RIESAME CONTRATTO. Generalità (RIF ) Spesso i clienti chiedono certezze: - sui tempi di consegna, - sugli standard di qualità, ecc.

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1 RIESAME CONTRATTO Generalità (RIF ) Spesso i clienti chiedono certezze: - sui tempi di consegna, - sugli standard di qualità, ecc. e in risposta sentono frasi come le seguenti: - non programmate; - arrivate tutti insieme, all ultimo momento; - la stagione è sempre più corta dell anno precedente eppure si devono fare, più o meno, le stesse pezze; - la consegna è quasi sempre urgente o urgentissima; - la composizione dei greggi è spesso un mistero; - le disposizioni di lavorazione sono largamente insufficienti, ecc. Per risolvere il problema e cioè per garantire una corretta impostazione delle attività delle rifinizioni, il "punto di partenza" è il miglioramento della comunicazione con il cliente e cioè la definizione delle informazioni in merito ai greggi, alle lavorazioni richieste e alle quantità da lavorare nel tempo. E, in poche parole, la definizione di regole che devono essere tradotte in impegni formali tra il singolo cliente (lanificio) e la singola rifinizione, che obblighino contrattualmente a comportamenti coerenti con il rispetto dei tempi di consegna e degli standard di qualità e che, in caso di contenzioso, consentano chiaramente di stabilire chi ha sbagliato, come e quanto. E la definizione di un rapporto tra rifinizione e cliente che preveda impegni reciproci da osservare sistematicamente: - impegno, da parte del cliente, di programmare le commesse della stagione ed impegno preventivo, da parte della rifinizione, sui tempi di consegna delle pezze calcolati dal momento della consegna del greggio disposto; - impegno, da parte del cliente, di inviare alla rifinizione una scheda con le informazioni tecniche di ogni articolo da lavorare; - impegno, da parte della rifinizione, di inviare al cliente una scheda con i requisiti minimi di garanzia relativi all articolo da sottoporre a lavorazione (con il greggio noto); - impegno, da parte del cliente, di inviare alla rifinizione una scheda consegna e/o disposizione greggi in occasione della consegna e/o disposizione delle pezze gregge. La prescrizione della norma si propone di assicurare che le "specifiche" poste come obiettivo di partenza per il tessuto da mettere in lavorazione siano chiaramente descritte e comprese dalle persone coinvolte; tra queste "specifiche" devono essere comprese quelle cogenti (obbligatorie) in quanto prescritte da leggi e regolamenti vigenti nei mercati in cui il cliente intende vendere il tessuto. Esse devono essere formalizzate in un documento che indichi ad esempio: - articolo; - specifiche richieste (es. colore, sviluppo varianti, finissaggio, differenze colore ammesse, centro cimossa, solidità alla luce artificiale, al lavaggio, allo sfregamento, ecc.); - prove da effettuare; - data di consegna.

2 Riesame (RIF ) La norma sottolinea la necessità di conoscere le esigenze del cliente e la capacità della rifinizione di rispettarle in base alle informazioni ricevute. Devono essere chiare: - specifiche tecniche articolo; - lavorazioni richieste; - quantità; - tempi/modalità di consegna; - prezzo/modalità di pagamento, ecc. E bene chiarire che per articoli con ricetta e ciclo già codificati le verifiche verranno effettuate solo su parametri quali prezzo, quantità, tempi di consegna. Per nuovi articoli, nuovi colori, nuovi finissaggi o per richieste di modifiche di articoli esistenti da parte del cliente, dovranno essere fatte e documentate anche le verifiche di fattibilità tecnica. Il tessuto deve dunque soddisfare: - esigenze esplicitamente richieste (ad es. caratteristiche di solidità, di stabilità dimensionale ecc., indicate per valore, tolleranza e modalità di determinazione); - esigenze implicite correlate alla destinazione d uso del prodotto; L'oggetto della fornitura deve essere precisato in ogni aspetto (commerciale, tecnico, ecc.) in specifici documenti o in "accordi quadro". Una volta realizzata la campionatura, è necessaria una attività tecnica di verifica da parte del cliente delle caratteristiche del tessuto in relazione all utilizzo cui è destinato, sulla base di requisiti previsti per la collezione o richiesti dal contratto o da leggi e regolamenti. Sia le esigenze esplicite che quelle implicite devono essere tradotte in specifiche di prodotto e gestite in fase di ordine/contratto. L obiettivo relativo ai tempi di consegna può essere raggiunto mediante la definizione per iscritto del volume complessivo e la distribuzione temporale (flusso) delle commesse di lavorazione, per famiglie di articoli, stabilendo per le medesime il termine di standard delle riconsegne. L obiettivo relativo alla definizione dello standard qualitativo del prodotto può essere raggiunto scegliendo processi e ingredienti di lavorazione in funzione della natura qualitativa del prodotto da trasformare. Possono essere utilizzate schede che assicurano il flusso di informazioni necessario al raggiungimento degli obiettivi prefissati. Esse possono essere simili alle seguenti, che sono il risultato di un tavolo di confronto tra lanifici e rifinizioni dell area pratese: - Scheda Definizione Programma :SDP - Scheda Informazione Prodotto :SIP - Scheda Consegna-Disposizione Greggi :SDG - Scheda Requisiti Minimi :SRM - Scheda Tecnica Prodotto :STP La rifinizione dovrà lavorare secondo una logica che garantisca il passaggio delle informazioni. Ad esempio potrà seguire un flusso operativo come il seguente. All inizio di ogni stagione chiederà al cliente la definizione degli articoli da lavorare. Per singoli articoli o famiglie di articoli omogenei del prodotto chiederà di stabilire il quantitativo complessivo e la distribuzione temporale nell arco della stagione e di compilare la scheda SDP e le schede SIP (ad eccezione della voce "Consegna media concordata"). file:///c /Documents and Settings/f.donati/Desktop/PDF1pag.htm (21 of 58) [04/09/ ]

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4 La rifinizione valuterà la documentazione e definirà con il cliente la "Consegna media concordata", restituendo copia della scheda SDP e delle schede SIP. Il primo giorno lavorativo di ogni mese la rifinizione chiederà al cliente la SDP con i dati aggiornati. Entro cinque giorni lavorativi dalla consegna della SDP il cliente e la rifinizione ridefiniranno i tempi di "Consegna media concordata" relativi agli articoli o alle famiglie di articoli per i quali è intervenuta la variazione. Il Cliente consegnerà il greggio accompagnato dalla scheda SDG opportunamente compilata. Si possono verificare i casi seguenti: a) consegna greggio da disporre successivamente. Sarà compilata solo la parte della scheda relativa a "Consegna greggi"; b) consegna greggio disposto parzialmente o interamente. Saranno compilate la parte della scheda "Consegna greggi" e la parte della scheda "Disposizioni di lavorazione". Se vengono disposti in lavorazione dei greggi già consegnati, è necessario compilare l ultima parte della scheda "Disposizioni di lavorazione", indicando il numero della SDG precedente. file:///c /Documents and Settings/f.donati/Desktop/PDF1pag.htm (23 of 58) [04/09/ ]

5 La rifinizione dovrà rispondere per conferma. La rifinizione garantirà al cliente i Requisiti Minimi concordati (es. tessuti di categoria A,B,C,D, della SRM) e a conferma invierà, per ogni articolo, la scheda SRM compilata nel corpo iniziale apponendo un cerchio sulla lettera corrispondente alla "Categoria" di pertinenza dell articolo stesso. Per gli articoli non corrispondenti alle categorie per le quali nella SRM sono stati definiti i Requisiti Minimi (es. tessuti di categoria E della SRM) la rifinizione comunicherà di volta in volta i "Requisiti Minimi" al cliente nei termini tra loro concordati, trasmettendo per fax la SRM compilata (parti identificative dell articolo e dei Requisiti Minimi). file:///c /Documents and Settings/f.donati/Desktop/PDF1pag.htm (24 of 58) [04/09/ ]

6 Con la scheda SRM il cliente sarà in grado di compilare le proprie Schede Tecniche del Prodotto includendo eventualmente anche ulteriori dati di esclusiva competenza del cliente stesso. Un esempio di Scheda Tecnica del Prodotto è riportato qui di seguito. E comunque inteso che per forniture di greggi successive e disposizioni di lavorazioni successive facenti riferimento alla medesima SIP vale quanto già garantito per le precedenti lavorazioni. E fatto obbligo alla rifinizione e al cliente di trattenere un campione di riferimento relativo ad ogni scheda SDG che sarà costituito: - nel caso di : fiocco, top, filato: almeno -50gr. - nel caso di tessuto : almeno cm. in tutta altezza. Le schede che regolano i flussi operativi dovranno essere compilate, in maniera chiara e leggibile in tutte le loro parti, ponendo particolare attenzione ai numeri assegnati alle schede stesse (avendo questi valenza incrociata tra una scheda e l altra). Altri "documenti" che fanno parte del "riesame del contratto" possono essere: - referenza campione - listino - ricette - cartelle colore - cicli di lavorazione file:///c /Documents and Settings/f.donati/Desktop/PDF1pag.htm (25 of 58) [04/09/ ]

7 - richiesta di offerta da parte del cliente - offerta al cliente - richiesta di campionature, ecc. Naturalmente non potendo sempre costringere tutti i clienti a mettere tutte le richieste per scritto, è possibile accettare un ordine verbale purché la rifinizione registri al suo interno tale richiesta, ne verifichi la fattibilità e la confermi per iscritto al cliente. Tutti i documenti devono essere analizzati, in termini di fattibilità, da personale competente in modo da accertare che: - le richieste del cliente siano chiare, ad esempio che facciano riferimento a articoli, campioni, capitolati, specifiche tecniche, requisiti, ove possibile, definiti in termini di prestazioni (es. destinazione di uso); - qualsiasi differenza tra le campionature, gli articoli, la disposizione ed eventuali altri documenti sia stata concordata e risolta; - la rifinizione sia in grado di rispettare quanto promesso non solo dal punto di vista tecnico ma anche in merito ai tempi di consegna. Modifiche al contratto (RIF ) Qualsiasi variazione alla disposizione deve essere tenuta sotto controllo in modo da assicurarne la fattibilità. L attività di "riesame del contratto" deve essere eseguita ad ogni variazione della disposizione. Registrazioni (RIF ) La fase di riesame del contratto deve essere documentata e i documenti ad essa relativi devono essere conservati. file:///c /Documents and Settings/f.donati/Desktop/PDF1pag.htm (26 of 58) [04/09/ ]