DIPARTIMENTO PER I TRASPORTI, LA NAVIGAZIONE ED I SISTEMI INFORMATIVI E STATISTICI DIREZIONE GENERALE TERRITORIALE DEL NORD-OVEST.

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1 MINISTERODELLE INFRASTRUTTURE E DEI TRASPORTI DIPARTIMENTO PER I TRASPORTI, LA NAVIGAZIONE ED I SISTEMI INFORMATIVI E STATISTICI DIREZIONE GENERALE TERRITORIALE DEL NORD-OVEST OVEST UMC di TORINO IL DIRETTORE ORDINE DI SERVIZIO N. 8 / 08 1 Aggiornamento (Pubblicato sul sito Area Dipendenti) Oggetto: Rapporti con la DGT NO. Risultanze Riunioni. A seguito del riaccorpamento dei Ministeri Infrastrutture e Trasporti e del successivo regolamento di cui al DPR 3 dicembre 2008 n. 211 (con il quale l art. 16 ha abrogato il DPR n. 271/07), l UMC di Torino fa parte della Direzione Generale Territoriale del Nord- Ovest con sede in Milano. Già in altre occasioni lo scrivente sia a voce che per iscritto, ha chiarito il diverso rapporto gerarchico che deriva proprio dalla nuova organizzazione del MIT e delle DGT. Gli UMC fanno capo interamente alle Direzioni Generali Territoriali; cioè a dire che, salvo rari casi o dove diversamente normato, è la DGT che fornisce indicazioni, linee guida, norme e risposte, alle necessità di risorse umane, strumentali e finanziarie dell ufficio. Tutte le comunicazioni con la DGT avvengono sostanzialmente in tre modi: 1

2 - 1) con il Portale DGT NO e/o attraverso il relativo sito; - 2) via mail; - 3) per le vie brevi e più raramente con cartaceo. Per il punto 1) -il Portale ed il sito- si dirà meglio in seguito ed anche con aggiornamento al presente, qui si richiama solamente l O.d.S.n. 5/08 che ha già regolamentato la materia. Per ciò che riguarda il punto 2) mail-, questa sede ha già da tempo attivato procedure ad hoc (v. O.D.S15/07 e successivi Aggiornamenti). E peraltro recentissimo il rifacimento del sito ufficiale UMC TO all interno del quale sono state riportate le mail di diversi uffici e/o funzionari, al fine di facilitare il contatto con l utenza, mentre per il cosa fare per.. ci si aggancia direttamente al sito DGT e/o del DTT. Infine per il punto 3) -vie brevi..- è il caso del presente; periodicamente infatti il Direttore Generale indice riunioni di tutti i Direttori UMC con lo scopo di informare su iniziative, unificare le procedure, delineare linee guida ed obiettivi comuni da raggiungere, nonché per comunicazioni di ogni genere, ma ritenute necessarie al buon funzionamento degli uffici. Scopo dunque dell oggetto è quello analogo e consequenziale alle riunioni DGT di informare il personale degli orientamenti in essere dell Amministrazione, delle disposizioni da ottemperare e delle novità che attraverso l informatica dovrebbero rendere più semplice l attività lavorativa ed operativa, specie se rapportata alla continua e costante diminuzione di risorse umane e finanziarie. 2

3 Pertanto a partire dal presente, si riporteranno le risultanze delle riunioni DGT con le relative informazioni e disposizioni applicative, cui potranno conseguire appositi O.d.S. emessi dallo scrivente, laddove in alcuni casi, lo sono già stati. A) Riunione dell 8 aprile 2008 in Torino Come occasione di incontro e conoscenza tra i Direttori UMC/CPA/USTIF e Direttore Generale e per primo approccio alle problematiche comuni. B) Riunione del 24 luglio 2008 in Milano Trattandosi della prima riunione è stata soprattutto rivolta alla conoscenza fra Direttori e sulle intenzioni del D.G. In particolare è stato presentato e descritto il funzionamento di FASTWORK e dei servizi internet tramite IL PORTALE della DGT NO. Il primo è una sorta di sportello telematico relativo all area patenti, che con la collaborazione dell UMC di Genova, questo ufficio ha già attivato con buoni risultati ed è in via di espansione operativa, anche per il tramite del PPAP (programma patente a punti). Il sistema Fastwork è concepito su una cogestione utente professionale-umc, per l emissione dei duplicati patente (smarrimento, furto, deterioramento, riclassificazione per declassamento di ctg.); della CQC (per titolo, smarrimento, deterioramento, riclassificazione) ed infine per le prenotazioni dei candidati alle sedute d esami. 3

4 Il Portale è invece uno strumento formidabile per l operatività degli UMC; in esso infatti viene riportata di fatto tutta l attività della DGT NO (note applicative, diposizioni, informazioni, modulistica ad uso interno, circolari ministeriali e le norme emesse dal D.G., etc.); in poche parole è il riferimento per ogni circostanza e necessità degli UMC. A breve il collegamento al Portale verrà attivato tramite l UPI, per tutti i Capi Area, Funzionari a capo di U.O. e comunque per tutti quegli uffici e/o dipendenti che si riterrà utile che siano ad esso collegati. In proposito i Capi Area vorranno segnalare all USD eventuali altre necessità per personale e/o uffici. In considerazione dunque dell importanza del Portale si fa obbligo a tutti coloro che hanno o che avranno il collegamento, di verificare con costante sistematicità e particolare attenzione, le informazioni in esso riportate; ; in particolare ogni Capo Area dovrà verificare le materie di propria competenza, relazionando all USD su eventuali opportunità di utilizzare gli stessi moduli nel Portale previsti (già fatto ad es. per l Area 1 con i recenti nuovi modelli per assenze per visite mediche/art.18 c.2 Allegati all OdSn.8/07 1^ Agg.) ovvero per l unificazione di procedure in atto, o ancora per la corretta applicazione normativa. Ed inoltre per segnalare eventuali errori e/o dimenticanze riscontrate. Lo scopo è evidentemente quello di cercare di raggiungere la sempre auspicata uniformità operativa e procedurale in tutta la DGT NO. Si raccomanda dunque attenta cura nell applicare quanto sopra disposto. C) Riunione del 24 settembre 2008 in Milano 4

5 Sostanzialmente si è stati informati della pesante riduzione di fondi per cui, non solo molti contratti di manutenzione e pulizia sono stati rivisti al ribasso e peraltro direttamente conclusi in Milano, ma è stato raccomandato di fare particolare attenzione nel non sforare in alcun modo il badget assegnato. Da qui l evidente carenza di cancelleria, toner, carta, strumentazione informatica e quant altro di uso comune. In particolare si segnala una richiesta oltremodo crescente di carta per fotocopie e per fax. E evidente che per quanto sopra detto, il fabbisogno che può fornire l ufficio è assolutamente insufficiente a coprire le richieste. Pertanto si richiamano i Capi Area e tutti i funzionari a capo delle U.O. ad un uso più che attento di fotocopie e fax, specie se l operatività riguarda l utenza organizzata. In proposito poi del fax, occorrerà che la stessa sia avvertita, che ogni comunicazione dovrà essere preferibilmente avviata via mail, il fax infatti potrebbe essere inagibile per mancanza di carta, precludendo quindi l informazione di cui si necessita. Analogamente ciò varrà anche per le Amministrazioni esterne e la forze di Polizia. L USD pertanto predisporrà apposita lettera circolare per gli indirizzi sopradetti al fine di informare delle circostanze e delle procedure più opportune da utilizzare (le mail), precisando che le eventuali risposte saranno fornite stesso mezzo (mail). In alternativa l utenza esterna e gli Enti di cui sopra possono continuare ad utilizzare la posta ordinaria. 5

6 Sono state altresì modificate le modalità di distribuzione degli O.d.S. / C.I. che vengono inviate agli indirizzi di cui all O.d.S. n. 5/02 e successivi aggiornamenti solo via mail, restando l unica copia su cartaceo quella conservata presso lo scrivente. Infine dovrà essere modificato anche l uso del telefono, in attesa che la DGT attivi il collegamento VOIP; verrà, tramite l USD, effettuata apposita ed accurata ricognizione sulle linee esterne ed interne, al fine di limitarne l uso entro il badget consentito; anche in questo caso si raccomanda di utilizzare la mail, come sistema più economico e veloce di comunicazione. Si rammenta comunque che tutte le telefonate sono rintracciabili tramite apposite procedure informatiche. Per ciò che attiene lo Straordinario, questo con la C.I. n.5/09 è stato opportunamente ridotto così come da istruzioni e raccomandazione della D.G.T. NO. E stato anche chiarito il Sistema di Distribuzione Fondi, il quale si baserà sui seguenti criteri: - n. dipendenti - attività operativa - bacino di utenza - per superficie uffici (per spese fatturate come luce, riscaldamento, acqua. Sono stati toccati infine altri argomenti come la necessità di collaborazione tra gli UMC, nel senso di risolvere i problemi per le vie brevi tra Direttori e solo se il caso comunicare poi al D.G. e la volontà di INFORMATIZZARE il più possibile gli uffici al fine di semplificare le procedure, rendere più immediati i contatti con l utenza tramite le mail e 6

7 non ultimo, la necessità di risparmiare sui costi di gestione, per quanto sopra detto. Mentre per l aggiornamento dell RSPP e le altre figure previste dal D.Lvo n. 81/08, ormai scadute, si resta in attesa di istruzioni. *-*-* L aspetto dunque più peculiare ed importante che è emerso da questi primi incontri, oltre che la ricercata e sempre auspicata uniformità operativa, è che non ci sono risorse finanziarie sufficienti ed adeguate al buon andamento dell ufficio. Compito del Direttore e dei Capi Area è di far si che non solo sia comunque reso il giusto e qualificato servizio all utenza, ma anche che, laddove possibile, si dia riscontro ad un miglioramento delle prestazioni e ad un contatto più semplice con l utenza. Ciò potrà avvenire solo se si sarà capaci di essere al passo con i tempi e con un uso pragmatico ed esteso di quanto l innovazione tecnologica ci mette a disposizione (l informatica), abbandonando vecchie rigidità lavorative e mentalità troppo formaliste, essendo peraltro ben consapevoli che la DGT NO non potrà concedere spazi (che non ha) per il soddisfacimento di quanto necessario. Il presente viene distribuito secondo le modalità di cui all O.d.S. n. 5/02 e successivi aggiornamenti. Torino, 15/4/09 f.to IL DIRETTORE Dr.Ing. Roberto Battistoni 7