SETTORE 5. Procedimenti relativi ai servizi di competenza del Settore V PROTOCOLLO

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1 SETTORE 5 Procedimenti relativi ai servizi di competenza del Settore V PROTOCOLLO Provvede alla segnatura di protocollo della corrispondenza in arrivo pervenuta via fax, e mail, pec, direttamente a mano; La corrispondenza viene assegnata agli uffici destinatari per competenza; A fine giornata si stampa la distinta della corrispondenza pervenuta per ciascun settore. Tutti i dati sono salvati nel server generale; Il responsabile del servizio il giorno successivo ritira la sua corrispondenza e firma la distinta per ricevuta; Ogni ufficio protocolla la sua corrispondenza in uscita. Custodisce le cartelle esattoriali trasmesse da Equitalia per la consegna ai cittadini che la stessa Equitalia avvisa tramite corrispondenza; Archivia secondo classi e categorie gli atti che gli uffici riconsegnano per l archiviazione; Spedisce la corrispondenza in partenza con sistema di affrancazione Franco Post. Ogni fine mese si predispone rendiconto mensile che si invia a Poste Italiane per il riscontro contabile. SERVIZI SOCIO EDUCATIVI, SCOLASTICI E CULTURALI Iscrizione al servizio trasporto scolastico e refezione. L ufficio politiche educative predispone avviso pubblico con tute le informazioni e le scadenze da rispettare. Di tale avviso viene data comunicazione con pubblicazione dello stesso sul sito istituzionale dell Ente e tramite manifesti affissi per il paese. Si predispone altresì apposita modulistica per le iscrizioni. L utenza presenta la modulistica compilata al protocollo o all ufficio referente. L ufficio competente verifica le informazioni fornite. I dati verranno inseriti nel date base per una corretta anagrafica di ogni singolo bambino. Viene poi generato il codice PAN (codice personale) di ciascun utente. Tale codice viene consegnato all utente al quale servirà per il pagamento della quota a suo carico per i servizi di cui usufruisce. I pagamenti avvengono con sistema Pos, presso la sede comunale o presso esercizi commerciali convenzionati con l ente. All utente vengono consegnate anche le password per accedere on line al sistema di gestione dei servizi di cui usufruiscono per verificare solo ed esclusivamente la propria situazione. Tale accesso avviene attraverso il link Web genitori sul sito istituzionale dell Ente. Per la refezione

2 Un dipendente comunale si occuperà della rilevazione della presenza giornaliera degli alunni attraverso una penna ottica; Si caricano giornalmente nel sistema E School i dati acquisiti che si inviano in formato cartaceo ai due centri di cottura. Il sistema aggiorna il budget di ogni bambino ad ogni rilevazione giornaliera. Per il trasporto scolastico A seconda dei bambini iscritti al servizio, si predispongono i percorsi per servire le zone di residenza degli utenti. I percorsi vengono pubblicati sul sito istituzionale dell ente ed affissi negli spazi di accesso ai diversi plessi scolastici. Per ogni percorso sia di andata che di ritorno si predispongono gli elenchi dei bambini assegnati ai diversi scuolabus che vengono contraddistinti con numeri e colori diversi. Tali elenchi vengono consegnati alle assistenti addette al servizio sorveglianza sugli scuolabus. Acquisto materiale diverso per le scuole Si chiedono uno o più preventivi di spesa agli operatori economici del settore, considerata la modesta entità di spesa; Acquisiti i preventivi, si aggiudica la fornitura al migliore offerente con determina dirigenziale e si acquisisce on line sul sito dell AVCP il CIG; Si invia la determina all ufficio di ragioneria per il visto di regolarità contabile e l assunzione di impegno di spesa; Tornata indietro la determina in originale si invia on line all ufficio pubblicazioni per la pubblicazione all Albo Pretorio on line- si consegna anche la determina originale in formato cartaceo per l archiviazione; Si comunica l affidamento al soggetto aggiudicatario e si conferma l ordinativo di spesa; Ad avvenuta consegna del materiale, si acquisisce la fattura; Si chiede il DURC del soggetto affidatario con il sistema on line dello Sportello UnicoINPS; Acquisito il DURC regolare, si vista la fattura per la liquidazione. Si trasmette la fattura all ufficio di ragioneria. Cedole librarie Si chiede un preventivo di spesa per la stampa delle cedole, si affida il servizio con determina e si assume impegno di spesa. Gli Istituti comprensivi di altri Comuni richiedono le cedole librarie per gli studenti residenti nel comune di Rignano Flaminio ma frequentanti un istituto al di fuori del proprio comune di residenza. L ufficio politiche educative verifica la residenza dell alunno, Spedisce le cedole all Istituto che le ha richieste, tramite posta. All Istituto comprensivo O.Rovere vengono consegnate direttamente. L utente acquista i libri presso diverse librerie; Le librerie trasmettono la fattura al Comune corredata delle cedole librarie corrispondenti; L ufficio chiede il DURC della libreria, Acquisito il DURC regolare, si vista la fattura e la si trasmette in ragioneria. All inizio di ogni anno scolastico si assume impegno di spesa con determina dirigenziale per i libri di testo della scuola dell obbligo. Concessione utilizzo impianti sportivi e locali annessi agli istituti scolastici di competenza comunale in orario extra scolastico

3 Entro il 30 luglio di ogni anno, come da regolamento, si predispone avviso pubblico per la concessione delle palestre e locali annessi agli istituti scolastici di competenza comunale,acquisito il parere del Consiglio di Istituto in merito. L avviso viene pubblicato per trenta giorni sul sito istituzionale dell ente. I soggetti interessati presentano istanza al protocollo; Si predispone istruttoria delle pratiche, si redige il calendario e si calcolano le tariffe di utilizzo per ciascuna associazione; Si predispone determina di assegnazione degli spazi alle diverse associazioni che ne hanno fatto richiesta. Si comunica l assegnazione ad ogni associazione, richiedendo i documenti di rito, L Associazione consegna la documentazione richiesta; Il responsabile con proprio provvedimento concede gli spazi assegnati all Associazione che ritira la concessione e le chiavi dei locali assegnati. Si comunicano alla scuola i soggetti assegnatari degli spazi. Corsi comunali di musica e teatro L amministrazione approva con delibera i progetti presentati dalle associazioni culturali presenti sul territorio che intendono organizzare detti corsi. Si assume impegno di spesa con determina. Si predispone avviso pubblico e moduli di iscrizione che vengono pubblicati sul sito internet. Le iscrizioni vengono consegnate dall utenza al protocollo dell ente. L ufficio le trasmette alle associazioni che organizzano i corsi. A fine corso, che si chiude con rispettivi saggi di musica e teatro, le associazioni presentano all ente la relazione sulle attività svolte, l elenco dei partecipanti e la fattura. Si predispone determina di liquidazione. Centri ricreativi per minori Ogni anno l amministrazione comunale delibera in merito all organizzazione di centri estivi per minori. Nell anno 2012, a seguito apposito avviso pubblico, è stato individuato il soggetto da accreditare per la realizzazione dei centri estivi per minori. E stato assunto impegno di spesa per il soggetto accreditato. E stato predisposto avviso pubblico per le iscrizioni. L utenza ha effettuato le iscrizioni direttamente al centro sportivo accreditato previa verifica presso l ente della situazione reddituale della famiglia in base alla quale si è usufruito delle agevolazioni economiche sostenute dal Comune Patrocini non onerosi Si acquisisce l istanza di patrocinio non oneroso per particolari eventi di risonanza sociale, culturale, territoriale, ecc; Se l Amministrazione intende concederlo, l ufficio politiche culturali predispone proposta di deliberazione della Giunta Comunale; La giunta comunale approva la proposta. A seguito della deliberazione della G.C., il responsabile comunica all Istante la concessione del patrocinino non oneroso. Promozione di eventi e manifestazioni

4 L Amministrazione intende organizzare, promuovere eventi cultuali, sociali, manifestazioni folkloristiche, ecc, a seguito richiesta di qualche associazione che propone l evento stesso e intende collaborare con il Comune per la realizzazione. L ufficio politiche culturali predispone proposta di deliberazione della Giunta Comunale; La giunta comunale approva la proposta, assegna le direttive all ufficio competente nonché le risorse finanziarie; Il responsabile assume impegno di spesa con determina dirigenziale a favore del soggetto che collabora con l Amministrazione per la realizzazione dell evento. L ufficio acquisisce eventuali autorizzazioni. Il soggetto attuatore rendiconta le spese occorse per l organizzazione dell evento e le trasmette al protocollo; Il responsabile verifica il rendiconto e procede con determina dirigenziale alla liquidazione delle somme dovute. L ufficio collabora con le Istituzioni superiori ( Regione e Provincia) nella promozione di corsi di formazione, eventi Richieste di contributo L ufficio predispone proposta di deliberazione della Giunta Comunale di richiesta di contributo alla Regione Lazio e/o alla Provincia di Roma; La giunta comunale approva la proposta e demanda al responsabile del servizio i successivi adempimenti. L ufficio predispone la domanda di contributo e i relativi allegati previsti dalla normativa e/o dai bandi regionali e provinciali. Collaziona domanda, allegati e deliberazione di G.C. e invia il tutto alla Regione Lazio o alla Provincia di Roma. Se si ottiene il finanziamento richiesto, si predispongono gli atti di competenza, diversi per materia, fino alla rendicontazione della spesa da inviare al soggetto che ha erogato il finanziamento al fine della liquidazione dello stesso a favore del Comune. Procedure di gara L amministrazione comunale approva con proprio atto il capitolato speciale dell appalto redatto dal responsabile del settore e nomina lo stesso responsabile unico del procedimento; Il responsabile del settore redige il bando di gara e/o la lettera di invito e relativi allegati che approva con propria determinazione e assume impegno di spesa; La determina a contrarre passa alla ragioneria per il visto di regolarità contabile ed assunzione impegno di spesa. Poi la determina torna all ufficio che la invia all ufficio preposto per la pubblicazione; Il responsabile del settore acquisisce il CIG attraverso il sito dell AVCP e procede o alla pubblicazione del bando di gara o all invio della lettera di invito. Acquisite le offerte, si procede alle operazioni di gara. Al termine si individua l aggiudicatario provvisorio ed il secondo in graduatoria ai quali si chiede di dimostrare il possesso dei requisiti dichiarati in sede di gara. Poi si procede all aggiudicazione definitiva e con determinazione si approvano le risultanze di gara e lo schema di contratto. L ufficio acquisisce i documenti relativi a fatti e qualità personali dichiarati in sede di gara e chiede i documenti necessari per la stipula del contratto. Acquisiti i documenti e acquisito il DURC d ufficio, si stipula il contratto. Si procede poi all avvio del servizio.

5 Nel corso dell esecuzione del servizio affidato l ufficio acquisisce le fatture, richiede il DURC e, una volta che questo documento perviene regolare, invia le fatture con il proprio visto di regolarità e rispondenza all atto di impegno all ufficio di ragioneria per la liquidazione. L ufficio provvede a monitorare i servizi affidati e cura la diversa corrispondenza con i soggetti affidatari. Alla scadenza del contratto, se lo stesso è stato eseguito regolarmente, si svincolano le polizze fideiussorie accese dall affidatario a garanzia degli obblighi contrattuali assunti. Albo Associazioni L Amministrazione ha istituito l Albo delle Associazioni che operano sul territorio diviso per le diverse sezioni di interesse e di attività ( civile, sociale, culturale, ecc,) Entro il mese di gennaio di ogni anno le associazioni confermano la propria iscrizione a detto Albo e/o comunicano eventuali variazioni intervenute. L ufficio predispone poi la proposta della G.C. che approva il nuovo Albo alla luce delle modifiche intervenute rispetto all anno precedente; Entro il 31 ottobre di ogni anno le Associazioni possono presentare richiesta di contributo per le loro attività previste per l anno successivo. Convenzione con Istituto Comprensivo L Amministrazione comunale,nello spirito di reciproca collaborazione con le istituzioni scolastiche, può sottoscrivere convenzioni con l Istituto Comprensivo O. Rovere. Contratti in essere Per i contratti in essere l ufficio acquisisce le fatture, richiede il DURC e, una volta che questo documento perviene regolare, invia le fatture con il visto all ufficio di ragioneria per la liquidazione. L ufficio provvede a monitorare i servizi affidati e cura la diversa corrispondenza con i soggetti affidatari. SERVIZI SOCIALI Una parte del lavoro dei servizi sociali interessa in modo esclusivo l assistente sociale trattandosi di minori, nuclei familiari in difficoltà, affidamenti, adozioni, ecc,. Tutele e amministratore di sostegno L ufficio segue tutte le pratiche di competenza del Sindaco quale tutore di minori e interdetti nonché quale amministratore di sostegno di persone sole e non più in grado di badare a se stessi e alle proprie cose. E un lavoro che non si concretizza in determine o deliberazioni ma in pratiche di diversa natura. Bonus farmacia L Amministrazione comunale con proprio atto fissa il budget previsto per tale spesa e demanda al responsabile del servizio i successivi adempimenti. Attraverso le relazioni dell assistente sociale si individuano i soggetti che possono beneficiare di tale bonus e si contatta il medico curante per avere un elenco dei farmaci più necessari di cui l utente ha bisogno.

6 Con determina il responsabile del settore assume impegno di spesa. Si inviano poi alla farmacia gli elenchi dei beneficiari con il budget di spesa di ognuno e i farmaci che possono essere acquistati con il bonus. A fine anno si provvede alla liquidazione di spesa, previa acquisizione fattura e rendiconto delle spese da parte della farmacia. Somministrazione pasti disagiati psichici L Amministrazione comunale con proprio atto fissa il budget previsto per tale spesa e demanda al responsabile del servizio i successivi adempimenti. Il responsabile del servizio individua un soggetto in possesso dei requisiti per tale servizio e procede all affidamento del servizio ( determina, impegno di spesa,acquisizione CIG- convenzione ecc). Si procede poi alla liquidazione mensile del servizio previa acquisizione del DURC e fattura. RICHIESTA CONTRIBUTO PER L ACQUISTO DI LIBRI SCOLASTICI E BORSE DI STUDIO (SPESE SCOLASTICHE) La Regione ogni anno predispone un piano di riparto dei fondi statali a favore dei Comuni e con una circolare ne definisce i criteri e le modalità di erogazione, da destinare agli studenti delle scuole, statali e paritarie, di I e II grado, le cui famiglie abbiano un reddito ISEE inferiore a ,93. In comune, con determina dirigenziale approva il bando per accedere a tale beneficio e lo pubblica sul sito del Comune e in formato cartaceo viene affisso presso le scuole e per le vie del paese. L utente presenta la domanda o presso la segreteria della scuola di appartenenza o al protocollo dell ente, corredata dalla documentazione richiesta nel bando. Acquisite le domande, verrà eseguita l istruttoria d ufficio e con successiva determina si approva l elenco degli aventi diritto. L ufficio inserisce mediante accesso riservato sul sito della Regione Lazio i dati di ciascun alunno ammesso a contributo. La Regione Lazio con la ripartizione dei fondi, in base al numero di alunni trasmesso, assegna una somma che, con successiva determina dirigenziale dell Ente, verrà ripartita in percentuale in eguale misura agli aventi diritto. L elenco dei genitori degli alunni aventi diritto viene trasmesso all ufficio Ragioneria per l emissione del relativo mandato. Entro il 30 giugno di ogni anno verrà inviata alla Regione Lazio la rendicontazione di spesa del contributo assegnato. RICHIESTA CONTRIBUTI PER I CANONI DI LOCAZIONE La Regione Lazio invita i Comuni ad avviare le procedure per l ottenimento del contributo per il sostegno alla locazione dell anno precedente. Con determina viene approvato lo schema di bando e il fac-simile di domanda, da pubblicare entro il 1 giugno, per 30 giorni all albo pretorio, sul sito del Comune e ne viene data ampia diffusione e conoscenza con manifesti affissi per le vie del paese. Gli interessati presentano la domanda correlata della documentazione richiesta al protocollo dell ente entro la data di scadenza stabilita nel bando. L ufficio effettua l istruttoria e con determinazione viene approvato l elenco degli aventi diritto. Scaduto il termine della pubblicazione tutti i dati degli aventi diritto vengono inviati con procedura telematica alla Regione Lazio Assessorato Politiche per la Casa, e successivamente anche in formato cartaceo.

7 La Regione Lazio a seguito di una ripartizione, assegnerà una somma al comune che verrà erogata all utente mediante apposita determina di liquidazione.. CONTRASSEGNO INVALIDI CIVILI Le persone residenti in questo comune, aventi diritto, possono richiedere il contrassegno speciale di circolazione (art. 318 del D.P.R. 495/96). Presentano al protocollo dell ente la domanda, il certificato del medico legale della ASL attestante la patologia invalidante, il documento di identità e una foto tessera. L ente rilascia il tagliando compilato e plastificato entro il secondo giorno dalla richiesta. AGEVOLAZION ENERGIA ELETTRICA E GAS Il Sistema di Gestione delle Agevolazioni sulle Tariffe Energetiche (SGAte Anci) consente ai Comuni italiani di adempire agli obblighi legislativi in tema di compensazione della spesa sostenuta per la fornitura di energia elettrica e di gas naturale dai clienti domestici disagiati. SGAte gestisce l'intero iter necessario ad attivare il regime di compensazione a favore dei cittadini in possesso dei requisiti di ammissibilità. I Cittadini con un reddito ISEE non superiore a possono presentare, ogni anno, le domande all ufficio Protocollo dell ente allegando una copia di ISEE e una fotocopia del documento d identità. L ufficio invia on line i dati di ciascun utente al sistema Sgate Anci, che provvede a inviare alle società di energia e gas per la riduzione economica che l utenza vedrà scalata direttamente in bolletta. CONTRIBUZIONE ALLA SPESA PER ATTIVITA RIABILITATIVE RESINDENZIALI E SEMIRESIDENZIALI - CONTRIBUZIONE ALLA SPESA IN RSA (RESIDENZE SANITARIE ASSISTENZIALI) Le R.S.A., (residenze sanitarie assistenziali) sono strutture finalizzate a fornire ospitalità, prestazioni sanitarie e assistenziali, di recupero a persone anziane non autosufficienti. In base alla normativa regionale vigente (D.G.R. 98/2007 e D.G.R. 173/2008), la diaria giornaliera per l ospitalità in R.S.A. è ripartita nel modo seguente: - 50% a carico del Fondo Sanitario Nazionale - 50% a carico dell assistito, con la eventuale compartecipazione del Comune di residenza, per chi ne ha diritto (la Regione Lazio rimborsa ai comuni l 80% delle spese effettivamente sostenute) Per beneficiare del contributo, l utente o chi per lui, deve recarsi presso il comune di residenza per l ottenimento del consenso preventivo, presentando la certificazione rilasciata dal CAF attestante il reddito I.S.E.E., l attestazione di ricovero rilasciato dalla struttura e fotocopia del documento. Una volta stabilito l importo a carico dell assistito, il Comune procede a integrare la rimanente quota della parte sociale. Con il contributo della regione e con la quota di partecipazione del Comune vengono liquidate le fatture alle strutture che ospitano gli utenti. DOMANDA PER LA CONCESSIONE DELL ASSEGNO DI MATERNITA Le donne che non percepiscono l indennità di maternità erogata dall INPS (o da altri enti previdenziali) né alcun trattamento economico (retribuzione) da parte del datore di lavoro per il periodo di maternità possono fare domanda. Tale beneficio viene anche concesso per ogni minore in

8 adozione o affidamento preadottivo purché il minore non abbia superato i 6 anni di età al momento dell adozione o dell affidamento. Le donne che beneficiano di un trattamento economico di maternità di importo inferiore rispetto all importo dell assegno possono avanzare richiesta per la quota differenziale. La domanda deve essere presentata al Comune di residenza della madre entro il termine perentorio di sei mesi dalla nascita del figlio, presentando la domanda unitamente all ISEE di importo non superiore ad ,51. I dati vengono inviati on line all INPS, che provvede a inviare l importo spettante per la maternità direttamente alle madri aventi diritto. DOMANDA PER LA CONCESSIONE DI ASSEGNO AL NUCLEO FAMILIARE CON TRE FIGLI MINORI L art. 65 della legge 23 dicembre 1998, n. 448 ha introdotto, con decorrenza dal 1 gennaio 1999, un nuovo intervento di sostegno, denominato assegno ai nuclei familiari con almeno tre figli minori, per le famiglie che hanno almeno tre figli minori e che hanno un ISEE non superiore a ,39. La domanda deve essere presentata al Comune di residenza del richiedente entro il termine perentorio del 31 gennaio dell'anno successivo a quello per il quale viene richiesto l'assegno, con allegato l ISEE in corso di validità. I dati vengono inviati on line all INPS, che provvede a inviare l importo spettante direttamente agli aventi diritto. ABBONAMENTO ANNUALE METREBUS LAZIO TARIFFA AGEVOLATA SCONTO DEL 30% La Provincia di Roma propone ogni anno, l'attuazione di agevolazioni tariffarie per l'acquisto degli abbonamenti annuali integrati a zone, c.d. ordinari, in misura pari al 30% della tariffa piena degli abbonamenti stessi. Gli aventi diritto presentano domanda al comune o alla Provincia di Roma. Acquisite le domande, i dati vengono inviati on line alla Provincia di Roma, che provvede a inviare direttamente la tessera all indirizzo del richiedente, il quale si recherà presso gli sportelli Cotral per l avvio dell abbonamento. RICHIESTA TESSERA VIAGGI GRADUITI COTRAL PER UNDER 70 I cittadini che hanno compiuto i 70 possono usufruire della gratuità del servizio di trasporto pubblico sui mezzi COTRAL del Lazio. Posso presentare, presso l ufficio dei servizi sociali del comune, un documento di identità valido, che verrà inviato all ufficio del COTRAL. L Ufficio Servizi sociali riceverà la tessera che verrà consegnata al cittadino. RICHIESTA RIDUZIONE ABBONAMENTE UNDER 30 DELLA REGIONE LAZIO La Regione Lazio, ogni anno, promuove agevolazioni dei costi per l'uso dei mezzi pubblici attraverso la campagna "Me lo merito" pensata a sostegno delle famiglie e del merito. Il richiedente dovrà registrarsi sul sito della Regione Lazio Me lo merito, stampare la domanda e consegnarla all ufficio protocollo. Il Comune, che provvederà ad un controllo di regolarità dei documenti presentati, provvederà ad inviare on line i dati alla Regione Lazio, che provvede a sua volta a inviare la tessera all indirizzo del richiedente, il quale si recherà presso gli sportelli Cotral per l avvio dell abbonamento.

9 RICHIESTA TESSERA COTRAL VIAGGI RIDOTTI PER INVALIDI CIVILI, DI GUERRA E CECHI I cittadini che hanno un invalidità possono richiedere una tessera con riduzione per i viaggi su mezzi COTRAL del Lazio. Presentano la domanda presso l ufficio dei servizi sociali del comune e un versamento di 5,16.L ufficio comunale invia la documentazione al Cotral. L ufficio Servizi sociali riceverà la tessera che verrà consegnata al cittadino. SOGGIORNI ESTIVI PER ANZIANI L Amministrazione comunale mediante propria deliberazione fissa i criteri, tempi e modi per la realizzazione del soggiorno estivo per gli anziani. Si predispone avviso pubblico per acquisire le manifestazioni di interesse. Si acquisiscono le domande e la relativa documentazione. Il responsabile individua mediante procedure di gara il soggetto attuatore dei soggiorni, assume impegno di spesa con determina dirigenziale e acquisisce il CIG. Tutti i partecipanti vengono avvisati per la partenza. Si procede alla liquidazione di spesa previa presentazione fattura e acquisizione d ufficio del Durc. ASILO NIDO Ogni anno nel mese di maggio il Comune pubblica un bando per le iscrizioni all asilo nido comunale. Acquisite le domande si effettua l istruttoria delle domande pervenute. Viene convocato il comitato di gestione che redige la graduatoria degli ammessi. La graduatoria viene pubblicata all Albo. Decorsi i termini di pubblicazione si comunica alla famiglia l ammissione al nido, la data di inserimento e si chiede la documentazione prevista. Se alla fine dell anno solare ci sono posti disponibili, a gennaio dell anno successivo viene pubblicato un nuovo bando, con le stesse modalità di cui sopra.