Assemblea dei Soci BITS

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1 Assemblea dei Soci BITS 21 Maggio 2013 ore 18,30 Udine Il giorno 21 maggio 2013 alle ore si è tenuta l'assemblea Ordinaria dei Soci BITS, presso l'università di Udine, sede del meeting annuale BITS2013, come da convocazione inviata dal Presidente ai Soci via , 30 giorni prima dell Assemblea. All Assemblea risultano presenti 34 Soci, di cui 29 Ordinari e 5 Associati (elenco in allegato). L Ordine del Giorno, comunicato in precedenza via a tutti i Soci, è il seguente: 1. Relazioni di Presidente, Tesoriere, Segretario 2. Richieste nuovi soci 3. Travel Grants: apertura per altri meeting oltre ISMB/ECCB 4. Rappresentante BITS per ISCB 5. Aggiornamento Elixir 6. Presentazione candidature per sede meeting BITS2014 e anni successivi 7. Didattica della bioinformatica nei corsi universitari 8. Richieste di patrocinio 9. Attività regionali 10. Varie ed eventuali 1. Relazioni di Presidente, Tesoriere, Segretario Il Presidente Manuela Helmer-Citterich presenta ai soci le attività della Società nel periodo Dopo il Convegno Annuale a Catania, la Società ha offerto diverse opportunità di supporto ai Soci mediante Travel Grants; oltre a quelli per giovani non strutturati per partecipazione a BITS2013 (il dettaglio nella relazione del Segretario), sono stati messi a disposizione Travel Grants per partecipazione ai meeting internazionali ECCB2012, ISCB Africa ASBCB, ISMB/ECCB2013. In tutti questi casi, BITS ha avuto riconosciuto il ruolo di sponsor dell'evento, con conseguente ricaduta sulla visibilità della Società. Inoltre BITS ha patrocinato e offerto supporto a numerosi convegni su richiesta di Soci coinvolti nell'organizzazione dei meetings (NGS & Epigenomica Bari; NETTAB, Como; meeting regionali in Campania, Liguria e Toscana; corso su RNAseq, Torino; From Biobanks to Knowledge Repositories, Pavia; CIBB2013, Nizza, Francia). Dopo il meeting di Catania, è stato realizzato un Supplemento di BMC Bioinformatics dedicato a BITS2012 (a cura del consigliere Carmela Gissi). E' stato offerto un buono Amazon di 10 Euro ai referee che hanno partecipato alla valutazione dei manoscritti (ulteriori dettagli nella relazione del Segretario, con supporto del Tesoriere), come già effettuato per il supplemento precedente. E' stato diffuso un recente messaggio ricevuto da Anna Tramontano riguardante aggiornamenti sugli sviluppi della iniziativa ELIXIR. Si è reso necessario procedere alla chiusura del conto bancario esistente e alla apertura di un nuovo conto, con l'attivazione di un conto PayPal per raccogliere pagamenti tramite carta di credito (dettagli nella relazione del Tesoriere). Nell'organizzazione del meeting BITS2013, sono state realizzate alcune nuove iniziative, quali la

2 Call for Special Session e l'utilizzo dell'albo dei Referee per valutazione abstract sottomessi al Convegno (approvata dall assemblea precedente, realizzata quest'anno). BITS ha aderito a GOBLET (Global Organisation for Bioinformatics Learning, Education & Training), tramite la firma del Presidente del Memorandum of Understanding. Il Tesoriere Sabino Liuni presenta le spese sostenute nel corso del 2012 e il quadro finanziario complessivo mostrando all Assemblea la seguente tabella: ENTRATE Euro Quote associative BITS 2012 nr ,75 Iscrizioni Meeting BITS 2012 nr ,71 Patrocini meetings (NGS-Bari, NETTAB, RNASeq) 1.119,18 Totale ,64 USCITE Euro Travel Grants nr ,00 Spese Meeting BITS ,00 Canone Annuale Sito BITS ,00 Web Manager 2012 Amazon 601,00 326,08 Totale ,08 Saldo Gestione ,56 Saldo Bancario fine al ,60 Il Tesoriere precisa che il saldo bancario non rappresenta l'attivo BITS, dal momento che la Società ha svolto il compito di raccolta delle quote di iscrizione a eventi patrocinati, per i quali al non era ancora stata completamente versata la quota presente sul conto. Il Segretario Angelo Facchiano presenta una relazione sulle attività svolte dal settembre 2012, data in cui è stato indicato dal Direttivo il nuovo segretario a seguito del rinnovo del Direttivo durante la Assemblea dei Soci 2012 tenuta a Catania. L'attività del Segretario ha riguardato l'organizzazione del lavoro del Direttivo, il coordinamento delle riunioni e consultazioni realizzate via skype e tramite un continuo scambio di messaggi . Le attività svolte, anticipate nella relazione del Presidente, vengono presentate in maggiore dettaglio. Il supplemento BMC Bioinformatics dedicato a BITS2012 è stato realizzato con il coordinamento del Consigliere Carmela Gissi che viene coinvolta per presentare in dettaglio il lavoro svolto. Gli articoli sottomessi per la valutazione sono stati 18, di cui 13 sono stati accettati e pubblicati nel Supplemento. Sono stati coinvolti 12 Associate Editor e 51 revisori di 17 paesi, quasi sempre 3 revisori per articolo, con due fasi di revisione. Il Supplemento di BMC del BITS-2012 è stato pubblicato on-line il 22 Aprile (vedi ) Carmela Gissi inoltre aggiorna l Assemblea sulla preparazione del Supplemento dedicato a BITS2013. BMC Bioinformatics potrà pubblicare al massimo 12 articoli, ulteriori articoli potranno essere pubblicati su BMC Systems Biology, BMC Genomics o BMC Structural Biology (previa

3 specifica approvazione di BMC sulla attinenza del lavoro con gli argomenti trattati da questi giornali). E in trattativa il costo delle pubblicazioni, le prime quotazioni prevedono 12 articoli su BMC Bioinformatics al costo di GBP 11,040 (=920 GBP ciascuno). Per un totale di articoli sui 4 giornali proposti, il preventivo è di GBP 14,720-16,560. Viene evidenziato che il BMC Bioinformatics applica normalmente un costo di GBP 1290 per la pubblicazione di un articolo. Viene descritto il lavoro relativo alla assegnazione di Travel Grants. Il bando per ECCB2012 non aveva assegnato i due Travel Grants previsti (i richiedenti avevano già ottenuto un Travel Grant dall organizzazione del meeting). Pertanto, il Direttivo BITS aveva deciso di sostenere la partecipazione dei soci ad altri meeting, individuando ISCB-Africa 2013 come di potenziale interesse per i Soci BITS, vista la vicinanza della sede (Tunisia). Al bando, diffuso tramite i normali canali BITS (mailing list bio_info, ai soci, sito web), hanno risposto due Soci, ma uno ha poi ritirato la richiesta. E stato pertanto assegnato un Travel Grant a Elisabetta Pizzi, presente in Assemblea che riassume brevemente la sua partecipazione al meeting ISCB- Africa, dando la sua disponibilità a fornire ulteriori dettagli a chiunque fosse interessato. Il bando per Travel Grants per BITS2013 è stato modificato rispetto alle edizioni precedenti, ponendo il requisito che i richiedenti siano già Soci BITS. Sono arrivate numerose richieste, ma solo 5 avevano i giusti requisiti e pertanto, assegnati i primi Travel Grants a questi, si è deciso di riaprire i termini di partecipazione, modificando i requisiti: si elimina il requisito di essere già soci BITS, purché venga presentata domanda di associatura, e si rimuove il limite di età per la partecipazione, mantenendo invece i requisiti di essere primo o ultimo autore di un contributo sottomesso alla Call for Oral Presentations and Posters e di non avere una posizione permanente; viene anche confermato che non sarà assegnato più di un Travel Grant allo stesso gruppo di ricerca. A seguito di questa modifica dei requisiti, sono arrivate ulteriori richieste e si è stilata una graduatoria sulla base del punteggio assegnato dai referee agli abstracts presentati. In definitiva, sono stati assegnati tutti i travel grants previsti (15). Viene ricordata l esistenza del bando BITS per la partecipazione al meeting ISMB/ECCB2013. Viene riassunto il lavoro di organizzazione del meeting BITS2013, in particolare ricordando che sono state introdotte delle novità quali le Special Sessions proposte dai soci, l Albo dei Valutatori (Program Committee) come deciso nell assemblea dei Soci del 2012, i premi per le migliori presentazioni orali e i migliori posters. Si descrive il lavoro di ricerca di sponsors, di cui si sono occupati in particolare i consiglieri Roberto Marangoni e Paolo Romano, realizzato anche con la prospettiva di creare un rapporto continuativo, e che ha permesso di disporre dei premi assegnati. Al termine delle relazioni di Presidente, Tesoriere e Segretario viene chiesto all Assemblea di esprimere commenti, valutazioni e suggerimenti. Le relazioni sono approvate all unanimità dall Assemblea. 2. Richieste nuovi soci Il Segretario presenta all'assemblea le richieste di nuova associatura. Ci sono 8 richieste di nuovi Soci Ordinari (di cui 2 sono già Associati) e 26 richieste per nuovi Soci Associati. Viene ricordato che, per chi richiede di diventare Socio Ordinario, la compilazione del form di associatura prevede di indicare 5 articoli di cui è coautore, ed è esplicitamente richiesto di inviare via mail al Segretario BITS gli articoli e una descrizione del proprio contributo alla loro realizzazione. Alcuni richiedenti non avevano provveduto subito all invio degli articoli, e sono stati quindi sollecitati in un momento successivo. Viene inoltre ricordato che il nuovo Socio, sia Ordinario che Associato, deve essere presentato da due Soci in regola con la quota associativa annuale.

4 Il Direttivo ha valutato le richieste pervenute, verificando il rispetto dei requisiti previsti per l ammissione. Viene pertanto presentato all Assemblea l elenco delle richieste, evidenziando quelle che hanno soddisfatto i requisiti previsti, proponendone l ammissione alla Società. Silvio Tosatto chiede che siano semplificate le procedure di associatura, in riferimento alle difficoltà che si sono create con l invio dei 5 articoli. Si discute, con più interventi, sulle motivazioni da cui derivano le attuali regole, modificate proprio nella precedente Assemblea dei Soci con voto unanime dei Soci ordinari presenti. In conclusione, le proposte del Direttivo sulla accettazione dei nuovi soci sono accolte dall'assemblea. Pertanto, dalla data dell Assemblea diventano Soci Ordinari: Roberta Alfieri, Matteo Benelli, Vitoantonio Bevilacqua, Alessandro Cestaro, Federica Chiappori (già socio associato), Mattia D'Antonio, Barbara Di Camillo (già socio associato), Chiara Romualdi. Inoltre, diventano Soci Associati: Valerio Bianchi, Matteo Carrara, Arianna Consiglio, Romina D'Aurizio, Giorgio De Caro, Fabio De Pascale, Eugenio Del Prete, Bernardino Elmi, Marco Fumian, Leandro Gammuto, Paolo Martini, Stefani Merella, Matteo Pallocca, Fernando Palluzzi, Giuseppe Petrosino, Raffaele Raucci, Francesco Russo, Mariangela Santorsola, Saurav Dahal, Gabriella Sferra, Roberta Rosa Susca, Lorenzo Tattini, Anna Vangone, Francesco Venco. 3. Travel Grants: apertura per altri meeting oltre ISMB/ECCB Il Segretario introduce l'argomento con la constatazione che i Travel Grants sono stati finora realizzati per la partecipazione ai meeting internazionali organizzati da ISCB, di cui BITS è gruppo regionale, ma la partecipazione ai bandi risulta scarsa. Pertanto, si potrebbe estendere l'iniziativa ad altri meeting. Viene chiesto pertanto ai Soci di esprimere le proprie opinioni così che il Direttivo possa tenerne conto e prendere delle decisioni in linea con le considerazioni espresse dall Assemblea. Marco Antoniotti chiede che si estendano i Travel Grants anche altri meeting internazionali, citando in particolare il meeting ICSB 2013 che si terrà a Copenaghen. Il Segretario informa che già ha ricevuto una richiesta da un socio in merito alla possibilità che venga sostenuta la partecipazione a questo stesso meeting. Federico Fogolari chiede che sia data comunque priorità ai meeting di organizzazioni con cui c'è un rapporto di affiliazione. Paolo Romano propone che si estendano i TG ai meeting per i quali si riscontra un numero minimo di pareri favorevoli tra i soci. Luciano Milanesi sottolinea che i Travel Grants per partecipare a meeting internazionali costituiscono un beneficio solo per pochi soci, e propone che si offra supporto alle attività organizzate a livello regionale, alle quali la partecipazione risulta essere molto ampia, così da offrire un beneficio ad un numero maggiore di soci. Il Segretario, preso atto delle opinioni espresse, conclude la discussione su questo punto dell ordine del giorno e propone che, visto il protrarsi dell'assemblea e dei limiti di tempo per l utilizzo della sala, si proceda da questo punto in poi più rapidamente, eventualmente rinviando aspetti che possano essere comunicati via o possano essere oggetto di discussione in altra sede. 4. Rappresentante BITS per ISCB Paolo Romano espone a voce l attuale situazione. BITS è gruppo regionale affiliato a ISCB, di recente sono stati confermati i requisiti, ovvero essere società no profit con almeno 10 soci ISCB in regola. Scopo dei gruppi affiliati è soprattutto la promozione di ISCB, ma può esserci qualche

5 beneficio per i membri dei gruppi, di cui però finora BITS non ha usufruito. Il comitato dei gruppi affiliati si riunisce in occasione di ISMB, quindi la prossima riunione sarà a Berlino. Silvio Tosatto ricorda che esiste un gruppo italiano affiliato allo Student Council di ISCB e propone che BITS stabilisca maggiore interazione con quel gruppo. Il Segretario interviene su questo aspetto concordando sulla utilità di tale interazione, e informa l Assemblea che il responsabile del gruppo italiano affiliato allo Student Council di ISCB, Tomas Di Domenico, aveva proposto una collaborazione nell organizzazione di BITS2013, che avrebbe potuto essere finanziata da ISCB, riguardante la realizzazione di un tutorial e di un premio per il miglior poster. La proposta era stata accolta dal Direttivo, tuttavia, prima che fossero definitivamente fissati ulteriori aspetti, Di Domenico aveva ritirato la proposta, motivando ciò sia con il quasi contemporaneo impegno di organizzare una attività nell ambito di ISMB2013, sia con il mancato finanziamento da parte di ISCB. Il Segretario inoltre informa l Assemblea che nel Direttivo è in fase di discussione la nomina del rappresentante di BITS per ISCB. In assenza di ulteriori commenti, si chiude la discussione su questo punto e si passa al successivo. 5. Aggiornamento su Elixir Si ricorda che è stato inviato di recente un messaggio a tutti i soci con un aggiornamento della situazione ricevuto da Anna Tramontano. Si rinvia per eventuali commenti ad altri momenti di incontro nel corso del meeting. 6. Presentazione candiature per sede meeting BITS2014 e anni successivi Il Segretario ricorda che per BITS2014 è pervenuta la candidatura di Roma e di Cagliari, ma quest ultima è stata ritirata e rinviata per gli anni successivi. L unica proposta per il 2014 è quindi per Roma, e viene presentata da Manuela Helmer-Citterich. Si propone che il meeting sia organizzato da Manuela Helmer-Citterich e Anna Tramontano a Roma, presso l Aula Edoardo Amaldi presso l Istituto di Fisica Guglielmo Marconi dell'università della Sapienza, in posizione centrale e ben raggiungibile dai mezzi pubblici. La data proposta è orientativamente fine febbraio, per sfruttare un periodo in cui le aule non sono impegnate in attività didattiche e non c'è una particolare presenza turistica. La proposta viene accolta dall'assemblea. Per il 2015, si ricorda la disponibilità data ad organizzare il meeting a Milano (proponente: Luciano Milanesi) e a Cagliari (proponente: Giuliano Armano). Per il 2016, viene annunciata la proposta dei soci Roberto Tagliaferri e Anna Marabotti di candidare la sede di Salerno. Luciano Milanesi comunica che ha già iniziato a prendere contatti con i comitati organizzatori per l'expo2015 che si terrà a Milano, e che gli è stato chiesto di comunicare al più presto l'eventuale organizzazione di BITS2015, per far rientrare l'evento nel calendario complessivo delle iniziative. Se la decisione definitiva sarà presa nella prossima Assemblea dei Soci, prevista per febbraio 2014, potrebbe essere con un anticipo non sufficiente. Si concorda di avviare in tempi rapidi una consultazione dei soci per verificare le preferenze per le due sedi candidate (Milano e Cagliari). 7. Didattica della bioinformatica nei corsi universitari Il Segretario ricorda che nel programma del meeting è presente una discussione sulla didattica della bioinformatica nei corsi universitari. L argomento è stato inserito nell ordine del giorno al fine di

6 avviare la discussione tra i soci, in vista della discussione nel meeting, in programma all indomani dell Assemblea. A causa del poco tempo disponibile, il Segretario propone che il punto sia discusso direttamente in quella occasione. L Assemblea approva. 8. Richieste di patrocinio In aggiunta alle numerose richieste di patrocinio di eventi quali workshop, meeting e brevi corsi, su cui viene presa una decisione dal Direttivo, il Segretario segnala la richiesta di patrocinio del Master in Bioinformatica dell'università della Sapienza, avanzata dal Socio Stefano Pascarella. Viene sottolineato che esistono alcuni corsi universitari che rilasciano un titolo in bioinformatica, ed è opportuno che BITS li sostenga, soprattutto nella attuale fase di riorganizzazione di corsi e offerte didattiche degli Atenei. Non vengono avanzati dall Assemblea specifici commenti sull argomento. 9. Attività regionali Viene ricordato che nel corso del meeting è stato inserito uno spazio per una discussione sulle attività regionali. Come per il punto 7, a causa del poco tempo disponibile, il punto non viene ulteriormente trattato in Assemblea. 10. Varie ed eventuali Dall Assemblea non vengono avanzate richieste o osservazioni. L Assemblea viene chiusa alle 20.00

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