Comune di Cividale del Friuli (Ud-Fvg)

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1 Paola Treppo Proposta attività di supporto all Ufficio Relazioni Esterne Giugno-Novembre 2013 Comune di Cividale del Friuli (Ud-Fvg) Il Comune di Cividale del Friuli, per la sua consistenza demografica, per la sua importanza storica, economica, commerciale e relativa ai servizi, necessita di un attività di comunicazione e informazione costante e professionale, volta a rafforzare sui quotidiani e sui periodici friulani e non solo (anche su radio, tv, siti web e agenzia di stampa) la visibilità delle iniziative istituzionali promosse dall Amministrazione Comunale, che preveda una comunicazione organizzata e sistematica atta a divulgare anche la presenza di eventi, feste e appuntamenti culturali (per avvenimenti di rilievo diffusi anche a livello nazionale presso le riviste di settore) con comunicati stampa che informino e richiamino ospiti e visitatori. Premesso La sottoscritta Paola Treppo, unitamente alla collega, giornalista professionista, Rosalba Tello, ha operato a supporto dell Ufficio Relazioni Esterne del Comune di Cividale del Friuli da aprile 2012, con ottimo riscontro in merito alla diffusione e promozione degli eventi e delle iniziative promosse dall Amministrazione Comunale e non solo. Unitamente al Municipio, infatti, sono state presentate, diffuse, promosse e comunicate con grande efficacia, su tutto il territorio regionale ma anche nazionale e pure nei vicini Paesi di Slovenia e Croazia, eventi, progetti e iniziative che hanno coinvolto anche altre realtà, diverse dal Comune, ma che con esso collaborano strettamente, o anche solo saltuariamente, per piani mirati a sviluppare l economia, il richiamo turistico e la promozione generale del territorio di Cividale del Friuli. In questo contesto, un supporto specifico all Ufficio Relazioni Esterne del Municipio da parte di professionisti della comunicazione risulta fondamentale, considerato, peraltro, il recente inserimento della Città nel Patrimonio dell Umanità Unesco. Questa ultima condizione, di per sé stessa e da sola, perché recente ma non solo, perché potenzialmente in grado di imporsi con successo sul fronte comunicazione a livello non solo locale, ma soprattutto nazionale, europeo e, se possibile, mondiale, richiede ed esige la presenza di un professionista della comunicazione del tutto dedicato e incaricato in maniera costante, in supporto fattivo all Ufficio Relazioni Esterne. Un opera che richiede conoscenza del territorio, presenza, apertura di canali specifici e dedicati ad ampio raggio, da coltivare nel tempo e non in forma sporadica. La fidelizzazione di testate e giornalisti, infatti, nasce e cresce attraverso un azione continuativa negli anni, come dimostrano innumerevoli casi legati a Enti e Associazioni, anche di categoria, che si avvalgono da tempo e in forma costante di professionisti dedicati, molte volte assunti in pianta stabile, con il solo e specifico compito di tenere i rapporti con il mondo dei media e di promuovere le attività e le iniziative degli stessi. In tal senso, le attività svolte in questo tra il 2012 e il 2013 dalla sottoscritta e dalla collega Rosalba Tello, giornaliste che si occupano esclusivamente di informazione e comunicazione (non solo a supporto di Enti e Associazioni ma anche direttamente su

2 testate locali e nazionali, da oltre 15 anni) si sono rilevate fondamentali per il Comune di Cividale del Friuli, attraverso il supporto dell Ufficio Relazioni Esterne. Dalla limitata e penalizzante diffusione precedente attraverso, di fatto, un unico canale media di comunicazione, le iniziative del Municipio, e con esse quelle di altre importanti realtà che con esso collaborano, sono state veicolate: a livello locale da radio, televisioni, agenzie stampa, siti web di settore (locali e nazionali), settimanali, quindicinali e mensili della carta stampata; a livello nazionale attraverso la diffusione su testate normalmente di difficile accesso; a livello nazionale attraverso una capillare diffusione degli eventi tramite testate solo on line, blog, forum; a livello locale e nazionale attraverso le nuove forme di comunicazione rappresentate dai social network - sistemi il cui utilizzo e accesso cresce in maniera esponenziale mano a mano che vengono resi disponibili sul mercato nuovo supporti di accesso alla rete pratici e mobili, quindi tablet e telefonini di ultimissima generazione, la cui presenza in fortissimo aumento tra giovani e ormai anche meno giovani di notebook in abitazione; si ricorda che uno dei pochi comparti non in crisi è rappresentato proprio dal settore informatica e telefonia, con offerte sempre più concorrenziali -. Si tenga conto, in questo contesto, che il professionista della comunicazione è tenuto a seguire, per l efficacia e completezza del suo operato, i nuovi sistemi di comunicazione; sistemi che consentono di accedere, su tempistiche molto estese (mesi, anni) a notizie diffuse in rete con costanza. Informazioni, peraltro, a costo zero per l utente finale, poiché (al pari di radio e tv) non richiedono spese di acquisto (come accade per la stampa tradizionale, con la sola eccezione della free press - l esempio di Udine è rappresentato unicamente da Il Quotidiano Fvg, diversamente dai grandi centri italiani ed esteri ove la stampa gratuita è realtà consolidata e vincente da anni -). È necessario, quindi, proseguire con l attività di diffusione e promozione sistematica di tutto ciò che viene svolto, progettato, organizzato dal Comune e dagli Enti/Realtà che con esso collaborano. Per non penalizzare l opera svolta fin qui con grande competenza e forte attaccamento al territorio e all Ente, evidente anche dalla spesa che il Municipio è chiamato a sostenere, del tutto contenuta se paragonata con quelle richieste di norma da agenzie stampa, anche in relazione al numero di comunicazioni a cui è stato fornito supporto all Ufficio Relazioni Esterne, sempre con tempestività ed efficacia, nonostante il periodo di crisi economica coinvolga, sempre di più, in questi ultimi anni, anche il comparto del giornalismo e dell editoria nel senso più esteso del termine. L impegno del professionista a supporto dell Ufficio Relazioni Esterne va, invece, ulteriormente potenziato, sfruttando ogni mezzo di informazione presente, che sia di diffusione tradizionale che innovativo: si propone, ad esempio, l apertura di una pagina del Comune sull ormai popolarissimo social network Facebook, spazio virtuale che ricopre, di fatto, la funzione di un sito internet ma a costo zero e di grande efficacia. Esempi di alcune realtà locali, senza spostarsi fuori regione, sono rappresentati in Cividale dai due Museo che custodiscono beni Unesco della Cividale Longobarda, e, sul fronte Municipi, da esempi che arriva da Rivignano, Palazzolo dello Stella e Nimis; realtà, queste ultime, di importanza storica ed economica oggettivamente minore di Cividale del Friuli ma che hanno registrato un notevole consenso tra i residenti nei singoli paesi e non solo. Si suggerisce un potenziamento dell offerta comunicativa attraverso l immagine e non il solo testo, quindi puntando su gallerie fotografiche e video che inserire in rete, da

3 realizzare autonomamente da parte del giornalista in accordo con lo staff comunale dell Ufficio Relazioni Esterne del Municipio. Si suggerisce i potenziamento, per il mero interesse di diffusione a livello locale, di un mensile di rapida realizzazione che contenga le principali notizie di servizio promosse dal Comune e/o dall Ambito o altri soggetti sovra comunali che afferiscono all Ente Municipio di Cividale. È bene sottolineare che l arresto della comunicazione avviata ex-novo tra il 2012 e questo 2013, tenendo conto anche di alcune condizioni di difficoltà legate ad alcuni media locali, potrebbe dare origine a disagi comunicativi, mancando la regia di controllo meticoloso e molto attento presente a oggi. Tenendo conto delle difficoltà economiche che, oggettivamente, hanno coinvolto gli Enti Locali in questo complesso momento, si suggerisce comunque di proseguite, se possibile potenziando al massimo la comunicazione, anche solo con un referente unico, nel caso specifico la sottoscritta, che, in questo anno, ha operato estendendo a livello nazionale la conoscenza della città e delle sue iniziative. Si precisa L opera di supporto all Ufficio Relazioni Esterne del Comune di Cividale del Friuli sarà coordinata da Paola Treppo e godrà del valore aggiunto della professionalità del giornalista Luciano Patat; l attività del collega Luciano Patat, già Ufficio Stampa Promotur, attuale collaboratore della testa settimanale Il Friuli, (si veda a tal proposito il Cv), consentirà di ampliare ulteriormente il raggio d azione in materia di comunicazione anche in area transfrontaliera Italia-Austria e nella materia dello sport, spesso al centro di iniziative di particolare rilevo promosse in Cividale del Friuli. L attività e la presenza del collega Patat mira a fornire un duplice e diversificato (strategico) supporto professionale all Ufficio Relazioni Esterne del Municipio; un supporto che consenta, in maniera continuativa e costante, di diffondere le informazioni di rilievo in team. L opera di comunicazione La comunicazione a mezzo stampa comprende lanci di notizie - sia di carattere istituzionale sia relative a appuntamenti o eventi di cui si vuol mettere a conoscenza la popolazione e/o i turisti -, comunicati di approfondimento, brevi, eventuali articoli post-evento e post-consiglio con resoconto, corredati da immagini, interviste al primo cittadino o agli assessori su temi di attualità per il Comune. I comunicati hanno sempre un taglio giornalistico che ne facilitano la pubblicazione, favorita dai canali aperti da anni da Paola Treppo con i colleghi friulani e non solo, sia redattori che corrispondenti. Questi ultimi, se vi sono, vanno coinvolti e agevolati nel loro lavoro con l invio di notizie - a scelta del Sindaco eventualmente in esclusiva, se si valuta che valgano la pena di essere firmate e non divulgate indistintamente a tutta la stampa. È importante sia che la giornalista solleciti l Amministrazione riguardo la comunicazione di fatti ed eventi, proponendo quelle che, per la sua esperienza, hanno spessore di notizia, sia che Sindaco e Assessori tramite l ufficio Relazioni Esterne si

4 rendano disponibili a mantenere un continuo contatto, inviando via mail tracce di argomenti da trattare e di temi che si vorrebbe approfondire con il supporto professionale delle giornaliste. Attività svolte L attività di supporto all Ufficio Relazioni Esterne prevede, nel dettaglio: - Ottimizzazione dei testi predisposti dall Ufficio relazioni Esterne ed invio dei comunicati stampa istituzionali e su particolari eventi, da diffondere ai giornalisti e alle redazioni locali e nazionali dopo Vs. approvazione; - Redazione di articoli e interviste su richiesta di redattori o giornalisti collaboratori; - Monitoraggio delle uscite e rassegna stampa periodica degli articoli pubblicati; - Aggiornamento mailing-list delle testate di interesse dell Amministrazione Comunale; - Preparazione semestrale o annuale della rassegna stampa finale rilegata, con tutti gli articoli pubblicati, compresi passaggi radio e tv; - Contatti e relazioni pubbliche con giornalisti di tutte le testate giornalistiche, nonché con referenti dell Amministrazione; - Presenza in Comune del giornalista, quando necessario; - Preparazione di cartelle stampa e organizzazione di Conferenze Stampa per eventi di rilievo. - Riprese video del territorio del Comune da consegnare alle televisioni affinché le emittenti dispongano in ogni momento di materiale utile a coprire i servizi dedicati alla cittadina Metodo di lavoro Tra la giornalista Paola Treppo, giornalista professionista, collaboratrice di Telefriuli Spa, de Il Gazzettino di Venezia (redazione di Udine), conduttrice della trasmissione Tg Udine Economia, articolista del quindicinale Dom, del mensile Udine Economia (resto vedi CV allegato), e il Comune di Cividale del Friuli si crea un flusso continuo di informazioni che consente di reperire, elaborare e diffondere notizie ai mezzi di informazione con tempestività e correttezza. Saranno inviati unicamente i comunicati approvati e redatti d intento con l Amministrazione Comunale, che s impegna a prestare proficua collaborazione offrendo reperibilità e disponibilità di tempo. Il lavoro viene effettuato in autonomia dalla giornalista, sempre previa approvazione dell Amministrazione Comunale tramite l Ufficio Relazioni Esterne, con comunicazioni telefoniche o (preferibile) via mail. Periodicità redazione comunicati Si propone la redazione e l invio dei comunicati a seconda delle esigenze dell amministrazione e degli eventi da essa organizzati e/o su suggerimento della stessa giornalista, in ogni caso con una frequenza che non sovraccarichi le redazioni con informazioni eccessive o con notizie poco rilevanti e di scarso interesse al fine della pubblicazione. Il numero standard indicativo di comunicati da inviare alla stampa è dunque di circa 3-4 a settimana. Una quantità superiore rischierebbe di saturare lo spazio e di far perdere di vista la priorità da dare agli argomenti più

5 importanti; ciò non esclude l invio di un numero superiore di note informative nel caso vi siano esigenze specifiche da parte dell amministrazione comunale. Durata Per un attività efficace, basata su una comunicazione continuativa e metodica, l incarico ha durata di 6 mesi con decorrenza primo giugno Su Vs. richiesta è possibile prolungare la collaborazione per l intero mandato del Sindaco in carica o per altri 6 mesi, in base alle disponibilità del Comune. Segreto professionale Paola Treppo garantisce il massimo rispetto del segreto professionale, della riservatezza delle informazioni e dei dati relativi all attività prestata per il Comune. Utilizzazione del materiale prodotto Al Comune compete il diritto all utilizzo esclusivo degli elaborati prodotti, con consigliata pubblicazione anche sul sito comunale e sul giornalino. Costi Per tali servizi l importo mensile richiesto è di 500,00 (iva esclusa), comprensivo delle spese telefoniche e di copisteria, dell acquisto dei quotidiani e dei periodici necessari per la raccolta degli articoli e la preparazione della rassegna stampa, delle trasferte e della disponibilità negli orari extralavoro (presenza/reperibilità dell addetto nei giorni festivi o in orari serali). Modalità di pagamento Fattura Bonifico bancario 30 gg (o trimestrale, a discrezione Comune) dalla data di invio fattura Pi denominazione Luciano Patat In allegato Cv, Pi, dati fiscali, coordinate bancarie Tarcento, 21 maggio 2013 Per accettazione Paola Treppo Luciano Patat