COOPERANTE IL TOOLKIT PER COORDINARSI E LAVORARE INSIEME

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1 La Valigia Del COOPERANTE IL TOOLKIT PER COORDINARSI E LAVORARE INSIEME - Photo Credits: joyfull

2 "Cooperante", lo dice la parola stessa, la caratteristica fondamentale di chi svolge questa professione è proprio quella di saper lavorare insieme ad altri. Gran parte delle relazioni professionali avvengono in loco, con il proprio staff locale, i partner dei progetti e gli altri stakeholder. Ma il lavoro di collaborazione non si esaurisce sul posto. Per gestire al meglio i progetti, scriverne di nuovi e definire nuove strategie è necessario uno scambio e un dialogo continuo con il proprio Desk Officer e con le altre figure professionali che lavorano in seno all'organizzazione. Inoltre, per chi opera in questo settore, è fondamentale riuscire a inscrivere il proprio lavoro all'interno di un programma d'intervento più ampio, confrontandosi ad esempio con chi è impegnato in altri Paesi.

3 Gran parte del lavoro avviene quindi a distanza e di solito è gestito principalmente tramite e Skype. Il web però offre una marea di servizi, spesso gratuiti, in grado di semplificare e velocizzare questo aspetto del lavoro del cooperante. Gli strumenti che trovi in questo toolkit sono stati selezionati proprio per rendere più veloce ed efficace la collaborazione e il lavoro di squadra, sia all'interno dello stesso ufficio, che a grande distanza.

4 Indice COMUNICARE ATTRAVERSO CHAT PRIVATE Slackffice Svyft Hip Chat VIDEOCHIAMATE E CONFERENZE ONLINE Google Hangouts Room Big Marker Awesometalk Appear Assistant

5 Indice PROGETTAZIONE E SCRITTURA COLLABORATIVA Google Drive Zoho Docs Realtime Board Only Office MAPPE MENTALI E DIAGRAMMI Mindomo The Brain Cacoo TRASFERIRE FILE We Transfer File Factory Attached In

6 Indice INVIARE FILE DA UN DISPOSITIVO A UN ALTRO File Drop Sync ARCHIVIARE FILE NEL CLOUD Dropbox Box Media Fire LAVORARE IN REMOTO Team Viewer Go To My PC Chrome Remote Desktop

7 Comunicare attraverso chat private

8 Per comunicare a distanza spesso si utilizzano le , un ottimo strumento soprattutto per messaggi formali o diretti all'esterno della tua organizzazione. Quando però devi confrontarti e dialogare con la tua Ong e con il tuo team di lavoro, il dialogo spesso non si esaurisce in poche battute e così le diventano una serie chilometrica di risposte, difficili da consultare. Creare una chat privata offre la possibilità di avere un canale di dialogo immediato e sempre aperto con i tuoi colleghi, ovunque essi siano. Oltre alla chat di Skype, esistono numerose alternative che offrono molti vantaggi, soprattutto per quanto riguarda la gestione dell'archivio dei file condivisi e la creazione di canali dedicati. Eccoti alcuni esempi.

9 Slack https://slack.com/ Servizio online e app gratis

10 Svyft https://www.svyft.com/ Gratis online

11 HipChat https://www.hipchat.com/ Gratis online

12 Asana https://asana.com/ Gratis fino a 3 canali

13 Videochiamate e conferenze online

14 Vi sono molti software che permettono di fare videochiamate, di organizzare piccoli meeting o di dare vita a delle vere e proprie conferenze online, senza spendere neanche un euro. Il più conosciuto e diffuso probabilmente è Skype. Qui di seguito trovi alcune valide alternative, tutte semplici da usare. Molti software infatti, non richiedono di scaricare o installare nulla e permettono di entrare in contatto e iniziare a parlare con chi vuoi, semplicemente condividendo un link.

15 Google Hangouts https://plus.google.com/hangouts Gratis fino a 10 partecipanti

16 Room https://room.co/ Gratis fino a 4 partecipanti

17 Big Marker https://www.bigmarker.com/ Gratis fino a 100 partecipanti

18 Awesometalk https://www.awesometalk.com/ Gratis condividendo un link

19 Appear https://appear.in/ Gratis fino a 8 persone condividendo un link La Valigia del Cooperante ONG

20 Assistant Programmare meeting online gratis La Valigia del Cooperante ONG

21 Progettazione e scrittura collaborativa

22 Scrivere progetti a più mani permette di valorizzare l'esperienza e le competenze di ognuno. Se non si condivide lo stesso ufficio e non si lavora sullo stesso computer, i software di progettazione e scrittura collaborativa sono lo strumento ideale per progettare insieme, coinvolgere colleghi con professionalità differenti, creare sessioni di brainstorming, raccogliere pareri, commenti e consigli su quanto è già stato fatto, lavorando simultaneamente anche dai due lati opposti del pianeta. Di seguito trovi alcuni esempi di programmi che permetteranno a te e al tuo team di coordinarsi e lavorare contemporaneamente, condividendo gli stessi documenti.

23 Google Drive https://tools.google.com/dlpage/drive Gratis fino a 15 GB

24 Zoho Docs https://www.zoho.com/docs/ Gratis fino a 5 GB

25 Realtime Board https://realtimeboard.com/ Gratis fino a 3 progetti

26 Only Office Gratis fino a 4 partecipanti

27 Mappe mentali e diagrammi

28 Organizzare le informazioni graficamente, attraverso mappe concettuali, può essere molto utile per visualizzare un problema o un progetto, suddividerlo e cercare di affrontarlo punto per punto. L'evoluzione della mappa mentale è il brainstorming di gruppo, che puoi utilizzare sia durante le riunioni con il tuo staff, sia con i colleghi collegati online. Qui trovi alcuni programmi che ti permetteranno di: creare mappe mentali, organizzare le informazioni, suddividere i contenuti, riassumere i passi fondamentali di un documento o di una nuova procedura, strutturare progetti, creare diagrammi di flusso e molto altro ancora.

29 Mindomo Gratis fino a 3 mappe

30 The Brain Versione base gratuita

31 Cacoo https://cacoo.com/lang/en/ Versione base gratuita

32 Trasferire File

33 Quando devi inviare alla sede delle tua organizzazione i documenti giustificativi legati alla contabilità o condividere materiale multimediale sui progetti (foto e video), una semplice non basta. Spesso il tuo allegato supera i limiti di upload della tua casella di posta elettronica, o quelli di ricezione della casella del tuo destinatario. Per trasferire file di grandi dimensioni è fondamentale affidarsi a un servizio online. Eccoti alcuni esempi di come puoi trasferire gratuitamente file fino a 2 GB, semplicemente condividendo un link.

34 We Transfer https://www.wetransfer.com/ Invia gratis file fino a 2GB attraverso un link via

35 File Factory Invia gratis file fino a 2GB attraverso un link via

36 Attached In https://www.attachedin.com/ Invia gratis file fino a 2GB attraverso un link via

37 Inviare file da un dispositivo a un altro

38 Poter trasferire file direttamente da un dispositivo a un altro, senza dover ricorrere all'uso di chiavette USB o di altri supporti esterni, rende tutto più semplice e veloce. I programmi che trovi qui di seguito servono proprio a questo. Il primo, FileDrop, è molto utile per trasferire file all'interno dello stesso ufficio, funziona infatti tra dispositivi collegati alla stessa rete locale. Sync invece, permette di trasferire file senza limiti di dimensioni, da un dispositivo a un altro, utilizzando la rete Internet, ma senza salvare nulla nel Cloud.

39 File Drop Trasferisci gratuitamente file di qualsiasi dimensione tra dispositivi collegati alla stessa rete locale (LAN)

40 Sync Trasferisci gratuitamente file di qualsiasi dimensione da un dispositivo a un altro

41 Archiviare file nel Cloud

42 Il principale vantaggio di salvare i propri documenti nel Cloud è che i dati archiviati saranno accessibili da qualsiasi parte del mondo e da qualsiasi pc, basta essere connessi a Internet. Puoi creare e condividere le tue cartelle con altri utenti, ovunque essi siano, oppure mantenere privato ciò che salvi. Esistono tantissimi servizi online che offrono la possibilità di conservare nel Cloud quantitativi più o meno grandi di file. Eccoti alcuni esempi.

43 Dropbox https://www.dropbox.com/home Gratis fino a 2 GB

44 Box https://www.box.com/it_it/home/ Gratis fino a 10 GB

45 Media Fire Gratis fino a 10 GB

46 Lavorare in remoto

47 Hai un problema con il tuo PC che non sai risolvere da solo? In questo caso puoi decidere di concedere ad altri il controllo del tuo computer, dando loro la possibilità di accedere al tuo schermo e di assumere tutti i tuoi comandi, anche se sono fisicamente dall'altra parte del mondo. Di seguito trovi una serie di software che ti permettono di accedere ad altri pc da remoto. Questa funziona può esserti molto utile per utilizzare dispositivi che non sono vicino a te, oppure per ricevere assistenza dallo staff tecnico della tua organizzazione in caso di difficoltà.

48 Team Viewer Gratis

49 Go To My PC 30 giorni di prova gratis

50 Chrome Remote Desktop https://chrome.google.com/webstore/detail/chromeremote-desktop/gbchcmhmhahfdphkhkmpfmihenigjmpp Gratis

51 Questo Toolkit è stato ideato e curato da Viviana Viviana è laureata in Comunicazione Interculturale e Culture Moderne Comparate all'università di Torino. Dopo aver sognato l'africa attraverso libri e romanzi, nel 2010 decide di andarci davvero, partendo prima per il Burundi e poi per il Sudafrica. Tornata in Italia svolge uno stage nella redazione di VpS-ONG 2.0, scoprendo nuovi modi e strumenti per raccontare la cooperazione. Dal 2012 collabora con l'ong CISV, svolgendo alcune attività di cooperazione allo sviluppo in Benin e in Burundi. Convinta che cooperazione e comunicazione debbano andare a braccetto, in Benin cura la realizzazione del primo sito web dell'ong Action Plus. Entusiasta nello sperimentare le numerose possibilità offerte da Internet, oggi si occupa soprattutto di social media e web publishing, ma ha sempre una valigia pronta per migrare verso sud.

52 Realizzato nell ambito del progetto Ong 2.0 AID 10111, grazie al sostegno del Ministero Affari Esteri, dalla ONG CISV in ATS con le ONG ACCRI, ADP, CELIM, COPE, EsseGiElle, LVIA, OVCI. I contenuti di questa comunicazione rientrano sotto la sola responsabilità dei promotori e non rispecchiano necessariamente il punto di vista del Ministero Affari Esteri. website vps-ong2.0 ong 2.0 vps

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