Dalla complessità normativa alla semplificazione dei processi con XBRL: casi di successo. Lorenzo Alegnani Technology and Solutions Leader

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1 Dalla complessità normativa alla semplificazione dei processi con XBRL: casi di successo Lorenzo Alegnani Technology and Solutions Leader

2 Normative Internazionali : obiettivi IAS/IFRS/US GAAP Consolidation Basel II II / SOX Sustainability European Monetary Union Audit File INTERNATIONAL FINANCIAL REPORTING STANDARDS (IFRS) Adottato da 91 paesi Obbligatorio per tutte le società quotate della UE dal 2005 BASEL II Maggiore efficienza e trasparenza nel riskmanagement per le banche Una misurazione del rating migliore per meno riserve da parte della banca centrale Maggiore informazione e rating dei clienti SARBANES-OXLEY CFO,CEO detengono la responsabilità personale per la corretta pubblicazione dei risultati finanziari Miglioramento delle procedure di recordsmanagement Maggior bisogno di trasparenza 2

3 Normative Internazionali: aspettative comuni IAS/IFRS/US GAAP IAS/IFRS/US GAAP Consolidation Basel II / SOX Basel II / SOX Sustainability European Monetary Union Audit File Audit File 3 Maggiore Maggiore Informazione Informazione Maggior Maggior frequenza frequenza Maggior Maggior trasparenza trasparenza Maggior Maggior dettaglio dettaglio

4 La rapidità imposta dalle normative Regole di Contabilità esterne (US-GAAP, IFRS/Basel II) Requisiti Legali (Sarbanes-Oxley-Act) Tempo di implementazione Consolidamento Banche, Regulators, Borse Tempo di reporting 4

5 I passi dell informazione finanziaria Azionisti Correzioni Consolidamento Audit Financial Statement Enti Govenrativi Banche Management Reports Clienti Registri Contabili Business Partners 5

6 Quando parliamo di reporting compliant? Aderire ai requisiti legislativi quali: Tutela della privacy e dei dati Trasparenza normativa e.g. Sarbanes-Oxley Basel II IFRS - International Financial Reporting Standard Records management Conservare le informazioni generate in elettronico in un formato autenticato e certificato Controllare l intero ciclo di vita delle informazioni e dei documenti creazione, change management, distribuzione, autorizzazione e cancellazione Contabilità Corporate Governance basata sull evidenza elettronica 6

7 Reporting compliant I Passi per un Digital Reporting secondo gli standards Documenti non strutturati (carta, pdf, word) Bassa frequenza Dettagli limitati Poca usabilità Scarsa visibilità Processi Manuali Informazione strutturata (XBRL) Alta frequenza Dettaglio elevato Completezza d informazione Alta visibilità Certificazione Automatica 7

8 Il ciclo di vita dell informazione finanziaria Booking Financials Estrazione Consolidation Reporting & Pubblicazione Registrazione dei Dati Business Transaction Compliancy reporting -Chi l ha creato? -Quando è successo? -Chi l ha deciso e autorizzato? -Dov è il dato originale ed il suo contesto? -Chi altri è informato e/o coinvolto? -Ci sono delle regole di corp. governance? Data Archiving & Destruction Analisi ed Auditing dei Dati Data Storage & Enrichment Distribuzione Data Capture & Validation 8

9 Le problematiche principali nel ciclo dell informazione finanziaria Il personale agisce da sistema d integrazione per colmare i gap fra i diversi sistemi Riceve i dati in formati diversi: Word, Excel, PDF, Interpreta/capisce l informazione ed il suo contesto Confronta i dati con gli standard interni Fornisce manualmente i dati alle applicazioni Il risultato è una gestione inefficiente delle informazioni Carichi di Lavoro minor tempo per l analisi ed il controllo Rischi di errori problemi di qualità Costi elevati e nascosti in punti diversi del ciclo di vita dell informazione 9

10 $ $ $ La Reportistica cartacea in formato Electronico è inefficente alla fonte... Internal Suppliers Mail Receiving Purchasing FTP External Manufacturing Pull Tag Information Systems Distribution Customers Accounting Origine Raccolta Organizzazione PDF PDF FTP Server HTML HTML Delivery Service HT XBRL HT XBRL Website Excel Excel Receiver's Website Controllo Source: PricewaterhouseCoopers Pubblicazione Distribuzione 10

11 tanto quanto alla ricezione e pubblicazione dell informazione FTP Server PDF PDF Delivery Service HTML HTML Website HT XBRL HT XBRL Deliverer's Website Excel Excel Ricevente Dis-aggregazione Audit PDF PDF FTP Server Other Content HTML HTML Delivery Service HT XBRL HT XBRL Website Excel Excel Receiver's Website Analisi Ridistribuzione Source: PricewaterhouseCoopers 11

12 Come XBRL risolve queste complessità Controller Suppliers External Customers Internal Purchasing Receiving Manufacturing Information Systems Distribution Accounting $ $ $ XBRL-encoded Business Information Other Content XBRL Processing Automatitco Origine Destinatari Source: PricewaterhouseCoopers 12

13 Ridurre i costi con XBRL: iniziativa condotta con KPMG FOCUS AREA PER I BENEFICI PORTATI DALLA REPORTISTICA BASATA SU XBRL Credit Acquisition - credit application - risk classification - collateral valuation - condition design - credit decision - provision of credit Credit Monitoring - control of credit using - credit administration - periodical credit risk analysis (incl. collateral revaluation) - intensive borrower care Work Out - restructuring management - liquidation management - risk provisioning Portfolio Management - portfolio analysis - portfolio selection - portfolio optimisation Credit Risk Controlling - Supervision - Controlling - Limitation- Reporting 13

14 Ridurre i costi con XBRL Analisi del rapporto costi/benefici Analisi degli statements finanziari Assunzioni: tempo d inserimento di un financial statement all interno del sistema di analisi: 1 ora incl. la supervisione di una seconda persona 75 hourly rate di media Esempio: per l analisi di credito: 40 borrowers (su una media di 2 compagnie) 80 financial statements all anno da analizzare 10 borrowers con statements a periodicità trimestrale 30 statements trimestrali e 10 financial statements da analizzare 5 borrowers con carico intensivo, analisi mensile 60 statements da analizzare tempo d inserimento dati: almeno 180 ore per analisi di credito 14

15 Ridurre i costi con XBRL Riduzione dei costo dovuta ad una riduzione dei tempi necessaria al controllo (nel ns caso 180 ore all anno pari a 4.5 settimane per persona ovvero a l anno) Riduzione dei tempi grazie alla raccolta elettronica dei dati inclusi i processi d archiviazione Eliminazione degli errori dovuti al data entry manuale Nessuna perdita d informazioni grazie all analisi mensile dei financial statements da parte del sistema Maggiore efficienza del sistema di early-warning sui valori medi dei financial statemenrs mensili 15

16 Ridurre i costi con XBRL Cost Calculation Credit Moni torin g - control of credit using - credit administ ration - periodic al credit risk analysis (incl. coll ateral revaluati on) - intensive borrower care Work Ou t - restr uctur ing man age men t - liqui dati on man age men t - risk prov ision ing Portfoli o M an ag e m en t - portf oli o anal ysis - portf oli o sele ction - portf oli o opti mis ati o n monthly financial statements (in hours) annual financial statements (in hours) time saving per year (in hours) cost reduction per year in number of borrowers borrowers with intensive care (5% of A) new borrowers (5% of A) number of companies (=statements) per borrower 2 hourly rate ( ) 75 data input time for one statement (hour) 1 total

17 Software AG and XBRL Online: Ernst & Young Corporate Rating Portal Ernst & Young: Rating Software XBRL Know-how Servizi di Accounting e Rating Software AG: Implementazione Competenza XML Internet Portal Tecnologia XBRL 17

18 XBRL Rating: il processo online 1. User-Registration 2. User-ID & Password EY-Corporate Rating Online 3. Secured Login 4. Download Excel-Tool & enter Financial data Portal-User 5. Upload of XBRL-report (exported from Excel) 6. Corporate Rating-Report 18

19 Consultazione di report e rating basati su XBRL 19

20 XBRL Online: La Borsa di Francoforte Inizio 2003 primi interessi su XBRL Autunno 2003 follow-up Analisi basata su XBRL v2.1 Commitment su una reale supply chain delle informazioni finanziarie Ricerca di partner per l implementazione Scouting su aziente interessate a pubblicare i propri report con XBRL Primavera 2004 primo pilot Commitment di partner e risorse, know-how e software disponibili Estate 2004 live Implementazione basata su soluzioni Software AG 20

21 XBRL : La risposta alle aspettative Aspettative Esterne (mercati, investitori, analisti) Gestione professionale delle Finanze Rilevazioni più frequenti e On time Possibilità di comparazione e maggior trasparenza Internationalization of financial reporting standards (IFRS) Aspettative Interne (management) Rapida disponibilità degli attuali dati finanziari ad elevata qualità Miglioramenti visibili dell informazione (analisi e comparazione) Riduzione dei costi legati ad un efficenza maggiore e all automatizzazione dei processi d acquisizione e controllo 21

22 Software AG e XBRL La prima azienda a pubblicare le informazioni finanziare secondo le specifiche XBRL 2.1 utilizzando le tassonomie standard IFRS xbrl.softwareag.es Implementazione unica di un rating portal basato su XBRL standard in collaborazione con Ernst&Young Fornitore tecnologico per la piattaforma XBRL della Borsa tedesca di Francoforte xbrl.deutsche-boerse.com Il primo SW Vendor a portare sul mercato una soluzione per l implementazione di progetti XBRL Digital Reporting Platform 22

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