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1 COMUNE DI BARDONECCHIA PROVINCIA DI TORINO DETERMINAZIONE SERVIZIO AFFARI GENERALI N. 69 DEL 06 NOVEMBRE 2014 OGGETTO: SOSTITUZIONE PROGRAMMA PROTOCOLLO INFORMATICO DELL ENTE AFFIDAMENTO FORNITURA ALLA TECHNICAL DESIGN S.R.L. DI CUNEO - IMPEGNO DI SPESA - CIG ZCE1152E1F L anno duemilaquattordici addì sei del mese di novembre nel proprio ufficio, IL RESPONSABILE DELL AREA AMMINISTRATIVA SERVIZIO AFFARI GENERALI Richiamate: -la deliberazione del Consiglio Comunale n.41 del con oggetto : Approvazione del Bilancio Pluriennale 2014/2016, del Bilancio di Previsione per l Esercizio Finanziario 2014 con la contestuale approvazione della Relazione Previsionale e Programmatica, del Programma Triennale 2014/2016, dell Elenco Annuale dei Lavori Pubblici 2014 e relativi allegati ; -la deliberazione della Giunta Comunale n.101 del con oggetto: Approvazione del Piano Esecutivo Finanziario riferito all esercizio 2014 Affidamento dotazioni necessarie ai Responsabili dei Servizi ; Dato atto che: gli uffici del Comune di Bardonecchia utilizzano per la gestione in rete locale del servizio di protocollo dei documenti in arrivo ed in partenza, il software applicativo S.I.C.I, acquistato dalla Ditta Studio K s.r.l. con sede legale in Via M.K.Gandhi, 22 a Reggio Emilia; in riferimento all offerta presentata dalla Ditta Studio K s.r.l, e pervenuta in data 20 dicembre 2011, prot. n , che prevedeva il costo annuo di Euro 1.525,00 oltre IVA per l assistenza e manutenzione per gli anni 2012, 2013 e 2014 del software applicativo S.I.C.I., soluzione tutto incluso, con determinazione n.9 del dell allora Responsabile del Servizio Segreteria, Personale, Demografici, si era aderito alla proposta in questione avente scadenza il ; il programma in questione presenta oggi alcuni limiti gestionali, in particolare per quanto riguarda la gestione della Posta Elettronica Certificata (PEC), che in più occasioni sono stati evidenziati al fornitore senza ottenere soddisfacenti riscontri e garanzie di prossime soluzioni; la ottimale gestione della PEC è ormai da ritenersi un requisito per una efficiente attività amministrativa e che a tal fine occorre dotarsi di strumenti idonei; nella più generale ottica della ottimizzazione e razionalizzazione del sistema di gestione informatica dei procedimenti tecnico-amministrativi di questo Ente, alcuni Responsabili dei Servizi comunali (tra i quali il sottoscritto) hanno predisposto una relazione (prot. dell Ente n del ) nella quale sono state evidenziate le criticità dell attuale organizzazione e proposte possibili prospettive di miglioramento per una maggiore integrazione informatica fra i differenti

2 procedimenti di competenza comunale, nonché con altre amministrazioni esterne coinvolte in tali procedimenti; le software house che attualmente forniscono i principali programmi in uso nell Ente sono SIPAL di Savigliano (del gruppo Maggioli Spa) e Technical Design di Cuneo, oltre alla citata Studio K (protocollo e pubblicazioni) e Maggioli (programma Serfin per la contabilità); la relazione di cui sopra proponeva: - Sostituzione del software per la gestione del protocollo, optando verso il prodotto Technical Design o SIPAL conseguendo una interoperabilità con le attuali piattaforme (Gismaster c/o gli uffici Tecnici e commercio, SIPAL presso l ufficio Tributi, Stato Civile, Anagrafe, Affari Generali): si rileva inoltre come l utilizzo per esempio del prodotto Technical porterebbe ad una completa e maggiore interoperabilità anche con lo SUAP di Bussoleno, con evidenti positive ripercussioni per quanto attiene alla gestione dei flussi documentali fra i 2 enti; - Sostituzione del software per la gestione delle pubblicazioni all A.P. online con il prodotto SIPAL, conseguendo anche in questo caso l interfacciamento con le piattaforme dianzi citate e consentendo la pubblicazione in tempo reale degli atti da parte dei singoli uffici; - Implementazione del programma SIPAL delibere - determine, al fine di giungere alla pubblicazione degli atti sulla piattaforma Amministrazione Trasparente, evitando il riediting di dati ed informazioni; - Sostituzione del programma di contabilità con il software SIPAL, al fine di giungere finalmente ad una completa ed efficace integrazione con le altre piattaforme SIPAL e l agevole gestione delle informazioni da pubblicare su Amministrazione Trasparente. Individuati altresì come seguono i punti di favore dell ipotesi proposta: - superamento delle attuali criticità in tempi ragionevoli con applicativi di utilizzo immediato, con impostazioni ed interfacce già note ed ampiamente collaudate in quanto già in uso c/o molti servizi e molte Amministrazioni comunali - salvaguardia dei lavori e dei risultati ottenuti per quanto attiene l integrazione con il database alfanumerico e cartografico tecnico ed il database alfanumerico amministrativo (Tributi, Anagrafe, Toponomastica ); - salvaguardia dell interoperabilità fra gli sportelli comunali e lo SUAP ; - dimezzamento (da quattro a due) dei fornitori di software dell Ente, realizzando un polo amministrativo- contabile a gestione SIPAL ed un polo tecnico a gestione Technical Design, a loro volta interagenti e integrati; - applicazione di soluzioni già ampiamente e favorevolmente collaudate c/o altre amministrazioni, sia per quanto riguarda l efficacia dei pacchetti, sia per quanto attiene all efficienza ed economicità dell assistenza post-acquisto (vedasi per es. Comune di Susa, che utilizza gli applicativi SIPAL per la gestione amministrativa-contabile, ed altri comuni che utilizzano la combinazione SIPAL - Technical Design per la gestione amministrativa-tecnica [es. Piossasco, Barge, San Mauro]). - conseguimento in tempi molto brevi, inferiori all anno, dell adeguamento di tutti gli uffici ed a costi ragionevoli. la Giunta Comunale ha discusso la relazione di cui trattasi nella seduta del e, pur non entrando nel merito della validità tecnica dei programmi, ha preso atto della soluzione proposta dalla maggioranza dei Responsabili dei Servizi, appoggiandola in quanto ritenuta dagli stessi la più idonea per l efficienza dei Servizi; sono state acquisite offerte dalle Società Sipal (prot. dell Ente n del con cui è stata confermata una precedente offerta emessa in data ) e Technical Design (prot. dell Ente n del , con cui è stata confermata l offerta già emessa in data ); l offerta Sipal si compone di una parte relativa alle licenze d uso per l Area Affari Generali (protocollo, archiviazione, notifiche, pubblicazioni, albo pretorio, amministrazione trasparente,

3 contratti pubblici on line, flussi documentali) e per l Area Contabilità (contabilità finanziaria e bilanci, fatturazione e contabilità IVA, contabilità economica ed analitica, ordini, economato ed agenti contabili, mutui, patrimonio), al prezzo complessivo scontato di 5.000,00 oltre IVA, e di una parte relativa ai servizi offerti (installazione, avviamento e formazione per Protocollo e Contabilità, recupero dei dati esistenti per i due programmi, canoni annuali, al prezzo complessivo di 7.000,00 oltre IVA; l offerta Technical Design propone la fornitura ed installazione della licenza multiutente del software GisMaster Protocollo Informatico comprensiva di migrazione dati esistenti, predisposizione modulistica personalizzata, configurazione delle principali tabelle e delle autorizzazioni di accesso, al prezzo complessivo di 2.450,00 oltre IVA, a cui vanno aggiunte n.2 giornate di formazione al prezzo complessivo di 900,00 IVA esente, l integrazione gratuita con le procedure software relative al Commercio e Pratiche Edilizie, nonché, gratuite per 12 mesi, l assistenza tecnica telefonica e telematica illimitata e la manutenzione del software GisMaster Protocollo Informatico (successivamente quotate /anno 900,00 oltre IVA; il Responsabile del Servizio Finanziario dell Ente, nell ambito della riunione dei Responsabili dei Servizi comunali con il Segretario Comunale tenutasi in data , si è negativamente espresso circa l opportunità di sostituzione del programma della contabilità, ritenendo di continuare ad avvalersi del software della Ditta Maggioli, in considerazione degli imminenti radicali cambiamenti nella gestione contabile degli Enti che rendono sconsigliabile, ad avviso del medesimo Responsabile, la pressoché contestuale sostituzione del software; nella medesima riunione, prendendo atto di quanto sopra, si è deciso, a maggioranza e con l accordo del Segretario Comunale, di avviare comunque il progetto di ottimizzazione e razionalizzazione del sistema di gestione informatica dei procedimenti tecnico-amministrativi di questo Ente, procedendo in primis alla sostituzione del programma di protocollo informatico; il prezzo specificamente riferito al programma di protocollo informatico offerto da Sipal, come estrapolabile dal preventivo a corpo presentato, risulta assimilabile a quello di Technical Design, ma quest ultimo risulta più conveniente per quanto riguarda il canone annuale di assistenza e tecnicamente preferibile almeno per alcuni aspetti, risultando ad esempio la gestione della PEC nativa con il software e pienamente integrata nelle procedure di protocollazione, mentre in Sipal è stata successivamente implementata nel software con conseguente minore automatizzazione delle procedure; Richiamato il Regolamento comunale per l esecuzione di forniture e servizi in economia approvato con deliberazione di C.C. n.13 del , come modificato dalla Deliberazione di C.C. n. 48 del , in conformità a quanto previsto dal D.Lgs. n. 163/2006; -Dato atto, ai sensi dell art.192 del T.U.E.L. n. 267 del , che: o il fine che si intende perseguire è la fornitura, in sostituzione di quello esistente, del software per il protocollo informatico dell Ente, comprensivo di installazione, migrazione dati esistenti, predisposizione modulistica personalizzata, configurazione delle principali tabelle e delle autorizzazioni di accesso, nonché formazione del personale; o la modalità di scelta dei contraenti è quella della trattativa diretta, nell ambito delle procedure in economia, essendo la spesa conforme alle previsioni degli artt. 7, 8 e 13 del Regolamento comunale per l esecuzione di forniture e servizi in economia; Visto il combinato disposto degli artt. 107 e 109, comma 2, del D.Lgs. n.267 del 18 agosto 2000, in materia di attribuzioni dei responsabili degli uffici e servizi e rilevato che a questi ultimi spetta l adozione dei provvedimenti di gestione tecnica, amministrativa e finanziaria per le attività di loro competenza; Visto l'art. 9 del DL 78/09 che pone in capo al Responsabile del Servizio di accertare la compatibilità monetaria del presente impegno di spesa con gli stanziamenti di bilancio, con il programma dei pagamenti e con le regole della finanza pubblica;

4 Dato atto che tale accertamento è stato effettuato con il visto preventivo richiesto e rilasciato dal Responsabile del servizio di contabilità in modalità informatica sulla proposta della presente determinazione; Visto l art. 183 del T.U.E.L. n. 267 del 18/08/2000; Visto il Decreto Sindacale n. 4 del 10/02/2014 con il quale sono state assegnate le competenze in capo al Responsabile dell Area Amministrativa Servizio Affari generali; Tutto ciò considerato DETERMINA Per le motivazioni riportate nella premessa narrativa che costituisce parte integrante e sostanziale del presente dispositivo: 1) di affidare alla Ditta Technical Design S.r.l. di Cuneo la fornitura ed installazione della licenza multiutente del software GisMaster Protocollo Informatico comprensiva di migrazione dati esistenti, predisposizione modulistica personalizzata, configurazione delle principali tabelle e delle autorizzazioni di accesso, oltre a n.2 giornate di formazione a favore del personale dell Ente, all integrazione gratuita con le procedure software relative al Commercio e Pratiche Edilizie, nonché, gratuite per 12 mesi, l assistenza tecnica telefonica e telematica illimitata e la manutenzione del software GisMaster Protocollo Informatico (successivamente quotate /anno 900,00 oltre IVA) CIG ZCE1152E1F. 2) Di approvare, come approva, la bozza della scrittura privata disciplinante i rapporti tra il Comune di Bardonecchia e la Ditta Technical Design S.r.l. di Cuneo per la fornitura di cui trattasi, allegata alla presente determinazione per farne parte integrante e sostanziale. 3) Di dare atto che la presente fornitura verrà altresì formalizzata mediante le procedure del Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) all interno del quale i prodotti che si intendono acquisire sono contraddistinti dai seguenti codici: GM9098 GisMaster Protocollo Informatico Com < ab. GM9099 Formazione GisMaster Com < ab. 4) Di impegnare, a favore della Ditta Technical Design S.r.l. di Cuneo per la fornitura di cui sopra testé affidata, la spesa di 2.989,00 all intervento (ex conto cap.9370/01) del bilancio per l esercizio ) Di dare atto che all impegno della ulteriore spesa di 900,00 relativa a n.2 giornate di formazione sul software GisMaster Protocollo Informatico provvederà con separato provvedimento il Servizio Personale di questo Ente. 6) Di dare atto che all impegno della spesa di 1.098,00 relativa al canone annuale di assistenza tecnica telefonica e telematica illimitata e manutenzione del software GisMaster Protocollo Informatico si provvederà con separato provvedimento entro la scadenza del servizio gratuitamente fornito per i primi 12 mesi. 7) Di evidenziare al Servizio Finanziario l urgente formalizzazione della fornitura in questione al fine di garantire all Ente l economia di spesa di 1860,50, a valere sull esercizio finanziario 2015, derivante dal venir meno della necessità di pagamento del servizio di assistenza e manutenzione del software applicativo S.I.C.I.. 8) Di evidenziare altresì al Servizio Finanziario che la formalizzazione della fornitura in questione consentirà a questo Ente anche per l esercizio finanziario 2016 e seguenti un risparmio di spesa annuo di 762,50 per le spese di assistenza e manutenzione del software applicativo per il protocollo informatico dell Ente. Il Responsabile del Servizio Dott. Fabrizio BEVACQUA

5 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO Vista la determina che precede contraddistinta con il numero 69 del 06 novembre 2014 ATTESTA che il predetto atto ha la relativa copertura finanziaria ai sensi del 4 comma dell art. 151 e del 5 comma dell art. 153 del T.U.E.L. 18 agosto 2000, n Bardonecchia, lì 06/11/2014 Il Responsabile del Servizio Finanziario Rag. Franca PAVARINO CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Copia della presente determinazione viene pubblicata sul sito web del Comune di Bardonecchia nel link Albo Pretorio per 15 giorni consecutivi con decorrenza dal Registro Pubblicazioni n. Il Responsabile dell Albo

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