Il nuovo CAD: luci e ombre Prof. ing. Pierluigi Ridolfi Università di Bologna

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1 Il nuovo CAD: luci e ombre Prof. ing. Pierluigi Ridolfi Università di Bologna Genova Ospedali Galliera 14 ottobre 2011

2 CAD Dlgs. 7 marzo 2005, n. 82. Modificato e integrato dal Dlgs. 4 aprile 2006, n Dopo di allora alcune modifiche particolari all interno di Leggi di ampia portata ( Finanziarie o Per lo sviluppo economico ). Ulteriormente e ampiamente modificato dal Dlgs. 30 dicembre 2010, n. 235 ( Nuovo CAD). 2/23 2

3 A chi si rivolge il CAD Le Amministrazioni pubbliche. Le società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico. I gestori di servizi pubblici e organismi di diritto pubblico (per l accesso ai documenti informatici). I privati (per tutto quanto riguarda i documenti informatici). Sono esclusi: Gli Organi costituzionali e di rilievo costituzionale. Per quanto riguarda la Presidenza del Consiglio è previsto che modalità, tempi e limiti di attuazione del CAD siano stabiliti con appositi decreti. Lo stesso vale per l Amministrazione economico-finanziaria. 3/23 3

4 DPCM già pubblicati in GU 9 febbraio Modalità, limiti e tempi di applicazione del Codice dell'amministrazione digitale alla Presidenza del Consiglio dei Ministri. Limiti minimi 2 marzo Modalità, limiti e tempi di applicazione delle disposizioni del CAD all'agenzia delle Entrate. Ribadita validità del DM MEF 23 gennaio /23 4

5 Struttura del CAD Norme di tipo generale (un centinaio di articoli). Rinvio a Decreti Ministeriali (una decina) per le regole di attuazione. Le principali regole sono già state pubblicate in forma di bozza, per raccogliere pareri, e dovrebbero uscire in G.U. entro l anno. Il CAD non incorpora tutte le norme sull Amministrazione Digitale (es. Protocollo, PEC, norme speciali di settore). 5/23 5

6 DPCM pubblicati in bozza Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, firme elettroniche qualificate, firme elettroniche digitali e validazione temporale dei documenti informatici. Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 44 e 44 bis del Codice Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 e del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82. Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni e di gestione del fascicolo informatico. 6/23 6

7 Altri decreti Previsti dal CAD: Amministrazione economico-finanziaria (MEF) Non previsti dal CAD: Sanità: a) per il controllo della spesa (MEF) b) per i dati clinici (Garante della Privacy) c) per la consegna telematica dei referti medici (DL 70/11 DPCM) Giustizia: in parte Lavoro: in parte 7/23 7

8 Principali modifiche nel nuovo CAD Comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche esclusivamente in modo telematico. Enfasi sulla PE e sulla PEC. Un ufficio unico responsabile delle attività ICT, la razionalizzazione organizzativa e informatica dei procedimenti, l introduzione del protocollo informatico e del fascicolo elettronico. Criteri per il disaster recovery. Copie e conservazione di documenti informatici. Timbro digitale. Accesso alle reti. Quattro tipi di firma digitale. 8/23 8

9 Copie di documenti documento cartaceo documento informatico Occorre un attestazione di conformità (apposta mediante firma digitale) se si vuole che il documento informatico abbia lo stesso valore legale di quello originario. 9/23 9

10 Chi attesta la conformità? Ambiente pubblico: un pubblico ufficiale (pertanto anche un funzionario delegato). Ambiente privato: CAD 2005: un pubblico ufficiale CAD 2009: chi detiene il documento CAD 2011: un pubblico ufficiale Materia disciplinata anche dalla Deliberazione Cnipa 11/04 che distingue tra documenti unici e non unici. Regole tecniche del nuovo CAD in corso di emanazione non distinguono più tra documenti unici e non unici. Poiché la conformità va dichiarata documento per documento il processo di fatto è irrealizzabile. Impossibilità pratica di distruggere gli originali. 10/23 10

11 Conservazione dei documenti Metodologia attuale di conservazione descritta nella Deliberazione Cnipa 11/04: Si archivia il documento (o un insieme di documenti) unitamente alla sua (loro) impronta firmata digitalmente dal responsabile della conservazione. Non esistono standard precostituiti. Metodologia prevista dalle nuove regole tecniche: I documenti da versare ai fini conservazione devono essere corredati, a cura del produttore, da metadati secondo standard precisi. Il sistema, effettuati i controlli, genera automaticamente un rapporto di versamento che viene reso al produttore. 11/23 11

12 Testo della Deliberazione Cnipa Art. 4 - Conservazione sostitutiva di documenti analogici 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. 12/23 12

13 Testo delle nuove regole Articolo 9 - Il processo di conservazione 1. Il processo di conservazione prevede: a. l acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico; [ ] d. la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale [ ], e una o più impronte, calcolate sull intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione; e. l eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove previsto nel manuale di conservazione; f. la preparazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati contenute nell allegato 4 e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione; 13/23 13

14 Osservazioni Scomparsa del concetto di conservazione sostituiva, che, in realtà, include due processi distinti: la sostituzione, ai fini legali, di un documento cartaceo con uno informatico; la conservazione, inalterata nel tempo, del documento informatico. Scomparsa della distinzione di documenti unici e non unici (che hanno problematiche diverse). Ignorata la proposta della Commissione dematerializzazione di qualificare a priori dei processi di conversione assegnando al pubblico ufficiale il compito di verificare a posteriori la corretta applicazione del processo. Prevalenza degli aspetti di tipo archivistico su quelli operativi ed economici. Transitorio certamente lungo. 14/23 14

15 Campo fiscale Non vale il CAD ma il DM del MEF 23 gennaio 2004 Art. 3 - Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell'aipa n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione [ ]. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. La Deliberazione Cnipa 11/04 deriva dalla Deliberazione Aipa 42/01, con poche modifiche, ed è stata pubblicata sulla GU dopo il DM. Questo ha creato qualche problema, solo formale, nei riferimenti normativi. 15/23 15

16 Agenzia delle Entrate Circolare del 6 dicembre 2006, n. 36/E Documento originale non unico: è quel documento analogico al cui contenuto è possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. libro giornale, libro degli inventari, fatture, ricevute fiscali, scontrini fiscali Documento originale unico: è quel documento analogico il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, anche presso terzi. strumenti di pagamento (assegni e cambiali), i libri sociali elencati all'articolo 2421 c.c., nella misura in cui, tuttavia, il relativo contenuto non possa essere ricavato "attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi". Ne consegue che i documenti il cui contenuto risulti, ad esempio, depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad esempio, i verbali delle assemblee straordinarie), ovvero presso il Registro delle imprese (ad esempio, il verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio), non possono essere considerati documenti originali unici. 16/23 16

17 Osservazione La Deliberazione Cnipa 11/04 non può essere abrogata dalle nuove regole tecniche perché è alla base di tutti i sistemi di conservazione dei documenti fiscali. Coesistenza di due sistemi di conservazione? Uno per il fisco l altro per tutti gli altri settori della PA e dell Industria? 17/23 17

18 Copie cartacee di documenti informatici documento informatico documento cartaceo Occorre un attestazione di conformità se si vuole che il documento cartaceo abbia lo stesso valore legale di quello originario informatico. Firma autografa del funzionario. Timbro digitale: perplessità normative e tecniche 18/23 18

19 Timbro digitale o Glifo CAD, art. 23 ter, c. 5: Al fine di assicurare la provenienza e la conformità all originale, sulle copie analogiche di un documento informatico è apposto a stampa, sulla base di criteri definiti con linee guida emanate da DigitPA, un contrassegno generato elettronicamente, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell articolo 71 e tale da consentire la verifica automatica della conformità del documento cartaceo a quello informatico. Riguarda i documenti amministrativi: applicabile anche ai documenti sanitari? Procedure di verifica tutt altro che semplici. 19/23 19

20 Art Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica [ ] sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale [ ]; b) ovvero, quando l autore è identificato dal sistema informatico con l uso della CIE e della CNS, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione [ ]; c) ovvero quando l autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti [ ]; c-bis) ovvero se trasmesse dall autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata [ ]; Sono fatte salve le disposizioni normative che prevedono l uso di specifici sistemi di trasmissione telematica nel settore tributario. Art. 54 Istanze di privati alla PA 2-ter. Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta ai sensi del presente codice [ ]. 20/23 20

21 Problemi Indeterminazione della forma delle comunicazioni da inviare. Amministrazioni portate a disporre regole restrittive. Occorrono linee guida. 21/23 21

22 Conclusioni Il Dlgs 30/12/10 prevedeva 15 scadenze : per ora, la prospettiva è che vengano rispettate. Le bozze di nuove regole tecniche pubblicate stanno suscitando molta discussione. Il nuovo CAD diventerà operativo in pratica l anno prossimo, quando le nuove regole tecniche saranno state approvate. Stanno emergendo problemi non previsti che richiederanno rettifiche e nuovi provvedimenti. 22/23 22

23 Documentazione Nel sito della Fondazione SIAV Academy Collana minigrafie: 1. Il Codice Amministrazione Digitale (obsoleto) 2. Il protocollo informatico 3. La conservazione della memoria 4. La conservazione elettronica dei documenti fiscali 5. Compendio normativo ( Digita-Lex) 6. Il fascicolo elettronico 7. Il nuovo CAD 8. La posta elettronica certificata 9. Il nuovo CAD: commenti e prospettive Digita-Lex: Tutte le norme Argomenti Articoli 23/23 23

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