v Mistral ArchiWeb 2.0 Manuale utente

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1 v Mistral ArchiWeb 2.0 Manuale utente

2 Sommario 1. INTRODUZIONE DESCRIZIONE FUNZIONALITÀ LOGIN SCHEDA ARCHIVIO GESTIONE ARCHIVI Creazione nuovo archivio Modifica archivio Eliminazione archivio GESTIONE DOCUMENTO Ricerca/Lista documenti Visualizzazione Modifica dati Inserimento documenti Via modulo web Importazione in batch Cancellazione documento RICERCA FULL-TEXT GESTIONE UTENTI CARATTERISTICHE TECNICHE...13 pagina 2

3 1. Introduzione Mistral 2004 ArchiWeb 2.0 è un software di gestione documentale web based progettato e sviluppato da Opendoc in collaborazione con GAP Srl. L applicazione ha le seguenti caratteristiche: gestione di documenti digitali basati su framework evoluti (PDF e DjVu); gestione documenti multi-pagina in unico file o suddivisi in più file; modello di fruizione di tipo intranet: sistema ad accesso riservato, anche in consultazione; consultazione e amministrazione dallo stesso punto di accesso; gestione utenti del sistema; gestione archivi gerarchici, senza limiti di livelli (creazione e modifica); possibilità di caricare documenti da modulo web o tramite file di importazione esterno; modulo di ricerca full-text su documenti dotati di livello di OCR. Il sistema può essere installato in ambienti Linux e Windows. 2. Descrizione funzionalità 2.1. Login All interfaccia di gestione degli archivi si accede mediante login, con nome utente e password, da un apposita maschera. Figura 1 - Maschera di login 2.2. Scheda archivio La scheda dell archivio viene mostrata ogni volta che un dato archivio viene selezionato dalla lista. La scheda presenta le informazioni di dettaglio relative al contenuto, alla data di creazione e modifica al posizionamento dei file dei documenti sul server (solo per archivi con documenti). Nella scheda archivio è presente anche la maschera di ricerca dei documenti (vedi capitolo ). pagina 3

4 Figura 2 - Scheda archivio 2.3. Gestione archivi Il modulo gestione archivi consente di creare nuovi archivi e di gestire quelli già creati. Il modulo viene caricato di default dopo l autenticazione dell utente. Il modello dati prevede la gestione di due tipi di archivio differenti: archivio contenitore e archivio con documenti. Un archivio contenitore può contenere solo altri archivi, di entrambi i tipi, ordinati gerarchicamente e senza limiti, mentre un archivio con documenti può contenere solo documenti. L organizzazione degli archivi con documenti all interno di archivi contenitori, dal punto di vista logico, corrisponde all organizzazione in categorie. Gli archivi contenitori sono descritti da dati informativi generali mentre gli archivi con documenti anche da dati di struttura. I dati di struttura descrivono il documento contenuto nell archivio. L utente abilitato può creare un nuovo archivio o modificare, cancellare un archivio esistente oppure importare in batch dati di documenti, modificare le permission di accesso. Tutte le funzioni sull archivio sono azionabili dalla toolbar posta in alto a destra (vedi Figura 1). Figura 3 - Toolbar funzioni archivio Creazione nuovo archivio E possibile creare un nuovo archivio facendo clic sull apposito pulsante della toolbar funzioni archivio ( ). La prima fase della creazione di un nuovo archivio richiede che siano inseriti i dati identificativi generali dell archivio. I campi proposti di default, non modificabili ed inseribili tramite apposita maschera (vedi Figura 4), sono: nome (campo a compilazione obbligatoria) tipo (valori da lista - campo a compilazione obbligatoria) descrizione (campo a compilazione obbligatoria) La seconda fase, prevista solo nel caso di archivi con documenti, richiede che sia formalizzata la struttura dati dell archivio. I campi proposti di default, non modificabili ed inseribili tramite apposita maschera (vedi Figura 5), sono: nome_file (campo a compilazione obbligatoria) L utente, tramite gli appositi comandi può aggiungere, senza limiti, altri i campi di struttura. La creazione di un nuovo dato di struttura richiede la definizione dei seguenti campi: pagina 4

5 nome campo: il nome usato per la creazione del campo nel database e per l etichetta di visualizzazione dei dati nella tabella di indice. Non sono accettati spazi, caratteri accentati, segni di interpunzione (campo a compilazione obbligatoria); tipo: il tipo di dato (valori da lista: stringa 255 caratteri, stringa 100 caratteri, testo lungo, data, intero - campo a compilazione obbligatoria). Al momento della creazione dell archivio il sistema crea su file system, nella directory file all interno della document-root del web server, la directory specifica dell archivio all interno della quale saranno salvati tutti i file dei documenti. Figura 4 - Maschera inserimento dati generali archivio Figura 5 - Maschera definizione dati struttura archivio Modifica archivio E possibile modificare un archivio esistente selezionandolo dal menu di sinistra e agendo sull apposito pulsante della toolbar funzioni archivio ( ). La procedura di modifica è la stessa della creazione di un nuovo archivio (vedi capitolo 2.3.1). Attenzione: se viene modificata la struttura mediante eliminazione di un campo, i dati precedentemente inseriti in quel campo verranno eliminati. Se invece viene modificato il tipo del campo (es. da stringa ad intero) il sistema cercherà di trasformare i dati inseriti nel nuovo formato. I risultati di questa trasformazione sono tuttavia poco prevedibili. Si consiglia dunque di eliminare il campo per ricrearne un altro di tipo differente. pagina 5

6 2.3.3 Eliminazione archivio E possibile eliminare un archivio esistente selezionandolo dal menu di sinistra e agendo sull apposito pulsante della toolbar funzioni archivio ( ). Un archivio contenitore può essere eliminato solo se al suo interno non sono contenuti altri archivi. Per eliminarlo è necessario eliminare prima tutti gli archivi contenuti. L eliminazione di un archivio con documenti comporta solo la cancellazione dei dati e non dei file dei documenti. Questi rimangono sul server e devono essere cancellati manualmente dall amministratore Gestione documento Le funzioni di gestione del documento sono le seguenti: ricerca/lista documenti visualizzazione inserimento modifica cancellazione Ricerca/Lista documenti L indice dei documenti dell archivio può essere visualizzato attraverso un modulo di ricerca ad hoc (vedi Figura 6), disponibile direttamente dalla scheda dell archivio. I parametri di ricerca corrispondono ai campi di struttura dell archivio selezionato. La ricerca senza parametri visualizza l intero contenuto dell archivio. L utente può escludere, in visualizzazione dalla lista dei risultati, uno o più campi agendo sui pulsanti checkbox associati a ciascun campo. I documenti sono presentati in una lista (vedi Figura 7) ordinata per il primo campo visualizzato. Il sistema impagina i risultati a blocchi di 25 record per pagina. L utente può cambiare il formato di visualizzazione in blocchi da 50 o 100 risultati per pagina. E possibile scorrere le varie pagine di risultati. Dalla lista dei risultati l utente può cambiare l ordine di visualizzazione dei record agendo sull intestazione delle colonne. Il criterio di ordinamento varia in base al tipo di dati (alfabetico crescente/decrescente per i campi stringa, numerico crescente/decrescente per i campi intero, data crescente/decrescente per i campi data). Inoltre è possibile restringere i risultati della ricerca agendo sull apposito filtro. L utente può inserire una chiave di ricerca e selezionare il campo di azione del filtro. Facendo clic sull apposito pulsante ( annullare i parametri del filtro applicati. ), l utente può Figura 6 - Maschera di ricerca pagina 6

7 Figura 7 - Risultati della ricerca, lista documenti pagina 7

8 2.4.2 Visualizzazione Il documento viene visualizzato facendo clic sull apposito comando della lista documenti ( ). Questo apre una finestra popup, all interno della quale viene caricato il documento. Sono disponibili differenti funzioni d interazione con il documento (zoom, pan, rotazione, ecc.). Figura 8 - Visualizzatore documenti pagina 8

9 2.4.3 Modifica dati Da un apposito comando è possibile richiamare la maschera di modifica dei dati del documento, così come definiti nel modulo di struttura dell archivio. Dalla maschera l utente può caricare un nuovo documento in sostituzione di quello esistente. Nel caso di un documento importato tramite file TXT i vecchi documenti su file system rimangono dove sono e devono essere sostituiti a mano. Figura 9 - Maschera di modifica dati documento Inserimento documenti Il caricamento dei file e dei dati dei nuovi documenti può avvenire in base a due distinte modalità: caricamento dati e file direttamente da modulo web; caricamento dati in batch tramite file di importazione e caricamento dei file manualmente sul server Via modulo web E possibile inserire nell archivio un nuovo documento direttamente da modulo web agendo sull apposito pulsante della toolbar documenti ( ). Questa modalità consente di caricare, uno alla volta, nell archivio selezionato, documenti multi-pagina in un unico file. L utente deve compilare con i dati i campi di struttura del documento, quelli di default e quelli creati ad hoc e selezionare il file dal desktop del proprio PC. Il file viene dunque caricato in upload sul server e i dati salvati nel DB. La dimensione massima dei file che è possibile caricare via modulo web è definita dall amministrazione del sistema attraverso apposita configurazione dell ambiente applicativo PHP Importazione in batch E possibile importare volumi consistenti di documenti mediante caricamento di un file in formato TXT esterno contenente i dati. La maschera di caricamento è richiamata agendo sull apposito pulsante della toolbar archivi ( ). Il file di importazione in formato TXT (ASCII, charset ISO Latin 1, Windows LF) deve essere formattato in base alle regole di struttura dell archivio. La prima riga deve essere occupata dall intestazione (header) dei campi, secondo il formalismo proposto a video dal sistema per l archivio selezionato (es. 'nome_file','testata','data','annata','numero'). I valori dei campi, anche quelli vuoti, devono essere aperti e chiusi da caratteri di apice (') e separati tra loro da tre caratteri cancelletto (###). Esempio: corsojava-2.7.pdf'###'corso C++'###'C++'###'Doc PDF multi-pagina (225 pagg.)' Ad ogni riga corrisponde un record del documento. pagina 9

10 I file di un documento multi-pagina sono raggruppati all interno del campo obbligatorio nome_file e separati dal carattere punto e virgola (;). Esempio: 'corsojava-2.7_001.pdf;corsojava-2.7_002.pdf'###'corso C++'###'C++'###'Doc PDF multi-pagina (225 pagg.)'. I documenti vengono caricati a mano (via FTP, tramite mounting del volume in rete, direttamente da linea di comando) in una directory dedicata del server. Figura 10 Modulo di inserimento documenti via web Figura 11 - Interfaccia di caricamento file TXT di importazione documenti Cancellazione documento E possibile cancellare la scheda del documento da un apposito comando della toolbar documenti ( ). Il sistema elimina solo i dati e non anche i file che devono quindi essere cancellati manualmente dall amministratore Ricerca full-text 2.6. Gestione utenti Il sistema consente agli utenti abilitati (account super user o admin) di creare i profili di nuovi utenti ( modificare quelli esistenti ( ) dagli appositi comandi della toolbar di gestione utenti. I dati del profilo utente sono: ) o di pagina 10

11 nome utente password nome cognome stato (valore da lista: attivo/non attivo. Solo in fase di modifica) tipo (valori da lista: user/super user) Agli utenti di tipo user possono essere attribuiti i permessi di accesso e di gestione dei contenuti degli archivi creati dagli amministratori. I permessi di accesso possono essere: accede/non accede all archivio (quando l accesso è inibito l archivio non viene visualizzato nella lista archivi); non legge (simbolo N - l utente non vede il campo), legge (simbolo R - l utente visualizza il campo), legge e scrive (simbolo R+ W - l utente visualizza il campo lo può modificare e cancellare, può caricare nuovi documenti tramite modulo web quando la permission è associata al campo nome_file ). L utente di tipo user non può comunque creare archivi, né modificare la struttura degli archivi esistenti. Non può inoltre caricare tramite procedura batch nuovi documenti. Queste funzioni sono riservate all utente super-user. L attribuzione dei permessi avviene ad opera dell utente super user attraverso due differenti moduli: nella sezione gestione utenti, per ogni singolo utente (solo permessi sui campi); nella sezione gestione archivi, per ogni singolo archivio (permessi di accesso all archivio e sui campi). L account admin non può essere gestito dal sistema. Figura 12 - Modulo gestione permessi campi archivio (sezione Gestione archivi) pagina 11

12 Figura 13 - Maschera creazione nuovo utente Figura 14 - Maschera gestione permessi accesso (sezione Gestione utenti) Figura 15 - Maschera gestione permessi campi (sezione Gestione utenti) pagina 12

13 3. Caratteristiche tecniche Mistral Archiweb è sviluppato con tecnologie prevalentemente di tipo open source: Apache 2 (web server) MySQL 4 (database) PHP 4 (linguaggio applicativo) XHTML 1.0 Strict, CSS 2.0, Javascript (linguaggi interfaccia) Java (motore di visualizzazione documenti) MnoGoSearch (engine ricerca full-text) L applicazione è installabile in ambienti Linux/Windows/Macintosh compatibili con i software indicati (ambienti LAMP/WAMP/MAMP). L interfaccia di accesso è stata testata con i seguenti browser: MS Internet Explorer 6 e versioni successive (Win) Firefox 1.5 e versioni successive (Win/Mac) Opera 9 (Win/Mac) Safari 2 (Mac) I formati immagine supportati: PDF e DjVu (modulo base attraverso i rispettivi plug-in) TIFF, JPEG, GIF, PNG ed altri (modulo opzionale attraverso applet Java) pagina 13

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