CIMENTO/ALLEGATI/guida_dilettanti.pdf

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1 V A D E M E C U M Associazioni Sportive Dilettantistiche Associazioni senza scopo di lucro Pro Loco a cura del dott. Filippo Carlin Questo breve vademecum vuole essere una sintesi, non esaustiva, dei principali adempimenti relativi alla gestione di una associazione e di come, conseguentemente, devono operare gli associati, in particolar modo chi è chiamato a dirigere l associazione stessa. Non vengono qui trattate le modalità di remunerazione di atleti e dirigenti che, comunque, godono di particolari agevolazioni fiscali e che saranno oggetto di un apposito documento. In particolare, tale vademecum si rivolge alle associazioni che gestiscono esclusivamente l attività istituzionale e potrà essere integrato per quegli enti, titolari di Partita IVA in Regime agevolato Legge 398, con indicazioni specifiche. A tal proposito segnalo questo link dell Agenzia delle Entrate: CIMENTO/ALLEGATI/guida_dilettanti.pdf Pochi, e di facile applicazione, sono gli adempimenti in capo alle associazioni: l importante è porli in essere in maniera attenta e precisa. COSTITUZIONE Le associazioni sportive dilettantistiche, e in generale, le associazioni senza scopo di lucro e le Pro Loco, si costituiscono con atto scritto composto da ATTO COSTITUTIVO e STATUTO da registrare presso l Agenzia delle Entrate. Non è pertanto necessario e neppure consigliabile l intervento del Notaio che andrebbe ad aggravare l associazione di costi inutili: nell Atto costitutivo viene manifestata, da parte da parte dei soci fondatori, la volontà di costituire l associazione; 1

2 nello Statuto si trovano le norme che regolano il funzionamento dell associazione.. Clausole da inserire nello statuto: ragione o denominazione sociale (le associazioni sportive dilettantistiche devono indicare obbligatoriamente la sigla A.S.D.); sede sociale; oggetto sociale (le associazioni sportive devono indicare la finalità sportiva e dilettantistica); rappresentanza legale; assenza di fine di lucro e previsione che i proventi dell attività non possono, in nessun caso, essere divisi tra gli associati; affiliazione alle Federazioni sportive nazionali o agli Enti di promozione sportiva riconosciuti ai sensi delle leggi vigenti (solo per associazioni sportive); norme sull ordinamento interno ispirato a principi di democrazia e di uguaglianza dei diritti di tutti gli associati, con la previsione dell elettività delle cariche sociali; obbligo di redazione di rendiconti economico-finanziari, nonché le modalità di approvazione degli stessi da parte degli organi statutari; modalità di scioglimento; obbligo di devoluzione ai fini sportivi e/o benefici del patrimonio in caso di scioglimento dell associazione. Lo Statuto è il fulcro cui gira attorno l associazione: in esso si trovano tutte le norme che regolano l ente a cui gli associati devono attenersi in maniera precisa e puntuale. Purtroppo, anzi molto spesso, redazione di questo importantissimo documento viene ritenuta solamente un adempimento poco più che formale, necessario unicamente per dar vita all ente: si delega ad un consulente la redazione dello statuto, oppure si ricopia quello proposto dalla FSN/EPS cui si pensa di affiliarsi, 2

3 senza nemmeno leggero e richiudendolo nel cassetto un minuto dopo che è stato registrato. Invece no!!! Nello statuto troviamo tutte le regole minime e fondamentali che reggono l associazione: i soci lo devono leggere, il Presidente ed il membri del Consiglio direttivo dovrebbero conoscerne a memoria almeno i passaggi fondamentali, per poter agire sempre nella massima certezza delle proprie azioni: rapporti con i soci e con i terzi, rendicontazioni, scopi, termini entro i quali tenere le assemblee, poteri degli amministratori e loro competenze, ecc tutto è all interno dello statuto. Prima di provvedere alla registrazione dell atto, l associazione deve richiedere all Agenzia delle Entrate l attribuzione del Codice Fiscale, necessario per poter pagare a mezzo modello F23 l Imposta di Registro dovuta (Euro 200,00 dal 1 gennaio 2014) ADEMPIMENTI Per le associazioni sportive dilettantistiche, per le associazioni senza fini di lucro e per le Pro Loco non è previsto nessun adempimento di natura formale (se non quelli richiamati dalla statuto) e/o fiscale per lo svolgimento dell attività istituzionale (definiamo in questo modo le attività che sono richiamate dall oggetto sociale) in favore degli associati. Gli unici obblighi contabili ed amministrativi sono: predisporre, aggiornare e conservare Libro Soci (tale libro non deve essere vidimato); predisporre, aggiornare e conservare Libro verbali assemblee dei soci (tale libro non deve essere vidimato); 3

4 predisporre, aggiornare e conservare Libro verbali del Consiglio Direttivo (tale libro non deve essere vidimato); emissione di ricevuta per l incasso delle quote sociali e tenere un minimo di contabilità dell associazione; redigere il Rendiconto annuale dell esercizio trascorso ed il Bilancio preventivo per l anno seguente. Negli anni si è rilevato un uso distorto della forma associativa, in base al quale vere e proprie attività commerciali vengono celate da enti non lucrativi. Tale comportamento inadeguato e fraudolento è sotto l attenta vigilanza da parte degli Uffici finanziari: sempre più spesso i funzionari dell Agenzia delle Entrate e/o della Guardia di Finanza sottopongono ad attente verifiche le associazioni, alla ricerca di imponibile fiscale, non dichiarato, che esula dall attività istituzionale. Proprio per quanto evidenziato, seppure con formalità non normativamente stabilite, occorre seguire in maniera attenta e precisa le poche formalità amministrative da attuare per una corretta gestione di una associazione in modo tale da: essere trasparenti nei confronti dei propri associati; dare completa dimostrazione, a fronte di una verifica dell AdE o della GdF, di come l associazione conduca solamente attività istituzionale, senza perseguire nel concreto scopo di lucro. 4

5 . LIBRO SOCI Il Libro soci è il primo documento che gli ufficiali accertatori richiedono al momento dell accesso presso la sede di una associazione. Le modalità di tenuta di tale registro sono molto semplici: vanno indicati i dati anagrafici e di residenza dei singoli associati meglio se comprensivi del loro codice fiscale annotando, la data di ammissione all associazione. Di seguito viene evidenziato come può essere tenuta la scheda del singolo socio. NUM. 1 Nome Cognome Nascita Residenza Codice Fiscale Data delibera di ammissione LIBRO SOCI NUM. 2 Nome Cognome Nascita Residenza Codice Fiscale Data delibera di ammissione NUM. 3 [ ] Riguardo l ammissione del socio all associazione occorre far riferimento a quanto previsto dallo statuto. La persona che intende far parte di una associazione deve presentare domanda di ammissione, dichiarando di aver letto e ben compreso le norme (statuto) che regolano l associazione (compresi eventuali Regolamenti interni per lo svolgimento delle attività istituzionali). Solitamente l ammissione avviene con una Delibera del Consiglio Direttivo, con seguente iscrizione al Libro soci. 5

6 Fino al momento in cui l associato non viene ammesso all associazione ed iscritto al Libro soci non può partecipare all attività associativa. Per accelerare l ingresso di un nuovo socio nell associazione, alcuni statuti prevedono la possibilità che il Presidente dell associazione medesima ammetta in via provvisoria il nuovo associato, salvo successiva ratifica da parte del Consiglio Direttivo. Nello Statuto, chiaramente, sono previste le modalità di partecipazione dell associato alla vita associativa nonché i provvedimenti disciplinari che possono essere presi nei sui confronti.. LIBRO DEI VERBALI DELLE ASSEMBLEE DEI SOCI Su tale Libro, devono essere dettagliatamente ed ordinatamente verbalizzate le assemblee dei soci. E quasi superfluo sottolineare che le assemblee devono essere convocate con apposito Avviso di convocazione, secondo le modalità indicate nello statuto. L Assemblea dei soci deve essere convocata lo prevede la totalità degli statuti almeno una volta l anno per l approvazione del Rendiconto dell anno precedente e del Bilancio preventivo dell anno a venire. All Assemblea sono demandate le decisioni previste dallo statuto. In tali verbali non devono mai mancare le seguenti indicazioni: il luogo, la data e l ora dell adunanza; l Ordine del giorno della stessa; chi presiede l assemblea (di solito il Presidente dell associazione); chi redige il verbale (di solito il Segretario dell associazione. Se tale figura non è prevista dallo statuto, viene al momento nominato il segretario verbalizzante la seduta); il nome dei membri del Consiglio direttivo, del Collegio dei Revisori (se istituito) e del Collegio dei Probiviri (se istituito) presenti; il nome degli associati presenti; il numero degli associati aventi diritto di partecipare all assemblea; 6

7 se si tratta di assemblea straordinaria (solo per variazioni di statuto o per lo scioglimento dell associazione) o ordinaria (per tutti gli altri casi, compresa la nomina degli amministratori e l approvazione dei bilanci); se l adunanza si svolge in prima o seconda convocazione; l ordinata e sintetica relazione sulla trattazione dei punti all ordine del giorno; l orario di chiusura della seduta; se il verbale viene immediatamente approvato o se verrà approvato in una successiva seduta (nel qual caso, nella prima assemblea utile, occorre inserire all Ordine del giorno un punto relativo a Approvazione del verbale della seduta precedente ) E opportuno che gli associati presenti firmino un foglio presenze, da allegare al verbale. ESEMPIO: A.S.D. Bim Bum Bam Verbale di assemblea ordinaria del 28 marzo 2014 Oggi, giorno ventotto del mese di marzo dell anno duemilaquattordici ( ), alle ore 12.00, presso la sede sociale di Roma, Piazza del Colosseo n. 100, si è riunita l assemblea ordinaria dei soci dell A.S.D. Bim Bum Bam per discutere e deliberare sul seguente Ordine del Giorno 1. Rendiconto dell esercizio finanziario 2012/2013: deliberazioni inerenti e conseguenti; 2. Bilancio di previsione per l esercizio finanziario 2013/2014: deliberazioni inerenti e conseguenti; 3. nomina organi sociali per il triennio 2013/2014; 4. varie ed eventuali. Nel luogo e nell ora indicati sono presenti i signori membri il Consiglio Direttivo: Tizio Caio [ ] Sono presenti, inoltre, gli associati signori: Toni Bepi Nane [ ] Il foglio sottoscritto delle presenze viene allegato al presente verbale. 7

8 Ai sensi di statuto assume la presidenza dell assemblea il Presidente dell associazione sig. Tizio, che propone ai convenuti la nomina del sottoscritto sig. Caio a fungere da segretario verbalizzante; gli associati presenti approvano. Il Presidente fa presente come l assemblea sia valida in prima (oppure seconda) convocazione avendo convocato gli associati a termini di statuto. Il Presidente chiede ai presenti se tutti si ritengono sufficientemente informati sugli argomenti posti all Ordine del giorno, ed avendone avuto il consenso dichiara l assemblea atta a deliberare. Punto n. 1 all OgG Il Presidente illustra in maniera ampia ed esaustiva l argomento di cui trattasi, rispondendo in maniera precisa e puntuale alle domande che gli vengono poste. Segue una libera discussione, al termine della quale, con voto unanime (oppure con X voti favorevoli, Y voti contrari e Z astenuti), l Assemblea degli associati di A.S.D. Bim Bum Bam delibera di approvare il Rendiconto per l esercizio finanziario 2012/2013 che chiude con un Avanzo di Euro 1.000,00; di reinvestire l avanzo conseguito nelle attività sociali dell esercizio finanziario 2013/2014; di delegare al Presidente dell associazione di dare esecutività alla presente deliberazione. Il Rendiconto approvato viene allegato al presente verbale. Punto n. 2 all OgG Il Presidente illustra in maniera ampia ed esaustiva [ ] Punto n. 3 all OgG Il Presidente illustra in maniera ampia ed esaustiva [ ] * * * * * A questo punto, null altro essendovi da deliberare e nessuno chiedendo la parola, l Assemblea viene chiusa alle ore 12.40, dopo la lettura e l unanime approvazione del presente verbale. Il Presidente Il Segretario. LIBRO DEI VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO Le modalità di tenuta di tale registro sono le stesse del Libro dei Verbali delle assemblee dei soci. Al Consiglio Direttivo organo cui è demandata la gestione effettiva e pratica dell associazione spettano le attribuzioni previste dallo statuto.. TENUTA DELLA CONTABILITA Un associazione non ha nessun obbligo contabile normativamente previsto, se non quello logico di tener ordinatamente conto delle entrate e delle uscite in modo tale da poter redigere il Rendiconto annuale previsto dallo statuto al fine di dare ai soci le giuste informazioni circa la gestione. 8

9 Quindi la contabilità può essere tenuta sia a mano con dei registri ma anche in semplici quaderni che con un sistema informatico (basta un semplice foglio excell, non occorre necessariamente un software di contabilità). L importante è conservare ordinatamente in ordine cronologico e numerate di protocollo tutte le pezze giustificative di spesa (fatture, ricevute, ecc.) e le ricevute dei contributi degli associati, che solitamente si distinguono in un contributo annuale per l iscrizione all associazione (quota associativa) ed in contributi periodici per lo svolgimento del attività sociale. Non è necessario, anche se consigliato, tenere un conto corrente bancario o postale intestato all associazione: importante, però, tenere presente che tutti i movimenti superiori a Euro 516,00 (il vecchio milione di lire, ndr) devono essere tracciabili (assegno, bonifico, bollettino postale, ecc.). Altro aspetto non obbligatorio ma consigliato, è quello di tenere un Registro di Prima Nota Cassa dove segnare tutti i movimenti in entrata ed uscita, comunque giustificate da ricevute, fatture, ecc. ESEMPIO di Rendiconto annuale: RENDICONTO ECONOMICO CONSUNTIVO dal al ENTRATE DESCRIZIONE IMPORTI ESERCIZIO AVANZO anno sportivo 2011/ ,00 Quote associative annuali 5.000,00 Quote associative periodiche ,00 Sopravvenienze attive - Erogazioni liberali 1.000,00 Contributi Enti pubblici 3.000,00 TOTALE ENTRATE ,00 9

10 USCITE DESCRIZIONE IMPORTI ESERCIZIO Materiale di consumo 500,00 Altri beni e servizi 800,00 Costi per utenze 2.700,00 Manutenzioni 3.500,00 Consulenti 1.500,00 Rimborso spese Istruttori ,00 Spese promozionali 2.000,00 Spese amministrative 1.000,00 Locazioni e affitti 5.000,00 Canoni e licenze 800,00 Oneri tributari 750,00 Oneri finanziari 200,00 Altri oneri di esercizio 1.000,00 TOTALE USCITE ,00 AVANZO DI GESTIONE 2.090,00 Oltre il Rendiconto annuale, all assemblea dei soci deve essere portato in approvazione il Bilancio preventivo per l anno seguente, che non è altro che una ipotesi di entrate/uscite basata su quello che è stata la gestione dell anno precedente. ESEMPIO di Bilancio Preventivo: BILANCIO PREVENTIVO ENTRATE DESCRIZIONE IMPORTI ESERCIZIO AVANZO anno sportivo 2012/ ,00 10

11 Quote associati 4.000,00 Ricavi attività commerciale ,00 Erogazioni liberali - Altri ricavi e proventi TOTALE ENTRATE ,00 USCITE DESCRIZIONE IMPORTI ESERCIZIO Materiale di consumo 590,00 Altri beni e servizi 1.000,00 Costi per utenze 1.500,00 Manutenzioni 500,00 Consulenti 1.500,00 Istruttori ,00 Spese promozionali 3.000,00 Spese amministrative 2.000,00 Locazioni e affitti 6.000,00 Canoni e licenze 2.000,00 Oneri tributari 1.000,00 Oneri finanziari 1.000,00 Altri oneri di esercizio 3.000,00 TOTALE USCITE ,00 AVANZO DI GESTIONE 0,00 Come si può vedere dagli esempi sopra riportati, l eventuale Avanzo della Gestione deve essere sempre ed obbligatoriamente reinvestito nell attività dell anno seguente: rappresenta, pertanto, la prima voce d entrate. Allo stesso modo, una eventuale perdita (Disavanzo di gestione) rappresenterà la prima voce di uscita (spesa) dell anno a venire. Considerata l assenza dello scopo di lucro, il Bilancio Preventivo non prevederà mai un avanzo e nemmeno un disavanzo per l anno seguente, ma piuttosto una gestione che si chiude in pareggio: l eventuale avanzo/disavanzo saranno solamente il frutto delle risultanze contabili riguardanti l effettivo svolgimento delle attività sociali. 11

12 Modello EAS Tutte le associazioni entro 60 giorni dalla loro costituzione, devono inviare per via telematica, tramite un intermediario abilitato, il modello EAS all Agenzia delle Entrate. Il modello EAS fa una radiografia dell attività associativa tramite la risposta a 38 domande specifiche. Per le associazioni sportive, iscritte al Registro CONI, tale domande si riducono a 7. Se durante la vita dell associazione intervengono delle particolari variazioni il modello deve essere ripresentato entro il 31 marzo dell anno seguente quello in cui vi è stata tale variazione. ISCRIZIONE REGISTRO CONI (solo per le associazioni sportive dilettantistiche) Voglio rimarcare l assoluta necessità ed importanza per le Associazioni Sportive Dilettantistiche dell obbligatorietà dell iscrizione al Registro CONI. Tale iscrizione dovrà essere effettuata in via telematica sul sito dopo l affiliazione dell ASD ad una Federazione sportiva nazionale (FSN) o ad un Ente di promozione sportiva (EPS). Spesso è la stessa FSN o lo stesso EPS che si occupa dell iscrizione dell ente affiliato: occorre accertarsi che questo avvenga effettivamente, consultando il Registro sul sito. Importantissimo è tenere la stampa del certificato di registrazione da esibire al momento di una eventuale verifica. * * * * * 12

13 Con questo breve Vademecum ho voluto dare solamente alcuni cenni dell attività amministrativa minima di una associazione: i temi trattati potranno essere approfonditi ed ampliati in un eventuale incontro dove si potranno sviluppare le specificità della singola associazione. Porto Viro, gennaio