Microsoft Office Project 2003

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1 Disponibile anche sul sito: ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT MICROSOFT Microsoft Office Project 2003 Guida alla valutazione Dicembre 2003 ENTERPRISE CLUB

2 ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT Abstract La combinazione della soluzione Microsoft Office Enterprise Project Management e di Microsoft Office Standard Edition 2003 offre numerosi vantaggi che assicurano la massima efficienza e precisione nelle attività di gestione delle risorse, pianificazione e monitoraggio dei progetti. Il presente documento descrive le funzionalità della soluzione Microsoft Office Enterprise Project Management e di Microsoft Office Standard 2003, fornendo una panoramica delle tecniche di gestione dei progetti, l'elenco dei requisiti di sistema per Microsoft Office Project 2003 e altre informazioni. INDICE Introduzione 3 Confronto tra Microsoft Office Project Standard 2003 e soluzione Microsoft EPM 3 Microsoft Office Project 2003 e Microsoft Office System 4 Nozioni fondamentali sulla gestione dei progetti 4 Panoramica della soluzione Microsoft Office Enterprise Project Management 5 Soluzione Microsoft Office Enterprise Project Management 5 Funzionalità principali della soluzione Microsoft Office Enterprise Project Management 6 Dieci ottimi motivi per scegliere la soluzione EPM 14 Panoramica di Microsoft Office Project Standard Funzionalità nuove e migliorate di Microsoft Office Project Standard Dieci ottimi motivi per scegliere Microsoft Office Project Standard Confronto tra le funzionalità di Microsoft Project 98 e Microsoft Office Project MICROSOFT ENTERPRISE CLUB Requisiti di sistema per Microsoft Office Project Requisiti aggiuntivi per l'utilizzo di Microsoft Office Project Web Access

3 INTRODUZIONE A MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003 La combinazione della soluzione Microsoft Office Enterprise Project Management e di Microsoft Office Standard Edition 2003 offre numerosi vantaggi che assicurano la massima efficienza e precisione nelle attività di gestione delle risorse, pianificazione e monitoraggio dei progetti. Oltre a descrivere le funzionalità e i principali obiettivi di progettazione del prodotto, il presente documento illustra i dieci motivi più importanti per l'acquisto di Microsoft Office Project 2003 o l'aggiornamento da una versione precedente. Microsoft Office Project 2003 è un componente fondamentale di Microsoft Office System, un insieme di programmi, server e servizi strettamente integrati che assicurano la massima connettività tra persone, organizzazioni, informazioni e processi di business. Microsoft Office Project 2003 e la soluzione Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) sono elementi chiave di Microsoft Office System che consentono alle aziende di contenere i costi e dedicare maggiore attenzione ai progetti di maggiore importanza strategica. Microsoft Office Project 2003 è integrato con Microsoft Office Outlook 2003, Microsoft Windows SharePoint Services e altri programmi Microsoft Office System, per semplificare le attività quotidiane dei membri dei team, aiutare il management a monitorare le iniziative e allinearle alle strategie generali dell'azienda, oltre a garantire che i progetti vengano portati a termine nel rispetto dei tempi e del budget. Risorse per la valutazione Nel sito Web di Project, all'indirizzo : sono disponibili numerosi documenti e altre risorse. Nel sito Web Microsoft MSDN gli sviluppatori possono trovare numerose risorse tecniche su Microsoft Project all'indirizzo: Nel sito Web Microsoft TechNet sono disponibili risorse per il deployment, la gestione e il supporto di Project 2003 all'indirizzo: Queste risorse permettono di accedere a tutte le informazioni necessarie per l'installazione e la valutazione di Microsoft Project INTRODUZIONE Nell'incessante corsa alla competitività, l'efficiente gestione dei progetti può costituire un vantaggio determinante. Le organizzazioni che impiegano in modo ottimale personale e risorse e che sono in grado di pianificare e monitorare i progetti in modo chiaro e preciso possono rispondere con maggiore prontezza e agilità alle richieste di un mercato in costante evoluzione. Microsoft Office Project 2003 offre un set di strumenti potenti e di facile utilizzo sia per la gestione di singoli progetti che per il coordinamento di più progetti che coinvolgono l'intera organizzazione. Sono disponibili due soluzioni: Microsoft Office Project Standard 2003 Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) CONFRONTO TRA MICROSOFT OFFICE PROJECT STANDARD 2003 E SOLUZIONE MICROSOFT EPM Microsoft Office Project Standard 2003, l'ultima versione del più diffuso programma per la gestione di progetti, è destinato a utenti che gestiscono singoli progetti in modo autonomo, senza necessità di coordinamento con altri project manager o di una gestione centralizzata delle risorse. Gli intuitivi strumenti di Microsoft Office Project Standard 2003 rendono molto semplice pianificare, monitorare e comunicare le informazioni sui progetti, migliorando la produttività e l'efficienza e assicurando il completamento dei progetti nel rispetto dei tempi e del budget. La soluzione EPM include Microsoft Office Project Professional 2003, Microsoft Office Project Web Access 2003 e Microsoft Office Project Server Creata per le organizzazioni con esigenze di standardizzazione, serrato coordinamento tra progetti e project manager, gestione centralizzata e reporting su progetti e risorse, la soluzione EPM consente a team, reparti e intere aziende di collaborare con la massima efficienza alla gestione di progetti e processi. Gli avanzati strumenti disponibili permettono ai project manager di prendere decisioni più consapevoli, ottimizzare l'utilizzo delle risorse e definire processi standard. Con Microsoft Project 2002, Microsoft ha assunto una posizione di primo piano nello sviluppo di strumenti per il project management. Oggi più di aziende impiegano con successo la soluzione EPM per assicurare l'efficienza dei processi di business e migliorare l'utilizzo delle risorse. Con Microsoft Office Project 2003, la soluzione EPM fornisce funzionalità ancora più avanzate sia per gli utenti desktop che per i project manager. 3

4 MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003 E MICROSOFT OFFICE SYSTEM Microsoft Office Project 2003 è un componente fondamentale di Microsoft Office System, un insieme di programmi, server e servizi strettamente integrati che assicurano la massima connettività tra persone, organizzazioni, informazioni e processi di business. A differenza di altri sistemi di gestione, Microsoft Office Project 2003 offre strumenti familiari e integrati che permettono a tutti i membri dei team di partecipare attivamente ai progetti. Identificare i problemi. La possibilità di identificare i problemi nel momento in cui si presentano permette ai project manager di gestirne l'impatto sugli obiettivi globali, le risorse e la programmazione. NOZIONI FONDAMENTALI SULLA GESTIONE DEI PROGETTI Al fine di ottimizzare l'impiego di personale e risorse, le aziende di qualsiasi dimensione applicano metodologie e strumenti di project management a un'ampia gamma di attività. Le attuali tecniche di gestione dei progetti rendono possibile non solo una più efficiente conduzione dei progetti tradizionali, ma anche l'implementazione di processi innovativi e il coordinamento di insiemi di progetti che coinvolgono l'intera organizzazione. Indipendentemente dal settore di attività, l'obiettivo di ogni buon project manager è conseguire ottimi risultati nel rispetto dei tempi e del budget. Esistono diversi modelli per la gestione dei progetti, ma tutti prevedono fasi analoghe: definizione del progetto, pianificazione, verifica delle prestazioni e chiusura. Microsoft Office Project 2003 include strumenti e funzionalità a supporto delle più avanzate metodologie di gestione. Definizione del progetto. Nella fase iniziale viene definita la struttura del progetto relativamente ai seguenti fattori. Ambito. Descrizione del lavoro da svolgere e definizione degli obiettivi in rapporto ad altre priorità organizzative. Risorse. Identificazione di persone, attrezzatura e materiali necessari. Limiti. Descrizione dei presupposti su cui si regge il progetto, definizione dei vincoli, come costi e tempi, e valutazione dei potenziali rischi. Pianificazione del progetto. La fase di pianificazione determina lo svolgimento del progetto, fornendo informazioni su obiettivi globali, risorse e tempistica. Un piano di progetto include. Suddivisione del lavoro. Identificazione delle attività del progetto e delle competenze necessarie. Stima dei tempi. Valutazione del tempo richiesto per completare ciascuna attività del progetto. Relazioni tra le attività. Definizione delle relazioni tra le attività e dell'ordine in cui andranno svolte. Vincoli delle attività. Identificazione di specifici problemi relativi alle attività, quali vincoli sui tempi di esecuzione o la mancanza di personale o competenze. Verifica delle prestazioni. I meccanismi di verifica consentono di valutare l'avanzamento di un progetto attraverso l'analisi delle prestazioni in base a specifici criteri. Per verificare le prestazioni, un project manager deve poter. Confrontare l'avanzamento effettivo e quello programmato. Il confronto costante tra l'avanzamento effettivo e quello programmato aiuta a evidenziare eventuali punti deboli del progetto. Analizzare i requisiti in termini di tempi e risorse. Un costante monitoraggio permette ai project manager di non sovraccaricare i membri dei team, evitando uno dei più comuni motivi di ritardo nell'avanzamento dei progetti. Chiusura del progetto. Il tempo dedicato alla chiusura di un progetto offre l'opportunità di analizzare i risultati ottenuti e maturare esperienza da sfruttare nei progetti futuri. La chiusura di un progetto può prevedere le seguenti fasi. Confronto tra il piano originale e l'effettivo corso degli eventi. Comprendere cosa non sia andato come previsto può rivelarsi utile per i progetti successivi. Analisi dei problemi. Analizzare i problemi con particolare riguardo per quelli che possono ripresentarsi in futuro può far risparmiare tempo e denaro. Archiviazione delle informazioni relative al progetto. I risultati di un progetto costituiscono un'importante fonte di informazioni per analoghi progetti futuri. 4

5 Gestione di raccolte di progetti Con la soluzione EPM, Microsoft Office Project 2003 supporta la gestione di raccolte di progetti, un approccio che prevede l'applicazione dei principi e dei processi di project management a un'intera raccolta di progetti che coinvolgono l'intera organizzazione. Le raccolte consentono di ordinare per priorità i progetti in base al valore per l'azienda e agli obiettivi di carattere generale. L'allineamento della gestione dei progetti con la pianificazione strategica, la preventivazione degli investimenti e l'analisi dei rischi consente alle aziende di gestire meglio le risorse e i costi globali. Tra i vantaggi spiccano l'abbattimento delle eccedenze, il miglior impiego delle risorse e un maggior rispetto delle scadenze. PANORAMICA DELLA SOLUZIONE MICROSOFT OFFICE ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT La soluzione EPM è la combinazione ideale di prodotti e tecnologie per le organizzazioni che richiedono un serrato coordinamento tra progetti e project manager, una gestione centralizzata delle risorse e avanzate funzionalità di reporting. La soluzione EPM offre un sistema di collaborazione e analisi scalabile e personalizzabile, che supporta l'analisi delle raccolte di progetti, l'ottimizzazione della distribuzione delle risorse su scala aziendale, l'accesso in tempo reale a un archivio centralizzato di informazioni sui progetti e altro ancora. Obiettivi di progettazione Gestione delle risorse Oggi, gli investimenti in risorse umane costituiscono una delle voci di spesa più rilevanti per la maggior parte delle aziende. Il successo, quindi, dipende dalla capacità di impiegare le persone nel modo migliore. Con la soluzione EPM, Microsoft Office Project 2003 consente di ottimizzare l'assegnazione delle risorse ai diversi progetti dell'organizzazione e assicurare che per ogni lavoro vengano impiegate le competenze più appropriate. Le funzionalità di gestione delle risorse della soluzione EPM consentono anche di prevedere le competenze necessarie per i progetti futuri, favorendo il tempestivo avvio delle attività per la ricerca o la formazione del personale. Un'efficiente gestione delle risorse permette alle organizzazioni di programmare le attività e gli investimenti in modo ottimale. Con il rilascio di Microsoft Office Project 2002, Microsoft ha assunto una posizione di primo piano nel settore delle applicazioni per il project management. Dal successo di Microsoft Project 2002 nasce Microsoft Office Project 2003, che propone nuove importanti funzionalità per rendere più chiara la visione non solo di singoli progetti, ma anche dell'intera raccolta di progetti dell'organizzazione. Particolare attenzione è stata dedicata allo sviluppo di strumenti di facile utilizzo per consentire ai membri dei team di interagire in modo più efficiente e ai project manager di ottimizzare la distribuzione delle risorse e comprimere i tempi di introduzione sul mercato. Non meno importante, la più stretta integrazione con Microsoft Office System permette agli utenti di gestire i dati relativi ai progetti utilizzando strumenti che già conoscono. L'effetto che ne deriva è una più ampia partecipazione delle persone coinvolte nei processi di gestione a tutti i livelli. SOLUZIONE MICROSOFT OFFICE ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT La soluzione EPM include Microsoft Office Project Professional 2003, Microsoft Office Project Web Access 2003, Microsoft Office Project Server 2003 e Microsoft Windows SharePoint Services. L'insieme di tali strumenti permette ai project manager di prendere decisioni più consapevoli, definire processi standard e impiegare al meglio il personale e le risorse. La soluzione EPM permette a team, reparti e organizzazioni di collaborare in modo più efficiente. Microsoft Office Project Professional Microsoft Office Project Professional 2003 è un programma desktop per il project management che offre una postazione centrale per la pianificazione, l'assegnazione delle attività a un team di risorse provenienti da un pool centralizzato e il salvataggio di tutte le informazioni. Project Professional 2003 fornisce tutti gli strumenti di pianificazione di Project Standard 2003 e, in combinazione con Microsoft Office Project Server 2003, offre potenti funzionalità per la gestione delle risorse e delle raccolte di progetti. Microsoft Office Project Server Microsoft Office Project Server 2003 è la piattaforma che supporta le funzionalità di gestione e collaborazione della soluzione EPM. Con Project Server 2003, gli utenti possono archiviare centralmente le informazioni su progetti e risorse, in modo uniforme e standardizzato a livello aziendale. 5

6 L'integrazione di Microsoft Office Project Server 2003 con le funzionalità di collaborazione e gestione dei documenti di Windows SharePoint Services consente una più efficiente interazione tra i membri dei team. Microsoft Office Project Web Access. Microsoft Office Project Web Access consente al personale di connettersi alle informazioni su progetti e risorse memorizzate in Microsoft Office Project Server 2003 tramite un browser Web. Con Microsoft Office Project Web Access 2003, i membri dei team, i dirigenti e i responsabili delle risorse possono visualizzare, aggiornare e analizzare le informazioni impiegando strumenti familiari di facile utilizzo. Per utilizzare Microsoft Office Project Web Access 2003 è necessario disporre di una licenza CAL (Client Access License) per Microsoft Office Project Server 2003, di una CAL per Microsoft SQL Server e (se vengono utilizzate le funzionalità di Microsoft Windows SharePoint Services) di una CAL per Microsoft Windows Server Un'importante caratteristica della soluzione EPM è l'integrazione tra Microsoft Office Project Server 2003 e Windows SharePoint Services. Windows SharePoint Services è un componente del sistema operativo Windows Server 2003 che consente di creare siti Web per la condivisione di informazioni e documenti. Microsoft Office Project Server 2003 si integra con Windows SharePoint Services per offrire funzionalità di gestione dei documenti e analisi dei problemi e dei rischi relativi ai progetti. Con Windows SharePoint Services, i project manager e i membri dei team possono utilizzare Microsoft Office Project Professional 2003 o Microsoft Office Project Web Access 2003 per creare e condividere documenti o analizzare i potenziali rischi legati ai progetti. Per utilizzare le funzionalità di Windows SharePoint Services, compresa l'archiviazione, l'estrazione e la gestione delle versioni dei documenti, Microsoft Office Project Server 2003 richiede Windows Server Vantaggi della soluzione EPM Pensata per aiutare le organizzazioni ad analizzare, gestire e amministrare i progetti in modo migliore, la soluzione EPM offre numerosi vantaggi, quali una visione più chiara della raccolta di progetti dell'intera organizzazione e strumenti che migliorano le capacità di analisi e il processo decisionale. La possibilità di definire processi standard e ottimizzare l'utilizzo delle risorse può consentire alle organizzazioni di contenere i costi, migliorare la qualità e ridurre i tempi di introduzione sul mercato. Tra gli altri vantaggi, la maggiore potenzialità di coordinamento e di condivisione delle informazioni permette ai membri dei team una più ampia partecipazione ai progetti, una più stretta collaborazione e un più dettagliato monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti. Dotata di una architettura flessibile e di avanzate tecnologie di protezione, la soluzione EPM può condividere dati con altri sistemi ed essere personalizzata in base a specifici processi di business o per soddisfare le esigenze di espansione dell'azienda. Grazie alla soluzione EPM, le organizzazioni possono gestire e coordinare persone, progetti e processi in modo più efficiente. Grazie a strumenti familiari e alla stretta integrazione con Microsoft Office System, la soluzione EPM promuove l'impiego di metodologie standardizzate per la gestione dei progetti, con un conseguente miglioramento dell'accuratezza e dell'affidabilità. La soluzione EPM permette alle organizzazioni di: migliorare il processo decisionale, grazie alla gestione unificata di tutti i progetti come una singola raccolta ottimizzare l'utilizzo delle risorse, grazie a strumenti che permettono di assegnare le attività alle persone più adatte ottenere un vantaggio competitivo sostenibile, grazie alla semplificazione della gestione e al miglioramento delle prestazioni incrementare la produttività, grazie al rafforzamento della collaborazione all'interno di tutta l'azienda FUNZIONALITÀ PRINCIPALI DELLA SOLUZIONE MICROSOFT OFFICE ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT Progettata per consentire di gestire risorse e raccolte di progetti, collaborare allo svolgimento dei progetti e analizzare le informazioni tramite strumenti di produttività familiari, la soluzione EPM offre strumenti per la generazione di report in tempo reale e l'analisi degli scenari. In considerazione della crescente esigenza di un più efficiente utilizzo delle risorse, la soluzione EPM include potenti strumenti di analisi e modellazione che permettono ai project manager di pianificare l'assegnazione delle risorse in base a competenze e capacità. Con Microsoft Office Project 2003, la soluzione EPM offre importanti miglioramenti in termini di protezione dei dati, generazione di report e gestione dei rischi. I project manager potranno disporre di funzionalità migliorate per la gestione delle risorse e delle raccolte di progetti, maggior affidabilità e una piattaforma di sviluppo che facilita la creazione di soluzioni personalizzate. Di seguito sono descritte le principali funzionalità della soluzione EPM. Pagina Progetti La pagina Progetti permette agli utenti di vedere la propria raccolta di progetti come diagramma di Gantt direttamente in Microsoft Office Project Professional 2003 o tramite un browser Web. È possibile analizzare in dettaglio le informazioni e raggruppare i progetti utilizzando codici struttura, oltre a filtrare ed eseguire ricerche sui dati presenti nei progetti. Se la pagina Progetti viene personalizzata con indicatori grafici, i project manager possono ricevere notifiche relative a problemi quali ritardi o il superamento del budget. 6

7 Analizzatore di raccolte di progetti Centro risorse Con Microsoft Office Project 2003, gli amministratori possono connettere le visualizzazioni dell'analizzatore di raccolte di progetti a cubi OLAP diversi e copiare le visualizzazioni esistenti. Nelle precedenti versioni di Project non era possibile connettere una visualizzazione dell'analizzatore di raccolte di progetti esistente a un diverso cubo OLAP o basare una nuova visualizzazione su una esistente. Ora, invece, quando si crea una visualizzazione dell'analizzatore di raccolte di progetti con Microsoft Office Project Web Access, la visualizzazione viene "associata" al cubo OLAP attivo o corrente come specificato nella pagina per l'aggiornamento delle tabelle delle risorse e del cubo OLAP. Questo strumento per la gestione delle raccolte di progetti consente di interagire facilmente con dati legati a una sequenza temporale tramite report PivotTable e PivotChart dinamici. Le visualizzazioni dei dati di progetti e risorse possono essere personalizzate da un amministratore in modo da soddisfare le specifiche esigenze dell'organizzazione. Nel Centro risorse gli utenti possono facilmente visualizzare e modificare le informazioni sulle risorse dell'organizzazione. La possibilità di stimare immediatamente l'impegno e la disponibilità delle risorse nell'ambito della raccolta di progetti permette ai project manager di determinare con maggior precisione il carico di lavoro e i requisiti in termini di capacità. Grafici sulla disponibilità delle risorse. I grafici sulla disponibilità delle risorse di Microsoft Office Project Professional 2003 forniscono una rappresentazione grafica delle assegnazioni che può essere utilizzata per individuare rapidamente eventuali problemi nella distribuzione delle attività. Informazioni sulle risorse a livello di organizzazione Modelli di raccolte di progetti Per creare ed esaminare scenari di simulazione, i project manager possono utilizzare Modelli di raccolte di progetti, uno strumento basato sul Web che consente di modificare in modo interattivo la programmazione dei progetti e la composizione del team, visualizzando l'effetto delle modifiche su una raccolta di progetti. Con gli scenari di simulazione, i project manager possono individuare rapidamente le possibili soluzioni ai problemi relativi ai progetti di una raccolta. In Microsoft Office Project Professional 2003, le informazioni sulle risorse vengono archiviate e gestite in un pool di risorse centralizzato, per consentire ai project manager di disporre di informazioni accurate, aggiornate e su scala aziendale, relativamente ad assegnazioni, impiego e disponibilità. Il pool di risorse dell'organizzazione può essere estratto, modificato e archiviato di nuovo. 7

8 Crea team Procedure guidate La funzionalità Crea team è uno strumento di facile utilizzo che permette di individuare e assegnare le risorse ai progetti. Con questa funzionalità, è possibile filtrare le risorse in base ai codici struttura dell'organizzazione, visualizzare grafici sulla disponibilità delle risorse, confrontare le risorse selezionate per il team di un progetto con le risorse dell'organizzazione, sostituire o rimuovere risorse dai team di progetto e altro ancora. È possibile accedere alla funzione Crea team da qualsiasi computer, compresi quelli in cui Project non è installato. Le procedure guidate di Microsoft Office Project Professional 2003 semplificano e velocizzano l'impostazione dei progetti. Microsoft Office Project Professional 2003 facilita la selezione di modelli e campi personalizzati al momento della creazione di un nuovo progetto e semplifica la collaborazione consentendo di allegare documenti al progetto o alle attività. Una nuova procedura guidata rende ancora più semplice la definizione dei calendari dei progetti, incrementando l'efficienza. I project manager possono personalizzare le visualizzazioni di verifica per esaminare i progetti in base a parametri quali percentuale di lavoro completato, lavoro totale e rimanente, ore giornaliere o settimanali. Interfaccia utente di Microsoft Office Project Web Access 2003 Sostituzione guidata delle risorse Una procedura guidata analizza i tipi di risorse richiesti per un progetto o un gruppo di progetti e associa le risorse del pool dell'organizzazione alle attività in base a criteri quali competenze, disponibilità e ubicazione. Tale funzionalità aiuta i project manager a costituire team ottimali per ogni progetto. Risorse generiche Le risorse generiche supportano assegnazioni e sostituzioni in base alle competenze e consentono ai project manager di definire e salvare i profili di competenze e codice come risorse generiche. Le risorse generiche sono particolarmente utili nell'impostazione di nuovi progetti. La procedura guidata per la sostituzione delle risorse riconosce i profili di competenze delle risorse generiche e li confronta con le competenze del pool di risorse dell'organizzazione, in base a criteri predeterminati, quali la disponibilità e l'ubicazione. Guida di Microsoft Office Project 2003 Con la Guida di Microsoft Office Project 2003, i manager possono creare e gestire rapidamente i piani dei progetti. Istruzioni interattive passo passo assistono i project manager in tutte le principali fasi del progetto (attività, risorse, verifica e generazione di report), rendendo più semplice e rapido l'utilizzo degli strumenti. La Guida di Microsoft Office Project 2003 può essere inoltre personalizzata per integrare le procedure ottimali di un'organizzazione in Microsoft Office Project Professional Gli sviluppatori possono modificare la Guida di Project secondo le necessità utilizzando nuovi oggetti dal modello di oggetti di Project. Gli utenti possono spostarsi con facilità nell'interfaccia di Microsoft Office Project Web Access, organizzata in modo semplice e analoga a quella delle altre applicazioni Web di Microsoft Office System. La home page di ciascun membro del team visualizza elementi relativi alla sessione corrente, quali nuove assegnazioni, attività da eseguire ed elementi modificati rispetto all'ultima sessione. Con Microsoft Office Project Web Access 2003, tutti i membri di un team possono salvare una visualizzazione con determinate opzioni di ordinamento, raggruppamento o filtro, così da rivedere e analizzare regolarmente i dati del progetto in base al ruolo che rivestono nell'organizzazione. Codici e campi personalizzati Microsoft Office Project Professional 2003 consente agli amministratori dei progetti di definire standard per i campi personalizzati di progetti e risorse tramite formule, codici struttura ed elenchi di selezione (ad esempio per i codici competenze). Le attività di gestione dei progetti possono essere adattate agli specifici processi di un'organizzazione. L'adozione di standard assicura agli amministratori la produzione di report uniformi, accurati e completi per tutti i progetti e le risorse. Standard aziendali Con Microsoft Office Project Professional 2003, le organizzazioni possono archiviare e condividere dati standardizzati (tra cui i calendari di base, le visualizzazioni e i campi organizzazione) comuni a tutti i progetti tramite un singolo modello, in modo da assicurare l'uniformità delle report in tutta la raccolta di progetti. 8

9 Integrazione con Windows SharePoint Services 2003 L'integrazione con Windows SharePoint Services 2003 e Microsoft Office Project Server 2003 consente di archiviare e organizzare centralmente i documenti relativi ai progetti, tenere traccia dei problemi e gestire i rischi. Le funzionalità fondamentali includono: Raccolte di documenti. È ora possibile collegare a progetti e attività la documentazione di supporto, per migliorare la collaborazione e la condivisione dei documenti. Archiviazione/estrazione dei documenti. Il meccanismo di archiviazione/estrazione dei documenti consente di impedire ad altri utenti di accedere a un documento già estratto. Se necessario, gli amministratori possono forzare questo blocco. Project Data Service Per una gestione efficiente è fondamentale essere in grado di registrare informazioni che offrano una visione chiara dello stato di avanzamento dei progetti. Nell'ambito di un'organizzazione queste informazioni possono essere archiviate in sistemi diversi. Per favorire l'accesso alle informazioni sui progetti e offrire un maggiore supporto a partner e ISV (Independent Software Vendor), Microsoft Office Project Professional 2003 include nuove API PDS (Project Data Service) che consentono di creare nuovi progetti, definire e modificare pool di risorse a livello di organizzazione, campi personalizzati e codici di struttura, oltre a caricare e sincronizzare le informazioni sulle risorse tramite Active Directory. Versioni dei documenti. Quando si archivia un documento in una raccolta di documenti, viene creata e salvata una copia della versione precedente. Se in Microsoft Office Project Web Access si collegano progetti e attività a un documento, il collegamento richiama la versione più recente di quest'ultimo. È possibile ripristinare una versione precedente di un documento, visualizzare tutte le versioni oppure eliminare quelle non necessarie. Gestione dei problemi e dei rischi. La nuova versione di Project permette di tenere traccia dei problemi e dei rischi associati ad attività e progetti, assegnarli a un responsabile, verificare lo stato di avanzamento e registrare le soluzioni, per consentire una gestione più efficiente e ottimizzare la comunicazione a livello di team. È possibile personalizzare la modalità di registrazione dei rischi in modo da soddisfare le specifiche esigenze di un progetto o dell'intera organizzazione. I rischi possono essere associati a progetti, attività, documenti e problemi. Le nuove API PDS includono: Un'API per gli utenti di Microsoft Office Project Server 2003 Un'API per i campi personalizzati dell'organizzazione Un'API che migliora la modifica dei campi personalizzati Un'API per la creazione di pool di risorse a livello di organizzazione Un'API per la creazione di nuovi progetti Un'API per la gestione automatica dei dati dell'organizzazione Supporto per i codici di struttura delle risorse personalizzati e a più valori Un servizio per la gestione automatica dei dati dell'organizzazione Oltre a utilizzare il formato XML e il protocollo SOAP (Simple Object Access Protocol) per il trasporto dei dati, il servizio PDS garantisce la massima sicurezza mediante il filtro dei dati sui progetti a livello di utente: i singoli membri dei team possono visualizzare e aggiornare solo le informazioni a cui sono autorizzati ad accedere. 9

10 Integrazione estensibile dei sistemi Integrazione con Microsoft Office Visio 2003 Grazie alla soluzione EPM, Microsoft Office Project Server 2003 può essere integrato con le soluzioni di gestione dei documenti e dei problemi già presenti all'interno di un'organizzazione, mediante un oggetto estensibile lato server. Home page e Web Part di Windows SharePoint Services Microsoft Office Project Server 2003 è in grado di sfruttare tutta la potenza della tecnologia Web Part. Le Web Part sono componenti personalizzabili e riutilizzabili che permettono di visualizzare informazioni specifiche in una pagina Web e di creare applicazioni Web mediante semplici operazioni di drag-and-drop. Utilizzando le Web Part, i project manager possono inserire con facilità le visualizzazioni della pagina Progetti in un dashboard personale. Provider OLE DB di Project Il provider OLE DB di Project è stato migliorato in modo da supportare dati temporali, tabelle aggiuntive e proprietà estese per le pagine di accesso ai dati. Supporto per gli standard Grazie al supporto per i più recenti standard come XML e SOAP, Microsoft Office Project Professional 2003 consente di integrare e scambiare senza difficoltà i dati con altri database e applicazioni line-of-business. Smart tag Gli indicatori smart tag forniscono suggerimenti in caso di modifiche a un piano di progetto, in particolare se influiscono sulla pianificazione. Se, ad esempio, si aggiunge una risorsa a un'attività, viene visualizzato uno smart tag che richiede ulteriori informazioni e propone una pianificazione alternativa. È possibile importare le date e le attività di Microsoft Office Project Professional 2003 nel programma per la creazione di disegni e diagrammi Visio, per creare diagrammi di Gantt e indicatori cronologici di alto livello. Sul Web sono inoltre disponibili per il download componenti aggiuntivi di Visio che consentono di creare organigrammi WBS (Work Breakdown Structure) in base ai dati di Project. Integrazione con Microsoft Office System Parte integrante di Microsoft Office System, la nuova versione di Project è stata progettata per consentire di gestire i dati di progetto mediante strumenti familiari. In Microsoft Office Project 2003 sono incorporate numerose nuove funzionalità comuni a tutti i programmi di Microsoft Office System, tra cui: Microsoft Office Online. La risorsa sul Web con informazioni di riferimento e documentazione aggiornata su Microsoft Office Project 2003 e gli altri programmi di Microsoft Office System. Riquadro attività iniziale. Offre collegamenti per la ricerca di modelli e altri contenuti su Office Online, oltre all'elenco dei progetti utilizzati più di recente e altre informazioni utili. Riquadro dei risultati delle ricerche. I risultati delle ricerche vengono visualizzati in un nuovo riquadro attività. Riquadro della Guida in linea. Contiene un insieme completo di opzioni per la consultazione della Guida in linea, con la possibilità di cercare sul Web le informazioni desiderate. Risorse di training sul Web. Microsoft Office Project 2003 include collegamenti a corsi di formazione online, che comprendono documentazione, immagini e audio. Raccolta modelli. L'integrazione con la raccolta modelli di Office Online offre agli utenti di Microsoft Office Project 2003 un eccellente punto di partenza per la realizzazione di nuovi progetti. Poiché l'utilizzo dei modelli di Microsoft Office Project 2003 è estremamente intuitivo, la creazione dei nuovi progetti risulta molto più rapida. Informazioni in evidenza. Per aiutare gli utenti a sfruttare appieno i vantaggi delle nuove funzionalità e caratteristiche di Microsoft Office Project Professional 2003, le informazioni più interessanti vengono messe in evidenza nel riquadro attività iniziale e nel riquadro della Guida in linea. Comunità. Microsoft Office Project Professional 2003 consente agli amministratori di utilizzare i criteri di gruppo per rendere possibile visualizzare sul Web i risultati delle query. Integrazione con Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office Project Professional 2003 è integrato con il client di messaggistica e collaborazione Microsoft Outlook, per consentire di visualizzare le attività dei progetti nei calendari di Outlook, insieme alle altre scadenze. Da Outlook è possibile aggiornare le voci di calendario riguardanti lo stato di avanzamento di un progetto e restituire le informazioni sullo stato a Project Server Nel calendario di Outlook le attività possono apparire come periodi di tempo occupato o disponibile. 10

11 È inoltre possibile inviare a Project Server 2003 i giorni di assenza registrati nel calendario di Outlook degli utenti, ad esempio per ferie. Microsoft Office Project Professional 2003 consente inoltre lo scambio dei dati della scheda attività di Microsoft Office Project Web Access di un utente fra Microsoft Office Project Server 2003 e Outlook. È disponibile un'utilità esterna per la gestione delle schede attività, che permette agli utenti di ricevere in Outlook le assegnazioni impostate in Microsoft Office Project Server 2003, aggiornarle come necessario e restituire le informazioni al project manager. Quest'ultimo può quindi esaminare le informazioni aggiornate e utilizzare Microsoft Office Project Web Access 2003 per approvare le transazioni e incorporare gli aggiornamenti nel piano del progetto. Blocco e rettifica dei valori effettivi e delle schede attività Nelle organizzazioni in cui le performance dei progetti vengono valutate utilizzando indicatori come lo scostamento dei valori effettivi da quelli pianificati, la registrazione accurata dello stato dei progetti riveste un ruolo essenziale. In Microsoft Office Project 2003 sono disponibili nuove funzionalità che consentono agli amministratori di Microsoft Office Project Server 2003 di definire periodi bloccati per i valori effettivi e le schede attività. La funzionalità di blocco dei valori effettivi richiede una procedura di modifica formale per la variazione dei valori effettivi già registrati. Se è necessario rettificare i dati effettivi relativi a un periodo bloccato, le modifiche possono essere apportate solo dagli utenti che dispongono delle autorizzazioni appropriate e vengono registrate in un log di controllo. Con Microsoft Office Project 2003 gli amministratori possono inoltre bloccare specifici periodi di tempo nella scheda attività di Project Web Access, per consentire alle risorse di registrare solo le ore di lavoro relative al periodo corrente. È possibile bloccare solo i periodi delle schede attività relative ai progetti in cui le ore di lavoro vengono registrate per periodo. Progetti amministrativi In Microsoft Office Project 2003 i periodi di tempo non lavorativi o non inclusi in un progetto possono essere riportati in un nuovo tipo di progetto, definito "progetto amministrativo", e registrati sotto varie categorie predefinite, come ferie, malattia, lutto, motivi familiari e formazione. Grazie a questa funzionalità è possibile applicare le ore di lavoro a un progetto effettivo e la disponibilità delle risorse viene automaticamente modificata in modo appropriato. Schede attività che richiedono l'approvazione di più persone In molte organizzazioni il lavoro effettivo registrato dalle risorse per specifici progetti deve essere approvato da più persone. Nelle versioni precedenti di Microsoft Project Web Access le schede attività potevano essere approvate solo dai project manager. Nella nuova versione di Microsoft Office Project Web Access, invece, è possibile assegnare anche ad altri utenti le autorizzazioni per l'approvazione delle schede attività. Con Microsoft Office Project Web Access, quando è necessario approvare una scheda attività tutti i revisori interessati ricevono una notifica, inviata per posta elettronica o pubblicata sulla home page di Microsoft Office Project Web Access. Ogni singola persona incaricata dell'approvazione può accettare o rifiutare la scheda attività. Se un revisore rifiuta una scheda attività, quest'ultima risulta globalmente rifiutata. I project manager hanno comunque la possibilità di aggiornare i progetti in qualsiasi momento, ma tutti gli altri utenti incaricati dell'approvazione vengono informati circa le modifiche apportate. 11

12 Stampa in formato tabulare dei dati di Microsoft Office Project Web Access Nelle precedenti versioni di Microsoft Office Project Web Access la stampa delle schede attività poteva risultare difficoltosa perché doveva essere eseguita direttamente dal browser, con risultati spesso imprevedibili. Con la nuova versione di Project Web Access è invece possibile creare report stampabili da particolari visualizzazioni in formato tabulare, come le schede attività. Per ogni pagina del report possono essere specificate numerose opzioni per la personalizzazione dei dati, che consentono ad esempio di mostrare, nascondere e riordinare le colonne, modificarne la larghezza e attivare o disattivare il ritorno a capo. Campi a più valori per le risorse dell'organizzazione Previsioni di progetto salvate Microsoft Office Project 2003 consente agli amministratori di proteggere l'integrità delle previsioni, impedendone il salvataggio e la modifica da parte degli utenti. In Microsoft Project 2002, tutti gli utenti con accesso in lettura e scrittura a un determinato progetto dell'organizzazione avevano la possibilità di salvarne una previsione. Con Microsoft Office Project 2003 l'amministratore può invece impedire ai project manager di modificare le previsioni ritenute definitive. Questa funzionalità è controllata da una nuova impostazione per le autorizzazioni globali. Procedura guidata per la stampa della Guida di Microsoft Office Project 2003 In Microsoft Office Project 2003 è possibile creare campi per codici struttura a più valori. Ad esempio, per un determinato dipendente è possibile creare un singolo codice di nome "Competenze" che contiene i valori "Programmazione.VB" e "Lingue.Spagnolo". Ogni campo per codici struttura a più valori è associato al corrispondente campo per codici struttura a valore singolo e può contenere più valori del codice a valore singolo corrispondente. È possibile utilizzare questi campi a più valori nelle visualizzazioni delle risorse per registrare le competenze disponibili all'interno dell'organizzazione. Per individuare risorse con più competenze è possibile utilizzare la funzionalità Crea team, mentre per esaminare le varie competenze di una determinata risorsa è possibile utilizzare la procedura guidata per la sostituzione delle risorse o Modelli di raccolte di progetti. Assegnazione provvisoria delle risorse Utilizzando il tipo di prenotazione provvisoria delle risorse, è possibile tenere traccia delle potenziali assegnazioni delle risorse per i progetti ancora in fase di proposta. Questo tipo di prenotazione consente di assegnare risorse alle attività senza impegnarle effettivamente in un progetto e risulta utile sia ai responsabili di un pool di risorse che devono rispondere alle richieste di personale, sia ai project manager che devono gestire autonomamente lo staff a loro disposizione. Possibilità di archiviazione di progetti privi di regolare chiusura Microsoft Office Project Web Access elimina il problema dei progetti che non possono essere chiusi regolarmente. In Microsoft Project Professional 2002, se un progetto estratto non poteva essere chiuso regolarmente, il project manager doveva chiedere a un amministratore di Microsoft Office Project Server di eseguirne l'archiviazione forzata mediante Microsoft Office Project Web Access. Con la nuova versione di Project Web Access, se un project manager non riesce a chiudere correttamente un progetto aperto, può eseguirne l'archiviazione forzata anche senza ricorrere all'aiuto di un amministratore. La nuova procedura guidata per la stampa della Guida di Microsoft Office Project 2003 rende molto semplice accedere alle opzioni di stampa, ad esempio per impostare il numero delle pagine da stampare, la dimensione del carattere, l'intervallo temporale desiderato, oltre alle colonne e le attività da stampare. Ulteriori opzioni includono dettagli per intestazione e piè di pagina, margini di stampa e interruzioni di pagina. La procedura guidata consente di accedere alle funzioni di anteprima e di stampa in qualsiasi fase del processo. Apertura di progetti dalla pagina Progetti Grazie ai miglioramenti introdotti in Microsoft Office Project Professional 2003, gli utenti hanno la possibilità di aprire più progetti dalla pagina Progetti. È possibile aprire due o più progetti all'interno di un singolo progetto principale consolidato oppure selezionare un'intestazione di gruppo per aprire tutti i progetti corrispondenti. Se vengono selezionati 10 o più progetti, viene visualizzato un messaggio che chiede di confermarne l'apertura e consente di specificare se devono essere aperti in sola lettura o in lettura e scrittura. È inoltre presente una funzionalità per impedire di aprire contemporaneamente progetti dell'organizzazione e progetti non appartenenti all'organizzazione. Copia guidata immagine in Office La nuova procedura Copia guidata immagine in Office di Microsoft Office Project Professional 2003 semplifica l'acquisizione delle immagini dei piani di progetto e la copia in un'altra applicazione di Microsoft Office System, come Microsoft Office PowerPoint Mentre con il comando Copia immagine di Microsoft Project 2002 era necessario effettuare numerosi tentativi per ottenere i risultati desiderati, aumentando le possibilità di errore, la procedura guidata di Microsoft Office Project Professional 2003, che può essere avviata dal menu Visualizza, assiste l'utente in tutti i passaggi necessari per creare l'immagine e inserirla in un documento dell'applicazione di destinazione. La procedura guidata consente inoltre ai project manager di aggiungere all'output campi a livello di progetto. 12

13 Miglioramenti apportati al programma di installazione di Microsoft Office Project Server 2003 In Microsoft Office Project Server 2003 sono stati introdotti numerosi miglioramenti che ne rendono più semplice ed efficiente il deployment in un ambiente distribuito. Al programma di installazione sono state apportate varie modifiche, come la possibilità di specificare le impostazioni del server proxy e di partizionare il database del server. Inoltre, la configurazione delle comunicazioni fra Microsoft Office Project Server 2003 e Windows SharePoint Services è stata decisamente semplificata. Impostazioni del server proxy Negli ambienti con Microsoft Project Server 2002 e SharePoint Team Services spesso dopo l'installazione le impostazioni del server proxy non risultavano correttamente configurate. Per risolvere il problema, in Microsoft Office Project Server 2003 la configurazione delle impostazioni del server proxy è stata integrata nel programma di installazione. Durante l'installazione, Microsoft Office Project Server 2003 rileva le impostazioni del proxy e le utilizza per impostare la configurazione corretta. Partizionamento del database Miglioramenti per Active Directory Grazie ai miglioramenti apportati a Microsoft Office Project Professional 2003, gli amministratori possono sincronizzare i dati con Active Directory, in modo da mantenere costantemente aggiornate le risorse dell'organizzazione. In Microsoft Office Project Professional 2003 gli amministratori possono implementare un servizio che effettua il mapping delle risorse da Active Directory al pool di risorse dell'organizzazione, nonché dei gruppi di protezione di Active Directory ai gruppi di protezione di Project Server Questo servizio, che viene eseguito automaticamente, consente agli amministratori di Microsoft Office Project Server 2003 di sfruttare l'infrastruttura di Active Directory per centralizzare l'amministrazione di protezione e risorse. Eliminazione di risorse In Microsoft Office Project Professional 2003 è stata introdotta una nuova funzionalità che offre agli utenti la possibilità di eliminare le risorse in modo permanente, anziché limitarsi a disattivarle. Questa funzionalità, che costituisce un miglioramento dell'api PDS (Project Data Service), è accessibile da Microsoft Office Project Web Access. Definizione delle visualizzazioni della scheda attività I test sulle prestazioni e la scalabilità di Microsoft Project Server 2002 hanno dimostrato che l'efficienza del server di database raggiunge il massimo con utenti, indipendentemente dalle dimensioni del server. La funzionalità di partizionamento del database di Microsoft Office Project Server 2003 consente di aumentare la scalabilità del sistema, poiché permette di suddividere il database fra due server, avvalendosi delle funzionalità di collegamento dei server di Microsoft SQL Server. Durante l'installazione di Microsoft Office Project Server 2003 è possibile impostare la memorizzazione delle tabelle delle visualizzazioni in un server SQL diverso da quello utilizzato per il resto del database. La funzionalità di collegamento dei server di SQL Server, insieme alle viste delle tabelle su ciascun server, consente di suddividere il carico fra due server richiedendo modifiche minime al codice delle applicazioni. Durante l'installazione l'amministratore può partizionare il database in modo che le tabelle delle visualizzazioni vengano incluse in un unico database (come avveniva in Project Server 2002) oppure collocate in un server di database a parte. Database di esempio Microsoft Office Project Professional 2003 include un database di esempio che consente a project manager e amministratori di effettuare dimostrazioni senza utilizzare un database Microsoft Office Project Server 2003 di produzione. Il database di esempio consente inoltre agli utenti di esercitarsi con le funzionalità e le caratteristiche di base e di comprendere il funzionamento di Microsoft Office Project Professional Contiene dati sufficienti (come progetti, attività, risorse, assegnazioni, visualizzazioni, impostazioni globali dell'organizzazione, raccolte di documenti e una Guida di Project personalizzata) per una dimostrazione completa sulle principali funzionalità del sistema. La nuova versione di Microsoft Office Project Web Access permette agli amministratori di impostare i campi predefiniti e di controllare l'ordine dei campi nella visualizzazione della scheda attività. Nella versione precedente, Microsoft Office Project Web Access offriva agli amministratori un notevole livello di controllo sull'aspetto delle visualizzazioni presentate agli utenti, ma non consentiva di personalizzare i campi predefiniti, né l'ordine di visualizzazione nelle schede attività. Con la nuova versione di Microsoft Office Project Web Access, gli amministratori possono invece impostare e controllare l'ordine dei campi predefiniti. I project manager possono comunque pubblicare nelle schede attività campi personalizzati che, se specificati anche dall'amministratore, vengono visualizzati nelle schede attività delle risorse interessate. Sicurezza delle attività delegate Alla procedura guidata Delega attività di Microsoft Office Project Web Access è stato apportato un miglioramento riguardante la sicurezza. In Project 2002 l'elenco degli utenti a cui era possibile delegare le attività (visualizzato in una casella di riepilogo) conteneva tutti gli utenti di Project Server 2002, mentre in Project 2003 contiene solo gli utenti che dispongono delle autorizzazioni appropriate. Dr. Watson Grazie all'introduzione di Dr. Watson, le funzionalità di reporting per gli arresti anomali di Microsoft Office Project Professional 2003 sono state notevolmente migliorate, per aiutare utenti e organizzazioni ad aumentare l'affidabilità e a ridurre i tempi di inattività del sistema. In Microsoft Office Project Professional 2003 gli avvisi sono stati semplificati e integrati con contenuti della Guida in linea. La tecnologia di reporting per gli 13

14 arresti anomali Dr. Watson è stata integrata in tutte le applicazioni di Microsoft Office System. I dati forniti da Dr. Watson possono essere inviati attraverso il Web a Microsoft o al personale IT dell'organizzazione. Le opzioni accessibili dal menu Strumenti offrono il massimo controllo sulla funzionalità. DIECI OTTIMI MOTIVI PER SCEGLIERE LA SOLUZIONE EPM 1. Allineamento di persone e progetti agli obiettivi strategici Per raggiungere gli obiettivi aziendali a lungo termine è necessario valu tare attentamente gli investimenti. Con la soluzione Microsoft Office EPM le aziende possono identificare, selezionare e rendere prioritari i progetti che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi strategici, quindi allineare le risorse di conseguenza. Mediante la periodica revisione e rettifica delle raccolte di progetti, le aziende possono mantenersi in linea con gli obiettivi di business, ottimizzando produttività ed efficienza. 2. Decisioni più tempestive e informate Nel clima di rapida e costante evoluzione che caratterizza le aziende di oggi, è essenziale essere in grado di prendere tempestivamente decisioni accurate. La soluzione EPM offre la massima visibilità sulla raccolta di progetti di un'azienda, per consentire il monitoraggio delle performance, la visualizzazione delle tendenze e l'identificazione degli scostamenti dalle previsioni. Queste funzionalità migliorano il processo decisionale relativo allo svolgimento dei progetti esistenti e alle nuove opportunità. 3. Costante miglioramento dei processi La standardizzazione dei processi permette alle organizzazioni di incrementare l'efficienza operativa e gestire efficacemente gli aspetti più complessi dei progetti. Grazie alla soluzione EPM, le aziende hanno la possibilità di implementare processi uniformi, ripetibili e perfezionabili, per la definizione di procedure ottimali che consentono di ridurre i costi, abbreviare i cicli di produzione e migliorare la qualità. 4. Maggiore soddisfazione dei clienti Affinché un progetto possa essere ritenuto un successo, non è sufficiente che venga completato in tempo, entro i limiti del budget e che raggiunga gli obiettivi appropriati. Anche il processo di consegna deve rispondere alle aspettative del cliente. La soluzione EPM consente alle aziende di definire piani che riflettono pianificazioni, requisiti di risorse e budget realistici, in modo da impostare, comunicare e rispettare le attività cardine, per un migliore processo di consegna e una maggiore soddisfazione dei clienti. 5. Semplicità di collaborazione e coordinamento Dato che le moderne organizzazioni sono sempre più diversificate dal punto di vista geografico e linguistico, la chiarezza della comunicazione costituisce un fattore chiave per garantire una collaborazione efficace e il perseguimento degli obiettivi comuni da parte dei vari team. La soluzione EPM permette di accedere tramite il Web ai dati di importanza strategica sui progetti, per consentire ai team di condividere le informazioni disponibili, collaborare al completamento delle attività assegnate e raggiungere gli obiettivi finali, con la possibilità di rettificare rapidamente le attività in base alle modifiche e agli aggiornamenti apportati ai progetti. 6. Maggiori potenzialità per i team di progetto Le aziende fanno sempre più affidamento sulla capacità dei membri dei team di prendere decisioni mirate. Con la soluzione EPM, le informazioni più aggiornate sui progetti possono essere rese disponibili in modo rapido e trasparente, per consentire una gestione più efficiente del tempo, migliorare i processi decisionali e incrementare le potenzialità dei membri dei team. 7. Assegnazione delle risorse più qualificate ai progetti con priorità più elevata Molte organizzazioni spesso non riescono ad assegnare in modo efficace le risorse ai vari progetti, con un aumento dei costi e ritardi nel completamento delle attività. La soluzione EPM aiuta il management a verificare accuratamente gli impegni delle risorse, assegnare le priorità in modo efficace e distribuire le risorse all'interno dell'organizzazione, in modo da assegnare le persone più qualificate ai progetti con priorità più elevata, per offrire ai clienti risultati ottimali. 8. Assunzioni strategiche Senza una comprensione chiara delle capacità e dei volumi di lavoro sul lungo periodo, le aziende rischiano di gestire assunzioni e contratti a termine in modo inefficiente, provocando un aumento delle attività di gestione, la perdita delle conoscenze acquisite e una scarsa gratificazione del personale. Offrendo una visione generale dei carichi di lavoro e delle capacità delle risorse, la soluzione EPM aiuta le aziende a raggiungere il giusto equilibrio fra risorse interne e outsourcing, per il conseguimento degli obiettivi di business a lungo termine. 9. Sfruttamento degli investimenti IT esistenti La soluzione EPM consente di sfruttare le tecnologie già in uso presso molte organizzazioni, permettendo di ottenere il massimo rendimento dagli investimenti effettuati in termini di formazione e infrastrutture. Personalizzando e combinando la soluzione EPM con sistemi line-ofbusiness, è possibile ottenere una visualizzazione integrata dell'organizzazione che consente di migliorare il processo decisionale. 10. ROI sostenibile Il valore di un investimento dipende dai miglioramenti che è in grado di apportare e dalla rapidità con cui possono essere ottenuti. Assicurando un aumento della produttività dei dipendenti, l'accelerazione dei cicli di produzione, la riduzione dei costi e una gestione più efficiente in termini di tempo, la soluzione EPM consente alle aziende di ottenere un ROI (Return On Investment) positivo e sostenibile. 14

15 PANORAMICA DI MICROSOFT OFFICE PROJECT STANDARD 2003 Microsoft Office Project Standard 2003 è la nuova versione dell'applicazione di project management più diffusa al mondo, che offre strumenti familiari e facili da usare per la creazione e il controllo di piani di progetto, la gestione di pianificazioni e risorse e l'analisi di informazioni sui progetti. Microsoft Office Project Standard 2003 è stato espressamente concepito per utenti che gestiscono singoli progetti in modo autonomo, senza necessità di coordinamento con altri project manager o di una gestione centralizzata delle risorse. Nota: Microsoft Office Project Standard 2003 non consente la connessione a Microsoft Office Project Server Per i project manager che necessitano di funzionalità di gestione progetti a livello di organizzazione è preferibile Microsoft Office Project Professional Obiettivi di progettazione Office System consente di accedere a un'ampia gamma di strumenti familiari per la comunicazione di idee e informazioni. Le avanzate funzionalità di stampa permettono di stampare le pianificazioni dei progetti su una sola pagina. Grazie a Windows SharePoint Services, i project manager hanno la possibilità di creare un archivio documenti centrale, per consentire l'accesso ai file di progetto anche ai membri del team che non utilizzano Project. I miglioramenti introdotti in Microsoft Office Project Standard 2003 consentono di imparare a utilizzare in modo facile e veloce tutte le funzionalità, tanto ai project manager esperti quanto a quelli che lo utilizzano per la prima volta. L'interfaccia utente è stata migliorata in modo da rendere immediatamente disponibili gli strumenti di gestione più usati, mentre il riquadro attività iniziale contiene un elenco dei progetti utilizzati più di recente e consente di cercare con facilità i modelli disponibili in Office Online. Il nuovo riquadro della Guida in linea e le risorse di formazione basate sul Web permettono di accedere a documentazione, materiali sempre aggiornati e servizi di supporto. Basato sul successo delle precedenti versioni di Microsoft Project, Microsoft Office Project Standard 2003 include funzionalità avanzate e nuove caratteristiche progettate per consentire ai project manager di lavorare in modo più efficace. Microsoft Office Project Standard 2003 è concepito per offrire strumenti facili da usare per gestire carichi di lavoro in continuo aumento con un numero limitato di risorse e al tempo stesso consentire di svolgere anche le attività più complesse senza che siano necessari ulteriori periodi di formazione. Non meno importante, la stretta integrazione con Microsoft Office System offre ai project manager la possibilità di gestire i dati dei progetti utilizzando strumenti che già conoscono. Una più efficiente gestione dei progetti per una maggiore produttività Per incrementare la produttività e aumentare il livello di efficienza, Microsoft Office Project Standard 2003 offre caratteristiche e funzionalità in grado di aiutare i project manager a organizzare il lavoro e gestire le risorse in modo ottimale. Le potenti funzionalità di pianificazione di Microsoft Office Project Standard 2003, insieme a strumenti intuitivi per la registrazione e la valutazione dell'impatto delle modifiche relative a risorse e pianificazione, aiutano i project manager a completare i progetti nel rispetto delle scadenze e del budget. Facilmente personalizzabile, Microsoft Office Project Standard 2003 può essere adattato in modo da acquisire informazioni specifiche per ogni progetto. Nuove funzionalità, come filtri e gruppi, consentono ai project manager di concentrarsi sulle informazioni di cui hanno bisogno per lavorare in modo più efficace. Sono disponibili modelli e procedure guidate che permettono di creare rapidamente nuovi progetti e di associare le singole attività di ogni progetto ai requisiti specifici dei processi di business. Comunicazioni più efficaci e maggiore semplicità di utilizzo Microsoft Office Project Standard 2003 è anche progettato per consentire ai project manager di comunicare lo stato dei progetti in modo chiaro e preciso. La stretta integrazione con le altre applicazioni di Microsoft 15

16 FUNZIONALITÀ NUOVE E MIGLIORATE DI MICROSOFT OFFICE PROJECT STANDARD 2003 Microsoft Office Project Standard 2003 è stato progettato allo scopo di migliorare l'organizzazione del lavoro dei project manager e la comunicazione delle informazioni sui progetti agli altri membri del team. In Microsoft Office Project Standard 2003 sono incluse funzionalità nuove e migliorate che ne semplificano l'utilizzo e forniscono nuove opportunità per incrementare la produttività e ottimizzare il livello di efficienza. Microsoft Office Project Standard 2003 offre tutti gli strumenti necessari ai project manager per svolgere le attività più complesse, senza richiedere particolare formazione. Di seguito sono descritte le funzionalità nuove e migliorate. Procedura guidata per la stampa della Guida di Microsoft Office Project 2003 Con l'aggiunta alla Guida di Microsoft Office Project 2003 di una procedura guidata per la stampa, Microsoft Office Project Standard 2003 rende ancora più semplice accedere alle opzioni di stampa, ad esempio per definire il numero di pagine, le colonne e le attività da stampare, la dimensione dei caratteri e l'intervallo temporale desiderato. Ulteriori opzioni includono dettagli per intestazione e piè di pagina, margini di stampa e interruzioni di pagina. La procedura guidata consente di accedere alle funzioni di anteprima e di stampa in qualsiasi momento del processo. Copia guidata immagine in Office La nuova procedura Copia guidata immagine in Office di Microsoft Office Project Standard 2003 semplifica l'acquisizione delle immagini dei piani di progetto e la copia in un'altra applicazione di Microsoft Office System, come Microsoft Office PowerPoint Mentre con il comando Copia immagine di Project 2002 era necessario effettuare numerosi tentativi per ottenere i risultati desiderati, aumentando le possibilità di errore, la procedura guidata di Microsoft Office Project Standard 2003, che può essere avviata dal menu Visualizza, assiste l'utente in tutti i passaggi necessari per creare l'immagine e inserirla in un documento di un altro programma. La procedura guidata consente inoltre ai project manager di aggiungere all'output campi a livello di progetto. Aree di lavoro condivise Ai project manager che hanno accesso a un server con Windows SharePoint Services 2003, Microsoft Office Project Standard 2003 offre la possibilità di salvare i progetti e fornire ai membri del team un'unica posizione per accedere a tutte le informazioni e i documenti relativi al progetto. Le aree di lavoro condivise permettono ai membri del team di archiviare ed estrarre documenti, sapere in tempo reale se gli altri membri sono online, visualizzare i commenti associati ai documenti archiviati ed eseguire molte altre operazioni direttamente da un riquadro attività integrato in Microsoft Office Project Standard Modelli L'integrazione con la raccolta di modelli di Office Online fornisce agli utenti di Microsoft Office Project Standard 2003 un ottimo punto di partenza per l'avvio di nuovi progetti. I modelli di Microsoft Office Project Standard 2003 consentono ai project manager di creare nuovi progetti con la massima rapidità. Guida interattiva di Microsoft Office Project 2003 La Guida interattiva di Project consente a tutti gli utenti, indipendentemente dal livello di esperienza, di sfruttare appieno i vantaggi offerti da Microsoft Office Project Standard La Guida di Project offre un approccio strutturato alla gestione di progetti, con istruzioni dettagliate per la pianificazione, la definizione delle attività, l'assegnazione delle risorse, la verifica dello stato di avanzamento e la creazione di report. È possibile personalizzare la Guida di Project in modo da incorporare obiettivi e attività corrispondenti agli specifici requisiti dei progetti. Smart tag Gli smart tag di Microsoft Office Project Standard 2003 forniscono suggerimenti in caso di modifiche a un piano di progetto e assicurano ai project manager che le modifiche apportate produrranno l'impatto previsto, senza conseguenze indesiderate. Riquadro dei risultati delle ricerche I miglioramenti apportati alla funzionalità di ricerca di Microsoft Office Project Standard 2003 semplificano l'accesso alle informazioni. Durante la connessione a Internet, i risultati della ricerca includono i più aggiornati contenuti di supporto disponibili su Office Online (in alternativa, è possibile utilizzare esclusivamente i contenuti in locale). Filtri degli elenchi di valori Per consentire ai project manager di concentrarsi sulle informazioni più rilevanti, in Microsoft Office Project Standard 2003 è stato aggiunto un elenco di selezione alla funzione di filtro per gli elenchi di valori inclusa in Microsoft Project Mentre nelle versioni precedenti per gli utenti era necessario memorizzare il valore su cui basare il filtro, in Microsoft Office Project Standard 2003 la gestione degli elenchi di valori complessi è stata semplificata grazie a un elenco di selezione che consente di scegliere rapidamente i valori desiderati. Flessibilità di monitoraggio delle previsioni Con la possibilità di creare fino a 11 previsioni, Microsoft Office Project Standard 2003 offre ai project manager gli strumenti più efficienti per la verifica e la valutazione dello stato dei progetti. Le previsioni comprendono stime relative alle variabili dei progetti, come attività, risorse, assegnazioni e costi. Ciascuna costituisce un'istantanea del progetto in un determinato momento, che fornisce i dati necessari per controllare gli scostamenti tra le stime e i valori effettivi e tenere traccia dei record cronologici per la futura pianificazione di progetti. 16

17 Integrazione di riquadri attività, servizi e documentazione Con il rilascio di Microsoft Office Project 2003, Project è stato completamente integrato con le applicazioni di Microsoft Office System. L'aggiunta di servizi e riquadri attività di Microsoft Office System costituisce soltanto una parte dei miglioramenti offerti ai project manager. Sono inoltre state incluse segnalazioni delle informazioni più importanti, riportate nel riquadro attività iniziale e nel riquadro della Guida in linea, allo scopo di consentire agli utenti con qualsiasi livello di esperienza di sfruttare al meglio tutte le funzionalità di Microsoft Office Project Standard Per ottenere ulteriore assistenza, è anche possibile accedere al sito Office Online, che fornisce risorse aggiornate per gli utenti di Microsoft Office Project Standard 2003 e di tutti i programmi Microsoft Office System. Riquadro attività iniziale Il riquadro attività iniziale, migliorato in Microsoft Office Project Standard 2003, fornisce collegamenti che permettono di cercare modelli e altri contenuti in Office Online, accedere all'elenco dei progetti più recenti e visualizzare in modo immediato le informazioni più interessanti. Riquadro della Guida in linea Per gli utenti connessi a Internet, il riquadro della Guida in linea si presenta notevolmente più completo ed esauriente rispetto alle precedenti versioni di Project e consente di collegarsi a Office Online per accedere ad articoli pratici, materiali di formazione, modelli e altre risorse in grado di garantire la massima produttività con Microsoft Office Project Standard Gli utenti di Office Online possono anche assegnare una valutazione alla documentazione in linea e inviare commenti e suggerimenti a Microsoft. Risorse di training sul Web Microsoft Office Project 2003 include collegamenti a corsi di formazione online, che comprendono documentazione, immagini e audio. Quando in Microsoft Office Project 2003 viene eseguita una ricerca tra i contenuti della Guida in linea, nel riquadro dei risultati della ricerca vengono inclusi anche collegamenti ai materiali di formazione disponibili sul Web. Integrazione completa L'integrazione con Microsoft Office System ha rappresentato uno dei principali obiettivi di progettazione per Microsoft Office Project Standard Grazie a un'interfaccia utente migliorata, simile a quella di tutti i programmi di Microsoft Office System, Microsoft Office Project Standard 2003 rende più semplice accedere agli strumenti e alle funzionalità. I project manager possono condividere con maggiore semplicità informazioni tra Microsoft Office Project Standard 2003 e programmi come Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 e Microsoft Office Visio 2003, senza immettere nuovamente i dati. 17

18 DIECI OTTIMI MOTIVI PER SCEGLIERE MICROSOFT OFFICE PROJECT STANDARD Programmazioni e stime realistiche La definizione di aspettative realistiche per team di progetto, management e clienti spesso dipende dalla stima accurata dei tempi dei progetti, delle risorse necessarie e dei budget. Microsoft Office Project Standard 2003 garantisce ai project manager una gestione più efficiente del processo di creazione delle programmazioni e di stima dei costi, consentendo di determinare l'impatto sull'intero progetto di eventuali modifiche o ritardi in specifiche attività. 2. Ottimizzazione dei processi Funzionalità quali la Guida di Project, strumenti di pianificazione interattivi e modelli consentono ai project manager di implementare processi uniformi e ripetibili, disponendo al tempo stesso della flessibilità necessaria per integrare metodologie personalizzate di gestione dei progetti. Nel corso del tempo, è possibile ottimizzare questi processi fino a ottenere metodologie ottimali riutilizzabili per nuovi progetti. 3. Tempestività nella creazione e verifica dei report Le organizzazioni possono migliorare l'accuratezza e la tempestività delle attività di reporting sui progetti grazie a un elenco di report personalizzabili di facile utilizzo. I membri dei team, il management e i clienti possono disporre di una conoscenza più approfondita dello stato di avanzamento dei progetti, mentre i project manager hanno la possibilità di verificare le prestazioni utilizzando funzionalità come il calcolo del costo realizzato, dei percorsi critici e di previsioni multiple. 4. Utilizzo più efficiente delle risorse In Microsoft Office Project Standard 2003 è ancora più semplice definire le assegnazioni delle risorse e modificarle per risolvere conflitti e problemi nella distribuzione delle attività. In questo modo, i project manager dispongono di un maggiore controllo e di una superiore flessibilità per la gestione degli obiettivi, dei tempi e dei costi dei progetti. 5. Visualizzazione e condivisione delle informazioni sui progetti I project manager possono condividere le informazioni in una vasta gamma di formati in modo semplice e rapido. Una nuova procedura guidata permette di formattare e stampare le pianificazioni dei progetti su una sola pagina. Con Microsoft Office Project Standard 2003, i project manager possono esportare facilmente i dati sui progetti in Microsoft Office Word per documenti formali, in Microsoft Office Excel per grafici o fogli di calcolo personalizzati, in Microsoft Office Visio per diagrammi o in Microsoft Office PowerPoint per efficaci presentazioni per il management. 6. Completa integrazione dei dati Microsoft Office Project Standard 2003 è completamente integrato con gli altri programmi di Microsoft Office System. È possibile esportare i dati sui progetti in altre applicazioni, importare dati di Excel o elenchi attività di Outlook in Project Standard 2003 o aggiungere risorse dal servizio Microsoft Active Directory o dalla rubrica di Microsoft Exchange Server. 7. Estrema semplicità d'uso Un'interfaccia migliorata, simile a quella di Microsoft Office 2003, semplifica l'apprendimento di Microsoft Office Project Standard 2003 e l'accesso a strumenti e funzionalità. Barre degli strumenti intuitive, menu a discesa e altre funzionalità assicurano anche ai nuovi utenti di Microsoft Office Project Standard 2003 un'immediata operatività. 8. Assistenza completa Microsoft Office Project Standard 2003 offre tutta l'assistenza necessaria sia per i nuovi utenti che per quelli più esperti. Oltre a fornire procedure guidate, affidabili funzionalità di ricerca per la Guida in linea e smart tag, se si dispone di una connessione a Internet, Microsoft Office Project Standard 2003 può essere ulteriormente ottimizzato accedendo a corsi di formazione, modelli, articoli e altre risorse online. 9. Semplicità di personalizzazione Grazie a numerose funzionalità personalizzabili, Microsoft Office Project Standard 2003 può essere facilmente adattato agli specifici requisiti di progetto. È possibile scegliere da un elenco i campi di visualizzazione personalizzati da includere nella programmazione di un progetto e modificare barre degli strumenti, formule, indicatori grafici e report. Per una maggiore flessibilità nella condivisione di dati e la creazione di soluzioni personalizzate, è possibile sfruttare il supporto per il formato XML, Microsoft Visual Basic, Application Edition (VBA) e componenti aggiuntivi COM (Component Object Model). 10.Vasta gamma di provider di soluzioni qualificati Centinaia di provider indipendenti offrono soluzioni personalizzate, applicazioni aggiuntive, consulenza e formazione per Microsoft Office Project, consentendo di sfruttare al meglio Microsoft Office Project Standard 2003 e fornendo le basi per l'implementazione di procedure ottimali e per un costante miglioramento nel tempo. 18

19 CONFRONTO TRA LE FUNZIONALITÀ DI MICROSOFT PROJECT 98 E MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003 Grazie a miglioramenti significativi e nuove, potenti funzionalità che vanno dalla possibilità di visualizzare le programmazioni sotto forma di calendario alla personalizzazione della Guida, Microsoft Office Project 2003 offre ai project manager strumenti ancora più efficienti per l'organizzazione del lavoro, la comunicazione dei piani di progetto e la verifica dello stato di avanzamento. Di seguito vengono confrontate le funzionalità di Microsoft Project 98 e Microsoft Office Project Microsoft Project 98 Microsoft Office Project 2003 Zoom e dettaglio nei diagrammi di Gantt e di rete Controllo per l'impostazione del formato e del colore del tipo di carattere in base agli attributi delle attività (riepilogo, attività critica, cardine e così via) Ordinamento e filtro delle informazioni sui progetti in base a criteri standard e definiti dall'utente Visualizzazioni multiple dei dati sui progetti (diagramma di Gantt, elenco attività, utilizzo delle risorse e così via) Visualizzazioni grafiche di diagrammi di rete con collegamenti alle attività e percorsi Speciali colonne di dati definite dall'utente contenenti testo, numero, contrassegno, data, durata, costo e così via Indicatori grafici per ciascuna attività o risorsa Creazione guidata di diagrammi di Gantt per la rapida reimpostazione del formato e dello stile Visualizzazione grafica e modifica dei collegamenti alle attività nelle visualizzazioni di diagrammi di rete Visualizzazione di grafici dei carichi di lavoro delle risorse in relazione alla tempistica Rappresentazione della struttura di suddivisione del lavoro, con riepiloghi, attività e attività cardine Collegamento di attività per reti con percorsi critici Calcolo automatico dei costi del progetto mediante attributi di costo delle risorse Definizione del metodo di calcolo delle attività: basato sulle risorse, a durata fissa, a unità fisse o a lavoro fisso Definizione del numero massimo di unità per ciascuna risorsa, allo scopo di visualizzare condizioni di carico eccessivo o insufficiente Livellamento automatico delle risorse in base a criteri quali priorità del progetto e dell'attività e unità massime Controllo di unità frazionarie delle risorse per la programmazione delle attività Controllo della distribuzione delle assegnazioni in relazione alle risorse (uniforme, a carico iniziale, a carico centrale, a carico finale e così via) Collegamenti di attività tra progetti e calcoli dei percorsi critici (progetti principali/sottoprogetti) Calcoli completi del costo realizzato e confronto con la previsione Calcoli dei percorsi critici attraverso attività collegate Importazione di elenchi di risorse dalla rubrica di Microsoft Exchange o da Active Directory Condivisione bidirezionale dei dati con Microsoft Excel 19

20 Microsoft Project 98 Microsoft Office Project 2003 Possibilità di personalizzare menu e barre degli strumenti con icone Possibilità di personalizzare i calendari dei progetti, delle attività e delle risorse VBA, con modello di oggetti completo di Microsoft Project e Microsoft Office Compatibilità con Microsoft Office 2003 Utilizzo delle funzionalità di raggruppamento per la riorganizzazione delle visualizzazioni dei progetti Impostazione variabile dell'altezza delle righe per una maggiore leggibilità dei progetti Strumenti di accesso facilitato supportati da Microsoft Active Accessibility (MSAA) Visualizzazione delle programmazioni dei progetti sotto forma di calendario Definizione delle risorse come "effettive" o "materiali" Calcoli dei collegamenti tra progetti e dei percorsi critici (senza progetti principali/sottoprogetti) Utilizzo di date di scadenza per gli obiettivi finali Assegnazione alle attività di date stimate, fino alla conferma con dati completi Controllo dei formati e della visualizzazione delle caselle dei diagrammi di rete Componenti aggiuntivi COM per la creazione di soluzioni personalizzate in grado di soddisfare specifiche esigenze di progetto Convalida dei campi dati tramite elenchi predefiniti e formule per campi personalizzati Formule personalizzate per il calcolo dei valori per i campi dati definiti dall'utente Codici per la struttura di suddivisione del lavoro definiti dall'utente Smart tag per la selezione di programmazioni alternative Guida personalizzabile di Project in grado di semplificare tutte le fasi dei progetti Creazione guidata dei progetti per ottenere assistenza nello sviluppo della programmazione di un progetto Creazione guidata di calendari di progetto Controlli avanzati per il layout dei diagrammi di rete Stampa di "totali" dei dati temporali Controlli avanzati per l'impostazione della stampante Metodi di ricerca predefiniti di Microsoft Office per l'individuazione di file di progetto in rete Nuova previsione dei gruppi di attività, con riporto nelle attività di riepilogo Calcolo del costo realizzato tramite diverse istantanee di previsione selezionate dall'utente Calcolo del costo realizzato tramite valori percentuali di completamento delle attività Campi avanzati relativi al costo realizzato, con funzionalità SPI (Schedule Performance Index) Utilizzo di opzioni di calcolo per la riprogrammazione del lavoro non completato Previsioni multiple Formato XML (Extensible Markup Language) per la condivisione dei dati con altre applicazioni aziendali Salvataggio nei siti Windows SharePoint Services Stampa avanzata dei report sui progetti, con tecniche WYSIWYG Integrazione delle funzionalità di Microsoft Office 2003 (riquadri attività, servizi, Guida in linea e così via) Formazione online, per l'apprendimento delle funzionalità tramite il Web Blocco o impedimento di ulteriori modifiche delle previsioni Personalizzazione avanzata della Guida di Project 20

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