaccia web. Un apposita funzionalità provvederà a processare i file ricevuti e ad aggiornare l esito dell invio, indicandone il successo o le situazioni di errore, per le quali si prevede che l utente debba ripetere l upload. L interfaccia utente consentirà in qualunque momento di visualizzare gli invii eseguiti ed i rispettivi esiti. MODALITA DI ADESIONE AL SERVIZIO Per aderire al servizio Service Web Fatture PA è sufficiente compilare il relativo coupon in tutte le sue parti e ritornarlo via mail o fax ai recapiti indicati. La segreteria del Service avvierà la procedura di accreditamento del cliente che ha aderito ed invierà contestualmente una comunicazione dell avvenuta registrazione sul portale web al cliente. Ad essa verrà allegata la documentazione contrattuale di delega a TeamSystem Service per i servizi di cui si vuole avvalere il cliente, che la dovrà restituire firmata alla segreteria del Service sempre tramite PEC. Successivamente l operatore del Service Web Fattura PA provvederà, entro 8 ore lavorative,

8 ALLEGATO 3 Scheda di approfondimento Service WEB Fatture PA ad assegnare ed inviare al cliente la login e password di accesso al portale web tramite PEC. Da quel momento si potrà accedere alle funzionalità sottoscritte tramite contratto. Ogni volta che lo Studio attiverà una nuova Azienda cliente riceverà via PEC la documentazione Contrattuale di Delega che dovrà essere firmata dal cliente ed inviata via PEC alla segreteria del Service.

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