Dipartimento Sociale Direzione Regionale Tutela della Salute e S.S.R. AI DIRETTORI GENERALI delle ASL del Lazio LORO SEDI

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1 REGIONE LAZIO Dipartimento Sociale Direzione Regionale Tutela della Salute e S.S.R. Are4V13 Servizio Prot. N Roma, lì AI DIRETTORI GENERALI delle ASL del Lazio Al Direttore Generale dell Azienda Ospedaliera S.Giovanni Addolorata R O M A Al Direttore Generale dell Agenzia di Sanità Pubblica R O M A Ai soggetti erogatori privati provvisoriamente accreditati per le prestazioni di assistenza ospedaliera OGGETTO: Determina del Direttore Regionale n. D1598 / Direttive per l attuazione della DGR 143/2006. Flussi informativi e fatturazione. Ai soggetti erogatori privati provvisoriamente accreditati per le prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale Ai soggetti erogatori privati provvisoriamente accreditati per l assistenza riabilitativa territoriale e, per conoscenza All AIOP All ANISAP Alla Federlazio Al Coordinamento ARIS FOAI Si trasmette copia della determina n. D1598 adottata dal Direttore Regionale Tutela della salute e Sistema sanitario regionale in data 7 giugno 2006, con la quale si forniscono direttive, in attuazione della DGR 143 del 22 marzo 2006, in merito ai flussi informativi e alla fatturazione delle 1

2 prestazioni sanitarie erogate dalle strutture private provvisoriamente accreditate. Il provvedimento è stato elaborato, per gli aspetti informatici, con la collaborazione dell ASP che nel procedimento delineato assume, unitamente alle ASL, una funzione determinante nell accertamento della regolarità delle fatture emesse dai soggetti erogatori, in relazione all attività correttamente rilevata dai sistemi informativi e al budget programmato dalla Regione per ogni soggetto erogatore. Si ritiene utile a tal proposito richiamare l attenzione delle ASL e in particolare di quei servizi non direttamente coinvolti nella rilevazione informatica - che il controllo formale dei dati relativi alle prestazioni erogate, oltre a verificare la correttezza delle codifiche utilizzate e successivamente la congruità tra le informazioni inserite, garantisce: 1. per l attività ospedaliera, attraverso il software QUASIO che i dati accettati corrispondano a ricoveri effettuati dalle strutture private accreditate con onere della degenza a carico del SSR riferiti a specialità e regimi di ricovero autorizzati e accreditati da atti aziendali e regionali; che la situazione di autorizzazione e accreditamento sia aggiornata esclusivamente sulla base di atti ufficiali notificati all ASP in data precedente alla elaborazione dell archivio mensile; che il sistema di classificazione delle diagnosi e degli interventi per la codifica di queste informazioni sia la versione 2002 della ICD9-CM e che i DRG attribuiti, attraverso il software 3M Case-mix esperto sono quelli della versione 19a; che le prestazioni erogate siano coerenti con i criteri di ammissibilità e remunerabilità stabiliti dalle delibere regionali e che la valorizzazione sia calcolata in base alle tariffe regionali in vigore per l anno di riferimento (all.1 bis D.G.R. 143/06) e alle regole stabilite dalle Linee Guida ministeriali 1/95; Viene inoltre garantita la coerenza delle informazioni anagrafiche, incluse quelle riferite alla residenza del paziente, la congruenza delle date e gli intervalli temporali e che le informazioni riportate corrispondano alle regole di compilazione e codifica stabilite dalle direttive, circolari e note dell Assessorato e dell ASP che regolano il flusso. Infine è garantito che ciascuna struttura non possa presentare più volte i dati relativo ad un medesimo ricovero nell ambito di ciascun invio mensile. 2

3 Il controllo mensile del software QUASIO non può garantire - ma viene comunque effettuato dall ASP a chiusura della rilevazione annuale - l applicazione delle variazioni tariffarie dovute a: a. presenza di dati duplicati, inviati in mesi successivi per sostituire informazioni errate; b. esiti dei controlli analitici (controllo esterno) effettuati dalle ASL con il coordinamento dell ASP, sia sui ricoveri per acuti che su quelli di riabilitazione; c. applicazione del metodo APPRO che comporta la riclassificazione di ricoveri ordinari in DH con la conseguente nuova valorizzazione; Analogamente a fine anno saranno effettuate dall ASP le analisi per verificare il livello di utilizzo dei posti letto accreditati di ciascuna struttura erogatrice, con la conseguente ridefinizione della produzione. Si sottolinea che la fatturazione in acconto, in percentuale sulla tariffa della classe di appartenenza dei soggetti erogatori e nell ambito del budget definito dalla Regione, è stabilita proprio nella considerazione che questi ultimi controlli possono essere effettuati solo su base annua. Di conseguenza appare chiaro che la remunerazione definita dall ASP a fine anno tiene già conto di tutti i controlli previsti e rappresenta l importo complessivo dovuto ai singoli soggetti privati accreditati. Le ASL verificheranno la corrispondenza tra la remunerazione spettante e l importo complessivo delle fatture emesse in acconto e determineranno l emissione di fattura a saldo ovvero di nota di credito. 2. per l attività specialistica ambulatoriale, attraverso il software "QUASIAS" che nei dati accettati siano presenti esclusivamente le prestazioni previste dal Nomenclatore Tariffario regionale in vigore con le relative tariffe e che le prestazioni stesse appartengano alle branche specialistiche per le quali la struttura erogatrice è accreditata (correntemente aggiornate e verificate dalla Asl di ubicazione della struttura); che le tipologie di prestazioni erogate siano quelle consentite per la specifica natura giuridica della struttura (All. 5b DGR 9376/97 e successive modifiche ed integrazioni). Inoltre vengono garantiti, oltre al rispetto delle regole di compilazione e codifica stabilite dalle direttive, circolari e note dell Assessorato e dell ASP che regolano il flusso, la coerenza delle informazioni 3

4 anagrafiche del paziente, il rispetto di alcune regole di prescrivibilità (limite del numero di prestazioni, unicità della branca di erogazione e della tipologia di esenzione, ecc..); la congruenza delle date inserite all interno di ciascuna ricetta e la coerenza tra gli importi indicati e la relativa tipologia di pagamento (esenzione, rimborso, franchigia). Infine è garantito che ciascuna struttura non presenti più volte una ricetta contrassegnata dallo stesso codice identificativo nel corso dell anno. Allo stato attuale, oltre agli elementi controllati automaticamente dal software Quasias, restano da considerare i controlli esterni di competenza delle ASL, di cui si rileva peraltro l esigenza del potenziamento. Si ritiene pertanto indispensabile, in attesa di regolamentare più compiutamente tale aspetto al fine anche di collegarlo automaticamente al sistema informativo come già avviene per l attività ospedaliera, di disporre quanto segue: a. i controlli esterni saranno effettuati dalle ASL competenti per territorio sulle ricette dell anno in corso, al fine di verificarne la corrispondenza con le prestazioni erogate ed inserite nel SIAS nonché con i relativi referti; b. gli esiti dei controlli debitamente verbalizzati e sottoscritti per accettazione dal soggetto erogatore dovranno essere trasmessi dalle ASL, entro e non oltre il 15 febbraio successivo all anno di riferimento, all ASP utilizzando lo schema che sarà appositamente predisposto; c. l ASP provvederà ad inserire i dati nella rilevazione annuale e a definire la remunerazione spettante ai singoli soggetti erogatori. In questo modo la remunerazione definita dall ASP a fine anno tiene già conto di tutti i controlli previsti e rappresenta l importo complessivo dovuto ai singoli soggetti privati accreditati. Le ASL verificheranno la corrispondenza tra la remunerazione spettante e l importo complessivo delle fatture emesse in acconto e determineranno l emissione di fattura a saldo ovvero di nota di credito. Il nuovo sistema di fatturazione, strettamente connesso alle prestazioni erogate, correttamente rilevate e validate dai sistemi informativi specifici nonché programmate dalla Regione quale produzione attesa per ogni soggetto erogatore, presuppone - per un controllo puntuale che semplifica anche la procedura di liquidazione da parte delle ASL che l invio dei dati di attività da parte dei soggetti erogatori avvenga mensilmente e non, come ora, a cadenza trimestrale. 4

5 Di conseguenza, il provvedimento regionale adottato stabilisce che: A far data dal 1 agosto 2006 (relativamente alle dimissioni avvenute nel mese di luglio 2006) viene attivata la rilevazione mensile dei dati relativi al Sistema Informativo Ospedaliero (SIO), per le strutture private provvisoriamente accreditate, da effettuare sempre con la stessa procedura per via telematica (QUASIO on line). A far data dal 1 maggio 2006 (relativamente alle prestazioni erogate nel mese di aprile 2006) è attivata la rilevazione mensile, per via telematica, dei dati relativi al Sistema Informativo per l Assistenza Specialistica Ambulatoriale (SIAS), per le strutture private provvisoriamente accreditate. Nei primi due mesi - tenuto conto della necessità di introdurre gradualmente il sistema - il procedimento si svolgerà nel modo seguente: 1. entro il 30 giugno i soggetti erogatori potranno trasmettere per via telematica i file relativi alle prestazioni dei mesi di aprile e maggio anche con unico invio, al fine di acquisire dimestichezza con la nuova procedura; dal 1 luglio e nei termini previsti dalla Determina regionale, i soggetti erogatori dovranno trasmettere i dati di attività del mese di giugno che potranno eventualmente includere i dati di attività di aprile e maggio non compresi nel primo invio; 2. le fatture inerenti i mesi di aprile e maggio continueranno ad essere emesse nei confronti dell Azienda Ospedaliera S.Giovanni Addolorata alla quale saranno trasmesse con le consuete modalità. Copia cartacea delle fatture sarà inviata alla ASL di competenza che inizierà a verificare sommando i dati SIAS del 1 trimestre ( valore economico della produzione per i residenti Lazio al netto della compartecipazione del cittadini) ai corrispondenti importi delle due fatture - quale percentuale del budget è stata complessivamente utilizzata dall inizio dell anno, dandone tempestiva comunicazione all ASP e alla Regione nonché segnalazione al soggetto erogatore. Le fatture potranno essere emesse per le prestazioni effettivamente erogate in ogni mese e di conseguenza per i primi due mesi potrà non esserci corrispondenza tra i dati di attività trasmessi e le fatture; 3. a partire dalle prestazioni erogate nel mese di giugno il sistema va a regime e la fattura dovrà essere emessa nei confronti della ASL, alla quale compete di verificare che l importo complessivo degli invii validati dal SIAS corrisponda all importo complessivo delle tre fatture emesse nel 2 trimestre. Con la fattura di giugno il nuovo procedimento definito dalla Determina regionale si avvia in tutti i suoi aspetti. Per garantire il corretto funzionamento del nuovo sistema di rilevazione dei dati, i Direttori Generali delle ASL metteranno a disposizione dei Responsabili ASL degli uffici Sias e degli uffici di Ragioneria e Bilancio l accesso ad Internet Explorer (Versione 5.0 e successive) ed un programma di archiviazione che crea ed estrae archivi zippati (file.zip). 5

6 Si precisa infine che il ritiro della password di accesso alle pagine web per la connessione al SIAS on Line da parte di ciascuna struttura erogatrice privata provvisoriamente accreditata dovrà essere effettuato da parte del rappresentante legale munito di documentazione idonea o da un suo delegato. A tal fine è stato predisposto un apposito modulo in calce alla presente. Si ritiene utile infine evidenziare che le prestazioni di tunnel carpale e di cataratta (APA) eventualmente trasmesse come ricoveri al SIO saranno dall ASP segnalate al SIAS. Alle strutture di ricovero ospedaliero - sino ad ora non accreditate per l assistenza ambulatoriale - che iniziano ad effettuare le prestazioni predette quali APA, le ASL dovranno assegnare il codice SIAS di struttura. Le prestazioni APA (tunnel carpale e cataratta) devono comunque essere fatturate alle ASL e non entrano nel sistema di pagamento accentrato presso l Azienda Ospedaliera S. Giovanni. Eventuali fattire APA già emesse nei confronti del S. Giovanni dovranno essere stornate e riemesse alle ASL competenti. Gli APA, i PAC e le prestazioni di emodialisi non compresi nel budget - saranno fatturati separatamente. Le prestazioni di RMN alle quali è assegnato uno specifico budget saranno fatturate a parte. Nulla è variato nel corrente anno per i soggetti erogatori privati accreditati per l attività di assistenza riabilitativa territoriale, in attesa che lo specifico flusso informativo dal 2007 divenga strumento di controllo e di definizione della remunerazione spettante. Gli stessi fattureranno mensilmente le giornate di presa in carico dei progetti riabilitativi attivi, al 100% delle tariffe regionali con le decurtazioni previste per le giornate di assenza e per quelle oltre la durata mediana. La determina regionale stabilisce che alle fatture mensili debba essere allegato l elenco su supporto informatico dei pazienti in carico nel mese, con l indicazione del codice identificativo del progetto riabilitativo e i dati anagrafici. Le ASL devono altresì vigilare affinché le risultanze economiche dell attività di controllo dei progetti riabilitativi e dell attività di verifica della capacità produttiva trovino riscontro nella documentazione contabile (corretta fatturazione in relazione alle risultanze del controllo effettuato sulle attività del mese in corso ovvero nota di credito per le risultanze del controllo effettuato sulle attività dei mesi precedenti). L ASP attiverà immediatamente le procedure per l accesso in via telematica della Direzione Regionale Tutela della Salute e SSR ai dati dei sistemi informativi delle prestazioni sanitarie SIO SIAS SIAR e del sistema di fatturazione delle prestazioni specialistiche accentrato presso l Azienda Ospedaliera S. Giovanni Addolorata. 6

7 Si richiama l attenzione dei Direttori Generali delle ASL circa l impegno che viene loro richiesto con le presenti direttive nell ambito della funzione di tutela della salute di cui sono titolari unitamente alla Regione, a completamento della costante azione di verifica del mantenimento dei requisiti per l esercizio dell attività sanitaria, in relazione alla capacità produttiva e al volume delle prestazioni erogate dai singoli soggetti erogatori privati accreditati che costituiscono gli elementi di base per la valutazione della qualità delle prestazioni e il corretto utilizzo delle risorse. I provvedimenti regionali riportano nella piena responsabilità delle ASL la gestione e il controllo di tutte le prestazioni sanitarie acquistate per conto del S.S.R. dai soggetti erogatori privati provvisoriamente accreditati, stabilendo per alcune (attività ospedaliera, attività specialistica ambulatoriale) procedure semplificate, chiare e certe sia per il soggetto privato che per la pubblica amministrazione, connesse ai sistemi informativi specifici esistenti. Per le altre ( R.S.A., comunità terapeutiche riabilitative, e socio riabilitative, hospice, centri alzheimer, case di cura neuropsichiatriche, ecc.), in attesa dell avvio delle indispensabili rilevazioni informatiche, le ASL sono chiamate ad individuare i procedimenti relativi al controllo delle prestazioni e alla liquidazione delle fatture, uniformandoli ai medesimi principi e criteri. Per svolgere compiutamente tali funzioni occorre che l attività delle Aziende si sviluppi attraverso la sinergia di tutti i servizi coinvolti in modo che ogni iniziativa si realizzi con l indispensabile collaborazione e scambio di informazioni. Si richiama infine l attenzione di tutte le istituzioni in indirizzo e dei soggetti erogatori privati accreditati sull esigenza dell esatta osservanza delle disposizioni contenute nella Determina n. D1598 del 7 giugno 2006 e nella presente direttiva, di cui si sottolinea l importanza nell ottica di impostare, attraverso regole precise e condivise, i rapporti con il comparto privato accreditato sulla base dei principi della chiarezza e della trasparenza reciproca. Il Dirigente di Area (Tiziana Petucci) Il Direttore Regionale (Silvio Natoli) 7

8 Modulo ritiro password SIAS on Line Il sottoscritto (nome) (cognome) in qualità di rappresentante legale della struttura ambulatoriale: denominazione:. ASL: codice SIAS:.. sita nel comune di indirizzo:.. N telefono: fax: ritira personalmente delega a ritirare (nome) (cognome) il documento contenente il codice identificativo e la password per l accesso al sistema SIAS on line per la trasmissione telematica dei dati ufficiali di attività. Data: Firma del rappresentante legale e timbro della struttura 8