MINISTERO PER I BENI, LE ATTIVITÀ CULTURALI E IL TURISMO DIREZIONE GENERALE PER LE BIBLIOTECHE, GLI ISTITUTI CULTURALI E IL DIRITTO D AUTORE

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1 MINISTERO PER I BENI, LE ATTIVITÀ CULTURALI E IL TURISMO DIREZIONE GENERALE PER LE BIBLIOTECHE, GLI ISTITUTI CULTURALI E IL DIRITTO D AUTORE BIBLIOTECA CASANATENSE CARTA DELLA QUALITÀ DEI SERVIZI 2013

2 I. PRESENTAZIONE Che cos è la Carta della qualità dei servizi La Carta della qualità dei servizi risponde all esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono. Essa costituisce un vero e proprio patto con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo. L adozione della Carta della qualità dei servizi negli istituti del Ministero per i beni e le attività culturali si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti. La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell opinione degli utenti. I principi Nello svolgimento della propria attività istituzionale la Biblioteca Casanatense si ispira ai principi fondamentali contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994: uguaglianza e imparzialità I servizi sono resi sulla base del principio dell uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica. Questa biblioteca si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l accesso e la fruizione ai cittadini stranieri, alle persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale. Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità. continuità La Biblioteca garantisce continuità e regolarità nell erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi partecipazione L Istituto promuove l informazione sulle attività svolte e, nell operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata. efficienza ed efficacia Il direttore e lo staff della Biblioteca perseguono l obiettivo del continuo miglioramento dell efficienza e dell efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo.

3 II. DESCRIZIONE DELLA STRUTTURA Caratteristiche essenziali La Biblioteca Casanatense è un istituto periferico del Ministero per i Beni e le Attività culturali. Istituita dai padri domenicani del Convento di S. Maria sopra Minerva a Roma come biblioteca di pubblica utilità per volere del cardinale Girolamo Casanate ( ) fu inaugurata nel 1701, nell edificio appositamente costruito nell area di un chiostro della Minerva su progetto dell architetto Antonio Maria Borioni ed ebbe come primo nucleo la collezione del cardinale Casanate, ricca di oltre volumi. La Casanatense primeggiò tra le biblioteche romane per l esperta attività biblioteconomica e catalografica, legata soprattutto alla figura di Giovanni Battista Audiffredi ( ) e per l illuminata politica degli acquisti orientati tanto alle tradizionali discipline religiose e teologiche che agli studi di diritto romano, di economia e sulla città di Roma. Nel 1872, estesa anche a Roma la legge sulle corporazioni religiose, nell amministrazione della biblioteca il prefetto domenicano fu affiancato da un funzionario governativo, e per alcuni anni la Casanatense fu amministrata in comune con la Biblioteca Nazionale Vittorio Emanuele II. Nel 1884, conclusasi a sfavore dei Domenicani la lite giudiziaria intrapresa contro il Ministero dell'istruzione Pubblica, questi furono sostituiti con personale statale. La Biblioteca conserva circa volumi. Le sue raccolte più significative sono costituite da manoscritti, incunaboli, incisioni, musica teorica e pratica, drammi e libretti musicali, editti e bandi, testate di periodici (240 correnti). Missione: conservare, accrescere e valorizzare le proprie raccolte storiche; arricchire il patrimonio con nuove acquisizioni; valorizzare e promuovere i fondi attraverso un adeguata attività culturale esplicata attraverso pubblicazioni, mostre ed esposizioni, convegni, concerti, la cui diffusione è garantita dagli strumenti mediatici a disposizione, in particolar modo il sito web; documentare il posseduto, fornire informazioni, favorire la più ampia fruizione del patrimonio. Progetti: Catalogazione di fondi musicali Catalogo dei manoscritti classici Manus online Fotografie Fondo Cairo Accordo Istituto Datini Casanatense I compiti e i servizi I compiti: Assicurare l'accesso alla biblioteca e al patrimonio in essa conservato e favorire la ricerca e l'acquisizione delle informazioni Assistere gli utenti con cortesia, correttezza, disponibilità, imparzialità e riservatezza Favorire l'utenza remota attraverso l'incremento dei servizi offerti via web Erogare i servizi con continuità e regolarità, provvedendo a ridurre al minimo i disagi dovuti a cause di forza maggiore Perseguire l'obiettivo del miglioramento della qualità dei servizi offerti, anche valutando periodicamente il livello di soddisfazione dell'utenza. Servizi al pubblico: Consultazione in sede dei cataloghi e del patrimonio documentario della biblioteca Consultazione in remoto di cataloghi e fondi digitalizzati Informazioni bibliografiche in sede e per corrispondenza, telefono, fax e posta elettronica

4 Prestito locale e interbibliotecario (nazionale e internazionale) Servizi bibliografici: catalogazione in SBN del materiale acquisito per acquisto o dono; catalogazione di materiale manoscritto e raro a stampa, nonché di materiali speciali (stampe, araldica, musica) Servizi aggiuntivi: fornitura di fotocopie e di riproduzioni fotografiche, digitali, in microfilm, in concessione ad un gestore esterno, nel rispetto della normativa vigente in materia Iniziative culturali: mostre, convegni, conferenze, concerti, visite guidate, visite didattiche. III. IMPEGNI E STANDARD DI QUALITÀ Accesso Regolarità e continuità Orario di apertura La Biblioteca offre servizi regolari e continuativi durante tutto il periodo di apertura. L'accesso alla biblioteca è soggetto al rilascio di una tessera e garantito a chiunque abbia compiuto 16 anni di età, munito di un documento in corso di validità. Il personale della biblioteca opera nel rispetto dei principi di deontologia professionale e degli standard di qualità definiti e si impegna ad assistere l'utente nelle sue necessità informative. Gli utenti a loro volta sono tenuti al rispetto delle norme che regolano il funzionamento dell istituto, oltre a depositare borse e oggetti ingombranti nell apposito armadio all ingresso, tenere un comportamento corretto, non danneggiare il patrimonio e non disturbare. La Biblioteca è aperta al pubblico tutti i giorni feriali con il seguente orario: lunedì - venerdì, ore ; sabato, ore Nel mese di agosto e nei giorni 24 e 31 dicembre, salvo diverse disposizioni, la Biblioteca è aperta dalle 8.15 alle La chiusura straordinaria annuale, ai sensi dell'art. 28 D.P.R. 417/1995, preventivamente segnalata con largo anticipo, si effettua di norma nella seconda e terza settimana di agosto, durante le quali gli utenti possono comunque accedere alla Sala Cataloghi ed usufruire dei servizi di informazione e di prestito dalle ore alle Per motivi organizzativi la chiusura straordinaria, o chiusure per revisioni straordinarie, potranno effettuarsi in periodi diversi, sempre preventivamente segnalate con congruo anticipo. Orario di visita del Salone Monumentale: dal lunedì al venerdì alle ore 11,30 è possibile usufruire di una visita guidata gratuita, senza prenotazione Il sabato, sempre alle ore 11,30 le visite guidate, gratuite, saranno effettuate esclusivamente su appuntamento (tel ) Attesa per rilascio tessere di accesso alla biblioteca e autorizzazioni Per accedere alla biblioteca e ai suoi servizi all utente viene rilasciata a vista una tessera con codice a barre, il cui ID verrà utilizzato anche per le richieste. La tessera di accesso alla Biblioteca è abilitata per la consultazione di manoscritti e materiale raro e di pregio da Laura Giallombardo e, in sua assenza, da Isabella Ceccopieri

5 La tessera di accesso alla Biblioteca è abilitata al servizio di prestito locale esterno dagli addetti all Ufficio Prestito e dal responsabile Margherita Palumbo. Rilascio della tessera ed eventuali autorizzazioni richieste dall utente sono contestuali. Accoglienza Informazioni e orientamento Esistenza di un punto informativo? SI Orientamento: Bancone di distribuzione Informazioni: Ufficio Informazioni Bibliografiche, U.R.P., Ufficio Promozione Disponibilità di materiale informativo gratuito: SI Brochure informativa sulla Biblioteca, in italiano e inglese, messa a disposizione nell atrio della Biblioteca e in altri punti lungo il percorso destinato all utenza Disponibilità di informazioni on line sui servizi: SI Informazioni on line sul sito della Biblioteca: Presenza di segnaletica: SI Segnaletica sulla localizzazione e tipologia dei servizi Segnaletica riguardante la sicurezza dell edificio (planimetrie, vie di fuga, estintori) Accesso facilitato per persone con disabilità Fruizione Ampiezza Nel mese di novembre 2009 è stato installato un elevatore che collega il piano terra al secondo piano dove sono situate le sale di lettura e la sala cataloghi. Capacità ricettiva 20 posti a sedere nella sala di Consultazione Generale, più 10 posti che possono essere messi a disposizione in caso di necessità 3 postazioni Internet in Sala Cataloghi per ricerche bibliografiche veloci 3 postazioni Internet in Sala di consultazione generale 1 postazione multimediale in Sala Manoscritti 3 postazioni per lettura microfilm e microfiches in Sala Manoscritti 10 prese per PC portatili. Disponibilità del materiale fruibile Documenti consultabili a scaffalatura aperta: SI volumi circa, il 4% del patrimonio della Biblioteca Documenti richiedibili per ciascuna richiesta Documentazione moderna: 5 richieste per un totale di 8 volumi al giorno Documentazione antica e rara: 3 richieste per un totale di 5 volumi al giorno Periodici: la richiesta di periodici correnti o estinti è sottoposta alle stesse regole della documentazione moderna e antica Altre tipologie di documenti: l Archivio Sgambati si consulta su prenotazione, previo accordo con Rita Fioravanti ( ; Tempi di attesa per la consegna Materiale moderno: 15 minuti

6 Materiale antico e raro: 20 minuti. La distribuzione del materiale librario collocato nei palchetti superiori del salone monumentale, avviene alle ore di ogni giorno Periodici: 15 minuti Durata del deposito Documentazione moderna: 7 giorni prorogabili anche per telefono Documentazione antica e rara: 7 giorni prorogabili anche per telefono Prenotazione a distanza: SI Prenotazione telefonica e online di manoscritti e rari entro le ore del giorno utile per la consultazione, riservata agli utenti in possesso di tessera di ammissione alla biblioteca già autorizzata alla consultazione del materiale raro. ( ) Prenotazione telefonica e online di prestito esterno: riservata agli utenti in possesso di tessera di ammissione alla biblioteca già autorizzata al prestito. Ufficio Prestito ( ); Efficacia della mediazione Assistenza di personale qualificato alla ricerca La Biblioteca si impegna a fornire le informazioni bibliografiche lungo tutto l'orario di apertura, la mattina (ore ) attraverso l'ufficio Informazioni Bibliografiche e il pomeriggio (ore ) attraverso i funzionari preposti del turno pomeridiano Disponibilità di strumenti e sussidi alla ricerca Cataloghi della Biblioteca a schede: SI Catalogo Audiffredi per autori e titoli (opere a stampa dal XVI al XVIII secolo) Catalogo generale per autori e titoli (opere a stampa dal secolo XVI alle acquisizioni correnti) (chiuso 2010) Catalogo per soggetti (opere entrate in biblioteca a partire dai primi anni del '900) (chiuso 2013) Catalogo dei periodici (chiuso 2010) Catalogo dei manoscritti Cataloghi speciali (incunaboli, araldica, incisioni, ritratti, musica, teatro) Cataloghi della Biblioteca in rete: SI OPAC della Biblioteca, aggiornamento periodico (http://opac.casanatense.it/) MANUS Cataloghi digitalizzati (sito ICCU-Cataloghi storici digitalizzati) Antico Inventario dei manoscritti + Appendice Catalogo alfabetico degli incunaboli Catalogo Audiffredi Catalogo per autori e titoli (parziale) Index de Re Musica Index librorum manuscriptorum + Appendice Cataloghi di altre biblioteche: SI OPAC SBN Consortium of European Research Libraries Cataloghi di tutte le maggiori biblioteche nel mondo attraverso il web

7 Repertori bibliografici in scaffale: SI Repertori biografici, Enciclopedie generali, Filosofia, Religione, Scienze sociali, Storia, Dizionari, Araldica, Atlanti geografici e cronologici. Repertori bibliografici in rete: SI Banche dati su CD-Rom consultabili in rete locale: bibliografie, biografie, banche dati e cataloghi; Opera omnia, strumenti linguistici. Bibliografie specializzate in scaffale: SI Agiografia, Araldica, Filosofia, Grafica, Musica, Patristica, Storia, Teologia Bibliografie specializzate in rete: SI Agiografia, Filologia classica, Musica, Patristica Disponibilità di strumenti specifici per disabilità sensoriali e cognitive Strumenti e sussidi specifici: NO Prestito Ampiezza Prestito locale Orario del servizio: lunedì-venerdì ore (iscrizioni e richieste) lunedì-venerdì ore sabato ore (riconsegne) Attesa per l iscrizione al prestito: a richiesta, l iscrizione avviene contestualmente al rilascio della tessera di ammissione alla biblioteca Disponibilità del materiale Documenti richiedibili: 2 richieste per un totale di 4 volumi Durata del prestito: il prestito dura 30 giorni ed è prorogabile, a richiesta e in assenza di prenotazioni, per i successivi 30 giorni Attesa per consegna in sede: 15 minuti Prenotazione a distanza: SI Prenotazione telefonica e on line di prestito esterno: Ufficio Prestito ( ); Prestito interbibliotecario Orario del servizio: lunedì-venerdì ore (iscrizioni e richieste) lunedì-venerdì ore sabato ore (riconsegne) Tempo di inoltro della richiesta: 2 giorni lavorativi Tempo per l invio di documenti ad altre biblioteche: 5 giorni lavorativi Durata del prestito: di norma 30 giorni, ma la biblioteca prestante stabilisce la durata del prestito, autorizza la lettura a domicilio, la proroga e la possibilità di fotoriproduzione del materiale librario inviato

8 Fotoriproduzioni Regolarità e continuità Orario delle richieste: durante l intero orario di apertura della biblioteca Orario del ritiro: la consegna dei materiali riprodotti è effettuata in biblioteca dai rappresentanti della ditta concessionaria Orario della cassa: gli importi per le riproduzioni effettuate sono saldati al rappresentante della ditta concessionaria Ampiezza Disponibilità degli strumenti Possibilità di effettuare fotocopie: SI Le fotocopie sono consentite nei limiti stabiliti dalla legge ed effettuate di persona dagli utenti, con monete o scheda prepagata, sulla macchina fotocopiatrice messa a disposizione dalla ditta concessionaria Possibilità di effettuare microfilm: SI La riproduzione in microfilm di manoscritti, libri rari a stampa, incisioni, cimeli è effettuata dalla ditta concessionaria che esegue il lavoro prendendo accordi direttamente con gli utenti Possibilità di effettuare copie digitali: SI La copia su Cd-Rom di immagini digitali contenute nelle banche-dati della Biblioteca viene effettuata direttamente dal referente della Biblioteca, previo pagamento di un canone Possibilità di effettuare fotografie: SI La riproduzione fotografica di manoscritti, libri rari a stampa, incisioni, cimeli è effettuata dalla ditta concessionaria che esegue il lavoro prendendo accordi direttamente con gli utenti Possibilità di effettuare altre riproduzioni: SI La riproduzione di materiale non fotocopiabile è effettuata dalla ditta concessionaria che esegue il lavoro prendendo accordi direttamente con gli utenti. Prenotazioni a distanza: SI Per fotocopie e riproduzioni fotografiche: Per copie digitali: Fedeltà Conformità alle caratteristiche dell originale Il 100% delle riproduzioni sono conformi all'originale

9 Informazioni bibliografiche a distanza Ampiezza Ricerca per corrispondenza: SI Attraverso la corrispondenza tradizionale e la posta elettronica la Biblioteca fornisce informazioni bibliografiche sul proprio posseduto e sulla localizzazione di documenti sia in sede che in altre biblioteche. Ricerca on line: SI La richiesta di informazioni, oltre che per telefono, è possibile on line attraverso il modulo: Disponibilità di documenti fruibili a distanza in rapporto al patrimonio posseduto: SI Sono fruibili on line nell Opac della biblioteca: l Archivio Digitale delle miniature che dispone attualmente di immagini a colori provenienti da 481 manoscritti ascrivibili ad un arco cronologico compreso tra il X e il XIX secolo; 46 manoscritti sono riprodotti integralmente; in il Diario Ordinario d'ungheria, detto comunemente Cracas, di cui la Casanatense possiede la raccolta completa , del quale sono state digitalizzate finora le annate , 260 volumi comprendenti ciascuno in media 80 carte, per un totale di circa carte, quindi circa un terzo della consistenza totale del fondo. Editti e bandi pontifici È fruibile a distanza l'1% circa del patrimonio totale della Biblioteca. Efficacia della mediazione Indicazione dei referenti: SI UFFICIO INFORMAZIONI BIBLIOGRAFICHE Sabina Fiorenzi ( ; Barbara Mussetto ( ; Tempi di risposta 2 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta

10 IV. TUTELA E PARTECIPAZIONE Reclami, proposte, suggerimenti Se gli utenti riscontrano il mancato rispetto degli impegni contenuti nella Carta della qualità dei servizi, possono avanzare reclami puntuali da presentare all Ufficio Relazioni con il Pubblico, utilizzando i moduli disponibili all ingresso. La Biblioteca Casanatense effettua un monitoraggio periodico dei reclami e si impegna a rispondere entro 30 giorni. Gli utenti possono, inoltre, formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell organizzazione e dell erogazione dei servizi che saranno oggetto di attenta analisi Comunicazione La Carta della qualità dei servizi sarà diffusa all ingresso della Biblioteca, nella Sala di consultazione generale e sul sito Internet Revisione e aggiornamento La Carta è sottoposta ad aggiornamento periodico ogni 2 anni. Questa versione è aggiornata a febbraio 2013.

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