CARTA DEI SERVIZI DIREZIONE GENERALE (DG)

Transcript

1 CARTA DEI SERVIZI DIREZIONE GENERALE (DG) ORGANIZZAZIONE Il Direttore Generale è l organo responsabile, sulla base degli indirizzi forniti dal Consiglio di Amministrazione, della complessiva gestione e organizzazione dei servizi, delle risorse strumentali e del personale tecnico amministrativo dell Ateneo, nonché dei compiti previsti dalla normativa vigente in materia di dirigenza nella Pubblica Amministrazione. L attività della Direzione Generale è suddivisa in cinque Uffici. L Ufficio di Segreteria della Direzione Generale fornisce supporto alle attività di governance proprie del Direttore Generale mediante la predisposizione degli atti formali di competenza. L Ufficio Affari Generali gestisce i processi relativi agli affari istituzionali e generali di Ateneo, dall elezione del Rettore e degli Organi di Ateneo e direzione ed altri organismi all emanazione e modifica di Statuto e Regolamenti, alla gestione delle pratiche assicurative e delle partecipazioni dell Ateneo. L Ufficio presidia inoltre le attività connesse al Protocollo e all archiviazione dei documenti in entrata/uscita, nonché la gestione operativa del servizio di posta in entrata/uscita. L Ufficio Affari Legali assicura il presidio e la gestione del contenzioso giudiziale e stragiudiziale dell Ateneo. Fornisce altresì consulenza giuridica al Rettore, al Direttore Generale, agli Organi di Governo e, in generale, alle strutture dell Ateneo. l Ufficio Organi Collegiali assicura il presidio e la gestione dei processi relativi alle attività degli Organi Collegiali di Ateneo, la consulenza in materia di funzionamento e verbalizzazione delle sedute degli Organi interni delle strutture e il controllo dei relativi verbali. L Ufficio fornisce inoltre supporto al Difensore degli Studenti. L Ufficio Prevenzione e Protezione dai Rischi è composto dal Servizio di Prevenzione e Protezione dai Rischi SPPR (ex.art.31 D.Lgs n. 81/2008) e da una componente amministrativa. Presidia e gestisce le attività conformemente a quanto stabilito dal T.U. Per maggiori dettagli si rimanda all organigramma della Direzione Generale pubblicato sul sito internet di Ateneo alla pagina 1

2 SERVIZI 1. SERVIZI ASSICURATIVI Gestione dei servizi assicurativi e delle polizze di Ateneo; cura dell istruzione - e successiva gestione - delle pratiche per l apertura dei sinistri. Utenti interni ed esterni il cui interesse è tutelato dalle assicurazioni di Ateneo. Ufficio Affari Generali Settore Affari Generali Telefono /8231/8302/8343/ aff.generali@unive.it Referente di Settore Dott.ssa Saviana Beghi Dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle e mercoledì pomeriggio dalle ore alle ore Precisione, chiarezza e completezza nell istruzione della pratica Cortesia e disponibilità del personale apertura del sinistro presso il broker di Ateneo: entro 7 giorni lavorativi dalla segnalazione di avvenuto sinistro. n. reclami ricevuti / attività svolta 2

3 2. SERVIZIO ARCHIVIO Gestione, fruizione, custodia e controllo dell Archivio di Ateneo. Tutti gli utenti interni ed esterni che presentano istanza di accesso ai documenti conservati in archivio, per motivi amministrativi o di ricerca. Ufficio Affari Generali Settore Protocollo Telefono: / protocollo@unive.it; aff.generali@unive.it Referente di Settore Dott. Gennaro Capasso Dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle e mercoledì pomeriggio dalle ore alle ore Precisione nel reperimento della documentazione richiesta Cortesia, disponibilità e capacità di ascolto del personale dal questionario di customer dal questionario di customer 7 giorni dalla richiesta di consultazione del materiale archivistico. dal questionario di customer 3

4 3. SERVIZIO PROTOCOLLO INFORMATICO L Ufficio Affari Generali Settore Protocollo - si occupa della gestione della corrispondenza in arrivo dell Ateneo, assicurandone la gestione, la fruizione ed il protocollo. Tutti gli utenti interni ed esterni all Ateneo che presentano istanze di persona, con servizio postale o con modalità telematica (PEC, o FAX). Ufficio Affari Generali Settore Protocollo Telefono: /8230/ protocollo@unive.it Referente di Settore Dott. Gennaro Capasso Dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle e mercoledì pomeriggio dalle ore alle ore Cortesia, disponibilità e capacità di ascolto del personale dal questionario di customer - per la consegna a mano durante gli orari di apertura del Settore Protocollo, la registrazione è immediata con rilascio di ricevuta; - per i documenti pervenuti attraverso vettori la registrazione avviene entro 24 ore lavorative. n. di , posta ordinaria e PEC protocollate entro 24 ore / n. di , posta ordinaria e PEC ricevute Limite minimo: 70% 4

5 4. REDAZIONE DI PARERI LEGALI Il servizio di consulenza legale alle strutture consiste nella redazione e nel rilascio di pareri (sia scritti che orali) alle strutture richiedenti. Il procedimento può essere utilmente scomposto in 4 fasi, di cui l ultima è solo eventuale: 1. acquisizione del quesito (scritto od orale) proveniente da una struttura interna; 2. analisi del quesito e studio del caso; 3. formulazione del parere legale (per iscritto se il quesito è pervenuto nella stessa forma) e invio alla struttura richiedente; 4. eventuale follow-up (ad es. a seguito di ulteriori scambi di corrispondenza tra la struttura interna e la controparte in materia di accesso ai documenti amministrativi). L erogazione del servizio di consulenza legale si rivolge alle seguenti strutture richiedenti: unità organizzative dell Amministrazione centrale (Rettorato, Direzione Generale, Aree); Dipartimenti; Sistema bibliotecario di Ateneo (Sba); Scuole; Centri. Ai fini della valutazione del livello di difficoltà del quesito, che spetta all Ufficio Affari Legali, si tiene conto, oltre che dei contrasti giurisprudenziali in materia, anche delle caratteristiche, dell importanza, della natura e del valore dell affare, oltre che della forma (scritta od orale) con cui il parere deve essere reso Ufficio Affari Legali Telefono: /8175/8253/ aff.legali@unive.it Direttore dell Ufficio Dott. Carlo De Martin Fabbro Dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle e mercoledì pomeriggio dalle ore alle ore Soddisfazione degli utenti interni espresso in termini di precisione, chiarezza e completezza dei pareri emessi Cortesia, disponibilità e capacità di ascolto del personale - quesito semplice: 5 giorni lavorativi, ridotti a 3 in caso di urgenza; - quesito di media difficoltà: 12 giorni lavorativi, ridotti a 8 in caso di urgenza; - quesito di elevata difficoltà: 25 giorni lavorativi, ridotti a 18 in caso di urgenza. Grado di soddisfazione rilevato dal questionario di customer Grado di soddisfazione rilevato dal questionario di customer Grado di soddisfazione rilevato dal questionario di customer 5

6 5. RILASCIO DI COPIE CONFORMI ALL ORIGINALE DI DELIBERAZIONI DEL SENATO ACCADEMICO E DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Il servizio si articola nella predisposizione di copie conformi all originale di deliberazioni del Senato Accademico e del Consiglio di Amministrazione, richieste dagli Uffici dell Amministrazione Centrale nell ambito dei procedimenti di propria competenza, nel periodo compreso tra la seduta in cui le stesse sono approvate e l approvazione del relativo verbale nella seduta successiva, e successivamente all approvazione del relativo verbale. Responsabili delle Aree e degli Uffici in cui si articola l Amministrazione Centrale. indirizzata all Ufficio OC con richiesta della specifica delibera. Invio della copia conforme all originale al richiedente. Ufficio Organi Collegiali Telefono: organi.collegiali@unive.it Direttrice dell Ufficio Dott.ssa Maria Teresa Bellin Dal lunedì al venerdì 9:30-12:30. Mercoledì anche pomeriggio 14:30-16:30. Cortesia, disponibilità e capacità di ascolto del personale entro 7 giorni lavorativi dalla data della richiesta, esclusi i tempi di acquisizione della firma del Direttore Generale e del Rettore. 6

7 6. SUPPORTO AL DIFENSORE DEGLI STUDENTI Il servizio si articola in: presidio delle richieste di intervento e di consulenza al Difensore degli Studenti; assistenza al Difensore in sede di ricevimento degli studenti; gestione delle riunioni della Commissione, nominata dal Rettore, per i ricorsi in via amministrativa e gerarchica, presentati dagli studenti con l'assistenza del Difensore contro i provvedimenti sul diritto allo studio. In particolare: - istruttoria delle richieste pervenute al Difensore con acquisizione della relativa documentazione e normativa, finalizzata a individuare la soluzione, anche d'ufficio, e all'apertura del fascicolo; - segreteria e coordinamento nei contatti con i docenti e gli uffici interessati alle richieste degli studenti; - gestione dei fascicoli e loro aggiornamento e presidio delle attività finalizzate alla definizione delle pratiche; - gestione e supporto delle riunioni della Commissione per i Ricorsi, dalla convocazione alla verbalizzazione e notifica delle decisioni agli interessati. Studenti iscritti ai Corsi di studio dell Ateneo. Richiesta telefonica o/e via e fax; in presenza previa richiesta di appuntamento. Telefonica o/e via e fax; in presenza. Ufficio Organi Collegiali Telefono: / difenso@unive.it Direttrice dell Ufficio Dott.ssa Maria Teresa Bellin Dal lunedì al venerdì 9:30-12:30. Mercoledì anche pomeriggio 14:30-16:30. Appuntamento con il Difensore in presenza su richiesta. 7

8 Precisione, chiarezza e completezza delle procedure amministrative connesse al supporto fornito al Difensore Cortesia, disponibilità e capacità di ascolto - istruzione della pratica e primo riscontro agli studenti: entro 5 giorni lavorativi dalla data della richiesta al Difensore; - risoluzione della pratica: entro 20 giorni esclusi i tempi di risposta delle strutture alle quali vengono richieste informazioni; - entro 90 giorni per i casi più complessi, esclusi i tempi di risposta delle strutture alle quali vengono richieste informazioni. n. reclami ricevuti / attività svolta 7. SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO Attività di consulenza in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro. Dirigenti e Direttori di Dipartimento. Telematica, telefonica, in presenza. Telematica, telefonica, in presenza. Campus Scientifico di Via Torino 155, Venezia Mestre Ufficio Prevenzione e Protezione Rischi Telefono: /8489/8485/8482/8461/ sppr@unive.it Direttore dell Ufficio Ing. Andrea Gardonio 8

9 Dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle e dalle alle 15.30, previo appuntamento. Chiarezza e completezza delle consulenze fornite in materia di sicurezza Cortesia, disponibilità e capacità di ascolto del personale consulenze rese al richiedente entro 7 gg lavorativi. 9