PROFILO FORMATIVO Profilo professionale e percorso formativo

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1 Agenzia del Lavoro Provincia Autonoma di Trento PROFILO FORMATIVO Profilo professionale e percorso formativo DENOMINAZIONE FIGURA PROFESSIONALE - IMPIEGATO PER LA GESTIONE E AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE - DESCRIZIONE PROFILO PROFESSIONALE L impiegato per la gestione ed amministrazione del personale svolge tutte le funzioni connesse alla gestione dei diversi tipi di rapporti di lavoro (subordinato e parasubordinato), applicando la normativa contrattuale, fiscale, previdenziale ed assicurativa vigente, curandone gli adempimenti saltuari e periodici. Più in particolare gestisce le attività connesse alla costituzione, gestione e cessazione del rapporto di lavoro, formalizzando gli accordi tra le parti ed adempiendo a quanto disposto dalla normativa contrattuale e legislativa vigente nei confronti degli enti preposti e di tutti i soggetti che interagiscono nel rapporto di lavoro. Effettua inoltre l elaborazione dei dati per la predisposizione del cedolino paga e di tutti gli adempimenti connessi. CONTESTO Questa figura professionale può trovare collocazione in imprese di qualsiasi dimensione/attività o studi professionali. Il ruolo dell addetto alla gestione ed amministrazione del personale può assumere una diversa configurazione in relazione alla dimensione aziendale o dello studio e alle scelte di divisione del lavoro interne all organizzazione. E certamente la dimensione aziendale o dello studio professionale che determina una diversa specializzazione del ruolo, la quale può articolarsi nelle seguenti attività: 1. Gestione degli adempimenti di amministrazione del personale ovvero l evasione di tutte le pratiche burocratiche relative alla costituzione, svolgimento e cessazione del rapporto di lavoro; 2. Elaborazione dei dati, ovvero la gestione delle operazioni effettuate nell ambito degli adempimenti contrattuali e legislativi, quali l elaborazione del prospetto paga e del calendario delle presenze, dei conseguenti modelli mensili, plurimensili, infrannuali ed annuali ed il relativo invio telematico; COMPLESSITÀ Il grado di complessità del ruolo è direttamente connesso al livello di autonomia nello svolgimento delle attività ricomprese all interno dei processi organizzativi tipici delle due attività sopra indicate. Profili apprendistato 2011 Agenzia del Lavoro di Trento Impiegato per la gestione e amministrazione del personale 1

2 Per quanto concerne la gestione degli adempimenti nel settore amministrativo del personale l addetto deve essere in grado di effettuare in autonomia le pratiche burocratiche ordinarie, mentre tale autonomia diventa limitata nelle valutazioni di alcune scelte aziendali, per le quali è necessaria una maggiore competenza e quindi delega ai responsabili di settore od ai professionisti. L autonomia dell addetto alla elaborazione dei dati è circoscritta alla compilazione delle anagrafiche ditta ed azienda, alla redazione dei cedolini paga ed alla stesura, alle singole scadenze, dei modelli ordinari connessi. Anche in questo caso la gestione delle tabelle retributive, contributive, dei vari parametri previsti dalla procedura software, considerata la necessità di una più ampia competenza, saranno delegati ai responsabili del settore, ai professionisti o direttamente alle società di software. ATTITUDINI E richiesta una elevata capacità di gestione del tempo, attenzione e concentrazione sostenuta da una propensione al lavoro per obiettivi e al controllo ei risultati. Questa attitudine dovrà essere sostenuta da un ottimo orientamento alla soluzione dei problemi espressi nella capacità metodologica di impostazione delle strategie di fronteggiamento ben ancorate ad una buona capacità di autocontrollo. E richiesta, inoltre, una elevata attenzione alla riservatezza e un orientamento deciso alla salvaguardia dei dati che transitano durante il lavoro e che si trovano negli archivi informativi dell azienda. E altresì importante una propensione alla gestione empatica delle relazioni sia rivolte ai colleghi e capi che nei confronti dei clienti ed interlocutori che hanno rapporti con l amministrazione aziendale rispetto ai quali, inoltre, viene richiesta una solida etica di lavoro nei comportamenti e nella gestione delle relazioni scritte e verbali REFERENZIAZIONI (Istat 2001) NUP Tecnico esperto di amministrazione del personale (Ateco 2007): Servizi forniti da revisori contabili, periti, consulenti ed altri soggetti che svolgono attività in materia di amministrazione, contabilità e tributi LIVELLO EQF: III Profili apprendistato 2011 Agenzia del Lavoro di Trento Impiegato per la gestione e amministrazione del personale 2

3 AREE DI ATTIVITÀ ( A.D.A.) E ATTIVITÀ SVOLTE Elenco aree di attività 1. Costituzione del rapporto di lavoro 2. Svolgimento del rapporto di lavoro 3. Cessazione del rapporto di lavoro 4. Attività di amministrazione del personale 5. Elaborazioni mensili, infrannuali/plurimensili, annuali 6. Attività di programmazione e controllo trasversali alle attività 1. Costituzione del rapporto di lavoro Iscrivere l azienda agli enti ed istituti di riferimento istituzionale per la gestione dei contratti e rapporti di lavoro Istruire pratiche di assunzione, contratti di lavoro individuali e relativa documentazione allegata obbligatoria, valutare l inquadramento del personale assunto e la possibilità di effettuare assunzioni agevolate Valutare gli adempimenti previsti per l inserimento al lavoro di particolari soggetti (minori, disabili, etc.) inviare telematicamente la comunicazione di assunzione al Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali Iscrivere i lavoratori subordinati e parasubordinati a Casse, Enti, Fondi di Previdenza, etc. predisporre la documentazione necessaria per l instaurazione di un rapporto di lavoro parasubordinato; Preparare la documentazione necessaria per l instaurazione di un rapporto di lavoro parasubordinato; Implementare i piani formativi individuali relativi al contratto di apprendistato 2. Svolgimento del rapporto di lavoro Redigere i contratti integrativi semplici Governare la procedura relativa ai modelli C.I.G, assegni familiari, maternità e congedi parentali, malattia, moduli per richiesta disoccupazione, denuncia di infortunio ed ogni altra modulistica prevista nel rapporto tra datore di lavoro/dipendente ed enti/istituti Amministrare procedure con il personale dipendente in relazione a presenze, trasferte e rimborsi, autorizzazioni, permessi, ferie Compilare la comunicazione di variazione del rapporto di lavoro Inviare la comunicazione di variazione del rapporto di lavoro al Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali e ad eventuali altri enti ed istituti 3. Cessazione del rapporto di lavoro Redigere la documentazione di formalizzazione della cessazione del rapporto di lavoro Compilare le comunicazioni di cessazione del rapporto di lavoro in relazione alle diverse cause di fine rapporto Inviare la comunicazione di fine rapporto al Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali e ad eventuali altri enti ed istituti Profili apprendistato 2011 Agenzia del Lavoro di Trento Impiegato per la gestione e amministrazione del personale 3

4 4. Attività di amministrazione del personale Elaborare il prospetto paga ed il calendario delle presenze ed i relativi conteggi retributivi, previdenziali e fiscali; Tenere i contatti con il cliente o il servizio/settore aziendale per chiarimenti e delucidazioni sulle presenze/assenze del personale Calcolare le sanzioni e gli interessi legali per il ravvedimento operoso 5. Elaborazioni mensili, infrannuali/plurimensili,annuali Compilare Il libro unico del lavoro, Preparare I modelli F24, UNIEMENS e altri modelli specifici relativi ad altri enti di previdenza ed assistenza, i prospetti di previdenza integrativa, casse sanitarie, enti bilaterali, cassa edile, sindacati Preparare la nota contabile Caricare dati nei file per l invio telematico; Calcolare i costi preventivi e consuntivi del personale Preparare i modelli di Autoliquidazione INAIL; i Modelli CUD; i Modelli 770 dichiarazione dei sostituti d imposta Preparare i tabulati di fine anno (TFR, ratei, studi di settore, IRAP, etc.) 6. Attività di programmazione e controllo trasversali alle attività Controllare le scadenze operative e le singole attività di amministrazione e gestione del personale Controllare i documenti dell area presidiare le fonti informative tipiche dell attività in generale con particolare riferimento ai CCNL, manuali, fonti normativi anche in forma elettronica Archiviare i documenti e gli elaborati elettronici Controllare la imputazione dei dati Segnalare errori nelle imp utazioni dei dati Effettuare operazioni di corrispondenza, Controllare le attività inerenti la corrispondenza Relazionarsi con interlocutori esterni Controllare la compilazione dei documenti e registri coinvolgenti soggetti terzi Profili apprendistato 2011 Agenzia del Lavoro di Trento Impiegato per la gestione e amministrazione del personale 4

5 STANDARD DELLE COMPETENZE TECNICO-PROFESSIONALI CARATTERIZZANTI IL PROFILO PROFESSIONALE A.D.A. E ATTIVITÀ 1. Costituzione del rapporto di lavoro Iscrivere l azienda agli enti ed istituti di riferimento istituzionale per la gestione dei contratti e rapporti di lavoro Istruire pratiche di assunzione, contratti di lavoro individuali e relativa documentazione allegata obbligatoria, valutare l inquadramento del personale assunto e la possibilità di effettuare assunzioni agevolate Valutare gli adempimenti previsti per l inserimento al lavoro di particolari soggetti (minori, disabili, etc.) inviare telematicamente la comunicazione di assunzione al Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali Iscrivere i lavoratori subordinati e parasubordinati a Casse, Enti, Fondi di Previdenza, etc. predisporre la documentazione necessaria per l instaurazione di un rapporto di lavoro parasubordinato; Preparare la documentazione necessaria per l instaurazione di un rapporto di lavoro parasubordinato; Implementare i piani formativi individuali relativi al contratto di apprendistato Gestire gli adempimenti previsti dalla normativa di legge e dai contratti di lavoro per la costituzione di un rapporto di lavoro dipendente o parasubordinato, e la relativa documentazione Attuare le procedure di assunzione utilizzando il programma ministeriale Applicare quando previsto dalla normativa di legge e dal CCNL del settore di riferimento in merito a mansione, livello, periodo di prova, durata del rapporto, elementi individuali della retribuzione Attuare gli invii telematici agli enti e al ministero Caratteristiche delle diverse tipologie di assunzione CCNL di riferimento Procedura di assunzione e il programma ministeriale ruolo e compito degli enti ed istituti Caratteristiche e criteri distintivi tra rapporto di lavoro autonomo e subordinato Normativa specifica di regolazione dei rapporti di lavoro e dei contratti specifici Format standard per costruire una scheda aziendale del personale Predisporre con l apprendista il piano formativo previsto dal contratto di apprendistato supportando l imprenditore Identificare il percorso formativo coerente con il profilo professionale dell apprendista Supportare i datori di lavoro nella stesura del piano formativo previsto dal contratto di apprendistato Contenuti del contratto di apprendistato e caratteristiche del piano di formazione Elementi di formazione in alternanza Profili apprendistato 2011 Agenzia del Lavoro di Trento Impiegato per la gestione e amministrazione del personale 5

6 A.D.A. E ATTIVITÀ 2. Svolgimento del rapporto di lavoro Redigere i contratti integrativi semplici Governare la procedura relativa ai modelli C.I.G, assegni familiari, maternità e congedi parentali, malattia, moduli per richiesta disoccupazione, denuncia di infortunio ed ogni altra modulistica prevista nel rapporto tra datore di lavoro/dipendente ed enti/istituti Amministrare procedure con il personale dipendente in relazione a presenze, trasferte e rimborsi, autorizzazioni, permessi, ferie Compilare la comunicazione di variazione del rapporto di lavoro Inviare la comunicazione di variazione del rapporto di lavoro al Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali e ad eventuali altri enti ed istituti Predisporre in autonomia la documentazione inerente le principali variazioni che intervengono nel rapporto di lavoro dopo la sua costituzione, sia dal punto di vista normativo- contrattuale, che retributivo. Identificare le problematiche relative alla pratica specifica Caratteristiche degli istituti contrattuali e le connessioni legislative e Applicare le procedure di variazione dei rapporti di lavoro contrattuali utilizzando il programma ministeriale Principali elementi di giurisprudenza in alcuni ambiti della gestione Verificare la correttezza nella compilazione delle domande e la del rapporto di lavoro completezza della documentazione allegata Tipologie e caratteristiche delle variazioni contrattuali possibili CCNL di riferimento Software programma ministeriale Gestire in autonomia pratiche relative alle prestazioni degli istituti previdenziali ed assistenziale ed agli enti in genere Individuare le prestazioni previdenziali ed assistenziali periodiche Predisporre la esecuzione della pratica Verificare la esecuzione della pratica La modulistica specifica Ruolo e compito degli enti ed istituti previdenziali e assicurativi Curare rapporti e la corrispondenza in genere con gli istituti ed enti preposti in autonomia sulle pratiche di routine Effettuare gli invii telematici Condurre rapporti interpersonali diretti su quesiti e domande Principali presupposti e implicazioni connesse alla comunicazione Profili apprendistato 2011 Agenzia del Lavoro di Trento Impiegato per la gestione e amministrazione del personale 6

7 A.D.A. E ATTIVITÀ 3. Cessazione del rapporto di lavoro Redigere la documentazione di formalizzazione della cessazione del rapporto di lavoro Compilare le comunicazioni di cessazione del rapporto di lavoro in relazione alle diverse cause di fine rapporto Inviare la comunicazione di fine rapporto al Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali e ad eventuali altri enti ed istituti Gestire le pratiche e la documentazione necessaria nel caso di risoluzione dei rapporti di lavoro, sulla base di direttive impartite da personale di livello superiore Individuare le problema tiche relative alle cause che generano la cessazione del rapporto di lavoro Trasmettere tutte le comunicazioni relative agli enti ed istituti preposti Applicare le procedure di cessazione utilizzando il programma ministeriale Applicare le normative previste dalla legge e dal disposto contrattuale Verificare la documentazione predisposta Diverse ipotesi di cessazione del rapporto di lavoro secondo le normative vigenti e secondo il CCNL Elementi di giurisprudenza sulle principali cause di cessazione dei rapporti di lavoro Adempimenti correlati e conseguenti alla cessazione del rapporto Caratteristiche fondamentali della comunicazione interpersonale ed elettronica A.D.A. E ATTIVITÀ 4 Attività di amministrazione del personale Elaborare il prospetto paga ed il calendario delle presenze ed i relativi conteggi retributivi, previdenziali e fiscali; Tenere i contatti con il cliente o il servizio/settore aziendale per chiarimenti e delucidazioni sulle presenze/assenze del personale Calcolare le sanzioni e gli interessi legali nel procedimento di ravvedimento operoso Eseguire in autonomia la raccolta degli elementi che permettono di predisporre la busta paga attraverso una costante relazione di verifica e controllo con i soggetti interlocutori degli input paghe Raccogliere i dati di input provenienti dai servizi-settori aziendali o dalle aziende clienti Effettuare i conteggi utilizzando il programma di gestione Governare le relazioni e la corrispondenza con clienti, enti, istituti, fondi, casse, etc. La struttura della busta paga Il programma di gestione delle elaborazioni standard La regolazione giuridico contrattuale degli elementi e degli istituti di busta paga Caratteristiche fondamentali della comunicazione interpersonale ed elettronica Profili apprendistato 2011 Agenzia del Lavoro di Trento Impiegato per la gestione e amministrazione del personale 7

8 A.D.A. E ATTIVITÀ 5. Elaborazioni mensili, infrannuali/plurimensili,annuali Compilare Il libro unico del lavoro, Preparare I modelli F24, UNIEMENS e altri modelli specifici relativi ad altri enti di previdenza ed assistenza, i prospetti di previdenza integrativa, casse sanitarie, enti bilaterali, cassa edile, sindacati Preparare la nota contabile Caricare dati nei file per l invio telematico; Calcolare i costi preventivi e consuntivi del personale Preparare i modelli di Autoliquidazione INAIL; i Modelli CUD; i Modelli 770 dichiarazione dei sostituti d imposta Preparare i tabulati di fine anno (TFR, ratei, studi di settore, IRAP, etc.) Elaborare IL LIBRO e tutti i relativi e conseguenti adempimenti mensili od infrannuali in autonomia. Interpretare correttamente le informazioni ricevute dall esterno Individuare le modifiche dei dati necessarie per una corretta elaborazione Utilizzare il programma applicativo di gestione delle paghe Aggiornare sistematicamente i dati relativi al personale e alla retribuzione Le varie procedure del programma applicativo Procedure per la rilevazione dei dati esterni o interni ai settori o servizi Elaborare la modulistica relativa al personale dipendente ed ai lavoratori parasubordinati previsti dalla normativa di legge e che riepiloga i dati annuali (Autoliquidazione INAIL, modelli CUD, Dichiarazione dei sostituti d imposta, tabulati per studi di settore, etc.) in autonomia. Effettuare, per ogni singolo adempimento, la consegna o l invio ad ogni soggetto a cui l adempimento è rivolto Effettuare i controlli su format e dati Profili apprendistato 2011 Agenzia del Lavoro di Trento Impiegato per la gestione e amministrazione del personale 8

9 A.D.A. E ATTIVITÀ 6. Attività di programmazione e controllo trasversali alle attività Controllare le scadenze operative e le singole attività di amministrazione e gestione del personale Controllare i documenti dell area presidiare le fonti informative tipiche dell attività in generale con particolare riferimento ai CCNL, manuali, fonti norma tivi anche in forma elettronica Archiviare i documenti e gli elaborati elettronici Controllare la imputazione dei dati Segnalare errori nelle imputazioni dei dati Effettuare operazioni di corrispondenza, Controllare le attività inerenti la corrispondenza Relazionarsi con interlocutori esterni Controllare la compilazione dei documenti e registri coinvolgenti soggetti terzi Eseguire in autonomia tutte le operazioni collaterali o complementari alle principali attività nella amministrazione e gestione del personale, anche relative alle elaborazioni dei dati Consultare una banca dati o qualsiasi altro strumento per la ricerca della normativa di legge o contrattuale; Utilizzare procedure di archiviazione dei documenti e degli elaborati elettronici Programmare le scadenze con il supporto di un Gantt operativo Utilizzare linguaggi specifici e modalita di relazione tipiche del settore Utilizzare Word, excel, posta elettronica ed altri applicativi Gestire in autonomia gli interventi sui principali e piu frequenti errori di gestione propri e altrui Rilevare gli errori attraverso controlli periodici Risolvere gli errori Varie procedure dei programmi applicativi ed in particolare del software di gestione del personale le procedure di archiviazione Le scadenze periodiche della gestione del personale Caratteristiche fondamentali della comunicazione interpersonale ed elettronica Profili apprendistato 2011 Agenzia del Lavoro di Trento Impiegato per la gestione e amministrazione del personale 9