Verbale Commissione Tecnica Ora inizio: Ora fine: 13.00

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1 SISTEMA BIBLIOTECARIO Verbale Commissione Tecnica Ora inizio: SBV Ora fine: febbraio 2012 PRESENTI : Referenti Biblioteche di: Agrate Brianza, Aicurzio, Arcore, Basiano, Bellusco, Bernareggio, Busnago, Cambiago, Caponago, Carnate, Cavenago di Brianza, Concorezzo, Masate, Mezzago, Ornago, Pozzo d'adda, Ronco Briantino, Sulbiate, Trezzano Rosa, Trezzo sull'adda, Usmate Velate, Vaprio d'adda, Vimercate. ASSENTI : Referenti Biblioteche di : Burago di Molgora, Cornate d'adda, Grezzago, Lesmo. ORDINE DEL GIORNO: 1. Comunicazioni varie: Protocollo di Intesa con Milano EST; rilevazione per anagrafe Progetto regione su acquisti per particolari target: step operativi 3. Gruppi di lavoro: migliorie organizzative e mlol 4. Roncello: nuova proposta per gestione del punto prestito 5. App Unibiblio per smartphone 1. Comunicazioni varie: Protocollo di Intesa con Milano EST; rilevazione per anagrafe 2011 La coordinatrice F.Einaudi comunica alcuni aggiornamenti relativi al processo di integrazione degli 8 Comuni SBV milanesi all'interno del Sistema Bibliotecario Milano Est: e' stato presentato a tutti gli Amministratori del Comuni SBV milanesi la bozza del Protocollo di Intesa che dara' il via all'intero processo; attualmente si stanno raccogliendo eventuali osservazioni e/o integrazioni dopo le quali si arrivera' al passaggio in ogni singola Giunta del testo in forma definitiva. Viene ricordato inoltre l'iter della rilevazione annuale di dati statistici per la Regione (anagrafe 2011); come sempre la compilazione sara' fatta da Centro per tutte le biblioteche (Allegato5). I dati che verranno inseriti nel modulo regionale sono di due tipi: i dati gestionali (patrimonio, prestiti, accessioni, ecc) e i dati descrittivi. I primi sono i dati che vengono estratti centralmente e che, prima di essere inseriti, vengono inviati alle biblioteche per presa visione. I dati descrittivi invece sono quelli che vengono richiesti direttamente alle biblioteche (anagrafica sede, personale, orari, spese

2 correnti e di investimento ecc). Viene richiesto ai colleghi di prestare particolare attenzione alla compilazione della sezione spese, in particolare alle spese di gestione (luce, gas, pulizie, ecc); le spese indicate, infatti, andranno a costruire uno dei parametri in base ai quali Regione e Province erogano i contributi ordinari ai sistemi bibliotecari. Seguira' mail con gli step operativi e relative tempistiche. 2. Progetto regione su acquisti per particolari target: step operativi Parte il progetto La biblioteca su misura: libri epr tutti i gusti per il quale il Sistema ha ottenuto un contributo da parte della Regione Lombardia pari ad euro Il progetto si pone l'oboettivo di incrementare ed aggiornare il patrimonio delle biblioteche destinato a specifiche categorie di utenza (bambini, adolescenti, soggetti diversamente abili, stranieri). Ogni biblioteca otterra' un buono libri sulla base di criteri di riparto che andranno a premiare da un lato il numero di abitanti e dall'altro indicatori di tipo prestazionale (indice di incremento, circolazione e prestito) come dettagliato nell'allegato1. Nell'Allegato2 vengono descritti gli step operativi del progetto: il primo step prevede che ciascuna biblio definisca in quale/i area/e concentrare il proprio acquisto; successivamente per ogni area verra' costituito un gruppo di bibliotecari che si confrontera' per l'individuazione di suggerimenti bibliografici. 3. Gruppi di lavoro: migliorie organizzative e mlol a) gruppo migliorie organizzative All'interno della CT alcuni colleghi hanno formato un gruppo di lavoro che si occupa di proporre alcune migliorie di tipo organizzativo. Uno dei primi argomenti che il gruppo ha affrontato e' stato la gestione del materiale smarrito; in particolare sono state individuate due differenti tipologie di smarrimento: il caso di materiale smarrito definitivamente e il caso di materiale che momentaneamente non viene trovato e sul quale e' necessario effettuare apposite verifiche. Per una migliore gestione di questo secondo caso si propone di inserire nel menu scarti/smarrimenti di UnibiblioX un nuovo stato che identifichi appunto lo smarrito temporaneo e che comparirebbe quindi a se' stante nella funzione stampa patrimonio (Allegato3). Il suggerimento verra' sottoposto all'analisi di fattibilita' dei tecnici informatici. b) gruppo Mlol (MediaLibraryOnLine) I colleghi che si occupano di Mlol si sono posti come obiettivo da un lato di fornire strumenti comunicativi agli operatori SBV, dall'altro di facilitare l'utente nella comprensione dei diversificati e mutevoli prodotti digitali. Il gruppo si e' dato alcune priorita'(allegato4): ricerca di video tutorial gia'

3 esistenti all'interno della community Mlol, personalizzazione del portale SBV Mlol, redazione delle faq sul sito, analisi e conoscenza approfondita dei singoli prodotti a cui SBV e' abbonato. Il gruppo sulla base di questo primo piano di lavoro si dara' delle tempistiche e comunichera' periodicamente alla CT gli esiti del proprio lavoro. 4. Roncello: nuova proposta per gestione del punto prestito A causa di una serie di problemi verificatesi in questi ultimi anni nella forma di collaborazione sperimentale con il punto prestito di Roncello, per l'anno 2012 si e' ipotizzata una diversa strutturazione del servizio che prevede la collaborazione della biblitoeca limitrofa di Busnago (Allegato6). 5. App Unibiblio per smartphone A.Agustoni, referente del progetto UnibiblioX, comunica che la Conferenza dei Sindaci ha approvato il progetto della App per smarthphone gia' presentato in CT (Allegato7) Keyover, (l'azienda produttrice del sw Unibiblio) a completamento del sw Unibiblio, ha realizzato le proprie APP con le quali e' possibile consultare il catalogo SBV e utilizzare i servizi on line (richieste di prestito, prenotazione e rinnovo); le APP di Unibiblio funzionano sui sistemi operativi Android e i OS (apple); La data programmata di avvio del servizio sara' merc 18 aprile 2012; prima di allora dovranno essere realizzate una serie di attivita': conferenza stampa e comunicati invio di un blocco di mail ad utenti (15 40anni) apertuta al pubblico generico del video su Youtube pubblicazione pagina web con tool per postare su FB e TWITTER distribuzione delle brochure nella biblioteca Le colleghe di Concorezzo (I.Gerosa), Trezzo sull'adda (M.Bettini) e Sulbiate (L.Codecasa) chiedono spiegazioni in merito ai costi dell'intera operazione. A.Agustoni ricorda che KEYOVER e' disponibile a fornire a SBV quasi gratuitamente le proprie APP a fronte di: copertura dei costi di produzione di un breve video promozionale (800 euro); realizzazione una campagna promozionale tramite una brochure informativa (circa 600 euro); gestione di una conferenza stampa di lancio allargata a vari soggetti del territorio; la cessione a KeyOver dei proventi pubblicitari per i primi 3 anni di utilizzo.

4 A fronte di questi impegni di SBV, KeyOver si impegna a realizzare anche l'attivita' di manutenzione e sviluppo delle APP nel tempo. A.Agustoni sottolinea l'importanza strategica del progetto: si stima che entro la fine del 2012 il 50% degli italiani che possiedono un cellulare (quasi il 90% della popolazione) avra' un modello di tipo smart phone (cellulare sempre connesso ad Internet e con schermo piu' grande di un normale cellulare). Dal 2010 migliaia di aziende hanno iniziato a realizzare APP per smart phone per fare in modo che l'utilizzo dei propri servizi/prodotti possa avvenire 24 ore su 24 e tramite uno strumento che le persone hanno sempre con se' (lo smartphone appunto). I sistemi operativi con i maggiori trend di diffusione sono Android e i OS (apple); tutti gli altri stanno radicalmente riducendo il proprio spazio di mercato. Le APP vengono messe a disposizione degli utenti in modalita' gratuita o a pagamento. Di solito, quelle gratuite, contengono brevi e non invasivi passaggi pubblicitari. Chi e' interessato ad usarle puo' facilmente scaricarle vie Internet ed utilizzarle. La referente della biblioteca di Concorezzo I.Gerosa manifesta perplessita' sullo strumento APP chiedendo quali sono gli obiettivi che si intende raggiungere con questa nuova tecnologia (numero maggiore di utenti delle biblioteche, incremento dei prestiti, numero di utenti che ne usufruiranno, ecc). A.Agustoni propone di formalizzare un set di obiettivi che ci si prefigge di raggiungere con l'utilizzo delle App e di avviare un coerente sistema di monitoraggio per verificare l'utilizzo delle app nel tempo e mappare la tipologia degli utenti fruitori del servizio. I.Gerosa chiede inoltre per qual motivo sia stato ridotto il numero di Commissioni Tecniche all'interno della nuova Convenzione di Sistema; ritiene infatti che ci sia bisogno di piu' tempo e condivisione per prendere le decisioni. La coordinatrice F.Einaudi ricorda che da anni in media la Commissione Tecnica si e' sempre riunita ogni due mesi circa; precisa inoltre che all'interno del nuovo testo convenzionale e' stato inserito un riferimento minimo di incontri dell'organo tecnico, ma nulla impedisce riunioni piu' frequenti. D'altro canto vanno considerate le limitate disponibilita' di tempo che spesso emergono dal confronto con i colleghi e di cui e' necessario tenere conto, per esempio, nella costituzione e gestione dei gruppi di lavoro. Considerati infine i toni che spesso si utilizzano in CT sara' necessario programmare nei prossimi mesi un'occasione per discutere delle modalita' comunicative utilizzate ed apportare alcuni correttivi. La riunione si chiude alle ore 13.00

5 MATERIALE DISTRIBUITO : All.1 Progetto la Biblioteca su misura: criteri di riparto All.2 Progetto la Biblioteca su misura: step operativi All.3 Gruppo migliorie organizzative: procedura smarriti All.4 Gruppo MLOL: obiettivi di lavoro All.5 Anagrafe 2011: attivita' di rilevazione All.6 Punto prestito Roncello: nuova modalita' di gestione All.7 App unibibliox per smarthphone Verbale redatto da Francesca Einaudi Per ottenere gli allegati (gia' distribuiti nel corso della CT ed inviati agli assenti) contattare: Susy Marchesi (s.marchesi@sbv.mi.it)